RECHTSKONFORME UND SICHERE E-MAIL ARCHIVIERUNG IN · PDF file gehören schon von Beginn an...

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    19-Jun-2020
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  • Die E-Mail ist der Klassiker der digitalen Kom-munikation und hat in weiten Teilen der Un-ternehmenskorrespondenz schon lange den Postbrief ersetzt. Das Verwalten und Archivieren der elektronischen Post gehört zu den Kernaufgaben ei- ner funktionierenden Enterprise-IT. Aber mit Social Media und Instant Messaging, einer wachsenden mobilen Gerätelandschaft und einer stetig steigenden Anzahl unterschiedlicher Medien kommen weitere Datenmassen hinzu. Die Verwaltung dieser digitalen Datenflut wird zu einer immer komplexeren Auf gabe. Der Digitale Wandel führt zu einem ständigen Anstieg elektronischer Kommunikation zwischen Kunden, Zulieferern und Mitarbeitern.

    Hinzu kommt eine Vielzahl dezidierter gesetzlicher Regelungen, die sowohl Richtlinien für die Verarbei- tung der Daten enthalten als auch Aufbewahrungs- und Löschfristen vorschreiben. Vor diesem Hinter- grund wird nicht nur das vermeintlich einfache Geschäft der Verwaltung und Archivierung, das Wiederherstellen und das selektive Abrufen digitaler Nachrichten, sondern auch der Compliance- und rechtskonforme Umgang mit den Daten zu einer Herausforderung für die IT-Abteilung.

    Kein Wunder also, wenn immer mehr Unternehmen dabei auf spezialisierte Anbieter zurückgreifen, die Lösungen für die Speicherung der digitalen Kommu-

    E N T E R P R I S E I N F O R M A T I O N A R C H I V I N G

    nikation offerieren. Erst recht nicht verwunderlich, dass diese Spezialisten ihren Kunden zunehmend Cloud-basierte Lösungen anbieten. Nach den Ergeb- nissen nahezu aller aktuellen Studien ist Cloud Computing schon fast zur Norma lität in der deut- schen Enterprise-IT geworden. Weit mehr als die Hälfte der Unternehmen setzt bereits in der einen oder anderen Form Cloud Computing ein oder ist mit konkreten Planungen beschäftig. Mit der Digi talen Transformation, die nach Einschätzung aller Experten mit traditionellen IT-Architekturen nicht zu bewältigen sein wird, erhält das Thema Cloud Computing weiteren Schub.

    CLOUD IST NICHT CLOUD – CLOUD- UND DELIVERY-MODELLE

    Der Einstieg ins Cloud Computing beginnt bei den meisten Unternehmen mit dem Aufbau einer Private Cloud, die entweder auf der eigenen Infrastruktur (On-Premise) oder auch bei einem Cloud Provider auf explizit für den Kunden reservierten Ressourcen (Hosted Cloud) installiert ist. Die Idee der Private Cloud ist, dass durch Virtualisierung der Serverland- schaft und Standardisierung von unternehmensin- ternen IT-Services die IT-Abteilung sich gegenüber den Fachabteilungen so positioniert, wie ein Service Provider gegenüber seinen externen Kunden. Im letzten Ausbaustadium können dann Fachabtei-

    Weit mehr als die Hälfte der Unter­

    nehmen setzt bereits in der einen oder

    anderen Form Cloud Computing ein oder

    ist mit konkreten Pla­ nungen beschäftigt.

    RECHTSKONFORME UND SICHERE E-MAIL ARCHIVIERUNG IN DER CLOUD WORAUF IT-ENTSCHEIDER ACHTEN MÜSSEN

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    lungen über ein Self-Service-Portal die von ihnen be nötigten IT-Services buchen und umgehend nutzen. Die Studie „Cloud Monitor 2015“ von KPMG und Bitkom zeigt, dass 39 Prozent der Unternehmen bereits Private Clouds einsetzen und weitere 29 Prozent deren Einsatz konkret planen.

    Damit ist die Private oder Hosted Cloud das am weitesten verbreitete Cloud Modell in deutschen Un- ternehmen. Die große Beliebtheit der Private Cloud liegt auch an der Einschätzung der Unternehmen, mit ihr alle Sicherheitsfragen in der eigenen Hand zu

    behalten. Sicherheit, Datenschutz und Compliance gehören schon von Beginn an zu Kernfragen des Cloud Computing.

    Aber trotz nach wie vor vorhandener Sicherheits- bedenken nimmt auch die Nutzung von Services aus der Public Cloud stetig zu. Bei der Public Cloud geht es um die Nutzung von IT-Ressourcen (Server, Storage, Network), die auf der Infrastruktur eines Cloud Providers vorgehalten werden. Der Provider kann im Vergleich zur eigenen On-Premise-Installa- tion vor allem deshalb günstigere Konditionen anbie- ten, weil er durch Virtualisierung und Automa- tisierung eine bessere Auslastung und erhebliche Skaleneffekte realisieren kann.

    Damit kann der Cloud Provider seinen Kunden kos- tengünstige standardisierte, industrialisierte IT-Res- sourcen zur Verfügung stellen. Das gilt sowohl für das IaaS-Model (Infrastructure as a Service) -, also dem temporären Vermieten von Rechenleistung oder Speicherplatz – als auch für das SaaS-Modell, wobei der Provider komplette Applikationen zur

    Verfügung stellt, die der Anwender als Service be- zieht, ohne eine eigene Infrastruktur betreiben zu müssen.

    Aus Sicht des Anwenders geht es beim IaaS zum ei- nen um zusätzliche, temporär benötigte Ressourcen wie etwa bei Tagesspitzen oder im Saisongeschäft. Auf der anderen Seite werden IaaS-Lösungen immer häufiger für Datensicherung, Archivierung, Disaster- Recovery und Business-Continuity-Lösungen ein- gesetzt. Beim SaaS werden oft Anwendungen für die ortsübergreifende Zusammenarbeit, wie etwa

    Cloud Computing wird zur Normalität in deutschen Unternehmen. Mehr als zwei Drittel setzen bereits Cloud Computing in seinen unterschiedlichen Ausprägungen ein oder sind mit konkreten Plänen beschäftigt.

    Nutzung und Planung von Cloud Computing im Zeit vergleich Anteil (gewichtet) in Pro zent der Unternehmen;

    n=458/403/436/411

    Nutzer Planer und Diskutierer Ist kein Thema

    Quelle: KPMG

    44 24 322014

    40 29 312013

    37 29 342012

    28 22 502011

    Cloud Computing

    39 29 32

    36 32 322013

    34 29 372012

    27 21 522011

    Private Cloud Computing

    16 8 762014

    15 9 762013

    10 11 792012

    6 7 872011

    Public Cloud Computing

    500 100

    2014

    E-Mail, Messaging, Groupware oder Kollaborations- lösungen aus der Public Cloud bezogen. Aber auch Kernsysteme wie ERP und CRM sowie Telefonie- und VoIP-Lösungen kommen immer häufiger im SaaS- Modell aus der Public Cloud.

    KOSTENVORTEILE STEHEN NICHT MEHR IM VORDERGRUND

    Bei der Private und Hosted Cloud geht es vor allem darum, die IT-Landschaft agiler und dynamischer zu machen. Gleichzeitig werden die IT-Ressourcen bes- ser ausgelastet und in der Regel sinken die Kosten für die Administration. Bei einer gehosteten Private Cloud greifen ähnliche betriebswirtschaftliche Effek- te wie schon seit Jahrzehnten im Bereich des Applica- tion Hosting oder des klassischen Outsourcing: das Wegfallen von Hardware-Investitionen, die Um- wandlung von Kapitaleinsatz in laufende Kosten, we- niger Wartungs- und Administrationsaufwand und nicht zuletzt die Konzentration auf das Kern geschäft, das in den wenigsten Fällen im Betrieb von IT- Infrastruktur besteht.

    der Unternehmen setzen bereits

    Private Clouds ein und weitere

    planen konkret deren Einsatz.

    Studie "Cloud Monitor 2015" von KPMG und Bitkom

    39 %

    29 %

  • 3

    Noch deutlicher treten diese Vorteile bei der Public Cloud zu Tage. Denn schon per Definition bedeutet Public Cloud ja den Verzicht auf eine eigene IT-Infra- struktur und stattdessen die Nutzung „öffentlicher“ – also jedermann zugänglicher IT-Ressourcen. Beim IaaS geht es vor allem darum, einen temporären Bedarf etwa für saisonale Lastspitzen, Test- und Entwicklung oder auch um längerfristig angemietete Kapazitäten für Archivierung, Back-Up oder auch für Business-Continuity- und Desaster-Recovery-Lösun- gen zu schaffen. In fast allen Fällen ist für Unterneh- men dabei besonders das Abrechnungsmodell nach tatsächlicher Nutzung (Pay per Use) besonders reizvoll.

    Gleiches gilt für SaaS: An die Stelle der Installation von Anwendungen auf eigenen Servern, der kosten- intensiven Administration und Wartung - mit regel- mäßigen Versions-Updates und eventuellen Anpas- sungen – treten Kosten, die üblicherweise pro Nutzer und Monat berechnet werden. Das entlastet die ei- genen IT-Mitarbeiter, reduziert die Komplexität der IT-Landschaft und macht die Kosten des Applika- tionsbetriebs leichter kalkulierbar.

    Das sollte aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass betriebswirtschaftliche Argumente – so überzeu- gend sie auch sind – heute nicht mehr der wichtigste Grund für Cloud Computing sind. In der schon zehn Jahre zurückliegenden Anfangsphase des Cloud Computing stand der Aspekt der Kostenersparnis noch an erster Stelle. Heute geht es vor allem darum, mit einer flexiblen und agilen IT-Infra- struktur den Herausforderungen des Digitalen Wan- dels zu begegnen. Dass die traditionellen IT-Land- schaften den neuen Herausforderungen durch

    mobile Anwendungen, Social Media, Big Data und dem Internet of Things nicht bewältigen können, gilt unter Experten als gesicherte Erkenntnis. Nur mit fle- xiblen IT-Infrastrukturen, die On-Premise-Syste me mit Services aus der Public und Private Cloud verbinden - hier spricht man von Hybrid Clouds oder hybrider IT - wird sich die zunehmende digitale Daten- flut verarbeiten und wertschöpfend nutzen lassen.

    E-MAIL UND MESSAGING- ARCHIVIERUNG – EINE SPEZIELLE DISZIPLIN

    Die Analysten des amerikanischen Marktforschungs- unternehmens Gartner fassen das Speichern und Ar- chivieren digitaler Daten aus E-Mail, Instant Messa- ging und Social Media mit weiteren Datentypen, etwa aus Microsoft Sharepoint und Web-Content unter dem Begriff „Enterprise Information Archiving“ (EIA) zusammen. Im „Magic Quadrant EIA 2015“ gibt Gartner eine Übersicht über die Marktlandschaft und listet Kriterien für die Anbieterauswahl auf.

    Denn die einzelnen L