SAP CM Teil 3 - id.uzh.ch · PDF fileSAP-Fensters ein Excel Sheet mit den Daten aus dem ALV...

TIPPS & TRICKS SAP CM Teil 3

Listeneinstellungen

Autor: Peter Nötzli

Datum: 26.10.2006

Version: 1.0

Status: Freigegeben

Dateiname: TIPPS&TRICKS_TEIL3.doc

Ablage:

Universität Zürich Informatikdienste / Business Applications

Seite 2 von 21

m1030891 TIPPS&TRICKS_TEIL3.doc 27.10.2006 1:51

Versionsverwaltung Vers.Nr. Änd. Datum Beschreibung Wer / Kürzel

1.0 26.10.2006 Erstellung Dokument Nop

Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung ................................................................................................................................... 3 2. Bearbeitungsmöglichkeiten ........................................................................................................ 4 3. rechter Mausklick auf Spaltenkopf ............................................................................................. 6 4. rechter Mausklick auf markierte Zeile ........................................................................................ 6 5. Liste bearbeiten (Beispiele)........................................................................................................ 7 6. Anzeigevarianten auswählen, anlegen, ändern ....................................................................... 16


Seite 3 von 21


1. Einleitung Im SAP werden mehrere verschiedene Techniken zur Darstellung und Weiterverarbeitung von Listen verwendet.

Es gibt unter anderem folgende möglichen Techniken:

Abap Liste Tabellenanzeige

Excel Inplace / Outplace ALV

In diesem Dokument wird der Umgang mit ALV beschrieben, da diese Technik die aktuellste und komfortabelste Form darstellt.

ALV kann auch als SAP List Viewer oder Grid Control benannt werden, was beinahe die selben Funktionen beinhaltet


Seite 4 von 21


2. Bearbeitungsmöglichkeiten

2.1 Übersicht Icons

stellt alle Felder einer markierten Zeile vertikal dar (leere Felder werden nicht angezeigt)

springen in andere Transaktionen (wie Doppelklick)

sortiert die markierten Zeilen aufsteigend

sortiert die markierten Zeilen absteigend

filtert die markierten Zeilen

summiert die markierten Zeilen

springt in die Druckvorschau der Liste

Excel Inplace (siehe Tipps and Tricks Teil1, Kapitel 8.10)

Serienbriefverarbeitung mit MS Word

Export der Liste

Mailversand der Liste

ABC Analyse

Graphik

Layout ändern

Layout auswählen

Layout sichern

Hilfe zu ALV


Seite 5 von 21


2.2 Menu Programm verschiedene Ausführungsmöglichkeiten

- Ausführen normal

- Ausführen und Drucken (nicht empfehlenswert)

- Im Hintergrund (wenn der Report sehr langsam ist)

2.3 Menu Bearbeiten gleiche Funktionen wie bereits unter Icons erwähnt

plus Berechnen = arithmetische Funktionen für Zahlenfelder

2.4 Menu Springen

gleiche Funktionen wie bereits unter Icons erwähnt (siehe auch Kapitel 8)


Seite 6 von 21


3. rechter Mausklick auf Spaltenkopf

markierten Text in Ablage übernehmen

Spalte ausblenden

ausgeblendete Spalten einblenden

Optimale Breite einstellen

Markierte Spalten fixieren

Markierte Spalten aufsteigend sortieren

Markierte Spalten absteigend sortieren

suchen innerhalb markierten Spalten

Filter innerhalb markierten Spalten setzen

Summe in markierten Feldern bilden

Zwischensumme in markierten und sortierten Spal-ten bilden

4. rechter Mausklick auf markierte Zeile

Markierte Zeile kopieren

Zeile vertikal anzeigen

Breite der Spalten optimieren

Suchen innerhalb markierten Zeilen

Filter in Spalte setzen


Seite 7 von 21


5. Liste bearbeiten (Beispiele) Anbei einige praktische Beispiele, um die Liste zu bearbeiten

5.1 Spaltenreihenfolge ändern Die Spaltenreihenfolge kann per Drag and Drop (linke Maustaste) erfolgen

oder per Icon


Seite 8 von 21


5.2 Liste sortieren gewünschte Spalten markieren und über das Icon sortieren. (sind mehrere Spalten markiert, wird von links nach rechts priorisiert)

5.3 Spalten filtern gewünschte Spalten markieren und über das Icon die Filterkriterien bestimmen


Seite 9 von 21


5.4 Spalten summieren Einzelne Spalten können summiert werden, Bedingung ist allerdings, dass die Felddefinition entsprechend definiert wurde. Ist dies in einer gewünschten Spalte nicht der Fall, kann dies dem Support gemeldet werden, der dies u.U. ändern kann.

gewünschte Spalten markieren und Icon drücken

die Spalte Anzahl wird summiert

Sollen nun noch Zwischensummen gebildet werden, muss die gewünschte Spalte markiert und das Icon gedrückt werden.


Seite 10 von 21


Es werden nun Zwischensummen pro Modulverantwortlichen gebildet

5.5 Liste exportieren Um eine Liste zu exportieren stehen verschiedenste Varianten zur Verfügung. In diesem Dokument wird nur der Export nach Excel beschrieben.

Variante 1: Excel Inplace Tipp: Hinweis aus Tipps & Tricks Teil 1 beachten

Die wohl einfachste Möglichkeit ein Excel File zu erstellen. Es wird innerhalb des SAP-Fensters ein Excel Sheet mit den Daten aus dem ALV geöffnet. Es können nun die meisten Excel Funktionen ausgeführt werden. Die Datei wird genau wie zuletzt im ALV im Excel dargestellt.

Um die Liste lokal abzulegen die Funktion (Kopie speichern unter) wählen

Variante 2: Liste / Exportieren

Über einen Klickmarathon kann ein Excel File erzeugt werden, das nur die reinen Daten enthält, Summen, Filter etc. werden ignoriert

Über das Menu Liste / Exportieren / Tabellenkalkulation


Seite 11 von 21


Hinweis beachten

Typ Tabelle auswählen

Excel auswählen

Excel in einem separaten Fenster geöffnet


Seite 12 von 21


Um die Liste lokal abzulegen die Funktion (Kopie speichern unter) wählen

Variante 3: Download

Diese Variante dient dem direkten ablegen der Liste in einem zu bestimmenden Format ohne das File zu sichten.

Icon wählen

Tabellenkalkulation wählen

Download Pfad und Filename angeben

Erzeugen wählen

5.6 Liste senden Eine ALV Liste kann an einen SAP User oder an eine Emailadresse gesendet werden.

Anmerkung: Bei sehr langen Listen ist das Resultat meist unbefriedigend, daher sollten Listen auf wenige Spalten reduziert werden.

Hierfür wählen Sie das Icon

Im folgenden Dialog können Sie einen Kommentar anbringen und den Empfänger auswählen.

Sie haben die Möglichkeit Emailadressen mit Empfängertyp U oder / und SAP User mit Empfängertyp B anzugeben


Seite 13 von 21


Wählen Sie das Icon

Ein SAP User Empfänger kann sich die Mail via Transaktion SBWP anzeigen lassen


Seite 14 von 21


Ein Email Empfänger bekommt ein Mail in seiner Inbox

Im Anhang befindet sich die Liste als html Dokument


Seite 15 von 21


5.7 Liste drucken ALV Listen können auch gedruckt werden. Hierfür gilt es die richtige Aufbereitung für die meist zu langen Listen zu finden. Es empfiehlt sich, unnötige Spalten auszublenden.

Um eine Liste zu drucken wählen Sie das Icon

Im folgenden Dialog können Sie verschiedene Eigenschaften des Drucks wählen

Tipp: Das Einblenden von fehlenden Eigenschaften ist unter Tipps & Tricks Teil 1 beschrieben

Im Feld Aufbereitung können Sie das Format vorbestimmen. In der Regel schlägt SAP das optimalste Format vor.

Die Aufbereitung ‚X_65_255 bringt in diesem Fall am meisten Spalten auf’s Papier.


Seite 16 von 21


6. Anzeigevarianten auswählen, anlegen, ändern Anzeigevarianten können durch die Anwender angelegt, geändert und gelöscht werden.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Anzeigevarianten:

- Benutzerspezifische Varianten

- Systemvarianten (nur durch Administratoren änderbar)

Bestehende Anzeigevarianten auswählen Eine bestehende Anzeigevariante kann bereits bei der Selektion eingegeben werden

oder bei der Listanzeige ausgewählt werden

Icon wählen

Layouteinstellung:

Alle = alle bestehenden Varianten

Benutzerspezifisch = nur die selber erstellten Varianten

Benutzerübergreifend = ohne Systemvarianten

mit einem Doppelklick auf die gewünschte Variante, lässt sich diese auswählen


Seite 17 von 21


Neue Benutzerspezifische Anzeigevariante anlegen Um eine neue benutzerspezifische Anzeigevariante anzulegen kann folgendermassen vorgegangen werden:

In der Ansicht der Liste alle gewünschten Einstellungen wie:

- Spalten auswählen

- summieren

- sortieren

- etc.

vornehmen

Icon wählen

Im Dialog den Namen und die Bezeichnung pflegen

Wenn das Flag Voreinstellung gewählt ist, wird diese neue Liste als Default für den Benutzer vorgeschlagen.

Unter dem Reiter ‚Sichern mit’ können noch weitere Parameter mitgegeben werden

mit dem Icon wird die neue Anzeigevariante gesichert


Seite 18 von 21


Benutzerspezifische Anzeigevariante ändern Falls eine bestehende Anzeigevariante geändert werden soll, muss folgendermassen vorgegangen werden:

Gewünschte Anzeigevariante auswählen mittels Icon

Attribute der Liste anpassen

mittels Icon Liste sichern

eventuell Bezeichnung anpassen und mit Icon sichern


Seite 19 von 21


oder mittels Icon , hier können alle Einstellungen in einem einzigen Popup gemacht werden

Folgende Attribute können geändert werden:

Spaltenauswahl, Reihenfolge

Sortierung

Filter


Seite 20 von 21


Ansicht

Darstellung

mit dem Icon können diese Änderungen gesichert werden


Seite 21 von 21


Layouts verwalten Mit folgender Funktion können Anzeigevarianten gelöscht, und das Flag Voreinstellung geändert werden.

Es werden alle benutzerspezifischen Anzeigevarianten aufgelistet

Setzt / entfernt Haken im Feld Voreinstellung der markierten Anzeigevariante

Löscht markierte Anzeigevariante

SAP CM Teil 3 - id.uzh.ch · PDF fileSAP-Fensters ein Excel Sheet mit den Daten aus dem ALV...

Documents

Transcript of SAP CM Teil 3 - id.uzh.ch · PDF fileSAP-Fensters ein Excel Sheet mit den Daten aus dem ALV...