Rechtsverbindliche E-Mail Kommunikation als Alternative zur Papierrechnung

Geld, Zeit und Papier sparen und

Geschäftschancen nutzen

Michael Frihs

Pitney Bowes Software

Rechtsverbindliche E-Mail Kommunikation

als Alternative zur Papierrechnung

Inhalte der Präsentation

Rechnungen

elektronisch

versenden

Die klassische Art der

Unternehmenskommunikation

Gesetzliche Regelung § 14 USTG

5

§ 14 Ausstellung von Rechnungen

(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine

Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird,

gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr

bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der

Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre

Lesbarkeit müssen gewährleistet werden…..

…..

….Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der

Zustimmung des Empfängers elektronisch zu

übermitteln. ……

(2) ……

(3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger

Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die

Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als

gewährleistet durch

1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder

2. elektronischen Datenaustausch (EDI) ….

Elektronischer Versand

Seit 01.07.2011 auch ohne elektr. Signatur möglich

Elektronischer Rechnungsversand –

Hohe Kosteneinsparung

Quelle:

Studie „eInvoicing – Krönung einer effizienten Rechnungsbearbeitung“

DB Research; 02/2010 –

Ersparnis

€ 6,90 je Rechnung

€ 11,60 Je Rechnung

10 Merksätze elektronischer Rechnungen

8

(1) Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

(2) Elektronische Rechnungen sind technologieneutral

(3) Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten

(4) Signatur und EDI sind weiterhin möglich

(5) Jede Rechnung muss lesbar sein

(6) Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

(7) Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

(8) Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden

(9) Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)

(10) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf

Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)

Quelle: Bitkom Juli 2012

Rechtsverbindliche Kommunikation

Authentizität (Echtheit der Herkunft) und Integrietät

(Unversehrtheit des Inhaltes) sind zu gewährleisten

Innerbetriebliches Kontrollverfahren stellt Prüfpfad

zwischen Leistung und Rechnung her

Aufgabe des Kontrollverfahrens ist ausschließlich die

korrekte Übermittlung der Rechnung

Die Ausgestaltung des Prüfpfades kann jeder

Unternehmer frei selbst bestimmen.

Aufwändige Sicherheitsmechanismen und

Versanddienste sind nicht notwendig

Was ist eInvoicing vs eBilling?

10

elektronischer Versand und Empfang von

Rechnungen

Hinter dieser einfachen Definition verbergen sich eine

Vielfalt an Lösungen, die sich vor allem durch die

Integrationstiefe mit anderen Geschäftsprozessen

unterscheiden.

Große Mengen personalisierter Kundenkorrespondenz

(Kontoauszüge, Rechnungen, Transaktionsbelege etc.)

Lösungen

Email mit PDF Anlage B2C Business

WebPortale PDF Ablage B2C Business

Elektronischer Datenaustauch B2B Business

Rechnungserfassung vs. Rechnungslegung

ECM (Enterprise Content Management)

eInvoicing - Inbound eBilling - Outbound

Fachabteilung Rechnungsempfänger

Kreditoren Buchhaltung

Rechnungssteller

Debitoren Buchhaltung

Geschäftstreiber • Automatisierter, beschleunigter

Prüfungs- und

Abrechnungsprozess

• Effiziente Weiterverarbeitung,

Kosteneinsparungen (z.B. Skonto

Nutzung)

• Keine Medienbrüche

• Abschaffung des Papierarchivs

• Automatisierter Versand nach

Rechnungsgenerierung ohne manuellen

Eingriff

• Hohe Kosteneinsparungen im Vergleich

zu physischem Versand

• tagesaktuelle Zustellung der Rechnung

über gewünschten elektr. Kanal

• Messmöglichkeiten der Zustellung

• Elektronische Speicherung der

Dokumente und Kommunikations-

Schritte aus Compliance Gründe

• Einbindung von Werbemaßnahmen zur

Förderung Neugeschäft (B2C)

Funktionen • Integration ERP

• Scanning incl. Recognition

• Workflow/BPM

• Archivierung

• Integration ERP

• Rechnungs Layout/Design

• Rechnungsgenerierung

• Dokumentenergänzung (z.B. Marketing

Massnahmen)

• Versand

• Archivierung

Multi-Kanal Kommunikation

Marketing

Maßnahme Dokumenten Formatierung

ERP Datenmanagement

Integration von

Marketing Nachrichten

(Transpromo) und Context

Sensitiven Informationen zur

kundenindividuellen Anreicherung

von Kundenschreiben


Output Management

Drucken

Anreichern

Konvertieren

Multi-Channel Communication

Physisch

Archivierung

Marketing


ERP Datenmanagement

Email/SMS Web Portal

Digital

Social

Media

Responsemanagement


Output Management

Drucken

Anreichern

Konvertieren

Multi-Channel Communication

Physisch

Archivierung

Marketing


ERP Datenmanagement

Email/SMS Web Portal

Digital

Social

Media

Präferenzmanagement

Präferenz Management

Zustimmung einholen

Papierlose Kommunikation

Mit Kunden im Dialog statt “nur”

Benachrichtigen versenden

Was ist mit der elektronischen Nachricht nach

Absendung geschehen

Business

Anforderungen

Kosten sparen

E-Mail Kommunikation

für ein 2-Wege Kunden-

Beziehungsmodell

Managen elektronischer Kanäle um sicher zu sein, dass Informationen angekommen sind

Nutzen

Response Management –

Messen was geschieht

L8 Outbound eDelivery

© 2011 Pitney Bowes Business Insight - Every connection is a new opportunity

Kann anstelle von und/oder

ergänzend zum physischen

Dokumentenversand eingesetzt

werden

Verwalten und Reporten von

Ausgangs- und Eingangsemails

und SMS Nachrichten....

... Über den vom Kunden

präferierten elektronischen

Versandkanal

...volle Personalisierung und

Responsemanagement ohne no-

reply@

email gateway

SMS gateway

Outbound – elektronische

Rechnungsübermittlung

E-Mail und SMS Nachrichten

Tracking und Reporting

• Datum & Zeit des ersten Öffnens

• Datum & Zeit des letzten Öffnens

• Out of office (inkl. Datum & Zeit)

• Antwort (inkl. Datum & Zeit)

• Zustellbescheinigung (Delivery

receipt)

• Ständiger E-Mail Server Ausfall

• Zeitweiliger E-Mail Server Ausfall

• Registrierte E-Mail Zustellung

L7 eMessaging Technology


• Nachricht unbekannt

• Nachricht in Warteschlange

• Geliefert an Gateway

• Eingegangen bei Empfänger

• Fehler mit der gesendeten

Nachricht

• Fehler bei Nachrichtzustellung

• Ok

• Error Routing

• Nachricht ist abgelaufen

• Nachricht für spätere

Lieferung in Warteschlange

Outbound – Tracking und Reporting

Bericht über: gesendete E-Mails

E-Mail Rückläufer (Bounced back)

Antworten auf E-Mails L7 eMessaging Technology


Akzeptanz des elektronischen Versandes

Der Kunde entscheidet

Verhältnis elektronischer Versand zu physischer Druck


„Papierkommunikation ist trotz

höherer Kosten ein

Servicefaktor für uns. Die

elektronische Kommunikation

wurde für den

Rechnungsversand bisher

wenig angenommen.“

Quelle: Swisscom - Leiter Output & Revenue

Mgt – März 2013



„Papierkommunikation ist trotz

höherer Kosten ein

Servicefaktor für uns. Die

elektronische Kommunikation

wurde für den

Rechnungsversand bisher

wenig angenommen.“

Quelle: Swisscom - Leiter Output & Revenue

Mgt – März 2013

„Seit dem gesetzlichen

Wegfall der qualifizierten

Digitalen Signatur für

elektronischen

Rechnungsversand besteht

die Zunahme zu Gunsten des

elektronischen Versandes.“

Quelle: M-Net Deutschland - Leiter Billing

Systeme – März 2013


Wieviele Rechnungen werden in Deutschland

elektronisch ausgestellt?

Kein verlässliches Zahlenmaterial vorhanden.

Schätzungen gemäß unterschiedlicher Branchenaussagen 2006 = 6%

2010 = 7-10%

2012 = 25+%

Der Wegfall der Digitalen Signaturpflicht führt zu einer verstärkten Investition der Unternehmen in elektronische Kommunikation (email Versand, WebPortale)

Branchen mit Schwerpunkt elektronischer Versand Automobil Industrie (> 80%)

Telekommunikation

Energieversorger

Finanzdienstleister (Online Banken, Kreditkarteninstitute)

Online Versandhandel

Ku

nd

en

ü

ber 8

.00

0 W

elt

weit

Deutschsprachige Pitney Bowes Kunden

Nutzen Pitney Bowes Software u.a. um Rechnungs- und

andere Kundendokumente der Pflichtkommunikation zu

erstellen und z.T. bereits heute elektronisch zu versenden

http://www.bdk-bank.de/deutsch/home_bdk/start.html

http://www.helaba.de/de/Unternehmen

Fazit

28

Elektronischer Rechnungsversand

Spart viel Geld

Ist einfach ohne aufwändige, teure Versanddienste und

Sicherheitswerkzeuge einzuführen

Bietet neben der reinen Pflichtkommunikation die

Möglichkeit werbewirksame Maßnahmen für

Kundenbindung und Neugeschäft zu integrieren

Fazit

29

Elektronischer Rechnungsversand

Spart viel Geld

Ist einfach ohne aufwändige, teure Versanddienste und

Sicherheitswerkzeuge einzuführen

Bietet neben der reinen Pflichtkommunikation die

Möglichkeit werbewirksame Maßnahmen für

Kundenbindung und Neugeschäft zu integrieren

Pitney Bowes bietet integrierte Lösungen für

Dokumenten (Rechnungs- ) Formatierung

Automatisierten physischen und elektronischen Versand

Präferenz Management für Multi-Kanal Kommunikation

Response Management für Erfolgskontrolle

Marketing Kampagnen Management

Elektronische Archivierung

Weitere Infos unter http://bit.ly/1eudmdj

www.pitneybowes.de/software

http://bit.ly/1eudmdj

Rechtsverbindliche E-Mail Kommunikation als Alternative zur Papierrechnung

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