Univ.-Prof. Dr. Dr. Thomas Schildhauer Potenzialanalyse E-Government mps Anwendertagung 14. November...

Univ.-Prof. Dr. Dr. Thomas Schildhauer

Potenzialanalyse E-Government

mps Anwendertagung

14. November 2006

Potenzialanalyse E-Government - 2 -


IEB

Agenda

Kurzvorstellung IEB

Potenzialanalyse E-Government des IEB

IEB



IEB

Das Institute of Electronic Business (IEB)

Hochschule An-Institut Unternehmen

IEB



IEB

Hochschule An-Institut

Erkenntnisse der Grundlagenforschung

Forschungsergebnissefür die praktische Nutzung

Anforderungen aus der Wirtschaft

Impulse für die Grundlagenforschung

Unternehmen

Das Institute of Electronic Business (IEB)

IEB

FuE-Funktion des IEB: angewandte Forschung, Auftragsforschung,

Wissenstransfer

FuE-Funktion des IEB: angewandte Forschung, Auftragsforschung,

Wissenstransfer



IEB

Agenda

Kurzvorstellung IEB

Potenzialanalyse E-Government des IEB




IEB

E-Government am IEB 2001-2006

Projekte seit 2001 für Fortschritt im E-GovernmentPotenzialanalyse E-Government



IEB


Kernfragen

bei der Suche nach dem

„richtigen“ Ansatzpunkt für…

Was bedeutet Produktivität in der Verwaltung? Wo liegen Produktivitätsreserven? Wie können sie erschlossen werden? Was kostet die Erschließung der Produktivität? Wo hat die Kommune direkten Nutzen?

Haushalt Standortqualität




IEB

„Quo Vadis“ Kommunen!

Folgende extern bestimmte Zwänge wirken auf den Handlungsrahmen:

1 3

Wie werde ich dieser Herausforderung mit einem knappen Investitionsbudget gerecht?

Die Finanzierung der Haushalte ist gefährdet!

Die Finanzmisere erfordert einen Paradigmenwechsel! Unser Lösungsansatz für diese Kernfragen ist „Die Effektive und Effiziente Kommune“!

2

Wie gelingt es mir, mein internes „Geschäftsmodell“ der digitalen Welt anzupassen?

Wie kann meine Kommune flexibler werden und schneller auf Veränderungen reagieren?

ZunehmendeDigitalisierung

Neue Aufgabenfür Kommunen

Leere Kassender Kommunen




IEB

Die „Effiziente Kommune“: Thesen und Fragen!

These 1: Effektivität These 2: Effizienz

These 3: eGovernment und IT

Kundensicht:Machen wir die richtigen

Sachen?

Aufgabenkritik

Controllersicht:Machen wir dieSachen richtig?

KLR

eGovernment und IT können einen positiven Beitrag zur effektiven und effizienten Kommune leisten!

Wo liegen konkrete Potenziale zur Kostenreduzierung / Leistungsverbesserung?Wie sind meine Kosten/Leistungen im Vergleich mit anderen?

Fragen:

Produkte

ProzesseKunden

Systeme




IEB

Kriterien der Potenzialanalyse:

Leistungsverbesserungen für Standort/ HaushaltStandort Haushalt

Kunde

Produkt

Quantität der Nachfrage:

• Fallzahl• Kundengruppe• Nutzenpotenzial• Nutzungsvoraussetzungen

Einnahmepotenziale:

•Erlöse•Gebühren•Steuern•Abgaben

Qualität des Angebots:

• E-Government Eignung • Angebot, Leistungs-Typ (IKT)

• Leistungstiefe• Reichweite

Kosten der Leistungserstellung:

• Personalkosten• Sachkosten• Transaktionskosten• Investitionen

Qualität der Nachfrage• Service Niveau• Gewählter Zugang• Reichweite

KriterienPotenzialanalyse E-Government



IEB

Zweck der PotenzialanalyseFeststellung der E-Government-Fähigkeiten von DienstleistungenNeues Kommunales FinanzmanagementErmittlung von Kostentreibern bei HaushaltsknappheitErmittlung der Berechnungsbasis für leistungsbezogene Entlohnung im

Rahmen der neuen Tarifverträge für den öffentlichen DienstTransparenz für den ProduktkatalogInput für AufgabenkritikBegründung für Leistungstiefenplanung (Make or Buy)




IEB

Methodik und Vorgehensweise:

Produktplan/-bewertung

Katalog relevanter Produkte

Produktbewertung

Analyse und Optimierungskonzept der Leistungsprozesse

Netzwerke, (HW,SW,GW...)

ICT Infrastrukturbewertung

Basiskomp./Anwendungen

Kosten-Nutzen Analyse

Definition von Vorhaben und Leitprojekten

Masterplan (Leitprojekte, Finanzen, Umsetzung)

E-Government Potenzial der Produkte und ICT Infrastruktur




IEB

Fachliche Basis der Potenzialanalyse der Produkte:

1. Erfassung aller Produkte und Leistungen der jeweiligen Ämter

Methode: Onlineerfassung/ -pflege

Ergebnis: webbasierter Produktkatalog

2. Ranking und Bewertung der Produkte je Amt

Methode: Onlineerfassung und -bewertung

Ergebnis: Potenzialscore je Produkt

3. Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse

Methode: Onlineauswertung/ Workshop

Ergebnis: priorisiertes Leistungsportfolio




IEB

Die Analyse erfolgt dialogisch und interaktivDurchführung mehrerer

Workshops mit Führungspersonal wie auch mit Mitarbeitern

Erstellung von Aktivitätskontextdiagrammen zwischen allen Beteiligten

Gemeinsame Swot-Analysen für alle Teilprozesse




IEBProduktbereiche

Potenzialanalyse der Produkte:

1 zentrale Verwaltung 2 Schule und Kultur 3 Soziales und Jugend

41 Gesundheitsdienste

42 Sportförderung

51 räumliche Planung u. Entwicklung

52 Bauen und Wohnen

53 Ver- und Entsorgung

54 Verkehrsflächen u. Anlagen, ÖPNV

55 Natur- und Landschaftspflege

56 Umweltschutz

57 Wirtschaft und Tourismus

61 allgemeine Finanzwirtschaft

4 Gesundheit und Sport 5 Gestaltung der Umwelt 6 zentrale Finanzleistungen

11 innere Verwaltung

12 Sicherheit und Ordnung

21-24 Schulträgeraufgaben

25-29 Kultur und Wissenschaft

31-35 Soziale Hilfen

36 Kinder-, Jugend- und Familienhilfe


Quelle: Produktkatalog der KGSt



IEB

Erfassung aller Produkte und Leistungen der Ämter:




IEB

Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse




IEB

Auswahl der Produkte mit dem höchsten Umsetzungspotenzial für die Prozessanalyse (Portfolio)

Gewerbe-auskünfte Gewerbe-

meldungen

Schriftl. Stellung-Nahmen (LiFo)

Projekt-management

Gaststätten-erlaubnis

BeratungUnternehmens-

konzept

Gestattung Gaststättenbetrieb

VerwaltungErbbaurechte

Beratung vor Ort

Konzipierung von Projekten

Stellungnahmen für Unternehmen

Verträge überVermietung und

Verpachtung

Erbbaurecht bzw.Änderungsvertrag

Veräuße-rungsvertrag

komplexe Umsetzung einfache Umsetzung

gerin

ges

Pote

nzia

l

hohe

s Po

tenz

ial „Langläufer“ „Goldgruben“

„Rosinen“„Arme Hunde“

Machbarkeit

E-G

over

nmen

t-Pot

enzi

al




IEB

Potenzialanalyse der ICT Infrastruktur und Netze

2. Spiegelung der ICT Infrastruktur gegen die Anforderungen der Potenzialanalyse

Methode: Onlineerfassung und -bewertung

Ergebnis: Migrations-, Integrationskonzept für ICT

3. Ableitung von Handlungsempfehlungen

Methode: Workshop

Ergebnis: ICT Leitprojekte


1. Ist Analyse der ICT Infrastruktur und Netze

Methode: Onlineerfassung/ -pflege

Ergebnis: Stand der ICT Infrastruktur nach Produkt, Standort oder SG



IEB

Online-Erfassung und Bewertung der Netzwerkinfrastruktur




IEB

Bewertung der E-Government-Fitness der IT




IEB

3. Ergebnis:Optimierungs- und Integrationskonzepte für die Organisation und den IT Support der Prozesse

Die Potenzialanalyse der Leistungsprozesse

1. Analyse der priorisierten Leistungsprozesse

Methode: Prozessmodellierung (SEMTALK for E-Government )*

Ergebnis: auf der Potenzialanalyse beruhendes Produkt- und Prozessmodell

2. Bewertung der Prozesszeiten, -kosten sowie der Medien- und Systembrüche

Methode: Prozessmodellierung (SEMTALK for E-Government )*

Ergebnis: Zeit, Kosten und Integrationspotenziale


*



IEB

Analyse der priorisierten Leistungsprozesse

…mit einem auf der Potenzialanalyse beruhenden Produkt- und Prozessmodell und dem speziell für die Verwaltung entwickelten Werkzeug SEMTALK for E-Government*

…mit einem auf der Potenzialanalyse beruhenden Produkt- und Prozessmodell und dem speziell für die Verwaltung entwickelten Werkzeug SEMTALK for E-Government*


*



IEB

Erfassung der Prozesse, der organisatorischen Einheiten, der Medien und Systeme




IEB

Bewertung der Prozesszeiten/ Prozesskosten




IEB

Prozessanalyse: IST-Prozess „Gewerbemeldung“ Kosten-Treiber

OUT

IN

Postweg

Persönlich

20%

80%

GWMeldung

annehmen

EmpfangBestätigen,

Prüfen

GW-Meldungerstellen

Kunden-Akte

anlegen

Kunden-Akte

aktuali-sieren

GW-Meldung

versenden

OUT

PostwegPostweg

GZR

IN

Überweisung

Zahlungs-Eingangprüfen

OUT PostwegKasse

39% 25% 5% 11% 4% 10% 5% 1%Kosten-Struktur = 100%

OUT

Postweg

IST-Kosten Postweg

Kosten/Antrag: 13.- bis 17.- €Pers.Kosten: 93 %Sachkosten: 4 %Transaktionskosten: 3 %

PersönlicheVorsprache

Kosten/Antrag: 24.- bis 29.- €Pers.Kosten: 97 %Sachkosten: 2 %Transaktionskosten: 1 %

GW-Meldungweiter-leiten




IEB

IST-Prozess „Gewerbemeldung“ Leistungs-Treiber

OUT

IN

Postweg

Persönlich

20%

80%

GWMeldung

annehmen

Empfangbestätigen

GW-Meldungerstellen

Kunden-Akte

anlegen


Kunden-Akte

aktuali-sieren

GW-Meldung

versenden

OUT

PostwegPostweg

GZR

IN

Überweisung


OUT PostwegKasse

5% 4% 2% 1% 15% 68% 1% 4%Zeit-Anteile = 100%

OUT

Postweg

IST-Zeiten Postweg

1. Kundenprozess: 8,5 T2. Verwaltungsprozess: 24,5 TBearbeitungszeit (1): 25 MinLiege- und Transportzeit (1): 7,5 TLiege- und Transportzeit (2): 16 T

PersönlicheVorsprache

1. Kundenprozess: 6,5 T2. Verwaltungsprozess: 22,5 TBearbeitungszeit (1): 45 MinLiege- und Transportzeit (1): 5,5 TLiege- und Transportzeit (2): 16 T




IEB

Optimierungspotenziale „Gewerbemeldung“Optimierungsansätze durch verbesserten ICT-Support

OUT

IN

Postweg

Persönlich

20%

80%

GWMeldung

annehmen

Empfangbestätigen

GW-Meldungerstellen

Kunden-Akte

anlegen


Kunden-Akte

aktuali-sieren

GW-Meldung

versenden

OUT

PostwegPostweg

GZR

IN

Überweisung


OUT PostwegKasse

OUT

Postweg

Einführung eines Kartenzahlungssystems (eCash) am Arbeitsplatz der Sachbearbeiter in der Verwaltung

1

Einführung eines Workflowmanagements und Realisierung des elektronischen Datenaustauschs zwischen den Beteiligten in der Verwaltung

2

Realisierung eines transaktionsfähigen E-Government-Service über Portal3




IEB

Die Auswirkungen der Optimierungsoptionenwirtschaftliche Bewertung der Umsetzungsstufen: Nutzenpotenzial

eCash

eFormularservice

Virtuelle Poststelle

ePayment

eKunden-Akte

eData-exchange

eWorkflow

Prozess-Kosten

Bearbeitungs-zeit

Wirkung auf:

Optimierung von:Prozess-Elemente

BezahlverfahrenPersönlich

Quote: 80%

ICT-Komponenten

WorkflowQuote: 100%

E-GovernmentService

Portal: Information und Hilfe

• Zahlung• Zahlungseingang prüfen• Kundenakte Pe anlegen• Kundenakte Pe aktualisieren• Versand Gw-Meldung

• Kundenakte Po anlegen• Kundenakte Po aktualisieren• Zahlungseingang prüfen• Meldedaten weiterleiten

• Gw-Meldung annehmen• Gw-Meldung Prüfen• Empfang bestätigen• Kundenakte anlegen• Gw-Meldung erfassen• Gw-Meldung versenden

- 20 %- 20 %

- 28 %- 47 %

Post: - 63 %

Pers.: - 80 %

Vw.: - 80 %

Post: - 86%

Pers.: - 80%

Vw: - 93%eSignatur

- 48 %- 67 %Optimierung des IT-Supports am SB-Arbeitsplatz

- 50 %Kosten-Optimierung durch E-Government-Service

- 80 %Quote 60 %

Quote 100 %

1

2

3




IEB

Technische Integrationsaufwände Identifikation der Handlungsfelder und Umsetzungsstufen

Stufe 1: Integration eCashStufe 2: Workflow IntegrationStufe 3: E-Government Service

Internet-Zugang

IntranetZugang Gewerberegister

(DB + Anwendung)Kasse,

Abrechnungssystem FremdsystemeeCash

ePayment

Firewall / DMZ

Applikations-ServerWeb-Server

FormularseverVirtuelle Poststelle Workflowserver

Datenbank-Server

SignaturVerschlüsselungWeb.Form

eMail

Browser

PDF-Formular Groupware/eMail

Fach-Anwendungen

Basis-Komponenten

Kommuni-kations-

Infrastruktur

In Abhängigkeit von:- Ausgangslage: Infrastruktur-Gaps ?- Zielsetzung: Kunden oder Kosten ?




IEB

Resümee 1Analyse der standort- und zielgruppenspezifischen Produktpotenziale

dringend notwendig („copy & paste“ funktioniert nicht)

Neben Prozess-Kosten und Prozess-Qualität müssen Investitionsrisiken (erreichbare „Online Quote“) bedacht werden

Realisierungs-Aufwand muss durch eine modellgestützte GAP-Analyse individuell bestimmt werden

besonderes Augenmerk liegt auf der Interoperabilität und Integrationsfähigkeit der Basiskomponenten für E-Government

online- und ad-hoc-Transaktionsfähigkeit (eSignatur/ePayment / „One Stop“) bringen erhebliche Zeitgewinne aber nur geringe Kostenvorteile




IEB

Resümee 2 (Methodik)Schnelle Identifizierung der Potenziale für E-Government im

Leistungsportfolio der Verwaltung, der Organisation und IT Infrastruktur

Schaffung einer wieder verwendbaren und flexiblen Wissensbasis webbasierter Produktkatalog der Verwaltung

webbasierte Potenzialbewertung des Aufgaben/Leistungsportfolios

webbasierte Erfassung und Bewertung der IT Infrastruktur

wieder verwendbare Produkt-Prozessmodelle

Zeit- und Kostenersparnis auf Basis der Potenzialanalyse und der Prozessanalyse beträgt mehr als 30 Prozent




IEB

Kontakt

Univ.-Prof. Dr. Dr. Thomas SchildhauerLeitender Direktor des Institute of Electronic Business e.V. [email protected]

Das IEB wird unterstützt durch:Fördermitglieder

Stifter des Studiengangs

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