Tools Wie bitte? - Fachmesse Krankenhaus Technologie · Zu meiner Person… Selbstständiger...

Tools – Wie bitte?Technologieeinsatz im Projektmanagement: Wie können Tools

wirklich unterstützen?

Zu meiner Person…Selbstständiger Berater

Solution Architect, Dozent

Projekt- und Projektportfoliosysteme

4. Fachmesse Krankenhaus Technologie und Fachtagung Technik im Krankenhaus – 2019 - Gelsenkirchen

2

Worüber sprechen wir…?

Agile oder Standardprojekte

Ablauf von Projekt- und Portfolioprozessen

Einordnung von Projekt und Portfolios

Übersicht von Werkzeugen durch IT Analysten

Reifegrad der Organisation und PM Werkzeugbenutzung

Einführungsprozesse von Projektmanagement Software

Schlüsselelemente bei der Auswahl und Einführung

Wo erhält man Informationen...


3

Wo befinde ich mich…?


4

Werkzeuge

Prozesse

Organisation

Kultur

Person

Agilität und Wasserfall…


5

Struktur

Kontrolle

Organisation

Kommunikation

Produkte

Kanban Boards

Gantt-Diagramm CPM

Backlog

Collaboration

Charts

Statusreports

Was bedeutet Portfolio…?


6

Business Intelligence

BudgetsDemand

Kunden / Stakeholder

Projekt

Ausführung

Betrieb

Portfolio

Tools….und kein Ende!


7

Broadcom

Wrike

Microsoft

CanDo

Planisware

Planview

ZohoCerri

Sopheon

Workfront

HP

Change-point

Sciforma

Projektron

ServiceNow

Trello

UplandLiquidPlanner Atlassian

Software AG

ONEPOINTClarizen

SAP

Oracle

Asana

Systeme im Projektmanagement8

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Textverarbeitung h g g h h m g h m h m g

Tabellenkalkulation m h h h m m h g m m g

Präsentationsgrafik m g g m g m h g m

Datenbank g m m g m h g h m

Groupware/E-Mail g g h m g h m m

Termin-/Zeitplaner g g h g

Einzelprojekt h h m m m m g

Multiprojekt g m g m m h m m m g g g

Workflowsysteme g m

Expertensysteme g g

Simulationssysteme g g

CAD Systeme h

CASE Tools m m

Archivierungssysteme g m m

Teachware m

ERP Systeme g m g g g h h

MIS Systeme g m g g h h g

Internet g h m g g g g

PM-Software

Spezialanwendungen

Initiative Planung Diagnose und Steuerung Ausführung Abschluß

Arbeitsplatzsysteme

(Pfetzing, Rohde, Ganzheitliches Projektmanagement 2009)


Wie sind die Einschätzungen anderer?

(1)


9

Wie sind die Einschätzungen anderer?

(2)


10

Was sind die Arbeitsumgebungen?


11

Wie sind die Einschätzungen für agile

Werkzeuge? (1)


12

Wie sind die Einschätzugen für agile

Werkzeuge? (2)


13

Eine Art Kompaß…14

Benutzer

Speziell

Organisation

Allgemein

OfficeCollaboration

IntranetInternet

Prozess-modellierer

Netzplan

PDM

DMS Workflow

ERP

MS Project

Planisware

SAP R/3

MS Office


Lernsoftware Funktions-software

Wo steht denn meine Organisation…?15

(Meyer, Ahlemann, 2010)

Projektmanagement Reifegrad Projektmanagement Software Reifegrad

Level 1Occasional Project Management

Level 2Defined Process

Level 3

Standardized Process

Level 4Measured Process

Level 5Continuous Improvement

Level 1Single-PMS

Level 2Multi-PMS

Level 3Enterprise PMS

Level 4Performance-Oriented PMS

Level 5Knowledge-Oriented PMS

(Meyer, Ahlemann, 2010)


So wär‘s ideal…

Seitens der Organisation Seitens des Projektes

• PM Prozesse werden gelebt

• Rollen und Verantwortlichkeiten

sind bekannt

• Mitarbeiter sind qualifiziert im PM

• Offene Projektkultur nimmt

Transparenz als Chance wahr

• Technische Insellösungen sind

unerwünscht

• Klare Anforderungen an das

Werkzeug

• Strukturierte Auswahl und Einführung

• Klare Regelungen zur Verwendung

der Software im PM-Handbuches

• Vermeidung von Redundanzen durch

Anpassung der Schnittstellen

• Rollenbasierte Abstufung und

Anpassung der Benutzeroberfläche

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Wie geht‘s denn nun…?17

Auslöser

Vorbereitung•Zieldefinition

•Planung & Organisation

•Risikoanalyse

•Stakeholder

Ist-SituationSoll-Analyse/An-

forderungen

Lasten-/Pflichtenheft

Auswahl•Anbieterbefragung

•Anbieterpräsentation

•Testinstallation/Pilotierung

•Vertragsverhandlungen

Umsetzung•Pilotierung

•Roll-Out KonzeptIntegration

Abnahme

Betreuung•Qualifikation und Training

•Benutzer-Support und Coaching

•Kontinuierlicher Verbesserungsprozess


Was ist denn alles wichtig…?

Ergonomische Kriterien

Benutzerfreundlichkeit

Vollständige Dokumentation

Individualisierbarkeit Rollenkonzepte

Investitionsorientierte Kriterien

Lizenzkosten

Training

Wartung

Investitionssicherheit

IT Architektur

Technische Kriterien

Austausch von Daten

Export- /Importformate

Studien und Marktübersichten

Funktionale Kriterien

Ideenmanagement

Projektstrukturierung

Ablauf- und Terminmanagement

Ressourcenmanagement

Kosten- und Finanzmittelmanagement

Multiprojektfähigkeiten

Berichtswesen

Workflowunterstützung

Programm- und Portfoliounterstützung

18


SW Trend – Einzel PM19

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SW Trend – Multi PM20

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Was wird denn eigentlich genutzt…?

…mal mehr!„Begrenzte bis ausgiebige Nutzung“

Progress report Quality inspection

Kick-off Meeting PM software for resource scheduling

PM Software for task scheduling Project charter

Gantt Chart Responsibility assignment matrix

Scope Statement Customer satisfaction surveys

Milestone Planning Communication plan

Change request Top-down estimating

Requirements analysis Risk management documents

Work Breakdown Structure

Statement of Work

Activity list

PM software for monitoring of schedule

Lessons learned/post-mortem

Baseline plan

Client acceptance form

21


(Besner,

Hobbs,

2008)

Wie ist das denn mit den Kosten…?

Traditionelle Standard-Software

Open-Source-Software

ApplicationService

Providing -SaaS

Lizenzkosten Ja Nein Nein

Schulungskosten Ja Ja Ja

Kosten der Infrastruktur Ja Ja Nein

Einführungs- und Konfigurationskosten

Ja Ja Ja

Entwicklungskosten Nein Weiterentwicklung Nein

Nutzungsentgelte Nein Nein Ja

Wartungs- und Updatekosten Ja Ja Nein

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Maßschneidern ?23

(vgl. Fischer, Grundlagen von Projektmanagementsystemen, 2008)

Adaption

Systemübergang

Einführungsbereich

Trojanisches

Pferd

Halb zog sie ihn

Vogel friss

Maßschneidern

Organisation in Software unterbringen

Organisation und Software anpassen

Organisation auf Software anpassen

Software auf Organisation anpassen

TOTAL

(Alle Bereiche)

Ein Unter-

nehmen

Funktions-

bereich

Geschäfts-

prozess

PA

RTI

ELL

Schlagartig

(revolutionär)Stufenweise

(evolutionär)Parallel

Big

BangRoll-Out

Begrenzte

EInführung

Step

by

Step

Anwendungs-

bezogenes

Konzipieren


Was so hilft bei einer PM Software-

Einführung…

Frühe Unterstützung des Implementierungsprojektes

durch Stakeholder

Passende und angemessene Software

Intensive Qualifikation und Betreuung der Anwender

Klare Definition der Anforderungen

Struktur und Methodik

Realistische Ziele


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… was nicht so toll ankommt…

PM System wird „von oben“ aufgezwungen

(„Bombenwurf“-Prinzip)

PM System wird „von unten“ eingeführt („U-Boot“-Taktik)

Anschaffung von PM Software soll Einführungsprozess

ersetzen

Keine klare Abgrenzung von Aufgaben, Kompetenzen,

Verantwortung

Handeln und Sprechen fallen auseinander


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Wo finde ich Informationen…?

Gartner (www.gartner.com)

Forrester (www.forrester.com)

BARC (https://barc.de/)

Projektmagazin (https://www.projektmagazin.de/)

GPM (https://www.gpm-ipma.de/startseite.html)

PM Aktuell (https://www.gpm-ipma.de/know_how/publikationen/projektmanagement_aktuell.html)

PMI (www.pmi.org)

U.v.m.


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Fazit

Eigene Anforderungen und Ziele sind wesentlich

Strukturierter Prozess für Auswahl und Einführung

Pilotierung zeigt die Richtung und die Grenzen

Stakeholder und Benutzer mitnehmen

Einfach halten

Zeit im Blick


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Danke für die Aufmerksamkeit!


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