Schnellerer digitaler WandelSteigerung der Produktivität durch schnelle Workflowautomatisierung

Warum dauert der digitale Wandel so lange?

Unternehmen verwenden Hunderte oder sogar Tausende von Prozessen (abhängig von der Definition des Begriffs „Prozess“). Aber ihre Ressourcen sind begrenzt.

Aus diesem Grund ist es schwierig, den digitalen Wandel in einem einzigen Schritt umzusetzen. Sie müssen Prioritäten setzen.

Doch so kommen Sie nur langsam voran und viele Prozesse können erst später digitalisiert werden (nach unserer neuesten Umfrage betrifft dies mehr als die Hälfte der Prozesse).

Wie können Sie den Wandel vorantreiben?

Geschwindigkeit der Digitalisierung papierbasierter Prozesse1

Bei 48 %nimmt die Geschwindigkeitzwar zu, ist jedoch immernoch langsam

Bei 37 %ist kein odernur wenigFortschrittspürbar

Bei < 15 %erfolgt die Digitalisierungschnell oder ist sogarbereits abgeschlossen05

60

30

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2535

1 AIIM, Paper-Free Progress: Measuring Outcomes, 2015

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Wie wäre es, wenn Sie Ihre Prioritäten und Zeitpläne für den digitalen Wandel ohne Kompromisse einhalten könnten?

Unmöglich?

Das glauben wir nicht. Wir sind davon überzeugt, dass Sie den digitalen Wandel ohne Abstriche bei den Prioritäten auf wesentlich mehr Menschen und Prozesse ausweiten können.

Aufdecken ungenutzter Potenziale

Worin besteht der Trick?

Das Geheimnis besteht darin, die Unterschiede zwischen den verschiedenen Formen des digitalen Wandels zu verstehen.

Ja, Sie haben richtig gelesen.

Digitaler Wandel hat je nach dem Zusammenhang eine andere Bedeutung – und dadurch eröffnet sich eine Chance. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie die geeignete Vorgehensweise ermitteln und die sich Ihnen bietenden Chancen ergreifen.

3Schnellerer digitaler Wandel

Ihre neue Perspektive

Im Folgenden erfahren Sie:

• Wo sich Ihnen eine Chance bietet: Das „Niemandsland“ des digitalen Wandels, das förmlich nach Aufmerksamkeit schreit

• Wie die Chance aussieht: Schnelle Erfolge durch Workflowautomati-sierung – geringe Investitionen führen zu großen Erfolgen (z. B. zur Verdopplung der Mitarbeiterproduktivität)

• Wie Sie die Chance nutzen: Einfache Schritte, mit denen Sie in wenigen Monaten Ergebnisse erzielen

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Die vielen Gesichter des digitalen Wandels

„Das digitale Unternehmen ist heute Realität und weist den Weg zum Wettbewerbsvorteil.“Gartner, 20152

2 Gartner, Building the Digital Platform: Insights From the 2016 Gartner CIO Agenda Report, 2015

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Im engeren Sinne bezeichnet der „digitale Wandel“ den Weg zum papierlosen Arbeiten. Im weiteren Sinne geht es darum, Arbeitsabläufe neu- und umzugestalten.

Dazwischen liegt ein breites Spektrum weiterer Bedeutungen des Begriffs „Digitaler Wandel“. Es gibt kein „Richtig“ oder „Falsch“, weil „Wandel“ etwas Relatives ist. Vieles hängt von Ihrem Ausgangspunkt ab.

Der Weg des digitalen Wandels: drei Welten in einem Unternehmen

Die vielen Gesichter des digitalen Wandels

Papier, überall Papier

Dokumente werden zwardigital erstellt, aber inPapierform verwendet,übertragen und abgelegt.

Manueller Mix & Match

Prozesse sind manuell;es wird sowohl mit digitalenals auch mit papierbasiertenFormaten gearbeitet.

Digital neu- und umgestaltet

Digitale Eingaben undAusgaben; datengestützte,hochautomatisierte Prozesse.

In den Achtzigern verharren Niemandsland Das digitale Unternehmen

Von Papier zu Apps

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Verharren in den Achtzigern: Hier muss ganz klar ein Wandel erfolgen

Digital eingescannte Patientenakten anstelle von Papierakten helfen Ärzten, bessere Entscheidungen zu treffen, und retten so möglicherweise sogar Leben.

Tatsächlich wissen Organisationen fast immer die enormen Vorteile in Bezug auf Agilität, Produktivität und Effizienz zu schätzen, die sich allein durch die papierlose Abwicklung von Prozessen ergeben.

Aus diesem Grund ist papierloses Arbeiten für den digitalen Wandel von entscheidender Bedeutung. Und daher erhalten meist die zentralen Geschäftsprozesse, die sich seit den Achtzigern nicht wirklich verändert haben, beim digitalen Wandel die höchste Priorität.

Der Weg zum digitalen Unternehmen

Das ultimative Ziel des digitalen Wandels ist das neu gestaltete digitale Unternehmen. Allerdings wurden meist erst wenige Bereiche des Unternehmens auf diese Weise umgestaltet – oder haben oberste Priorität beim Wandel.

Gestrandet im Niemandsland

Die Mehrzahl der Prozesse befindet sich im Niemandsland zwischen der rein papierbasierten Nutzung und der umfassenden Digitalisierung. Bei genauerer Betrachtung erkennen wir im Niemandsland viel Frustration. Abhilfe können möglicherweise Übergangsformen des digitalen Wandels schaffen.

Schauen wir uns diese Möglichkeit einmal genauer an.

Die vielen Gesichter des digitalen Wandels

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Neue Chancen durch Erschließen des Niemandslands

„Bis 2018 werden mindestens 20 % aller Arbeitskräfte Technologien zur automatisierten Unterstützung bei der Entscheidungsfindung und der Erledigung von Aufgaben nutzen.“IDC, Nov. 20153

20183 IDC FutureScape: Worldwide Digital Transformation 2016 Predictions (Dok.-Nr. 259616), Nov. 2015

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Neue Chancen durch Erschließen des Niemandslands

Prozesse im Niemandsland sind aus zwei Gründen frustrierend:

1. Papier dringt in Prozesse vor, die ansonsten vollkommen digitalisiert sind.

2. Es sind ständig manuelle Eingriffe erforderlich.

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Neue Chancen durch Erschließen des Niemandslands

Mehr als 50 %der Wissensarbeiter glauben,dass sie Dokumente zumUnterzeichnen drucken müssen.4

4 AIIM, The Digital Office - Improving the Way We Work, 2015

1. Papier ist eine Plage

Im Niemandsland werden bereits digitalisierte Prozesse durch zusätzlichen Einsatz von Papier wieder verlangsamt. Ein Beispiel:

Mehr als die Hälfte der Wissensarbeiter glauben, dass sie Dokumente zum Unterzeichnen drucken müssen.4

Denken Sie einmal über Folgendes nach: Im Privatleben können wir Bücher und Musik kaufen oder unseren Urlaub buchen, ohne Stift und Papier in die Hand zu nehmen.

Im Geschäftsleben jedoch können Manager ihre Genehmigung nicht durch digitales Unterzeichnen eines Dokuments erteilen und Entscheidungsträger können Verträge nicht rechtsgültig abschließen, ohne sie vorher zu drucken.

Und was geschieht, nachdem das Dokument gedruckt und unterzeichnet wurde? Dann müssen Sie es umständlich wieder mit der Methode Ihrer Wahl – Scannen oder Fotografieren – digitalisieren. Oder Sie geben auf und versenden es per Post.

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Neue Chancen durch Erschließen des Niemandslands

2. Defizite digitaler Prozesse

Ein weiterer Anlass für Frustration im Niemands-land hat zwar nichts mit Papier zu tun, ist aber genauso ärgerlich.

Denken Sie an all die Prozesse mit mühsamen manuellen Aufgaben:

• Endlose, sich ständig wiederholende Überarbeitungen von Tabellenkalkulationen

• Nicht enden wollende Runden von E-Mail-Rundschreiben und Nachverfolgungen

• Ermüdende Neueingaben von Daten in Datenbanken und Aktensysteme

• Durchforsten Dutzender unterschiedlicher Dateiablagesysteme

Die Prozesse an sich sind zwar alle digital, aber bei jedem Schritt ist ein manueller Eingriff erforderlich. Die Prozesse sind so langsam und schwerfällig, anfällig für Fehler und Auslassungen, voller sich wiederholender Aufgaben ohne jegliche Wertschöpfung.

Und die Kosten für das Unternehmen summieren sich über die vielen Menschen und Prozesse, die im Niemandsland gestrandet sind.

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Neue Chancen durch Erschließen des Niemandslands

Schnelle Erfolge durch Workflowautomatisierung

In nur drei Monaten können Sie die meisten Anlässe für Frustration bei einem Prozess aus dem Weg räumen.

Wir reden über die schnellen Erfolge, die Quick Wins des digitalen Wandels, die mit geringem Zeit- und Geldaufwand erzielt werden können. Ergebnisse wie die nebenstehenden sind die Regel:

Verdoppelung derMitarbeiterproduktivität

Deutliche Reduzierung der Reaktionszeit: von Tagen zu Stunden und sogar zu Minuten

80 % geringere Fehlerquote;bessere Fehlererkennungund Konformitätsprüfung

Einsparungen in Höhe von 1 €pro Stunde und Mitarbeiter, da dasDrucken von Dokumenten entfällt

1 €/h

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Automatisierung von Workflows innerhalb weniger Monate

„Workflowautomatisierung und wichtige Bereiche wie ‚Internet der Dinge‘, ‚Mobilität‘, ‚Datenanalyse‘ und ‚Crowdsourcing‘ über-schneiden sich zunehmend.“Andy Jones, Vice President, Workflow Automation, Large Enterprise Operations, Xerox5

5 Zitiert von Nathan Eddy in „Xerox Rolls Out Workflow Automation Platforms“, eWeek, Nov. 2015

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Verbannen Sie Papier und mühsame manuelle Arbeiten mit den folgenden vier Schritten aus zahlreichen Geschäftsprozessen.

1. Ermittlung potenzieller Ziele für schnelle Erfolge

Halten Sie nach papierlastigen Prozessen oder solchen mit repetitiven Tätigkeiten und Entscheidungen Ausschau, bei denen Menschen Dinge anschieben müssen oder als Schnittstelle zwischen den Systemen agieren.

Diese Prozesse können schnell und präzise mithilfe von Datenanalysen ermittelt werden. Umfragen haben gezeigt, dass Unternehmen zwar über Analysetools verfügen, diese jedoch nicht nutzen. Dies ist unbegreiflich, wenn man bedenkt, welche Erkenntnisse sie liefern könnten.

Wenn Sie nicht über die richtigen Analysetools verfügen, sprechen Sie mit den Experten. Mit den richtigen Tools in den richtigen Händen lässt sich gewöhnlich innerhalb einer Woche viel Veränderungspotenzial aufdecken, das leicht umsetzbar ist und großartige Ergebnisse liefert.

2. Auswahl des besten Präzedenzfalls

Wählen Sie aus den ermittelten Zielen einen Prozess aus, der ohne oder fast ohne Umgestaltung oder Veränderung bestehender Systeme digitalisiert und automatisiert werden kann.

So sehen Sie innerhalb weniger Monate Ergebnisse.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, sprechen Sie mit den Experten. Sie werden überrascht sein, wie leicht Prozesse ohne fundamentale Änderung automatisiert werden können: Allein mit der richtigen Software können bestehende Systeme plötzlich wunderbar miteinander kommunizieren. Wir haben es bei verschiedensten Prozessen ausprobiert – vom Onboarding neuer Mitarbeiter über Spesen-überprüfung und Lebenszyklusmanagement von Zuliefererverträgen bis zur Kontoeröffnung.

Wenn Ihnen die Prozessauswahl schwerfällt, wählen Sie den von Führungskräften am besten unterstützten Prozess aus oder den Prozess, bei dem die direkt betroffenen Mitarbeiter am offen-sten für Veränderungen sind (oder beides).

Automatisierung von Workflows innerhalb weniger Monate

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Automatisierung von Workflows innerhalb weniger Monate

Tag

1

Beschreibung des Sollzustands und derProzesslandkarte; Ermittlung der Kosten undder zu erwartenden messbaren Ergebnisse.

Entwicklung und Test der Lösung; Koordinierungder Änderungen (Unterstützung betroffener Mitarbeiter,

Festlegung neuer Prioritäten und Rollen).

Bereitstellung der Lösung.

Wochen

1-4Wochen

5-9Wochen

10-13

Workshop, um die bestehendenProzesse zu erfassen und eineProzesslandkarte zu erstellen.

3. Implementierung

Hier sehen Sie einen Beispielzeitplan. Denken Sie daran, die Prozessanwender bei jedem Schritt in den Mittelpunkt zu stellen.

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Erfolge:

Zufriedenere Mitarbeiter

Sie können sich um anspruchsvollere Aufgaben kümmern, bei denen Menschen Maschinen überlegen sind:

Ausnahmesituationen handhaben.

Nutzenbasierte Entscheidungen treffen.

Dingen eine menschliche Note verleihen.

... und kreativ an neuen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung des Unternehmens arbeiten.

Automatisierung von Workflows innerhalb weniger Monate

4. Wiederholung

Wenn Sie alles richtig gemacht haben, werden die Vorteile offenkundig sein. Sie verfügen nun über eine flexible, wiederverwendbare Methode und Lösung, die Sie auf andere Prozesse anwenden können und deren Nutzen mit jeder Wiederholung steigt.

Dies sind die üblichen Ergebnisse:

• Verdoppelung der Mitarbeiterproduktivität.

• Deutliche Reduzierung der Reaktionszeit: von Tagen zu Stunden und sogar zu Minuten.

• 80 % geringere Fehlerquote, bessere Fehlererkennung und Konformitätsprüfung.

• Einsparungen in Höhe von 1 € pro Stunde und Mitarbeiter, da das Drucken von Dokumenten entfällt.

Zufriedenere Kunden

Unmittelbare Folge schnellerer, einheitlicherer und zuverlässigerer Abläufe.

Zufriedenere Stakeholder

Aufgrund der Minimierung von Risiko und Kosten.

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Wir helfen Ihnen gerne

Wir sind davon überzeugt, dass Unternehmen florieren, wenn Mitarbeiter, Prozesse und Technologie harmonieren und gemeinsam für bessere Arbeitsabläufe sorgen. Und dies sollte sich schnell umsetzen lassen.

Mit unseren bewährten Methoden können Sie den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben. Sprechen Sie mit uns darüber!

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17Vorantreiben des digitalen Wandels

Wenn Sie an unserer Umfrage zur Prozessdigitalisierung unter IT-Führungskräften interessiert sind und mehr darüber erfahren möchten, welchen Beitrag die Dokumentenanalyse leisten kann, klicken Sie hier, um unseren Bericht herunterzuladen.

Weiteres Informationsmaterial

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Infos zu Xerox.

Xerox unterstützt Organisationen in aller Welt dabei, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern. Wir setzen unsere Erfahrung in den Bereichen Bildverarbeitung, Geschäftsprozesse, Analyse, Automatisierung und Benutzerorientierte Erkenntnisse dazu ein, durch Umgestaltung der Arbeitsabläufe höhere Produktivität, mehr Effizienz und stärkere Personalisierung zu erreichen.

Wir sind in über 180 Ländern geschäftlich tätig. Unsere mehr als 140.000 Mitarbeiter schaffen bedeutsame Innovationen und bieten Geschäftsprozessservices, Drucksysteme sowie Software und Lösungen, die sowohl unseren Kunden als auch deren Kunden den Arbeitsalltag wirklich erleichtern. Weitere Informationen finden Sie unter www.xerox.com.

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