Reisekosten-App der Deutschen Bahn Eine Anleitung Schritt ... · Was müssen Sie zur...

Reisekosten-App der Deutschen Bahn Eine Anleitung Schritt für Schritt

Deutsche Bahn AG | DB Personalservice | Frankfurt am Main | August 2016

Inhalt

Deutsche Bahn AG | DB Personalservice | Frankfurt am Main | August 2016 2

Was müssen Sie zur Reisekostenabrechnung wissen?

Wie bekommen Sie die Reisekosten-App?

Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab?

Was müssen Sie zur Reisekostenabrechnung wissen?

3

Ihr Vorteil, wenn Sie die Reisekosten-App nutzen: Sie können Ihre Firmenreisen digital und papierlos abrechnen.

Sie möchten die Reisekosten-App nicht nutzen? Dann reichen Sie nach wie vor alle Original-Belege gemeinsam mit dem Abrechnungsformular beim DB Personalservice ein.

Bitte rechnen Sie Ihre Firmenreisen zeitnah ab, jedoch spätestens sechs Monate nach dem Reisedatum.

Wichtig: Wenn Sie für Ihre Firmenreise einen Vorschuss beantragt haben, muss diese bis spätestens vier Wochen nach Reiseende abgerechnet werden; andernfalls wird der Vorschuss zurückgerechnet.

Zweimal jährlich erhalten Führungskräfte vom DB Personalservice einen Report über Firmenreisen in ihrem Bereich – revisionssicher, gesetzes- und datenschutzkonform.

Bitte füllen Ihre Reisekostenabrechnungen stets korrekt und gewissenhaft aus, da andernfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen.


Wie bekommen Sie die Reisekosten-App?

4

Einfach registrieren Im Rahmen der Einführung der

Reisekosten-App erhalten Sie Post vom DB Personalservice mit weiteren Informationen zum Anmeldeverfahren.

Anschließend können Sie unter www.dbreisekostenapp.de Ihren persönlichen Aktivierungscode anfordern.

Zum Einloggen benötigen Sie Ihre Personalnummer, die Sie auf der Entgeltabrechnung finden, und Ihre Berechtigungsausweis-Nummer (BA-Nummer), die auf der Rückseite Ihres Konzernausweises steht.

Einfach herunterladen Die Reisekosten-App können Sie im

Apple App Store und im Google Play Store herunterladen. Sie finden die App unter dem Stichwort „Reisekosten für DB-Mitarbeiter“.

Privat oder dienstlich? Sie können die App auf jedem iOS- und Android-Smartphone installieren.

Geben Sie beim ersten Start der App Ihren persönlichen Aktivierungscode ein, um sich als DB-Mitarbeiter zu identifizieren.


http://www.dbreisekostenapp.de/

Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab? Die Startseite der Reisekosten-App

5

Nachdem Sie sich einmalig mit Ihrem persönlichen Aktivierungscode als DB-Mitarbeiter identifiziert und Ihre persönlichen Angaben in der App ergänzt haben, können Sie die App verwenden.

Zum Start Ihrer Reisekostenabrechnung klicken Sie auf „Reise abrechnen“.

Unter „Gesendete Anträge“ finden Sie alle über die Reisekosten-App eingereichten Reisekostenabrechnungen noch einmal als PDF-Datei.

Gut zu wissen: Unter „Gesendete Anträge“ erhalten Sie zudem aktuelle Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand Ihrer Reisekostenabrechnung.

Sie können Ihre Reisekostenabrechnung als Entwurf speichern, um diese zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.

Praktisch: Für Strecken, die Sie häufiger im Rahmen von Firmenreisen zurücklegen, können Sie Vorlagen in der App hinterlegen.

Schritt 1: Klicken Sie auf „Reise abrechnen“


Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab? Die Reisekostenabrechnung starten

6

Gut zu wissen: Wenn Sie einen Vorschuss über die App beantragt haben, können Sie diesen Vorschuss direkt in eine Abrechnung umwandeln.

Schritt 2: Wählen Sie, ob Sie eine Reise mit oder ohne Vorschuss abrechnen möchten.


Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab? Reiseziel(e) und -zeiten

7

Achtung! Sie können nur Firmenreisen abrechnen, die bereits in der Vergangenheit liegen.

Schritt 3: Bitte befüllen Sie die Felder mit den Angaben Ihrer Firmenreise.


Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab? Angabe von Übernachtung, Verpflegung und sonstige Kosten

8

Auf dieser Seite können Sie alle Kosten erfassen, die Ihnen während der Firmenreise entstanden sind. Wenn Sie beispielsweise bei „Ich habe übernachtet“ auf Ja drücken, gelangen Sie automatisch zur entsprechenden Erfassungsmaske.

Um die Erfassung Ihrer Reisekosten abzuschließen und zur Zusammenfassung zu gelangen, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4: Klicken Sie an, welche Kosten Ihnen auf der Reise entstanden sind.


Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab? Übernachtungskosten erfassen

9

Wählen Sie die Art Ihrer Übernachtung und geben Sie die Anzahl der Nächte an.

Klicken Sie anschießend auf das Kamera- Symbol, um Ihren Hotelbeleg digital zu erfassen. Bitte scannen Sie den Beleg vollständig und gut lesbar ein. Achten Sie insbesondere darauf, dass die Fußzeile deutlich lesbar ist.

Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf Weiter, um zur Seite „Reisekosten“ zurück zu kehren.

Gut zu wissen: Alle Belege, die Ihnen während der Firmenreise ausgestellt werden, müssen an Ihre Dienstanschrift adressiert sein.

Schritt 4a: Hotelbelege erfassen.


Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab? Verpflegung und weitere Belege

10

Im nächsten Schritt erfassen Sie bitte, ob Sie während Ihrer Firmenreise unentgeltlich Verpflegung erhalten haben.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, weitere Belege wie beispielweise eine ÖPNV-Fahrkarte über die Reisekosten-App einzuscannen.

Schritt 4b: Unentgeltliche Verpflegung und weitere Belege erfassen.


Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab? Die Zusammenfassung Ihrer Firmenreise

11

Überprüfen noch einmal alle Ihre Angaben.

Ihnen ist in der Zusammenfassung ein Fehler aufgefallen? Mit Klick auf das Stift-Symbol gelangen Sie direkt zurück in die entsprechende Erfassungsmaske.

Alle Angaben sind korrekt? Dann klicken Sie auf weiter, um Ihre Abrechnung abzuschließen.

Schritt 5: Die Zusammenfassung Ihrer Firmenreise.


Wie rechnen Sie eine Firmenreise ab? Versand Ihrer Reisekostenabrechnung

12

Bitte bestätigen Sie abschließend, dass alle Ihre Angaben vollständig und richtig sind.

Gut zu wissen: Ihre Original-Belege müssen Sie zwei Monate für Rückfragen aufbewahren und für Stichproben bereithalten. Zudem dürfen Sie diese nicht noch einmal für Ihre persönliche Steuererklärung verwenden.

Schritt 6: Die Reisekostenabrechnung versenden.


Weitere Informationen finden Sie online unter: www.deutschebahn.com/db-personalservice

Reisekosten-App der Deutschen Bahn Eine Anleitung Schritt ... · Was müssen Sie zur...

Documents

Transcript of Reisekosten-App der Deutschen Bahn Eine Anleitung Schritt ... · Was müssen Sie zur...