Reiserichtlinien Der Weg vom Papiertiger zum wirksamen ... · – Andrea Zimmermann, Jahrgang 1964,...

ReiserichtlinienDer Weg vom Papiertiger zum wirksamen Instrument

© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 1

Der Weg vom Papiertiger zum wirksamen Instrument

Andrea Zimmermann, btm4u

– Andrea Zimmermann, Jahrgang 1964, verheiratet

» Seit 1987 Managerin für Travel-, Fuhrpark- und Veranstaltungsmanagement

» 1991-2006 Abteilungsleiterin Internal Services, Travel und Mobility Management & Personalentwicklung

» Vielfältige ehrenamtliche Aktivitäten im VDR e.V., insbesondere Initiatorin und Leiterin VDR-Fachausschuss „Mittelstand“

» Seit 1990 Dozentin für Fachthemen, insbesondere an der VDR-Akademie, sowie für andere Weiterbildungsinstitute und auf Messen

Biografie


sowie für andere Weiterbildungsinstitute und auf Messen

» Autorin von Publikationen in verschiedenen Medien sowie der Fachbücher, z.B. „Wirksame Reiserichtlinien“ – Alabasta Verlag

» 2002 – btm4u: Gründungsjahr (zunächst in Teilzeit)

» 2005 – Ausbildung zur Business Moderatorin nach Moderatio™

» 2006 – btm4u „volle Kraft voraus“: Beendigung der Anstellung

» 2009 – Zertifikat: AirPlus Meeting Solution Certified Consultant

» 2010 – Zertifikat: AMEX MICE Solution Certified Consultant

» 2011 – NiMo e.V.: Gründungsmitglied und stellv. Vorsitzende

» 2012/2013 – Ausbildung zum Coach bei Janus

Zum Unternehmen

btm4ubtm4uMobility &Mobility &

TravelTravelProjekte� Prozessanalyse/-gestaltung

Beratungsbeispiele� Prozesse: Reisekostenabrechnung,Richtlinien (Reise + Veranstaltungen),Buchung- und Zahlungswege

� Einkauf: Transport, Unterkunft, MICE, Dienstleister (z.B. Reise-büro, Kreditkarten, Software)

Menschen� Inhouse-Training/Workshop� Training on the job/Coaching� Unterstützung Personalauswahl

Ziele� Individuelle Beratung


TravelTravel� Prozessanalyse/-gestaltung � Projektbegleitung� Projektmanagement� Interim-Management

� Individuelle Beratung� Travel- und Veranstaltungs-Management (selbst-) verständlich machen

� Kosten senken

Ihr kompetenter Partner für Beratungsprojekte rund um Mobilität-, Geschäftsreise- und Veranstaltungsmanagement

Wichtig ist der Blick auf das Ganze


InformationControllingMIS

PlanungKfm. AbwicklungProzesse einer

Gesamtablauf im Überblick


Reisemittel-Beschaffung

Durchführung

RK-Abrechnung

Prozesse einer Reise

Einhaltung der Reiserichtlinien(Quelle: CWT Business Travel Indicator)

34%

64%

Travel Manager

Mehrheit der Reisenden sehen die vorgegebenen Reiserichtlinien unverbindlich


42%

56%

Geschäftsreisende

Zwingend Richtlinie

Welche Ziele verfolgen Sie mit der RRL?


Dem weht kein Wind, der keinen Hafen hat, nach dem er segelt.

Michel de Montaigne

Mögliche Ziele


Intelligente

Planung

ETIX/BahnTIX/

Reise

Abrechnung der

Nachbe-reitung

Controlling

TravelManagement

Reiserichtlinie


�Intelligente Reiseplanung

�Preis-Recherche

�Buchung

�Reisebüro

�Vorschuss

�Sachmittel

�Ticketlogistik

�Vorsorge

�ETIX/BahnTIX/Online-Ticket

�Versicherung

�Umbuchungen

�Assistance

�Zahlung derReisekosten vorOrt

�Abrechnung derReisekosten

�Verbuchung derReisekosten

�Rückbuchungder Vorschüsse

�Zahlungsonstige Kosten

�Controlling

�Planung fürEinkauf

�MIS

�Verhandlungen

�Tools auswählen

�Richtlinien anpassen

�…

Von der „Geburt“ einer RRL

� Auftrag „abholen“ (Process Ownership)

� Rückhalt der Unternehmensleitung� Einschließlich: „Verantwortung bei Widerspruch gegen Richtlinie und Verstößen“

� Prüfung bestehender Regeln� Auch in Arbeitsverträgen, Nebenabsprachen, Tarifverträgen


� Fair, logisch und überzeugend formulieren

� Umsetzbarkeit und Realitätsbezug� erst Basis schaffen durch Tools/Schulungen

� Wichtig: Kommunikation & Information neuer Mitarbeiter

„Leben“ einer Richtlinie

�Moderne Publikation (ProAktiv)� Übersichtlich gegliedert (Stichwortsuche/Suchfunktion)� Basiswerk Rahmenrichtlinie= feste Vorgaben, selten Änderungen

� Anlagen = variable Angaben, Kontaktpersonen, bevorzugte Partner


Partner = schnell und unkompliziert aktualisierbar= Formularbeispiele, Gesundheitstipps

� Wichtige Informationen im „Westentaschenformat“

�Mindestens jährliche Überarbeitung� Änderungen im Unternehmen berücksichtigen

„Leben“ einer Richtlinie

� Information (neuer) Mitarbeiter� TM gehört in die Kennenlern-Runde� Hinweis in der Betriebsordnung� Hinweis im Anstellungsvertrag� Teilnahme an Abteilungsmeetings� Durchführung von „Lunch/Brunch & Meet“� Inhouse - Schulungsangebote


� Nicht nur restriktiv: Reisenden auch unterstützende Informationen geben

� Zuletzt oft notwendig: Durchgreifen = Sanktionen(Kostenkürzungen, arbeitsrechtliche Maßnahmen)

Kommunikation zum Management

� Häufig vernachlässigt – extrem wichtig

� Berichte (jährlich, quartalsweise)

�Weniger ist mehr� 1 Seite aussagefähige Zahlen ist genug


� 1 Seite aussagefähige Zahlen ist genug

� Effekte von/Erträge durch Änderungen aufzeigen

� Stimmungsbarometer verhindert überraschende „Angriffe“ auf die Unternehmensleitung

� Weniger Einzelfälle, mehr Gesamteffekte aufzeigen!

Interne Kommunikation

� Häufig sehr vernachlässigt

� Kein Erfolg ohne internes Marketing

� Unternehmensziele im Blick


� Unternehmensziele im Blick

� Aktiv „Flagge“ zeigen

� Partner/Unterstützer gewinnen und „ins Boot holen“

Service für Reisende: Check My Trip Premium

Buchungsbestätigungen in den Kalender, iPhone, Blackberry, etc. übertragen - ohne hohen Aufwand und mit Verspätungsalarm


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Vorbereitet sein …


Vorbereitet sein …

Auch mit den Augen der Reisenden schauen …

Handlungsbedarf Hotel: Die schwere Entscheidung

„100 € sagt die Reiserichtlinie, 95€passt, ist halt ein paar KM weg...“


ReisezielHotel € 90

„Die paar KM“ = Mehrkosten einer Übernachtung

Wie kommt man die paar Kilometer, ggf. mit

Gepäck, am besten


Taxifür € 25

Gepäck, am besten voran, wenn man sich nicht auskennt, U-/S-

Bahnen nicht mag oder sich einfach über die Reiserichtlinie ärgert?

HandlungsbedarfFlugklassen

Entwicklung am Beispiel LH/Germanwings

Keine Rede von Economy oder


Economy oder Business Class

Anpassungen der Richtlinien notwendig!

Handlungsbedarf: Beispiel Flugpreis


Handlungsbedarf: Ancillary-Services


Quelle: Amadeus Yearbook of Ancillary Revenue 2012

Markantes Beispiel aus Pressemeldungen in 2009:

„Die irische Billig-Fluglinie will einen Stehbereich in ihren Fliegern einrichten, um mehr Passagiere in vertikaler Sitzposition mitnehmen zu können. Auch

eine Toilettengebühr ist im Gespräch.“

© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 22Foto: solutions – Quelle: http://www.welt.de/reise/article4090816/Ryanair-erwaegt-Hocker-Stehplaetze-in-Flugzeugen.html

Bei allem was wir tun:

Wir dürfen die Reisenden und ihre Zeitressourcen nicht aus dem Auge verlieren


© Rouven Weidenauer / pixelio.de

Wenn Sie sich fragen:

„Was hat eine Karawane mit Travel Management zu tun?“Sprechen Sie mich gerne an, ich freue mich auf das Gespräch und


Sprechen Sie mich gerne an, ich freue mich auf das Gespräch und ihren Besuch auf meiner Website

btm4u - Andrea ZimmermannHeidelberger Landstrasse 52a64297 DarmstadtTel +49 6151 95 32 37Fax +49 6151 95 32 38

[email protected]

www.btm4u.de

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