TransitionCHF Systolic Dysfunction to Congestive Heart

Failure Cohort Study

Initiierung der Prfstelle

Inhalte

2

Eckpunkte der Studie

Regulatorische Anforderungen an die Durchfhrung der Studie

Ein- und Ausschlusskriterien

berblick der Untersuchungen

Studienablauf/ Durchfhrung der Studie

Workflow: Einschluss eines Probanden

DZHK Infrastruktur (Harmonisierung, IT)

Biobanking: Biomaterialgewinnung / Biomaterialverarbeitung

Datenerfassung in secuTrial

Patienteninformation- und Einwilligung

Ansprechpartner

Aufbewahrung der Studienunterlagen

berblick/Eckpunkte

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Beginn der Studie: Dezember 2014

Rekrutierungszeitraum: 3 Jahre

Nachbeobachtungszeitraum ber 5 Jahre (jhrlich)

Ende der Studie: Dezember 2022

Einschluss von 1500 Patienten

Regulatorische Anforderungen

4

Beobachtungsstudie: prospektive, multizentrische Kohortenstudie mit Biobanking nicht nach AMG/MPG

Lokales Ethikvotum (falls erforderlich): berufsrechtliche Beratung nach 15 MBO-

Declaration von Helsinki (15 (3) MBO-)

ICH Topic E6 Guideline for Good Clinical Practice (Dienstleistungsvertrag UMG/IHF, Studienprotokoll, Prfarztvertrge)

Bundesdatenschutzgesetz, Landesdatenschutzgesetze

DZHK-SOPs

Qualittssicherung (Datenqualitt, Audit, Inspektionen)

Einschlusskriterien

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Asymptomatische systolische Dysfunktion (definiert als: systolische Funktionsstrung mit einer Ejektionsfraktion (EF) 40%; diagnostiziert < 3 Monate vor Basisvisite; dokumentiert durch MRT oder Echokardiographie

Keine Hospitalisierung aufgrund einer Herzinsuffizienz

Keine Symptome einer Herzinsuffizienz (wie NYHA II, III, IV) zum Zeitpunkt der Basisvisite

6-Minuten-Gehtest 80% des Referenzwertes

Schriftliche Einwilligungserklrung

Alter bei Einschluss 18 Jahre

Ausschlusskriterien

6

Symptome einer Herzinsuffizienz (NYHA>I) zum Zeitpunkt der Basisvisite

relevante Klappenerkrankung (Schweregrad > 2)

Schwere pulmonale Erkrankungen (z.B. FEV1 < 70% des Normwerts)

Schwere Nierenerkrankung (GFR < 15 ml/min)

Ejektionsfraktion zum Zeitpunkt der Basisvisite 50% (dokumentiert durch MRT oder Echokardiographie)

Lebenserwartung < 1 Jahr

Perikarderkrankungen

Hypertrophe Kardiomyopathie

Myokardinfarkt innerhalb der letzten 3 Monate vor Basisvisite

Geplanter herzchirugischer Eingriff innerhalb der nchsten 3 Monate nach Einschluss

Absehbare Unmglichkeit, ein vorgesehenes Follow Up durchzufhren (z.B. bei bereits bekannter Umzugsabsicht oder der Patient lebt auerhalb von Deutschland)

Unfhigkeit zur schriftlichen Einwilligung (z.B. psychische Strungen)

Behandlung/Medikamentse Therapie mit einem Schleifendiuretikum innerhalb der letzten 4 Wochen

Flow Chart

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Baseline (start of observation) V0

Time point 1 (1 year from baseline; 2 months) V1*

Time point 2 (2 years from baseline; 2 months) V2*

Time point 3 (3 years from baseline; 2 months) V3*

Time point 4 (4 years from baseline; 2 months) V4*

Time point 5 (5 years from baseline; 2 months) V5

Lung function X

Blood test (Labor: 20 ml)

X X

Echocardiography X X

6-minute-walk-test X X

EKG X X

blood sample (80 ml)

X X

QoL Questionnaires

X X

Midstream urine (40 ml)

X X

Questionnaire Follow Up

X X X X X

MRI1 X X

Biopsies2 X

Spiroergometry3 X X

Questionnaire Nutrition

X X

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Telefonische Initiierung = Rekrutierungsbeginn im Studienzentrum

Monitoring log, Delegation Task list

Subject Enrollment log

Durchfhrung der telefonischen Nachbeobachtungen (jhrlich, 4 Wochen zum Einschlussdatum)

5 Jahres-Visite im Zentrum

Sammlung der Unterlagen bei Endpunktereignissen Hospitalisierung / Kardiovaskulrer Tod (Befunde, Entlassbriefe etc., Hochladen der Befunde in die Datenbank)

Monitoring

Studienablauf/ Durchfhrung der Studie

Workflow: Einschluss eines Probanden

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Sollte es am Zentrum mglich sein, das Studien-Echo im Nachgang zu pseudonymisieren ohne das

Datenformat und die Qualitt zu verndern, muss kein Screening-Echo (d) durchgefhrt werden. Das

Studien-Echo muss in diesem Fall fr den erfolgreichen Einschluss eine EF40% aufweisen.

Herausforderung

dezentrale (inhomogene) Strukturen in den Standorten

Harmonisierung und Standardisierung: DZHK-Infrastruktur

Nutzungsordnung (Use & Access Rules)

Ethik und Datenschutzkonzept

Arbeitsanweisungen (SOPs)

IT-Infrastruktur

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Treuhandstelle personenidentifizierende Daten

ID-Management: personenidentifizierende Daten (IDAT)

Consent-Management: Einwilligung Use & Access

Pseudonymisierung (PSN fr alle IT-Komponenten)

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12

Voraussetzungen & Vorbereitungen

aktuellste Dokument- und Antrags-Versionen auf

der Studienvorbereitungsseite:

http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-

studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/.

Wichtig zum Start:

Autorisierungsformular (allgemein) Ausfllen und zur Unterschrift

weiterleiten (Angelika Beneke, angelika.beneke@med.uni-

goettingen.de)

Beantragung von secuTrial Zugngen, Client-Zertifikaten sowie

Biobanking (Antrag bestellberechtigte Person sowie Anforderung

von Biomaterial-Kits) bei den angegebenen Stellen

Erster Ansprechpartner

=> Koordination Transition CHF (Angelika Beneke)

http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/

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Beantragung der secu-Trial-Nutzerzugnge (Datenhaltung Gttingen)

Initiales Passwort durch ZDM zugesandt eigenes Passwort (mind. 8 Zeichen)

Anmeldung an secuTrial

Datenerfassung in SecuTrial: Anmeldung

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Navigationsleiste

Anmeldung an secuTrial - Willkommenseite

15

Quelle: DZHK-SOP-THS-01, V1.4

Eingabe von Name, Vorname des Patienten

Pflichtfelder mit Stern * Button Weiter bettigen

Anlegen eines Patienten

16

Quelle: DZHK-SOP-THS-01, V1.4

bertragung der Einwilligungserklrung Button Teilnehmer anlegen bettigen

Anlegen eines Patienten

17

Quelle: DZHK-SOP-THS-01, V1.4

1. Pseudonyme ber Druckansicht ausdrucken

2. Wichtig: Pheno-Pseudonym auf Einwilligung vermerken

3. Hochladen des Scans der Einwilligung (inkl. Pseudonym!)

4. Button Abschlieen bettigen

Hinweis: Falls Pseudonym nicht ausgedruckt wurde Neuer Patient nochmals mit identischen Daten anlegen Wenn Angaben identisch, dann wird gleiches Pseudonym angezeigt

Dokumentation der Pseudonyme

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Krperliche Untersuchung und Symptome

Labor

Medikation

Interventionen und Diagnosen

6-Minuten-Gehtest

Echokardiographie

EKG

Herzkatheter, Hmodynamik

Hospitalisierung

Spiroergometrie

Lebensqualitt: Depression,FKV, GSW/ESSI/KBet, HADS, Herzfragebogen (HAF-17), Lebensqualitt PHQ-D, Lebensqualitt SF-36, Maastricht-Fragebogen, MMPI-Z, RSQ-Beziehungsfragebogen, Zusatzangaben zur Person

FU - Status des Patienten

FU - Fragebogen zum Tod,

Substudie - Nutrition

Datenerhebung

Datenerfassung in SecuTrial: Patientenliste

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Datenerfassung in SecuTrial: Visitenplan

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Datenerfassung in SecuTrial: Follow-Up - Fragebogen zum Tod

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Entlassbriefe, Befunde etc. zur Validierung der Todesursache mssen ber SecuTrial hochgeladen werden

Schwrzung der personenidentifizierenden Daten!

Datenerfassung in SecuTrial: Hospitalisierung

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Entlassbriefe, Befunde etc. zur Validierung der Hospitalisierung mssen ber SecuTrial hochgeladen werden

Schwrzung der personenidentifizierenden Daten!

Jede weitere Hospitalisierung kann ber 8.1 am Ende des eCRFs eingepflegt werden

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Datenerfassung in SecuTrial: Nutrition

Der ausgewhlte Patient wird vom Arzt auf die Kohortenstudie aufmerksam gemacht

Zur Verfgung stellen der Patienteninformation sowie Erklrung der Inhalte und Ziele des DZHK, der TransitionCHF-

Kohortenstudie und der Biomaterialsammlung

Der Patient bentigt gengend Zeit die Information zu lesen und zu verstehen

Fragen werden beantwortet

Gemeinsames Durchgehen der Einwilligungserklrung und Unterschrift von Arzt und Patient

Eingabe der Personenidentifizierenden Daten und der Einwilligungserklrung in secuTrial, damit Anforderung des Patienten-Pseudonyms

SOP Erfassung von personenidentifizierenden Daten (IDAT) und Informed Consent

Aufkleben des Pseudonyms auf die Einwilligungserklrung

Senden des gescannten Dokumentes an die Treuhandstelle als PDF oder verschlsselt als Email-Anhang -> SOP

Anamnese, Fragebogen, (Routine)Untersuchungen, Probenentnahmen -> SOPs

Ausfllen der eCRFs

Zugriffsgesicherte Verwahrung des Papieroriginals der Einwilligungserklrung vor Ort (Patientenakte, Studienakte)

Eingehen eines Widerrufs

Ethik

Ethik

THS

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SOP

DH

Patienteninformation und -Einwilligung : Ablauf

Deckblatt, Datenschutzerklrung, Module, Kontaktdaten, Unterschriftenblatt

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Einwilligungserklrung

Eineindeutige Zuordnung jedes Studienteilnehmers Vollstndigkeit und Lesbarkeit! Die Daten mssen in secuTrial berfhrt werden.

Fr Zuordnung in der THS Das Pseudonym muss eingetragen/aufgeklebt werden, bevor die Einwilligungserklrung an die Treuhandstelle weitergeleitet wird!

Double Check: Passt die Einwilligung zur Patienteninformation? Richtige Version? Entscheidend sind die ersten zwei Ziffern!!!

Deckblatt

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Einwilligungserklrung

Genetische Untersuchungen tragen entscheidend dazu bei, die Krankheitsentstehung zu verstehen. Die Daten werden nicht an Stellen weitergegeben, die diese nicht ausschlielich fr wissenschaftliche Zwecke nutzen.

Entscheidung der Rckmeldung durch einen Arzt, derzeit schwer eingrenzbar.

Andere Datenbanken: z.B. Kompetenznetze, Register, deutsche Zentren der Gesundheitsforschung

Dieses Feld ist nicht in secuTrial abgebildet: Wird eine Rckmeldung ber den Arzt gewnscht, muss das Studienzentrum ihn aufgrund der hier gemachten Angaben kontaktieren knnen!!!

Enthlt die Punkte, die der Patient modular AUSSCHLIEEN kann. Nicht angekreuzt bedeutet Zustimmung

Module

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Einwilligungserklrung

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Es darf keine Intervention vor der Unterschrift des Patienten vorgenommen werden! Bitte dringend beachten, dass das Datum eingetragen sein muss. Dieses sollte vom Patienten selbst eingetragen werden. Ein Vor-Ausfllen wird nicht gerne gesehen! Unterschrift von Arzt und Patient mssen in zusammenhngendem Zeitraum abgegeben werden Die Unterschrift erfolgt unter Umstnden vor Aufkleben/Eintragen des Pseudonyms, Vorsicht vor Verwechslungen bei Vorliegen der Unterlagen mehrerer Patienten -> Unmittelbare Anforderung des Pseudonyms nach Unterschrift des Patienten, besondere Vorsicht bei Sammeln mehrerer Einwilligungen

Unterschriftenblatt

Einwilligungserklrung

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Ansprechpartner

Operatives Projektmanagement

Dr. Angelika Beneke Universittsmedizin Gttingen Klinik fr Kardiologie und Pneumologie Robert-Koch-Str. 40, 37075 Gttingen Tel.: 0551-39-65191

Studienzentrale Gttingen

Prof. Dr. med. Gerd Hasenfu Tel.: 0551 39-20400 | Fax: 0551 39-66389 E-Mail: hasenfus@med.uni-goettingen.de Prof. Dr. med. Rolf Wachter Tel.: 0551-39-66310 | Fax: 0551-39-66389 E-Mail: wachter@med.uni-goettingen.de PD Dr. Anja Sandek Tel.: 0551 39-170223 E-Mail: anja.sandek@med.uni-goettingen.de

DZHK-Geschftsstelle

Dr. Stephanie Lesser Oudenarder Strae 16 13347 Berlin Tel.: 030 3465529 03 | Fax: 030 346552912 E-Mail: stephanie.lesser@dzhk.de

Treuhandstelle des DZHK

Universittsmedizin Greifswald Institut fr Community Medicine, Abt. VC Ellernholzstr. 1-2; 17487 Greifswald Tel.: 03834/86-7588 E-Mail: ths-dzhk-support@uni-greifswald.de

Datenhaltung des DZHK

Universittsmedizin Gttingen Institut fr Medizinische Informatik Robert-Koch-Strae 40; 37099 Gttingen Tel.: 0551/39-13175 | Fax: 0551/39-22493 E-Mail: dzhk.support@med.uni-goettingen.de

Institut fr Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin

Universittsmedizin Greifswald Ferdinand-Sauerbruch-Strae; 17475 Greifswald Fax: 03834/86-5502 E-Mail: laborstudien.umg@uni-greifswald.de

Aufbewahrung der Studienunterlagen

Anforderungen an die Studienunterlagen:

- Aktuell und vollstndig

- Erreichbar fr Studienpersonal und Monitore

- Verfgbar fr eventuelle Audits oder Inspektionen

- Gegen unbefugten Zugriff geschtzt

Ab dem Ende der Studie sind die zugehrigen Unterlagen fr

10 Jahre aufzubewahren.

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Teilnehmer-Identifzierung und

Informed Consent

Biomaterialgewinnung und

Pseudonym-Zuordnung

Transport

Biomaterialverarbeitung

Lagerung

Biomaterialherausgabe

Analyse-Optionen und Methoden

Qualittssicherung

Basis-Biobanking: zweckoffene Biomaterial-sammlung von jedem Teilnehmer einer klinischen DZHK-Studie, Kohorte, Register (Basis Set)

Studien-Biobanking: studien-spezifische Biomaterial-sammlung (Studien Set)

DZHK Biomaterial

DZHK Biobanking

300 l

DZHK Biobank SOPs (QL2)

DZHK Basis-Biobanking

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Basis-Abnahmesets

Basis-Set

Serum

EDTA Plasma

Citrat Plasma

Urin

Buffy Coat

Inhalt:

Biomaterial-ID Basis-Abnahmeset (1D-Barcode,

Identifikationscode des Basis-Abnahmesets)

Biomaterial-Begleitschein Basis-Set

Etikett (Biomaterialkennung) fr den Urinbecher

zustzliche Ersatz- Etiketten

(Identifikationscode ohne Materialkennung)

gelabelte Primrgefe und auf einem Rack vorgesteckte und gelabelte Aliquotgefe

in der Anfangsphase: zentral ber IKCL Greifswald zu bestellen (siehe Anforderungsbogen)

TransitionCHF-Abnahmeset

TransitionCHF-Set

Serum

EDTA Plasma

Citrat Plasma

Urin

Buffy Coat

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DZHK Basis-Set

DZHK Biobanking

Studienspezifisch (TransitionCHF): 68 Aliquots Serum [300 l] 20x EDTA-Plasma [300 l] 20x Citrat-Plasma [300 l] 8x Urin [300 l] 16x Buffy Coat [< 300 l] 4x

Basis-Set: 34 Aliquots Serum [300 l] 10x EDTA-Plasma [300 l] 10x Citrat-Plasma [300 l] 4x Urin [300 l] 8x Buffy Coat [< 300 l] 2x

In der Anfangsphase

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Anforderung der Biobanking-Abnahmesets

in 5er Paketen bei IKCL Greifswald

(vorgesteckt und gelabelt)

Angabe von Sarstedt oder BD

Gleichzeitige Anforderung von Basis- und

TransitionCHF-Set

Lieferzeit: ca. 2-3 Wochen

Zu beachten: Haltbarkeit von ca. 5 Monaten

auf dem Abnahmeset vermerkt

Anforderung der Abnahmesets

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Voraussetzungen fr Biobanking

Aktivierung des Studienzentrums und Autorisierung

lokaler Personen (lokaler Studienleiter/-arzt, Study Nurse)

Aufklrung des Patienten durch Studienarzt

Einwilligung zur Studie und DZHK-Biobanking

Pseudonym-Anforderung fr klinische Daten (Phnotyp-Pseudonym = PatientenID)

bei Treuhandstelle ber secuTrial Erfassung von personenidentifizierenden

Angaben und Informed Consent

Biobanking-Abnahmesets im Zentrum vorhanden (Anforderung bei IKCL Greifswald

in der Anfangsphase, Lieferzeit: ca. 2-3 Wochen)

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Bentige Materialen / Informationen

Verknpfung von LIMS-Pseudonym Basis-Set (DZHK-Patienten- /

Probanden-Identifikation) mit der Biomaterial-ID Basis-Abnahmeset

(Identifikationscode des Basis-Abnahmesets, Biomaterialkennung)

Dokumentation auf dem Biomaterial-Begleitschein und in secuTrial

(in der Anfangsphase)

Anleitung zur sterilen Urinabgabe fr Patienten/Probanden (siehe Merkblatt

Gewinnung von Mittelstrahlurin)

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Rack mit vorgesteckten Aliquotgefen aus dem Basis-Abnahmeset

Biomaterial-Begleitschein (bereits ausgefllt fr Biomaterialgewinnung)

Zentrifuge (gekhlt oder ungekhlt)

Kalibrierte Pipetten und geeignete Pipettenspitzen

-80C Gefrierschrank

DZHK Biomaterialverarbeitung: Bentigte Materialien

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Blutentnahme:

Geeignete Entsorgungsmglichkeit

Ruhezeit vor Blutentnahme: 5 Minuten

Abnahmestelle: Vena cubitalis

Stauzeit < 1 Minute

Probenreihenfolge: Serum, Citrat, EDTA

Lsung der Stauung nach begonnener Blutabnahme

kein wiederholter Faustschluss

sofortiges Schwenken der Primrgefe

aufrechte Lagerung der Primrgefe

DZHK Biomaterialgewinnung: Blut

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Uringewinnung:

Etikettierung des Urinbechers

Informierung durch Merkblatt

Gewinnung von Spontan-Urin

Sofortige Dokumentation Urin-Sammelzeitpunkt und Aussehen auf

Begleitschein

Aktive Regelblutung: Notiz auf Begleitschein

DZHK Biomaterialgewinnung: Urin

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Generelle Verarbeitung:

berprfung Biomaterial-Begleitschein und Primrgefe

Zentrifugation aller Primrgefe (auch Urin):

2.000 g fr 10 min ODER 3.000 g fr 5 min

gekhlte Zentrifuge: Temperatureinstellung auf 18C

ungekhlte Zentrifuge: nach jedem Lauf abkhlen lassen

Aliquotierung in 300 l-Aliquotgefe gem Rack-Schema

lokale Lagerung bei -80C und Dokumentation des Stellplatzes

Verarbeitung durch geschultes Personal

DZHK Biomaterialverarbeitung

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Fllmenge der Aliquots

Jedes Aliquot (mit Ausnahme des Buffy Coats) muss 300 l enthalten.

Reicht die Menge nicht aus, sind weniger Aliquots zu befllen.

DZHK Biomaterialverarbeitung

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Blut:

Dokumentation von Probenbeschaffenheit (unauffllig,

lipmisch, ikterisch, hmolytisch)

Urin:

Dokumentation von Probenbeschaffenheit (unauffllig, trb, blutig)

Dokumentation auf dem Begleitschein,

inkl. Abweichungen und Probenbeschaffenheit

DZHK Biomaterialverarbeitung: Dokumentation

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Primrgefe

Biomaterial-Begleitschein

Aliquotgefe (Rack)

mglichst innerhalb von 60 Minuten nach der

Biomaterialgewinnung

DZHK Biomaterialgewinnung: Transport ins Labor

Dokumentation intern

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Dokumentation des Lagerortes gem rtlichen Standards, muss jedoch

mindestens enthalten:

Exakter Lagerort (inkl. Rack und Biomaterialnummer)

Jegliche Biomaterialentnahme (inkl. Grund und Verbleib des

entnommenen Materials)

Jegliche Auftau- und Wiedereinfrierschritte

Besonderheiten

Biobanking-Dokumentation

Dokumentation extern

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eCRFs fr Studien-Set und Basis-Set in Studiendatenbank secuTrial

(bergangslsung)

Biobanking-Dokumentation

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LIMS-Pseudonym bei Auswhlen eingeben

=> Basis- UND Studien-Begleitscheine im

secuTrial anlegen

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DZHK Biomaterialverarbeitung: Begleitscheine

Biomaterial-Begleitschein: Basis-Set nach Erfassung in secuTrial an die DZHK-Geschftsstelle faxen (DZHK-Geschftsstelle)

Biomaterial-Begleitschein: TransitionCHF (studienspezifisch) nach Erfassung in secuTrial an Angelika Beneke (Fax-Nummer: 0551 / 39-10947) schicken

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Das Wichtigste auf einen Blick

Biomaterialgewinnung, -verarbeitung und lagerung

nur nach vorheriger Einwilligung des Patienten / Probanden!

Blutentnahme, Biomaterialverarbeitung und lagerung

durch geschultes Personal

DZHK-externe Studienzentren: wenn Lagerung nur bei -20C mglich, dann (schnellst

mglicher) Transport innerhalb einer Woche an ein DZHK-internes Zentrum organisieren

Dokumentation aller Ablaufschritte,

einschlielich LIMS-Pseudonym und Biomaterial-ID/Basis-Abnahmeset sowie

alle Abweichungen auf Biomaterial-Begleitschein und

Erfassung in secuTrial (Anfangsphase)