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31. JAN.-1. FEB. 2012

SHAREPOINT 2010 – PRAXIS PUR!

SharePoint 2010 Infrastruktur Planung in Unternehmen

Wie wurde dies in einem Enterprise Unternehmen realisiert?

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Wer sind wir?

• ANK Business Services UG (haftungsbeschränkt)

• Michael Kirst-Neshva – mkn@myoffice365.in

http://blog.ugoffice365.ms

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Agenda

• Aus der Praxis eines Enterprise Projekts– Vor dem Start, ist nach dem Start

• SharePoint als Plattform Service• Empfehlungen• Fragen

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Erreichtes Ziel

• In einem deutschen am DAX notierten Enterprise Unternehmen wurde der nationale Roll-Out für eine zentrale SharePoint Infrastruktur beendet.

• Ca. 80.000 Benutzer können über einen internen Bestellprozess eine standardisierte Webseite auf Basis einer Kostenstelle bestellen.

• Technologische Basis ist derzeit SharePoint 2007• Laufzeit des Projekts von Ende 2008

bis Anfang 2011

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Wie waren die Anforderungen?

• Einheitlicher Bestellprozess nach Unternehmensstandard• Standardisiertes Template für alle Benutzer• Einhaltung integrierter Bestandsprozesse

– Projektablauf– Betriebliche Prozesse– Kaufmännische Prozesse– Betriebsrat– Konzerndatenschutz– Konzernsicherheit

• Keine Item Level Security• Keine Subsites (Problem bei Meeting Places!)• Und viele weitere Einschränkungen

– Die Einschränkungen sollten dazu dienen, einem „Massen Rollout“ und den Benutzern so wenig Probleme wie möglich zu bieten

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Struktur des Projekts

• Technische und Kaufmännische Verantwortung wurde getrennt

• Das Gesamtprojekt hatte mehrere Ansprechpartner auf der „Kundenseite“, die „Kundenseite“ hatte ebenfalls technische Ansprechpartner

• Das SharePoint Team wurde in mehrere Rollen aufgeteilt– Jedes Teammitglied „durfte“ in der Regel

mindestens zwei Rollen bedienen

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Was gab es als Ausgangsbasis?

• Ausgehend auf einer vom Kunden erstellten Dienstbeschreibung, wurde ein Detailkonzept erstellt

• Durch verschiedene Projektpositionen war allerdings SharePoint immer nur als „buntes Datengrab“ oder als „teurer Fileshare“ deklariert worden

• Wichtige Vorabstimmungen wurden aufgrund bestehender Prozesse sehr stark erschwert

• Das SharePoint Projekt passte irgendwie in keine Prozesse rein

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Umsetzung in Phasen

• Aufgrund der Gesamtkomplexität des Großprojekts, wurden wichtige Schnittstellen für SharePoint in Releases gepackt und zu teilweise sehr späten Zeitpunkten bereit gestellt (oder teilweise noch gar nicht)

• Dadurch begann der Fehler, die zentrale SharePoint Infrastruktur nicht nach den Bedürfnissen von Fachbereichen weiter auszubauen, da zentrale Stellen meinten, „es gibt doch schon SharePoint“

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Agenda

• Aus der Praxis eines Enterprise Projekts– Vor dem Start, ist nach dem Start

• SharePoint als Plattform Service• Empfehlungen• Fragen

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Neuer Plan: Vor dem Start ist nach dem Start

• Im Unternehmen wurde ein Change gestellt,– welcher nun explizit zum einen eine zentrale

und offene SharePoint Infrastruktur fordert– der die Möglichkeit bietet, parallel weitere

Fachapplikationen zu bearbeiten und bereit zu stellen

– Eine fachliche Diskussion um bestehende Prozesse rund um SharePoint entfacht hat

• Datenschutz begründete Protokollierung von administrativen Benutzertätigkeiten

• Vorhandener Bereitstellungsprozess mit custom code

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Scope Änderung

• Generell wurde vom internen IT Dienstleister eine Scope Änderung vollzogen

• Interne projektspezifische Prozesse werden an SharePoint typischen Gegebenheiten angepasst

• Kundenseite achtet darauf, viel mehr „SharePoint Out-of-the-box“ zu erhalten

• Durch Nutzung von mehr „out-of-the-box“ kann die neue Projektlaufzeit kurz gehalten werden (ca. 6-9 Monate)

• Zentrale Infrastruktur wird „Multi-Mandanten“ fähig– Jede Kostenstelle und jede Fachapplikation wird ein

„Mandant“

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Infrastruktur Beispiel

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Agenda

• Aus der Praxis eines Enterprise Projekts– Vor dem Start, ist nach dem Start

• SharePoint als Plattform Service• Empfehlungen• Fragen

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SharePoint als „Plattform Service“

Planning and Implementation Guidance for the core

foundational elements of SharePoint 2010 in support of

the additional workloads

Platform Services + Workloads

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Projektphasen bei SharePoint

• Auch SharePoint obliegt den Standardphasen, allerdings werden diese in einzelne Bereiche unterteilt

• Ein SharePoint Infrastruktur Projekt besteht aus mindestens 6 Projekten und Teilbereichen

• Der Anfang muss die Plattform machen, diese bildet die Basis für die 5 Unterprojekte

• Das Zusammenführen mehrerer einzelner SharePoint Single Server ist aufwendig und wiederspricht einer zentralen Gouvernance, zu der ein Unternehmen verpflichtet ist (z.B. BDSG).

Provides Technology Planning, Deployment and Governance, Upgrade and Migration in support of the SharePoint 2010 platform and will provide guidance for the core foundational elements of SharePoint 2010 in support of the additional workloads

Platform Services for SharePoint 2010

Plan Build Stabilize DeployEnvision

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Unser standardisiertes Vorgehen für einen Plattform Services

During Engagement

Pre-Engagement

Datasheet.pdf Positioning.docx Value Proposition.docx Customer Presentation.pptx

1 First Plan Engagement Guide.docx Delivery Guide .docx

2 Overview

Reference Architecture Guide.docx Business Connectivity Services

Guide.docx Early Adopter Learning.docx Governance Guide.docx Information Architecture Guide.docx Authentication Guide.docx Delivery Guide.docx Engagement Guide.docx Pre Assessment Questionnaire.docx Upgrade and Deployment Guide.docx Sandboxing Guide.docx Reference Architecture Guide.docx

3 Delivery Guidance Functional Specification Template.docx Governance Plan Template.docx Information Architecture Template.docx Solution Architecture Template.docx Test Plan Template.docx Vision and Scope Template.docx Project Plan Template.mpp Kickoff Template.pptx Closeout Template.pptx

4 Project Templates

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Task NameComplete Project Name Project Governance Engagement Oversight Technical Project Management Support Microsoft® Office SharePoint ® Server Envision Vision and Scope Doc Discovery and Assessment Conceptual Architecture (expanded detail) Review Pre-Assessment Questionnaire Gather Migration and Technical Requirements Review current Microsoft® SharePoint® Server/Windows® SharePoint Services Environment Project Structure Doc Define Roles and Responsibilities Map resources and validate skills Project Management Technical Quality Assurance (QA) Microsoft Office SharePoint Server Plan Functional Specification Site Taxonomy Site Design Records Management (RM) Security Application/Service Integration Physical Server Implementation Upgrade Microsoft Office SharePoint Server S2007 to SharePoint 2010 Test Plan Governance Plan Team Model Process Model Policy Model Project Management Technical QA Microsoft Office SharePoint Server Build Functional Specification Site Taxonomy Site Design Records Management Security Application/Service Integration Physical Server Implementation Upgrade Microsoft Office SharePoint Server 2007 to SharePoint 2010 Test Plan Project Management Technical QA Microsoft Office SharePoint Server Pilot and Stabilize Microsoft Office SharePoint Server Deploy Project Management Technical QA

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Agenda

• Aus der Praxis eines Enterprise Projekts– Vor dem Start, ist nach dem Start

• SharePoint als Plattform Service• Empfehlungen• Fragen

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Empfehlung

• Planen Sie bei SharePoint Projekten bitte erst eine zukunftsfähige Infrastruktur, die auch spätere Anforderungen erfüllen sollte:– Anbindung von externen Personen

• Firmenexterne müssen getrennte Access DBs haben

– Anbindung an AD FS2 (claim based authentication)– Anbindung an Azure und Office 365 in Betracht

ziehen• Achtung: Hohe Lizenzkostenersparnis durch

„Mobility License“ – Eine Office 365 SP CAL ist intern nutzbar

– Anbindung von weiteren Diensten und Datenquellen

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Empfehlung -2-

• Planen Sie:– Viel Zeit mit Diskussionen mit

• Betriebsräte, (Achtung: jede (Fach-)Applikation ist Mitbestimmungspflichtig!)

• Datenschutzbeauftragte und • Sicherheitsabteilungen ein

– Ein ausgiebiges Scope Statement – spätere Changes sind eventuell Komplex in der weiteren Zeitplanung

– Protokollierungen nach BDSG Vorgaben• Administrative Tätigkeiten auch bei SP Nutzer!

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Empfehlung -3-

• Planen Sie zuerst die Plattform oder– holen Sie es bald nach

• Erfassen Sie bestehende SharePoint Applikationen– Manuell oder automatisch (kostenloses Microsoft MAP Tool)

• Definieren Sie Ihr Projekt mit möglichst vielen Fachverantwortlichen

• Teilen Sie verschiedene Anforderungen auf die einzelnen SharePoint typischen Workloads auf– Social, Enterprise Portals, Web Content, Search und BI

• Definieren Sie ein dynamisches Abrechnungsmodell wie in SharePoint integriert (Multi-Tenancy)

• Bauen Sie Ihr Projekt und Ihr Projektteam auf bewährte Verfahren auf (siehe Beispieldokumente)

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Empfehlung -4-

• Kommunizieren Sie rechtzeitig mit Ihrem Unternehmen Ihr Vorhaben

• Lassen Sie Nutzer an der endgültigen Umsetzung teilhaben

• Keine Scope Änderung ohne Change Request• „Bauen“ Sie kleine Teile, damit erste Erfolge

„schneller“ sichtbar werden• Nutzen Sie möglichst in großen Projekten „Out-

of-the-Box“ Technologien, bevor Sie selber programmieren –

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Whitepaper: Service Management and the Private Cloud

• In der Serie “Infrastructure Planning and Design Guide” (Service Management for the Private Cloud.) ist ein neues Dokument erschienen.

• http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=232348

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Most Innovative SharePoint Cloud Solution Award Finalists 2012

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Bis zum 31.01.2012 Voting

• Most Innovative SharePoint Cloud Solution Award Finalists 2012

• (ANK Business Services) Danke für Ihre Stimme

• Zu finden unter www.sharepointeurope.com

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31. JAN.-1. FEB. 2012

SHAREPOINT 2010 – PRAXIS PUR!

FRAGEN?

Michael Kirst-Neshva – mkn@myoffice365.in

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Wir sehen uns wieder!

Advanced Developers Conference C++ 3. – 4. Mai 2012, Zugspitzland Development for C++ Professionals! www.adcpp.de

SharePoint Konferenz in Wien 25. – 26. Juni 2012, Wien ppedv-Konferenz in Kooperation mit Microsoft Österreich www.SharePointKonferenz.at

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31. JAN.-1. FEB. 2012

SHAREPOINT 2010 – PRAXIS PUR!

Hat Ihnen mein Vortrag gefallen?Ich freue mich auf Ihr Feedback!

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31. JAN.-1. FEB. 2012

SHAREPOINT 2010 – PRAXIS PUR!

Vielen Dank!Michael Kirst-Neshva