SER DOXiS4 iECM Overview

Eine ganzheitliche Suite für:

Automatisierte Posteingangsbearbeitung

Elektronische Archivierung

Dokumenten-Management

Elektronische Akten

eMail-Archivierung & -Management

Business Process Management

Wissensmanagement

Fortschritt durch Produktivität

BESSER FÜR IHR BUSINESS

Leistungsfähige Produkte und intelligente Lösungenfür integriertes Enterprise Content Management

Fortschritt durch Produktivität

Integriertes Enterprise Content Management – Die DOXiS iECM-Suite

Digitalisieren, analysieren, automatisieren – Eine Lösung für den gesamten Posteingang

Das Informationscockpit – flexibel anpassbar, funktional, ergonomisch

Rechts- und revisionssicher elektronisch archivieren

Wissen dank umfangreicher Recherchewerkzeuge

Rechtssichere eMail-Archivierung und intelligentes eMail-Management

Prozesse optimieren, Informationen steuern

Elektronische Akten – das Informationscockpit für mehr Produktivität

Optimal integriert in vorhandene Systeme und Anwendungen

Spezifische Branchenlösungen

Kompetenter SERvice

Mit bewährten iECM-Technologien Zukunft gestalten

Die neue Dimension des Enterprise Content Management

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DOXiS iECM-Suite

Inhalt

Weiterführende Informationen finden Sie unter www.ser.de.

Welche Medien zu unseren Produkten und Lösungen verfügbar sind, erkennen Sie an den folgenden

Symbolen, die Sie im Inhalt der Broschüre wiederfinden.

Broschüre Fact Sheet Whitepaper ProduktvideoB F W

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Eine immer schneller wachsende Flut an Daten und Dokumenten, verschärfte Compliance-Anforderungen sowie kon-

tinuierlich steigende Ansprüche an die Effektivität von internen und unternehmensübergreifenden Prozessen: Immer

mehr Entscheider stellen sich längst nicht mehr die Frage, ob sie ein Enterprise Content Management anschaffen

sollen, sondern wie es am besten einzusetzen ist. Es gilt, Prozesse zu optimieren und die Produktivität des Unter-

nehmens zu steigern. SER hat für diese Aufgabenstellung eine überzeugende Lösung entwickelt: integriertes

Enterprise Content Management mit der DOXiS iECM-Suite.

Ziel ist die Synchronisation von Informationen, Wissen und Prozessen. Die DOXiS iECM-Suite unterstützt den gesam-

ten Lebenszyklus eines Dokuments von der Entstehung über die Bearbeitung bis hin zur Langzeitarchivierung.

Dadurch steht das Unternehmenswissen den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung, und Entschei-

dungen werden auf Basis fundierter Informationen getroffen. So werden Kosten reduziert und Reaktionszeiten ver-

kürzt. Nur wenn Prozesse intelligent automatisiert werden und sich qualitätsgesichert aufeinander abstimmen las-

sen, können Produktivität und Effizienz gesteigert, Serviceleistungen verbessert und der Unternehmenserfolg gesi-

chert werden.

Fortschritt

durch Produktivität

Das Anwendungsumfeld und die Wertschöpfungspotentiale von

Enterprise Content Management lassen sich anschaulich mit den

fünf „Cs“ umschreiben: Content, Compliance, Collaboration, Cost

und Continuity. Innerhalb dieses Spannungsfeldes entscheiden

sich Wettbewerbsfähigkeit und langfristiger Erfolg eines Unter-

nehmens. Es gilt, den Wert der vorhandenen Informationen rich-

tig einzuordnen, strukturierte und unstrukturierte Informationen

zu erschließen und die ständige Verfügbarkeit sämtlicher Daten

und Dokumente zu gewährleisten. Dank moderner ECM-Lösun-

gen sind Informationen jederzeit kontrollierbar und sichern den

unternehmerischen Erfolg.

Content = Inhalt

Zentraler Nutzen einer ECM-Lösung ist die Erschließung ge-

schäftsrelevanter Informationen aus Dokumenten. Erst wenn der

Inhalt (der „Content“) durch Anwendung als Wissen in Unterneh-

mensprozessen genutzt wird, trägt er zum Erreichen der Unter-

nehmensziele bei.

Compliance = Erfüllung der rechtlichen

Anforderunge

Die Einhaltung der Vorschriften für eine rechts- und revisionssi-

chere Archivierung von Daten und Dokumenten ist unumgäng-

lich. Eine integrierte ECM-Lösung stellt die Erfüllung der rechtli-

chen Anforderungen sicher. Darüber hinaus entsteht wirtschaft-

licher Erfolg durch Qualitätsverbesserung und Geschäftspro-

zessoptimierung.

Collaboration = Zusammenarbeit

Der Mensch ist der wichtigste Part einer Büroorganisation. Daher

ist die reibungslose Zusammenarbeit zwischen einzelnen Sach-

bearbeitern, Abteilungen oder Standorten ausgesprochen wich-

tig. Dank iECM stehen Informationen immer zur richtigen Zeit

den richtigen Bearbeitern zur Verfügung.

Cost = Kosten

Integriertes ECM bündelt Informationen und Daten unterschied-

licher Herkunft auf einer einheitlichen Plattform und sorgt so für

Kosteneinsparungen – auch in anderen IT-Bereichen mit Syste-

men, die sonst als Insellösungen im Unternehmen existieren wür-

den. Das führt zu schnellem Return on Investment und rascher

Amortisation.

Continuity = Fortbestand

Das Sicherstellen der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Daten ist

elementar. ECM-Technologien sorgen dafür, dass alle Unterneh-

mensdaten sicher archiviert und vor unberechtigtem Zugriff ge-

schützt werden, alle Transaktionen lückenlos nachvollziehbar

sind und der Fortbestand mittels Hochverfügbarkeits- und

Recovery-Werkzeugen jederzeit gesichert ist.

Die Bedeutung von ECM für Ihr Unternehmen

DOXiS iECM-Suite

DOXiS iECM-Suite

SER bietet mit der DOXiS iECM-Suite ein durchgängiges Produktportfolio, das die gesamte Prozesskette des

Enterprise Content Managements abdeckt – von der Posteingangsverarbeitung über die Vorgangsbearbeitung bis

zur langfristigen Archivierung. Konsequent prozessorientiert werden Inhalte jeglicher Art (Dokumente und Daten),

unabhängig von der Anwendung, mit der sie erstellt wurden, in die Geschäftsprozesse integriert. iECM bedeutet für

SER daher nicht nur das Management einzelner Inhalte und Dokumente, sondern vor allem die Unterstützung doku-

mentenorientierter Geschäftsprozesse. Der Fokus liegt dabei immer auf einer Verbesserung der Wertschöpfung.

Integriertes Enterprise

Content Management -

die DOXiS iECM-Suite

Der klassische Geschäftsprozess –

in elektronischer Form

Elektronische dokumentenbasierende Prozesse in der Bürowelt

lassen sich unterteilen in Erfassen, Auslesen, Bearbeiten, Weiter-

leiten, Speichern, Archivieren und Recherchieren. Diese Funktio-

nen finden sich weitestgehend auch in den klassischen papierge-

bundenen betrieblichen Abläufen wieder.

Informationen erfassen mit DOXiS Capture

(capture)

Flexibles Erfassen und Aufbereiten von Papierdokumenten und

Transformation in digitale Formate – für lokale und verteilte

Scan-Szenarien.

Informationen auslesen mit dem DOXiS Inbound

Center (extract)

Inhaltsbasierende Post- und Rechnungseingangsverarbeitung

mit automatisierter Klassifikation und Extraktion als Vorausset-

zung einer Zuordnung, Verteilung und Bearbeitung von Ein-

gangsdokumenten.

Informationen verwalten mit DOXiS BPM und

DOXiS Records Management (manage & flow)

Umfassende Akten- und Vorgangsbearbeitung mit integrierten

DMS-Funktionalitäten für die Steuerung dokumentenorientierter

Geschäftsprozesse.

Informationen speichern & archivieren mit DOXiS

Archiv & DMS (store & preserve)

Hochperformante sowie rechts- und revisionssichere Archivie-

rung, die eine breite Palette marktführender Speichertechnologien

unterstützt. Die effiziente Speichervirtualisierung ist das Fun-

dament für ein umfassendes Information Lifecycle Management.

Informationen recherchieren mit DOXiS Search

(retrieve)

Intelligente Recherche (Information Retrieval) für strukturierte

und unstrukturierte Informationen durch Nutzung von Volltext-

Verfahren, ergänzt um assoziative und fehlertolerante Such-

methoden.

Informationen/Anwendungen integrieren mit

DOXiS Integrationen (integrate)

Integration in marktführende ERP-, Office-, Fibu-, Groupware-,

CRM- und BI-Systeme. Offene objektorientierte APIs für flexible

kundenspezifische Integration sowie Konnektoren zur Synchroni-

sation mit spezifischen Diensten.

Informationen übergeben mit DOXiS COLD

(deliver)

Komfortable Werkzeuge zur automatischen Konvertierung, Se-

parierung, Indizierung und Archivierung von CI-Daten.

Die Funktionen von DOXiS iECM

DOXiS iECM-Suite

Mehr Infos www.ser.de

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Die optimale Bearbeitung des Posteingangs setzt das Fehlen von Medienbrüchen voraus und erfordert daher die

Digitalisierung sämtlicher eingehender Dokumente. Das DOXiS Inbound Center ist die ganzheitliche Lösung zur

Automatisierung des Dokumenteneingangs und erstes Element der elektronischen Vorgangsbearbeitung im

Unternehmen. Das DOXiS Inbound Center nutzt umfassende Methoden, um Dokumente inhaltlich zu analysieren und

Daten auszulesen. Dabei spielen lernende Techniken auf der Basis eines „Lernens an Beispielen“ eine große Rolle.

Die Lernfähigkeit der Technologie vereinfacht das Customizing, den Pflegeaufwand und die Kosten für Anpassungen

bei sich ändernden Dokumentenarten. Auch neue Klassen können im Vergleich mit regelbasierten Systemen sehr

einfach aufgebaut werden. Das DOXiS Inbound Center besteht aus drei Komponenten: DOXiS Capture, DOXiS Inbound

Master und DOXiS InvoiceMaster.

Digitalisieren, analysieren,

automatisieren -

Eine Lösung für den

gesamten Posteingang

DOXiS Inbound Center

DOXiS Capture unterstützt ein breites Spektrum möglicher Er-

fassungsszenarien vom Scannen auf Abteilungsebene über ver-

teiltes Scannen in unterschiedlichen Niederlassungen oder Ge-

schäftsstellen hinweg bis hin zur zentralen Posteingangsverar-

beitung und der damit einhergehenden Massenbelegerfassung –

und fungiert damit als universelles Bindeglied zwischen der

Papierwelt und der nachfolgenden elektronischen Verarbeitung.

Mit den DOXiS Capture Web-Funktionalitäten lassen sich Nieder-

lassungen dezentral anbinden, über die Dokumente vor Ort er-

fasst, indiziert und validiert werden können, um sie anschließend

per Internet an das zentrale Backend-System des Unternehmens

weiterzuleiten. So sind sämtliche Informationen, die ein Unter-

nehmen in Papierform an unterschiedlichen Standorten errei-

chen, unmittelbar unternehmensweit verfügbar. Mit DOXiS Input-

Connect stehen darüber hinaus eine Vielzahl standardisierter

Schnittstellen für den Import elektronischer Dokumente zur Ver-

fügung wie zum Beispiel eMails, Web-Inhalte, Images in unter-

schiedlichen Formaten, Acrobat PDF oder Microsoft Office. Grund-

sätzlich wird zwischen einer automatischen Übernahme und

einer elektronischen Erfassung ähnlich wie bei Papierdokumen-

ten unterschieden.

DOXiS Capture für flexible Scan-Lösungen

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Capture

DOXiS Capture

ì Leistungsfähiger und einfach zu bedienender Scan-

Client

ì Einfacher Ausbau der Lösung bei wachsendem

Dokumentenvolumen ohne Performanceverluste

ì Einsatz in verteilten Scan-Szenarien wie auch für

zentrales Massen-Scannning

ì Anbindung an Scanner aller führender Hersteller, wie

Kodak, Fujitsu, Bell & Howell, Panasonic, Canon und

Inotec

ì Sehr wirkungsvolle Routinen zur Bildvorverarbeitung

und Optimierung

ì Volle Webfähigkeit

ì Erkennungsmodule für OCR, ICR, OMR und Barcodes

DOXiS InputConnect

ì Umfassende Integration elektronischer Dokumente

ì Konnektoren zu Standardsoftware wie Mailsysteme

und Groupware (Microsoft Outlook, Lotus Notes)

ì Konverter und Filter u.a. für Office-Dokumente,

Acrobat PDF, Web-Inhalte und vieles mehr.

Mehr Infos www.ser.deB F

DOXiS iECM-Suite

Nächster Schritt nach der Digitalisierung des Posteingangs ist

die automatisierte Zuordnung der Dokumente und das Auslesen

relevanter Daten und Informationen. Die Vorteile einer durch-

gängig elektronischen Dokumenteneingangsverarbeitung gegen-

über der traditionellen Papierverarbeitung liegen auf der Hand:

Sowohl der Prozess der erstmaligen Bearbeitung – die Zuord-

nung von Dokumenten und das Erfassen relevanter Daten – als

auch die weiteren Schritte der Vorgangsbearbeitung werden

deutlich beschleunigt und digitalisierte Dokumente und Meta-

daten stehen unmittelbar der Sachbearbeitung zur Verfügung.

Die bei einem Papiertransport anfallenden Liege- und Transfer-

zeiten von mitunter Stunden oder Tagen entfallen vollständig,

woraus gesenkte Kosten für die Zuordnung, Erfassung und die

Sachbearbeitung resultieren. Sämtliche Dokumente und alle er-

forderlichen Daten und Informationen sind auf Knopfdruck voll-

ständig verfügbar. Anfragen nach Dokumenten und Akten sowie

ein ständiger Wechsel zwischen der „Papierwelt“ und dem Bild-

schirmarbeitsplatz entfallen.

DOXiS InboundMaster - Schnelles Erkennen und

Zuordnen von Informationen für die Sachbearbeitung


1. Papiergebundene Verarbeitung

2. Elektronische Verarbeitung mit DOXiS InboundMaster

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DOXiS InboundMaster im Überblick

Bewährte Einsatzgebiete des DOXiS InboundMaster

Der Arbeitsablauf gliedert sich in vier wesentliche Schritte:

1. Nach dem Import von digitalisierten sowie elektronischen Do-

kumenten wird wahlweise eine Zeichenerkennung oder eine Fil-

terung durchgeführt, um zu einem einheitlichen „Textextrakt“ zu

kommen, der nachfolgend weiterverarbeitet werden kann. Die

hohe Qualität der Bildvorverarbeitung und der eingesetzten Mo-

dule zur Zeichenerkennung – insbesondere der OCR – stellen

auch bei schwierigen Vorlagen ein optimales Ergebnis sicher.

2. Der nächste Schritt – die Klassifikation – dient der automati-

schen inhaltsbasierten Zuordnung von Dokumenten, z.B. zu Ge-

schäftsbereichen, Abteilungen, Empfängern, Produktsparten o.ä.

In der Umsetzung lassen sich Dokumente dabei sowohl Prozes-

sen/Vorgängen als auch Akten zuordnen.

3. Eng mit der Klassifikation verbunden ist die Extraktion: das

automatisierte Lokalisieren und Auslesen sämtlicher verarbei-

tungsrelevanter Daten. Je präziser sich ein Posteingang einem

bestimmten Kontext zuordnen lässt, umso exakter lässt sich an-

geben, welche Informationen den jeweiligen Dokumenten einer

Klasse zu entnehmen sind.

4. Validierung und Verifikation dienen der internen Qualitäts-

sicherung. Ausschließlich als vollständig und richtig erkannte Re-

sultate werden automatisch an die nachfolgenden Anwendungen

weitergegeben.

Im Rahmen der Validierung stehen verschiedene Verfahren zur

Plausibilitätsprüfung zur Verfügung – z.B. die feldweise Überprü-

fung von Formaten, gültigen Zeichensätzen etc. – sowie der Ab-

gleich gegen Stammdaten. „Online“-Abgleiche mit Datenbestän-

den in den Produktivanwendungen sind ebenfalls möglich.

Sollte sich kein hundertprozentiges Ergebnis erreichen lassen,

kann das jeweilige Dokument an einem Nachbearbeitungsplatz

(„Verifier“) zur Anzeige gebracht und der manuellen Verifikation

übergeben werden – nach Abgleich des Images mit den vorlie-

genden Daten können manuell Korrekturen oder Ergänzungen

vorgenommen werden.

ì Automatisierte Verarbeitung eingehender allgemeiner Brief-

post, Faxe etc.

ì Automatisierte Verarbeitung spezialisierter Eingänge, wie z.B.

kreditorischer und debitorischer Posteingänge

ì Automatische Zuordnung und Verarbeitung von eMails

ì Automatische Zuordnung von elektronischen Eingangsdoku-

menten für Online-Informations- und Content-Management-

Systeme wie Web-Anfragen und Formulare

ì Automatisierung einzelner Geschäftsprozesse innerhalb der

Auftragsverarbeitung und -abwicklung durch vollständige

Analyse des Dokumenteninhalts mittels Klassifikation und

Extraktion

ì Automatische Indizierung von Dokumenten für die Ablage in

Dokumenten-Management-Systemen und elektronischen

Archiven

ì Automatische Zuordnung von Dokumenteneingängen zu vor-

handenen Akten – z.B. Kundenakten, Lieferantenakten, Ver-

tragsakten etc.

ì Automatische Zuordnung von Dokumenteneingängen zu lau-

fenden Vorgängen – z.B. Antragsbearbeitung, Schadensregu-

lierung etc.

Die Highlights auf einen Blick DOXiS InboundMaster

ì Universell einsetzbar für Posteingänge und andere Doku-

mentenbestände – strukturiert und unstrukturiert

ì Multi-Channel-Verarbeitung für sämtliche Dokumentenarten

ì Imagebasierte Dokumente und elektronische Dokumente

in einem Prozess

ì Direkte Zuordnung und Weiterleitung durch automatisierte

Klassifikation

ì Hohe Einsparpotentiale durch automatische Datenextraktion

ì Minimierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten

ì Flexibler Einsatz unterschiedlicher Module zur Zeichen-

erkennung (OCR, ICR, OMR und Barcodes)

ì Hoch skalierbar mit wachsendem Durchsatz

ì Höchste Analysequalität, robust gegenüber Layoutän-

derungen und mit einer hohen Fehlertoleranz versehen

ì Kombination inhaltsbasierter lernender Verfahren mit Re -

gelbasierten Methoden; sowohl zur Klassifikation als auch

zur Extraktion

ì Innovative lernende Tabellenanalyse

ì Überwachtes Lernen und „Lernen im Hintergrund“: Kurze

Einrichtungszeiten und kontinuierliche Optimierung im

Betrieb

ì Umfassende Möglichkeiten für kundenspezifisches

Customizing

ì Flexible Integration in das DOXiS Inbound Center und

Drittsysteme


DOXiS iECM-Suite

Vom Eingang der Rechnungen über die Erfassung und Validie-

rung sämtlicher Daten bis hin zur unternehmensweiten Prüfung

und Genehmigung: DOXiS InvoiceMaster fasst sämtliche hierzu

erforderlichen Funktionalitäten zusammen und arbeitet in enger

Integration mit marktführenden ERP-Systemen von SAP, Micro-

soft Dynamics Navision oder Oracle.

Mit den Modulgruppen „Rechnungslesung“ (Read) und „Rech-

nungsprüfung“ (Control sowie SAP Control) lassen sich die

besonders arbeitsintensiven und zeitkritischen Aufgaben im

Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung effizient umsetzen.

Mit dem DOXiS InvoiceMaster reduziert sich die manuelle Bear-

beitung auf ein Minimum, denn er verarbeitet sowohl Rech-

nungen mit als auch ohne Bestellbezug in einem Prozess. Weit

über 50% der Arbeitszeit können so eingespart werden, bei

Amortisationszeiten, die in der Regel unter einem Jahr liegen –

und das schon bei einem Rechnungsaufkommen von wenigen

hundert Dokumenten pro Tag.

Der DOXiS InvoiceMaster besteht aus drei Modulen, die einzeln

oder in Kombination genutzt werden können.

DOXiS InvoiceMaster Read

ì Rechnungslesung für Rechnungen mit und ohne Bestellbezug

ì Vom Start weg produktiv durch ein vortrainiertes System

ì Hocheffiziente Verfahren zum Auslesen und Validieren sämt-

licher erforderlicher Kopf- und Positionsdaten

ì Weitere Optimierung im produktiven Betrieb durch selbstler-

nenden Modus

ì Enge Integration mit SAP R/3, mySAP ERP und anderen

marktführenden ERP-Systemen

DOXiS InvoiceMaster Control

ì Systemübergreifende Rechnungsprüfung

ì Rechnungsprüfungsprozess auf Basis von DOXiS Workflow

ì Bearbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug

ì Webbasierter Client für die unternehmensweite Rechnungs-

prüfung und –genehmigung

ì Umfassende Möglichkeiten zur Behandlung von Sonderfällen

ì Optimiert für den Einsatz im Zusammenspiel mit der DOXiS

InvoiceMaster Read Rechnungslesung

DOXiS InvoiceMaster SAP Control

ì Rechnungsprüfung in SAP

ì Vollständige Realisierung des Rechnungsprüfungsprozesses

innerhalb von SAP (SAP R/3 und mySAP ERP)

ì Funktionen wie DOXiS InvoiceMaster Control

Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen

mit dem DOXiS InvoiceMaster

DOXIS InvoiceMaster Rechnungsprüfung


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Die DOXiS iECM-Suite bietet zwei zentrale Clients zum Verwalten

und Bearbeiten geschäftsrelevanter Unterlagen entlang der Pro-

zesse: DOXiS evITA und DOXiS evITA Web. Gemäß der vereinheit-

lichten Client-Strategie der SER verfügen beide Client-Varianten

über einen annährend identischen Funktionsumfang und erleich-

tern den Anwendern den Wechsel mit einer weitestgehend glei-

chen Nutzeroberfläche.

DOXiS evITA steht als zentraler Client der DOXiS iECM-Suite zur

täglichen Arbeit mit Dokumenten und Akten sowie zur Vorgangs-

bearbeitung zur Verfügung. DOXiS evITA kombiniert Flexibilität

mit funktionaler Vielfalt, ist schnell zu erlernen und durch seine

flexibel anpassbare Benutzeroberfläche in jedem Anwendungs-

fall einsetzbar. Neben den Kernfunktionen im Bereich Archivie-

rung und Recherche lässt sich DOXiS evITA vollständig in die elek-

tronische Vorgangsbearbeitung mit DOXiS Workflow integrieren.

DOXiS evITA Web ist der universelle webbasierte Client innerhalb

der DOXiS iECM-Suite und bietet einen flexiblen Zugriff auf

Akten, Dokumente und Vorgänge – unabhängig vom jeweiligen Be-

triebssystem und der eingesetzten Hardware-Plattform. Die

Koexistenz des Standard Windows-Client DOXiS evITA und DOXiS

evITA Web erfüllt alle Anforderungen an die Client-Architektur

einer modernen integrierten ECM-Suite.

Das Informationscockpit

- flexibel anpassbar,

funktional, ergonomisch

Mehr Infos www.ser.de

Durchgehende Client-Konzeption

Die Einsatzbereiche DOXiS evITA auf einen Blick

DOXiS evITA für Windows

ì Der Standard-Client für alle MS-Windows-Arbeitsplätze

ì Optimiert auf arbeitsplatzbezogene Leistungsmerkmale

und ergonomische Anforderungen

DOXiS evITA Web

ì Der Standard-Client für die plattformunabhängige Arbeit

in Intranets und im Internet

ì Maximale Flexibilität und Systemunabhängigkeit

DOXiS evITA Designer/Administrator

ì Zentrales Werkzeug zur synchronen Einrichtung, Verwal-

tung und Gestaltung von Anwendungen auf Basis von

DOXiS evITA und DOXiS evITA Web (Masken, Layouts etc.)

ì Übergreifende Verwaltungsfunktionen zur Administration

der DOXiS iECM Suite (Organisation, Rechte, Workflows etc.)

DOXiS Archiv

Windows, Solaris, AIX, Linus, HP-UX

DOXiS WorkflowDOXiS Records Management

Server-Plattformen

DOXiS evITA

DOXiS evITADesigner

DOXiS evITA Web

Clients

F

DOXiS iECM-Suite

Die Highlights auf einen Blick DOXiS evITA

ì Einheitlicher Client zur Bearbeitung von Dokumenten, Akten

und Vorgängen

ì Anpassbare Oberfläche: Favoriten, Ansichten, Layouts

ì Freie Platzierung von Leisten, Formularen, Dokumenten

ì Import zur direkten Dokumentenübernahme

ì Scannerintegration am Arbeitsplatz/Scannerprofile

ì Dynamische Ablage- und Recherchemasken sowie Treffer-

listen

ì Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen

ì Direktzugriff aus Office-Anwendungen, z.B. zur Ablage

ì Dokumentvorlagen und Metadaten-Mapping

ì Indizierung über Attribute oder über den Dokumenteninhalt

(Volltext/assoziativer Index)

ì Viewer für mehr als 200 Dateiformate

ì Thumbnail Vorschaufunktion – auch bei mehreren Doku-

menten

ì Umfangreiche Annotationswerkzeuge

ì Versionsverwaltung, Check-in-/Check-out-Mechanismus

ì Hierarchische Kategorisierung

ì Elektronische Signatur

ì Detaillierte Zugriffsrechte für Objekte und Aktionen

ì Umfangreiches Benutzer-, Gruppen- bzw. Rollenschema

ì Offline Funktionalitäten

ì Sprachen: Deutsch/Englisch/Französisch/Italienisch

ì Integrierte Entwicklungsumgebung zum Customizing

(Skripting)

ì Multi-Server-Unterstützung/speicherbare Profile

Dokumentablage

Zum Dokumentenspeicher lassen sich jederzeit weitere Doku-

mente hinzufügen. Diese Dokumente können aus unterschiedli-

chen Quellen stammen wie zum Beispiel selbst erstellte Dateien,

eMails oder eingescannte Papierdokumente. Wesentlich ist nur,

dass die Dokumente digitalisiert werden können. Hierzu bietet DOXiS

evITA eine lokale Scanner-Integration für den Arbeitsplatz.

Dokumentanzeige

Der Viewer beherrscht alle gängigen Dateiformate zur Darstel-

lung von Dokumenteninhalten. Elektronisch erstellte Dokumente

wie zum Beispiel MS Word-Dateien lassen sich damit auch dann

einsehen, wenn auf dem Arbeitsplatzrechner das entsprechende

Originalprogramm nicht installiert wurde.

Dokumentbearbeitung

Mit den Annotationswerkzeugen lassen sich elektronische Doku-

mente bearbeiten und kommentieren wie Papierdokumente

(Textmarker, Kommentarfeld, Stempel etc.). Durch die Layer-

Technik bleibt das Originaldokument stets unverändert. Um das

eigentliche Dokument zu bearbeiten, verwendet man Check-

in/Check-out-Mechanismen und die integrierte Versionierung.

Dokumentrecherche

Die Suche nach Dokumenten erfolgt nach rein inhaltlichen Krite-

rien. Der große Vorteil: Der Ablageort der Dokumente muss nicht

bekannt sein, die Lokalisierung und der Zugriff wird über das

System sichergestellt.

Dokumentausgabe

Archivierte Dokumente lassen sich als Datei exportieren, aus-

drucken und als elektronische Mail versenden vorausgesetzt, es

ist ein entsprechendes Mailprogramm vorhanden.

Zentraler Speicher

Die Dokumente eines Unternehmens werden in einem zentralen

Dokumentenspeicher (Content Repository) zusammengefasst,

auf den beliebig viele Mitarbeiter zugreifen können. Wichtig: Ein

zentraler Speicher stellt eine logische Instanz dar; die physikali-

sche Speicherung kann an unterschiedlichen Orten erfolgen.

DOXiS evITA Akten-Erweiterung

Dokumente können nach beliebigen inhaltlichen Kriterien in

elektronische Akten zusammengefasst und als Akte bearbeitet

werden (DOXiS Records Management).

Die Funktionen von DOXiS evITA

DOXiS evITA verfügt über ausgefeilte Mechanismen für den

Zugriffschutz. Die Anwender erhalten Zugriff auf die Daten und

Funktionen, die sie für Ihre Arbeit benötigen und für die sie

berechtigt sind. Funktionen, für die sie nicht autorisiert sind,

werden in der Benutzeroberfläche (Funktionsleiste, Pull-down

Menüs, Buttons etc.) von DOXiS evITA nicht angezeigt. Wenn eine

Funktion zwar ausgeführt, aber nicht auf ein aktuell ausgewähl-

tes Objekt angewendet werden darf, wird die Funktion gesperrt.

So sind Schaltflächen bei manchen Dokumenten verfügbar, bei

anderen gesperrt und damit grau hinterlegt.

Individueller Zugriffschutz

Clients

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Als universeller Web-Client bietet DOXiS evITA Web einen höchst

flexiblen Zugriff auf Akten, Dokumente und Vorgänge – unabhän-

gig vom jeweiligen Betriebssystem und der eingesetzten Hard-

ware-Plattform. Funktionen zur Indizierung, Ablage und Recher-

che sowie die Einbindung in die elektronische Vorgangsbearbei-

tung mit DOXiS Workflow bieten maximale Flexibilität in einem

webbasierten Umfeld. Jeder Arbeitsplatz mit einem entspre-

chend konfigurierten Webbrowser ist ein vollwertiger Arbeits-

platz der DOXiS iECM-Suite. Umständliche Installationen und

regelmäßige Softwareupdates gehören der Vergangenheit an.

Die Highlights DOXiS evITA Web

ì DMS-, Archiv- und Workflowfunktionalitäten mit Postkorb-

und kompletter Vorgangsbearbeitung

ì Unterstützung elektronischer Akten

ì Umfassende Möglichkeiten zur Ablage und Recherche

ì Frei definierbare Ablage-, Index- und Suchmasken

ì Hierarchische Trefferlisten mit virtuellen Aktenansichten

ì Kombination aus Index- und Volltextsuche

ì Umfangreiche Annotationswerkzeuge

ì Anzeige unterschiedlicher Dateiformate

ì Versionierung und Check-in-/Check-out-Mechanismen

ì Kontextmenüs im Web

ì On-the-fly PDF-Konvertierung mit Übernahme von Anno-

tationen

ì Einheitliches Customizing für DOXiS evITA und evITA Web

mit dem DOXiS evITA Designer

ì Sprachen: Deutsch/Englisch, weitere auf Anfrage

ì Standard Web-Technologies (J2EE/JSP, AJAX)

Unternehmensweite Unabhängigkeit mit DOXiS evITA Web

DOXiS evITA wird mit einem eigenen Administrationsmodul aus-

geliefert, dem DOXiS evITA Designer. Mit Hilfe dieses Moduls lässt

sich das System in allen Aspekten konfigurieren.

Der DOXiS evITA Designer ermöglicht die Anlage und Gestaltung

u.a. der folgenden Elemente:

ì Anwendungs-/Unternehmensstruktur: Benutzer, Rollen, Ein-

heiten und Gruppen

ì Verwaltung von Mandanten

ì Indexfelder zur Ablage und Suche von Dokumenten, Akten

und Vorgängen

ì Arbeitskörbe und Prozessdefinitionen

ì Masken zur Ablage und Suche von Dokumenten, Akten und

Vorgängen

ì Layouts zur Darstellung von Dokumentenlisten und Aufga-

benlisten

ì Aktenmodelle und Aktenpläne

ì Zugriffsrechte

Die intuitive Entwicklungsumgebung ermöglicht mittels Skript-

Programmierung die einfache Umsetzung weitergehender kun-

denspezifischer Anforderungen.

Customizing mit DOXiS evITA Designer

DOXiS evITA Designer

DOXiS evITA

DOXiS evITA Web

Clients

DOXiS iECM-Suite

Das elektronische Archiv repräsentiert das hochkomplexe Gedächtnis des Unternehmens, das jederzeit bereit sein

muss, das geforderte Wissen wiederzugeben – sekundenschnell und in der gewünschten Form und Qualität. In der

ECM-Kette sind die Komponenten Informationen speichern (store) und archivieren (preserve) daher wichtige

Funktionen, da sie das Fundament einer integrierten ECM-Lösung bilden.

Rechts- und

revisionssicher

elektronisch archivieren

Der DOXiS Archiv Server ist das Content Repository innerhalb

der DOXiS iECM-Suite und stellt unternehmensweit alle erforder-

lichen Dienste zur rechts- und revisionssicheren Archivierung

und Recherche zur Verfügung. Mit dem DOXiS Archiv lassen sich

weit mehr als nur Dokumente in herkömmlicher Weise verwalten.

Der Begriff eines Dokumentes ist in DOXiS deutlich weiter gefas-

st: Er beinhaltet nahezu jede beliebige digitale Information:

eMails, beliebige Dateien (Files), gescannte Images, Multimedia-

Objekte und vieles mehr. Komplexe Dokumente können auch aus

unterschiedlichen Formaten zusammengesetzt sein.

Aber auch andere Objekte wie z.B. elektronische Akten oder Si-

cherungen von Operativdaten einer Drittanwendung (Geschäfts-

anwendung, ERP-System etc.) lassen sich mit dem DOXiS Archiv

rechts- und revisionssicher ablegen.

Alle unternehmensrelevanten Informationen archivieren

DOXiS Archiv

ì Archivierung von Dokumenten (NCI- und CI-Dokumente),

Daten und eMails

ì Indexverwaltung (Inhalte und Attribute)

ì Sicherung von Dokumenten, Daten und eMails

ì Recherche von Dokumenten und eMails

ì Versionierung und Check-in/Check-out

ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

ì Mandantenverwaltung

ì Datenbestandsverwaltung

ì Verwaltung von Speichergeräten

ì Verwaltung von Medien und Laufwerken

ì Virtualisierung physikalischer Speicher

ì Rekonstruktion von Dokumenten/Daten aus den Medien

Aufgaben des DOXiS Archivs

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Archiv

ì Modulares DMS- und Archivsystem

ì Erfüllt alle Voraussetzungen zur rechts- und revisions-

sicheren Archivierung

ì Maximale Flexibilität und langfristige Investitionssicherheit

durch ein Konzept vollständiger Speichervirtualisierung

ì Ablage wahlweise auf magneto-optischen Platten (UDO, MOD-

WORM), Magnetplatten (RAID) sowie Tapes (AIT-WORM)

ì Hierarchische Speicherverwaltung

ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention

Management)

ì Automatische Backup-Funktion

ì Replikationsmodul für maximale Verfügbarkeit

ì Selbsttragendes Archiv: vollständig rekonstruierbar aus

den Medien

ì Online-Recherche über den gesamten Datenbestand möglich

ì Hoch skalierbar – bis hin zu unternehmensweiten Anwen-

dungen

ì Volle Mandantenfähigkeit

ì Hochperformant auch bei hohen Anforderungen an Durch-

satz und Zugriffsraten

ì Plattformübergreifende Applikation und Datenhaltung

ì Administration über grafische Benutzeroberfläche (web-

basiert)

ì Sichere Client-Server-Kommunikation (SSL-basiert)


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Zur ordnungsgemäßen Langzeitarchivierung unterstützt das

DOXiS Archiv als Speichermedien sowohl in Jukeboxen vorgehal-

tene magneto-optische Platten, IT-Magnetbänder und Magnet-

platten/RAID-Systeme als auch spezielle Speichersysteme für

Fixed Content wie z.B. SER Archive Store G2, EMC Centera, IBM

DR 550, Netapp Snap-Lock. Die Auswahl des Speichermediums

basiert auf den unternehmensspezifischen Anforderungen und

den Erkenntnissen aus einer Kosten-Nutzen-Analyse.

Speichervirtualisierung

Kurze Zugriffszeiten bei niedrigen Speicherkosten – mit einer

einzigen Speichertechnologie lässt sich das nicht erfüllen. Hier

kommt das Konzept der Speichervirtualisierung zum Tragen,

über das sich in jeder individuellen Kundensituation eine optima-

le Balance aus Leistungs- und Kostenanforderungen herstellen

lässt. Die Speichervirtualisierung erfolgt transparent im Hinter-

grund ohne Auswirkung auf die Anwendungssoftware.

Die Vorteile der Speichervirtualisierung:

ì Investitionssicherheit bei Technologiewechseln durch einheit-

liche Sicht auf alle Speichersysteme

ì Abstraktion der physischen Speichersysteme und Medien

ì Flexible Wahl des kostengünstigsten Mediums für Langzeit-

Datenbestände

ì Flexible Wahl des besten Mediums für Bestände mit hoher

Rückgriffhäufigkeit

ì Automatisierbares medienbasiertes hierarchisches

Speichermanagement (HSM)

Leistungsfähige Langzeitarchivierung

DOXiS Archiv

Das DOXiS Modul COLD (Computer Output On Laserdisk) dient

der automatischen Konvertierung, Separierung, Indizierung und

Archivierung von CI-Daten. Debitoren-Rechnungen, Lieferschei-

ne, Saldenlisten, Tages-, Monats-, Jahresjournale oder Konto-

auszüge werden per COLD-Archivierung in großer Zahl und mit

hoher Geschwindigkeit sicher archiviert. Die archivierten Doku-

mente können mit Hilfe der hinterlegten Formulare jederzeit

reproduziert und ausgedruckt, gefaxt oder per eMail verschickt

werden. Formulare wie z.B. Briefpapier mit Logo oder Überwei-

sungsträger und deren Inhalt werden getrennt gespeichert. Hier-

durch wird erheblicher Speicherplatz eingespart. Werden die Do-

kumente im Originalzustand benötigt, können sie zu jedem Zeit-

punkt in der jeweils gültigen Fassung vollständig wieder herge-

stellt werden.

Archivierung von computererzeugten Daten (COLD)

Sarbanes Oxley Act (SOX)

Der Sarbanes Oxley Act regelt die Aufbewahrung von elektroni-

schen Dokumenten, insbesondere von eMails, für an US-amerikani-

schen Börsen gelistete Unternehmen. Damit soll das Vertrauen der

Anleger in die Richtigkeit der veröffentlichten Finanzdaten gestärkt

werden. Betroffen davon sind auch deutsche Unternehmen, deren

Wertpapiere an einer amerikanischen Börse gehandelt werden

und deutsche Tochterunternehmen amerikanischer Gesellschaf-

ten sowie Zulieferunternehmen für SOX-betroffene Unternehmen.

Basel II

Seit 1. Januar 2006 regelt Basel II die Neugestaltung der Eigen-

kapitalvorschriften für Kreditinstitute. Auf Basis bankinterner

und/oder -externer Ratings wird die Bonität von Kreditnehmern

systematisch eingeschätzt. Die Nachweispflicht für relevante

Kommunikationsdaten schließt auch das Medium eMail mit ein.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit

digitaler Unterlagen (GDPdU)

Bereits seit 1. Januar 2002 haben die Finanzbehörden das Recht

zum elektronischen Datenzugriff auf steuerlich relevante Daten.

Daraus resultiert auch die Pflicht der Steuerpflichtigen, die ori-

ginär elektronischen Dokumente, also auch eMails, vorschrifts-

mäßig zugreifbar zu machen und elektronisch aufzubewahren.

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter

Buchführungssysteme (GoBS)

Die GoBS regeln die Sicherheit, Dokumentation, Prüfbarkeit und

Wiedergabe von Daten. Viele Probleme, vor die sich Unterneh-

men durch die GDPdU gestellt sehen, resultieren daraus, dass sie

die GoBS noch nicht erfüllen.

Gesetz zur Kontrolle und Transparenz

im Unternehmensbereich (KonTraG)

Kern des KonTraG ist die Forderung, ein unternehmensweites Früh-

erkennungssystem für Risiken (Risikomanagement) zu implemen-

tieren sowie Aussagen zu Risiken und Risikostruktur des Unter-

nehmens im Lagebericht des Jahresabschlusses zu veröffentli-

chen. Das KonTraG präzisiert und erweitert dabei hauptsächlich

Vorschriften des HGB und des AktG mit dem Ziel, die Corporate

Governance in deutschen Unternehmen zu verbessern.

Rechtliche Anforderungen an Ihr Unternehmen (Compliance)

Das DOXiS Retention Management stellt sicher, dass archivierte

Daten und Dokumente genau so lange im Archiv verbleiben, wie

es die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen oder

firmeninterne Vorgaben erfordern. Es bildet zusammen mit der

Medienverwaltung und dem Cache Management die Basis für ein

umfassendes Information Lifecycle Management (ILM).

Das DOXiS Archiv als zentrales Content Repository bietet umfas-

sende Möglichkeiten zur Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

unter Einbeziehung sämtlicher von DOXiS unterstützten Spei-

chermedien. Zu jedem Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS

Archiv wird ein separates Retention Rules Repository zur Ver-

waltung der Aufbewahrungsfristen angelegt. Ein umfassendes

Regelwerk ermöglicht die exakte Festlegung von minimalen oder

maximalen Aufbewahrungsfristen, die Definition von Rundungs-

regeln – z.B. für Monate oder Jahre – und vieles mehr. Eine Anpas-

sung der Regeln – zum Beispiel zur Verlängerung einer Aufbewah-

Retention Management: Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

DOXiS iECM-Suite

DOXiS Archiv

Seit dem 1. Januar 2002 steht fest: Alle orginär elektronisch er-

zeugten steuerrelevanten Daten im Unternehmen müssen grund-

sätzlich auch maschinell auswertbar sein. Steuerrelevante Daten-

bestände müssen auch dann für den auswertenden Zugriff dem

Steuerprüfer zur Verfügung stehen, wenn das ursächlich daten-

erzeugende Produktivsystem, oder dessen Teilsysteme, nicht

mehr im Einsatz sind.

Im Detail liegt der Unterschied

In der Regel haben Unternehmen keine homogene Applikations-

landschaft aus den Händen eines IT-Anbieters. Deshalb muss ein

GDPdU-konformes Archiv alle DV-Systeme umfassen, in denen

steuerrelevante Daten entstehen. Am Markt angebotene Archiv-

lösungen, die sich nur auf das ERP-System konzentrieren, grei-

fen daher zu kurz. Auch der Aufbau separater Archive macht kei-

nen Sinn, da es die Vorbereitung der Betriebsprüfung unnötig

erschwert und durch die Zusammenstellung der Daten zusätzli-

che Kosten entstünden.

Vom Archiv zur Komplettlösung

Mittels eines Konverters werden die steuerrelevanten Daten in

ein auswertbares Format umgewandelt, falls diese noch nicht im

Beschreibungsstandard vorliegen. Die elektronische Archi-

vierung der DOXiS iECM-Suite übernimmt die steuerrelevanten

Daten mit den Strukturinformationen z.B. aus dem ERP-System.

Da im DOXiS Archiv Teildatenbestände, z.B. monatliche Auslage-

rungen, wieder zu einem Jahrgang zusammengesetzt werden

können, kann das Unternehmen die Archivierungsintervalle flexi-

bel nach den jeweiligen Erfordernissen handhaben.

Mit dem GDPdU Center können dem Betriebsprüfer sämtliche

steuerrelevante Daten über ein einziges System zur Verfügung

gestellt werden. Dazu gehören nicht nur Daten aus der Finanz-

buchhaltung oder anderen ERP-Modulen, sondern auch eine

Vielzahl vor- bzw. nebengelagerte Systeme wie z.B. Zeiterfas-

sungssysteme, Personalwirtschaftssysteme oder Kassensysteme.

Unser Partner für Ihre Compliance-Fragen:

Dr. Dornbach Consulting GmbH

Die Dr. Dornbach Consulting GmbH ist eine überregional tätige

Beratungsgesellschaft, die sich auf den Bereich der Informa-

tionstechnologie spezialisiert hat. Die Beratungsschwerpunkte

liegen in den Bereichen Datenschutz/externer Datenschutz-

beauftragter, Aufbau von Sicherheitskonzepten, Umsetzung der

GDPdU sowie IT-Revision.

Ferner unterstützt Dr. Dornbach Consulting seine Kunden bei der

Auswahl geeigneter Software-Lösungen und bei der betriebli-

chen Einführung von neuen Software-Programmen.

Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung aus Industrie, Handel

und Dienstleistung entwickeln wir Handlungsempfehlungen, die

Ihr Unternehmen in den sich schnell verändernden Märkten und

Strukturen unterstützen.

Ihre Stärke liegt darin, pragmatische Lösungen zu finden, die bei

den überwiegend mittelständischen Kunden schnell und wirt-

schaftlich realisierbar sind.

GDPdU-Komplettlösung für alle steuerrelevanten Daten

ì Große Kosteneinsparungen durch GDPdU-gerechte Über-

nahme der Daten aus Altsystemen.

ì Die Außenprüfung wird nicht am Produktivsystem durchge-

führt, sondern an einem nachgelagerten System.

ì Durch entsprechende Benutzerprofile können Sie den

Zugriff der Außenprüfer auf das gesetzlich erforderliche

Maß einschränken.

ì Sie erhalten eine Historie, aus der nach einer Außenprü-

fung hervorgeht, für welche Daten sich der Außenprüfer

besonders interessiert hat.

Die Highlights auf einen Blick GDPdU-Komplettlösung

rungsfrist im Fall eines noch offenen Rechtsstreits – ist jederzeit

möglich. Durch Benutzer mit den entsprechenden Rechten lassen

sich Regeln auf Dokumentenebene jederzeit ändern.

Löschen nach klaren Regeln

Das Löschen von Dokumenten geschieht in zwei Stufen: Zu-

nächst wird das Dokument ‚logisch’ gelöscht, d.h. aus dem

Archivindex ausgetragen. Die physikalische Löschung hängt von

der verwendeten Speichertechnologie ab: Zum einen erfolgt die

Löschung durch eine periodische Reorganisation von Medien, so

dass ältere Medien nachfolgend vernichtet werden können. Bei

Systemen mit eingebauter Retention-Management-Logik, die

von DOXiS unterstützt werden (wie z.B. SER Archive Store G2,

EMC Centera, IBM DR 550, Netapp Snap-Lock) werden die zur

Verfügung stehenden Löschmechanismen genutzt.

Eine weitere Funktion des DOXiS Retention Managements er-

möglicht es, bei magnetplattenbasierenden Systemen wie UDO

Medien, neben der Löschung der Indexeinträge auch eine

Löschung der Inhalte auf dem Medium vorzunehmen. Ein Ver-

nichten des vollständigen Mediums ist dann wiederum nach der

Reorganisation möglich.

Optimale Zugriffszeitenstehen im Vordergrund

120

100

80

60

40

20

0

Kostengünstige Speicherung steht im Vordergrund

Zeit (Monate)

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0 1 2 3 4 5 6 12 24 36Optimierung von Zugriffszeiten

und Kosten durch hierarchisches

Speichermanagement (HSM)

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Retention Management

ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen für sämtliche unterstützten Speichertechnologien

ì Mögliche Anpassung der Regeln (z.B. für die min./max. Aufbewahrungszeit) – auch auf Dokumentenebene

ì Eigene „Retention Rules Repositories“ für jeden Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS Archiv

ì Umfassende Definitionsmöglichkeiten über „Retention Management Rules“

14 | 15

DOXiS Archiv

DOXiS Information Lifecycle Management (ILM) ist ein intelligen-

tes Konzept zur Verwaltung sämtlicher Informationen eines Un-

ternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, entspre-

chend ihrem Wert und der jeweils erforderlichen Verfügbarkeit.

Anhand von Regeln – die Dokumente und Geschäftsprozesse pri-

orisieren, sowie gesetzliche Bestimmungen und Kostenaspekte

berücksichtigen – werden die Informationen auf dem jeweils opti-

malen Medium automatisch gespeichert und vorgehalten. DOXiS

ILM bietet doppelten Nutzen: zum einen werden die Unter-

nehmensdaten den Vorschriften entsprechend optimal verwaltet,

aufbewahrt und geschützt und zum anderen werden sowohl die

geforderten Zugriffszeiten als auch die gewünschte Kostenredu-

zierung erreicht. Im Rahmen des Information Lifecycle Manage-

ments gewährleistet DOXiS eine ordnungsgemäße Langzeitar-

chivierung beliebiger strukturierter und unstrukturierter Doku-

mente inklusive Telefax, eMail und COLD (Computer Output On

Laserdisk)-Daten auf verschiedenen Speichermedien über einen

Zeitraum von mehreren Jahrzehnten.

Information Lifecycle Management

Seit über 20 Jahren realisiert SER Komplettsysteme für die revi-

sionssichere Langzeitarchivierung. Optimal abgestimmt auf die

DOXiS iECM-Suite, bietet SER ihren Kunden moderne Speicher-

Hardware. Neben eigener Hardware können das auch Produkte

der gängigen Storage-Anbieter wie z.B. IBM, EMC, Sony, SUN,

Netapp oder HP sein. Welche der Speichermedien zum Einsatz

kommen, bestimmen unternehmensspezifische Anforderungen.

Von zunehmender Bedeutung sind heute die so genannten Hoch-

verfügbarkeitssysteme, die mehrere Terabyte große Daten- und

Dokumentbestände jederzeit im Zugriff halten. Dabei bestimmt

der Lebenszyklus der Informationen die Storage-Strategie und

die Wahl der richtigen Speichersysteme. Kam es bisher darauf an,

gesetzliche Bestimmungen zu erfüllen, so wird die garantierte

Verfügbarkeit der Daten und Dokumente in den Geschäfts-

prozessen immer wichtiger. Diesen Anforderungen trägt SER mit

einer vielfältigen Palette an Storage-Technologien Rechnung.

Speichertechnologien für intelligentes Storage-Management

Zur rechts- und revisionssicheren Archivierung großer Datenbe-

stände eignen sich die folgenden Speichertechnologien:

ì UDO (Ultra Density Optical)

ì AIT (Advanced Intelligent Tape)

ì HD (Hard Disc – RAID-Systeme)

Die Storage-Technologien unterscheiden sich zum Teil erheblich

im Hinblick auf Zugriffszeiten, Speicherkapazität und Kosten. SER

erstellt bedarfsgerechte Storage-Konzepte, die sowohl Primärspei-

cher für einen schnellen Zugriff umfassen als auch Sekundärspeicher

als Backup-Systeme für die revisionssichere Langzeitarchivierung.

SER-Kunden erhalten „Storage made in Germany“. Die Ent-

wicklung und Fertigung der Systeme erfolgen zentral am Stand-

ort Neustadt/Wied. Gleichzeitig verfügt SER über ein flächen-

deckendes Servicenetz für den deutschsprachigen Raum für

einen exzellenten Service mit kurzen Reaktionszeiten. Die Sys-

teme der SER Storage Technology GmbH finden heute Anwen-

dung in der klassischen Archivierung, der Video- und Sprach-

aufzeichnung wie auch bei der Aufzeichnung von Bilddaten – ins-

besondere im Umfeld der Medizintechnik.

Technologievielfalt für individuelle Strategien

Die Highlights auf einen Blick Storage-Management

ì Flexible Wahl des kostengünstigsten Mediums für

bestimmte Dokumentenbestände

ì Flexible Wahl des besten Mediums auf Basis der Rückgriff-

häufigkeit

ì Einfaches Backup, Restore zwischen unterschiedlichen

virtuellen Medien gleicher Größe

ì Automatisierbares medienbasiertes HSM

Die Anforderungen an ein flexibles Speichermanagement

ì Flexibler Umgang mit unterschiedlichen Speichertechnologien

ì Rechts- und revisionssichere Speicherung über alle

Speichertechnologien

ì Optimale Zugriffszeiten bei geringsten Kosten

ì Rückgewinnung des Systems im Katastrophenfall

ì Automatisiertes Backup bzw. Verlagerung von Objekten/

Medien auf andere Speichertechnologie

ì Langzeitverfügbarkeit (6, 10, 30, 100 oder mehr Jahre)

ì Verfügbarkeit unabhängig von der Speichertechnologie

(7x24h)

ì Gemischter Einsatz von medienbasierten und

nichtmedienbasierten Speichersystemen möglich

ì Formatkonvertierung nach PDF/A durch Rendition Service

ì Einfache Migration zwischen unterschiedlichen virtuellen

Medien gleicher Größe

ì Offenes Konzept auch für zukünftige Speichertechnologien

und damit zukunftssicher

DOXiS Archiv

16 | 17

Der SER Archive Store G2 ist eine Storage-Komplettlösung aus

SER-Produktion für hohe Ansprüche. Die Daten werden mit der

Schnelligkeit von Festplatten und der Sicherheit von WORM-

Medien (write once read many) archiviert. Die 19“-SAN Speicher-

komplettlösung für das DOXiS Archiv vereint RAID 5 Systeme

und die UDO-WORM-Technologie von SER, ergänzt um die erfor-

derlichen Fibre-Channel-Komponenten, in einem Gehäuse. Das

Speichersystem ist frei skalierbar von 1 bis 12 Terabyte (optional

bis 40TB) und lässt sich einfach in bestehende SAN-

Architekturen integrieren. Die jeweiligen Festplatten- und UDO-

Kapazitäten können individuell an die Bedürfnisse im Unter-

nehmen angepasst und „on demand“ erweitert werden. Mit dem

SER Archive Store G2 lassen sich sämtliche Anforderungen an

modernes Information Lifecycle Management (ILM) realisieren.

Die Informationen (Daten) des Unternehmens werden im Moment

ihrer Entstehung und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg

entsprechend ihrem Wert aktiv verwaltet. Die elektronischen

Daten werden auf den kostengünstigen UDO-Speichermedien

langfristig und sicher aufbewahrt. Die Verwendung der speziellen

Compliant-WORM-Medien von SER erlaubt darüber hinaus die

Vernichtung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Garant für Flexibilität: Virtuelles Medienkonzept

Voraussetzung für die Flexibilität bei der Wahl des Speicher-

mediums ist das virtuelle Medienkonzept von SER. Dies bedeutet,

dass sämtliche unterstützten Speichersubsysteme in Datencon-

tainer, sog. „virtuelle Oberflächen“, beliebiger Größe geteilt wer-

den. Die Datencontainergröße wird hierbei dem kleinsten einge-

setzten physikalischen Speichermedium angepasst. In einem

Verbundszenario mit Festplatten und UDO-Medien – z.B. der SER

Archive Store G2 - würde die Größe einer Seite eines optischen

Mediums (z.B. 15 GB bei UDO-1) als Größe für alle Datencontainer

herangezogen. Durch diese Teilung können Datencontainer flexi-

bel von einem Speichersubsystem auf ein anderes verlagert wer-

den. Die Umsetzung auf das jeweilige physikalische

Speichermedium erfolgt durch den DOXiS Virtual Storage

Manager transparent im Hintergrund. Er steuert die tatsächliche

Verteilung der „Datenpakete“ auf die physikalischen Medien. Das

Konzept der Virtualisierung macht die Datenarchivierung unab-

hängig vom tatsächlich verwendeten Speichermedium und

ermöglicht den einfachen Wechsel der Medien auch während des

Aufbewahrungszeitraums. Durch die „virtuelle WORM“ lassen

sich vielfältige Speicherszenarien realisieren: Daten mit einer

geringen Rückgriffshäufigkeit werden auf ein kostengünstigeres

Medium verlagert; der Primärspeicher wird komplett auf einen

Sekundärspeicher verlagert. Möglich ist auch die Realisierung

eines medienbasierten HSM (Hierarchical Storage Management).

Die Funktionshinweise des SER Archive Store G2

Die Archivierung erfolgt zunächst auf die Festplatte, von dort

wird zeitversetzt eine UDO-WORM-Kopie erzeugt. Die Recherche

erfolgt primär auf die Festplatte und/oder auf UDO. Das HSM-

Modul (Hierarchisches Speicher-Management) der Storage Option

ermöglicht es auch, Daten ausschließlich auf UDO zu speichern.

Dadurch ist es möglich, nur die jeweils aktuellen Daten mit hoher

Rückgriffshäufigkeit auf RAID 5 vorzuhalten. Daten mit geringer

Rückgriffshäufigkeit hingegen nur auf UDO.

SER Archive Store G2 mit UDO-Technologie

ì SAN Komplettlösung, RAID 5 System, UDO-Worm und

DOXiS Speicheroption in einem Gehäuse

ì Freie Skalierbarkeit „On Demand“ von 1TB bis 12TB (40TB)

deckt steigenden Speicherbedarf

ì Einfache Integration in bestehendes SAN

ì Redundante Auslegung der Baugruppen gewährleistet

unterbrechungsfreien Betrieb

ì Einfache Wartung durch modularen Aufbau

DOXiS Archiv

SERarchiveStore G2

1 - Archivierung

2 - Archivierung

3 - Recherche (standard)

4 - Recherche (optional)2

43

1

Die Highlights auf einen Blick SER Archive Store G2

Mehr Infos www.ser.deF

importSign

Die importSign Data-Option automatisiert die massenhafte

Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen beim Import

von Dateien aus Fremdsystemen und archiviert die Dateien

zusammen mit den Signaturen.

personalSign

Die personalSign-Option ermöglicht dem Anwender die qualifi-

zierte elektronische Signatur an seinem SER-Arbeitsplatz. Dieses

Modul eignet sich daher besonders für Freigabeprozesse. Die Sig-

natur erfolgt ganz einfach unter Windows mit einem Kartenleser

und der persönlichen Signaturkarte.

timeSign

Die timeSign-Option ermöglicht die Erstellung und Prüfung qua-

lifizierter Zeitstempel für Dokumente im DOXiS Archiv. So kann

die Unverfälschtheit eines Dokumentes zu einem bestimmten

Zeitpunkt sichergestellt werden.

archiveSign

Die archiveSign-Option dient der Ablage von elektronischen Sig-

naturen im DOXiS Archiv sowie der signaturgesetzkonformen Prü-

fung qualifizierter elektronischer Signaturen auf Basis des allge-

mein anerkannten ISIS-MTT Standards. Die Prüfergebnisse werden

gemeinsam mit dem Dokument rechts- und revisionssicher abgelegt.

preserveSign

§17 des Signaturgesetzes sieht die Möglichkeit vor, dass Signaturen

ungültig werden, wenn die zur Erzeugung und Prüfung eingesetzten

Algorithmen und zugehörigen Parameter von der Regulierungs-

behörde als nicht mehr geeignet beurteilt werden. In diesem Fall

sieht §17 SigV vor, dass die Dokumente gemeinsam mit den alten

Signaturen qualifiziert nachsigniert und mit einem neuen qualifi-

zierten Zeitstempel versehen werden. Das preserveSign-Modul

erledigt diese Aufgabe automatisch, indem es die Signaturen

nach einer zu definierenden Zeit prüft und ggf. erneuert.

Die SER-Module zur elektronischen Signatur

DOXiS iECM-Suite

DOXiS Archiv

DOXiS unterstützt den Einsatz elektronischer Signaturen vom

Scannen bis zum Archivieren. Offene Schnittstellen und Stan-

dards ermöglichen die Einbindung von Signaturkomponenten

unterschiedlicher Anbieter. Der DOXiS Archiv-Server ist in der

Lage, mehrere elektronische Signaturen zu einem Dokument zu

verwalten. Ebenso ist die Erstellung und Prüfung von Signaturen

sowie die revisionssichere Ablage des Verifikationsergebnisses

möglich. Neben diesen Standardanwendungsfällen deckt SER

auch spezielle Aspekte der elektronischen Signaturprüfung bei

der Langzeitarchivierung sowie beim Massenscannen ab.

Elektronische Signaturen in DOXiS

Schnell erreichen die Datenmengen von Microsoft Windows

Servern, insbesondere in SAN-Umgebungen, Größenordnungen

von mehreren Terabyte, die teuren Primärspeicherplatz bean-

spruchen, obwohl ein Teil davon nur noch selten gebraucht wird.

Backup, Wartung und Management der Systeme verbrauchen

zusätzliche Ressourcen und vor allem Zeit.

Bei Microsoft Windows Servern und dem Filesystem NTFS wird

eine Schnittstelle (Reparse Point) angeboten, mit der man in File-

system-Operationen eingreifen kann. Diese Schnittstelle verwen-

det der DOXiS File Manager, um ein hierachisches Speichermana-

gement zu betreiben und die Daten im DOXiS Archiv zu verwal-

ten. Mit dem DOXiS File Manager können somit die Speicherkos-

ten reduziert werden und die Inhalte der Files in den Geschäfts-

prozessen nutzbar gemacht werden.

Die regelbasierte File-Archivierung des DOXiS File Manager er-

möglicht also die automatisierte Verlagerung der Dateien auf

günstigeren Speicherplatz, ohne dass die Benutzer sich darum

kümmern müssen. Der Zugriff erfolgt für den Benutzer vollkom-

men transparent, der Verweis auf die archivierten Dateien bleibt

im Filesystem sichtbar, sie sind von dort aus mit einem Doppel-

klick wieder aufrufbar.

Das Konzept der Speichervirtualisierung ermöglicht es den SER-

Archiv-Kunden, für die Migration der Daten aus den Filesystemen

aus einer ganzen Palette auf dem Markt befindlicher Speicher-

technologien zu wählen und auch flexibel von einem Speicher-

medium auf das andere zu wechseln. Auf Basis des virtuellen

Medienkonzeptes können die archivierten Daten ohne Migra-

tionsaufwand einfach auf die neuen Medien kopiert werden.

Darüber hinaus schließt die SER-Lösung eine Lücke im Informa-

tionsmanagement. Durch die Integration in das DOXiS Enterprise

Content Management können die in den File-Servern gespeicher-

ten Dateien z.B. bestehenden Vorgängen zugeordnet werden und

stehen so auch direkt in den Geschäftsprozessen zur Verfügung.

Zu einem Kunden gehörige Dateien sind so z.B. auch in einer

Kundenakte sichtbar; Aufträge von Streckengeschäften finden

Sie sowohl unter dem Kunden wie auch dem zugehörigen Lieferan-

ten. Diese Verknüpfung mit Akten (z.B. Kunde, Lieferant oder Auf-

trag) kann sowohl manuell als auch automatisiert mit dem spezi-

ell hierfür von SER entwickelten ICC - Intelligent Context Control

erfolgen (mehr zu ICC lesen Sie auf Seite 20). Über einen einzigen

Admin-Client der DOXiS iECM-Suite wird die regelbasierte Daten-

archivierung nicht nur aus dem Filesystem, sondern auch aus den

Systemen MS Exchange und MS Sharepoint definiert und gesteuert.

Filesystemarchivierung reduziert Speicherkosten

und erschließt Inhalte für Geschäftsprozesse

18 | 19

In der heutigen Datenflut ist der rasche und präzise Zugriff auf Informationen zur unternehmenskritischen Größe

geworden. Damit kommt leistungsfähigen Recherche-Tools innerhalb der ECM-Kette eine Schlüsselfunktion zu, die

über den nachhaltigen Erfolg von Fachanwendungen entscheidend mitbestimmt.

Wissen dank

umfangreicher

Recherchewerkzeuge

Indexsuche

Archivierte Dokumente können über die Indizierungsbegriffe

(Metadaten) schnell wieder gefunden werden. Hierzu werden in

der Suchmaske ein oder mehrere Schlagworte eingegeben. Als

Ergebnis erhält der Mitarbeiter eine tabellarische Trefferliste, aus

der heraus die Dokumente angezeigt, gedruckt, per eMail ver-

schickt oder als Datei exportiert werden können. Bereits vordefi-

nierte, abgespeicherte Suchanfragen können mehrfach verwendet

werden und erleichtern den Suchvorgang. Mit der Angabe eines

bestimmten Zeitraums lässt sich die Suchanfrage begrenzen.

Volltextsuche

Die Abfrage im Archiv kann über Stichworte oder über eine Ver-

knüpfung von Begriffen mit Boolschen Operatoren erfolgen. Bei

der Volltextsuche werden die Texte aller Dokumente auf die ge-

suchten Begriffe überprüft.

Assoziative Suche

Mit Hilfe der assoziativen Suche lassen sich inhaltliche Überein-

stimmungen in Dokumenten auch dann finden, wenn das Suchmus-

ter mit dem archivierten Text nicht hundertprozentig deckungs-

gleich ist. Anstatt das gesuchte Thema auf wenige Begriffe redu-

zieren zu müssen, kann eine Suchanfrage frei formuliert oder

eine beispielhafte Textpassage verwendet werden. Mit Hilfe sta-

tistischer Verfahren wird die Ähnlichkeit zu der Suchanfrage

ermittelt. Dabei arbeitet die assoziative Suche sprachunabhängig

und weist ein hohes Maß an Fehlertoleranz auf – ein entschei-

dender Vorteil bei unstrukturierten Inhalten.

Über die Informationsbestände des eigenen Arbeitsplatzes hin-

aus eröffnet die assoziative Suche auch den Zugang zu archi-

vierten Dokumenten im DOXiS Archiv sowie zu Datenbeständen

in Netzwerken, auf Netzwerklaufwerken, (eMail-)Datenbanken,

Internet und Intranet. Die gefundenen Dokumente werden in

einer nach Übereinstimmungsgrad sortierten Trefferliste ange-

zeigt. Sie können mit der Originalanwendung geöffnet oder in

einem programmunabhängigen Viewer angezeigt werden.

Gesicherter Zugriff

Zugriffsberechtigungen schützen vor unberechtigtem Informa-

tionszugang. DOXiS erlaubt die Vergabe von Berechtigungen

nach Personen, Gruppen, Funktionen und Rollen.

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Search

ì Multi-Feld-Indexsuche

ì Stichwortsuche

ì Assoziative inhaltsbasierte Suche

ì Unterstützung verschiedener Suchmasken für unter-

schiedliche Sichten auf das Repository

ì Automatisierung und Speicherung von Suchanfragen

(„Suchordner“)

ì Flexible Anwendungsszenarien durch Kombination von

Indexsuche mit inhaltsbasierten Suchtechniken

(Information Cubing)

ì Inhaltsbasierte Relevanzbewertung

ì Sprachunabhängigkeit und Fehlertoleranz

ì Bessere Suchergebnisse auch bei schlechter Dokumen-

tenqualität (nach OCR)

ì Highlighting im Suchergebnis

ì Integration im zentralen Content Repository

ì Unterstützung auf Client-Ebene mit DOXiS evITA und

DOXiS evITA Web

ì Komponentenbasiertes Design erlaubt eine einfache und

rasche Einbindung in Fachanwendungen

DOXiS Search

Mehr Infos www.ser.deF

Verwaltung ArchivierungRechtsvorschriften

� Schnelle Zuordnung zum Geschäftskontext

� Intelligentes „Tracking“ des Geschäftskontextes

� Intelligente Klassifikation

� Autom. Anstoßen von Geschäftsprozessen

� Direkter Zugriff auf Akten und Vorgänge

� Einheitliche Sicht auf alle Eingangskanäle

(Papier, Fax, eMail)

� Einheitliche Ablage

� Eskalationsmanagement

� Verdichtungsansicht

� Informationsplattform

� regelbasierte & manuelle Archivierung

� Effiziente Auslagerung

� Umfassende flexible Regelwerke

� Zentrale Administration

� serverseitige Archivierung & Wiederherstellung

� Transparenter Zugriff für Benutzer

� Erweiterte Suchfunktionen einschließlich Volltext

� Offlinefunktion

� Integriertes ILM

� Unterstützung verschiedener Speichertechnologien

� Journaling – revisionssichere Ablage

ein-/ausgehende eMails

� Retention Management

� Wandlung in Langzeitformate

� Sicheres Wiederauffinden von eMails


� Audit Trails

� Autom. Verifikation qualifiziert

signierter Dokumente

� Speichervirtualisierung

DOXiS iECM-Suite

Das DOXiS eMail Center bietet unterschiedliche Funktionen, wo-

bei der Grad an automatisierter Verarbeitung je nach Bedarf

festgelegt wird. Das DOXiS eMail Center setzt sich aus drei Modu-

len zusammen: DDOOXXiiSS eeMMaaiill MMaannaaggeerr,, DDOOXXiiSS RReessppoonnssee MMaannaaggeerr,,

DDOOXXiiSS IICCCC ((IInntteelllliiggeenntt CCoonntteexxtt CCoonnttrrooll))..

Sichere Archivierung und Einhaltung von

Rechtsvorschriften mit dem DOXiS eMail Manager

Das DOXiS eMail Center bietet eine Vielzahl von Archivierungs-

szenarien: So können die eMails zusammen mit Informationen

des Geschäftskontextes direkt nach ihrem Eingang im zentralen

Content Repository archiviert werden. In der klassischen Ar-

beitsweise werden die eMails zur Entlastung der Mail-Server und

um eine einheitliche Ablage zu schaffen direkt aus der gewohn-

ten eMail-Anwendung heraus revisionssicher langzeitarchiviert

(spätes Archivieren). Single-Instance -Archiverung gehört zum

Standard des DOXiS eMail Centers, ebenso wie ein komplexes

Information Lifecycle Management (ILM).

Die Journaling-Funktion stellt sicher, dass jede eMail rechts- und

revisionssicher gemäß den Compliance -Anforderungen gespei-

chert wird, bevor der Empfänger Änderungen oder Löschungen

vornehmen kann.

Die Multi-Channel-Plattform für alle

Kommunikationsprozesse im Customer Care

Der DOXiS Response Manager analysiert den Inhalt eingehender

eMails genau wie Briefe oder Telefaxe, ordnet diese einer

Dokumentenklasse zu und leitet sie mit einem passenden

Rechtssichere

eMail-Archivierung und

intelligentes eMail-

Management

DOXiS eMail Center

eMails haben den Büroalltag und den Rahmen für ein unternehmensweites Enterprise Content Management stark

verändert. Man schätzt, dass bis zu 75% des Know-hows von Unternehmen und Organisationen in eMail-Datenban-

ken „vergraben“ liegen - eine gefährliche Abkopplung von den regulären Geschäftsprozessen. Die unter Compliance-

und Produktivitätsgesichtspunkten wachsende Bedeutung der eMail erfordert eine zentrale Speicherung bzw. regel-

basierte Verlagerung in ein zentrales Content Repository. Mit dem DOXiS eMail Center sind die unternehmensrele-

vanten Daten schnell auffindbar und können per (Intelligent Context Control) direkt der richtigen Akte oder dem

betreffenden Kunden zugeordnet werden – und das weltweit per Webzugang.


DOXiS eMail Center – Leistungsstarke Komponenten

für den gesamten Lebenszyklus Ihrer eMails

automatisierte Beantwortung Sicherheit Schnittstellen


� Automatische Weiterleitung

� Erzeugung von Antwortvorschlägen

� Textbaustein-Management

� Mehrkanalfähigkeit (Multi-Channeling)

im In- und Output

� Anti-Virus

� Anti-Spam

� elektronische Signatur

� Verschlüsselung

� Lotus Domino

� Microsoft Exchange

� Filesystemarchivierung

� Groupwise

� Sharepoint

� Notes DB Archivierung

Antwortvorschlag an den zuständigen Kundenbetreuer weiter.

Fallabschließende eMail-Antworten können so deutlich schneller

und konsistenter erfolgen. Das CRM-Tool für ganzheitliche

Kommunikation unterstützt Sachbearbeiter und Call-Center-

Agents bei der Verarbeitung großer Mengen von eMails, digitali-

sierten Briefen, Telefaxen und Anfragen aus Online-Formularen

über den gesamten Bearbeitungszyklus hinweg bis zur ab-

schließenden Beantwortung. Es trägt damit wesentlich zur

Steigerung der Rentabilität und Kundenzufriedenheit im Bereich

Customer Care bei.

eMails werden automatisch archiviert und gleichzeitig über ge-

meinsame Metadaten mit Vorgängen und Akten verknüpft. Die

Zuordnung von eMails zu Geschäftsprozessen ist das Kernstück

des DOXiS eMail Centers, denn erst durch die Ermittlung des

Geschäftskontextes und die Verbindung mit möglichen offenen

Vorgängen wird der Nutzen der eMail-Kommunikation voll er-

schlossen. Die Einbindung von eMails in die Geschäftsprozesse

erfolgt über Intelligent Context Control (ICC), eine intelligente

Erkennung, die den Geschäftskontext der eMail anhand von rele-

vanten Indexkriterien automatisch erschließt.

Im Zuge rasch wachsender elektronischer Kommunikation ge-

winnen eMails in geschäftsrelevanten Zusammenhängen immer

mehr an Bedeutung. Dabei richtet sich das Augenmerk zuneh-

mend stärker auch auf vorgangsorientierte Aspekte – gerade vor

dem Hintergrund steigender gesetzlicher und regulatorischer

Anforderungen (Compliance). Je präziser sich eine neue eMail

einem Geschäftskontext (z.B. über einen Vorgang oder eine

Akte) zuordnen lässt, umso effizienter, thematisch exakter und

zeitnäher kann die weitere Bearbeitung im jeweiligen Kontext

erfolgen. Hierüber entstehen echte Wettbewerbsvorteile!

Das DOXiS Intelligent Context Control (DOXiS ICC) ergänzt das

eMail-Management um Methoden zur präzisen Ermittlung des

Kontextes, in dem eine eMail steht. Dieses geschieht weitgehend

automatisch, ist direkt in den Arbeitsplatz integriert und wird

über „Kontext-Templates“ gesteuert. Zugeordnete eMails sind

mit diesem Moment stets im richtigen Kontext verfügbar – sei es

innerhalb des Mail-Systems, im Rahmen einer Vorgangsbear-

beitung oder über eine Recherche im Archiv. Zur Ermittlung des

vorliegenden Kontextes werden sowohl individuelle Informa-

tionen des Anwenders (z.B. historisierte Favoriten) herangezogen

als auch Abgleiche mit Stammdaten angebundener Backend-

Systeme durchgeführt. Über die DOXiS iECM-Suite integriert

DOXiS ICC gleichermaßen ECM-Funktionalitäten wie auch dedi-

zierte Funktionen der entsprechenden ERP- und CRM-Systeme.

DOXiS eMail Center

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Automatische Zuordnung zu Geschäftsprozessen

mit DOXiS ICC (Intelligent Context Control)

ì Sichere Ermittlung des geschäftlichen Kontextes

ì Präzise automatisierte Zuordnung von eMails

zu Vorgängen, Akten, Belegen usw.

ì Schließen der „Compliance-Lücke“ für eMails

ì Integration in Microsoft Outlook

ì „Kontext-Templates“ zur raschen Zuordnung

von eMails zu einem vordefinierten Kontext

ì Festlegung von Folgeschritten/Aktivitäten

abhängig vom jeweils ermittelten Kontext

ì Übermittlung des Kontextes bei der Beantwortung oder

Weiterleitung

ì Kontext-„Broadcast“-Funktion für alle Empfänger einer

eMail möglich

ì Leistungsfähige Server-Applikation – ICC Services für

alle einbezogenen User

ì Direkte Anbindungen an ERP-/CRM-Systeme – SAP,

Microsoft u.a.

ì Einbindung in die DOXiS iECM-Suite und das

DOXiS eMail Center

Die Highlights auf einen Blick ICC

DOXiS iECM-Suite

Nur wenn die Prozessqualität stimmt, lassen sich Unternehmensstrategien erfolgreich umsetzen. In der ECM-Kette

ist damit die Verwaltung und Steuerung von Informationen der nächste logische Schritt.

Prozesse optimieren

Informationen steuern

DOXiS Workflow automatisiert, rationalisiert und optimiert kom-

plexe Prozessabläufe im gesamten Unternehmen. Die gesamte

Bandbreite prozessorientierter Sach- und Vorgangsbearbeitung

– vom ad-hoc- über Collaborative- und Administrative- bis hin zum

Production-Workflow wird unterstützt. Mit DOXiS Workflow las-

sen sich Reaktions-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten deutlich

senken. Flexible Routing-Mechanismen, automatische Aktivitäten

und Entscheidungen sowie ausgefeilte Modellierungs- und Moni-

toring-Funktionalitäten sind dabei wesentliche Eigenschaften.

DOXiS Workflow optimiert besonders arbeitsteilige Prozesse, die

durch lange Durchlaufzeiten und einen hohen Grad an Nebenläu-

figkeit gekennzeichnet sind. Die Nutzenpotentiale sind vielfältig:

ì Transparenter Bearbeitungsstand durch Protokollierung

und Monitoring sämtlicher Bearbeitungsschritte laufender

und abgeschlossener Prozesse. „Vorgangsklammer“ macht

alle einem Prozess zugeordneten Informationen auf einen

Blick verfügbar

ì Unternehmensweiter Zugriff auf geschäftsrelevante Inhalte;

nachvollziehbare Definition des Prozesswissens in graphi-

schen Prozessmodellen; flexible Rollen- und gruppenbasierte

Bearbeitungskonzepte

ì Verkürzung der Durchlaufzeit durch automatisierte elektroni-

sche Weiterleitung von Informationen, Dokumenten und Ak-

ten; Anteil wertschöpfender und produktiver Arbeitszeit steigt

ì Steigerung der Effizienz durch medienbruchfreie Verarbei-

tung über den gesamten Prozess hinweg; konsequente Prozess-

orientierung; Einbindung von Partnern, Lieferanten und Kun-

den durch übergreifende Daten- und Prozessdienste

ì Erhöhte Mitarbeitermotivation: Steigerung der Eigenverant-

wortung und Selbstständigkeit durch umfassende Informa-

tionsmöglichkeiten über Metadaten und Bearbeitungsinfor-

mationen

DOXiS Workflow für die prozessorientierte Organisation

DOXiS Workflow

Die Highlights auf einen Blick DOXiS Workflow

ì Flexible Geschäftsprozesse – von ad-hoc- bis Production-

Workflow

ì Flexible Routing-Mechanismen zur Prozesssteuerung

ì Einzel- und Gruppenarbeitskörbe

ì Integrierte DMS-Funktionalitäten

ì Organisationsmodellierung und Rechteverwaltung – durch-

gängig für die gesamte DOXiS iECM-Suite

ì Hohe Skalierbarkeit durch verteilte Dispatcher-Architektur

ì Graphische Prozessmodellierung

ì Direkte DOXiS Archivanbindung

ì Anbindung von Fremdarchiven (z.B. IBM, Opentext, Easy)

ì Reduzierte Komplexität durch schrittweise Einführung in

Kundenprojekten

ì Umfassende Integrations- und Customizing-Möglichkeiten


Papierakten kosten Ihr Unternehmen viel Geld: für das Erstellen,

für das Transportieren, für das Anfordern, für den Zugriff und

letztlich für das sichere Aufbewahren. DOXiS Aktenverwaltung

stellt leistungsfähige Funktionen zur vorgangsorientierten Akten-

bearbeitung zur Verfügung und unterstützt damit die Umsetzung

von Richtlinien sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vor-

schriften (Compliance).

DOXiS Records Management kombiniert in elektronischen Akten

Inhalte, Prozesse und Anwendungen. Aus einer Akte heraus lassen

sich Vorgänge anstoßen, in Akten aufnehmen oder eine Akte als

Bestandteil eines Vorgangs sichtbar machen. Besonders in punc-

to Datenschutz und Zugriffssicherheit ist die elektronische Akte

unerreicht. Mit ihr lässt sich exakt definieren, wer Einsicht in wel-

che Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht.

Die Anforderungen an Fachanwendungen sind hoch und sehr dif-

ferenziert, denn sie müssen organisationstechnisches Know-how

abbilden. DOXiS bietet auf Basis einer gemeinsamen Plattform

Aktenanwendungen, die unkompliziert an individuelle Bedürf-

nisse angepasst werden können. Beispiele dafür sind:

ì Öffentliche Verwaltung (Fallakten)

ì Vertrieb (Kundenakten)

ì Einkauf (Lieferantenakten)

ì Medizinische Versorgung (Patientenakten)

ì Vertragsakten (Abteilungsübergreifend)

ì Technische Büros (Projektakten mit CAD-Integration)

ì Personalwesen (Personalakten)

ì Banken (Kreditakten)

ì Versicherungen (Schadensfallakten)

ì Gerichte und Anwaltskanzleien (Prozess- und Gerichtsakten)

ì Qualitätsmanagement (QM-Dokumentation)

Die passende Lösung für jede Anforderung —

auf Basis einer gemeinsamen Plattform

Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortüber-

greifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen

und Dokumente

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Elektronische Akten –

das Informationscockpit

für mehr Produktivität

DOXiS Records Management


Die Highlights auf einen Blick Elektronische Akten

ì Elektronische Akten nehmen Dokumente (digitalisiert, elek-

tronisch, Office, eMail, Web etc.), Links und URLs,

Multimedia sowie Referenzen auf Geschäftsprozesse und

Business Objects auf

ì Zentraler Einstiegspunkt und übergreifende Recherche in

allen Informationen

ì Integrierte DMS-Funktionalitäten: Aktenablage und Suche,

Bearbeitung, Versionierung, Historie etc.

ì DOXiS Archivanbindung: Revisionssichere Speicherung von

Dokumenten und Akten

ì DOXiS Workflow-Anbindung möglich z.B. für Terminierung,

Fristen und Wiedervorlage

ì Ortsunabhängiger Zugriff per Webbrowser

ì PACK & GO: PDF-Erzeugung von vollständigen oder Teil-

Akten zur mobilen Nutzung

Kundenakte als zentrales Informationscockpit


DOXiS iECM-Suite

Die Analogie von elektronischen Akten

zu Papierakten – eine Begriffserläuterung

Zum schnellen Wiederauffinden wird ein Aktenordner in einem

Regalsystem oder eine Mappe in einer Hängeregistratur geord-

net abgelegt und zudem außen beschriftet, was zusammen

einem Ablageplan entspricht. Mit anderen Worten: Wie legt man

die gesamte Akte ab, so dass man sie einfach wiederfinden kann?

Die elektronische Akte kann dabei natürlich wesentlich flexibler

abgelegt werden, da dies über beliebige Indexkriterien erfolgen

kann und nicht auf einen hierarchischen Ablageplan beschränkt

ist. Ebenso sind Mehrfachzuordnungen möglich, während die

physikalische Akte an einem Ort steht.

Öffnet man nun einen typischen Aktenordner oder eine Mappe,

so kommt man zu den Inhalten einer Akte, in der man normaler-

weise eine Menge von Dokumenten findet, die über Trennblätter

unterteilt sind. Diese Unterteilung ist frei definierbar und kann

beispielsweise nach unterschiedlichen Vorgängen oder nach unter-

schiedlichen Dokumenttypen erfolgen. Wir bezeichnen diese

innere Struktur einer Akte daher auch als Aktenstruktur, die sich

hierarchisch durch verschiedene Register ergibt. Im Unterschied

zu den Trennblättern der Papierwelt können diese Register bei

elektronischen Akten beliebig tief verschachtelt werden.

Welche Informationen sind in der elektronischen

Akte enthalten?

Die Inhalte einer elektronischen Akte sind zudem nicht auf

Dokumente beschränkt – die elektronische Akte kann auch Ver-

weise auf Vorgänge in Workflow-Systemen, Verweise auf Objekte

in Drittsystemen, reine Datensätze, URLs usw. enthalten. Zudem

findet sich das Pendant zu einem Deckblatt auch in der elektro-

nischen Akte wieder. Somit sind elektronische Akten der zentra-

le Einstiegspunkt für alle Informationen und ermöglichen eine

systemübergreifende Recherche.

Für jede Aufgabe die passende elektronische Akte

Damit kommen wir zum nächsten entscheidenden Begriff, dem

des Aktentyps, also unterschiedlichen Arten von Akten wie bei-

spielsweise Kundenakten, Lieferantenakten, Personalakten usw.

Vereinfacht gesprochen, beschreibt der Aktentyp sowohl die

äußere Sicht des Ablageplans einer Akte (welche Indexkriteren

hat die Akte, wie wird sie abgelegt) als auch die innere Akten-

struktur. Hinzu kommt die Gestaltung der Maske des Deckblattes

sowie weitere Aspekte wie Berechtigungen und die Zuordnung

zum einem Repository, wie sie auch von Dokumenttypen bekannt

sind.

Abschied vom Papier - mit starken DMS-Funktionen

und PACK & GO für den mobilen Einsatz

Der Abschied vom Papier ist der Schlüssel zu einer besseren

Auskunftsbereitschaft und produktiveren Verwaltung im Unter-

nehmen insgesamt. Elektronische Akten bieten vollständige

Informationen auf einen Blick, indem sie die verschiedensten

Datenquellen zusammenführen. Dazu zählen Dokumente wie z.B.

Wartungsverträge, Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine

und Rechnungen, aber auch Daten aus Mailsystemen und multi-

mediale Objekte, Internetlinks, Zeichnungen, kaufmännische

Daten aus dem ERP-System oder Kundeninformationen aus dem

CRM-System. Somit dient die elektronische Kundenakte als zen-

traler Einstiegspunkt für die übergreifende Recherche. Die

Arbeitsweise mit elektronischen Akten entspricht dank ausge-

reiften DMS-Funktionen den papierbasierten Gewohnheiten -

inkl. Aktendeckblatt mit den wichtigsten Metainformationen.

Sogar das „Mitnehmen” einer Akte als PDF-Export (PACK & GO)

ist möglich.

Der zentrale Einstiegspunkt für

Vertriebsmitarbeiter ermöglicht die

systemübergreifende Recherche

unabhängig von Zeit und Ort


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DOXiS Akten-Designer

Schritt 1: Aktentyp und Ablageplan

festlegen

Im ersten Schritt wird mit dem DOXiS evITA

Designer festgelegt, welche Aktentypen in

DOXiS verwaltet werden sollen und wie die

Akten dieses Typs abgelegt werden sollen.

Hierzu wird beispielsweise ein Aktentyp „Kun-

denakte“ und ein Aktentyp „Personalakte“ an-

gelegt. Für die Kundenakten werden nun frei

definierbare Indexkriterien festgelegt, wie die

Kundennummer, Name des Kunden, Kunden-

betreuer usw., während für die Personalakte

andere Attribute wie die Personalnummer, das

Eintrittsdatum, Art des Beschäftigungsverhält-

nisses usw. relevant sind. Für die Ablage kön-

nen natürlich auch hierarchisch strukturierte

Werte verwendet werden, z.B. gemäß eines be-

hördlichen Aktenplans oder die Zuordnung zu

einer Schadenskennziffer bei einer Schadens-

akte. Ebenso wird festgelegt, dass Kundenak-

ten und Personalakten in unterschiedlichen Re-

positories abgelegt werden, so dass diese auch

in der elektronischen Welt eine harte „räumliche“

Trennung erfahren. Die Unterstützung unter-

schiedlicher Repositories innerhalb eines ECM-

Systems, wie DOXiS sie bietet, ist dabei keines-

wegs Standard, erleichtert aber erheblich die

Organisation des Gesamtsystems und fördert

zudem die Performance. Natürlich ist eine

übergreifende Suche in verschiedenen Reposi-

tories entsprechende Zugriffsrechte vorausge-

setzt – für eine einheitliche Sicht ebenfalls

möglich.

Schritt 2: Maskendesign für Ablage/Deckblatt

Um die Indexkriterien komfortabel eingeben zu können und weiterführende Informationen zur Akte im

Sinne eines Deckblatts anschaulich darstellen zu können, lassen sich mit dem grafischen Maskendesigner

des DOXiS evITA Designers an die Bedürfnisse des Unternehmens exakt angepasste Eingabemasken erstel-

len. Dies stellt gleichzeitig den Übergang zwischen äußerer Sicht auf die Akte und Akteninhalt dar.

Schritt 3: Aktenstruktur festlegen

Als nächstes lässt sich nun die Aktenstruktur festlegen, bei der DOXiS ein besonders flexibles Konzept

anbietet. Denn zum Einen kann auf Typebene eine Registerstruktur definiert werden, die für alle Akten die-

ses Typs gilt. Chaotische individuelle Strukturen wie im File-System werden so vermieden. Zum anderen ist

es aber möglich, dass einzelne Akten durchaus individuelle Registerstrukturen erhalten, und sei es nur für

bestimmte Bereiche der Aktenstruktur. Damit nicht genug! Elektronische Akten werden selbst oftmals als

„virtuelle Akten“ bezeichnet, da die Dokumente nicht mehr direkt in der Akte liegen, sondern nur noch auf

diese verwiesen wird. Ein Dokument kann so in verschiedenen Akten enthalten sein und die Akte wird so zu

Mit dem grafischen Maskendesigner lassen sich spezifisch angepasste Aktendeckblätter erstellen

Für jeden Aktentyp lassen sich individuelle Register anlegen, z.B. für Bewerbungen,Zeugnisse und Gehaltsabrechnungen in der Personalakte oder für Angebote,Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen in der Lieferantenakte.


DOXiS iECM-Suite

einer bestimmten Sicht auf den Informations-

bestand. Diese Sichtweisen können dabei nicht

nur über statische Verweise zustandekommen,

sondern es ist ebenfalls möglich, dass ein (dyna-

mischer) Suchordner diese Sichtweise liefert.

D.h. der Inhalt eines Registers wird durch eine

vordefinierte Suchabfrage festgelegt, die automa-

tisch immer die jeweils passenden Treffer des

Datenbestands liefert. DOXiS unterscheidet

daher statische und dynamische Register – und

beide haben natürlich ihre Daseinberechtigung.

In statischen Registern kann ein Benutzer letzt-

lich wie in einer Papierakte entscheiden welche

Dokumente im Register erscheinen sollen. Dies

erfolgt vollkommen unabhängig von den

Indexkriterien des Dokuments. Bisher wurde

immer davon gesprochen, dass Dokumente in

Akten bzw. deren Registern enthalten sind.

Natürlich ist auch die elektronische Akte in

DOXiS noch wesentlich flexibler. Die Inhalte von

Registern können auch Vorgänge, Datensätze,

URLs usw. sein. Mehr noch: ein Register kann

auch Komponenten anderer Applikationen ein-

betten (im Web würde man von Mashups spre-

chen!), so dass die Akte zu einem richtigen Infor-

mationsportal wird. Alle genannten Möglichkei-

ten lassen sich nun einfach mit dem DOXiS

Aktendesigner einrichten: die Registerstruktur, die

Art der Register, ihre möglichen Inhalte und die Art

der Darstellung!

Schritt 4: Berechtigung für Akten-

typen und Aktenregister festlegen

DOXiS Records Management erweitert das Rech-

tekonzept von DOXiS Workflow und DOXiS Archiv

um geeignete Merkmale zur Aktenbearbeitung.

Berechtigungen werden dabei bezogen auf die

unterschiedlichen Aktentypen und ihre Akten-

modelle definiert und den jeweils erzeugten

Instanzen (=Akten) mitgegeben. Darüber hinaus

lassen sich auch Ordner bzw. Register mit Be-

rechtigungen versehen. Dies geschieht in glei-

cher Art und Weise wie es auch bei Dokumen-

tenklassen der Fall ist. Auf der Grundlage der

Definitionen für Akten und Register lässt sich dediziert festlegen, welche Rollen (=Gruppen) und damit User

z.B. Lese-, Schreib- oder Änderungsrechte erhalten. Grundsätzlich gilt, dass einmal vergebene Rechte auf

Dokumentenebene auf Aktenebene nicht ‚überschrieben’ werden können. Auf diese Art und Weise ist stets

sichergestellt, dass ein Benutzer auch im Kontext von ‚Aktenbearbeitung’ stets nur Zugriff auf die

Dokumente innerhalb einer Akte hat, für die er auch zuvor schon auf Dokumentenebene Zugriff erlangt hat.

Mit dem DOXiS Records Management kann nicht nur nach kompletten Akten,sondern auch nach einzelnen Dokumenten gesucht werden. Auch dafür könnendie Suchmasken an den Bedarf des Unternehmens angepasst werden.

Akten können nach verschiedenen Kriterien gesucht werden. Die Eingabemaskefür die Suchbegriffe lässt sich mit dem Designer einfach erstellen.

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Schritt 5: Suchmaske für Akten

definieren

Akten lassen sich in DOXiS genauso flexibel able-

gen und suchen wie Dokumente oder andere

Arten von Informationsobjekten. Entsprechend

können Akten multidimensional nach verschie-

denen Kriterien gesucht werden, so dass sich

auch verschiedene Sichten und Zugriffspfade auf

den Aktenbestand definieren lassen. Dabei findet

man nicht nur häufig eine Trennung für unter-

schiedliche Aktentypen vor – nach einer Kunden-

akte wird man mit anderen Kriterien suchen als

nach einer Personalakte – sondern man kann

Akten auch nach anderen Kriterien wie Fristen

oder Terminen suchen und darstellen („alle

Leasingakten, die im nächsten Monat auslaufen“

etc.).

Schritt 6: Dokumenttypen definieren

Der wichtigste Inhalt von Akten sind und bleiben Dokumente. Oftmals wird man sich bei der Registerstruk-

tur schon Gedanken über die Belegarten und somit Dokumenttypen gemacht haben. Wie bei den Akten-

typen sind auch die Dokumenttypen in DOXiS frei definierbar und können mit Attributen und Masken ver-

sehen werden. Typischerweise wird eine Maske für mehrere Dokumenttypen genutzt, beispielsweise für alle

Buchhaltungsbelege.

Schritt 7: Dokumente und Akten verbinden

Aktenregister müssen sich keineswegs an der Unterscheidung von Dokumenttypen orientieren. Da dies aber

häufig gewünscht wird, ist eine Verbindung zwischen beiden sinnvoll. In diesem Fall wird die Zuordnung von

Dokumenten zu einem Register der Akte automatisiert, sofern mit statischen Registern gearbeitet wird (bei

dynamischen Registern erfolgt die virtuelle Zuordnung ja immer automatisch über die Suchanfrage). Ebenso

können gemeinsame, „aktenbildende“ Kriterien festgelegt werden: Ein Dokument, das mit einer bestimmten

Kundennummer indiziert wird, gehört offensichtlich zur entsprechenden Akte mit dieser Kundennummer.

Die Kundennummer ist also hier das „aktenbildende“ Kriterium.

Aufbau und Anordnung der Trefferlisten für Akten und Dokumente lassen sich flexibelkonfigurieren.

Mit dem DOXiS Solution Package für elektronische Akten

erzielen Unternehmen maximale Wirkung bei minimalem Auf-

wand. Dabei handelt es sich um vorgefertigte Aktenlösungen,

basierend auf den bewährten Softwareprodukten von SER, die

fast jeden Wunsch an eine perfekte Aktenorganisation erfül-

len. Vor Ort erfolgt noch die Integration in Ihre IT-System-

DOXiS Solution Package – Warum das Rad neu erfinden?

landschaft durch unsere Experten – fertig! Und vielleicht

ergeben sich über die Zeit aus Ihren Erfahrungen im Umgang

mit elektronischen Akten ganz neue Ideen und Nutzen-

überlegungen, um die Anwendung ganz nach Ihren spezifi-

schen Wünschen zu optimieren. Kein Problem.


DOXiS iECM-Suite

Intuitiv mit elektronischen Akten arbeiten Nach dem komfortablen Design der Aktenanwendung mit dem DOXiS evITA Designer können nun alle

Vorteile der elektronischen Aktenverwaltung genutzt werden. Nachfolgend werden dabei die typischen

Anwendungsfälle beschrieben.

Akten anlegen

Bei der Anlage einer Akte wird entweder das „passende“ Aktenmodell als Vorlage ausgewählt oder aber eine

Akte im freien Definitionsmodus erstellt. Mit der Auswahl eines bestimmten Aktenmodells – z.B. einer Kunden-

akte – wird eine neue „Instanz“ als eigenständiges Speicherobjekt erzeugt, die ab diesem Zeitpunkt letztlich bis

zur Ablage eigenständig verwaltet wird. Eine eindeutige Zuordnung der Akte ist durch die Eingabe von Index-

begriffen möglich, die bereits bei der Aktenanlage festgelegt und später jederzeit ergänzt werden können.

Neben der manuellen Erstellung einer neuen Akte können diese auch automatisiert auf Basis von Stammda-

ten aus ERP- oder CRM-Systemen erstellt werden. Dies gilt nicht nur für den Erstimport, sondern auch bei Er-

fassung eines neuen Datensatzes in diesen Systemen, so dass direkt die passende Akte in DOXiS erzeugt wird.

Eingehende Dokumente ablegen und

Akten zuordnen

Erfassung von Dokumenten innerhalb elektroni-

scher Akten gehört offensichtlich zu den wich-

tigsten Anwendungsfällen, die ein ECM-System

unterstützen muss. Hierbei ist zum Einen die

Ablage eingehender, ausgehender und interner

Dokumente zu unterscheiden. Zum anderen

kann die Ablage und Zuordnung massenhaft

bzw. im Stapel oder ad hoc und Einzelfall bezo-

gen erfolgen. Alle Szenarien werden dabei von

der DOXiS iECM-Suite perfekt unterstützt:

Typischerweise bietet ein ECM-System dem End-

anwender eine sog. Ablagemaske an, über die

der Benutzer die wichtigsten Indexkriterien zu

einem Dokument erfassen kann. Tatsächlich reicht

diese Sichtweise aber gar nicht aus, um verschie-

dene Ablageszenarien zu unterstützen, da die

Maske ja nur die Sicht auf ein Dokument darstellt.

Ein „Ablageszenario“ umfasst dagegen die gesam-

te Logik, um Dokumente auf eine bestimmte Art

zu erfassen und mit anderen Systemen oder

Objekten zu verknüpfen: Dies kann beispielswei-

se eine späte Archivierung mit Barcode und Ver-

knüpfung zu einem SAP-Beleg sein; oder die Er-

fassung einer Rechnung mitsamt Erzeugung eines

Rechnungsprüfungsprozesses; oder die stapel-

weise Erfassung von Dokumenten und Zuord-

nung zu Akten; oder die Erfassung von Altakten;

usw. Diese verschiedenen Ablageszenarien wer-

den in DOXiS über sog. Ablageumgebungen ab-

gebildet, die die Ablagemasken je nach Anwen-

dungsfall kontextbezogen erweitern. Ein bedeu-

tender und oft vernachlässigter Unterschied im

Detail, der die praktische Usability von DOXiS

einmal ganz anders beweist!

Neue Dokumente können über eine Ablagemaske bereits bestehendenAkten und darin enthaltenen Registern zugeordnet werden.

Das Deckblatt einer Akte zeigt die wichtigsten Basisdaten der jeweiligenAkte, z.B. bei der Kundenakte Adresse, Ansprechpartner, Betreuer,Umsatzanzeige und ggf. das Foto eines Kunden.

Ablagemaske vs. Ablageumgebung

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Die stapelweise Erfassung eingehender Dokumente

erfolgt über eine Ablageumgebung, über die Papier-

dokumente eingescannt und elektronische Doku-

mente importiert werden können. Der Verzeich-

nisimport kann dabei auch für Verzeichnisscanner

verwendet werden. Das Ablageszenario ist dabei so

ausgelegt, dass mit der Erfassung der Dokumente

auch gleichzeitig die Zuordnung zur Akte und dessen

Register erfolgt. Bei der stapelweisen Verarbeitung

ist dies besonders wichtig, da in diesem Fall Akten

nicht erst recherchiert werden müssen, um dort

Dokumente zuzuordnen.

Umgekehrt stellt sich die Situation bei einer einzel-

fallbezogenen Ablage und Zuordnung dar. In diesem

Fall hat der Anwender in der Regel bereits eine Akte

zur Bearbeitung geöffnet und kann dann beispiels-

weise per Drag&Drop ein Dokument in eine Akte

ablegen. Dies kann auch direkt aus dem eMail-

Postfach des Benutzers erfolgen, dass sich sogar in

DOXiS evITA einblenden lässt (genauso wie sich

umgekehrt auch ein DOXiS Workflow-Postkorb in MS

Outlook einblenden lässt).

Schließlich sei an dieser Stelle auch noch auf die

automatisierte Dokumenteneingangverarbeitung

hingewiesen. Die Ergebnisse der Klassifikation und

Extraktion werden hier ebenfalls direkt für die

Aktenzuordnung genutzt.

Ausgehende und interne Dokumente

ablegen und Akten zuordnen

Die ad hoc Ablage und Zuordnung ausgehender und

interner Dokumente entspricht im Wesentlichen der-

jenigen von eingehenden Dokumenten. Hinzu kommt

allerdings die Option, auf Basis von Dokumentvorla-

gen neue Dokumente direkt innerhalb einer Akte

erzeugen zu können. Zusätzlich müssen natürlich

auch massenweise ausgehende Dokumente archi-

viert und den Akten zugeordnet werden. Hierbei

handelt es sich typischerweise um den Output von

ERP- und CRM-Systemen, die über die passenden DOXiS Konnektoren direkt archiviert werden können. Die

Zuordnung zur Akte kann in diesen Fällen am einfachsten über ein dynamisches Register erfolgen, das

automatisch alle Dokumente mit den definierten Kriterien des Registers erfasst (natürlich kann dies auch

bei der automatisierten Dokumenteneingangsbearbeitung genutzt werden).

Altakten archivieren

Als letztes Erfassungsszenario für elektronische Akten ist die Archivierung von Altakten noch erwähnens-

wert. Während bei eingehenden Dokumentenstapeln die Dokumente i.d.R. verschiedenen Akten zuzuordnen

sind, geht es bei der Altaktenarchivierung um die Anlage einer Akte und die Archivierung einer Menge von

Dokumenten in diese Akte. Die Ablageumgebung des DOXiS Clients unterstützt auch dieses Szenario!

Separate Suchmasken für unterschiedliche Aktentypen und Dokumentenarten erleichtern die Recherche.

Elektronische Akten können verschiedenste Arten von Dokumenten undmultimedialen Daten enthalten, z.B. auch Zeichnungen oder Videos, diesich direkt aus der Akte heraus anzeigen lassen.

Akten bearbeiten und verwalten

Zur Bearbeitung von Akten steht eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung: Dokumente aller Art lassen

sich über Referenzen in Akten aufnehmen, aus diesen entnehmen oder innerhalb von Akten verschieben.

Dazu gehören u.a. gescannte Dokumente, z.B. Eingangspost, eMails, Office-Dokumente, Web-Dokumente,

aber auch Objekte wie z.B. URLs, Notizen, Vorgänge, Reports und vieles mehr. Business-Objekte des Kunden

lassen sich ebenfalls integrieren.

Je nach vorhandenen Berechtigungen lassen sich auch bei bestehenden Akten die Register flexibel anpas-

sen oder erweitern sowie die Rechte für die Register anpassen. Ansichten für jedes Register können zudem

vom Benutzer angepasst werden, um z.B. eine Dokumentvorschau zu aktivieren oder Dokumentlisten zu

gruppieren.

Akten recherchieren

DOXiS Aktenmanagement ist mit einer Vielzahl von Funktionen zur Suche und Recherche auf Aktenebene

ausgestattet. Die Suchoperationen lassen sich dabei auf die zuvor definierten Indexfelder (Metadaten)

anwenden. Darüber hinaus bietet das DOXiS Aktenmanagement die Eingrenzung der Recherche auf Teile

des Schriftgutbestandes an. Die Recherche selbst kann dabei nach mehr als einem Kriterium (Multi-Feld-

Suche) erfolgen. Außerdem lassen sich für die Recherche Spannen „von – bis“ definieren, z.B. für

Zeiträume, Adressbereiche, Kundennummern etc. Häufig verwendete Akten können vom Benutzer als

Favoriten festgelegt und so immer direkt aufgerufen werden.

Akten versenden, offline mitnehmen und drucken

Das papierlose Büro bleibt bislang eine Illusion – vielleicht auch durch die Möglichkeit von DOXiS Akten

drucken zu können. Neben der ganzen Akte können auch einzelne Register oder ausgewählte Dokumente

daraus gedruckt werden. Über den DOXiS PDF Producer kann der Akteninhalt auch einfach zu einem einzi-

gen PDF zusammengefasst und versendet werden. Des Weiteren können aber auch Verweise auf Akten per

eMail versendet werden, so dass ein Empfänger die Akte direkt aus dem Mail-Postfach öffnen kann. Solche

Verweise sind natürlich auch für Dokumente und Vorgänge möglich. Die Verweise können als URL auch in

nahezu allen Drittanwendungen eingetragen werden! Schließlich können die Dokumente einer Akte mitsamt

ihren Metadaten/Attributen sowie der Registerstruktur auch offline mitgenommen werden. Vielleicht wird

das papierlose Büro ja doch noch Wirklichkeit.

Akten zusammenführen und aufteilen

Die Inhalte einer elektronischen Akte besteht im wesentlichen „nur“ aus Verweisen (entsprechend wird

auch der Begriff „virtuelle“ Akte verwendet). Diese Grundkonzept in DOXiS macht das Zusammenführen

oder Aufteilen von Akten zum Kinderspiel, das durch die Möglichkeit der Vorgabe von Aktenstrukturen noch

weiter vereinfacht wird. Da sich der Aktentyp einer Akte typischerweise nie ändert, können Akten gleichen

Typs sehr einfach zusammengeführt oder aufgeteilt werden. Die Aktenstruktur lässt sich direkt aufeinan-

der abbilden, so dass nur noch die Verweise zusammengeführt oder aufgeteilt werden müssen. Beim

Aufteilen muss der Anwender natürlich noch entscheiden, welche Verweise in welche Akten gehören, wobei

er hier natürlich auch alle vorhandenen Indexkriterien der Dokumente nutzen kann, um die Dokumente pas-

send zu selektieren. Im Fall von dynamischen Registern wird ggf. noch die Suchanfrage angepasst, damit

diese der gewünschten neuen Sicht auf den entspricht.

Akten löschen

Am Ende des Lebenszyklus einer Akte steht deren Vernichtung – ein Vorgang, der in der DOXiS iECM-Suite

natürlich einer besonderen Kontrolle, dem Retention Management, unterliegt. Akten lassen sich nur dann

löschen, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, die flexibel über Aufbewahrungsregeln festgelegt

wird. Des Weiteren muss der Benutzer auch Löschrechte besitzen, wobei die Löschung zweistufig erfolgt:

Zunächst wandert die Akte nur in den Papierkorb, aus dem eine Wiederherstellung möglich ist. Erst im zwei-

ten Schritt erfolgt die physikalische Vernichtung.


DOXiS iECM-Suite

Mehr als Akten: Wiedervorlage, Fristen,

Aufgaben

Von der Akten- zur Vorgangsbearbeitung ist es

nicht weit – wie schon der Begriff der „Vorgangsak-

te“ zeigt! Während für eine umfassende Vorgangs-

bearbeitung der Einsatz eines Workflow-Manage-

ment-Systems wie DOXiS Workflow unerlässlich ist,

mit dem sich die gesamte Bandbreite von ad hoc

bis production workflow abbilden lässt, so soll an

dieser Stelle der Blick „nur“ auf Funktionen gerich-

tet werden, die einerseits die Aktenbearbeitung

unterstützen, ohne dass sie andererseits bereits ein

Workflow-Projekt nach sich ziehen würden. Hierzu

zählen vor allem typische Postkorbfunktionen, die

innerhalb der DOXiS iECM-Suite bereits auf der

technischen Basis des DOXiS Workflow Servers

bereitgestellt werden, ohne dass Endanwender

oder Administratoren auch nur einen Gedanken an

die Prozessmodellierung verschwenden müssten.

Hiermit ist ein einfacher und schneller Einstieg

möglich, der später dann zu einer „echten“ Work-

flow-Anwendung ausgebaut werden kann. Typische

Postkorbfunktionen sind Wiedervorlage mit

Wiedervorlagegründen, Fristüberwachung und die

Festlegung von ad hoc Aufgaben. Neben persönli-

chen Postkörben können Akten auch aus Gruppen-

postkörben bearbeitet werden, auf die mehrere

Benutzer gleichzeitig Zugriff haben. Natürlich

koordiniert DOXiS den gleichzeitigen Zugriff auf die

Postkörbe durch mehrere Personen.

„Mashup“: Akten als

Informationsportal

Dass elektronische Akten weit mehr als die Abbil-

dung einer Papieraktenordners darstellen, ist nun

bereits mehrfach deutlich geworden. Die Akte in

DOXiS kann aber noch mehr: Akten können auch

Informationen aus Drittsystemen anzeigen/verei-

nen und dienen so als „objektorientiertes“ Informa-

tionsportal!

Während typische Portale im Sinne des „single-

point-of-access“ nur eine einheitliche Oberfläche

für den Zugang zu verschiedenen IT-Systemen bie-

ten und man sie – wenn auch verkürzt – als eine Art

„windows im web“ bezeichnen kann, so stellt die

Akte alle relevanten Informationen in Bezug auf

einen Kunden, Lieferanten etc. dar. Die Integration

mit Drittsystemen ist dabei über Standardkonnek-

toren (z.B. ODBC, SAP, URLs, …) und individuelles

Customizing möglich. Ein Beispiel zeigt der nachfol-

gende Screenshot, der den Kundenstandort in einer

Karte darstellt – was man heutzutage dann wohl

„Mashup“ nennen würde.

Akten bündeln alle möglichen Informationen zu einem Thema. So kanneine Kundenakte neben kundenbezogenen Dokumenten und Vorgängenauch eine Karte mit dem Standort des Kunden enthalten.

Akten können nicht nur Dokumente sondern auch ganze Vorgänge aus demWorkflowsystem enthalten, z.B. einen Support-Fall zu einem Kunden.

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DOXiS iECM-Suite

SAP/Navision

ì Umfassendes integriertes Enterprise Content Management

mit der DOXiS iECM-Suite für SAP- und Navision-Anwender

DOXiS Universal ERP Connector

ì Standardkonnektor für ERP- und CRM-Systemen, die über

keine dedizierte Archiv-Schnittstelle verfügen

ì Archivierung ausgehender Dokumente

ì Verknüpfung eingehender Dokumente

ì Aufruf von Beleganzeige und virtueller Akte in DOXiS aus

dem ERP-System über Standard-URLs des Windows Clients

Microsoft Exchange/Lotus Domino

ì eMail-Management, revisionssichere Archivierung sowie

gesetzeskonforme Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

mit dem DOXiS eMail Manager und dem DOXiS Archiv

Microsoft Office

ì Zugriff auf DOXiS Standardfunktionen zur Archivierung und

Recherche sowie Ausführung von Workflows direkt aus Office -

Anwendungen heraus (Word, Excel, PowerPoint etc.)

ì Integration von Office-Modulen in DOXiS Anwendungen – z.B.

auf Ebene des DOXiS evITA Clients

ì Austausch von Metadaten zwischen Office und der DOXiS

iECM-Suite, beispielsweise zur Befüllung von Dokumenten-

vorlagen, Spread Sheets usw.

ADP Paisy/HR

ì Archivierung und Dokumentenmanagement mit DOXiS für die

weit verbreitete Lösung zur Personalverwaltung (Human

Resources)

Microsoft Sharepoint

ì Integration von DOXiS Standardfunktionen zur Archivierung

und Recherche in Portalanwendungen auf der Basis von

Microsoft Sharepoint zum systemübergreifenden Zugriff auf

unternehmensweite Content Repositories

Varial

ì Schnittstelle zur Archivierung und Recherche mit

der DOXiS iECM-Suite für die ERP-Lösung von Varial

Audicon

ì Schnittstelle zu Audicon AIS TaxMart – als Teil des DOXiS

GDPdU Centers

LDAP-Integration

ì Nutzung der LDAP-Verzeichnisdienste auf Basis des LDAP

Protokolls zur Verwaltung und Synchronisation von

Benutzerinformationen

ì Unterstützung unter DOXiS durch den DOXiS OrgaTransmitter

Microsoft Biztalk

ì DOXiS Applikationsintegration – EAI-Realisierung mit Hilfe

des Microsoft Biztalk Servers

Novell GroupWise

ì Individuelle Ablage von eMails im Archiv

DOXiS PortSol19 CLI Connector

Standardkonnektor für Unfallkassen als Unfallversicherungsträ-

ger für die Angestellten des öffentlichen Dienstes zur Archivie-

rung von elektronischen Dokumenten, die über das Input Mana-

gement von PortSol19 empfangen werden. Dabei werden unter-

schiedliche Dokumentrepräsentationen (XML, PDF, TIFF) unter-

stützt. Zu jeder Repräsentation kann optional eine Signaturdatei

im PKCS7 Format mit archiviert werden. Der Konnektor ist auf

MS Windows Plattformen verfügbar und umfasst eine Lizenz der

DOXiS ITA Viewing Applications.

In der ECM-Kette nimmt der Punkt „Integration“ eine wichtige Rolle ein. Erst durch die umfassende funktionale

Einbettung in Kundensysteme und Anwendungen, dem wechselseitigen Zugriff auf Daten und Dokumente sowie der

Prozessinteraktion, wird integriertes Enterprise Content Management (iECM) zur praktischen Realität.

Optimal integriert

in vorhandene Systeme

und Anwendungen

Zertifizierte DOXiS Konnektoren und Integrationen im Überblick

Auch spezifischere Fachanwendungen z.B. aus den Berei-

chen öffentliche Verwaltung und Health Care sowie das

breite Feld kundenspezifischer Lösungen werden mit DOXiS

einfach integrierbar.

DOXiS Konnektoren


Die DOXiS SAP Edition ist das Bindeglied zwischen SAP-Lösun-

gen und integriertem Enterprise Content Management (iECM)

auf der Basis von DOXiS iECM. Mehr als die Hälfte der SER-

Kunden nutzen bereits heute die Möglichkeiten eines umfassen-

den Enterprise Content Managements im Zusammenspiel mit

SAP. Der modulare Aufbau und die konsequente Nutzung stan-

dardisierter Schnittstellen erlaubt die effiziente Realisierung

einer Vielzahl von Anwendungsfällen im SAP-Umfeld.

Eine Plattform – für Daten und Informationen

aus SAP und anderen Systemen

Mit der DOXiS SAP Edition haben Anwender über Systemgrenzen

hinweg Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Daten,

Dokumente und andere Informationen. DOXiS stellt dabei die

vereinheitlichte Speicherung und den Zugriff auf heterogene

Systemlandschaften mit SAP und anderen Plattformen sicher.

SAP-Benutzer können direkt unter dem SAP-GUI auf Daten

zugreifen, die aus SAP und Non-SAP-Anwendungen stammen

und unter DOXiS gespeichert wurden. In gleicher Weise besteht

für Benutzer anderer Applikationen die Möglichkeit, über DOXiS

auf SAP-Daten zuzugreifen.

Erweiterte Funktionalitäten in

den SAP-Bearbeitungsabläufen

Die DOXiS SAP Edition bietet erweiterte Funktionalitäten, die

nicht zum SAP-Standardfunktionsumfang gehören. Das umfas-

sende DOXiS Dokumentenmodell mit Bearbeitungs- und

Darstellungsmöglichkeiten bietet leistungsfähige DMS-Features,

mit deren Hilfe sich Dokumente nicht nur ablegen und recher-

chieren, sondern auch umfassend bearbeiten lassen. Dieses bein-

haltet unter anderem eine Versionskontrolle und die Bildung ver-

schiedener Repräsentationen sowie die Arbeit mit Akten.

DOXiS SAP Edition – für SAP R/3, mySAP ERP

und SAP NetWeaver™

UDOJukebox

MM FI ISU RE IS-H HR CO

ArchiveStore

RAIDSAN

IBMDR 550

EMCCentera

NetApp

SER Speichersysteme

Web-GUI

SAP Systemplattform

SAP Workflow

SAP GUIPosteingangs-verarbeitung

SAP Fachanwendungen/Module

Speichervirtualisierung

ArchiveLink HTTP ContentDocument

Finder

3rd Party Speichersysteme

DOXiS iECM-SuiteEingangsverarbeitung / Dokumenten- und Records Management / Workflow / Archivierung

DOXiSInboundMaster

KundenspezifischeLösungen –

Industrie


Immobilien


HealthCare


Banken


Versicherungen

WeitereKundenspezifische

Lösungen

Eingangsrech-nungsverarbeitung

DOXiS InvoiceMaster

Dokumenten-Scanning

DOXiS Capture

Druckdaten-OutputSpool-Verarbeitung

DOXiS COLD

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Standardlösung zur

GDPdU

DOXiS SAP Suite –

Module und

Anwendungsszenarien

Der DOXIS WebDAV DataArchiving Connector V02.00 wurde als weltweit erstes Produkt erfolgreich von SAP zertifiziert für die

Integration in SAP NetWeaver 2004s zum Integrationsszenario BC-DAR 7.00 (=BC-DAR 1.1). Bestandteil der Zertifizierung war,

neben den funktionalen Tests, ein Loadtest, bei dem die von SAP vorgegebenen Richtwerte für den Dokumentendurchsatz bei

weitem übertroffen wurden.

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DOXiS Konnektoren

DOXiS iECM-Suite

Mit seiner flexiblen Speichervirtualisierung, dem performanten

Cache Management und Diensten rund um das Retention Mana-

gement bildet das DOXiS Archiv die Grundlage für die rechts-

und revisionssichere Langzeitaufbewahrung von SAP-Daten,

Dokumenten und anderen Objekten. Die SAP GUI bietet erweiter-

te Möglichkeiten zur Recherche, Darstellung und Bearbeitung, die

DOXiS zur Verfügung stellt.

Über die DOXiS SAP Edition werden alle relevanten SAP-Ablage-

und Erfassungsszenarien für Dokumente unterstützt:

ì Ablegen für spätere Erfassung

ì Ablegen und Erfassen

ì Ablegen mit Barcode (nach der Sachbearbeitung)

ì Zuordnen und Ablegen

Das schnellste SAP-Archiv

DOXiS InvoiceMaster ist die durchgängige Lösungssuite zur

umfassenden Rechnungsbearbeitung. Mit den Modulen „Read“

(Rechnungslesung) und „Control“ (Rechnungsprüfung) lassen

sich besonders arbeitsintensive und zeitkritische Aufgaben im

Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung effizient, zeitnah

und in höchster Qualität lösen. Die Nutzenpotentiale sind vielfäl-

tig: Neben einer Reduzierung der manuellen Bearbeitungsauf-

wände und einer deutlichen Zeitersparnis stehen die vollständi-

ge Transparenz der kompletten Rechnungsbearbeitung und

damit die volle Steuerbarkeit sämtlicher Abrechnungsvorgänge

im Vordergrund. Mit DOXiS InvoiceMaster SAP Control S steht

eine speziell für SAP-Anwender entwickelte und optimierte

Rechnungsprüfungslösung zur Verfügung. DOXiS InvoiceMaster

SAP Control S adressiert dabei Kunden, die ihre Prozesse in der

Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft innerhalb von SAP rea-

lisieren wollen.

Elektronischer Rechnungsprüfungsworkflow innerhalb von SAP

ì Volle iECM-Funktionalität für SAP Lösungen

ì SAP zertifizierte DOXiS Schnittstellen

ì Unterstützung der relevanten SAP Repository

Schnittstellen

- SAP ArchiveLink/HTTP Content Server

- SAP XML DAS (BC-DAS)

- SAP Document Finder

- SAP EP Repository Manager

ì Revisions- und rechtssichere Archivierung von SAP-Daten

und Dokumenten

ì Hoch performante SAP Archivierung mit dem DOXiS

Archiv: Spitzenwert im SAP Loadtest!

ì Dokumenteneingangsverarbeitung für SAP mit dem DOXiS

Inbound Center

ì Zuordnung von eMails zu Geschäftsvorgängen in SAP mit-

tels Intelligent Context Control – der intelligenten Erken-

nung zur Erschließung des Geschäftskontextes in eMails

anhand von relevanten Indexkriterien.

ì Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung mit

DOXiS InvoiceMaster

ì Automatischer Abgleich mit FI/MM-Daten

ì Komplettlösung zur Rechnungsprüfung – sowohl auf Basis

des SAP Business Workflows als auch von DOXiS Workflow

ì Ausbau der SAP Funktionalitäten im Bereich Archivierung,

DMS und Records Management

ì Umfassende Recherchemöglichkeiten innerhalb wie auch

außerhalb von SAP

ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen sämtlicher in SAP

archivierter Objekte

ì DOXiS als Integrationsplattform für heterogene System-

umgebungen mit SAP und weiteren Anwendungen und

Plattformen

ì Vollständige Integration in den SAP Business Workflow

ì Rechnungen mit und ohne Bestellbezug

ì Variable Prüfungsschritte – sachlich und preislich – in

einem oder mehreren Schritten

ì Mehrstufige Genehmigungsabläufe – hintereinander/

parallel („4-Augen-Prinzip“)

ì Stellvertreterregelung , z.B. bei Abwesenheit

ì Integration von Eskalationsstrategien

ì Integration von automatischen Anschreiben

ì Zentrale Übersicht und Steuerung der Vorgänge

über DOXiS InvoiceMaster Monitor

ì Hoher Standardisierungsgrad: Rasche Umsetzung

und frühe Produktivsetzung in Kundenprojekten

ì Umfassende Möglichkeiten zum Customizing

DOXiS Konnektoren

Die Highlights auf einen Blick DOXiS SAP-Edition

Die Highlights auf einen Blick InvoiceMaster SAP Control S

Der Umgang mit elektronischen Dokumenten und Dokumenten-

Images wird innerhalb von Unternehmen und Organisationen

heute mehr und mehr zur Selbstverständlichkeit. Längst über-

nehmen dabei Standard-Office -Anwendungen Aufgaben, die

zuvor noch über kundenspezifische Applikationen und dedizierte

Clients realisiert wurden. Die Microsoft Betriebssystemplattfor-

men, der Windows Explorer, die Familie der Microsoft Office -

Produkte und der SharePoint Portal Server spielen dabei eine

zentrale Rolle und werden zu täglich genutzten Werkzeugen.

ECM-Funktionen für Microsoft

Windows, Office, Sharepoint und Navision

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DOXiS Konnektoren

Auch das ERP-System Microsoft Dynamics NAV gewinnt an

Bedeutung. DOXiS trägt diesem Trend Rechnung.

Mit seinen Modulen zur Microsoft-Integration lassen sich Archiv-

und Workflow-Funktionen sowie die automatisierte Dokumenten-

eingangsverarbeitung einfach in die Microsoft-Umgebungen

integrieren. Sie können direkt aus der jeweiligen Microsoft-

Anwendung heraus gestartet werden, ohne dabei die jeweilige

Anwendung zu verlassen.

Die Portalintegration über den DOXiS SharePoint Portal Connec-

tor bietet verschiedene frei positionierbare Webparts, die einen

„Single Point of Access“ ermöglichen. So stehen die Funktionen

der DOXiS iECM-Suite den Benutzern über das SharePoint Portal

zur Verfügung. Hierzu gehören die Arbeit mit Postkörben und

Vorgängen, die Suche nach Dokumenten und das Arbeiten mit

Trefferlisten aber auch die Suche nach elektronischen Akten aus

DOXiS Records Management.

Die Anbindung von MOSS an das DOXiS Archiv über den DOXiS

SharePoint Archive Connector liefert eine automatische, regeba-

sierte Archivierung und Ausdünnung von in SharePoint gespei-

cherten Dokumenten. Damit wird nicht nur die Dokumentenab-

lage in SharePoint entlastet – und die Performance bleibt hoch –

sondern gleichzeitig auch Revisionssicherheit und Erfüllung von

Compliance -Anforderungen garantiert. Über die Mechanismen

von DOXiS Information Lifecycle Management kann ein archi-

viertes Dokument nach Ablauf konfigurierbarer Fristen auf ein

kostengünstiges Speichermedium verlagert und am Ende seines

Lebenszyklus gelöscht werden. Für den Benutzer ist die Archi-

vierung der Dokumente vollständig transparent, d.h. Verweise

auf die Dokumente bleiben an genau den Stellen im MOSS erhal-

ten, wo sich die Dokumente ursprünglich befanden.

Mit der DOXiS SharePoint Integration stehen leistungsstarke

ECM-Funktionen nun auch in der SharePoint Welt zur Verfügung:

Dokumenten- und Records Management, Eingangsverarbeitung

sowie Workflow und Archivierung. Teamorientiertes Arbeiten

unter SharePoint geht einher mit der übergreifenden Verwaltung

von Content Repositories, der revisionssicheren Archivierung

sowie einer umfassenden Akten- und Vorgangsbearbeitung.

In der gegenseitigen Ergänzung – Bereitstellung von SharePoint-

Funktionen und Diensten in den Bereichen Portal, Collaboration

und WCMS einerseits und der umfassenden Funktionalität der

DOXiS iECM-Suite andererseits – zeichnen das Portfolio aus. Eine

perfekte Synthese, die einen weiteren Schritt im Rahmen einer

einheitlichen und übergreifenden Information Lifecycle Mana-

gement (ILM) Strategie für Unternehmen und Verwaltungsorga-

nisationen darstellt.

Flexibel konfigurierbare Standard-Konnektoren für Sharepoint

Die DOXiS Navision-Integration bietet sowohl eine umfassende

Archivierungsunterstützung wie auch die Einbindung der Doku-

menteneingangsverarbeitung mit dem DOXiS Inbound Center. Auf

dieser Grundlage wird integriertes Enterprise Content Manage-

ment mit Navision unter Einbeziehung von DOXiS wie auch ande-

ren Systemen realisierbar. DOXiS selbst interagiert dabei über

entsprechende Standardschnittstellen sowohl mit der Navision-

Datenbank wie auch mit dem Navision Application Server.

Die Archivierung von Dokumenten in Navision schließt sowohl

Eingangs- wie auch Ausgangsdokumente mit ein. Der DOXiS

Navision Konnektor unterstützt alle in der Praxis relevanten

Ablageszenarien, d.h. sowohl die frühe wie auch die späte

Archivierung sowie das parallele Archivieren. Über den DOXiS

Archivierungsservice und die dazugehörige virtuelle Medien-

verwaltung erfolgt – vollständig transparent für Navision – die

Anbindung von Speichersystemen, das Cache Management zur

Performance-Optimierung sowie die Verwaltung von Aufbewah-

rungsfristen im Rahmen des Retention Managements.

Ablage und Recherche von Dokumenten wird direkt aus der

Navision GUI heraus aufgerufen. Verknüpfte Dokumente wie

auch Vorgänge und Akten lassen sich direkt öffnen. Ebenso kön-

nen Attribute eines Navisionobjekts direkt für eine Suchanfrage

in DOXiS übernommen werden – zum Beispiel Darstellung aller

Dokumente eines Kunden in einer Trefferliste. Bei der Anzeige

von Dokumenten hält der DOXiS Viewer für Navision eine Viel-

zahl von unterstützten Anzeigeformaten wie auch Bearbeitungs-

optionen bereit (Markierungen, Stempel, Annotationen, Digitale

Signatur etc.).

Bei der Anbindung von DOXiS InvoiceMaster an Navision werden

die aus den Eingangsbelegen ausgelesenen Werte unmittelbar

mit den vorliegenden Stammdaten aus der Finanzbuchhaltung

sowie Bestellinformationen und Wareneingängen abgeglichen.

Der DOXiS Navision Konnektor bietet die hierzu erforderlichen

zusätzlichen Schnittstellen ebenfalls an.

DOXiS Navision Edition

DOXiS iECM-Suite

Mit dem DOXiS CAD Manager können Konstruktionspläne nicht

nur in Langzeitformaten wie TIFF oder PDF archiviert werden,

sondern auch als „lebende“, noch in der Bearbeitung stehende

CAD-Daten in ein integriertes Enterprise Content Management

miteinbezogen werden. Unterstützt werden dabei alle relevanten

CAD-Plattformen wie AutoDesk Auto CAD, AutoDesk Inventor,

SolidWorks, ProEngineer, Catia u.v.m. Dabei integriert sich DOXiS

CAD Manager zum einen direkt in die jeweilige CAD-Anwendung

und stellt Optionen zum Archivieren, Auschecken und Versionie-

ren von Zeichnungen zur Verfügung. Zum anderen „versteht“

DOXiS CAD Manager die Dateiformate der jeweiligen CAD-Platt-

formen und ermöglicht so den uni- oder bidirektionalen

Austausch von Metadaten und die Auflösung von Verknüpfungen

wie verschachtelte Zeichnungen. DOXiS CAD Manager integriert

sich nahtlos in den DOXiS evITA Client und ist somit einfach zu

bedienen. Die ebenfalls gelungene Verbindung mit dem DOXiS

Archiv Server und dem DOXiS Virtual Storage Manager sorgt für

ein einheitliches, herstellerübergreifendes und zentrales Content

Repository. Damit können auch CAD-Zeichnungen von unter-

schiedlichen CAD-Plattformen in einer Projektakte gebündelt

und bearbeitet werden. Damit befinden sich in einer Projektakte

z.B. vom Vertrag über die Qualitätsdokumente bis hin zu den

Zeichnungen einer Anlage alle relevanten Informationen.

Kombinierte Volltext-/assoziative Suche

Sämtliche extrahierbaren Informationen aus den Zeichnungen

können entweder spezifischen Indexfeldern in DOXiS zugeordnet

werden oder als Gesamttext für eine Volltextindizierung heran-

gezogen werden – dies ermöglicht eine leistungsfähige Suche

nach sämtlichen Feldern, aber auch nach Kommentaren inner-

halb der Zeichnungen.

DOXiS CAD Manager

DOXiS Konnektoren

DOXiS SmartArchiver und DOXiS SmartOffice bieten dem An-

wender überall dort, wo kein voll funktionaler Archiv- und Work-

flow-Client wie z.B. DOXiS evITA erforderlich ist, die entspre-

chende Funktionalität über Einbettung in die Microsoft-Menü-

strukturen. Die Funktionalität des DOXiS SmartArchiver ist inner-

halb des Windows Explorers über das Kontextmenü (= rechte

Maustaste) erreichbar. DOXiS SmartOffice integriert die DOXiS

Funktionen in die Menüstruktur der MS Office-Programme. Je

nach Konfiguration und vergebenen Rechten sind mit den beiden

DOXiS Modulen eine Auswahl oder sämtliche der nachfolgend

beschriebenen Optionen zur Archivierung in DOXiS Archiv und

zum Anstoßen von Prozessen und Vorgängen im DOXiS BPM auf-

rufbar. Neben dem unmittelbaren Aufruf zur Archivierung lassen

sich Dokumente auch durch die Anwendung von Regeln aus-

wählen und automatisch im Hintergrund archivieren. Mit DOXiS

SmartArchiver und DOXiS SmartOffice sind folgende DOXiS

Funktionen in MS Office verfügbar.

Archivierung und Wiederherstellung von Dokumenten:

ì Manuelle Archivierung

ì Automatische Archivierung durch Anwendung von Regeln

ì Anzeige und Wiederherstellen archivierter Dokumente im

Windows Explorer

Start von Prozessen mit DOXiS BPM:

ì Zu einem ausgewählten Dokument wird in DOXIS BPM direkt

ein neuer Vorgang gestartet, der das Dokument referenziert.

ì Verwendung der Dokumenteigenschaften zur Indizierung des

Vorgangs und zur automatischen regelbasierten Auswahl des

passenden Prozessmodells.

ì Einfache Initiierung und Automatisierung von administrativen

Prozessen auf Basis entsprechender Dokumentvorlagen (z.B.

Reisekostenanträge, Netzwerkanträge etc.).

Windows und Office-Produkte

Das DOXiS eMail Center stellt umfassende Funktionen zur effizi-

enten und gesetzeskonformen Bearbeitung von elektronischen

Mails mit MS Outlook/Exchange bereit: Zuordnung, Beant-

wortung, Archivierung und Recherche bilden die Kernelemente

für ein umfassendes Information Lifecycle Management für die

gesamte elektronische Geschäftskommunikation. Neben einer

unmittelbaren Entlastung des Mail-Systems stellt das DOXiS

eMail Center sicher, dass eMails dem jeweiligen Kontext von

Geschäftsprozessen zugeordnet werden und die gesetzlichen

Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung über den gesam-

ten Lebenszyklus hinweg erfüllt werden (Compliance). Der DOXiS

eMail Manager stellt das Bindeglied zwischen Microsoft Exchange

Servern und dem DOXiS Archiv dar. Dabei werden die folgenden

vier grundlegenden Transaktionen durch den DOXiS eMail Ma-

nager zur Verfügung gestellt:

ì Archivieren von eMails

ì Wiederherstellen zuvor archivierter eMails

ì Suche von eMails im Archiv

ì Löschen zuvor archivierter eMails auf dem Exchange-Server

eMail-Archivierung für Outlook/Exchange

Das Know-how aus mehr als 20 Jahren Projekterfahrung in unterschiedlichen Branchen hat eine Reihe von

Branchen- und Standardlösungen für spezielle Anwendungsumgebungen hervorgebracht.

Das sorgt für kurze Projektlaufzeiten und damit auch für schnelle Projekterfolge. Der Dienstleistungsaufwand mini-

miert sich mit dem Einsatz von standardisierten Lösungen und Sie profitieren automatisch von der ständigen

Weiterentwicklung der Lösungen.

Spezifische

Branchenlösungen

SER-Branchenlösungen

SER unterstützt seit fast zehn Jahren die öffentliche Verwaltung

mit dem Einsatz moderner IT-gestützter Informationstechnolo-

gien. Mit PRODEA® verfügt SER über eine umfassende eGovern-

ment-Lösung – von der Vorgangsbearbeitung über die Schrift-

gutverwaltung bis hin zur elektronischen Aktenablage. PRODEA®

deckt nicht nur das gesamte Spektrum der behördenspezifischen

Anforderungen ab, sondern vereint in einer integrierten Lösung

sämtliche Dienste zur effizienten und sicheren Verwaltung, Bear-

beitung und Speicherung von Akten, Vorgängen und Dokumenten.

Die Basis von PRODEA® bildet die bei mehr als 750.000 Usern in

verschiedenen Branchen eingesetzte Standardlösung DOXiS.

PRODEA® ist mit einer modernen Mehr-Schicht-Architektur aus-

gestattet, die dank ihres modularen Aufbaus für ein breites An-

wendungsspektrum gerüstet ist und flexibel an neue Herausfor-

derungen angepasst werden kann. Die Systemobjekte in den Be-

reichen Poststelle, Vorgangsbearbeitung und Archiv bieten servi-

ceorientiert über standardisierte Schnittstellen ihren Dienst an.

Die einfache Integration der verschiedenen Basiskomponenten,

Fachanwendungen und Plattformen bietet die ganzheitliche

Unterstützung von eGovernment-Prozessen.

Einfaches eGovernment für Bürger, Wirtschaftsunternehmen und

die Verwaltung: service- und prozessorientiertes Arbeiten mit

kürzeren Bearbeitungszeiten und damit auch niedrigeren Kosten.

PRODEA® – integriertes Government

Content Management für die öffentliche Verwaltung


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DOXiS iECM-Suite

Mit dem Hospital Content Management (HCM) hat SER die Ganz-

heitlichkeit der klinischen und kaufmännischen Informationslo-

gistik definiert: es umfasst Medizin, Pflege und Verwaltung. Im

Sinne dieser Definition bietet das Hospital-Content-Manage-

ment-System LENUS® alle Technologien zur Erfassung, Verwal-

tung, Speicherung, Bewahrung, Integration und Bereitstellung

jeglichen Contents in organisatorischen Prozessen und elektroni-

schen Pfaden. Im Mittelpunkt von LENUS® steht das Hospital

Content Repository als software-technische Infrastruktur inner-

halb eines Krankenhaus-Arbeitplatz-Systems. Der Unterschied

zwischen einem einfachen Archiv und dem Hospital Content

Repository liegt im Funktionsumfang, da es jeglichen Content

(multimedial) beinhaltet und darüber hinaus die Bereitstellung,

Kontrolle, Verteilung und Darstellung des Contents übernimmt.

Mit LENUS® wird die Trennung von Funktion (Produktiv- und

Subsysteme) und Datenhaltung Realität. Unter dem Aspekt man-

gelnder Kommunikationsfähigkeit vieler klinischer Produktiv- und

Subsysteme untereinander ist die Funktion als Informations-

verwalter und -vermittler zwischen diversen Systemen zentraler

Nutzen von LENUS®.

Das papierlose Krankenhaus mit

LENUS® Hospital Content Management

Die Anstrengungen in den Krankenhäusern besser und günstiger

zu werden sind enorm. Die Kliniken haben Betten und Personal

abgebaut und dabei gleichzeitig mehr Patienten behandelt.

Kosten wurden verringert und medizinische Abläufe optimiert,

unwirtschaftliche Leistungen ausgelagert und Disziplinen kombi-

niert. Doch trotz aller Anstrengungen steht die eigentliche Arbeit

noch bevor! Es gibt nach wie vor noch viel Raum für

Verbesserungen, die sowohl den Patienten, den Mitarbeitern im

Krankenhaus und dem Unternehmen Krankenhaus guttun. Das

Wissenschaftliche Institut der Allgemeinen Ortskrankenkassen

WIdG veröffentlichte jüngst eine vergleichende Effizienzanalyse

der Verwaltungsausgaben der Krankenhäuser. Das Ergebnis:

Würden sich alle Krankenhäuser in Deutschland an den effizien-

ten Kliniken orientieren, könnten allein in der Verwaltung bis zu

3,7 Mrd. EUR jährlich eingespart werden. Die Wissenschaftler

errechneten z.B. für Bayern ein Einsparpotential pro Fall von 128

EUR, für NRW von 183 EUR, womit Nordrhein-Westfalen bei dem

absoluten Einsparvolumen mit 721 Mio. EUR weit an der Spitze

liegt. Im Trägervergleich weisen die öffentlichen Krankenhäuser

die schlechtesten Effizienzwerte bei der Verwaltung auf, während

freigemeinnützige und priva-

te Krankenhäuser deutlich

besser dastehen. Das sind

Zahlen hinsichtlich des mög-

lichen Einsparpotentials bei

den Verwaltungskosten, die

uns nachdenklich machen

sollten. Die administrative

Dokumentation der medizini-

schen Behandlung und Pflege

ist nach wie vor ein wunder

Punkt. Pro Krankenhausbett

fällt hier immerhin jährlich

durchschnittlich mehr als ein

Meter Papier an. Die IT-

Werkzeuge in der Verwaltung

sind optimierungsbedürftig

und verlangen nach Automa-

tion, dort wo Routinearbeiten

den Mitarbeitern zunehmend

teure Arbeitszeit rauben und

die Prozesse ineffizient und

unwirtschaftlich sind.

Erfolgreiche Projekte, die sich rentieren

Ganzheitliche Informationslogistik für Medizin, Pflege und Verwaltung

SER-Branchenlösungen

Krankenhaus-Arbeitsplatz-System (KAS)

Workflows / Kommunikation / Behandlungspfade

MS Office

Patientenabrechnung

Human Ressources

Finanzbuchhaltung

Facility Management

Materialwirtschaft(Apotheke)

Controlling

DataWarehous/BI

Verwaltung Medizin/Pflege

Patientenmanagement

Informationsebene

Prozessebene

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Subsysteme

RIS

Labo

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etc.

PACS

Managementberatung

Wir beraten Sie entsprechend Ihren Anforderungen über organi-

satorische und technische Möglichkeiten und bieten Ihnen so

eine umfassende Entscheidungsunterstützung. Unter dem Aspekt

der Wirtschaftlichkeit zeigen wir Ihnen einfache und kostengün-

stige Optionen auf, die sich optimal in Ihre IT-Infrastruktur ein-

binden lassen.

Pflichtenhefterstellung

Die Bedarfsermittlung im Rahmen der Ist-Analyse orientiert sich

an Ihren Zielsetzungen und Anforderungen. Die Betrachtung

berücksichtigt Ihre Organisationsabläufe und EDV-Ausstattung

und zeigt Verbesserungs- und Rationalisierungsmöglichkeiten

auf. Auf dieser Basis entwickeln unsere Spezialisten einen kon-

kreten Anforderungskatalog für Hard- und Software. Hierauf auf-

bauend wird ein detailliertes Pflichtenheft erstellt inkl. aller

gewünschten Funktionen, Anpassungen und Einsatzbereiche. Die

erforderliche Systemkonfiguration bestimmen natürlich Sie.

Projektrealisierung

Der Projektplan umfasst Vorbereitung, Konzeption, Implemen-

tierung, Installation, Prototyping und Test sowie den Roll-Out ins

Produktivsystem. Während der gesamten Phase der Projektreali-

sierung unterstützen unsere Projektverantwortlichen Sie vor Ort

oder, wenn gewünscht, durch Online-Zugriff auf Ihr System. Op-

tional erstellen wir eine GoBs-konforme Verfahrensdokumentation.

Schulung und Training

Der Umgang mit SER-Lösungen ist leicht zu erlernen. Dennoch

empfiehlt es sich, Ihre Mitarbeiter durch Schulungen mit den

SER-Lösungen vertraut zu machen, um den vollen Funktions-

umfang innerhalb kürzester Zeit nutzen zu können. Schulungen

können bei Ihnen, in einer SER-Geschäftsstelle in Ihrer Nähe

oder in der SER-Zentrale in Neustadt/Wied stattfinden.

Mit ihrem Projekt „SERacademy comes to you“ bringt SER darü-

ber hinaus geeignete Trainingsinhalte per Blended Learning an die

Arbeitsplätze der Unternehmen und Behörden. Mittels innovati-

ver Lern- und Kommunikationsformen bietet die SERacademy

einzelne Einheiten aus ihrem Schulungsangebot als webbasiertes

oder computerbasiertes Training an.

Wartung

Die langfristige Wartungszusage von SER trägt entscheidend zu

Ihrer Investitionssicherheit bei. Sie ziehen direkte Vorteile aus

der kontinuierlichen Anpassung der SER-Lösungen an verän-

derte Marktanforderungen und Technologien. SER bietet ver-

schiedene Wartungspakete an: Neben der Standardwartung

mit einer Hotline-Unterstützung werktags zu den normalen

Geschäftszeiten bietet SER Ergänzungsservices wie System-

administration, Systembetreuung und den 7x24 Premium-

Wartungsservice an. Während Systemadministration bereits

u.a. eine proaktive Überwachung Ihres Systems und einen

First-Level-Support bieten, steht Ihnen mit dem 7x24 Premium-

Wartungsservice ein eigenes Supportteam SER-intern zertifi-

zierter Mitarbeiter an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung und bie-

tet umfassende Services zur Pflege und Wartung Ihres Systems.

SER steht für zuverlässige Partnerschaft und bietet von Softwarelizenzen über Serviceleistungen bis zur Übernah-

me der Generalunternehmerschaft die komplette Projektrealisierung aus einer Hand. Klare Zuständigkeiten und

feste Ansprechpartner sind die Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung von komplexen Softwarelösungen.

Umfassende Serviceleistungen sorgen dafür, dass DOXiS Lösungen optimal in Ihre Organisation und IT-Landschaft

eingebunden und langfristig betreut werden.

Kompetenter

SERvice

SERvice

BeratungBedarfsanalyseWirtschaftlichkeitsbetrachtungKonzeptionPflichtenhefterstellung

Schulung und TrainingWebbased Learning

SERacademy

Wartung

ProjektrealisierungImplementierungCustomizingPrototyping & TestRoll-Out ins Produktivsystem

HotlineSystemadministrationSystembetreuung7x24 PremiumserviceWeiterentwicklung des SystemsKompletter Systembetrieb/Hosting

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DOXiS iECM-Suite

DOXiS basiert auf weltweit anerkannten Standards und entspricht dem neuesten Stand der Technik. Über moderne

Schnittstellen lässt sich DOXiS in beliebige Software- und Hardware-Umgebungen integrieren.

Mit bewährten

iECM-Technologien

Zukunft gestalten

Standards

DOXiS folgt international anerkannten Standards und Normen, wie

Java, XML, http/ HTML, COM, SQL, u.a. Die Orientierung an Stan-

dards schafft Zukunftssicherheit und ermöglicht die einfache Inte-

gration in verschiedene IT-Umgebungen. Für den Import und Export

von Daten steht ein modernes XML-Interface zur Verfügung.

Web-Technologien

Die browserbasierten Funktionen von DOXiS ermöglichen das

aktive Erstellen von Vorgängen und Dokumenten ebenso wie die

Recherche und den Zugriff auf Dokumente im Archiv via Web-

Browser. Durch die Verwendung modernster AJAX-Technologie

wird so der Browser auch zu einem Rich-Client.

Betriebssysteme und Datenbanken

Die DOXiS-Server sind multiplattformfähig. Hierzu zählen Win-

dows, IBM AIX, SUN Solaris, HP-UX und Linux. Mit den Produkten

von Oracle, IBM und Microsoft unterstützt DOXiS die wichtigsten

relationalen Datenbanken.

Client-Plattformen

Die DOXiS Rich-Clients unterstützen das Betriebssystem Win-

dows. Als Web-Applikationen eröffnet sich den DOXiS Web-

Clients eine Welt unterschiedlicher Systemplattformen mit ent-

sprechender Browserunterstützung.

Skalierbarkeit

Die Serverkomponenten von DOXiS sind nahezu unbegrenzt ska-

lierbar. Dies ermöglicht die schrittweise Einführung von DOXiS im

Unternehmen und den sukzessiven Ausbau der iECM-Services.

Hochverfügbarkeit/Ausfallsicherheit

Clustering, Datenbankreplikation oder Online-Backup ermögli-

chen den Aufbau redundanter Systeme, die sämtliche Daten opti-

mal schützen und ständig im Zugriff halten. Die Datenhaltung in

getrennten Brandabschnitten gewährleistet ein Höchstmaß an

Sicherheit. Darüber hinaus steigt aufgrund der Lastverteilung bei

größeren Lösungen auch die Performance des Systems.

Hohe Performance

Durch den möglichen Einsatz paralleler Prozesse ist eine optima-

le Geschwindigkeit bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Benutzer

auf das Archiv gegeben. Bei SER-Kunden sind Systeme im Ein-

satz, in denen weit über eine Million Dokumente täglich archiviert

werden.

Transaktionssicherheit

Sämtliche Vorgänge im Rahmen der Dokumentenbearbeitung, der

Vorgangsbearbeitung sowie der Archivierung sind transaktions-

gesichert. Unternehmenskritische Daten sind so jederzeit geschützt.

Qualität

Die unabhängige Zertifizie-

rungsstelle des TÜViT be-

scheinigte z.B. der SER-

Scheckarchiv-Lösung der

Commerzbank die Erfüllung

der Prüfkriterien für Doku-

menten-Management-Lösun-

gen (PK-DML). Die Kriterien

wurden gemeinsam mit dem

Verband Organisations- und

Informationssysteme (VOI)

entwickelt. Sie orientieren

sich an den Grundsätzen

ordnungsgemäßer Buchfüh-

rungssysteme (GoBS) sowie

dem Code of Practice des

VOI.

iECM-Technologie

DOXiS Capture DOXiS InboundM

DOXiS InvoiceMaster GDPdU-Komplett

RAID

DOXiS ERP Konnektor (SAP, ...)

DOXiS TaxArchiver

DOXiS eMail Archivierung

DOXiS CRM Konnektor (Siebel, ...)

DOXiS HR Konnektor (Paisy, ...)

DOXiS LDAP Konnektor

Fremde Applikationen

Der DOXiS Archiv- und DMS-Server bietet alle Funktionen zur

Verwaltung, Bearbeitung, Speicherung und rechts- und revisi-

onssicheren Archivierung von digitalem Content. Er fungiert

damit als zentrales Content Repository in der DOXiS iECM-Suite.

Der DOXiS Workflow-Server ist eine Workflow-Engine, die alle

Varianten der Vorgangsbearbeitung und -steuerung vom ad-

hoc-Workflow über schwach strukturierte Abläufe bis hin zu voll-

automatischen Prozessen unterstützt. Dieser Workflow-Service

kann sowohl für dokumentenorientierte Geschäftsprozesse als

auch für prozessorientierte Abläufe und Anwendungen verwen-

det werden, die keinen Dokumentenbezug besitzen.

Der DOXiS Records Manager ist ein Zusatzmodul der DOXiS

iECM-Suite für die umfassende Verwaltung aller Aufzeichnungen.

Komplex strukturierte Aktenpläne können genauso einfach defi-

niert und wieder verwendet werden wie sich statische und dyna-

mische Akteninhalte („virtuelle Akte“) kombinieren lassen.

Die DOXiS Servicekomponenten

Die DOXiS iECM-Suite baut auf einer mehrschichtigen und servi-

ceorientierten Architektur auf. Die einzelnen Serverdienste kön-

nen dabei auf unterschiedliche Hardwaresysteme verteilt werden

und lassen sich dadurch hoch skalieren. Ebenso ist eine Ein-

bindung in Hochverfügbarkeitscluster problemlos realisierbar.

Der DOXiS Archiv- und DMS-Server dient als zentrales Informa-

tion Repository für die Inhaltsverwaltung und damit für eine ein-

heitliche Sicht auf die Informations- und Dokumentenbestände

von zentralen und dezentralen Unternehmensorganisationen.

Von besonderer Bedeutung ist dabei der integrierte Storage-

Manager, über den verschiedene Speichersysteme integriert

werden. Dies eröffnet nicht nur eine hohe Flexibilität bei der Wahl

des richtigen „Speicher-Mix“, sondern garantiert auch langfristi-

gen Investitionsschutz, da neue Speichertechnologien hinzuge-

fügt werden können. Die Informationslogik bzw. die aktive Ver-

waltung der Inhalte erfolgt über den DOXiS Workflow Server und

den DOXiS Records Manager. Diese Serverdienste verwalten

damit alle Metadaten zur Verwendung von Dokumenten in einem

Geschäftskontext – typischerweise Vorgänge oder Akten.

Die serviceorientierte Architektur

Storage Options

Index & Document Management DOXiS Archiv Search

DOXiS COLD

Java/XMLDOXiS FramewareCOM

Office, Groupware,Portale (Integration)

DOXiS Administration ClientsDOXiS Web ClientsDOXiS Windows ClientsMaster

Forba.DOXiS BankingContent Management

PRODEA eGovernmentContent Management

LENUS HospitalContent Management

iQURE InsuranceContent Management

tlösung

ContentRepository &Storage Layer

API

InformationBusiness Logic

DOXiS Archiv & DMS Server

assoziativeSuche

Volltext

CustomizedSolutions &Applications

AIT TapeLibrary

SER-Jukebox

D/SAN SER ArchiveStore

IBM DR550EMC Centera

DOXiS Records ManagementDOXiS BPM Server

DOXiS Virtual Storage Manager

Die Architektur derDOXiS iECM-Suite

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iECM-Technologie

DOXiS iECM-Suite

Serviceorientierung in einer neuen Dimension

SER hat den Anspruch, mit der neuen Dimension der iECM-Suite

eine einheitliche und flexible ECM-Plattform für alle „content rela-

ted services“ bereitzustellen. Die ausgeprägte Serviceorientierung

der bestehenden DOXiS iECM-Suite wird aufgegriffen und dieser

Ansatz wird mit den vorhandenen Archiv-, DMS-, Workflow- und

Records Services konsequent weiter verfolgt.

Das Fundament der neuen Architektur:

Storage-Service und ILM-Service

Auf Basis einer gemeinsamen Plattform werden die verschiede-

nen Dienste angeboten. Der Storage-Service, der den Zugriff auf

verschiedene Speicher- oder Archivsysteme erlaubt, stellt die ein-

heitliche Bereitstellung unstrukturierter Inhalte sicher. Das schließt

zum einen Fremdsysteme ein und zum anderen beliebige Storage-

Typologien, wie die zentrale und die dezentrale Speicherung. Die

neue Dimension der iECM-Suite erfordert somit nicht die Investition

in neue Storagelösungen: vorhandene Server können problemlos

in die neue Architektur eingebunden werden. Diese Systeme wer-

den einheitlich gekapselt und in die Gesamtarchitektur eingebun-

den. Die physische Transparenz der Speichersubsysteme wird

gewährleistet. Somit ist für sämtliche darauf zugreifende Dienste

irrelevant, wo ein Dokument gespeichert ist.

Kombiniert wird der Storage-Service mit dem ILM-Service, der

den intelligenten Umgang mit Objekten ermöglicht. Objekte wer-

den anhand von Wissen über die Inhalte verwaltet und nicht nur

anhand formaler Kriterien. Bezogen auf das Retention Manage-

ment bedeutet das beispielsweise, dass Verträge mit einer Auf-

bewahrungsfrist von zehn Jahren zehn Jahre ab Inkrafttreten

des Vertrages aufbewahrt werden und nicht ab Speicherung. Der

ILM-Service steuert das Caching, das sicherstellt, dass Doku-

mente immer vom nächstliegenden Server geholt werden kön-

nen, was zu einer Entlastung der Datenleitungen führt. Darüber

hinaus steuert der ILM-Service das Load Balancing, mit dessen

Hilfe Dokumente möglichst optimal auf verschiedenen Servern

gespeichert werden.

Zentrale Metadaten-Verwaltung für mehr

Organisationssicherheit

Basierend auf dem Storage- und ILM-Service findet die zentrale

Metadaten-Verwaltung statt, die auch als „content service bus“

bezeichnet werden kann. Dies ist die einzige Stelle im System, wo

Metadaten gespeichert sind. Das bedeutet, dass die Metadaten

und damit die Informationslogik nur einmal angelegt und zentral

verwaltet werden anstatt wie bisher in jeder einzelnen Fachan-

wendung. Dieser zentrale Dienst für alle Fachanwendungen führt

zu einer höheren Organisationssicherheit. Die Metadaten-Ver-

waltung besteht aus verschiedenen Diensten, die die logische

Transparenz der Informationen und Inhalte gewährleisten.

ECM-Services für jede Anforderung

Auf Basis des zentralen Metadatenmanagements werden dann

modular, aber dennoch integriert verschiedene ECM-Services

angeboten, die ihrerseits in integrierten Applikationen für End-

anwender bereitgestellt werden. Zu den ECM-Services zählt bei-

spielsweise das Dokumentenmanagement, mit dem Working

Versions und Freigaben durch verschiedene beteiligte Personen

verwaltet werden. Der Workflow-Service bietet constraint-based,

agile workflows, was eine deutliche Weiterentwicklung des Work-

flow-Managements ist: anstatt der detaillierten Definition des

Workflows werden in Zukunft die Einschränkungen („Contraints“)

zum Workflow definiert, so dass Prozessschritte auch parallel

oder in geänderter Reihenfolge stattfinden können, wobei die

Informationstransparenz für alle Beteiligten stets sichergestellt

ist. Sämtliche ECM-Services, die auch im Rahmen der DOXiS

iECM-Suite angeboten werden, stehen auch künftig in verbesser-

ter Form zur Verfügung. Auf Basis des zentralen Metadatenma-

nagements kann sich jedes Unternehmen seine ECM-Services

und damit die eigene Business-Logik einfach zusammenstellen.

Die Dienste können vom Plattformhersteller stammen oder auch

externe Dienste beispielsweise von Partnern oder vom Kunden

sein. Das Plug-in-Konzept ermöglicht die Integration sämtlicher

(Fremd-)Anwendungen in die SER-Clients. Fachanwendungen

können somit beliebig in die neue iECM-Suite integriert und

erweitert werden.

Die Anforderungen an zeitgemäßes Enterprise Content Management steigen: Die Menge unstrukturierter Inhalte und

Metadaten wächst und es gilt, unterschiedlichste Applikationen in einer Organisation reibungslos zu integrieren. Die

Antwort von SER auf die gestiegenen Marktanforderungen heißt SEDNA* - Die innovative Weiterentwicklung der

bewährten DOXiS iECM-Suite.

Die neue Dimension

des Enterprise Content

Management

iECM Zukunft - Das Projekt SEDNA

* SEDNA ist der Projektname für die neue iECM-Generation von SER und bezeichnetdas größte neu entdeckte Objekt im Sonnensystem seit Pluto. SEDNA wurde nachder Meeresgöttin der Inuit getauft.

Mehr Infos www.ser.deW

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Funktional, objekt- und datenorientiert

Die neue Architektur kombiniert somit die funktionale mit der

objekt- bzw. datenorientierten Sichtweise und ist integriert, mo-

dular und offen: alle Services werden über eine Metadaten-Ver-

waltung gesteuert und sehen so nach außen alle gleich aus. Die

neue Suite setzt auf dem Weg zu einer ausgeprägten Service-

orientierung neue Maßstäbe: die physikalische Speichertrans-

parenz und die logische Informationstransparenz sind die siche-

re Basis für ausnahmslos alle ECM-Dienste. Mit der gelungenen

Integration der Services wird eine neue Dimension erreicht: ECM

der nächsten Generation für mehr Produktivität und Flexibilität.

DOXiS Web Server

J2EE Application Server (Cluster)

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tsDOXiS evITA Web(Browser)

DOXiS evITA

DOXiS Client API

DOXiS WebService API

Database Server Storage Server

DOXiS Storage Service

DOXiS Java Service API

Java native

HTTP

SOAP/HTTP

SOAP/HTTP

Mögliche Alternativen!

JDBC SOAP/HTTP

DOXiS ECM Services(DMS, Workflow, etc.)

RDBMS RAIDSAN

File Server 1

lokal oder im SAN abgelegt

Die Speichersysteme können potentiell selbst in sich geclustert sein (z.B. als Cluster-Filesystem); eine Replikation kann aber auchüber den DOXiS ECM-Service erfolgen; dieser erlaubt ebenfalls eine über entfernte Standorte verteilte Storage Infrastruktur.


RAIDSAN

File Server 2


. . . . . .

ITA Archiv


. . . . . .

3rd party Archiv

Application & Web Server

SEDNA Kernkomponenten

Die Highlights auf einen Blick SEDNA

ì Verteilte Archive und Federation Services für die unter-

nehmensweite Datenverwaltung und –suche

ì Web-Service-Interface mit einer gesteigerten Interopera -

bilität und die Einbindung in SOA, ESB etc.

ì Durchgängige Skalierbarkeit/Clusterfähigkeit

ì State-of-the-art-Architektur bietet hohe Innovations- und

Investitionssicherheit

ì Single-Instance -Storage zur durchgängigen Verringerung

des Speicherbedarfs

ì Plattform-Unterstützung von Standard RDBMS wie

SQL2005, PostgreSQL etc.

ì Erweitertes Retention Management nach MoReq

ì Fremdsystemadapter zur Einbindung fremder Archive

ì Metadatenbasierendes Information Lifecycle Management,

um Inhalte zielgenau über mehrere Speicherplattformen

und den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten und

zu löschen

iECM Zukunft - Das Projekt SEDNA

DEUTSCHLANDSER Solutions Deutschland GmbHInnovationspark Rahms • D-53577 Neustadt/WiedTel: +49 2683 984-0 • Fax: +49 2683 984-222Internet: www.ser.de • eMail: [email protected]

SER eGovernment Deutschland GmbHKapweg 3 • D-13405 BerlinTel: +49 30 498582-0 • Fax: +49 30 498582-299Internet: www.prodea.deeMail: [email protected]

SER HealthCare Solutions GmbHInnovationspark Rahms • D-53577 Neustadt/WiedTel: +49 2683 984-610 • Fax: +49 2683 984-377Internet: www.lenus.info • eMail: [email protected]

SER Storage Technology GmbH Heuweg 6 • D-53577 Neustadt/WiedTel: +49 2683 9468-0 • Fax: +49 2683 9468-79Internet: www.ser-storage.deeMail: [email protected]

SER eArchiving Solutions GmbH Bamberger Str. 7 • D-01187 DresdenTel: +49 351 563776-0 • Fax: +49 351 563776-99Internet: www.ser.de • eMail: [email protected]

SER in Deutschland:Berlin, Dresden, Hamburg, München, Neustadt/Wied, Stuttgart

ÖSTERREICHSER Solutions Österreich GmbHfloridotowerFloridsdorfer Hauptstraße 1/23.Stock • A-1210 WienTel: +43 1 5039555 • Fax: +43 1 5039555-83Internet: www.ser.at • eMail: [email protected]

SER in Österreich:Graz, Klagenfurt und Pasching/Linz, Wien

SCHWEIZSER Solutions Schweiz AGAusserfeldstrasse 9 • CH-5036 OberentfeldenTel: +41 627 3781 -11 • Fax: +41 627 3781 -12Internet: www.ser.ch • eMail: [email protected]

FRANKREICHSER Solutions France SARL65, rue de la Garenne • F-92310 SevresTel: +33 1 55 38 96 41 • Fax: +33 1 55 60 79 06Internet: www.ser-solutions.freMail: [email protected]

ITALIENSER Solutions Italia SrlVia Lorenzo Valla, 16 • I-20141 MilanoTel: +39 02 84742500 • Fax: +39 02 84742502Internet: www.ser-solutions.iteMail: [email protected]

SPANIENSER Solutions Iberia S.L.World Trade Center • Muelle de BarcelonaEdificio Sur — 2a planta • 08039 BarcelonaTel: +34 93 344 3309 • Fax: +34 93 344 3310

Campo de las NacionesRibera del Loira, 46 • 28042 MadridTel: +34 91 503 06 91 • Fax: +34 91 503 00 99

Internet: www.ser-solutions.eseMail: [email protected]

POLENS.E.R. Solutions Polska Sp. z o.o.,ul. Grzybowska 2/81 • PL-00–131 WarszawaTel: +48 22 4365695 • Fax: +48 22 4365692Internet: www.ser-solutions.pleMail: [email protected]

RUMÄNIENS.E.R. Solutions Romania SRLCalea 13 Septembrie, nr.90 • BucurestiTel: +40 21 4034470 • Fax: +40 21 4034471Internet: www.ser.ro • eMail: [email protected]

Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehlervorbehalten. Alle genannten Warenzeichen sindeingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer.

Stand: Oktober 2008© SER Solutions Deutschland GmbH 2008

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SER ist größter, unabhängiger, deutscher Hersteller und Anbieter von Lösungen für integriertes Enterprise Content

Management (iECM). Mit 330 Mitarbeitern in zwölf Gesellschaften an 25 Standorten in Europa bietet SER den Kunden

vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung ihrer SER-Lösungen.

SER-Kunden erhalten Software, Hardware und Services aus einer Hand. Das innovative Produktportfolio der DOXiS

iECM-Suite ist branchenunabhängig einsetzbar und umfasst das ganze Spektrum des ECM – von automatisierter

Posteingangsverarbeitung, elektronischer Archivierung und Dokumenten-Management über Business Process Ma-

nagement, Wissens- und Records Management bis hin zum eMail-Management. Speziell angepasste Branchenlösungen

gibt es für die öffentliche Verwaltung, das Gesundheitswesen sowie für die Versicherungsbranche. Außerdem verfügt

SER am Standort Neustadt/Wied über eine eigene Storageproduktion für optische, magnetische und festplattenbasier-

te Speichersysteme.

Europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 850.000 Usern

unterstreichen die Spitzenposition von SER im ECM-Markt.

Das Unternehmen Zukunft

SER DOXiS4 iECM Overview

Documents

Transcript of SER DOXiS4 iECM Overview