SAP im betrieblichen...

TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 1Text

SAP im betrieblichen Spannungsfeld

TBS-Netz Fachtagung 200928. - 30.10.2009 in Berlin

Elektronische Personalakte und SAP

Dr. Friedhelm Michalke, TIB Hamburg


Stille Sehnsucht

Wenn ich mitdem Stapelfertig bin …

… mit einerelektronischenPersonalakte!

Ach, wieschön wär das

…

… frag ich sie!


Themen des Seminars

1. Personalakte in SAP

2. Was ist eine Personalakte

3. Vor- und Nachteile

4. Personalakte mit SAP

5. Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems

6. Phasen des Einfühungsprozesses

7. Datenschutzgesetz

8. Mitbestimmung / Betriebsvereinbarung


Personalakte in SAP


Elektronische Personalakte in und mit SAP

SAP Grundstruktur

Vereinfacht betrachtetbesteht SAP aus dreiModulen,

die alle wesentlichenGeschäftsprozesseeines Unternehmensumfassen.

Personal-wirtschaft

HRHCM

HumanRessources

Personal-wirtschaft

HRHCM

HumanRessources

SAPSAP

drei Haupt-Module

Rechnungs-wesen

FI

Finance

Rechnungs-wesen

FI

Finance

Logistik

LO

Logistics

Logistik

LO

Logistics


Fachtagung SAP BerlinHauptmodule in der SAP-Ansicht

die dreiHauptmodule in derBildschirmansichtder SAP-Benutzer


Fachtagung SAP BerlinModule und Komponenten von HR



In der Regel werden nicht alle Komponenten vonSAP-HR genutzt.

Eine Umfrage der Fachzeitung Computerwoche ergibtfolgendes Bild:



Eine Nutzung "Elektronische Personalakte" wird in der Umfrage nichtaufgeführt; es gibt auch keine HR-Komponente mit dieserBezeichnung.

Aber:

Wer SAP-HR nutzt, nutzt auf jeden Fall die KomponentePersonalverwaltung.



Die Personal-Administration istdas Herzstück derPersonalwirtschaft.

Es gibt keineKomponente „Personalakte“.

Aber …


Aber …

innerhalb der Komponente Personaladministration gibt es eineFunktion, die mit "Personalakte" bezeichnet wird.

Diese Funktion kann mit der Transaktion PA10 aufgerufen werden.


Wenn man PA10 aufruft, werden alle Informationen, die über einenMitarbeiter in das System eingegeben wurden, angezeigt.

PA10 durchblättert die so genannten Infotypen, in denen die Datenabgespeichert sind.

Nach Aufruf von PA10 ist die Personalnummer einzugeben:


Angezeigt wird hierder Infotyp 0002"Daten zur Person".

Hier kann zumnächsten Infotypweiter geblättertwerden.


Angezeigt wird hierder Infotyp 0009"Bankverbindung".

Hier kann vor undzurück geblättertwerden.


ThemaThema

Die Personalakte in SAP-HR enthält alle Angaben zu einemMitarbeiter, die in SAP eingegeben wurden.

Daten zur Person

Organisatorische Zuordnung

Anschriften

Bankverbindung

Urlaubsanspruch

Sollarbeitszeit

Bezüge

etc.

Gespeichert werden die Daten in so genannten Infotypen, das sindjeweils Tabellen zu jedem einzelnen Informationsblock.


Frage:

Ist die Personalakte in SAP eine elektronische Personalakte?

Antwort:

"Elektronisch" ist die Erfassung von Personalstammdatenauf jeden Fall.

Frage:

Aber ist es überhaupt eine Personalakte oder verwendet SAP diesenBegriff einfach nur so?


Was ist eine Personalakte ?


Was ist eine Akte?

Personal

Personal-Daten


Begriffsklärung

Jenseits von Wikipedia -

Was ist nach Recht und Gesetz eine Personalakte?

Gibt es ein Gesetz oder eine Verordnung, worin der Begriff"Personalakte" für alle Arbeitnehmer allgemein verbindliche definiertwird?

Gibt es ein Gesetz, das alle Arbeitgeber verbindlich auf die Führungeiner Personalakte verpflichtet?

Nein !Nein !


materieller Begriff der Personalakte

Keine allgemeingültige Definition

Eine allgemein gültige gesetzliche Definition des Begriffs Personalaktegibt es nicht.

Die Personalakte ist nicht allgemein vorgeschrieben.

Inhalte, Aufbau, Aufbewahrung, Örtlichkeit, Zugriff etc. sind nirgendsallgemein verbindlich festgelegt.

Der Gesetzgeber hat sich nicht festgelegt.

Das Bestimmungsrecht liegt beim Arbeitgeber.


Rechtliche Einordnung

Ausnahme

Es gibt nur ein Gesetz, in dem der Begriff Personalakte definiert wirdund der Umgang mit der Personalakte im Detail geregelt wird,

nämlich

das Bundesbeamtengesetz (BBG).



§ 106 Personalakte

§ 107 Zugang zur Personalakte

§ 108 Beihilfeakte

§ 109 Anhörungspflicht

§ 110 Einsichtsrecht

§ 111 Vorlage von Personalakten und Auskünfte an Dritte

§ 112 Entfernung von Unterlagen

§ 113 Aufbewahrungsfrist

§ 114 Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten

§ 115 Übermittlungen in Strafverfahren

Die Personalakte im Bundesbeamtengesetz:



Paradoxon:

Der Arbeitgeber musskeine Personalakte führen,

aber er kann auch nichtkeine Personalakte führen.

Es gibt hierfür keinegesetzliche Vorschrift.

Es gibt eine Reihearbeitsrechtlicher undsozialversicherungs-rechtlicherDokumentations-pflichten zumArbeitsverhältnis.



So weit die Ausgangslage.

Jenseits der Gruppe der Beamten gibt es kaum gesetzlicheBestimmungen zur Personalakte und zur Personalaktenführung.

ABER:

Es gibt eine umfangreiche Rechtsprechung vom örtlichenArbeitsgericht bis hin zum Bundesarbeitsgericht.

Das Bundesarbeitsgericht spricht bezüglich der Personalakteschon 1985 von einer "gefestigten Rechtsprechung". In derZwischenzeit hat diese weiter zugenommen.


Personalakte in der privaten Wirtschaft

Definition im "Fitting":

Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen über einenbestimmten Arbeitnehmer des Betriebes. Das gilt ohne Rücksichtauf die Stelle, an der diese Sammlung geführt wird, auf ihre Formoder das verwandte Material. Unter den Begriff der Personalaktefallen auch die in elektronischen Datenbanken gespeichertenPersonaldaten, auf die der Arbeitgeber zum Zwecke derPersonalinformation oder -maßnahme zurückgreifen kann.

(…) Die Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, für die einsachliches Interesse des Arbeitgebers besteht.


Einfache Personalakte

Daten und Unterlagen vonMitarbeitern, die aufgrundarbeitsrechtlicher odersozialversicherungsrechtlicher odersteuerrechtlichen Nachweispflichtenzwingend aufbewahrt werdenmüssen.

d.h.: Daten und Unterlagen imZusammenhang von

Entgeltabrechnung

Meldepflichten

Bescheinigungswesen

Beweiserfordernissen

Qualifizierte Personalakte

Daten und Unterlagen der einfachenPersonalakte

Daten und Unterlagen, die darüberhinaus für personalwirtschaftlicheZwecke aufbewahrt werden

Personalplanung

Personalentwicklung

Personalbeurteilung

Alles was mit dem beruflichenWerdegang eines Mitarbeiters zutun hat.


Zwischen-Fazit

Die Speicherung von Personal-Stammdaten führt automatisch zu einerelektronischen Personalakte.

Genauer müsste man sagen, zu einer Personal-Teilakte; denn es wirdja nur ein Teil der Personalinformationen gesammelt.

SAP-HR und jedes elektronischen Personalinformationssystem istzugleich immer auch eine elektronische Personalakte.


Typische Situation in vielen Unternehmen heuteTypische Situation in vielen Unternehmen heute

Elektronische Teilakte

Personalstammdaten in ein-em Personalinformations-system

SAP-HR oder ein anderes

Papier-Personalakte

Personalstammdaten undweitere Unterlagen in tradi-tioneller Form

Nebeneinander von zwei Aktenformen:

starker Trend:Umwandlung der Papierdokumentein elektronische Dokumente


Vor- und Nachteile


Vor- und Nachteile

Was sind die Probleme der konventionellen Personalaktenführung?

Keine einheitlichen Standards

Akten können verloren gehen oder sind nicht auffindbar

Akten sind auf verschiedene Stellen verstreut

Nebenakten sind teils nicht bekannt

Akten sind nicht verfügbar, weil sie benutzt werden

Zugriffe sind nicht klar geregelt

Akte wird für einzelne Zwecke zumeist als Ganze genutzt; alles, nicht nurdas für den Zweck erforderliche ist zugänglich.

Akten nehmen viel Platz ein.

Unterlagen können leicht entwendet werden.

etc.


Vor- und Nachteile

Reduzierung des Lagerplatzes

Verminderung der papierintensivenPersonalaktenverwaltung

individuell festlegbare Zugriffsberechtigungenfür verschiedene Nutzergruppen

Zugang von mehreren Nutzern gleichzeitig undbei hoher Datenübertragungsgeschwindigkeit

Sicherstellung aktueller Inhalte derPersonalakten sowie Vermeidung vonRedundanzen

Unterstützung und Optimierung von HR-bezogenen Prozessen und Eliminierung vonredundanten Funktionen

Verbesserung des Datenschutzes

Bereinigung unzureichend gepflegter Akten

Vorteile der elektronischen Personalakte


Vor- und Nachteile

Weniger der alten Probleme, dafür aber neue:

jederzeitiger Zugriff auf alle Daten möglich.

ortunabhängiger Zugriff, selbst weltweit

Recherchen und Auswertungen werden einfacher.

Erstellung von Profilen ist möglich

Automatisierte Personalentscheidungen

???


Technischer Aufbau und Funktioneneines typischen EPA-Systems


Technischer Aufbau EPA-System

Die Daten der EPA verteilen sich in der Regel auf drei Systeme:

Personalwirtschafts-System (z.B. HCM von SAP, PAISY)

Stammdaten werden direkt eingegeben und in der Datenbank des Systemsabgespeichert.

Weitere Daten (z.B. Gehalts- oder Zeitnachweise) werden vom Systemgeneriert und stehen zur Verfügung.

Archivierungs-System

Die Papierdokumente werden eingescannt und in einer Datenbank aufGrundlage sicherer Medien verfügbar gemacht.

Dateien aus Office-Anwendungen (Word, eMail, Fax, etc.) könnenübernommen werden und stehen ebenfalls zur Verfügung.

Dokumenten-Management-System (DMS)

Das DMS verwaltet die Dokumente.

Im DMS werden Registerstruktur, Zugriffsrechte und Bearbeitungsregelnfestgelegt.


Technischer Aufbau EPA-System

Personalwirtschafts-System

Dokumenten-Management-System (DMS)

Datenbank

Datenbank

Personalsachbearbeiter

Anfrage

eingescannte Papier-Dokumente etc.

Anfrage

Archiv-System


Realisierungsbeispiel (1)


Realisierungssbeispiel (2)


Phasen des Einführungsprozesses



Phasen zur Einführung einer elektronischen Personalakte

Phase 1: Vorbereitung und Bereitstellung der Papier-Dokumente

Phase 2: Umwandlungsprozess der Akten

Phase 3: Einsatz der elektronischen Personalakte

Vorbereitung UmwandlungProduktiv-

betrieb



Phase 2: Umwandlung der Akten

Aufbereitung der Dokumente (Entklammern, evtl. Formatevereinheitlichen, Problemunterlagen identifizieren etc.)

Scannen der Unterlagen

Indexierung und Attributvergabe

Qualitätskontrolle, Nachbearbeitung (Lesbarkeit, Attribute)

Aufbewahrung, Rückgabe oder Entsorgung der Originale

Sichere Datenübergabe an Auftraggeber

Vorbereitung Umwandlung Einsatz



Was geschieht beim Scannen?

Das Dokument wird im Scanner abgetastet, die Pixel-Informationen gespeichertund daraus eine so genannte "Image-Datei" erzeugt.(engl. Image = Bild)

Für die Speicherung des Bildes stehen unterschiedliche technischeMöglichkeiten (Formate) zur Verfügung: zum Beispiel: Jpg, Bmp, Pdf, Tiff

Die Formate haben unterschiedliche Eigenschaften und sind daher nicht gleichgut für eine Archivierung geeignet.

anerkannte Formate sind bspw. PDF/A und TIFF

Wichtig: Das "Image" enthält zunächst nur Bildinformationen, keineTextinformationen. Im Image kann nicht nach Stichwörtern gesucht werden usw.

Will man den Text nutzen, muss eine weiterer Arbeitsgang erfolgen, die sogenannte Texterkennung.




Texterkennung macht das Image auswertbar.

Um den Text in einer Bilddatei zu speichern, wird eine Software zurautomatischen Texterkennung eingesetzt, eine OCR-Software.

OCR = Optical Character Recognition

Moderner OCR-Software macht inzwischen die Erkennung von normalenDruckerschriftarten bis hin zu Handschriften (z. B. bei der Briefverteilung)möglich.

Es bleibt jedoch immer noch eine Fehlerquote, die zusätzliche Kontrollenerforderlich machen.

Das Ergebnis hängt auch von der Qualität der Vorlagen ab.

Wird die Bilddatei mit der Texterkennung verknüpft, kann in der so erzeugtenDatei beliebig recherchiert werden.




Indexierung und Attribuierung

Gescannte Dokumente werden vor der Archivierung indexiert und mitAttributen versehen.

Zweck der Maßnahme ist es, das Wiederfinden der Dateien leichter zumachen.

Nutzung für eine differenzierte Berechtigungsvergabe (z.B. Zugriff nurauf Register 1,2 und 4).

Je stärker attribuiert wird, desto umfangreicher können die Dateienausgewertet werden.

Je stärker attribuiert wird, desto leichter können Fehler in derZuordnung entstehen.




Indexierung und Attribuierung

Index = Verzeichnis

Attribut = Merkmal

Personalnummer

Registerfächer

Dokumentart

Dokumentdatum

Sachzusammenhang

10065

Beurteilungen

Bericht/Protokoll

15.06.2007

Personalentwicklung

Entgelt

Etc.



Datenschutz


Datenschutz

Personalakte und Datenschutzgesetz

Die Personalakte ist kein ausgewiesener Gegenstand desBundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Der Begriff taucht in dem Gesetz nicht auf.

Das BDSG regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, nichtaber eine bestimmte Form der Datenhaltung.

Gleichwohl unterliegt gerade die elektronische Personalakte als eineEDV-Anwendung, die ausdrücklich und konzentriert personenbezogeneDaten verarbeitet, den Bestimmungen des BDSG.


Datenschutz

§ 1 Bundesdatenschutzgesetz, BDSG

"Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen,dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Datenin seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird."

Das BDSG ist ein "Verbotsgesetz" mit Erlaubnisvorbehalt.

Die digitale Verarbeitung von personenbezogenen Daten istgrundsätzlich verboten, es sei denn, dass es eine Rechtgrundlagedafür gibt.


Datenschutz

Erlaubnis – Rechtsgrundlage

Das BDSG verlangt eine Rechtsgrundlage, um personenbezogeneDaten zu verarbeiten.

Rechtsgrundlage kann auch das BDSG selbst sein:

§ 32 BDSG:Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungs-verhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.

einfache Personalakte wäre mit § 32 regelmäßig abgedeckt

Eine qualitative Personalakte hätte keine sichere Rechtsgrundlage.

Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können in jedem Fall einesichere Rechtsgrundlage schaffen.


Datenschutz

Löschverpflichtung

Nach § 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen,wenn sie unzulässig erhoben oder gespeichert wurden, ihre Richtigkeitnicht bewiesen werden kann oder ihre Kenntnis für die Erfüllung derAG-Pflichten nicht mehr erforderlich ist.


MitbestimmungBetriebsvereinbarung


Betriebsvereinbarung

Gegenstand

Benennung des Systems und seiner Komponenten

Definition des Begriffs Personalakte

Verweis auf "verteilte" Bestandteile der PersonalakteZugehörigkeit von Daten und Dateien in anderen verbundenentechnischen Systemen (z.B. SAP HR)



SchriftwechselBescheinigungenPersönliche Ereignisse

Sonstige

FortbildungenWeiterbildung

ZeugnisseZielvereinbarungenAbmahnungen

Beurteilung

EinstufungSonderzahlungenGehaltsnachweise

Gehalt

ArbeitsvertragVertragsänderungenBeendigung

Vertrag

BewerbungBewerbungs-ZeugnissePersonalbogen

Einstellung

UnterlagenRegister

Inhalte und Gliederung



Einscannen der Dokumente

Dokumente nur als "Image"-Dateien

kein Abspeicherung über ein Texterkennungsprogramm

keine oder nur sehr beschränkte Verschlagwortung

Scannen nur durch Personen, die besonders auf die Vertraulichkeitverpflichtet wurden und die diese Aufgabe dauerhaft ausführen.



Zugriffsrechte auf die Personalakte

Wie klein oder groß ist der Personenkreis der Zugriff hat?

Auf wen haben Vorgesetzte Zugriff?

Sind Zugriffsbefugnisse an konkrete Aufgaben gebunden?

Sind die Berechtigungen differenziert?

Lese-, Änderungs- und Löschberechtigungen

Berechtigungen auf bestimmte Register

Zugriff auf die eigene Personalakte

etc.



Auswertungen / Recherchemöglichkeiten in der EPA

Es stehen folgende Daten zur Verfügung:

Stammdaten

Alle Wörter aller Dokumente

Attribute der Dokumente

Denkbare Recherchen:

Mitarbeiter Standort x, älter y, Abmahnung, Familienstand,Eingruppierung, Personalbeurteilung, Fehlzeiten, Fortbildung etc.

Jede Kombination ist möglich.

Der (Alb-)Traum vom gläsernen Mitarbeiter wird möglich.

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