Überholung des Informationssystems eines Kleinunternehmens

Anwendungen und Systeme der Wirtschaftsinformatik

Thema: “Überholung des Informationssystems

eines Kleinunternehmens”

SS 2015Volha CharnukhaDimitrina Ivanova Olga Okhmush Aksana ChabatarGalyna KravchutaAlla Kusraeva

A.Kusraeva,A.Chabatar,V.Charnukha,D.Ivanova,O.Okhmush,G.Kravchuta

1. Einleitung - Alla Kusraeva

2. Projektorganisation – Aksana Chabatar

3. Informationssysteme – Olga Okhmush

4. Bereitstellung von Anwendungssystemen – Alla Kusraeva

5. Prozessmodellierung – Dimitrina Ivanova

6. Datenmodellierung – Galyna Kravchuta

7. Cloud Computing – Volha Charnukha

GliederungGliederung


EinleitungEinleitung

Alla Kusraeva

Wer sind wir?

Was machen wir?

Unser Ziel:

ProjektdefinitionProjektdefinition

Projektteam der ABC GmbH

Optimierung des IT-Systems der ABC GmbH

Einführung eines effizienten ERP-Systems

Alla Kusraeva

HandelsunternehmenSitz in MünchenLokal agierend

Kleinunternehmen(50 Mitarbeiter)

Leistungsspektrum:Vertrieb von Farben,

entsprechende Beratung

Kunden:Groß-und Kleinunternehmen,

auch Privatpersonen

ABC GmbH

Unser Unternehmen Unser Unternehmen

Alla Kusraeva

Bisher:

Fehlende Funktionalität des Altsystems

Insellösungen in jeder Abteilung

Fehlende Übersichtlichkeit

AusgangssituationAusgangssituation

Alla Kusraeva

Geplant:

EffizienzsteigerungProzessoptimierungAufwandssenkung durch effektivere

DatenverwaltungOptimierung von VertriebsaktivitätenZentrale DatenhaltungBeschleunigung von Bestellvorgängen

Erzielte EffekteErzielte Effekte

Aksana Chabatar

2. Projektorganisation

Aksana Chabatar

ProjektProjekt

Projekt – eine geplante Reihe von in Beziehung stehenden Aktivitäten, um ein bestimmtes Geschäftsziel zu erreichen.

Zielvorgabe Zeitliche Befristung

Komplexität Budget

Organisation Einmaligkeit

Aksana Chabatar

Projektorganisation – eine speziell geschaffene Organisation für die Dauer eines anstehenden Projektes.

Fragen: 1) wie zeitlich befristete Projekte in die bestehende dauerhafte Organisationsstruktur eingebettet werden können (Form der Projektorganisation)

2) wie Projekte intern zu

strukturieren sind

(Projektstruktur)

ProjektorganisationProjektorganisation

Aksana Chabatar

ProjektorganisationProjektorganisation

Voraussetzungen für eine funktionierende Projektorganisation:

- Im Vorhinein definierte Projektvereinbarungen - Klare Entscheidungskompetenzen - Ausreichende Anzahl von Mitarbeitern mit Fachkompetenzen - Stakeholder Management - Verfügbarkeit und Freigabe der benötigten Ressourcen - Funktionierendes Projekt Management Office (PMO).

Aksana Chabatar

Formen der ProjektorganisationFormen der ProjektorganisationReine PO

Matrix - PO

Stabs - PO

Aksana Chabatar

Kriterien für die Wahl der geeigneten Form Wahl der PO - FormWahl der PO - Form

Unsere Wahl: Matrix – POVorteile: - kaum Umstellung der Betriebsorganisation - schneller Wissenstransfer - Teamarbeit

Aksana Chabatar

Matrix - ProjektorganisationMatrix - Projektorganisation

Geschäftsführer

Einkauf Kunden-betreuung

Lager/Logistik

Finanz/Buchhaltung Vertrieb

Stab

1 2 3 4 5 6

Projektleiter

Aksana Chabatar

ProjektgruppeProjektgruppe

Die Projektgruppe ist das vom Auftraggeber eingesetzte Gremium, welches Ist-Analyse und Konzepte verantwortlichbearbeitet.

Projektleiter + 6 Mitarbeiter

Aksana Chabatar

Stakeholder sind alle Personen oder Institutionen, die durch den Verlauf oder das Ergebnis des Projektes betroffen sind.

StakeholderproblematikStakeholderproblematik

Aksana Chabatar

Um eine strukturierte Stakeholder Analyse zu betreiben, kann man sich zum Beispiel einer einfachen Excel Tabelle bedienen oder Stakeholderdiagramm gestalten, welche die Stakeholder nach Einfluss, Macht und Interesse am Projekt klassifizieren.

Die Synchronisation der

unterschiedlichen Interessen

(intern und extern) ist

Aufgabe eines

Lenkungsausschusses.

StakeholderanalyseStakeholderanalyse

Aksana Chabatar

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln zur Abwicklung eines Projektes.

Projektmanagement, Phasen des ProjektesProjektmanagement, Phasen des Projektes

3. Informationssysteme

Olga Okhmush

Olga Okhmush

Komponente:• Hardware und System-Software (Basissystem)• Anwendungs-Software• Organisatorische Konzepte und regelungen • Menschen, die an bzw. mit dem System arbeiten• Datenbank mit den Daten des Systems• Management für Steuerung und Kontrolle

Mensch-Maschine-System

InformationssystemInformationssystem

Olga Okhmush

Betriebliche IS nach Verwendungszweck:• Administrationssysteme:

einfache Verarbeitung großer Datenmengen• Dispositionssysteme

Vorbereitung und Unterstützung menschlicher EntscheidungenEinsatz bei gut strukturierten Aufgabenstellungen

• Planungs- und Kontrollsystemelangfristige, strategische AufgabenEinsatz beim mittleren und oberen Management

• Fuhrungsunterstützungssystemegezielte Informationsversorgung des mittleren und oberen

Managementvon reiner Informationsversorgung bis Entscheidungsunterstützung

Rolle von IS im UnternehmenRolle von IS im Unternehmen

Olga Okhmush

Die Einführung eines neuen IS:• Änderungen von Aufgaben, Fertigkeiten, Management und

Organisationsstrukturen• Unternehmen müssen ein IS erarbeiten, das ihren

allgemeinen Geschäftsplan unterstützt• Entwicklung eines Informationssystemplanes:

1. Aufgaben des Planes2. Strategische Geschäftspläne3. Aktuelle Systeme4. Neue Entwicklungen Untersuchung von gesamten5. Managementsstrategien Unternehmen6. Implementierungsplan7. Budgetanforderungen

IS als Umgestaltung der Organisation eines Unternehmen

IS als Umgestaltung der Organisation eines Unternehmen

Olga Okhmush

Im Einkauf:• Beschaffungsentscheidungen• Entsprechenden Lieferanten• Rahmenbedingunen

Funktionen des Einkaufsprozesses:• Anfrage- und Bestellbearbeitung• Automatische ABC-Lieferanten-Klassifizierung• Liefereinteilung mit Vorlieferanten• Verwaltung von Preisen und Konditionen Buchung von Wareneingängen:

I. Bedarfsermittlung anhand der Reservierungsfehlbestände II. Sofort-Bestellung über eine Anfrage bei einem Lieferanten

Funktionen und Anforderungen an IS des Wareneingangs

Funktionen und Anforderungen an IS des Wareneingangs

Olga Okhmush

Lager:„Überbrückungsfunktion zwischen Beschaffungs- und

Arbeitsseite in zeitlichen Mengenmäßigen und logischer Form“Kernfunktionen:• Auftragsbearbeitung• Auftragsfreigabe• Inventur• Erwartungsmodule• Zusatzfunktionen (z.B. Transportwege zu minimieren)

Funktionen und Anforderungen an IS der Lagerverwaltung


Olga Okhmush

Warenbewegungen

Materialfluss Informationsfluss



4. Bereitstellung von Anwendungssystemen

Alla Kusraeva

Alla Kusraeva

Alternativen der Software-BereitstellungAlternativen der Software-Bereitstellung

Bereitstellen von Anwendungssystemen

„Buy“Einführung von

Standardsoftware

„Make“Erstellung von

Individualsoftware

Alla Kusraeva

Standardsoftware

vorgefertigte Programmpakete, die einen klar definierten Anwendungsbereich

unterstützen und als fertige Produkte auf dem Markt erworben werden können.

StandardsoftwareStandardsoftware

Alla Kusraeva

Individualsoftwarewird für eine spezialisierte

Aufgabenstellung eines einzelnen Unternehmens entwickelt. Es handelt sich um eine „maßgeschneiderte“ Software für

spezielle, in der Regel einmalige Anwendungen.

IndividualsoftwareIndividualsoftware

Alla Kusraeva

Kosteneinsparungen

Zeitgewinn

Qualität/Stabilität

Regelmäßige Verbesserungen

Vorteile der StandardsoftwareVorteile der Standardsoftware

Alla Kusraeva

Wartungs-und Serviceangebot

Dokumentation und Schulungsunterlagen

Geringeres Risiko

Teststellung, Referenzbesuche

Vorteile der StandardsoftwareVorteile der Standardsoftware

Alla Kusraeva

unvollständige Abdeckung der Anforderungen

schlechteres Betriebsverhalten

„not invented here“- Syndrom

Abhängigkeit vom Softwarehersteller

Nachteile der StandardsoftwareNachteile der Standardsoftware

Alla Kusraeva

geringer Einfluss auf Weiterentwicklung und Funktionalität

hoher Einführungsaufwand

Anpassung aufwendig oder nicht möglich

Nachteile der StandardsoftwareNachteile der Standardsoftware

Alla Kusraeva

maßgeschneiderte Lösung

keine Anpassung der Organisation erforderlich

gegebenenfalls strategische Vorteile

Unabhängigkeit von Softwarelieferanten

Vorteile der IndividualsoftwareVorteile der Individualsoftware

Alla Kusraeva

hohe Entwicklungskosten

hoher Zeitbedarf

eventuelle Qualitätsprobleme

Abhängigkeit vom Softwareentwickler

Nachteile der IndividualsoftwareNachteile der Individualsoftware

Alla Kusraeva

EntscheidungskriterienEntscheidungskriterien

Hauptentscheidungskriterien der ABC GmbH

Preis – Leistungs - Verhältnis

Qualität/Know-howAbdeckungsgrad der benötigten Funktionen

Alla Kusraeva

Standardsoftware:Niedrigere KostenSofortige VerfügbarkeitHohe technische und fachliche ProgrammqualitätBetriebswirtschaftliches Know-how von vielen

Anwendern, das in der Software abgebildet ist

Entscheidung der ABC GmbHEntscheidung der ABC GmbH

Unsere Entscheidung

Standardsoftware

Alla Kusraeva

Customizing von Standardsoftware

alle Maßnahmen, die im Rahmen der Einführung von Anwendungssystemen zur Anpassung einer standardisierten Software

an die konkreten Anforderungen des Anwenders durchgeführt werden.

Customizing von StandardsoftwareCustomizing von Standardsoftware

Alla Kusraeva

Zweck des CustomizingZweck des Customizing

Zweck des Customizing:

die Transformation der Standardsoftware aus dem Auslieferungszustand in den vom

Anwenderunternehmen gewünschten Soll-Zustand, ohne den Quellcode der Standardsoftware zu verändern.

Alla Kusraeva

Prozess des CustomizingProzess des Customizing

Abbildung: Der Prozess des Customizing im weiteren Sinn

Alla Kusraeva

Vorgehensweisen

Konfiguration von Standardsoftware

Parametrisierung von

Standardsoftware

Durchführung des CustomizingDurchführung des Customizing

Alla Kusraeva

Umfang des CustomizingUmfang des Customizing

Anpassungen der Standardsoftware an die betrieblichen Gegebenheiten

Länderspezifische Einstellungen wie Sprache, Währung,

Abbildung der betrieblichen Organisations-, Funktions- und Datenstrukturen,

Abbildung (und evtl. auch Anpassung) der betrieblichen Prozesse etc.

Alla Kusraeva

Probleme des CustomizingProbleme des Customizing

Probleme und Wirkungen des Customizing:

hohe Kosten,

oft lange Dauer von Customizing – Projekten,

eventuelles Verlieren von Wettbewerbsvorteilen.

Dimitrina Ivanova

5. Prozessmodellierung

Dimitrina Ivanova

DefinitionenDefinitionen

Prozess – inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten

Geschäftsprozess – Verkettung wertschöpfender Aktivitäten, die von Kunden erwartete Leistungen erzeugen und deren Ergebnisse strategische Bedeutung für das Unternehmen haben.

Modellierung – die vereinfachte und zweckorientierte Abbildung eines Sachverhalts.

Dimitrina Ivanova

Prozessmodellierung:• ermöglicht die Zertifizierung • verschafft Transparenz• fördert die Kostensenkung, die

Qualitätssteigerung, die Produktivität, die Kundenzufriedenheit und die Problemlösungsfähigkeit

Ziele der ProzessmodellierungZiele der Prozessmodellierung

• ermöglicht die Analyse und das Steuern von Prozessen, das Erkennen von Änderungsnotwendigkeiten und dadurch - die Risikominderung

• wichtiges Teil der Softwareeinführung – sowohl bei Individual-, als auch bei Standardsoftware

Dimitrina Ivanova

Hauptziel – um verschiedene Software-Produkten und Anbieter zu vergleichen und um festzustellen, ob und welche Anpassungen benötigt sind.

Modellierungssprache – Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK): beschreibt die zeitliche und sachlogische Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten und Ereignissen. EPKs sind ein flexibles und universelles Instrument, d.h. geeignet für den Vergleich zwischen alle ERP-Anbieter.Erweiterte EPKs (eEPKs): beinhalten mehrere Elemente, z.B. Organisationseinheiten.

Prozessmodellierung in ABC GmbHProzessmodellierung in ABC GmbH

Dimitrina Ivanova

Bsp.: BestellungBsp.: Bestellung

Dimitrina Ivanova

ERP – Betriebssoftware, die die operativen Prozesse in allen wesentlichen Bereichen unterstützt und koordiniert (Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb).

Welktmarktführender Anbieter – SAP SE, bietet mehrere ERP-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen an.

ERP-SystemeERP-Systeme

Business Suites – ERP + zusätzliche Komponenten: SRM, SCM, CRM, PLM

Passende Lösung für ABC GmbH – z.B. der SAP Business One Cloud Toolkit

Dimitrina Ivanova

Risiken:

× Unterschätzung der benötigte Aufwand

× fehlendes Verständnis und

Überschätzung der Software-Funktionen

× Probleme bei der Datenübernahme

× Probleme bei der Umschulung der

Mitarbeiter

Chancen und RisikenChancen und Risiken

Dimitrina Ivanova

Chancen und RisikenChancen und Risiken

Chancen:

Anaylse und Verbesserung der

Geschäftsprozesse

Zentralisierung der Datenverwaltung

Transparenzsteigerung

verkürzte Einarbeitungsphasen

Miteinbeziehung von Kunden und Lieferanten

Effizienz- und Effektivitätssteigerung

6. Datenmodellierung

Galyna Kravchuta

• Datenmodellierung bezeichnet Verfahren in der Informatik zur formalen Abbildung der in einem definierten Kontext relevanten Objekte mittels ihrer Attribute und Beziehungen.

• Es gilt: "Data is stable – functions are not" ("Daten sind stabil, Funktionen sind es nicht").

• Daten sind Allgemeingut

DatenmodellierungDatenmodellierung

Galyna Kravchuta

• Die Einhaltung der Integritätsbedingungen, bei einem relationalen Datenbanksystem, erzwingt bestimmte Anforderungen an die Form der Tabellen, auch Relationen. Das Verfahren, dass dabei zum Einsatz kommt, wird Normalisierung genannt.

Ziele der Normalisierung:• Beseitigung von Redundanzen,• Vermeidung von Anomalien,• Erstellung eines klar strukturierten Datenbankmodells.

NormalisierungNormalisierung

Galyna Kravchuta

Attribut BeschreibungK_Nr.# Nummer des Kunden (Ganzzahlig, Key)

K_Name Name des Kunden (Text)

Auf# Auftragsnummer (Ganzzahlig, Key)

Auf_Datum Datum der Auftragerstellung (Ganzzahlig)

Art_Nr.# Artikel- Nummer (Ganzzahlig, Key)

Art_Menge Bestellte Menge des Artikels (Ganzzahlig)

Art_Preis Preis des Artikels pro kg (Ganzzahlig)

L_Nr Nummer des Lieferanten (Ganzzahlig)

L_Name Name des Lieferanten (Text)


Galyna Kravchuta

K_Nr.# K_Name Auf# Auf_Datum Art_Nr.# Art_Menge Art_Preis L_Nr L_Name

205 Terra GmbH 1501 17.04.15 565650HG, 685239IT

10 000,15 000 1,00€; 1,25€ 10, 15 XY GmbH, ZZ GmbH

206 Peter Fischer 1502 18.04.15 2636698KJ, 756835RW

20 000, 5 000 1,00€; 1,25€ 11, 07 Color GmbH,Blue GmbH

205 Terra GmbH 1503 20.04.15 982566DP, 596485IK

50 000,15 000 1,20€;1,25€ 10, 21 XY GmbH, 123 GmbH

207 Tom Schmidt 1504 24.04.15 212746KQ 250 000 1,15€ 11 Color GmbH


Galyna Kravchuta

K_Nr.#

K_Name Auf# Auf_Datum Art_Nr.# Art_Menge Art_Preis L_Nr L_Name

205 Terra GmbH 1501 17.04.15 565650HG 10 000 kg 1,00€ 10 XY GmbH

205 Terra GmbH 1501 17.04.15 685239IT 15 000 kg 1,25€ 15 ZZ GmbH

206 Peter Fischer 1502 18.04.15 2636698KJ 20 000 kg 1,00€ 11 Color GmbH

206 Peter Fischer 1502 18.04.15 756835RW 5 000 kg 1,25€ 07 Blue GmbH

205 Terra GmbH 1503 20.04.15 982566DP 50 000 kg 1,20€ 10 XY GmbH

205 Terra GmbH 1503 20.04.15 596485IK 15 000 kg 1,25€ 21 123 GmbH

207 Tom Schmidt 1504 24.04.15 212746KQ 250 000 kg 1,15€ 11 Color GmbH

Erste NormalformErste Normalform

Galyna Kravchuta

• Kunde • Auftrag

K_Nr.# K_Name

205 Terra GmbH

206 Peter Fischer

205 Terra GmbH

207 Tom Schmidt

Auf# Auf_Datum Art_Nr.#

1501 17.04.15 565650HG

1501 17.04.15 685239IT

1502 18.04.15 2636698KJ

1502 18.04.15 756835RW

1503 20.04.15 982566DP

1503 20.04.15 596485IK

1504 24.04.15 212746KQ

Zweite NormalformZweite Normalform

Galyna Kravchuta

• Artikel

Zweite NormalformZweite Normalform

Art_Nr.# Art_Menge Art_Preis L_Nr L_Name

565650HG 10 000 kg 1,00€ 10 XY GmbH

685239IT 15 000 kg 1,25€ 15 ZZ GmbH

2636698KJ 20 000 kg 1,00€ 11 Color GmbH

756835RW 5 000 kg 1,25€ 07 Blue GmbH

982566DP 50 000 kg 1,20€ 10 XY GmbH

596485IK 15 000 kg 1,25€ 21 123 GmbH

212746KQ 250 000 kg 1,15€ 11 Color GmbH

Galyna Kravchuta

• Kunde • Auftrag

K_Nr.# K_Name

205 Terra GmbH

206 Peter Fischer

205 Terra GmbH

207 Tom Schmidt

Auf# Auf_Datum Art_Nr.#

1501 17.04.15 565650HG

1501 17.04.15 685239IT

1502 18.04.15 2636698KJ

1502 18.04.15 756835RW

1503 20.04.15 982566DP

1503 20.04.15 596485IK

1504 24.04.15 212746KQ

Dritte NormalformDritte Normalform

Galyna Kravchuta

• Artikel • Lieferant

Art_Nr.# Art_Menge Art_Preis565650HG 10 000 1,00€

685239IT 15 000 1,25€

2636698KJ 20 000 1,00€

756835RW 5 000 1,25€

982566DP 50 000 1,20€

596485IK 15 000 1,25€

212746KQ 250 000 1,15€

L_Nr L_Name

10 XY GmbH

15 ZZ GmbH

11 Color GmbH

07 Blue GmbH

21 123 GmbH

Dritte NormalformDritte Normalform

Galyna Kravchuta

ER-Diagramm

Entity-Relationship-ModellEntity-Relationship-Modell

Kunde

Kunden-Nr.

Kunden-Name

erteilt Auftrag

Auftragsnr.

Datum

Artikel-Nr.

Menge

enthält ArtikelArtikel-Nr.

Preis

Lieferanten-Nr. m enthält n Lieferant

Lieferantenname

Lieferanten-adresse

Lieferanten-Nr.

Kunden-adresse

1

Galyna Kravchuta

7. Cloud Computing

Volha Charnukha

Quelle: Eigene Erstellung

Cloud ComputingCloud Computing

Traditionelles System Cloud Computing

Volha Charnukha

Infrastruktur-Dimensionen

Hardware:

Software:

Datenspeicher und Datenbankverwaltung

Traditionelle Systeme

UnternehmensINTERNEGroßrechner, Server,

Client.

Desktop-Anwendungen, Interne Client-

Serveranwendungen

Datenbankserver des Unternehmens

Cloud Computing

UnternehmensEXTERNE Server. Diverse Clients

(PCs, Handys, Netbooks)

Software-as-a-Service, lokale Clients, externe

Server.

Unternehmensexterne Datenbankserver

Quelle: Eigene Erstellung

VergleichVergleich

Volha Charnukha

Quelle: Eigene Erstellumg

Wahl der ServicesWahl der Services

Infrastructure

(as-a-Service)

Application

Runtimes

Security and Integration

Databases

Servers

Networking

Storage

Virtualization

Plattform

(as-a-Service)

Application

Runtimes


Databases

Servers

Networking

Storage

Virtualization

Software (as-a-

Service)

Application

Runtimes


Databases

Servers

Networking

Storage

Virtualization

Uns

ere

Ve

rant

wo

rtu

ngC

loud-An

bieter Verantw

ortu

ng

Volha Charnukha

Datenschutzmaßnahmen:1. Schutzniveau der Daten definieren.2. Sicheres Datentransfer in die und von der Cloud3. Sicherer Zugang zu den Cloud-Diensten4. Sichere Datenarchivierung5. Sichere Datenlöschung

70% von Deutschen machen sich die Sorgen um ihre in der Cloud gespeicherten Daten

(Nach der neuesten Umfragen von CSC (global IT Provider)

Risiken

Datenschutzandere Risiken

DatenschutzDatenschutz

Volha Charnukha

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) • Telekommunikationsgesetz (TKG)

Herangehensweise: Zertifikate als Nachweis über die Erfüllung der Sicherheits-, Compliance- und Datenschutz-Anforderungen

- EuroCloud SaaS Star Audit,- ISO 27001 bzw. ISO 27001 auf Basis von BSI IT-Grundschutz, - das Europäische Datenschutz-Gütesiegel EuroPriSe, - das TÜV Trusted Cloud Zertifikat,- FedRAMP

Datenschutzrecht in DeutschlandDatenschutzrecht in Deutschland

Volha Charnukha

Ausfall der Cloud-Server27%

Übermäßige Komplexität

23%Probleme bei der Kommunikation mit

bestehenden Systemen

20%

Die Insolvenz des Cloud-Anbieter

14%

Mögliche Entwicklung der Pricedumping

7%

Mögliche Bildung eines Kartels

6%

Fehlende Differenzierung vom Wettbewerb

3%

Quelle: Eigene Erstellung nach (Hompel, Michael; Rehof, Jakob; Wolf, Oliver:., S. 39)

Andere RisikenAndere Risiken

Volha Charnukha

IT Kosten senken

Schnelle Skalierbarkeit

von IT-Dienstleistungen.

Verbesserte Mobilität und geographisch verteilte Zugriff auf IT-Ressourcen

Erhöhte organisatorische Flexibilität

Eine höhere Kapazität für Innovation

Vorteile des Cloud Computing:

VorteileVorteile

Volha Charnukha

Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit!


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