Umstellung von InfoPath auf Nintex€¦ · Server 2013 die letzte Version der InfoPath Forms...

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Dieses Whitepaper informiert Sie über die Vorteile der Nutzung von Nintex als Formular- und Workflowlösung für Ihr Unternehmen. Es enthält außerdem effektive Konzepte und

praktische Richtlinien für die Integration bestehender Formulare in Nintex.

Umstellung von InfoPath auf Nintex

EINFÜHRUNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Die Entwicklung von SharePoint InfoPath und Formularen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

WARUM NINTEX?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Eine integrierte Workflow-Plattform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Nintex Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Einfach zu bedienen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Formulare für überall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Erstellen von formulargesteuerten Workflow-Lösungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

VERTRAUTER FORMULARDESIGNER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Was macht Nintex Forms einzigartig? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

RICHTLINIEN ZUR UMSTELLUNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Bewährte Vorgehensweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Auswahl der richtigen Formulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Kontrollliste für die Umstellungsplanung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

NINTEX-MIGRATIONSSZENARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Aktueller Formularhintergrund und Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12-13

Prozessüberarbeitung mit Nintex Forms und Nintex Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Spezifikationen von Nintex Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Spezifikationen von Nintex Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

ERFAHRUNGSBERICHTE: UMSTELLUNG VON INFOPATH AUF NINTEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

ZUSAMMENFASSUNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

ÜBER NINTEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

INHALTSVERZEICHNIS

3 Umstellung von InfoPath auf Nintex

DIE ENTWICKLUNG VON SHAREPOINT INFOPATH UND FORMULAREN

Wie Microsoft-Kunden wissen, hat Microsoft die InfoPath-Formulare eingestellt und sich dafür entschieden, in neue Formulartechnologie für SharePoint, Access und Word zu investieren.

Somit ist InfoPath 2013 die letzte Version der Desktopanwendung und InfoPath Forms Services in SharePoint Server 2013 die letzte Version der InfoPath Forms Services. Die InfoPath Forms Services-Technologie in Office 365 bleibt erhalten und bis auf Weiteres funktionsfähig. Microsoft wird die InfoPath 2013-Desktopanwendung und InfoPath Forms Services für SharePoint Server 2013 bis 2023 weiterhin unterstützen.

Aufgrund der Zeit und Mühe, die viele Unternehmen in InfoPath investiert haben, kann eine Umstellung oder Migration wie eine Mammutaufgabe erscheinen. Sehr komplexe, in InfoPath erstellte Formulare, die kritische Geschäftsprozesse unterstützen, erfordern einen gut durchdachten Umstellungsplan.

Dieses Whitepaper informiert Sie über die Vorteile der Nutzung von Nintex als Formular- und Workflowlösung für Ihr Unternehmen. Es enthält außerdem effektive Konzepte und praktische Richtlinien für die Integration bestehender Formulare in Nintex.

EINFÜHRUNG


Schnelle und einfache

Automatisierung von

Geschäftsabläufen

Erstellen, Veröffentlichen

und Bereitstellen von Formularen

überall

Bieten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, überall,

jederzeit und auf jedem Gerät zu arbeiten

Stellen Sie für inhaltliche Zusammenarbeit eine Verbindung

zur Cloud her

EINE INTEGRIERTE WORKFLOW-PLATTFORM

Nintex bietet eine umfangreiche, integrierte Workflow-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Prozesse einfach zu automatisieren.

Erstellung kompletter Geschäftsprozessanwendungen bei Kombination von Nintex Forms und Nintex Workflow. Bei einer Integration mit Nintex Workflow erstellt Nintex Forms automatisch Workflow-Formulare, die schnell individualisiert werden können, wodurch herkömmliche Workflows zu anspruchsvollen Geschäftsanwendungen werden.

Formulardesigner können Aufgabenformulare erstellen, die es Benutzern ermöglichen, auf diesen Formularen zur Verfügung gestellte Informationen zu genehmigen, zu prüfen und nachzuverfolgen. Jedes Aufgabenformular kann Prozesshintergründe und Statusinformationen enthalten, damit sich alle für Entscheidungen relevanten Informationen an einem Ort befinden. Designer können auch Workflow-Startformulare bearbeiten und designen, die Daten erfassen und anzeigen, bevor sie einen Workflow-Prozess beginnen.

WARUM NINTEX?

Nintex® Connectors


NINTEX FORMS

Nintex Forms ist ein browserbasierter Formulardesigner, der eine schnelle und einfache Formularerstellung in SharePoint oder Office 365 ermöglicht. Erstellen Sie einfache Formulare mit sehr wenig Aufwand oder komplexe und logikbasierte Formulare über JavaScript, jQuery und Cascading Style Sheets (CSS). Nintex Forms kann auf den meisten Mobilgeräten sowohl online als auch offline ausgeführt werden. Nintex Forms ist auch ohne Probleme mit Nintex Workflow integrierbar, sodass Geschäftsprozesse automatisiert und umfangreiche SharePoint-Anwendungen bereitgestellt werden können.

EINFACH ZU BEDIENEN

Designer können Formulare schnell und einfach mit nur einem Mausklick erstellen. Die Steuerelemente können innerhalb des Formulars mithilfe der Drag-and-drop-Funktion mühelos verschoben und neu organisiert werden. Nintex Forms ermöglicht unerfahrenen Benutzern die Erstellung einfacher Formulare, während erfahrene Entwickler komplexe Formulare erstellen können.

FORMULARE FÜR ÜBERALL

Mit Nintex können Sie Ihre gesamte Arbeit mit nur einem Klick mitnehmen. Dank Nintex Mobile können Sie von überall aus arbeiten.

• Daten erfassen

• Anträge einreichen

• Prozesse starten

• Aufgaben erledigen

• Inhalte überprüfen

• Dokumente genehmigen

• Individuelle Apps branden und erstellen

Drag. Drop. Fertig.


ERSTELLEN VON FORMULARGESTEUERTEN WORKFLOW-LÖSUNGEN

Der Wechsel eines Unternehmens zu einem daten- und prozessfokussierten Ansatz führt natürlich zu einer engen Verbindung von Formularen und Workflows.

Um in einem Unternehmen alle Vorteile von Formularen zu erkennen, sind Workflow-Lösungen unabdingbar. Das Ziel einer Workflow-Lösung ist die Automatisierung von Prozessen zwischen Personen und Inhalt.

Bei der Erstellung einer Workflow-Lösung sollten drei wichtige Faktoren berücksichtigt werden:

Mitarbeiter: Eine verstärkte Zusammenarbeit ist unerlässlich. Ihre Mitarbeiter sind auf verschiedene Standorte verteilt und mobil. Sie erwarten, dass sie von jedem Gerät aus arbeiten können und dass Formulare benutzerfreundlich und ansprechend sind.

Prozesse: Zeitraubende, alltägliche Prozesse sollten automatisiert werden, um optimale Workflows zu erreichen.

Inhalt: Ihre Prozesse müssen mit Ihrem gesamten Inhalt verbunden werden – entweder in der Cloud oder lokal.

Um mehr zu erfahren, laden Sie unser Whitepaper „Erstellen von formulargesteuerten Workflow-Lösungen“ herunter.

No-Gos für Formulare Was macht Nintex?

Prozesse Formulare Konnektoren

PersonenDIE NINTEX WORKFLOW-PLATTFORM

Prozesse Inhalt

Mobil


Um das richtige Tool auszuwählen, müssen Sie die Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen Nintex Forms und InfoPath verstehen. Nintex Forms bietet viele Funktionen, die Formulardesigner kennen und schätzen. Benutzer können schnell vertraute Funktionen nutzen, um effektive Formulare zu erstellen. Diese Funktionen sind u. a.:

VERTRAUTER FORMULARDESIGNER

Drag-and-drop Designer können den Drag-and-drop-Formulardesigner verwenden, um sofort Formulare zu erstellen, ohne benutzerdefinierte Codes schreiben zu müssen.

Anzeige/Ausfüllen im Browser Benutzer können das Formular direkt online in ihrem Webbrowser ausfüllen.

Regeln Erstellen Sie Regeln für ein Formularsteuerelement, um Steuerelementen, die auf festgelegten Bedingungen basieren, schnell Formatierungen sowie Transparenz oder Änderungen hinzuzufügen. Designer können über die Laufzeitfunktionen im integrierten Formel-Generator einfache oder komplexe Regeln erstellen.

Validierung Nintex Forms bietet integrierte oder benutzerdefinierte Funktionen, um sicherzustellen, dass bestimmte Daten- und Informationsbedingungen erfüllt werden, bevor das Formular abgeschickt wird.

Datenkonnektivität Nintex Forms kann Business Connectivity Services (BCS) innerhalb von SharePoint nutzen, um auf externe Daten zuzugreifen.

Zugriff auf SharePoint-Inhalte Nintex Forms kann sich direkt mit Daten in SharePoint-Listen verbinden.

Formulare mit Inhaltstypen Designer können jedes Formular anpassen, das in einer Liste oder Dokumentenbibliothek mit einem Inhaltstyp verbunden ist.

Funktionen Designer können interaktive Formulare mit dynamischen Steuerelementen erstellen, wie z. B. Nachschlagen in Liste, wiederholte Gruppe, Personen-/Gruppenauswahl und Feld für berechneten Wert.


WAS MACHT NINTEX FORMS EINZIGARTIG?

Nintex Forms bietet innovative Funktionen und Konzepte, die es zu einem ausgezeichneten Tool zur Erstellung von Formularen machen. Ehemalige InfoPath-Benutzer werden die folgenden Merkmale von Nintex Forms besonders zu schätzen wissen:

Mobility Erstellen von Formularen für mehrere Gerätelayouts, die von einem Mobilgerät aus aufgerufen und ausgefüllt werden.

Übertragbarkeit Verwenden der Import- und Export-Funktion, um Formulare schnell mit all ihren Einstellungen und Layouts von einer Umgebung in eine andere zu übertragen.

Wiederverwendbarkeit Erstellen wiederverwendbarer Komponenten und Speichern von Formularen als Vorlagen.

Vorschau Vorschau der Formularanzeige in einem ausgewählten Gerätelayout, ohne den Formulardesigner verlassen zu müssen.

Anpassung Hinzufügen von erweiterten Funktionen und individuellem Branding zu Formularen über JavaScript, jQuery und Cascading Style Sheets (CSS).

Formularvariablen Nutzen ausgeblendeter Werte, die während der Laufzeit berechnet werden, in Steuerelementen und Regeln verwendet werden und an Listenspalten angebunden werden können.

Workflow-Variablen Erstellen von Workflow-Variablen und Startdaten, die mit in Nintex Workflow integrierten Workflow-Prozessen interagieren.

Integrierte Funktionen Erstellen komplexer Formeln zur Verwendung in Regeln und berechneten Werten durch Nutzung vorhandener Inline- und Laufzeitfunktionen.

Spalte erstellen Hinzufügen einer neuen SharePoint-Listenspalte und sofortige Verwendung ohne Verlassen des Formulardesigners.

Gerätefunktionen Nutzen Sie Funktionen von Mobilgeräten zum Ausfüllen und Abschicken von Formularen, z. B. die Touch-Steuerung und das Hinzufügen von Fotos und Anhängen direkt über ein Smartphone oder Tablet.

Steuerelemente Erstellen stabiler, interaktiver Formulare mit leistungsstarken Steuerelementen wie Lokalisierung, verwaltete Metadaten, Inhaltstyp ändern und Workflowdiagramm.

Zugang zu Formularen über Nintex Mobile Branding und Individualisieren eigener Apps, sowohl online als auch offline.

Browserübergreifender Support Erstellen von Formularen, die auf allen Browsern funktionieren.


Eine durchdachte Planung ist für die Effektivität und den Erfolg Ihrer Formularstrategie sehr wichtig. Die Verschiebung bestehender Formulare auf ein neues Formular-Tool erfordert einen klar strukturierten Prozess, der genau befolgt werden muss. Beachten Sie die folgenden Richtlinien, die Ihnen bei der Planung einer reibungslosen und effektiven Umstellung Ihrer bestehenden Formulare auf Nintex helfen.

BEWÄHRTE VORGEHENSWEISEN

Designer sollten sich an bestimmte bewährte Vorgehensweisen halten, die die Effizienz und Leistung ihrer Formulare verbessern. Befolgen Sie diese Methoden und bewährten Techniken während des Formularumstellungsprozesses.

RICHTLINIEN ZUR UMSTELLUNG

Prozesse erneut untersuchen Überprüfen Sie bestehende Geschäftsprozesse, die die Formularkomponente mit einschließen. Oft ist eine gründliche Analyse die hervorragende Gelegenheit zur Optimierung und Verbesserung von Formularen als Teil des Geschäftsprozesses.

Datenbereinigung Treffen Sie die wichtige Entscheidung, bestehende Daten zu überprüfen, die in Formularen genutzt werden und aus Quellen wie Websites, Listen und Bibliotheken stammen. Archivieren oder löschen Sie überflüssige Daten, um die Gemeinkosten zu senken, die Integrität zu verbessern, Redundanzen zu beseitigen und die Ladezeiten der in Ihren Formularen enthaltenen Daten zu verbessern.

Unkompliziert Oft beginnen Formulare mit einem einfachen Design, entwickeln sich jedoch zu übermäßig und unnötig komplizierten Anwendungen. Stellen Sie sicher, dass Formulare intuitiv und einfach auszufüllen sind.

Design Ihr primäres Ziel sollte die Erstellung eines visuell ansprechenden Formulars sein, das

zur Zufriedenheit des Benutzers beiträgt. Die in das Formularlayout, die Struktur und das Design investierte Zeit zahlt sich auf lange Sicht mehr als aus. Wählen Sie die logische Gruppierung und Anordnung der Felder im Formular sorgfältig aus.

Benutzer Denken Sie immer an den Benutzer. Egal ob die Benutzer IT-Mitarbeiter, Verkäufer, Unternehmensanwender oder externe Kunden sind – setzten Sie alles daran, ihre Erwartungen zu erfüllen. Fragen Sie den Benutzer immer nach Feedback und beachten Sie dieses während des Formularentwicklungsprozesses.

Tests Oft wird der Bereich Testplanung und Qualitätssicherung beim Formularentwicklungsprozess vernachlässigt oder gar ignoriert. Planen Sie für Tests ausreichend Zeit ein, da gründliche Tests zur Verhinderung von Fehlern beitragen, einen reibungslosen Implementierungsprozess erleichtern und zu einem fehlerfreien technischen Formular führen. Stellen Sie auch sicher, dass die Formulare in mehreren Browsern und auf verschiedenen Smartphones und Tablets getestet werden.


AUSWAHL DER RICHTIGEN FORMULARE

Es ist nicht immer offensichtlich, welche Formulare zur Konvertierung gewählt werden sollen. Bewerten Sie jedes Formular, um zu ermitteln, ob es Ihre Kriterien für die Umstellung auf ein neues Formular-Tool erfüllt. Die Auswahl der richtigen Formulare für die Konvertierung spart Zeit und Arbeit. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren beim Auswählen und Priorisieren von Formularen für die Umstellung auf Nintex Forms.

Geschäftsbedarf Analysieren Sie, wie wichtig das Formular für kritische Geschäftsprozesse ist. Ermitteln Sie, ob vorhandene Formulare Bestandteil eines veralteten Prozesses sind oder nur selten verwendet oder gar nicht mehr benötigt werden.

Komplexität Bewerten Sie die Gesamtkomplexität des Formulars. Formulare werden mit der Zeit oft extrem umfangreich und unpraktisch – doch das muss nicht sein. Der Komplexitätsgrad spielt eine wichtige Rolle bei der Frage, wie aufwendig es ist, Formulare auf eine neue Technologie umzustellen und sie in Zukunft zu pflegen.

Anpassungen Bestimmen Sie, wie viele Komponenten speziell für das Formular entwickelt wurden, z. B. benutzerdefinierter Code und Branding. Die Durchführbarkeit der Konvertierung aktueller Formulare hängt davon ab, wie ausgeprägt die nötigen Anpassungen sind.

Reproduzierbare Komponenten Prüfen Sie, ob wiederverwendbare Elemente vorhanden sind und im Formular verwendet werden können. Nutzen Sie die Möglichkeit, Formulare als Vorlagen zu speichern und Codemodule für die spätere Verwendung zu speichern.

Personalisierung Überprüfen Sie, ob verschiedene Teile des Formulars abhängig von der Rolle eines Benutzers im Prozess angezeigt oder ausgeblendet werden.

Mobilität Klären Sie, ob das Formular nur von internen Benutzern oder auch von Teilnehmern außerhalb des Unternehmens aufgerufen wird. Ermitteln Sie außerdem, welche Browser und Geräte im Benutzerstamm für das Formular berücksichtigt werden sollten.

Datenzugriff Ermitteln Sie die Quelle externer Daten und wo sie von Formularsteuerelementen verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass das Formular auf die notwendigen Daten zugreifen und sie nutzen kann.

Workflowbasiert Entscheiden Sie, ob das Formular eine Komponente eines größeren Prozesses oder eine eigenständige Anwendung ist. Nutzen Sie die Gelegenheit, um zu ermitteln, ob das Formular und der Workflow-Prozess separat oder zusammen besser funktionieren würden.


KONTROLLLISTE FÜR DIE UMSTELLUNGSPLANUNG

Mehrere Ansichten Benötigt das Formular Ansichten, die je nach angemeldetem Benutzer oder bestimmten Bedingungen, die im Formular erfüllt sind, angezeigt oder ausgeblendet werden?

Zugreifen auf Daten in SharePoint Ruft das Formular Daten aus SharePoint-Listen oder anderen Datenquellen ab und nutzt sie in Formularfeldern (z. B. in Auswahl- und Drop-down-Feldern)?

Regeln Welche Regeln werden verwendet, die abhängig von Auswahl und Bedingungen im Formular das Verhalten von Daten, Feldern und Abschnitten bestimmen? Einige Beispiele:

• Schreibgeschützte Felder

• Ein- und Ausblenden von Feldern

• Deaktivierte Felder oder Abschnitte

• Berechnete Felder

• Alternative Feldformatierung

Validierung Gibt es Pflichtfelder im Formular, in die Daten eingegeben werden müssen? Müssen Daten auf ein bestimmtes Format geprüft werden?

Anonyme oder externe Benutzereinreichungen Müssen Benutzer außerhalb des Unternehmens Formulare einreichen, die Daten intern erfassen?

Mobile-Layouts Muss das Formular auf mehrere Layouts ausgerichtet sein, die auf Desktop-Browsern, Mobiltelefonen und Tablets angezeigt werden?

Branding Gibt es Anforderungen bezüglich Branding und Änderungen am Look-and-feel?

Panels Sollten Steuerelemente logisch gruppiert werden? Muss um die Gruppe eine Beschriftung und ein Rahmen angezeigt werden?

Wiederholen der Abschnitte Enthält das Formular gruppierte Sätze anderer Steuerelemente? Sollte es Formularbenutzern möglich sein, bei Bedarf mehrere Instanzen (Reihen) des Satzes einzufügen?

Bestätigungs-/Abbruchmeldungen Muss bei erfolgreichem Absenden oder Abbruch eines Formulars eine individuelle Meldung angezeigt werden?

Aktualisierungen von Listenspalten Führt das Hinzufügen von Inhalt in die Formularfelder oder das Aktualisieren der Inhalte bei Absenden des Formulars zu einer Aktualisierung der Daten der Listenspalte?

Benutzerdefinierter Code Wird ein benutzerdefinierter Code (JavaScript, jQuery, CSS) zur Einrichtung bestimmter Verhaltensweisen innerhalb des Formulars oder für das Formular-Branding benötigt?

Workflow-Aufgabenformulare Sollten Workflow-Aufgabenformulare zur Erfassung zusätzlicher Daten angepasst werden und ein anderes visuelles Design aufweisen?

Nach der Auswahl der Formulare für die Konvertierung ist eine gründliche und gut geplante Umstellung erforderlich, um eine erfolgreiche Migration sicherzustellen. Beachten Sie bei Ihrer Planung die folgenden Aspekte.


Wir kennen nun die Vorteile und Funktionen von Nintex und die Richtlinien zur Umstellung bestehender InfoPath-Formulare auf Nintex Forms. Schauen wir uns nun einmal ein reales Szenario eines Genehmigungsprozesses für einen Lieferantenvertrag an. Zuerst betrachten wir die aktuellen Details eines Unternehmensprozesses, der mit InfoPath erstellt wurde. Dann untersuchen wir die wichtigsten Funktionen und Konzepte zur Umstellung des formulargesteuerten Prozesses auf eine leistungsstarke Geschäftsanwendung über Nintex Forms und Nintex Workflow.

AKTUELLER FORMULARHINTERGRUND UND DETAILS

Der aktuelle Genehmigungsprozess für den Lieferantenvertrag baut auf einem alten InfoPath-Formular auf. Das Formular umfasst und steuert den gesamten Genehmigungsprozess für neue Lieferantenverträge in einem Unternehmen. Dem Unternehmen wird ein neuer Lieferantenvertrag zugeschickt, wenn das Formular für einen neuen Vertrag ausgefüllt wird. Dadurch startet der Genehmigungsprozess des Lieferantenvertrags, durch den die Formularinformationen zur Prüfung und Genehmigung an verschiedene Benutzer (auf Grundlage der Rolle und der Abteilungsebene) geschickt werden. Der Vertrag muss von allen beteiligten Parteien genehmigt werden, bevor er ausgeführt werden kann. Andernfalls wird er abgelehnt.

Das Formular wurde über lange Zeit in der Produktion eingesetzt. Alle Informationen zum Vertrag und zum Prozess befinden sich im Formular. Der eigentliche Genehmigungsprozess für den Lieferantenvertrag wurde wegen Geschäftsänderungen mehrmals wiederholt. Viele Genehmiger, die Teil des Prozesses waren, sind nun in einer anderen Rolle tätig oder haben das Unternehmen verlassen und sind deshalb nicht länger beteiligt. Viele verschiedene Entwickler haben mit der Zeit an dem Formular Modifikationen vorgenommen, aufgrund von Logikänderungen oder zur Problembehebung. Das Unternehmen möchte den gesamten Prozess aktualisieren und optimieren und auf Nintex Forms umstellen. Im Folgenden sind weitere Details zum bestehenden Genehmigungsformular für Lieferantenverträge aufgelistet.

NINTEX-MIGRATIONSSZENARIO

• Das Formular wurde während seiner Lebensdauer viele Male bearbeitet und aktualisiert. Einst einfach und effizient, ist es nun schwerfällig, umständlich, lang und komplex.

• Ein benutzerdefinierter Code wurde entwickelt und mit der Zeit in viele Teile des Formulars integriert, um fehlende Funktionen hinzuzufügen und sich ändernden Geschäftsanforderungen zu entsprechen.

• Prozesslogik und zugewiesene Aufgaben werden vollständig im Formular ausgeführt.

• Im gesamten Formular werden Regelkomponenten für die Feldtransparenz, Validierung und Formatierung eingesetzt.

• Abschnitte und Felder werden auf Grundlage der aktuellen Benutzerrolle und der aktuellen Stelle im Prozess angezeigt oder ausgeblendet.

• Datenverbindungen werden zum Zugriff auf SharePoint- und externe Daten und zu deren Einspeisung in das Formular verwendet.


ÜBERARBEITUNG DES PROZESSES MIT NINTEX FORMS UND NINTEX WORKFLOW

Wie zuvor erläutert, ist die Entscheidung, ein bestehendes Formular zu Nintex zu migrieren, ein guter Zeitpunkt für Unternehmen, die Geschäftsanwendung zu überprüfen und zu optimieren. In diesem Szenario möchte das Unternehmen jetzt Nintex Forms und Nintex Workflow nutzen, um den vorhandenen Genehmigungsprozess für den Lieferantenvertrag neu zu erstellen. Wir können die Informationen und Konzepte aus diesem Whitepaper verwenden, um die Anwendung zu überprüfen und neu zu gestalten.

Mithilfe von Nintex Forms mit Nintex Workflow können wir den Prozess neu ausrichten, um ihn dynamischer, effizienter und benutzerfreundlicher zu machen. Der Genehmigungsprozess für den Lieferantenvertrag wird aufgeteilt in ein Formular zum Erfassen und Anzeigen von Daten und in Workflows für die Geschäftslogik, Aufgabenzuweisungen, Statusaktualisierungen und Benachrichtigungen. Nachfolgend werden die wichtigsten Merkmale und Ansätze erläutert, mit denen die Anwendung in einen effizienteren und optimierten Prozess konvertiert wird.

• Der Zugriff auf das Formular ist nur innerhalb der Firewall und des Netzwerks des Unternehmens möglich. Somit können nur interne Benutzer mit dem Formular arbeiten, wenn sie im System des Unternehmens angemeldet sind.

• Höher gestufte Felder werden konfiguriert, um Daten vom Formular zu Listenspalten in einer Bibliothek für SharePoint-Formulare zu übertragen.

• Ein individuelles Branding, das die Unternehmensstandards zum Erscheinungsbild und Verhalten widerspiegelt, wurde entworfen und auf das Formular angewandt.

• Änderungen des Formulars machen umfangreiche Tests notwendig, die häufig den Abschluss aller vorigen Schritte des Prozesses erfordern, bevor der gewünschte Teil des Prozesses getestet werden kann.

• Fehler, die während des Prozesses entdeckt werden, können nicht einfach behoben werden

• Der aktuelle Status wird im Formular angegeben, doch Benutzer können den Fortschritt des Prozesses nicht einfach nachverfolgen.


• Felder können auf einfache Weise angeordnet und gruppiert werden, um ein gut aufgebautes und optisch ansprechendes Formular zu erstellen.

• Mehrere Layouts des Formulars werden zur Verwendung auf beliebigen Geräten gestaltet und können jetzt von autorisierten oder anonymen Benutzern außerhalb des Unternehmens abgerufen werden.

• Einfaches Branding kann mit serienmäßigen Funktionen durchgeführt werden; komplexere Formatierungen können über Cascading Style Sheets (CSS) erstellt werden.

• Benutzerdefinierte Funktionen können mit JavaScript und jQuery entwickelt und auf das Formular angewendet werden. Module dieses

SPEZIFIKATIONEN VON NINTEX WORKFLOW

Codes lassen sich speichern und in anderen Formularen wiederverwenden.

• SharePoint und andere Datenquellen können in Formularfeld-Steuerelemente integriert werden, z. B. hierarchische Drop-down-Listen, Listensuchen und externe Datenspalten.

• Über den integrierten Regelgenerator für Feldformatierung und Datenüberprüfung können Regeln hinzugefügt werden.

• Felder mit berechneten Werten können zur Erstellung von geschätzten und integrierten Werten verwendet werden, die mit Inlinefunktionen erstellt und in Laufzeit angezeigt werden.

• Im Formular erfasste Daten können in Workflow-Variablen gespeichert und direkt an Workflows weitergeleitet werden.

• Workflow betreibt die Prozesslogik der Anwendung auf Grundlage der eingegebenen Daten, erfüllten Bedingungen und getroffenen Genehmigungswahl.

• Der Genehmigungsprozess kann modular angelegt werden, indem unterschiedliche Workflows erstellt werden, die spezielle Bereiche der Funktion abdecken.

• Getrennte Workflows ermöglichen eine einfache Fehlerbehebung, da es keine einzelne Problemstelle gibt, und der Prozess kann so erstellt werden, dass er an ausgewiesenen Stellen neu startet.

• Mit Workflow können Aufgaben während des Prozesses, der die Erinnerungs- und Eskalierungsfunktion mit einschließt, erstellt, zugewiesen und nachverfolgt werden.

• Genehmiger und Workflow-Teilnehmer können auf den von Nintex bereitgestellten Bereichen der Webseite ihre jeweiligen Aufgaben einfach anzeigen.

SPEZIFIKATIONEN VON NINTEX FORMS

• Workflow bietet Status-Updates in Echtzeit, was es den Benutzern ermöglicht, während jedes Zeitpunkts des Prozesses ganz einfach den aktuellen Status zu sehen.

• Designer erstellen individuelle Benachrichtigungen, die bei Aufgabenzuweisungen und Statusänderungen verschickt werden.

• Der Prozess aktualisiert Daten in Listenspalten und Werte in Formularfeldern.

• Workflow-Variablen, die zur Speicherung und Aktualisierung von Daten verwendet werden, die während des Prozesses aus Aktionen erfasst wurden.

• Die Problembehebung wird durch die in den Workflow-Status integrierte grafische Darstellung des Workflows und der automatischen Fehlermeldungen erleichtert.

• Tests von Änderungen an den Workflows sind einfach durchzuführen, da der Prozess in kleinere Workflows aufgeteilt wurde, die spezielle Funktionen ausführen.


Viele Unternehmen sehen die Einstellung von InfoPath als Gelegenheit, andere Formular-Tools kennenzulernen. Sie möchten leistungsstärkere, besser anpassbare und benutzerfreundlichere Formulare. Im Folgenden ein paar Erfahrungsberichte von Unternehmen, die von InfoPath auf Nintex Forms umgestellt haben.

– Scott Glaser, SharePoint-Architekt, Park Nicollet Health Services

Ein müheloser erster Erfolg.

ERFAHRUNGSBERICHTE: UMSTELLUNG VON INFOPATH AUF NINTEX

NINTEX IST „EINFACHER ZU VERWALTEN“

Scott Glaser, SharePoint-Architekt bei Park Nicollet Health Services, sagt, dass sein Unternehmen eine große InfoPath-Präsenz hatte, die es durch ein neues Formular-Tool ersetzen wollte. Damals gab es ein großes Problem: Mit InfoPath konnten Benutzer schwer zu unterstützende Anwendungen erstellen, die den IT- und SharePoint-Teams des Unternehmens Kopfzerbrechen bereiteten.

„An Nintex gefiel uns, dass es direkt in SharePoint integriert war, also genau dort, wo die ganze Arbeit passiert“, so Glaser. „So konnte man uns diese so wichtigen benutzerdefinierten Formulare bereitstellen. Mit Nintex konnten wir vieles von dem erreichen, was wir schon mit InfoPath versucht hatten, doch Nintex war einfach klarer strukturiert. Es war einfacher zu verwalten. Es war Teil unserer Infrastruktur.“

Wie IT-Teams wissen, ist Benutzerfreundlichkeit der Schlüssel zum Erfolg eines Tools. Kurz nach der Umstellung auf Nintex Forms erhielt Glaser einen Auftrag für ein einfaches Formular zur Patientenaufnahme. Zuvor wäre das Entwicklungsteam Wochen, wenn nicht gar Monate mit der Entwicklung des Formulars beschäftigt gewesen. Dank Nintex Forms erstellte das Share Point-Team von Park Nicollet Health Services das Aufnahmeformular in nur wenigen Stunden und die Entwickler konnten sich auf größere Projekte konzentrieren.

„Ein müheloser erster Erfolg“, sagte Glaser, und das nur wenige Wochen nach Einführung von Nintex Forms.

NINTEX IST SCHNELLER UND EFFIZIENTER

Stacie Weffelmeyer, ECM-Analytikerin bei World Wide Technology Inc., schätzt die Benutzeroberfläche und die Drag-and-drop-Funktion von Nintex Forms. Sie findet auch gut, dass das Aussehen des Formulars einfach angepasst werden kann und SharePoint-Spalten sich bei der Bearbeitung direkt in ein Formular einfügen lassen.

Um als Erfolg angesehen zu werden, müssen neue Technologie-Tools Unternehmen letztendlich Zeit und Geld sparen, indem sie ihnen eine effektivere Arbeit ermöglichen.

„Nintex hilft allen, viel schneller und effizienter zu arbeiten“, so Weffelmeyer. „Je schneller Tätigkeiten ausgeführt werden können, desto mehr Arbeiten können erledigt werden und umso mehr kann an den Kunden geliefert werden.“


Die Umstellung auf ein neues Formular-Tool erfordert eine sorgfältige Planung und eine klare Strategie. Viele Aspekte müssen berücksichtigt werden, bevor bestehende Formulare schließlich zu Nintex Forms migriert werden können. Die Kombination aus benutzerfreundlichem Designer, Mobility-Optionen und erweiterten Funktionen macht Nintex Forms zum idealen Ersatz für die InfoPath-Anwendung, die eingestellt wird.

ZUSAMMENFASSUNG

Nintex, der weltweite Standard für Workflow-Automatisierung, ermöglicht der Unternehmens-IT eine schnellere und einfachere Erstellung und Verwaltung von einfachen sowie anspruchsvollen Geschäftsprozessen vom Back- bis zum Front-Office. Mehr als 5.000 Kunden in 90 Ländern nutzen über das weltweite Netzwerk des Unternehmens mit mehr als 1.100 Partnern die Workflow-Automatisierungsplattform von Nintex, um ihre Produktivität zu steigern und Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Im Jahr 2015 wurde Nintex als „Microsoft Office & SharePoint Application Development Partner of the Year“ ausgezeichnet und übernahm Drawloop, eine der zehn besten gebührenpflichtigen Apps in Salesforce AppExchange. Mit der Nintex-Plattform können Sie Workflows und Formulare automatisieren und Dokumente erstellen – in der Cloud, auf Mobilgeräten sowie in Hybrid- und lokalen Umgebungen.

Wir besprechen gerne Ihre geschäftlichen Anforderungen mit Ihnen und stellen Ihnen unseren einzigartigen Ansatz zur Workflow-Automatisierung vor. Wir bieten Ihnen folgende Dienstleistungen an:

• Ein Gespräch über Ihre geschäftlichen Anforderungen mit einem unserer Workflow-Experten und unseren Partnern

• Lösungsdemonstrationen und Proof of Concepts, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind

• Eine umfassende Antwort auf Ihr RFI/RFP

• Kundenreferenzen

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