Schulamt in der Stadt Ingolstadt

Unterrichtssituation 2016 (Oktoberstatistik)

mit dem neuen Schulverwaltungsprogramm

ASV

an

Grund- und Mittelschulen

(nach der Vorlage der ASV-Multiplikatoren im Landkreis Eichstätt)

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UNTERRICHTSSITUATION (OKTOBERSTATISTIK) AN GRUND-

UND MITTELSCHULEN

Im Schuljahr 2016/17 wird ASV produktiv an allen Grund- und Mittelschulen eingeführt. Nach der Oktoberstatistik 2016 mit WINSD und WinLD werden die Daten in ASV übernommen. Vor der Altdatenübernahme sollten die Änderungen des KM in WinLD abgeschlossen sein (die Daten hierzu erhalten die Schulen per OWA-Postfach).

Erstmals wird von allen Grund- und Mittelschulen die Unterrichtssituation = US (entspricht der Oktoberstatistik) mit ASV gemeldet. Da der Datenstand der Oktoberstatistik übernommen wird, sind die Lehrer- Schüler- und Unterrichtsdaten bereits in ASV vorhanden und müssen nur noch überarbeitet werden.

DOKUMENTATION ZUR ERSTELLUNG DER

UNTERRICHTSSITUATION (US) 2016

Voraussetzung zur Erstellung der US ist, dass

1. die Altdatenübernahme durchgeführt ist und 2. ein Benutzer mit Schulleitungsrechten existiert.

Die nachfolgende „US Roadmap“ gibt einen Überblick über die Schritte zur US-Erstellung und ist zu den entsprechenden Kapiteln der Online-Doku verlinkt. Ebenso wird die Verwendung folgender Dateien und Materialien empfohlen:

Checkliste / Zeitplanung zur US

Ablaufpläne auf der Homepage des Schulamtes Ingolstadt

Video-Tutorials zur US (siehe Linkliste auf der Homepage des Schulamtes

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Schritte zur US-Erstellung Link zur Doku

A.US-Vorbereitung B.Datenpflege in ASV C.Datenübermittlung D.Abgabe der US

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HINWEISE ZU DEN LEHRERDATEN

Öffnen Sie das Modul Lehrkräfte durch Klick auf das entsprechende Icon oder über das Menü Datei → Personal → Lehrkräfte.

Es empfiehlt sich zunächst eine Durchsicht der Daten auf grobe Fehler. Falls Sie gravierende Fehler vermuten (fehlende Lehrer, etc.), wenden Sie sich bitte an Ihren Multiplikator.

Bitte führen Sie die beschriebenen Pflegearbeiten nacheinander durch.

Übersicht

1. Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis 2. Anrechnungen und Funktionen 3. Eintrag der mobilen Reserve an Grund- und Mittelschulen 4. Eintrag von Förderlehrkräften an Grund- und Mittelschulen

ÜBERARBEITUNG DER DATEN ZUM DIENST- UND BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNIS

Abweichend vom bisherigen Verfahren sind bei den Daten zum Beschäftigungsverhältnis der Lehrkräfte (Reiter 14/15) folgende Einträge vorzunehmen bzw. zu überarbeiten, die Sie bitte der jeweils aktuelllen Liste Beschäftigungsverhältnis entnehmen.

Eine Übersicht über die einzelnen Fälle und Eintragungshinweise finden Sie in den folgenden Excel-Dateien:

Neuer Artikel Beschäftigungsverhältnis

Achtung: Neue Ausgabe seit 23.05.2014, in der die Änderungen gegenüber der Vorgängerversion farblich hervorgehoben sind.

Bitte suchen Sie in den genannten Dateien die notwendigen Eintragungen für beispielsweise folgende Fälle:

beurlaubten (z.B. nach Art. 44 BaySchFG) Lehrkräften Religionslehrkräften auf Abstellungsvertrag in Teilzeit Religionslehrkräften auf Abstellungsvertrag allgemein Lehrkräften in Elternzeit bzw. Beurlaubung abgeordneten Lehrkräften Lehrkräften in der Freistellungsphase des ATZ-Blockmodell

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Hinweis Altdatenübernahme

Nach einer Altdatenübernahme müssen bei Personen in der Freistellungsphase die Eintragungen auf dem Reiter „Einsatz xx/xx“ (i.d.R. aktuelles Schuljahr, z.B. „Einsatz 14/15“) geändert bzw. überprüft werden:

Beschäftigungsart Teilzeitgrund Ggf. Eintrag bei Beurlaubung/Abwesenheit löschen UPZ: Wie vor dem Eintritt in die Freistellungsphase In Tabelle „Längerfristiger Ausfall“ eintragen:

o Ausfallsart „FR“ (Freistellungsphase) o WStd = UPZ o Dauer der Freistellungsphase von … bis

Abgang: Beim Eintritt in die Freistellungsphase wird ein Abgang gesetzt Im Reiter „Einsatzschulen Übersicht“ sollte dann die Stundendifferenz 0

betragen.

Folgende Screenshots zeigen beispielhaft die Situation bei einer Lehrkraft, die vor Eintritt in die Freistellungsphase Vollzeit unterrichtet hat.

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Anrechnungen und Funktionen

Im Reiter der Schule werden die Anrechnungen und Funktionen der Lehrkräfte eingetragen.

Abschließend empfiehlt es sich, alle Lehrkräfte bei geöffnetem Reiter Einsatzschulen Übersicht durchzuklicken und dabei zu überprüfen, ob die Stundendifferenz bei allen Lehrkräften auf 0 steht.

Sie sind nun mit der Überarbeitung der Lehrerdaten fertig und können die Datenprüfung im Bereich Lehrkräfte aufrufen, um die restlichen Probleme zu beseitigen.

Bei Teilzeitlehrkräften ist manchmal nach der Bearbeitung der Aufruf des Teilzeitantrages (Reiter Einsatz, Button Teilzeitanträge) nötig. Dies ergeht aus der entsprechenden Fehlermeldung bei der Datenprüfung.

Eintrag der mobilen Reserve an Grund- und Mittelschulen

Problem: Wird eine mobile Reserve an Grund- und Mittelschulen im Reiter Einsatz SJ/SJ mit der korrekten Zahl der Wochenstunden eingetragen (Screenshot 01), wird die Gesamtbilanz im Reiter Einsatzschulen Übersicht richtig dargestellt (Screenshot 02), allerdings kommt es bei der Plausibiltätsprüfung zu einem Muss-Fehler: F_dst_lks_upzindividuell_05: […] Offenes Deputat, die Lehrkraft ist nicht vollständig eingeteilt (Screenshot 03).

Screenshot 01: Eintrag Reiter Einsatz 13/14

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Screenshot 02: Gesamtbilanz Einsatzschulen Übersicht

Screenshot 03: Muss-Fehler bei der Plausibilitätsprüfung

Trägt man hingegen im Reiter Schule bei der Lehrkraft im Maskenelement Anrechnungen LRM (Mobile Reserve) mit der entsprechenden Stundenanzahl ein (Screenshot 04), so ist die Gesamtbilanz bei Einsatzschulen Übersicht fehlerhaft (Screenshot 05).

Screenshot 04: Eintrag Anrechnungen

Screenshot 05: Gesamtbilanz Einsatzschulen fehlerhaft

Lösung: Tragen Sie die Zahl der Anrechnungsstunden, die sich aus der mobilen Reserve ergeben, im Reiter der Einsatz-Schule ein (siehe Screenshot 04).Im Reiter Einsatz SJ/SJ vermerken Sie zwar die Art der mobilen Reserve, aber ohne die Angabe der Stundenzahl. Dann sollte auch die Plausibilitätsprüfung fehlerfrei verlaufen.

Screenshot 06: Eintrag Reiter Einsatz 13/14

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Eintrag von Förderlehrkräften/ Förderlehrer an Grund- und Mittelschulen

Problem: Nach der Altdatenübernahme wird die Förderlehrkraft im Reiter Einsatz SJ/SJ im Feld UPZ nur mit den in der Matrix verbuchten eigenverantwortlichen Stunden eingetragen. Dies führt bei der Plausibiltätsprüfung zu folgendem M-Fehler (siehe Screenshot 01).

Screenshot 01: Fehlermeldung

Lösung: Tragen Sie im Reiter Einsatz SJ/SJ (siehe Screenshot 02) die entsprechende Beschäftigungsart (hier: Vollzeit) und die dazugehörige UPZ (hier: 28) ein.

Screenshot 02: Eintrag Reiter Einsatz 13/14

Im Reiter Schule (siehe Screenshot 03) erhalten Sie einen Überblick über den eigenverantwortlichen Unterricht an dieser Schule. Die an Ihrer Schule verbleibenden Stunden zur individuellen Förderung tragen Sie bitte im Feld „Anrechnunungen, Fördermaßnahmen, Betreuung, Vertretungsreserven“ unter dem Schlüssel „ILF - indiv. Lernförderung (FöL)“ ein.

Screenshot 03: Eintrag Reiter Schule

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PFLEGE DER LEHRERDATEN

a) Überarbeitung Reiter "Person"

Bearbeitung nach Altdatenübernahme

Namen, Vornamen, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, … prüfen und ergänzen PKZ prüfen: Test mit „Stammdaten anfordern“

Ist die PKZ einer Lehrkraft im ZSS-System bekannt, öffnet sich ein Fenster, in dem bisherige und neue Daten abgeglichen werden. Der Eintrag des eigenen Systems „bisheriger Wert“ kann durch den „neuen Wert“ (gespeichert auf ZSS-Server) ersetzt werden. Der „neue“ Wert muss nicht der richtige Wert sein!

Zeile soll übernommen werden: Zeile markieren - markierte Änderungen anklicken Keine (weiteren) Änderungszeilen sollen übernommen werden: Änderungsdatensatz verwerfen

Der Abgleich klappt nicht: Die Lehrkraft oder deren PKZ ist unbekannt.

Anleitung zur PKZ-Anforderung

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Neue Lehrkraft anlegen

Eine neue Lehrkraft muss in ihrem System neu angelegt werden: Lehrkraft neu anlegen

Das Kürzel einer Lehrkraft lässt sich unter dem Reiter „Schulnummer GMS“ in der untersten Zeile anpassen.

b) Überarbeitung Reiter "Dienst"

Rechtsverhältnis, Dienstherr, Amtsbezeichnung,Beschäftigungsverhältnis und Besoldung überprüfen:

Siehe Tabelle

Lehramt abgelegte Prüfung:

Lehrer GS /MS gs / lm

Fachleher fl

Förderlehrer fö

Nur 1. Lehramtsprüfung ne

Sonderpädagoge (Inklusionsschule) ls

LA Realschule, Gymnasium lr, lg

Pfarrer gt

Religionspädagoge (voll ausgeb.) rl

Relpäd, Katechet (n. voll ausgeb.) sr

Lehrerlaubnis und Lehrbefähigung:

Eine Lehrbefähigung erreicht man durch ein bestandenes 1. oder 2. Staatsexamen oder durch eine entsprechende Anerkennung: Studiertes Fach, Didaktikfächer, Fachlehrer, Pfarrer, Religionspädagogen, …

Die Lehrerlaubnis/Unterrichtsgenehmigung wird üblicherweise durch eine Zusatzausbildung anerkannt: Z.B. Englisch für GS mit Methodikkurs, Schwimmen, …

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Kirchliche Lehrerlaubnis bei abgelegter Vocatio (evangelisch) oder missio canonica (katholisch) eintragen. Eine kirchliche Lehrerlaubnis kann auch für eine bestimmte Zeit unter bestimmten Voraussetzngen (Lehrermangel, …) beantragt sein.

Nach der Altdatenübernahme ist besonders die Lehrerlaubnis zu überprüfen. Die übernommenen Fachbezeichnungen stimmen nicht immer mit den Bezeichnungen in ASV überein. Bei kirchlicher Lehrerlaubnis muss zwingend eine Lehrerlaubnis oder Lehrbefähigung eingetragen werden.

Zuerst Schulart wählen, dann Fach über „Info“ wählen

c) Überarbeitung Reiter "Einsatz Schuljahr"

Beschäftigungsverhältnis:

Beschäftigungsverhältnis Wert Beispiel/Zusatzeintrag

Vollzeit vz Beamte, Supervertrag, Angestellte, Relpäd,…

Teilzeit (>=1/2 von vz) tz

Beamte, Supervertrag, Angestellte, Pfarrer,Kaplan, Vikar, Relpäd, Katechet,…; Teilzeitgrund muss angegeben sein: bei kirchl. Lehrkräften so, familienpolitisch, antragsteilzeit, teildienstfähig (keine Wiedereingliederung/Rekonvaleszenz)

Weniger als Hälfte (<1/2 von vz)

wh Beamte, Supervertrag, Angestellte, Pfarrer,Kaplan, Vikar, Relpäd, Katechet,…Teilzeitgrund muss angegeben sein

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Beschäftigungsverhältnis Wert Beispiel/Zusatzeintrag

Vorbereitungsdienst vd Lehramts- Fachlehrer-, Förderlehreranwärter

Ohne Einsatz oe

Ein entsprechender Eintrag unter Beurlaubung/Abwesenheit ist nötig, z. B. Elternzeit (nicht Mutterschutz), einstweiliger Ruhestand, …

Nicht melden nm Bei Wechsel LAA1 an eine andere Schule; Lehrkräfte, die eventuell wieder kommen, aber nicht gemeldet werden

Bei Teilzeitlehrkräften ist manchmal nach der Bearbeitung der Aufruf des Teilzeitantrages (Reiter „Einsatz“, Button „Teilzeitanträge“) nötig. Dies ergeht aus der entsprechenden Fehlermeldung bei der Datenprüfung.

Freistellung (Sabbatjahr) und Altersteilzeit

Sabbatjahr Umfang zwischen 3 und 10 Jahre. Dabei sind verschiedene Modelle zu beachten:

Sabbatjahr, z.B. 2 Jahre Arbeit/ bei 1/3 weniger Gehalt/ 1 Jahr Freistellung bei 1/3 weniger Gehalt Sabbatjahr Arbeitsphase, Sabbatjahr Freistellungsphase

Teilzeitmodell (KMS gibt es, aber noch keine Regelung getroffen)

Altersteilzeit

Altersteilzeitmodell Blockmodell

UPZ:

Die vom Schulamt zugewiesene UPZ eintragen, bei Altdatenübernahme überprüfen

Bei Pfarrern, Relpäds, … nur die Stunden eintragen, die diese auch im GMS-Bereich tätig sind.

UPZ muss mit den übrigen Einsatzschulen einer Lehrkraft, die an mehreren Schulen tätig ist, abgeglichen werden.

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Ermäßigungen (anteilige)

Ermäßigungen sind nur von der Stammschule einzutragen!

Art, Zahl der Ermäßigungsstunden, Dauer der gewährten Ermäßigung eintragen:

Bemerkung hinzufügen: Dazu „Bem“-Spalte bei gedrückter linker Mouse-Taste 2 Spalten nach links ziehen.

Dann lässt sich das Bemerkungsfeld öffnen!

Eintrag vornehmen und speichern.

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Abordnung an eine nichtschulische Dienststelle

Art, Wochenstunden, Zeit eintragen. Dienststelle über den Info-Knopf auswählen.

Längerfristiger Ausfall

Art und Dauer eintragen. UPZ und WStd des Ausfalls müssen gleich sein. Eintrag bei: Mutterschutz, Freistellungsphasen, z.B. Sabbatjahr, Altersteilzeit

Blockmodell Freistellung, sonstiges (auch Wiedereingliederung entsprechend der Stundenzahl: UPZ=Stunden Wiedereingliederung + erteilte Stunden )

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Mobile Reserve

Bei der Meldung der mobilen Reserve sind verschiedene Szenarien zu beachten:

1. Lehrkraft der eigenen Schule ist mobile Reserve und an der eigenen Schule im Einsatz: Einsatz eigene Schule

2. Lehrkraft der eigenen Schule ist mobile Reserve und an einer anderen Schule im Einsatz: Einsatz fremde Schule

3. Die mobile Reserve einer anderen Schule ist längerfristig (> 3 Monate) an der eigenen Schule eingesetzt: Einsatz fremde Mobile Reserve

4. Mobile Reserve ist selbst nicht einsatzfähig: Nicht einsatzfähig

Zugang und Abgang

In folgender Excel-Tabelle sind die Situationen für „Zugang und Abgang“ dargestellt. Tabelle Zu- / Abgänge

d) Überarbeitung Reiter "Einsatzschulen Übersicht"

Die Lehrkraft ist überwiegend an der eigenen Schule tätig:

Schulnummer der anderen Schule eintragen / auswählen Zahl der WStd, die an der anderen Schule unterrichtet werden, eintragen Keine WStdwiss eintragen

Lehrkraft unterrichtet mehr als die Hälfte ihrer Stundenzahl an einer anderen Schule:

Schulnummer der anderen Schule eintragen / auswählen Zahl der WStd, die an der anderen Schule unterrichtet werden, eintragen Unter Reiter „Einsatz Schuljahr xx/yy“ Abgang „w“ und Datum eintragen Schulnummer der Stammschule bleibt unter dem Reiter „Dienst“ erhalten Keine WStdwiss eintragen

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Die Lehrkraft unterrichtet an einer kombinierten Grund- /Mittelschule unter einer Schulleitung:

Ziel: Beide Schulen müssen der Lehrkraft zugeordnet sein Besteht nur ein Eintrag unter dem Reiter („Einsatzschulen Übersicht“)–>

Wechsel zu Reiter „Einsatz Schuljahr xx/yy“ Neue Einsatzschule (1), Einsatzschule auswählen (2), zusätzlicher Reiter

„Schulnummer GMS“ (3) erscheint

Vor der US-Meldung muss bei jeder Lehrkraft in der Gesamtbilanz die

Stundendifferenz „0“ betragen!

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e) Überarbeitung Reiter "Schulnummer GMS"

Unterricht in der Matrix der Unterrichtsverteilung

Unterrichtseinsätze kontrollieren Unterricht kann gelöscht werden Unterricht muss in der Matrix neu angelegt und diesem Schüler zugewiesen

werden

Besonderer Unterricht

Fächer müssen für den besonderen Unterricht entsprechend der Schulart angelegt sein (Fächer anlegen)

Einträge auf Vollständigkeit prüfen: Sollte ein Eintrag fehlen, diesen besonderen Unterricht hier löschen (rote Kreuz) und unter besonderer Unterricht (Liste besonderer Unterricht anklicken) neu anlegen/anpassen

Schüler müssen namentlich zugeordnet sein: Liste besonderer Unterricht anklicken

Anrechnungen

Besondere Anrechnungen:

Kürzel Art

ds/dv

Schulleiter, ständiger Vertreter: Bei kombinierter Grund- und Mittelschule sollten die Anrechnungen des Schulleiters/Vertreters in beiden Schulen ausgewiesen sein, wenn sie in einer Schule keinen Unterricht haben. Sie müssen dazu für jede Schule angelegt sein.

wkE Kooperation Elementarbereich / Primarbereich

wkM Kooperationsmodell MS/GS /RS /WS

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Kürzel Art

vk Vorkurs

ILF Förderlehrer: Stunden zur individuellen Lernförderung

gs Grundschullehrkraft an Gymnasium /Realschule

LRM Mobile Reserve

Alle weiteren Tätigkeiten, die mit Anrechnungsstunden versehen sind (Fachberater, Seminarleiter, Betreuungslehrer, Praktikumslehrer, sonstiges), werden aufgeführt.Wenn die Tätigkeit nicht eindeutig erkennbar ist (z.B. sonstiges), muss eine Erläuterung im Bemerkungsfeld erfolgen.

Bei der Eintragung von Anrechnungen und Funktionen darf eine Art (z.B. wx) nur einmal vorkommen (mehrfache Einträge erzeugten 2015 ein Problem bei der Übermittlung der Statistik). Alle Einträge bei einer Lehrkraft, die in Art und „von“-Datum übereinstimmen, müssen zu einem Eintrag zusammengefasst werden.

Eine Anrechnungsart (z.B. wx, 2 Stunden) darf nicht mehrfach eingetragen werden (wx 1 Stunde,wx 1 Stunde).

Korrekte Eintragung: Löschen einer Anrechnung durch Klick auf das X hinten in der Zeile, Stundenzahl bei übrigem Eintrag anpassen

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Im Bemerkungsfeld werden die Anrechnungsgründe durch ein Semikolon getrennt aufgeführt:

Sollten noch doppelte Anrechnungen vorhanden sein, werden diese bei der abschließenden Datenprüfung (siehe weiter unten) moniert:

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Nach der Altdatenübernahme könnten einige Anrechnungsarten falsch in ASV eingebucht werden.

Bitte überprüfen Sie folgende Fälle:

Bei Anrechungsart „lb“ wurde statt Betreuungslehrer die Anrechnungsart Betreuung Trainees eingebucht. Diese muss vor der Meldung in „Betreuungslehrer“ geändert werden.

Bei Anrechungsart „lf“ wurde statt Praktikumslehrer FL-Ausbildung die Anrechnungsart Mentor FL-Ausbildung eingebucht. Diese muss vor der Meldung in „Praktikumslehrer FL-Ausbildung“ geändert werden.

Abschließend empfiehlt es sich, alle Lehrkräfte bei geöffnetem Reiter Einsatzschulen Übersicht durchzuklicken und dabei zu überprüfen, ob die Stundendifferenz bei allen Lehrkräften auf 0 steht.

f) Beispiele

Lehrkraft Situation Link

Lehrkraft

Vollzeit; Hauptfach katholische Religionslehre; Englisch Nachqualifikation; Wiedereingliederungsmaßnahme, örtlicher Personalrat

zum Beispiel

Schulleiter / Verbundkoordinator

Vollzeit; Lehramt an Volksschulen; Nachqualifikation Schwimmen; Altersermäßigung 1 Stunde; Anrechnungen: Schulleitung, Verbundkoordinator

zum Beispiel

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Lehrkraft Situation Link

LAA zum

Beispiel

FachlehrerIn zum

Beispiel

FachlehreranwärterIn zum

Beispiel

FörderlehrerIn zum

Beispiel

FörderlehreranwärterIn zum

Beispiel

Sonderpädagoge zum

Beispiel

Kirchliche Lehrkraft zum

Beispiel

Mutterschutz zum

Beispiel

Elternzeit ohne Einsatz Einträge zur Elternzeit, Lehrkraft ist nicht eingesetzt

zum Beispiel

Elternzeit mit Einsatz Einträge zur Elternzeit, Lehrkraft ist weniger als die Hälfte eingesetzt, Kooperation Elementarbereich - Primarbereich

zum Beispiel

Grad der Behinderung Einträge zur Schwerbehinderung, Prüfung zum Beispiel

Mobile langfristig zum

Beispiel

Mobile Differenzierung zum

Beispiel

Sabbatjahr (Arbeitsphase)

zum Beispiel

Sabbatjahr (Freistellungsphase)

zum Beispiel

Altersteilzeit Block Arbeitsphase

zum Beispiel

Altersteilzeit Block Freistellungsphase

zum Beispiel

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Pflege der Schülerdaten nach der Altdatenübernahme

Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick über die häufigsten Pflegearbeiten bieten. Bitte lesen Sie sich daher diesen Artikel erst durch, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Haben Sie sich einen Überblick verschafft, führen Sie eine Datenprüfung durch und arbeiten die Fehler Punkt für Punkt ab.

Öffnen Sie zunächst das Modul Schüler (Datei → Schüler → Schülerdaten)

Bereinigung der Kommunikationsdaten

In der ASV ist es nun endlich möglich, den Eltern oder sonstigen Erziehungsberechtigten beliebig viele Telefonnummern, Email-Adressen etc. zuzuweisen und diese auch zu kommentieren.Da dies in der WinSD nur eingeschränkt möglich war, ist die Zuordnung in ASV oft nicht eindeutig bzw. es existieren Doppeleinträge. Daher sollten die Kommunikationsdaten bei Gelegenheit, jedoch zeitnah nach der Oktobermeldung (im Pilotbetrieb: exemplarisch bei einigen Schülern) bereinigt werden. Achtung: Vorhandene Kommunikationsdaten auf dem Reiter Anschriften → Schüler/in müssen gegebenenfalls manuell nachgepflegt werden, z. B. dann, wenn der Schüler seinen Wohnsitz bei getrennt lebenden EZB wechselt.

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ÜBERPRÜFUNG DER STAMMDATEN (SCHÜLER)

Schüler/Erziehungsberechtigte mit außerbayerischem Wohnort

In der ASV sind alle Orte Bayerns inklusive der Ortsteile bereits vorhanden. Evtl. in der WinSD geführte Ortsteile werden jedoch bei der Altdatenübernahme nicht übernommen! Wohnt jedoch ein Schüler oder Erziehungsberechtigter außerhalb Bayerns, muss der Wohnort zunächst erfasst werden:

1. Öffnen Sie das Modul Datei → Schulische Daten → Orte

2. Klicken Sie auf das Icon Neuen Datensatz hinzufügen 3. Füllen Sie die Felder Staat, Postleitzahl, Ortsname, ggf. Ortsteil aus und

wählen Sie die GKZ des jeweiligen außerbayerischen Bundeslandes bzw. „000000000“ für „Ausland“

4. Speichern Sie den Datensatz und wechseln Sie zurück zum Modul Schüler 5. Nun ist der angelegte Ort nach Eingabe der Postleitzahl beim Schüler bzw.

Erziehungsberechtigten auswählbar:

Ortsteil nachpflegen bzw. neuen Ortsteil anlegen

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Man will z.B. den Ortsteil „Lohmühle“ aufnehmen:

.

Mit Klick auf öffnet sich das Infofenster zur Auswahl der möglichen Ortsteile.

.

Ist der gewünschte Ortsteil aufgeführt, wählt man ihn aus und ist fertig.

Ist der gewünschte Ortsteil nicht aufgeführt, muss man diesen anlegen:

Öffnen Sie das Modul Datei → Schulische Daten → Orte Durch Klick auf „Bearbeiten“ können Sie z.B. über die Postleitzahl den Ort

suchen

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Klicken Sie auf das Icon Neuen Datensatz hinzufügen Geben Sie die Gemeindekennzahl ein und übernehmen Sie aus den

vorgeschlagenen Orten den zutreffenden Füllen Sie die übrigen Felder aus und nehmen Sie den neuen Ortsteil auf

Nach dem Speichern erscheint der Datensatz nun in der Liste

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Wechseln Sie zum Schüler. Der Ortsteil ist nun eingebbar (evtl. vorher nochmals aktualisieren)

Straße ohne Hausnummer

In kleineren Ortschaften gibt es Straßen ohne Hausnummer. Tragen Sie in diesem Fall ein „-“ (ohne die Anführungszeichen) im Feld Hausnummer ein.

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Erziehungsberechtigte ist Verwandter o.ä.

Das Merkmal „VW“ (Verwandter) wird bei der Altdatenübernahme nicht übernommen. Bitte tragen Sie die fehlenden Daten manuell nach.

Schüler wohnt in einem Wohnheim

In diesem Fall muss zunächst das Wohnheim erfasst werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Wählen Sie Datei → Schulische Daten → Kontakte 2. Klicken Sie auf das Icon „Neuen Datensatz hinzufügen“ 3. Füllen Sie die Felder Art des Kontaktes, Name des Kontaktes und die

Adressfelder aus 4. Speichern Sie die Daten 5. Wechseln Sie zurück zum Modul Schüler (Aktualisieren!) und wählen Sie den

Reiter Schüler 6. Setzen Sie den Auswahlbutton auf „in einem Wohnheim“ 7. Das soeben erfasste Wohnheim ist durch Klick auf das „i“ auswählbar

8. Ergänzen Sie die restlichen Angaben auf den Reitern Erziehungsberechtigte(r)

und ggf. weitere/r Erziehungsberechtigte/r.

Gemeindekennzahl fehlt / falsche PLZ

Eine fehlende Gemeindekennzahl ist die Folge einer nicht mehr existierenden Postleitzahl! Z.B. kann die ehemalige PLZ von Amerang (83552) nicht mehr einer Gemeindekennzahl zugeordnet werden, da diese nicht in der ASV Datenbank existiert.

Lösung: die falsche PLZ (in diesem Beispiel: 83552) löschen und durch die aktuelle (> 83123) ersetzen

Eintragen des Attest-Endedatums bei Lese und/oder Rechtschreibstörung

Die ASV verlangt ein Attest-Endedatum auch bei Schülern mit Lese- und/oder Rechtschreibstörung.

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Am 01.08.2016 tritt in Bayern die neue Schulordnung BayScho in Kraft, die für alle Schularten gilt. Die allgemeine Schulordnung führt zu einer Anpassung der schulartspezifischen Schulordnungen, die ebenfalls in Kürze veröffentlicht werden. Gemäß BayScho werden nur noch Lesestörung und Rechtschreibstörung unterschieden. Eine weitere Differenzierung ist nicht vorgesehen. Aus diesem Grund werden auch die Wertelisten in ASV entsprechend reduziert.

An schnellsten ist dies mit Hilfe einer Sammeländerung in Verbindung mit einem Filter zu erreichen:

1. Definition eines Auswahlfilters für LRSt

.

2. Durchführen einer Sammelländerung oder manuelles Eintragen des Attest-Endedatums beim Schüler

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ÜBERARBEITUNG DER UNTERRICHTSDATEN NACH

ALTDATENÜBERNAHME

In diesem Bereich sind die meisten Nacharbeiten nötig, da die Unterrichte in den Altprogrammen nur auf Lehrerseite, nicht jedoch auf Schülerseite erfasst wurden. Alle folgenden Arbeiten sind als Benutzer mit der Rolle „Schulleitung“ durchzuführen.

Übersicht

Das DSU/EBSU-Problem Matrix bei Klassen mit mehreren Klassengruppen überarbeiten Belegart bei Wahlunterrichten überprüfen

Das DSU/EBSU-Problem

Schüler den DSU-Unterrichten zuweisen

Alle Sportangebote (z.B. Fußball, Volleyball,…), die nicht EBSU sind, bitte als DSU anlegen und nicht als „sonstige Wahlfächer“. Nur so kann der Sportfaktor korrekt berechnet werden. Hier geht es zur Anleitung: DiffSport-Fächer anlegen

Da DSU im Sinne der Stundentafel Pflichtunterricht darstellt, müssen diese Unterrichte derzeit auch in der Pflichtunterrichttabelle des Schülers (nicht in der Tabelle Wahlpflicht- oder Wahlunterricht) geführt werden. In der aktuellen Version ist dies nur mit Hilfe des Dialogs Schüler im Kurs möglich:

1. Öfnnen Sie die Tabelle Besonderer Unterricht (Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Liste besonderer Unterricht)

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden DSU-Unterricht. Dieser muss in der Spalte UArt mit „p“ gekennzeichnet sein!

3. Wählen Sie den Punkt Schüler im Kurs 4. Weisen Sie mit Hilfe des Dialogs Schüler im Kurs die Schüler dem

betreffenden Unterricht zu.

In zukünftigen ASV-Versionen wird es möglich sein, DSU in der Wahlfachtabelle des Schülers zu pflegen.

Matrix bei Klassen mit mehreren Klassengruppen überarbeiten

Die Eintragungen bei Klassen mehreren Klassengruppen in der ASV unterscheiden sich vom alten Vorgehen in der WinLD. Ob dies in der ASV nachbearbeitet werden muss, hängt von der Art der Eintragung in der WinLD ab. Sind bereits in der WinLD die gemeinsamen Unterrichte der Klassengruppen (z.B. im Fach Englisch) bereits gekoppelt, so ist in der ASV i.d.R. keine Nachbearbeitung mehr nötig. Ansonsten

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stellt sich die Matrix für eine Mischklasse nach der Altdatenübernahme zunächst etwa so dar:

Alle gemeinsamen Unterrichte sind zunächst – wie in der WinLD

eingetragen – in der Zeile der ersten Klassengruppe gelandet.

Für eine Mischklasse existieren in der Matrix der ASV jedoch nunmehr drei Zeilen (Zeilenkopf rot umrandet).

In die erste Zeile (Sammelzeile) werden alle Unterrichte eingetragen, die in der gesamten Klasse unabhängig von Klassengruppe unterrichtet werden (z.B. Religion/Ethik, Deutsch, Englisch, Erdkunde, …).

In der zweiten Zeile werden die Unterrichte eingetragen, die nur in der Klassengruppe 1 unterrichtet werden.

In der dritten Zeile werden analog die Unterrichte eingetragen, die nur in der Klassengruppe 2 gehalten werden.

…

Falls sich die gemeinsamen Unterrichte wie im obigen Screenshot in der Zeile der ersten Klassengruppe befinden, müssen Sie die betroffenen Unterrichte in die Sammelzeile eintragen (Rechtsklick auf die Zelle mit dem Unterricht, der in die Sammelzeile übernommen werden soll → Sammelzeile aufbauen). Der Eintrag in der Gruppenzeile wird dabei automatisch gelöscht.

Wie bei anderen Programmen auch können Sie bei gedrückter Strg-Taste sämtliche Unterrichtselemente, die in die Sammelzeile übernommen werden sollen, markieren und dann in einer Aktion mit Sammelzeile aufbauen in die Sammelzeile übernehmen.

Der gleiche Ausschnitt der Matrix sieht nach der Überarbeitung so aus:

Sollte aus Versehen ein Unterrichtselement in die Sammelzeile übernommen worden sein, löscht man die Lehrkraft und die Stunden aus der entsprechenden Zelle der Sammelzeile und trägt Lehrkraft und Stunden manuell in die richtige Zelle der Klassengruppe ein und weist die Schüler korrekt zu.

Falls die Schülerzuweisung nicht möglich ist, öffnen Sie bitte das Modul Fächerwahl (Datei/Schüler/Fächerwahl), wählen sie die betroffene Klasse, wechseln Sie in den Berarbeitungsmodus und klicken Sie auf die Schaltfläche Pflichtfächer vorbelegen. Klicken sie anschließend auf Speichern.

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Aufräumen in der Liste Pflicht- / Wahlpflichtunterricht

Bei der Altdatenübernahme und bei der Bearbeitung der Matrix entstehen unter bestimmten Umständen Einträge in der Liste des Pflicht-/Wahlpflichtunterrichts, die keine Entsprechung in der Matrix haben. Diese sollten vorsichtig gelöscht werden. Überprüfen Sie nach vollständigem Bearbeiten der Matrix diese Liste. Öffnen Sie dazu die Listenansich z.B. über das Menü Datei→Unterricht→Unterrichtsverteilung→Liste Pflicht-/Wahlpflicht. Die betreffenden Zeilen haben nur Einträge bei Klasse und Fach, in seltenen Fällen auch eine Schülerzahl. Diese können relativ leicht gefunden werden, indem man die Liste nach der Lehrkraft sortiert (Spaltenüberschrift zweimal anklicken, dann wird absteigend sortiert). Wenn Sie sicher sind, dass es sich um einen Eintrag handelt, für den es keinen entsprechenden Unterricht gibt, löschen Sie diese Zeile.

Dem Unterricht Schüler zuordnen

ASV versucht, die Zuordnung möglichst automatisch anhand der Stundentafel und Merkmalen wie des besuchten Religionsunterrichts oder dem Geschlecht zu treffen. Spätestens jedoch, wenn für einen Unterricht mehrere Kurse (z.B. W, IT, HE,…) existieren oder ASV nicht wissen kann, welche Schüler im Kurs sind (z.B. Wahlfächer), muss manuell eingegriffen werden:

Jeder Unterricht (auch der Besondere Unterricht!) muss von mindestens einem Schüler besucht werden, andernfalls wird er bei der US-Abgabe nicht übertragen! Bitte achten Sie darauf, dass die tatsächliche Anzahl der Schüler angegeben wird.

Die strategische Platzierung eines einzelnen Schülers, der eine Übermittlung der US ermöglicht, ist unzulässig.

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Es kann jedoch die Problematik entstehen, dass die Schüler des Besonderen Unterrichts zum Stichtag noch nicht bekannt sind.

Dies sollte bei den Wahlunterrichten nicht auftreten. Bei Förder-/Ergänzungsunterrichten tragen Sie möglichst die korrekten

Schüler ein, ansonsten weisen Sie dem Unterricht eine plausible und auf Erfahrungswerten beruhende Anzahl von Schülern zu.

Die folgenden Arbeiten werden in der Tabelle Pflicht-/Wahlpflichtunterricht beschrieben. Sie können analog auch in der Matrix durchgeführt werden.

Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Liste Pflicht-/Wahlpflicht.

In dieser Tabelle sind alle Pflicht- und Wahlpflichtunterrichte mit einigen Merkmalen gelistet. Sie können – wie im Screenshot dargestellt – ungenutzte Spalten auch ausblenden. Am meisten interessiert zunächst die Spalte Schüler tats.. In ihr steht die Anzahl der Schüler, die bereits den Unterrichten zugeordnet sind.

Normalerweise sollten fast alle Unterrichte korrekt mit Schülern besetzt sein. Jedoch gibt es folgende Fälle, in denen die Schülerzuordnung nicht stimmt:

Geteilte Unterrichte (pro Fach mehrere Klassengruppen) z.B. in den Fächern Religion, Fremdsprachen

differenzierter Sportunterricht Ergänzungs-, Förder- und Intensivierungsunterricht Spezialfälle wie Unterrichte mit Teamteaching Neu erstellte Unterrichte

Je nach Anlage und Kopplung ist bei diesen Unterrichten

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entweder kein Schüler zugeordnet ⇒ Die Lehrkraft hält einen Unterricht ohne Schüler; ein solcher Unterricht wird nicht gemeldet

oder allen beteiligten Kursen sind alle Schüler zugeordnet ⇒ Aus Schülersicht werden Unterrichte doppelt besucht

Daher müssen in beiden Fällen die Schülerzahlen korrigiert werden.

Fächerwahl der Schüler

Um manche der folgenden Schritte ausführen zu können, überarbeiten Sie bitte zunächst die Fächerwahl der Schüler.

Achtung: Diese Funktion überschreibt bisher vorgenommene Eintragungen. Darum sollte diese Funktion nur einmal zum Beginn des Schuljahres benutzt werden!!!

1. Manuelles Zuordnen von Schülern zu Unterrichten

Für das manuelle Zuordnen von Schülern in Unterrichtsgruppen gibt es zwei Möglichkeiten:

Gesammelte Zuordnung mit Hilfe des Dialogs Schüler im Kurs Individuell im Modul "Schüler".

Dies bietet sich an, wenn nur wenige Schüler betroffen sind.

Zuordnung mit Hilfe des Dialogs "Schüler im Kurs"

Eine Sammelzuordnung mit Hilfe des Dialogs Schüler im Kurs dient dazu, einem Unterricht oder einer Unterrichtsgruppe „in einem Rutsch“ mehrere Schüler zuzuordnen.

Der Dialog Schüler im Kurs ist an verschiedenen Stellen jeweils mit Rechtklick auf ein Unterrichtselement aufrufbar:

In der Matrix In der Liste Pflicht-/Wahlpflichtunterricht In der Liste Besonderer Unterricht

Aufruf der genannten Menüs über Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung

Der Bearbeitungsmodus muss im Modul aktiviert sein, um mit dem Dialog Schüler im Kurs Schüler zuteilen zu können !

Im Folgenden wird exemplarisch der Fall der Neuzuordnung von Schülern durchgespielt, das Prinzip ist jedoch für alle Fälle gleich.

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Beispiel: Aufteilung einer Deutschklasse in zwei Teilgruppen für eine Stunde geteilten Unterricht

Hier z.B. der Aufruf aus dem Modul Pflichtunterricht durch Rechtsklick auf die Zeile:

Es öffnet sich folgendes Dialogfenster:

Klicken Sie beim Erstaufruf oben rechts auf „»“. Eine weitere Spalte wird nun angezeigt. Wählen Sie das zusätzliche Unterrichtselement aus (hier „D_3/05a“) (Sollte eine Auswahl nicht möglich sein, ist die Matrix oder die Liste Pflichtunterricht

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nicht im Bearbeitungsmodus) :

Verteilen Sie nun die Schüler in die entsprechenden Unterrichtselemente. Zur Markierung einzelner Schüler „Strg“ gedrückt halten und die Schüler einzeln anklicken, sonst kann auch mit der Maus über mehrere Schüler gezogen werden:

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Der folgende Screenshot zeigt die die Liste Pflichtunterricht nach erfolgter Zuteilung

In der (aktualisierten!) Matrix wird die Kursstärke nun zur Kontrolle ebenso angezeigt:

Besonderheit bei Wahl-/Förder- und Ergänzungsunterricht

Wird der Dialog Schüler im Kurs aus der Tabelle Besonderer Unterricht heraus aufgerufen, werden in der rechten Tabelle zunächst alle Schüler der Schule angeboten, da derartiger Unterricht auch klassen- und jahrgangsstufenübergreifend angeboten werden kann. Um die Auswahl der Schüler zu vereinfachen, ist es mittels eines Drop-down-Feldes möglich, die angezeigten Schüler auf eine Jahrgangsstufe einzuschränken. Die Möglichkeit, die Ansicht mit dem Button „»“ zu erweitern, wird beim Aufruf des Dialogs aus dem Besonderen Unterricht nicht benötigt und auch nicht angezeigt.

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2. Zuordnung im Modul "Schüler"

Öffnen Sie das Modul Schüler und wechseln Sie auf den Reiter Unterricht.

In den drei Tabellen Pflichtunterricht, Wahlpflichtunterricht und Wahl-Ergänzungsunterricht können Sie individuell für diesen Schüler

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durch Klick auf die unterste graue Zelle in der Spalte Fach (rot umrandet) neuen Unterricht anlegen.

durch Klick auf das Löschen-Symbol ( ) einen Unterricht löschen bei einem bestehenden Unterricht mit mehreren Unterrichtsgruppen durch

Klick auf die Zelle in der Spalte Gruppe den Schüler in eine andere Gruppe setzen (blau markiert)

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UNTERRICHT NACHARBEITEN

Unterrichtselemente erfassen

Staatliche Schulen haben die Unterrichtselemente bereits für die UP erfasst.

Siehe Unterrichtselemente erfassen (UP)

Das dabei beschriebene Vorgehen gilt für die US. Nichtstaatliche Schulen führen diesen Prozess im Rahmen der US durch. Wenn Sie ASV für die eigene Schule als Schulverwaltungssoftware einsetzen, sind diese Schritte im Rahmen der Vorbereitung des Schuljahres im wesentlichen erledigt worden.

Zu berücksichtigen:Die US bildet die Schule zum 1.10. ab. Die Unterrichtsverteilung muss daher überarbeitet werden, um z.B. Änderung der Lehrerzuweisung im Vergleich zur Anforderung bei der UP zu berücksichtigen.

Die für die UP nicht notwendigen Informationen wie Lehrerzuweisung und Schülerzuweisung zu Unterrichtselementen muss für die US nachgearbeitet werden.

Im Einzelnen ist zu erledigen:

Stundentafeln gemäß Anlage GSO in den Klassengruppen überprüfen und anpassen.

Unterrichtselemente für Klassengruppen einrichten und Sammelzeilen aufbauen

Spezielle Fächer: bilingualer Unterricht ggf. in zweiter Fachspalte ( → „UnterrSprache“)

Intensivierungsstunden und Profilstunden anpassen, Abweichungen von Stundentafel und Grund hierzu (I,P) (Siehe UP!)

Koppelungen überprüfen

Fachstunden genau den Klassengruppen zuordnen, in denen Schüler sind: z.B. darf das Fach ev (k,eth, Sport…) nicht in der Sammelzeile einer Klasse sein, wenn in einer Klassengruppe kein Schüler mit Unterricht „ev“ ist. Es dürfen keine Unterrichte einer Klassengruppe ohne Schüler existieren!

gekoppelte Unterrichtselemente müssen stets dieselbe Wochenstundenzahl haben. Entsprechendes gilt für das Unterrichtsfach, den Zusatzbedarf (Stundenzahl, Grund), das Defizit (Stundenzahl, Grund) sowie die Anzahl der Unterrichtswochen.

besonderer Unterricht: Kurse mit Lehrer erfassen

Zum besonderen Unterricht zählt Wahlunterricht und Individuelle Lernzeit. Es wird empfohlen, Oberstufenkurse in der Matrix zu führen, möglich ist aber auch eine Erfassung im Besonderen Unterricht.

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Besonderer Unterricht kann auf zwei Wegen erfasst werden:

Direkt bei der Lehrkraft in der Tabelle besonderer Unterricht

In der Liste Besonderer Unterricht

Hier wird eine neuer Kurs durch Klick auf Klichen auf das Symbol „Neuer Datensatz hinzufügen erzeugt.

besonderer Unterricht: Schüler erfassen

Auch im besonderen Unterricht darf kein Kurs 0 Schüler haben.Sollte im einzelfall die Kursbildung zur US noch nicht abgeschlossen sein, so sind den Kursen Schüler in der erwarteten Anzahl zuzuweisen.

Die Zuweisung zu Kursen im besonderen Unterricht erfolgt in der Liste Besonderer Unterricht (s.o.) Über Rechtsklick–>Schüler im Kurs.

Kurse im Besonderen Unterrich sind für ASV jahrgangsübergreifend. Es werden daher alle Schülerinnen und Schüler aller Jahrgänge als möglich Teilnehmer angeboten. Daher kann man auf der Rechten Seite (siehe Pfeil) die Schülerauswahl auf einen Jahrgang einschränken.

Beim Besonderen Unterricht muss die Belegart beim Schüler gesetzt sein. Im Noprmalfall ist dies die Unterrichtsart des Kurses. In Ausnahmefällen - besonders bei Oberstufenteilnehmern - muss die Belegart individuell gesetzt werden. (Für Oberstufenkurse erledigt das das Oberstufentool).

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UNTERRICHT FINDET AN ANDERER SCHULE STATT

Im Rahmen der Kooperation zweier Schulen kann einzelner Unterricht (z.B. im Wahlfach- oder Religionsbereich oder in der Oberstufe ) an einer anderen Schule stattfinden.

Um dies in ASV abzubilden, gehen sie wie folgt vor:

Abgebende Schule

In der Matrix geführter Unterricht (z.B. Religionsunterricht))

Sonstiger Unterricht (z.B. Wahlunterricht)

Legen Sie den Unterricht in der Matrix an, jedoch ohne Lehrkraft mit 0 Stunden. Eintrag Abweichung K mit z.B. -2 Stunden

Wählen Sie im Schülermodul das Unterrichtsfach und die Belegart (im Beispiel: Ballett):

An der eigenen Schule existiert jedoch kein Unterrichtelement in diesem Fach.

Klicken Sie bei dem betroffenen Schüler auf dem Reiter Unterricht unten auf die Schaltfäche an anderer Schule zuordnen

Wählen Sie im Dialog die Schule aus, an der der Unterricht stattfindet

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In der Matrix geführter Unterricht (z.B. Religionsunterricht))

Sonstiger Unterricht (z.B. Wahlunterricht)

Nun ist der Unterricht der anderen Schule zugeordnet. Mit Hilfe der Schaltfläche von anderer Schule zurückholen können Sie diese Zuordnung wieder zurücknehmen.

Handelt es bei dem ausgelagerten Unterricht um Pflichtunterricht (z.B. Religionsunterricht), so erhalten Sie bei der Datenprüfung auf die Schüler einen K-Fehler. Dieser ist als Erinnerung zu lesen, dass für diese Schüler Unterricht extern stattfindet.

Schule, an der der Unterricht stattfindet ("Aufnehmende Schule")

Fall 1: Abgebende Schule hat den Schüler noch nicht an ASD gemeldet

Dies ist der Fall, z.B. wenn die abgebende Schulart ASV noch nicht eingeführt hat. In diesem Fall ordnen Sie in der Matrix bzw in der Tabelle Beonderer Unterricht lediglich die Anzahl der externen Schüler dem Unterrichtselement zu.

Eintragung in der Matrix (nur bei Unterrichtselementen, die in

der Matrix geführt werden (z.B. Religionsunterricht))

Eintragung im Besonderen Unterricht

Fall 2: Abgebende Schule hat den Schüler bereits an ASD gemeldet

1. Die „aufnehmende Schule“ legt eine Klasse von der Klassenart „KOPSCH“ an:

2. Nun können die Schüler, die den externen Unterricht besuchen, in diese

Klasse aufgenommen und im folgenden wie gewohnt den Unterrichten zugeordnet werden.

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GS - KOOPERATIONSSCHÜLER

Art. 30a BayEUG

Bei einer Kooperationsklasse/Klasse mit Kooperationsschülern handelt es sich um die Klasse einer Grundschule, die eine Gruppe von Schülern mit sonderpädagogischem Förderbedarf aufnimmt. In Kooperationsklassen der Grundschulen wird eine Gruppe von Schülerinnen und Schülern mit sonderpädagogischem Förderbedarf zusammen mit Schülerinnen und Schülern ohne sonderpädagogischen Förderbedarf gemeinsam unterrichtet. Dabei erfolgt eine stundenweise Unterstützung durch die Mobilen Sonderpädagogischen Dienste.

KMS vom 26.2.2003 Nr. IV.9-5 O 8200- 4. 482: Eine Kooperationsklasse als Klasse einer Grundschule kann insbesondere eingerichtet werden, wenn eine Gruppe von Schülern einer Förderschule in die Grundschule zurückgeführt werden soll und der noch bestehende sonderpädagogische Förderbedarf durch den Mobilen Sonderpädagogischen Dienst erfüllt werden kann.

Die Kooperationsklasse ist eine Klasse für besondere pädagogische Aufgaben (Art. 43 Abs. 2 Nr. 1 BayEUG) und kann auch Gastschüler von außerhalb des Sprengels der Grundschule aufnehmen.

Errichtung

§ 28 (1) GrSO: Kooperationsklassen sollen eingerichtet werden, wenn dies organisatorisch, personell und sachlich ermöglicht werden kann.

Kooperationsklassen an Grundschulen können eingerichtet werden, wenn in der Klasse eine Gruppe von mindestens drei Schülern mit sonderpädagogischem Förderbedarf unterrichtet wird. Sie werden vom Staatlichen Schulamt genehmigt, soweit Gastschüler zugewiesen werden sollen.

Die Einrichtung der Kooperationsklasse ist mit der Förderschule abzustimmen, durch die eine stundenweise Unterstützung durch die Mobilen Sonderpädagogischen Dienste erfolgt.

§ 28 (2) GrSO: Der Schulaufwandsträger der Grundschule und ggf. die Gemeinden der Gastschüler sind zu beteiligen und müssen zustimmen. Die Zustimmung soll den Zeitraum bis einschließlich der Jahrgangsstufe 4 umfassen.

Die Erziehungsberechtigten sowohl der Schüler mit als auch der Schüler ohne sonderpädagogischen Förderbedarf sind vor der Bildung der Kooperationsklasse in geeigneter Weise zu beteiligen.

Schulamt und Schulleitung prüfen die Rahmenbedingungen für die Klassenbildung individuell. Eine Vorauswahl der Schüler ohne sonderpädagogischen Förderbedarf sollte vermieden werden.

Status der Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf, Leistungsnachweise, Zeugnisse und Prüfungen

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§ 38 (3) GrSO und § 43 (8) GrSO: Die Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf in der Kooperationsklasse werden entweder an die Grundschule überwiesen oder von dieser aufgenommen. Sie unterliegen grundsätzlich den Leistungsanforderungen der Grundschule, bekommen deren reguläre Zeugnisse und können sich den jeweiligen Prüfungen unterziehen. Die Lehrerkonferenz kann jedoch mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten entscheiden, dass Leistungsnachweise nicht durch Noten bewertet, sondern mit einer allgemeinen Bewertung versehen werden. Die Noten in den Zeugnissen sind dann auch durch allgemeine Bewertungen zu ersetzen.

Lehrpersonal

Die Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf in der Kooperationsklasse werden durch den Mobilen Sonderpädagogischen Dienst der Förderschule gefördert. Der Förderumfang soll sich nach Möglichkeit fortlaufend verringern. Ergänzend sollen auch Fördermaßnahmen der Grundschule wie Förderunterricht zum Einsatz kommen.

Quelle: Lott/Pirner/Unger: Schulleiter-ABC – eine Sachkartei für den verwaltungstechnischen Bereich der Schulleitung in Bayern (Grundschule – Mittelschule – Förderschulen).Mediengruppe Oberfranken – Fachverlage GmbH & Co. KG, Postfach 11 49, 95301 Kulmbach

Abbildung in ASV

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Beim Schüler muss im Reiter Laufbahn unbedingt die Ausprägung der sonderpädagogischen Förderung erfasst werden!

Bei Klassen/Klassengruppen ist als Klassenart die Regelklasse anzugeben; bei Besonderheit Kooperationsklasse.

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DURCHFÜHRUNG DER US-MELDUNG

Voraussetzungen

Sie haben die Datenpflege sowie die Vorbereitungen zur US-Abgabe durchgeführt.

Abholen der Erhebungstermine

Beim Prozess „Daten abholen“ werden immer wieder relevante Daten aus ASD übermittelt. Der Prozess wird in der ASD-Schnittstelle (Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle) im Reiter „Übermittlung aus ASD“ angestoßen. Man kann hier wählen, welche Daten man abholen möchte. Meist genügt die Voreinstellung „Neues seit dem letzten Abholen“. Sie werden evtl. zur Eingabe Ihrer Schulnummer und Ihres Schulpasswortes (entpricht dem OWA-Passwort) aufgefordert. Der anschließende Datentransfer dauert nur einige Sekunden.

Beispiele übermittelter Daten zur US:

• Der Erhebungstermin wird hier übermittelt. Ohne angelegten Termin ist keine Übermittlung der US möglich (Feld grau).• Erhebungsstatus

Auf dem Reiter Übermittlung an ASD ist nun die Schaltfläche Datenübermittlung aktiv (ggf. müssen Sie das Modul schließen und neu öffnen, damit die Schaltfläche aktiv wird).

Das Abholen des Meldetermins für die US ist erst ab einem bestimmten Termin möglich. Erst dann kann (wie im nächsten Punkt beschrieben) der Ansprechpartner zur US eingetragen werden. Weitere Infos hier

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Schulleitung und Ansprechpartner für die US eintragen

Nach der Abholung der Daten und vor der US-Meldung ergänzen Sie bitte im Modul Schulen (Menü Datei → Schulische Daten → Schulen) die folgenden Eintragungen:

Schulleitung (auf dem Reiter Unterzeichner <SJ>)

* Ansprechpartner für die US (auf dem Reiter Organisation <SJ>) Unbedingt auch die zugehörigen Kommunikationsdaten eintragen (Telefon) .

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Dieser Reiter ist erst nach Abholung des Erhebungstermins mittels „Daten abholen“ im Modul ASD-Schnittstelle sichtbar.

Bemerkung aktualisieren

Unter Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation, Reiter „Bemerkung“, können Sie die Bemerkung zur US auf den aktuellen Stand bringen. Hier können Sie auf Besonderheiten Ihrer Schule eingehen, z.B. kann hier vermerkt werden, wenn Religionsschüler aufgenommen oder an andere Schulen abgegeben werden.

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LEHRERDATEN AUS ASD ÜBERNEHMEN

Bevor Sie die Datenübermittlung beginnen können, müssen Sie zunächst die Lehrerdaten aus ASD übernehmen. Hier ist derzeit noch Vorsicht geboten, weil die VIVA-Daten nur zum Teil aktuell sind.Die Datenübernahme funktioniert so ähnlich wie im Altverfahren mit der Abgleichdatei. Markierte Daten können übernommen werden, die nicht benötigten Daten müssen dann gelöscht werden.Näheres unter: Lehrerdaten aus ASD übernehmen Noch nicht im GMS Bereich!

Derzeit (Version 1.25) liefert die Übernahme der Lehrerdaten leider einen Fehler, wenn man den Dialog schließt, während noch unbearbeitete Lehrerdaten vorliegen. In diesem Fall lässt sich das Dialogfeld nicht mehr schließen und es ist ein „Abschießen“ des Clients via Taskmanager nötig. Bitte arbeiten Sie daher die Lehrerdaten komplett ab (verwerfen oder übernehmen), bevor Sie den Dialog schließen.

Einzelne Schritte der Übermittlung

Schüler bei ASD anmelden: Ist dieses Feld aktiv, müssen noch Schüler in ASD angemeldet werden, die bisher noch nicht im Zentralsystem registriert waren.

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Summendaten erfassen: Diese Daten müssen vor der Übermittlung an ASD erfasst werden.

Daten übermitteln: Wenn Sie diesen Knopf drücken, startet zunächst die Datenprüfung. Findet diese keine Mussfehler, so werden die Daten an ASD übermittelt.

Nach der Übermittlung erscheint folgendes Fenster:

Nach der Überbermittlung der Daten ist die Abgabe der US noch nicht beendet! Beachten Sie die weiteren Schritte!

Sie können, bis Sie selbst die Abgabe erklären (siehe unten), jederzeit selbständig eine erneute Übermittlung starten. Ihre alten Daten werden damit in ASD überschrieben. Die Datenhoheit liegt zum jetzigen Zeitpunkt noch bei Ihnen.

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ÜBERMITTLUNG DER DATEN ZUR „US“

(UNTERRICHTSSITUATION)

Wechseln Sie wieder auf den Reiter Übermittlung an ASD und erfassen Sie einen Kommentar zu den von Ihnen übermittelten Daten, der sich an die Schulaufsicht richten sollte, die Ihre Datenlieferung anschließend überprüfen wird. Bei einer erneuten Datenübermittlung bietet sich an, hier die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu beschreiben.Zur Datenübermittlung klicken Sie auf die Schaltfläche Daten übermitteln.

Der Vorgang dauert ca. eine halbe Stunde, in denen die Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden und anschließend (sofern keine Muss-Fehler mehr vorhanden sind) die Daten übertragen werden.

Falls Muss-Fehler gefunden werden, so müssen Sie diese vor einem neuen Übermittlungsversuch beheben. Im Falle einer ordnungsgemäßen Übermittlung verschwindet das Fenster mit der Fortschrittsanzeige nach der Übermittlung.

Die Übermittlungen an ASD zu bestimmten Terminen sind abhängig von den schulspezifisch gespeicherten Erhebungsterminen, die die Schule über <Daten abholen> von der Schnittstelle ASD bezieht. Die Schaltflächen in diesem Bereich werden

Rot hervorgehoben und aktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat.

Grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen kann, aber nicht muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat. Ebenso grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn die Schule die Datenübermittlung durchführen kann oder muss, der Stichtag aber noch nicht erreicht ist.

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Gelb hervorgehoben und aktiviert, wenn der Stichtag erreicht, aber der Abgabetermin noch nicht überschritten ist, und die Schule die Datenübermittlung durchführen muss.

ausgeblendet, wenn die Schule die Datenübermittlung nicht durchführen kann.

Grün hervorgehoben (und aktiviert, wenn der Abgabetermin noch nicht erreicht ist bzw. deaktiviert, wenn der Abgabetermin bereits erreicht ist bzw. bei US die Abgabeerklärung erfolgt ist), wenn die Übermittlung erfolgreich war, d. h. die Quittungen von ASD zur Übermittlung keinen Fehler ergeben haben.

ACHTUNG: Aktuell wird auch bei Vorliegen von Fehlerquittungen die Schaltfläche <Daten übermitteln> irreführenderweise ebenfalls grün hervorgehoben.

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Arbeiten nach der Übermittlung der (Roh-)Daten

Nachdem die Daten übermittelt wurden, werden diese in ASD eingebucht. Dieser Prozess kann je nach Belastung von ASD im Lieferzeitraum länger dauern. Sind die Daten in ASD eingebucht, werden Summendaten und Quittungen generiert und sind spätestens am nächsten Tag verfügbar.

Nun können Sie mit den abschließenden Arbeiten fortfahren.

Abschließende Arbeiten zur US-Abgabe

Abholung der Quittungen

Nach der Übermittlung werden die Daten im ASD-System verarbeitet. Dieser Vorgang nimmt einige Zeit in Anspruch.

Die Zusendung der Quittungen seitens ASD kann ggf. mehrere Stunden dauern. Deshalb ist es ratsam, den Schritt „Quittungen abholen“ erst nach ca. 3 Stunden durchzuführen.

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Liegen keine Fehlerquittungen vor, erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung:

Liegen jedoch Fehlerquittungen vor, und ist deshalb eine Ursachenforschung erforderlich, können Sie diese mit Klick auf die Schaltfläche Plausiquittungen bearbeiten einsehen.

Wenn Sie nach Bereinigung der Fehler erneut übermitteln möchten, sollten Sie den ASV-Client zuvor beenden und wieder neu starten. Andernfalls kann es in Einzelfällen zu Übertragungsfehlern kommen.

An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Kontrollzahlen ansehen und Abgabe erklären

Nachdem keine Fehler mehr vorliegen, können Sie auf dem Reiter Übermittlung an ASD die Kontrollzahlen einsehen und bestätigen.

Bitte kontrollieren Sie die von ASV/ASD erzeugten Zahlen auf Korrektheit. Leichte Abweichungen bei der Anzahl der Lehrkräfte können auftreten (z.B. wenn in Ihren Daten eine Lehrkraft mit „nm“ (nicht melden) vorhanden ist, oder Sie Referendare im „vd“ melden). Das stellt jedoch in diesem Fall kein Problem dar.

Durch Betätigen der Schaltfläche Abgabe erklären bestätigen Sie, die Kennzahlen geprüft zu haben und schließen die Abgabe damit ab. Dieser Prozess nimmt einige Zeit in Anspruch, da der aktuelle Stand der Datenbank gesichert wird, um später ggf. eine neuerliche Abgabe zum Stichtag vornehmen zu können.

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Vergewissern Sie sich, dass nun ein zusätzliches „Schuljahr“ mit der Bezeichnung „Statistik“ angelegt wurde. Diese Zeitscheibe sichert den Stand zum Zeitpunkt der Statistikmeldung.

Prüfen Sie kurz im Statistikstatus durch den Aufruf der Module „Schüler, Klassen, Lehrkräfte und Matrix“, ob diese auch vollständig angelegt wurden. Wenn nicht, wenden Sie sich an das zuständige Staatliche Schulamt und bitten um die Ablehnung der Meldung, um eine neue Übertragung starten zu können.

Wenn die Statistik-Zeitscheibe nicht eingerichtet wurde, wechseln Sie in den Reiter „Übermittlung aus ASD“ und betätigen Sie den Button: „Erhebungsstatus abholen“.

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Geben Sie das OWA-Passwort ein und bestätigen Sie mit O.K.

Weiterhin finden Sie in der Datei schule_SNR_schuljahr_STATISTIK_einrichten.txt unter dem Verzeichnis \Server\logs\clients weitere Informationen über den Status des Anlegens der Zeitscheibe.

Bitte führen Sie die Tagesarbeit weiter im aktuellen Schuljahr durch und nicht im „Statistik“- Zeitfenster!

An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Freigabe durch die Schulaufsicht

Quittungen abholen und Daten ggf. neu übermitteln

Die Schulaufsicht kann nach der Erklärung der Abgabe Einsicht in die von Ihnen übermittelte US nehmen und Ihre US entweder akzeptieren oder ablehnen. In beiden Fällen erhalten Sie über OWA ein entsprechendes Schreiben. Falls die Abgabe vom Staatlichen Schulamt abgelehnt wurde, bearbeiten Sie bitte die folgenden Schritte: 1. wechseln Sie bitte auf das Schuljahr „Statistik“ 2. über Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle - Übermittlung aus ASD holen Sie erneut die Quittungen ab. Sie erhalten folgende Meldung:

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3. ASV zeigt nun in allen Modulen die Situation an, die zum Zeitpunkt der Abgabeerklärung bestanden hat. Bereinigen Sie die zu korrigierenden Daten

Für den Fall, dass die Fehler auch im laufenden Schuljahr vorliegen, müssen Sie diese auch im aktuellen Schuljahr bearbeiten. Wechseln Sie am Schluss wieder auf das Schuljahr „Statistik“.

Nach einer Vorlage der ASV-Multiplikatoren des Landkreises Eichstätt.

Vielen Dank!