ERFOLGSGESCHICHTE

SAPBranche•Informationstechnologie

Lösung•OpenText™CaptureCenter

Automatisierung in der Personalabteilung bringt bei SAP erhebliche ZeitersparnisseWeltweiter Einsatz von OpenText Capture Center geplant.

“OpenText Capture Center erleichtert unser Personalstammdaten-Management erheblich.”Rocco GiulianoSAPProjektleiterHRServiceQuality&EfficiencyEMEA

Ergebnisse

Schnellere, automatisierteAbläufe

Einfaches ManagementvonPersonaldaten

Klassifizierung vonrund200Dokumentenarten

Automatische Dokumentenablage

Workflow mitAufgabenzuweisunganSharedServiceMitarbeiter

AutomatisierunginderPersonalabteilungbringtbeiSAPerheblicheZeitersparnisse

Seit der Gründung im Jahr 1972 hat sich SAP durch Innovation und Wachstum zum führenden Anbieter von Unternehmenssoftware entwickelt. Mehr als 253.000 Kunden weltweit sind dank der Anwendungen und Services von SAP in der Lage, rentabel zu wirtschaften, sich ständig neuen Anforderungen anzupassen und nachhaltig zu wachsen.

WiedieeigenenKundenistauchSAPselbsteinegroßeundkom-plexeOrganisation.DeshalbmussdasUnternehmensichständigweiterentwickeln,umalsGanzesstetsoptimalzufunktionieren.InderPersonalabteilungvonSAPmusstenzumBeispielaufgrundvonveraltetenProzessenhunderttausendevonDokumentenjedesJahrvonHandvorsortiertwerden.

“Dies war sehr zeitaufwendig”,erinnertsichRoccoGiuliano,derSAPProjektleiterHRServiceQuality&EfficiencyEMEA.DasUnternehmenentschlosssichdazu,ArbeitsabläufeinderPersonalabteilungzuautomatisierenundschautesichnachpassendenLösungenum.NachkurzerSuchestanddasErgebnisfest.“Wir kamen sehr schnell zu der Einsicht, dass wir am besten mit unserem langjährigen Partner OpenText zusammen arbeiten sollten”,fasstGiulianodieSuchenacheinemgeeignetenAnbieterzusammen.

Automatische Erfassung und Digitalisierung von PersonaldokumentenUmdieMöglichkeitenderAutomatisierungvonArbeitsprozesseninderPersonalabteilungsogutwiemöglichauszunutzen,hatSAPsichentschieden,OpenText™CaptureCenter(OCC)einzuführen.OpenTextCaptureCenteristeineleistungsfähigeLösungzurErfassungundKlassifizierungvonPapierdokumenten.DieLösungumfasstauchdieTexterkennungunddieExtraktionvonInformationen,sowiedieSpeicherungderDaten.MithilfederSoftwarewerdenInformationenausDokumentenausgelesenundindasSAPHR-Systemintegriert.

BeiSAPumfassendieDokumenteinsgesamtfast200unterschied-licheDokumenttypen,wiebeispielsweiseArbeitsunfähigkeits-bescheinigungen,Arbeitsverträge,DokumentefürdieKrankenversicherung,Lebensläufe,offizielleAnschreibensowieverschiedensteBriefarten.

AutomatisierunginderPersonalabteilungbringtbeiSAPerheblicheZeitersparnisse

Ein effizientes Implementierungsprojekt“Wir haben Capture Center von OpenText ausgewählt, weil sich die Lösung perfekt auf unsere Anforderungen anpassen ließ. Gemäß dem Pflichtenheft werden die Dokumente nicht nur gescannt, sondern auch nahtlos und vollständig in unsere Abläufe integriert. Dabei sind die Dokumente standortübergreifend verfügbar, so dass sie beispielsweise in unserem Büro in Prag weiterverarbeitet werden können. Um dies zu erreichen mussten mehrere Systeme aufeinander abgestimmt werden”,betontGiuliano.SpezialistenvonSAPundeinerfahrenesTeamvonOpenTexthabendasProjekteffizientundohneKomplikationenrealisiert.

Bei Bedarf können mit Capture Center auch jederzeit manuell Ergänzungen eingepflegt werden“Die Flut an Papierdokumenten wird jetzt ohne Verzögerung und extrem schnell abgearbeitet. Die Automatisierung erleichtert unser Personalstammdaten-Management erheblich. Die Lösung erkennt automatisch, um welchen Mitarbeiter es geht und welches Dokument wo abgelegt werden soll. Darauf wird der zuständige Sachbearbeiter durch einen Workflow über anstehende Aufgaben informiert”,fasstderSAPExpertedieCaptureCenterLösungzusammen.AlsweiterenVorteilhateraußerdemdieMöglichkeitidentifiziert,wennnötigjederzeitmanuellKorrekturenundErgänzungenvornehmenzukönnen.Diesistjedochnurseltennotwendig.RoccoGiulianosprichtübereine“sehr hohe Erkennungsrate”dankCaptureCenter.94ProzentallerDokumentewerdenkorrektverarbeitetundautomatisiertabgelegt,siemüssennichtmehrvonMitarbeiternbearbeitetwerden.“OpenText war selbst überrascht davon, wie gut Capture Center im Personalwesen eingesetzt werden kann”,sagtGiulianomiteinemLächeln.

Über OpenTextOpenTextunterstütztmitführendenLösungenimBereichInformationManagementUnternehmendabei,aufderBasisvonOn-PremiseoderCloud-TechnologienneueEinblickzugewinnen.WeitereInformationenüberOpenTextunterwww.opentext.de.

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