SupplyOn Empties Management System – Online Schulung · 2017-05-16 · Dokumenten Management...

SupplyOn Intern© 2015 SupplyOn AG

SupplyOn Empties Management System – Online Schulung

R. Schmitz

April 2015

SupplyOn, die gemeinsame Supply-Chain-

Kollaborationsplattform der Fertigungsindustrie

2© 2015 SupplyOn AG | SupplyOn Intern|

Lernziel der Online Schulung

Nach Abschluss dieser Schulung verstehen Sie

● die Rolle des Lieferanten

● die Rolle des einkaufenden Unternehmens

● in welchem System was gebucht wird

Nach Abschluss dieser Schulung können Sie

● eine Bestellung für Leergut auslösen

● Gebinde / Favoriten erstellen und bearbeiten

● Kontobewegungen ansehen

● Kontostand ansehen

● einen Kontenabgleich durchführen

● Reklamationen erstellen

● eine Inventur durchführen


Übersicht über den Leergut Prozess

Lieferant Kunde SupplyOn / EMS

Lieferant bestellt

Leergut

Kunde erinnert

Lieferanten per E-

Mail an

Kontenabgleich

Lieferant sendet

bei Bedarf

Reklamation

Kunde bestätigt

Bestellung

Kunde liefert

Leergut

Lieferant führt

Kontenabgleich

durch

Lieferant führt

Inventur durch


Definitionen für den Prozess

Kunde (Bosch)

● Einkaufendes Unternehmen besitzt das Leergut

Lieferant

● Sendet Waren an Kunden auf Mehrwegleergut.

● Bestellt Mehrwegleergut wie Paletten, KLT oder Einsätze beim Kunden.

SupplyOn / EMS

● System das die Leergutverwaltung beim Kunden und beim Lieferanten elektronisch

unterstützt.


Bestellprozess für Leergut

SupplyOn / EMS

Lieferant

Bestellt Leergut

beim Kunden

Kunde

Bearbeitet die Bestellung

und liefert das Leergut


Übersicht und Definitionen für die Leergut Bestellung

Lieferant fordert Mehrwegleergut in EMS an

Kunde bearbeitet Bestellung in EMS und führt Buchung (in SAP) durch

Lieferant kann die Kundenbestätigung anhand der Ampelfunktionalität sehen

Kunde versendet Mehrwegleergut an Lieferanten

Lieferant kann anhand der Kontobewegung die versendete Menge einsehen


Mahnung bei nicht durchgeführtem Kontenabgleich

Kontenabgleich durchführen

Automatische Erinnerung E-Mail aus

EMS zum Stichtag*

Lieferant führt

Kontenabgleich durch,

bestätigt Salden oder

startet den

Reklamationsprozess

*Der Kontenabgleich erfolgt erst, nachdem die Buchungsperiode geschlossen ist, zum Beispiel am

10ten des Folgemonats. Der Stichtag wird vom Kunden festgelegt.


Übersicht und Definitionen für den Kontenabgleich

EMS erinnert Lieferanten automatisch per E-Mail, den Kontenabgleich (Online

Abgleich) durchzuführen.

Lieferant prüft Kontostand und bestätigt Salden.

Lieferant erstellt und prüft Abgleich Dokument.

Falls Abgleichfrist überschritten, sendet EMS Mahn E-Mail zu einem festgesetzten

Stichtag des Folgemonats.

Falls Lieferant den Kontenabgleich nicht durchführt, kann Kunde die Salden

bestätigen / fixieren.

Falls nötig erstellt Lieferant Reklamation.

Kunde bearbeitet Reklamation und erstellt die Änderungsbuchung.


Lieferant

prüft Kontostand

Reklamation erstellen zu Kontobewegung

Lieferant

bestellt Leergut beim

Kunden

Kunde

bestätigt die Bestellung

und liefert das Leergut

SupplyOn / EMS

Lieferant

vereinnahmt Ware, stellt

fehlende Menge fest und

reklamiert.

SupplyOn / EMS Kunde

bearbeitet Reklamation


Lieferant

prüft Ergebnis

Reklamations-

Bearbeitung und

Bewegungen

Freie Reklamation erstellen

Lieferant

Verfolgt Leergutbewegung

in EMS, stellt

Unstimmigkeit fest und

reklamiert

SupplyOn / EMS Kunde

bearbeitet Reklamation

Automatische E-Mail aus EMS

an Lieferanten-User ob

Reklamation angenommen oder

abgelehnt wurde


Übersicht und Definitionen für die Reklamation der Bestellung

Lieferant erstellt Bestellung

Kunde bestätigt Bestellung und liefert Leergut

Lieferant vereinnahmt Leergut und stellt fest

● dass zu wenig geliefert wurde

● dass das Falsche geliefert wurde

● dass von 10 Stück 2 beschädigt sind

Lieferant erstellt Reklamation in EMS

Kunde bearbeitet die Reklamation in EMS

Lieferant erhält eine E-Mail aus EMS mit der akzeptierten/abgelehnten oder

angepassten Menge vom Kunden

Lieferant kann Kontobewegung am gleichen Tag im EMS nachvollziehen


Inventur durchführen

Lieferant führt Inventur

bei sich durch und

meldet alle vorhandenen

Behälter

Kunde nimmt

Inventurmeldung an SupplyOn / EMS

Kunde fordert Lieferant zur Inventur auf


Übersicht und Definitionen für eine Inventur

Kunde fordert zur Inventur auf

Lieferant nimmt physikalischen Bestand auf (entweder Menge Null oder positive

Menge)

Lieferant erfasst Inventur Meldung (nur vollständig möglich)

Kunde prüft und nimmt Inventurmeldung an


Wie wird die Internetplattform mit Daten versorgt?

Lieferant sieht

Leergutbewegungen

und Kontenstände in

SupplyOn EMS

Elektronische

Datenübertragung

3 x Tag

Kunde bucht seine Geschäftsvorgänge in

SAP auf Leergutkonten

Anlegen von neuem

Leergut

erstmalige Buchung

in den SAP Konten

Automatische

Stammdatenanlage

in SupplyOn EMSErstmalige Datenübertragung

Erstmaliger Versand von neuem Leergut vom Kunde an Lieferant erfolgt durch Abstimmung

außerhalb der Applikation zwischen Kunde und Lieferant.


Live-Vorführung

Absprung in EMS

Grundlegende Navigation

Bestellung für Leergut erstellen

Gebinde / Favoriten erstellen und bearbeiten

Vorerfasste Buchung – Auftragsausgang einsehen

Kontobewegungen ansehen

Kontostand ansehen

Kontenabgleich durchführen

Reklamation erstellen

Inventur melden

SupplyOn Intern© 2015 SupplyOn AG

Live

Demo


Einloggen in SupplyOn

Öffnen Sie den Internet Explorer und tragen Sie supplyon.com ein.

In Ihrer Firma gibt es einen Administrator der Ihnen den

Benutzernamen und Ihr initiales Passwort mitteilt.

Klicken Sie auf Login und geben Sie diese Daten ein.


Absprung von SupplyOn ins EMS

Fahren Sie mit der Maus über SupplyOn-Services (1)

und wählen Sie den Eintrag EMS (2) aus.


(4) Buttons:

Abmeldung vom EM

Systeminformationen

Kontaktliste

Dokumenten Management

Grundlegende Navigation – Hauptmenü und Masken 1/4

2) System-Ebenen: Mandant –

Filiale – Konto (von links nach

rechts);

Button öffnet Kontosuche und

ermöglicht Kontowechsel, von

einem Kundenwerk zum

anderen

1) Übersicht der Maske

(3) Suchfenster für

Kontowechsel bzw.

Gegenkontosuche


Grundlegende Navigation – Einkaufendes Werk wechseln 2/4

1) In der obersten Zeile erkennen Sie

die Werkszuordnung

(2) Durch Klick auf den

Button wird das Fenster zur Ermittlung des

Kunden Gegenkontos geöffnet

(3) Auf Suchen klicken und sie erhalten die

Liste der einkaufenden Werke, für die das Leergut

Management mit ihrer Firma aufgesetzt ist

(4) Mit einem Klick auf die

Kontonummer (Hyperlink) vollziehen

Sie den Werkswechsel.

Nachfolgend haben Sie Zugriff auf alle

Kontobewegungen und Prozesse mit

dem selektierten Werk.


Grundlegende Navigation – Dokumenten Management 3/4

1) Hier erkennen Sie ob bereits Dokumente hinzugefügt wurden

2) Sie haben die Möglichkeit Dokumente hinzuzufügen

oder bestehende einzusehen oder zu löschen.

Erlaubte Formate: Pdf; gif; jpeg und bmp.


Grundlegende Navigation – Arbeiten in EMS 4/4

Aktive Buttons sind hervorgehoben, Inaktive Funktionsbuttons sind ausgegraut

Jeder Funktionsbutton ist mit einem beschreibenden Tooltip hinterlegt.

Buttons Zurück, Vorwärts, Aktualisieren Abbrechen des Browsers sollten nicht

verwendet werden.

● Statt dessen müssen die verfügbaren Buttons innerhalb des EMS verwendet werden.

Seiten sollten komplett geladen werden bevor weitere Aktionen ausgeführt

werden.

Das Mehrfach-Login in einem Browser (verschiedene Reiter) ist nicht möglich.

● Parallele Verwendung von mehreren Browser-Fenstern ist erlaubt.

Bei einer großen Anzahl an Treffern, bieten manche Masken die Funktion die

Ergebnisliste je Seite zu erweitern:


Bestellung für Leergut erstellen 1/2

Die Applikation startet im Reiter Buchungen (1) und da im

Reiter Neue Buchungen (2). Hier erstellen Sie Ihre

Bestellung.

Geben Sie das

gewünschte

Lieferdatum (3)

(Versanddatum beim

Versender Werk) ein.

Das frühestmögliche

Versanddatum ist pro

Versender Werk

individuell gesetzt.

Bestellmenge (4) für

das Leergut.

Hinweis: Datum unter

(3) so wählen, dass

eine Auslieferung

gemäß dem Ablauf im

Versender Werk

umsetzbar ist.

Wochenenden und

Feiertag entsprechend

aussparen, außer eine

Versendung ist im

Versender Werk üblich.


Bestellung für Leergut erstellen 2/2

Hier geben Sie die Bestellmenge (4) für das Leergut ein.

Bei Referenz (5) geben Sie die Kalenderwoche oder das tagesaktuelle Datum ein.

In die Transport Bemerkung (6) tragen Sie die Adresse der Abladestelle ein, falls diese

von der regulären Adresse abweicht.

Bestätigen Sie

die Bestellung

mit Speichern

(7).


Gebinde erstellen und Leihgüter bestellen 1/2

Sie haben die Möglichkeit Gebinde zu speichern. Stellen Sie sich häufig bestellte

Leihgüter zusammen (1) und speichern Sie diese ab (2).


Gebinde erstellen und Leihgüter bestellen 2/2

In diesem Beispiel benötigen Sie 2 Gebinde (4), die Gesamtbestellmenge wird

automatisch errechnet (5) und die Bestellung gespeichert durch einen Klick hier (6).

Geben Sie dem Gebinde einen Namen (1) und klicken auf Ok (2). Bestellen Sie die

Anzahl der Gebinde (3).


Vorerfasste Buchung – Auftragsausgang einsehen 1/3

Über den Reiter Buchungen (1) und Vorerfasste Buchungen (2)

können Sie im Auswahlmenü bei Buchungsart (3) den Auftragsausgang einsehen.:


Vorerfasste Buchung – Auftragsausgang einsehen 2/3

Hier sehen Sie

die möglichen

Statusanzeigen.

Anhand des Status (1) sehen Sie ob der Auftrag vom Kunden schon bestätigt ist.

Sie können einen Auftrag bearbeiten (2) solange der Status nicht grün, grün-gelb oder rot ist.


Vorerfasste Buchung – Auftrag löschen 3/3

Öffnen Sie den

Auftragsausgang, wählen

Sie die Zeile mit dem

Auftrag der gelöscht

werden soll, klicken Sie

Bearbeiten (1) und

Zurücksetzen (2).


Favoriten / Gebinde bearbeiten

Ein erstelltes Gebinde können Sie bearbeiten und löschen über den Reiter Einstellungen (1) und

mit einem Klick auf Lademittelgruppen (2). Sie erhalten eine Übersicht aller bereits erstellten

Favoriten . Klicken Sie in den Favoriten den Sie ändern möchten (3).

Sie können die Menge ändern (4), den Behältertyp

löschen (5) oder einen neuen (6) hinzufügen.


Kontobewegungen ansehen 1/4

Klicken Sie auf den Reiter Kontobewegungen (1) und bestimmen Sie den Zeitraum (2) den Sie ansehen

möchten. Bitte beachten Sie: der Zeitraum ist frei wählbar muss aber innerhalb von 30 Tagen liegen.

Klicken Sie auf Suchen (3).



Das Ergebnis aller Mehrwegleergüter wird Ihnen angezeigt. In der Spalte Konto (1) und Gegenkonto (2)

sehen Sie den Warenfluss von (Konto) an (Gegenkonto).

Sie können die Kontobewegung als pdf (3) öffnen oder herunterladen (4).



Um Kontobewegungen für einzelnes Leergut anzusehen klicken Sie auf das Auswahlmenü bei Typ (1),

selektieren ein Leergut (2) und klicken auf Suchen (3).



Das Ergebnis für das ausgewählte Leergut wird angezeigt.

Das Leistungsdatum (1) entspricht dem Datum vom

Lieferschein und ist das führende Datum in SupplyOn/EMS.

So wird zum Beispiel das Leistungsdatum für den

Kontenabgleich verwendet.


Kontostand ansehen 1/3

Klicken Sie auf den Reiter Kontostand (1) und dann auf das Icon (2) um die Gegenkontonummer zu suchen.

Klicken Sie auf Suchen (3) und wählen Sie eine angezeigte Kontonummer (4) aus.



Das Ergebnis wird Ihnen aus Ihrer Sicht angezeigt. Sie können sich den Kontostand herunterladen (1) oder

den Schirm mit einem Klick auf Abbrechen (2) verlassen.



Wenn Sie auf Forderungen/Verbindlichkeiten (1)

klicken erhalten Sie diese Anzeigevariante.


Kontenabgleich durchführen 1/5

Um einen Kontenabgleich durchzuführen wählen

Sie den Reiter Kontostand (1).

Über das Auswahlmenü bei

Auswertung wählen Sie Online

Abgleiche (2) aus.

Tragen Sie das Datum (3) zu dem Sie

den Abgleich machen wollen ein und

klicken Sie auf Suchen (4).



Der nächste Schirm zeigt alle Positionen die zum Kontenabgleich bereitstehen. Sie können den Abgleich

öffnen und herunterladen (1), korrekte Salden einzeln (2) oder gesammelt (2) aktivieren und

mit einem Klick bestätigen (3).



In diesem Fall hat der Kunde den Abschluss für Sie durchgeführt, zu erkennen an dem Benutzernamen und

dem Tagesdatum (1). Der letzte Eingang (2) zeigt an, wann der Kunde zuletzt gesendet hat

und der letzte Ausgang (3) zeigt an wann Sie zuletzt an den Kunden gesendet haben.



Hier sehen Sie einen Auszug aus dem

heruntergeladenen Dokument.



Wie bereits in der

Prozessbeschreibung

erwähnt wird der

Kontenabschluss zum

Beispiel nicht vor dem

10ten eines laufenden

Monats durchgeführt.


Reklamation erstellen - mit Bezug zu einer Kontobewegung 1/3

Für eine Reklamation mit Bezug zu einer Kontobewegung klicken Sie (1).

Suchen Sie den Vorgang für die Reklamation aus und klicken Sie auf das Icon Reklamation erfassen (2).

Das Icon mit Lupe (3) zeigt an dass die Reklamation vom Kunden bearbeitet wurde. Kein Icon (4) zeigt an,

dass eine Reklamation erstellt wurde aber noch nicht bearbeitet ist.



Das Leergut (1) dass Sie ausgesucht haben zeigt die erhaltene Menge, die Lieferschein-Nummer (1) und

das Leistungsdatum (1) automatisch an.

In diesem Beispiel haben Sie nur 30 (2) Behälter bekommen und reklamieren daher die falsche Menge (2).

Um die Reklamation zu sichern klicken Sie Buchen (3).



Hier (1) sehen Sie dass die Reklamation erstellt

wurde. Bitte beachten Sie dass der Kunde zu jeder

Reklamation einen Nachweis zum Lieferschein

sehen möchte. Scannen Sie den Lieferschein und

laden Sie ihn hoch. Das starten Sie mit einem Klick

hier (2).

Klicken Sie auf

Durchsuchen (3), wählen

Sie das relevante pdf

Dokument aus und

klicken Sie hier (4).


Freie Reklamation erstellen 1/2

Klicken Sie auf den Reiter Buchungen und selektieren Sie welche freie Reklamation Sie erstellen möchten.

In diesem Beispiel reklamieren Sie, dass der Kunde zu wenig Behälter eingebucht hat. Selektieren Sie

Reklamation Ausgang (2)


Freie Reklamation erstellen 2/2

Bestimmen Sie für welches Leergut (1) Sie die Reklamation erstellen, tragen Sie die gesamt gelieferte Menge

(2) und Ihre Lieferschein-Nummer (3) ein.

Selektieren Sie den Reklamationsgrund, in diesem Beispiel falsche Menge (4).

Übernehmen Sie das Leistungsdatum aus Ihrem Lieferschein (5) und klicken Sie auf Buchen (6).


Erfasste Reklamationen ansehen

Nachdem Sie eine E-Mail erhalten haben mit dem Status und den Angaben zur Korrektur können Sie das

auch im EMS direkt überprüfen.

Über den Reiter Buchungen, Vorerfasste

Buchungen und die Buchungsart Erfasste

Reklamationen können Sie den Status (1)

einer Reklamation einsehen.


Inventur melden 1/3

Was Sie vorab beachten sollten:

Die Inventur ist – gleich dem Bestellvorgang - ein bilateraler Vorgang:

„Lieferant erfasst die Inventur vollständig Bosch bestätigt und gibt frei“

Erst nach Freigabe durch Bosch kann eine „neue“ Inventur durchgeführt

werden. Bis dahin sind weitere Eingaben blockiert.

Die Inventur lässt sich nur vollständig erfassen (alle Behälter).

Zwischenstände können nicht gespeichert werden.


Inventur melden 2/3

Klicken Sie auf den Reiter Buchungen (1) und selektieren Sie über das

Auswahlmenü bei Buchungsart die Inventurmeldung (2).

Bestimmen Sie das Datum im Feld Erfassungsdatum Inventur (3) und klicken Sie auf

das Icon Lademittelsuche (4).


Inventur melden 3/3

Hier können Sie pro Leergut Ihr Inventur (1) Ergebnis eintragen und bei Bedarf eine

Bemerkung (2) hinzufügen bevor Sie das Ergebnis Speichern (3).

Nur nach kompletter Eingabe ist das Speichern möglich.

Bitte beachten Sie: erstellen Sie einen Screenshot vor dem Speichern um diesen als

Ablage zu sichern.


SupplyOn macht Ihnen die Nutzung leicht

Fragen zur Nutzung? Rufen Sie uns einfach an!

Weltweit

kostenfrei in acht

Sprachen

Deutsch, Englisch,

Französisch, Spanisch,

Portugiesisch,

Chinesisch, Japanisch

und Koreanisch Rund um die Uhr

erreichbar

365 Tage, 24 Stunden

Sehr hohe

Kunden-

zufriedenheit

95 Prozent unserer

Kunden sind mit dem

Support überwiegend bis

sehr zufrieden *

Kurze

Lösungszeiten

97 Prozent der Anfragen

werden innerhalb von 24

Stunden beantwortet

* aus Kundenumfrage 2012

Customer

Support

Customer-

[email protected]

Telefon (kostenfrei)

aus Deutschland:

0800.78775966

aus anderen Ländern:

+800.78775966

SupplyOn Empties Management System – Online Schulung · 2017-05-16 · Dokumenten Management...

Documents

Transcript of SupplyOn Empties Management System – Online Schulung · 2017-05-16 · Dokumenten Management...