Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz

Ausgabe August 10/2011 www.sekretaerinnen-service.de

Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Heraus­geberin Doris Bader seit 18 Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

Sekretärinnen SERVICE

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Ausgabe 10/2011

Schlichten Sie Streit gekonnt – und bleiben Sie dabei neutralWenn Sie Streit schlichten, ohne selbst in die „Schusslinie“ zu geraten, können Sie Ihrem Unternehmen viel Geld und Ärger sparen. Lesen Sie heute, wie Ihnen das am besten gelingt.

Auf Wiedersehen,

Vor fünf Jahren habe ich die Heraus-geberschaft für den „Sekretärinnen SERVICE“ übernommen. Viel Freude hat mir der Kontakt mit Ihnen be-reitet – Ihre Fragen und Hinweise haben diesen Newsletter bereichert.

Inzwischen beansprucht mich mein beruflicher Alltag so sehr, dass ich meine Aufgabe nicht mehr zu 100 Pro-zent erfüllen kann. Daher übernimmt ab September Irene Fischer Farzan diese Aufgabe. Neue Chefredakteurin wird Angela von Lerber.

Natürlich ist jeder Abschied mit Wehmut verbunden. Dennoch glau-ben wir, dass neue Verantwortliche auch wieder neuen Schwung bringen.

Weiterhin viel Freude mit „Sekretä-rinnen SERVICE“ wünscht Ihnen

Doris Bader Herausgeberin und Chefsekretärin

Kontakt und Internet-Archiv:www.sekretaerinnen-service.de

Benutzername: sekretaerinIhr Passwort ab August: hitze11

Ihre Position als Sekretärin ist wie geschaffen für die Rolle der Schlich-terin, weil Sie sich – auch wenn Sie Ihrem Chef verpflichtet sind – neutral bei Meinungsverschiedenheiten zwi-schen Vorgesetzten und Mitarbeitern verhalten. Außerdem gelten Sie als erste Anlaufstelle für Kollegen, so-bald es Ärger gibt.

PRAXIS-FALL: Techniker Sebastian Braun fühlt sich von Vertriebsleiter Loose beleidigt, weil dieser ihn vor Kurzem vor versammelter Mannschaft anfuhr. „Der hat doch keine Ahnung von unseren Produkten!“, beschwert sich Braun bei Sekretärin Regina Holm und fährt fort: „Wollen mal sehen, wie der unseren Kunden die neue Zusatzfunktion verkaufen will. Ich erkläre dem nichts mehr!” Sekre-tärin Regina Holm sieht den drohen-den Konflikt. Sie spricht einzeln mit beiden Kontrahenten und schafft schließlich die Sache aus der Welt.

Die Folgen eines StreitsStreit unter Kollegen „vergiftet“ nicht nur die Stimmung, er kann Unternehmen sogar beträchtlichen

Schaden zufügen. Schon vor Jahren stellten zum Beispiel Versicherungen fest, dass …

• ungelöste Konflikte der Gesund-heit schaden und

• der Wirtschaft viel Geld kosten.

Erhöhte Krankmeldungen, Unter-schlagen von wichtigen Botschaf-ten, das Scheitern ganzer Projekte, bis hin zu teuren Gerichtsprozessen − all das sind Folgen, zu denen ein zunächst harmlos wirkender Streit im Büro führen kann. Heutzutage schi-cken daher Unternehmen ihre Mit-arbeiter vorbeugend auf Kommuni-kationsseminare und versuchen es später – im Falle eines Streits – mit Mediation.

Das gehört zum StreitschlichtenMöchten Sie einen Streit in Ihrem Unternehmen schlichten, dann ach-ten Sie auf diese drei Punkte:

1. Nehmen Sie für niemanden Partei.

2. Hören Sie beiden Streithähnen aktiv zu.

Effektive Chefassistenz

Effektive Gespräche 3 Mit diesen Menschentypen haben Sie´s in Ihrem Arbeitsalltag zu tun

Recht im Office 4 Arbeitsrecht rund um Teilzeit und Wiedereinstieg (Teil 2)

PC-Top-Tipps 5 Tipps für perfekte Präsentationen

Moderne Korrespondenz 9 Diese Glückwünsche werden garantiert gerne gelesen

Business English 11 Heben Sie sich mit Ihrer Gratulation von der Masse ab

Tipps – nur für Sie 12 Probleme lösungsorientiert angehen

TOP-Themen

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3. Sorgen Sie dafür, dass verbindli-che Maßnahmen − das können auch Kompromisse sein − getrof-fen werden.

Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung im Streitfall1. Schritt: Empfangen Sie Konfliktsignale.

Streit schlichten können Sie beson-ders gut, wenn Sie drohende Konflik-te schon früh erkennen. Die Anzei-chen für Streit im Büro sind vielfältig und im Anfangsstadium oft schwer zu identifizieren. Als Sekretärin ken-nen Sie Ihre Kollegen und den Chef jedoch meist gut genug, um die Sig-nale zeitig zu sehen. Fragen Sie sich in einem solchen Fall:

• Verhalten sich zwei Mitarbeiter anders als sonst?

• Wird jemand bei einem sachlichen Thema sofort emotional?

• Kommt ein Kollege morgens nicht mehr wie gewohnt in die Teekü-che?

• Was sagt der „Flurfunk“?

2. Schritt: Verbessern Sie die Situation.

Falls Sie ein Konfliktsignal empfan-gen, sollten Sie sofort eingreifen und die Situation entschärfen, damit ein Ausbruch des Streits von vornhe-rein vermieden wird.

• Lenken Sie die beiden „Streithäh-ne“ vom Streitpunkt ab. Das geht zum Beispiel mit einer Aufgabe, wie: „Herr Huber, Sie müssten mir noch heute das Formular ausfül-len.“

• Befinden Sie sich mit in der Dis-kussionsrunde, steuern Sie das Ge-spräch sofort auf die Sachebene zurück; z. B. mit “Lassen Sie uns zum eigentlichen Thema kom-men …“ oder “Das sollten wir spä-ter besprechen, unser jetziges Ziel ist doch …“.

• Bitten Sie einen der Kampfhähne um Hilfe, das funktioniert meist sehr gut.

3. Schritt: Greifen Sie zu verbalen Mitteln.

In Besprechungen helfen räumliches Trennen und Ablenkung zur Streit-vermeidung nicht. Müssen also zwei „Kampfhähne“ miteinander auskom-men, ist Fingerspitzengefühl und Redekunst gefragt. Wichtig ist, wie im zweiten Schritt gezeigt, dass Sie das Gespräch immer wieder auf die Sachebene zurücklenken:

• Fragen Sie: „Wie können wir das Problem lösen?“

• Fassen Sie zusammen, was bisher erreicht wurde, um einen positiven Ausblick zu geben.

Sprechen Sie die Stimmung an, wenn sie überzukochen droht – am besten mit einer humorvollen Be-merkung, die niemanden verletzt, um die Situation zu entspannen. Beispiel: „Also ges tern ist mir mei-ne gute Kartoffelsuppe übergekocht, bevor uns das hier mit der Stimmung passiert, sollten wir lieber wieder zum Thema kommen …“

Reden Sie direkt mit Kollegen, die frustriert sind, um ihnen die Mög-lichkeit zu geben, über ihr Problem mit der Situation zu reden (z. B. „Herr Schäfer, wie denken Sie darüber?“).

4. Schritt: Wählen Sie die richtige Sitzordnung.

Sie befürchten ein Streitgespräch in der nächsten Besprechung? Dann …

• legen Sie vorher die Sitzordnung fest (z. B. mit Namenskärtchen).

• setzen Sie die Gäste während des Geschäftsessens, Meetings oder Vortrags z. B. in die sogenannte Westfälische Reihe. Hier werden Frauen und Männer abwechselnd nebeneinander platziert, was laut Psychologen die Runde harmoni-sieren soll.

• platzieren Sie Kollegen, die sich oft in die Quere kommen, übers Eck. Sollten ausgerechnet diese beiden etwas gemeinsam erarbei-ten, können sie im 90-Grad-Winkel besser diskutieren.

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Das können Sie bei heftigem Streit tun Ist es bereits zur Auseinandersetzung gekommen, können Sie ebenfalls einwirken. Setzen Sie Ihre integrati-ve Kraft und Kommunikationsstärke ein. Wichtig ist, dass Sie sich jetzt die Gesprächsführung nicht aus der Hand nehmen lassen: Sie sind und bleiben die Vermittlerin und das betont ruhig.

• Bitten Sie die Streithähne, ihre Ar-gumente zu wiederholen. Achten Sie besonders darauf, dass jeder den anderen ausreden lässt.

• Bestehen Sie darauf, dass sachlich und ohne persönliche Vorhaltun-gen und Beschuldigungen disku-tiert wird. Emotionale Äußerungen muss der Betreffende sofort neu formulieren − und zwar sachlich. Wenn nicht, helfen Sie. Beispiel: „Herr Loose, mit ,Krampf’ meinen Sie die neue Zusatzfunktion der Maschine, richtig?”

• Fragen Sie die Beteiligten, wie sie sich eine Lösung persönlich vor-stellen. Denn so müssen beide konstruktiv antworten, um nicht ihr Gesicht zu verlieren.

• Verweisen Sie auf Übereinstim-mungen und gemeinsame Ziel-setzungen, sodass den Beteiligten klar wird, dass beide am gleichen Strang ziehen. Beispiel: „Herr Braun will mit der neuen Zusatz-funktion erreichen, dass die Ma-schine leichter bedienbar wird. Das hatten sich doch unsere Kunden in der letzten Umfrage gewünscht – oder Herr Loose?“

Probieren Sie diese Schritte dem-nächst doch einmal aus. Konse-quent angewandt merken Sie schnell, dass Sie so dazu beitragen können, eine angespannte Situation in Ihrem Umfeld zu lösen.

Die Autorin: Manuela Krämer ist freie Journalistin und gibt u. a. Tipps zu Kom-munikation und Eigenmarketing unter www.federkunst.de.

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1. Typ: Besserwisser

Besserwisser sind meist seit länge-rer Zeit im Unternehmen beschäftigt und stehen mit klugen Ratschlägen zur Seite. Gerne mischen sie sich überall ein und kommentieren das Geschehen. Dies frustriert die Zuhö-rer oft, da Besserwisser eben immer alles besser wissen.

Verhaltenstipp: Diplomatischer-weise dankt man ihm für die Anre-gungen. Ein Lob an passender Stel-le wirkt ebenfalls wahre Wunder. Kehren Sie dann zum Thema zurück. Allerdings empfiehlt sich diese Taktik nur dann, wenn man von der fach-lichen Kompetenz des Kollegen im Prinzip überzeugt ist.

2. Typ: Pessimist

Pessimisten kann man nie etwas recht machen. „Vielleicht“, “besser nicht“, „man kann ja nie wissen“, zählen zu ihren Standardantworten.

Verhaltenstipp: Pessimisten jam-mern meist permanent und demoti-vieren die anderen Teammitglieder. Dennoch sollten Sie deren Argu-mente nicht komplett ignorieren, da Pessimisten manche Probleme erkennen, die andere übersehen.

3. Typ: Intrigant

Intriganten gibt es immer und über-all. Oft sind es jene Kolleginnen und Kollegen, die die Karriereleiter er-klimmen möchten und sich geschickt mit fremden Lorbeeren schmücken. Sie behalten Wissen, das für alle direkten Kolleginnen und Kollegen wichtig und nützlich wäre für sich und präsentieren sich nach außen äußerst freundlich.

Verhaltenstipp: Gerüchte, die ein Intrigant in Umlauf bringt, ma-chen meist neugierig. Da es aber normalerweise nicht jeden Tag so viele Neuigkeiten gibt, hilft der In-trigant meist mit selbst erfundenen Gerüchten nach. Genau dies ist seine schwache Stelle: Wer dem vermeintlichen Intriganten (und nur diesem) eine selbst erfundene Geschichte mit der Bitte anvertraut, diese Information unbedingt für sich zu behalten, der erkennt schnell, ob dieser geplappert hat. Spätestens dann ist die „undichte Stelle“ in der Firma enttarnt.

4. Typ: Provokateur

Oft möchten provokante Charaktere anders sein als die anderen, was sie durch Kleidung, Einstellung, Auftre-ten und Ansichten ausstrahlen. Re-geln werden gerne ignoriert. Dadurch erzielen diese Mitarbeiter zusätzliche Aufmerksamkeit.

Verhaltenstipp: Am besten ist es, Provokateuren wenig Angriffsflä-che zu bieten. Zu den typischen Eigenschaften jener Kollegen zählt es, ständig zu widersprechen. Egal welche Ansicht man vertritt, er lehnt sie vermutlich ab – nicht zuletzt des-halb, weil er gerne das letzte Wort haben will. Daher empfiehlt es sich, sachlich fundiert zu argumentieren. Alternativ können Sie sich (schein-bar) der Meinung des Provokateurs anschließen: Sie suchen das sach-lich schwächste Argument des an-deren heraus und schließen mit einem „… das sehe ich auch so wie unser Kollege K, denn dann …“ an. Nun gilt es, den vermeintlich wich-tigen Grund so vorzutragen, als ob

er unglaublich wichtig und wertvoll sei. Ihre anderen Kollegen werden Ihre gezielte Übertreibung sicher merken!

5. Typ: Poser

Poser lassen kaum eine Gelegenheit aus, um sich vorteilhaft zu präsen-tieren. Sie reden viel, ohne etwas Konkretes von sich zu geben. Alles bleibt unverfänglich. Dennoch beein-drucken sie durch gekonnte Reden, Gespräche oder Vorträge. Sie möch-ten gerne immer wichtig wirken – was ihnen oft gelingt.

Verhaltenstipp: Da Poser gerne fremde Ideen als ihre eigenen ver-kaufen, sollte man ihnen möglichst keine wirklich wichtigen Ideen und Gedanken verraten. Vielmehr sollte man derartige Zeitgenossen durch Konsequentes aber diplomatisches Hinterfragen enttarnen (z. B. Kon-tern Sie beim Satz „Wir wollen uns bei dem Projekt P unbedingt betei-ligen …“ mit einem „Wer ist wir?“).

6. Typ: Skrupelloser

Skrupellose kennen kein Mitleid. Sie verfügen meist über eine recht kräftige Stimme. Nicht selten werden sie laut. Allein die Stimme übertönt Zweifler und Bedenkenträger durch die Überzeugungskraft, die sie aus-strahlt. Bereits deshalb gehört ihnen oft das letzte Wort.

Verhaltenstipp: Wer laut kontert, wird meist unhöflich oder auffällig. Dies muss nicht sein. Kaum etwas bringt einen Brüller mehr aus der Ruhe, als wenn der Angebrüllte un-beeindruckt bleibt und (übertrieben) ruhig und sachlich kontert: Beispiels-weise mit einem „… offensichtlich sind Sie anderer Meinung. Wie lautet ihr Lösungsvorschlag?“ verschlagen Sie dem Brüller die Sprache.

Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.

Mit diesen Menschentypen haben Sie’s in Ihrem Arbeitsalltag zu tun Es gibt immer und überall Kollegen, mit denen man gerne oder weniger gerne zusammenarbeitet. Um sich möglichst kollegial zu verhalten, sollte man versuchen, die einzelnen Personen typologisch einzuordnen. Dann können Sie auch jeder Zeit angemessen reagieren.

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Effektive Gespräche

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Ob es nun aufgrund der Pflegebe-dürftigkeit eines Angehörigen oder aus anderen Motiven geschieht, gemäß § 8 Abs. 1 Teilzeit- und Be-fristungsgesetz (TzBfG) besteht ein Anspruch auf Verringerung der ver-traglich vereinbarten Arbeitszeit für jeden Arbeitnehmer, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

• Der Arbeitgeber muss mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigen (§ 8 Abs. 7 TzBfG). Auszubildende zählen nicht dazu!

• Sowohl die Verringerung der Ar-beitszeit als auch deren gewünsch-ter Umfang müssen drei Monate vor deren Beginn von dem Arbeit-nehmer formlos geltend gemacht werden (§ 8 Abs. 2 TzBfG). Auch soll die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit angegeben werden.

PRAXIS-TIPP: Es empfiehlt sich, die Verringerung schriftlich geltend

zu machen. So kann im Falle eines Rechtstreits ein Nachweis geführt werden.

• Das Arbeitsverhältnis muss min-destens sechs Monate ununter-brochen bestanden haben.

Achtung: Rechnen Sie richtig!Laut Gesetzgeber soll eine Verringe-rung erst nach Ablauf der sechsmo-natigen Wartezeit geltend gemacht werden können, sodass aufgrund von § 8 Abs. 2 TzBfG und der dort veran-kerten Drei-Monatsfrist die Verringe-rung faktisch erst nach neun Mona-ten und einem Tag beginnen kann.

Die Pflichten Ihres ChefsDer Arbeitgeber darf den Antrag auf Verringerung der Arbeitszeit leichter ablehnen als im Falle der Elternzeit– vorausgesetzt er macht betriebliche Gründe geltend (§ 8 Abs. 4 Satz 1 TzBfG). Laut Rechtsprechung ge-nügen hier rationale und nachvoll-ziehbare Gründe. Dazu gehört die wesentliche Beeinträchtigung …

• der Organisation,

• des Arbeitsablaufs oder

• der Sicherheit

• Verursachung unverhältnismäßiger Kosten.

Die Ablehnung muss dem Arbeit-nehmer einen Monat vor dem Be-ginn der Verringerung schriftlich mitgeteilt werden (§ 8 Abs. 5 Satz 1 TzBfG). Unterbleibt diese, …

• so verringert sich die Arbeitszeit in dem gewünschten Umfang!

• gilt dann die Verteilung der Ar-beitszeit als festgelegt (§ 8 Abs. 5 Satz 2 und 3 TzBfG).

Arbeitsrecht rund um Teilzeit und Wiedereinstieg (Teil 2)In der vergangenen Ausgabe (9/2011) haben Sie die rechtlichen Aspekte rund um das Thema „Elternzeit“ kennengelernt. Heute stellen wir Ihnen andere Gründe vor, die Arbeitszeit zu reduzieren.

Recht im Office

Beachten Sie: § 8 TzBfG gibt dem Arbeitnehmer für die angestrebte Verringerung der Arbeitszeit eine gu-te Verhandlungsposition. Er räumt dem Arbeitgeber aber ebenfalls Ins-trumentarien zur Durchsetzung sei-ner Interessen ein. Angestrebt wird eine Verhandlungslösung, wie aus § 8 Abs. 3 TzBfG ersichtlich wird. Es soll eine Einigung erfolgen, weshalb eine Verhandlungspflicht besteht.

Auch dieser Ansatz ist anders als in § 15 Abs. 5 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)! Erst wenn eine Einigung nicht gelingt, kommt es zu dem in § 8 Abs. 5 TzBfG festge-legten Ablauf.

Am besten setzen sich daher Ihr Chef und der betreffende Mitarbeiter an einen Tisch und versuchen, gemein-sam eine einvernehmliche Lösung zu finden. Schließlich belastet ein langjähriger Rechtsstreit in der Re-gel das Arbeitsklima erheblich und sollte deshalb vermieden werden.

Der Autor: Dr. Christoph Roos ist Fachanwalt für Arbeits- und Sozialrecht in Bonn. n

Nachgefragt

Adverb-Verben immer getrennt?Anfrage einer Leserin: Seit der Rechtschreibreform werden die meis ten Kombinationen aus Adverb und Verb getrennt geschrieben (z. B. rückwärts einparken). Woran erkenne ich die Ausnahme?

Antwort der Redaktion: Sobald das Adverb seine ursprüngliche Bedeu-tung verliert und nicht mehr als ei-genständiges Wort existiert, wird die Kombination aus Adverb und Verb zusammengeschrieben. Beispiele:

• überhandnehmen

• abhandenkommen

In beiden Fällen hat das Adverb nichts mehr mit der ursprünglichen Bedeutung „Hand“ zu tun.

Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschafts-information GmbH & Co. OHG, Römerstraße 4, 86438 Kissing, Tel.: 08233 23-7850, Fax: 08233 23-7860, E-Mail: service@gwi.deInternet: www.sekretaerinnen-service.deGeschäftsführung: Werner Pehland, Wolf-gang Materna, Werner MützelRedaktion: Dr. Jutta Gröschl (Chefredakteu-rin, V.i.S.d.P.), Doris Bader (Herausgeberin), Daniela Laubmeier (Objektleitung), Claudia Behrens-Schneider, Manuela Krämer, Stephan Lamprecht, Stefanie Demann, Dr. Christoph Roos, Gregor Groß (Fachautoren)Layout/Satz: contentsign, AltenahrAlle Angaben in Sekretärinnen SERVICE wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise monatlich.ISSN: 1861-6933

Impressum

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PC-Top TIPPS

Tipps für perfekte Präsentationen PowerPoint ist in der Anwendung einfach – und liefert zugleich zahlreiche Vorlagen mit. Die Folge: Viele Präsentationen wirken langweilig. Damit sich die Vorträge Ihres Chefs eindeutig von der Masse abheben, haben wir diesen Monat einige Tipps für Sie.

Stellen Sie sich zunächst immer eini-ge Leitfragen, bevor Sie sich in die Arbeit mit den Folien stürzen:

1. Wer: Die Präsentation wird für das Publikum gemacht. Je mehr Sie über die Zuhörer wissen, desto leichter werden Sie sich mit der Auswahl des Stoffs oder der Bil-der tun. Handelt es sich um Men-schen, die bereits Vorkenntnisse zum Thema haben? Können eine bildhafte Sprache und entspre-chende Folien der Präsentation nutzen?

2. Wie: Die Frage des „Wie“ ist eine Frage mit technischem Hinter-grund. Nutzen Sie oder Ihr Chef den eigenen Computer und Bea-mer? Wenn ja, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Wird die Ausrüstung vom Veranstalter ge-stellt? Dann müssen Sie sich im Vorfeld darüber informieren, wel-che Präsentationssoftware in wel-cher Version zur Verfügung steht. Im Zweifel müssen Sie dann auf den einen oder anderen Effekt verzichten und die Präsentati-on in einem älteren Dateiformat speichern.

3. Was: Was wollen Sie präsentieren und was soll mit der Präsentation erreicht werden? Handelt es sich um den Eröffnungsvortrag einer Veranstaltung? Dann wird es in erster Linie darum gehen, das Publikum auf die nächsten Tage oder Stunden einzustimmen. Hier dürfen Sie dann auch intensiv mit Stimmungsbildern arbeiten. An-ders sieht es bei einem Fachvor-trag aus, wo es um die Präsentati-on von Fakten geht. Hier müssen die Folien den Zuhörern dabei helfen, die Fakten zu erinnern und

den Thesen des Vortragenden gut folgen zu können (* Abb. 1).

Eine solche Inhaltsstruktur können Sie natürlich mit der zu PowerPoint gehörenden Gliederungsansicht anlegen. Allerdings werden Sie feststellen, dass diese bei sehr um-fangreichen Gliederungen selbst auf schnellen Rechnern zäh reagiert.

Wenn Sie zügiger arbeiten wollen, nutzen Sie die Gliederungsansicht in Word. Hier tragen Sie

• die Überschriften der Folien als Punkte der Ebene 1 und

• alle weiteren Inhalte als Ebene 2 und Ebene 3 ein.

Speichern Sie mit Datei, Speichern un-ter am besten im Format „RTF“ ab.

In PowerPoint

• legen Sie dann eine neue Präsen-tation an oder öffnen die Datei, die Sie bearbeiten wollen.

• klicken Sie unter Start auf den Schalter Neue Folie und entscheiden Sie sich für das Kommando Folien aus Gliederung (* Abb. 2).

Öffnen Sie jetzt die in Word erstellte Datei. Sie können nun an die Aus-arbeitung der Präsentation gehen.

Wozu Sie Vorlagen wählenPowerPoint bietet eine kaum über-schaubare Vielfalt an Vorlagen für Präsentationen. Und im Internet wer-den Sie auf ein noch breiteres Spek-trum an solchen Templates stoßen.

Vorlagen bringen Vor- und Nachteile:

• Natürlich sorgen Sie für ein ein-heitliches Erscheinungsbild. Aus Sicht des Marketings ist es ver-

* Abb. 1:Die zentralen Fragen zu jeder Präsentation, die Sie sich vor Beginn der Arbeit stellen sollten.

* Abb. 2:Mit diesem Befehl können Sie ganz leicht die Fo­lien aus einer externen Gliederung übernehmen.

* Abb. 3:Wenn Sie sich schon für eine Vorlage entscheiden, nutzen Sie eine, die möglichst einfach aufgebaut ist.

PowerPoint

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PC-Top TIPPS

ständlich, dass im Idealfall jede Präsentation, die ein Haus verlässt, auch einheitlich aussieht.

• Allerdings produzieren solche Vor-träge auch recht schnell Langewei-le, da sie das Publikum regelrecht „einlullen“.

Versuchen Sie einen Kompromiss: Vorträge, die bei Kunden gehalten werden, basieren auf der Vorlage Ihres Unternehmens. Meist werden die Folien auch dem Kunden ausge-händigt (* Abb. 3).

Halten Sie es schlichtWenn Sie sich Vorträge von Personen ansehen, die als anerkannt gute Prä-sentatoren gelten (Steve Jobs vom Unternehmen Apple), werden Sie bemerken, dass die Hintergründe der Folien schlicht sind und das Un-ternehmenslogo keine Rolle spielt:

• Wenn Sie schon einen Hintergrund einsetzen müssen, entscheiden Sie sich für einen möglichst einfarbi-gen, der dann in gutem Kontrast mit der verwendeten Schrift steht.

• Nutzen Sie insgesamt maximal zwei Schriftarten in der Präsen-tation und beherzigen Sie, dass Sie mindestens Schriftgrößen von 30 Punkt und mehr verwenden.

Zum einen tragen Sie zur besseren Lesbarkeit bei (denken Sie an Per-sonen im Publikum, die weiter hin-ten sitzen). Zum anderen passt auto-matisch nicht so viel auf jede Folie.

PRAXIS-TIPP: Lassen Sie sich nicht von Dogmen verunsichern! In jedem Ratgeber zu Präsentationen werden Sie die unterschiedlichsten Regeln finden, mit denen Sie angeblich wie von selbst überzeugen. Bekannt ist beispielsweise die Regel, nie mehr als sieben Aufzählungspunkte auf einer Folie zu platzieren. In den meisten Fällen wird das aber nicht als Höchstmaß gesehen, sondern of-fensichtlich als Regel, die unbedingt einzuhalten ist. Generell sollte auf jeder Folie ein zentraler Gedanke auftauchen. Und wenn Sie diesen

mit drei Punkten ausarbeiten kön-nen, ist das genauso gut wie beim Einsatz einer einzelnen Grafik, die die Überschrift unterstreicht.

Mut zur Grafik!Bilder können sehr viele Inhalte transportieren – sie unterstreichen die Aussagen einer Folie, sie können Emotionen wecken oder Stimmun-gen erzeugen.

Es spricht nichts dagegen, in einer Präsentation

• intensiv Gebrauch von Grafiken zu machen oder

• auch ein Bild vollflächig auf der Folie zu platzieren.

Besonders einfach ist das Freistel-len von Bildern in der aktuellen Of-fice-Version 2010: Fügen Sie die Ab-bildung auf der Folie ein und rücken Sie diese zurecht oder bringen Sie die Grafik auf die gewünschte Größe.

• Sobald Sie die Grafik mit der Maus anklicken, wird die Werkzeugleiste Bildtools aktiviert.

• Sie finden im linken Bereich das Kommando Freistellen. Nach einem Klick auf das Symbol analysiert Po-werPoint den Bildaufbau und ver-sucht, das zentrale Objekt darauf freizustellen. Das klappt natürlich gut, wenn Sie bereits ein Bild aus-gesucht haben, das ein zentrales Motiv enthält (* Abb. 4).

• Die Symbolleiste ändert sich: Mit den Plus- oder dem Minuszeichen klicken Sie auf Bildbereiche, die ebenfalls entfernt werden sollen oder solche, die Sie behalten wollen.

• Mit dem kleinen Rahmen innerhalb des Bilds legen Sie auf Wunsch ge-zielt einen Bildausschnitt fest (* Abb. 5).

• Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrie-den sind, klicken Sie auf Änderun-gen beibehalten. Damit werden die markierten Bereiche entfernt und das Bild ist freigestellt.

Woher nehmen Sie aber Illustra-tionen, die wenig kosten und eine Präsentation aufwerten können? Aus

* Abb. 5:Mittels der kleinen Schalter legen Sie Bereiche fest, die entfernt werden können oder behalten werden sollen.

* Abb. 4:Mit den Bildbearbeitungswerkzeugen in Power­Point 2010 ist das Freistellen unkompliziert.

Leser-HotlineSie haben eine Frage rund um Word, Excel, Powerpoint & Co? Ihr Computer macht ein-fach nicht das, was Sie wollen? Ärgern Sie sich nicht länger sondern nutzen Sie unseren exklusiven Service für Abonnenten!

Unser Experte Stephan Lamprecht, Autor der PC-TopTIPPS und zahlreicher Fachbücher, be-antwortet Ihre Fragen. Er hilft Ihnen gern und erarbeitet gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, damit Sie schneller vor-ankommen.

Als Abonnentin vom Se-kretärinnen SERVICE ist dieser Service 100% GRA-TIS für Sie!

Sie erreichen unsere Hotline telefonisch jeden Mittwoch von 10:00 bis 12:00 Uhr unter

04102 200832sowie jederzeit per E-Mail unter

hotline@pc-easy.org.

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dem Internet sollten Sie nichts ein-fach kopieren. Das kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Besser ist es, wenn Sie auf eines der Portale für lizenzfreie Fotos auswei-chen:

• Unter http://www.sxc.hu/ finden Sie das englischsprachige Stock XChange. Hier können Sie aus Tausenden von Bildern auswählen. Beachten Sie bei der Suche, dass Sie englische Begriffe eingeben (* Abb. 6).

• Auch Fotolia (www.fotolia.de) bietet Material in Hülle und Fül-le. Hier müssen Sie ein paar Cent für den Download einer Datei aus-geben, aus denen sich das Portal finanziert. Die Bilder selbst sind lizenzfrei zu verwenden.

Verzichten Sie auf jeden Fall auf Clip arts aus den Office-Programmen. Sie wirken heute unprofessionell und die meisten Zuhörer werden sich da-ran bereits satt gesehen haben.

Info-Grafiken – aber richtigEs gibt keine Bilanzkonferenz, keine Sitzung zu den Quartalsergebnissen ohne Zahlen, die präsentiert werden. Leider machen es sich die meisten Anwender viel zu einfach und entneh-men ein Diagramm direkt aus Excel. Und so sehen die Betrachter meist viel mehr Zahlen, als sie eigentlich verarbeiten können. Meist geht es aber in einer solchen Präsentation um die Vermittlung eines Trends.

Teilen Sie daher am besten die In-formationen auf:

• Auf der Folie platzieren Sie eine Trendgrafik, die sich schnell er-schließen lässt.

• Die absoluten Zahlen tragen Sie in die Unterlagen ein, die den Teil-nehmern am Ende des Vortrags ausgehändigt werden.

Hierzu ein kleines Beispiel: Es sol-len die Umsätze der vergangenen Quartale präsentiert werden. Dabei möchten Sie auf das beste Ergebnis

hinweisen. Für solche Trends eignen sich Linien- oder Balkendiagramme sehr gut.

• Klicken Sie in das Menüband Ein-fügen und dort Diagramm.

• Entscheiden Sie sich im nachfol-genden Dialog für das Balkendia-gramm (* Abb. 7). Jetzt startet zu-sätzlich zu PowerPoint auch Excel.

• Ändern Sie die Daten und Beschrif-tungen ab. Geben Sie in die Zellen gerundete Werte ein. Auf welche Stelle Sie diese runden, ist abhän-gig davon, wie groß die Sprünge in den einzelnen Quartalen bzw. Betrachtungszeiträumen sind. Hat sich der Umsatz etwa von 150.000 auf 170.000 Euro vergrößert, geben Sie 150 und 170 in die Zellen ein.

• Sie können nach der Eingabe Excel einfach schließen. Die Daten sind dennoch in PowerPoint gesichert.

Das Diagramm ist auf der Folie plat-ziert. Sie können mit der Maus direkt in einzelne Bereiche des Bilds kli-cken, um Bestandteile zu bearbei-ten oder zu entfernen (* Abb. 8).

PRAXIS-TIPP: Wahrscheinlich be-nötigen Sie keine Überschrift, weil sie auf der Folie ist. Dann klicken Sie diese an und drücken Sie Entf.

Bei einem solchen Diagramm nutzt PowerPoint automatisch eine Ska-lierung, die bei Null beginnt. Dies sieht unschön aus und ist im Falle der Umsätze nicht einmal wahr, denn Sie haben auch im Quartal davor Er-löse getätigt. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie so vor:

• Klicken Sie auf die Zahlenskala. Diese sollte jetzt markiert sein.

• Nach einem Rechtsklick führen Sie den Befehl Achse formatieren aus dem Kontextmenü aus.

• Unter Achsenoptionen definieren Sie den Wert des Minimums. Kli-cken Sie dazu auf Fest und tragen Sie jetzt den Wert ein, ab dem das System beginnen soll (* Abb. 9).

Sie können die Säulen des Dia-gramms auch animieren und so die

* Abb. 6:Stock Xchng ist ein Anbieter lizenzfreier Fotos im Web. Hier finden Sie bestimmt etwas für Ihre Präsentation!

* Abb. 7:Nutzen Sie ein Balkendiagramm, um einen Trend aufzuzeigen.

* Abb. 8:Die noch rohe Grafik, die etwas Feinschliff benötigt.

* Abb. 9:Über die Achsenoptionen definieren Sie ein eigenes Minimum.

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Ergebnisse pro Quartal bzw. Wert auf der X-Achse einblenden.

• Dazu klicken Sie das Diagramm an und wechseln in das Menüband Animationen.

• Hier entscheiden Sie sich für einen Effekt. Klicken Sie im Menüband selbst auf den Eintrag Animations-bereich, um sich den passenden Aufgabenbereich einzublenden (* Abb. 10).

• Innerhalb des Aufgabenbereichs wählen Sie den kleinen Pfeil nach unten neben dem Eintrag des Dia-gramms (* Abb. 11). Führen Sie das Kommando Effektoptionen aus.

• Im nachfolgenden Dialog wechseln Sie in das Register Diagrammani-mation und dort zum Listenfeld Nach Kategorie.

Wenn die Präsentation gehalten wird, erscheinen die einzelnen Säu-len nun erst, wenn mit der Maus ge-klickt wird (* Abb. 12).

PRAXIS-TIPP: Wenn Sie das Regis-ter Diagrammanimation nicht sehen, haben Sie einen Effekt gewählt, der sich nicht auf die Elemente eines Diagramms anwenden lässt. Nutzen Sie dann einen anderen optischen Effekt.

Optimieren Sie den KorrekturlaufWahrscheinlich kennen Sie das: Die Präsentation wird erst kurz vor dem Abgabetermin fertig. Bevor die Foli-en aber auf den USB-Stick wandern oder freigegeben werden, sollten Sie

sich unbedingt die Zeit nehmen, die Richtigkeit zu überprüfen. Auch wenn es hektisch wird, dauert dies gar nicht so lange, wenn Sie syste-matisch vorgehen.

• Im ersten Schritt überprüfen Sie le-diglich die Titel der Folien. Achten Sie nicht auf die Rechtschreibung, sondern ob sich der rote Faden, den Sie entwickelt haben, wie-derfindet. Überprüfen Sie, ob Sie beschreibende Headlines statt offener Titel gewählt haben. Also nicht „Umsätze 4. Quartal“, son-dern „Umsatzplus von 12 %“.

• Im zweiten Schritt widmen Sie sich den Folieninhalten. Sind die Ein-träge schlüssig? Passen Diagramm und Bilder zur Überschrift? Über-prüfen Sie auch das Zahlenma-terial, wenn Sie mit Diagrammen arbeiten. Sind Summen korrekt? Passen die Maßstäbe? Sind die gewählten Einheiten auch als Be-schriftung vorhanden?

• Die Überprüfung des dritten Schritts legt das Augenmerk auf die einge-fügten Grafiken und Animationen. Blättern Sie die Präsentation schnell durch. Achten Sie darauf, ob es zu „Blinken“ oder anderen störenden Aussetzern kommt. Denn in diesem Fall ist meist ein Element, das sich durch alle Folien zieht, verrutscht. Schauen Sie dann nach, wo das Problem liegt. Überprüfen Sie auch die verwendeten Schriften, ob diese konsistent eingesetzt worden sind.

Erst wenn diese Überprüfung abge-schlossen ist, widmen Sie sich der Rechtschreibung. n

In Ihrer nächsten Ausgabe 12/11Recht im Office Hilfe, ich werde gemobbt! So wehren Sie sich

Moderne Korrespondenz Werbebriefe: beherrschen Sie die Kür?

PC TOP-Tipps Insider Tipps für Office, die richtig Zeit sparen

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* Abb. 10:Über den Animationsbereich in PowerPoint kön­nen Sie die Animationen sehr exakt steuern.

* Abb. 12:Entscheiden Sie sich hier für Kategorie, wer­den die Balken jeweils nach einem Mausklick sichtbar.

* Abb. 11:Über die Effektoptionen erreichen Sie die Mög­lichkeit, einzelne Elemente eines Diagramms zu animieren.

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Diese Glückwünsche werden garantiert gerne gelesen Besondere Anlässe wie eine Hochzeit oder die Geburt eines Kindes bieten eine gute Gelegenheit, Ihr Unternehmen in positive Erinnerung zu rufen − oder einfach einen freundlichen Eindruck zu hinterlassen.

Doch auch hier gibt es Stolperstei-ne: Wissen Sie beispielsweise so gut über Ihre Geschäftskontakte Be-scheid, dass Sie es rechtzeitig mit-bekommen, wenn jemand heiratet oder Nachwuchs erwartet?

Sammeln Sie möglichst viele InformationenPflegen Sie daher Ihre Kontakte – und die Ihres Chefs. Und machen Sie anschließend die Gratulation zu einem Verbindungsstück in Ihrem professionellen Netzwerk.

• Achten Sie auf Details.

• Hören Sie gut zu.

Kurz gesagt: Scheuen Sie sich nicht, Ihre Geschäftskontakte – und die Ih-res Vorgesetzten − auch einmal et-was Persönliches zu fragen. Dann kann es auch nicht passieren, dass ein besonderer Anlass an Ihnen vor-beigeht. Das wäre nämlich nicht nur schade, sondern kann auch peinlich werden.

Um eine Blamage zu vermeiden, bringen Sie genau Folgendes in Er-fahrung:

• den Anlass

• das Datum

• wem Sie am besten beglückwün-schen können

Vermeiden Sie pauschale Fließband-TexteViele Glückwünsche triefen nur so von antiquierten Floskeln und um-ständlichen Formulierungen (z. B. „Anlässlich der Geburt Ihrer Tochter Sophie möchten wir Ihnen herzlich gratulieren.“, „… möchten wir Ihnen unsere Glückwünsche übermitteln.“

Sie auch auf die zahllosen Sprüche- und Aphorismen-Sammlungen zu-rückgreifen und über ein schönes Zitat den Bogen zum Empfänger schlagen.

PRAXIS-TIPP: Einen freundlich-direkten Stil erreichen Sie schon al-lein dadurch, dass Sie vom „wir“ zum „Sie“ wechseln. Statt von sich und aus Ihrer Perspektive zu formulieren, sprechen Sie den Empfänger Ihres Schreibens lieber direkt an. Keine Sorge, das ist nicht etwa leutselig, sondern entspricht dem modernen Stil geschäftlicher Korrespondenz und hebt sich wohltuend von der Masse ab.

Schreiben Sie:

• „Herzlichen Glückwunsch!“ statt „Wir gratulieren zu …“

• „Sie sind jetzt Vater!“ statt „Wir freuen uns über …“

• „Das Ja-Wort ist etwas Wunderba-res!“ statt „Wir wünschen Ihnen …“

Checkliste: Das macht den Unterschied

Ok

Schreiben Sie die Gratulation mit der Hand.

4

Versehen Sie Ihre Glückwün-sche mit dem Datum des Anlasses.

4

Verwenden Sie eine Brief-marke anstatt das Schreiben einfach in die Geschäftspost zu geben.

4

Wählen Sie den Zeitpunkt so, dass Ihr Schreiben nicht zu früh, aber auch nicht allzu lange nach dem freudigen Ereignis eintrifft.

4

Würdigen Sie auch DienstjubiläenNicht nur eine Hochzeit oder die Geburt eines Kindes sind etwas so Besonderes und Feierliches, dass wir anderen dazu gratulieren. Auch das Dienstjubiläum ist eine Gelegenheit,

oder „An dieser Stelle übersenden wir herzlichste Glückwünsche …“). Ein Glückwunsch ist aber die Gele-genheit, etwas Persönliches zu sa-gen − ohne in Beamtendeutsch zu verfallen.

Verwenden Sie das richtige PapierNutzen Sie kein Geschäftspapier, das bereits mit Kontoverbindungen und Informationszeile bedruckt ist. Besser ist …• ein stilvoller Briefbogen aus ei-

nem besonderen Papier oder

• eine schöne Karte.

Aber: Vermeiden Sie vorgedruckte Glückwunsch-Karten oder altbackene Textbausteine. Da ein Glückwunsch ohnehin nur ein kurzes Anschreiben darstellt und keinesfalls mehr als ei-ne Seite füllen sollte, beschränken Sie sich im Text mit einem gekonn-ten Hinweis auf etwas Persönliches, das Ihre Beziehung zu der Person herausstellt.

Themen für persönliche Worte Hobbys (Marathon-Läufer, Reiterin, Origami, Bonsai, Schach etc.)

Interessen (Garten, Reisen, Spra-chen, Musik etc.)

Lifestyle (ausgefallene Kleidung, Feinschmecker etc.)

Wohnort (lokale Besonderheiten wie die Natur oder Feste)

Herkunft (Besonderheiten des Lan-des/der Region, die Familie)

Wenn Ihnen zu der Person, die Sie beglückwünschen möchten, gar nichts Individuelles einfällt, können

Moderne Korrespondenz

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mit Glückwünschen die Beziehung zu einer Person zu fes tigen.

Es ist auf jeden Fall ein Ereignis, das zu feiern Sie nicht vergessen soll-ten. In größeren Unternehmen ist es meist die Personalabteilung, die Buch darüber führt, welche Jubiläen in einem Jahr anstehen und die ent-sprechenden Vorgesetzten rechtzei-tig darüber informiert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das bei Ihnen ebenfalls so gehandhabt wird, erkun-digen Sie sich. Es wird kaum einen Mitarbeiter geben, der von sich aus damit rausrückt − zumal die meisten sich zwar an das Jahr ihres Einstiegs bei der Firma erinnern können, je-doch nicht an das genaue Datum.

PRAXIS-TIPP: Inwieweit Sie die Dienstjubiläen Ihrer Geschäftspartner – und die Ihres Chefs − mitbekommen, hängt von Ihrer Vernetzung ab. Sie sel-ber können aber zum Beispiel darüber Buch führen, seit wann Sie mit Ihren Dienstleistern und Geschäftspartnern zusammenarbeiten und eine günstige Gelegenheit suchen, daraus ein Jubi-läum zu machen. Das ist immer eine gute Gelegenheit, sich für die Zusam-menarbeit zu bedanken und die Basis für zukunftsträchtige Beziehungen zu legen.

Überraschen Sie Ihre Kunden Ihr Unternehmen hat im März den 1000. Kunden gewonnen? Gratulie-ren Sie ihm mit einem persönlichen Anschreiben zu diesem „Jubiläum“.

Mit etwas Kreativität können Sie Gelegenheiten entdecken, um Ihre Geschäftskontakte mit einem tollen Anschreiben zu überraschen.

Wenn Sie den Jubilar überhaupt nicht kennen und keinen persönli-chen Bezug ausfindig machen kön-nen, …

• suchen Sie einen Spruch oder ein Zitat aus einer Sammlung und

• verwenden Sie dies, damit sich Ihr Schreiben von der üblichen Ge-schäftspost abhebt.

Besonders persönlich und erfreu-lich wirken Glückwünsche, wenn mehrere Personen darauf unter-schrieben haben. Es signalisiert: Wir denken an Sie und haben uns wirklich Mühe gemacht!

Ihr Floskel-Detektor Die meisten Gratulationsschreiben stecken voller Floskeln. Oft merken wir selber gar nicht mehr, dass das

was wir schreiben floskelhaft und verstaubt ist, weil wir es schon so oft gehört und gelesen haben. Un-ser Floskel-Detektor hilft Ihnen, gute von schlechten Formulierungen zu unterscheiden und Ihr Anschreiben auf Floskeln zu untersuchen.

Die Autorin: Stefanie Demann ist Mitglied der German Speakers Association und Ex-pertin für professionelle Geschäftsbriefe.

Übersicht: Dos and Don’tsSo nicht Lieber so

Anlässlich des 25-jährigen Bestehens Ihrer werten Firma möchten wir Ihnen unsere herzlichsten Glückwünsche übermitteln.

Zu Ihrem 25-jährigen Firmenju-biläum gratulieren wir herzlich!

Aus diesem Anlass möchten wir Ihnen herzlich gratulieren.

Deshalb gratulieren wir herzlich!

In Anbetracht der Tatsache, dass Sie 25-jähriges Firmenjubiläum feiern, möchten wir Ihnen unsere Glückwün-sche zum Ausdruck bringen.

Herzlichen Glückwunsch!

In der Hoffnung auf eine weiterhin gu-te Zusammenarbeit verbleiben wir mit den besten Wünschen für die Zukunft.

Wir freuen uns, auch zukünftig mit Ihnen weiter so vertrauensvoll zusammenarbeiten zu können wie in den vergangenen zehn Jahren.

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu kön-nen, dass unser Geschäftsführer, Herr Seidel, es sich nicht nehmen lässt, an Ihrer Jubiläumsfeier teilzunehmen.

Unser Geschäftsführer dankt Ihnen für die Einladung und kommt sehr gerne zu Ihrer Jubi-läumsfeier.

Musterschreiben

Bitte so nicht:Herzlichen Glückwunsch

Sehr geehrte Frau Aaron,

zum 15. Mal nun jährt sich Ihre Mit-arbeit in unserem Unternehmen. Wir schauen auf eine erfolgreiche gemeinsame Zeit zurück.

Unsere Geschäftsleitung und die gesamte Belegschaft möchte Ihnen hiermit zu Ihrem 15. Jubiläum gratu-lieren und wünscht Ihnen weiterhin viele erfolgreiche Jahre, Gesundheit und Glück.

Mit besten Grüßen

Die Geschäftsleitung

Lieber so:Liebe Frau Weise,

sicher haben Sie heute oder in den vergangenen Tagen die letzten zehn Jahre in unserem Unternehmen Re-vue passieren lassen. Wir hoffen, dass Sie dieser Rückblick mit Freude und Stolz erfüllt.

Ich danke Ihnen sehr für Ihren Ein-satz, Ihre Ideen und Ihre Treue.

Ihnen als begeisterte Bergsteigerin wünschen wir Gesundheit, Erfolg und viel Freude bei der Arbeit und natürlich: „Glückauf!“ Mögen Sie uns noch von vielen spannenden Touren über die Gipfel berichten!

Lassen Sie sich reich beschenken,

eine schöne Feier und

herzliche Grüße

Ihre

Matthias MalerSigrun HeideckGert Bogner

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Ungeachtet ob es sich um Glückwün-sche zur Hochzeit, zur Geburt, Tau-fe, Konfirmation/Kommunion, zum Firmenjubiläum oder zum runden Geburtstag handelt, sollte Ihr Ansatz

• weder abgegriffen

• noch zu überschwänglich wirken.

PRAXIS-TIPP: Möchte Ihr Chef ei-nen englischsprachigen Partner zum beruflichen Weiterkommen beglück-wünschen, kommt es sicherlich gut an, wenn er seinen eigenen positi-ven Eindruck zum Werdegang der Person einbringt. Allerdings wirkt das nur dann überzeugend, wenn Sie und Ihr Vorgesetzter dies origi-när und einfallsreich formulieren.

Gestalten Sie den Glückwunsch individuellIm englischsprachigen Raum können Sie – je nach Bekanntschaftsgrad des Gratulanten – freundliche und informelle Gratulationen ausspre-chen; vorausgesetzt, Sie verfallen nicht in Gefühlsduselei oder in un-passende Aussagen. Daher:

• Suchen Sie am besten nach einem passenden sinnvollen Zitat, das für mehr persönliche Mühe und Ori-ginalität spricht. Im Internet gibt es viele entsprechende Datenban-ken, denen Sie etwas Passendes entlocken können. Aber: Religiöse Weisheiten sollten Sie generell un-terlassen.

• Von Vorteil ist selbstverständlich, wenn Sie um die Vorlieben desje-nigen wissen, dem Sie Glückwün-sche zukommen lassen möchten.

• Bei Personen, die Sie weniger gut kennen, wählen Sie am bes ten neutrale und seriöse Grußkarten.

Allerdings ist es in Deutschland et-was schwieriger, an englischspra-chige Karten heranzukommen.

• Im elektronischen Zeitalter sind daher auch Gratulationen per E-Mail eine Möglichkeit, diese Schwierigkeit zu umgehen.

• Zu überlegen ist auch, ob Sie (bzw. Ihr Chef) die Glückwünsche hand-schriftlich schreiben.

• Berücksichtigen Sie, dass es auch Anlässe gibt, zu denen man die Gratulationsschreiben (z. B. Ge-burt, Hochzeit) gerne aufhebt!

PRAXIS-TIPP: Auch im englisch-sprachigen Raum sind die Zeiten schon lange vorüber, in denen man Vätern (bei Nichterwähnung der Mütter) zur erfolgreichen Geburt eines Kindes praktisch als „Glanz-leistung“ gratulierte! Eine edle Zi-garre für den Vater mit auf den Weg zu schicken, ist allerdings nur unter absoluten Nichtrauchern verpönt.

Diese Formulierungen können Sie verwendenZur Hochzeit:

Congratulations on your happy marriage and wishing you all the very best for the future! (= Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Hochzeit. Wir wünschen Ihnen alles erdenklich Gute für die Zukunft.)

Humorvoller: Congratulations on your happy marriage and wishing you all the very best for the challenges ahead! (= Herzlichen Glückwunsch zur Ihrer Hochzeit. Wir wünsche Ihnen alles erdenklich Gute für die kommenden Herausforderungen!)

Informell: Congratulations on tying the knot! (= Herzlichen Glückwunsch zur Schließung des Lebensbundes!)

Heben Sie sich mit Ihrer Gratulation von der Masse abGlückwünsche kommen nicht nur bei inländischen Geschäftspartnern und Kollegen gut an – auch ausländische Kontakte freuen sich, wenn Sie bzw. Ihr Chef an sie denken.

PRAXIS-TIPP: Vermeiden Sie un-bedingt die folgende Version – sie ist veraltet und unpersönlich: Con-gratulations to the bride and groom on their happy union. (= Einen herzlichen Glückwunsch der Braut und dem Bräutigam und eine fröhliche Ver-bindung.)

Geburt

Our heartfelt congratulations on the birth of your child (= Unsere herzlichen Glück-wünsche zur Geburt Ihres Kindes.)

Congratulations on the new arrival to your family. (= Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem neuem Familienzuwachs.)

We were delighted to hear of the birth of your baby. Congratulations! (= Wir ha-ben uns sehr über Ihre Nachricht über die Geburt Ihres Kindes gefreut. Herzlichen Glückwunsch!)

Beförderung

From all of us at X, we wish you the very best of luck in your new job at Y. (= Un-sere gesamte Abteilung/Belegschaft bei X wünscht Ihnen viel Erfolg in Ihrem neuen Job bei Y.)

We wish you the best of luck in your new position as Director of European Sales. (= Wir wünschen Ihnen alles Gute zu Ih-rer neuen Position als europäischer Vertriebsdirektor.)

We wish you every bit of success for your lat-est career move. It couldn’t have happened to a nicer person. (= Wir wünschen Ih-nen jeglichen Erfolg für Ihren letzten Karriereaufstieg. Es könnte niemand besseren/netteren getroffen haben.)

Business-English

Exklusiv für Abonnenten: Sekre-tärinnen SERVICE unterstützt Ih-re Arbeit mit einer kostenfreien Übersetzung von unserem Busi-ness-English-Experten und Über-setzer James Martin Croft.

Sie erreichen ihn jederzeit per Fax unter 08233 23-7860 sowie per E-Mail: business-english@gwi.de.

Business English

Sekretärinnen SERVICE

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Um die positiven Assoziationen rund um „Lösung“ zu nutzen, emp-fiehlt es sich, sich nicht auf das Prob-lem zu konzentrieren, sondern einzig und allein auf mögliche Lösungen. Dies erreichen Sie, wenn Sie sich fol-gende Fragen stellen und sie gezielt beantworten:

• Was möchte ich (beruflich oder pri-vat) gerne erreichen?

• Welches Ziel verfolge ich?

• Falls nötig: Welche Prinzipien lei-ten mich dabei?

• Was habe ich in diesem Fall be-reits erreicht?

• Wie sieht mein derzeitiger Work-Around für das Problem aus?

• Was tut das Thema bereits schon Gutes für mich und meine Ziele?

• Was gibt es bereits anderswo für gute Ansätze zur Lösung, die ich vielleicht auf mich anwenden kann?

• Wie fühlt sich eine erfolgreiche Lösung an?

• Was ist nötig, um dieses Erfolgs-gefühl zu erreichen?

• Welche Schritte sind nötig, um das Ziel zu erreichen?

Geeignet auch für Ihre TeammeetingsGeht es darum, im Bereichsmeeting eine Lösung zu finden, dann versu-chen Sie den Denkprozess dadurch zu motivieren, dass

• Sie nur die oben genannten Fra-gen stellen und

• Sie alle Kollegen gleichermaßen in die Diskussion einzubeziehen.

Allerdings müssen Sie dann zu gu-ter Letzt auch festhalten, wer was bis wann macht, um echte Lösungs-ansätze aus dem Meeting zu ziehen.

Sind Sie erst einmal als „Problem-löser“ in Ihrem Team anerkannt, können Sie bei fast allen Fragen die Zahl der Ideen und Problemlösungen noch erhöhen, wenn Sie mit der no-minellen Gruppentechnik arbeiten. Diese funktioniert so:

• Stellen Sie die erste Frage ans Team.

• Lassen Sie Ihre Kollegen für einige Minuten einzeln darüber nachden-ken und ihre Ideen auf Kärtchen aufschreiben.

• Am Ende werden die Ideen einzeln reihum vorgetragen und von Ih-nen auf einem Flip-Chart schriftlich festgehalten.

Dies stellt sicher, dass sich alle Teil-nehmer aufs Denken konzentrieren und nicht auf das, was andere Teil-nehmer gerade sagen. Damit aber neue Ideen durch die Gedanken der anderen Kollegen ausgelöst werden können, gibt es am Ende die gemein-same Ideen-Sammelrunde.

Das Interessante am lösungsori-entierten Ansatz ist, dass Sie und Ihre Kollegen sich wirklich auf die positiven Aspekte des Problems konzentrieren und so erst gar keine negativen Assoziationen aufkom-men. Im Gegenteil: Das Problem wird hier nicht mal analysiert – es wird von Anfang an geschaut, welche lö-sungsweisenden Erfahrungen bereits

Probleme lösungsorientiert angehen So gut wie jeden Tag geht es darum, Probleme zu lösen. Die beiden Wör-ter „Problem“ und „Lösung“ haben aber unterschiedliche Assoziationen: die von Problemen ist negativ, die von Lösungen naturgemäß positiv. Konzentrieren Sie sich also auf die Zweite!

Gedanken zum Schluss

Darum sind Zweifel gutEs ist mir nicht leicht gefallen, die Herausgeberschaft für „Sekretärin-nen SERVICE“ abzugeben. Im Laufe der vergangenen fünf Jahre ist mir die Publikation – und damit auch Sie als die Leser – ans Herz gewachsen.

Dennoch hatte ich in den vergange-nen Monaten das Gefühl, weder mei-nen beruflichen Aufgaben noch mei-ner Herausgeberschaft gerecht zu werden. Irgendwann habe ich dann beschlossen, Letzteres abzugeben.

Zunächst war ich froh, eine Entschei-dung getroffen zu haben. Aber dann kamen die Zweifel: „Schaffst Du es nicht doch irgendwie?“/„Du kannst doch bei dem … und dem … Abstri-che machen, dann hast Du die nötige Zeit.“ – Fragen wie diese kamen mir immer wieder in den Sinn.

Doch diese Zweifel haben mir letzt-lich geholfen, zu meiner gefassten Entscheidung zu stehen: Ich habe mir nämlich die Zeit genommen, jede einzelne Frage, die mir in den Kopf kam gründlich zu hinterleuchten. Dabei war ich schonungslos ehrlich zu mir selbst – und letztlich habe ich jeden Zweifel ausräumen können.

Nun weiß ich, dass ich die richtige Entscheidung getroffen habe.

Mehr Mut zum Umgang mit Ihren Zweifeln wünscht Ihnen

Doris Bader Herausgeberin und Chefsekretärin

vorliegen, auf denen man aufbauen kann. Die Diskussion ist von Anfang an positiv.

Der Autor: Gregor Groß interessiert sich seit seinem Aufenthalt in Brisbane (Australien) für Kreativität und dafür, wie man richtig organisiert und delegiert, ohne die Kreati-vität von Mitarbeitern zu behindern. n

Tipps – nur für Sie