!SOFTWARE/IT !KonTraG

32 3!2013 www.bundesbaublatt.de

Thordis Eckhardt, Braunschweig

UHB 2.0 heißt die aktuelle Version des Unter-nehmenshandbuchs (UHB) der ImmoPro-Consult, das die vom Gesetzgeber geforderte Dokumentationspflicht zur „Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich“ (Kon-TraG) vereinfacht und beschleunigt. Das

UHB ermöglicht das zentrale Erfassen, übersichtliche Dar-stellen und komfor-table Dokumentieren sämtlicher Abläufe und interner Regeln

einer Organisation – von Arbeitsanweisungen und Vollmachten über Geschäftsprozesse und Risikocontrolling bis hin zur Auftragsvergabe oder dem Mahnwesen. Andreas Remmen, Leiter IT und Organisati-on von der Vereinigten Bonner Wohnungs-

Das „Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich“ (KonTraG) verpflichtet zur Einrichtung eines

Überwachungssystems, um Risiken, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden könnten, frühzeitig zu

erkennen. Eine Software unterstützt die dafür erforderliche Dokumentationspflicht.

Unternehmenshandbuch für Ordnung und Transparenz

bau AG (VEBOWAG), über UHB 2.0: „Unser neues Unternehmenshandbuch ist mit der Anbindung an eine interne Datenbank struk-turierter, übersichtlicher und optisch anspre-chender geworden. Sämtliche Dokumente und Inhalte lassen sich intuitiv verwalten; unsere Daten sind stets aktuell und frei von Dubletten. Wir sind sehr zufrieden – mit dem Produkt und mit unserem Dienstleister.“

SteuerungsinstrumentDas Unternehmenshandbuch (UHB) schafft Ordnung und Transparenz in den Strukturen, Prozessen und Regularien von Wohnungsun-ternehmen. Es unterstützt die Verantwortli-chen in Unternehmen dabei, den gesetzlich auferlegten „Organisationspflichten“ nach-zukommen und gibt ihnen gleichzeitig ein Steuerungsinstrument für eine effiziente Unternehmensorganisation an die Hand. Für das kommunale Wohnungsunternehmen VEBOWAG mit seinen rund 65 Mitarbeitern und einem Bestand von ca. 7 200 Wohneinhei-ten ist das von hoher Bedeutung: Allein 415 Geschäftsordner mit über 3 000 Datensätzen umfasst das online geführte Unternehmens-handbuch. In ihm sind – thematisch struktu-riert – sämtliche relevanten Geschäftsabläufe, Zahlen, Daten und Fakten dokumentiert und auf Knopfdruck abrufbar. Dazu zählen u. a. Aufbau- und Ablauforganisation, Stellen-beschreibungen, EDV- und Zeichnungsbe-rechtigungen, Online-Formulare, Risikoma-nagement, Geschäftsberichte oder auch die Richtlinien zu den Grundsätzen zum Daten-zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unter-lagen (GdPDU-Richtlinien). Jeder Mitarbeiter bei der VEBOWAG ist verpflichtet, die im Unternehmenshandbuch hinterlegten Doku-mente zu lesen, denn die Prozessabbildungen

Bei der Bonner VEBOWAG umfasst das online geführte Unternehmens-handbuch 415!Geschäftsordner mit über 3 000!Datensätzen

Das UHB unterstützt die Unternehmen dabei, den gesetzlich auferlegten „Organisationspflichten“

nachzukommen.

333!2013

Jens Reißmann, Abteilungsleiter Rechnungswesen, gwk Uelzen: „Unser Ziel ist es, ein System zu schaffen, in das kontinuierlich neue Informationen und Dokumente eingepflegt werden können.“

im System stellen eine Arbeitserleichterung im täglichen Geschäftsablauf dar.Der Grund für die Vereinfachung liegt in den neuen Funktionalitäten des UHB 2.0. In Anlehnung an die technischen Entwicklun-gen im Web 2.0 lassen sich damit Adressda-ten und Personenstamm zentral verwalten, vorgenommene Änderungen automatisch protokollieren und mit Datum und direkter Verknüpfung zum Seiteninhalt darstellen. Gleichzeitig wird automatisch ein aktuali-siertes Inhaltsverzeichnis generiert. Dadurch sind alle Inhalte auf dem neuesten Stand. Eine Formular- und Medienübersicht verein-facht das Auffinden von Dokumenten, ihre effiziente Bear-beitung und die strukturierte Ablage. Über das technolo-gisch flexible Basis-system „Typo 3“ – einem lizenzfreien, inter-netbasierten Content-Management-System (CMS) – lassen sich zudem jederzeit Inhalte von autorisierten Mitarbeitern intuitiv erstel-len. Sie werden in Anlehnung an das Corpo-rate Design des Unternehmens abgebildet. Für die Gesellschaft für Wohnungsbau des Kreises Uelzen (gwk) stellt das UHB ein effizientes Instrument zur Darstellung der Kernprozesse im Unternehmen dar. Und das, obwohl im Haus intern noch nicht mit dem UHB 2.0 live gearbeitet wird. „Wir befinden uns noch im sukzessiven Aufbau der Datenbank mit den dafür vorgesehe-nen Inhalten“, sagt Jens Reißmann, Abtei-

lungsleiter Rechnungswesen und für die unternehmensinterne Umsetzung des UHB verantwortlicher Mitarbeiter. „Die Menge an Daten und Dokumenten zusammenzutragen und ins System einzupflegen bindet Ressour-cen. Unabhängig davon, ob wir diese Arbeit inhouse leisten oder einen Dienstleister damit beauftragen.“Erkenntnissen wurden optimierte Soll-Pro-zesse erarbeitet und strukturiert. Anschlie-ßend erfolgte die Festlegung einer Vorgabe der Grundstruktur für Risikomanagement und Dokumenten-Sammelfunktion.Der Beitrag der ImmoProConsult daran

nahm vier Tagwerke in Anspruch. Für Jens Reißmann eine Investition, die sich lohnte: „Für das UHB 2.0 sprach im Vorfeld vor allem die eingesetzte Basis-Technologie von Typo 3. Und in der praktischen Umsetzung überzeug-ten uns die Professionalität und der Pragma-tismus des Dienstleisters: kurz, knapp und immer auf den Punkt gebracht.“ Wenn das Unternehmenshandbuch 2.0 bei der gwk in Uelzen online ist, werden alle 22!Mitarbeiter des Unternehmens damit arbeiten.Auch die Genossenschaft Gartenstadt Hamburg eG setzt das „Handwerkzeug“ ein. Das Unternehmenshandbuch diene als Instrument, um den Gesetzesvorlagen

Die Gartenstadt Hamburg eG setzt das „ Handwerkzeug“ ein, um!das!eigene

Unternehmenswissen systematisch zu erfassen und!zu!dokumentieren.

gemäß KonTraG zu entsprechen. Relevanter sei jedoch die Tatsache, so Vorstand Sönke Witt, dass „wir als Unternehmen in den vergangenen 93!Jahren ein internes Wissen erworben haben, dass ‚Gold wert’ ist. Ver-lässt uns beispielsweise ein Mitarbeiter aus Pensionsgründen, so geht uns mit ihm auch sein gesamtes Wissen verloren.“ Genau das will die Hamburger Genossenschaft mittels des UHB verhindern. Die Genossenschaft betreut einen Bestand von ca. 2 200 Woh-nungen und hat 2010 begonnen, das eigene Unternehmenswissen systematisch zu erfas-sen und zu dokumentieren. Der Vorstand persönlich und Prokurist Martin Burmeister pflegen Inhalte wie allgemeine Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Ablaufpläne, Stel-lenbeschreibungen oder Protokolle ins UHB ein und informieren die 20 Kollegen im Haus über neueste Änderungen und Ergänzungen per E-Mail. „Unser interner Weckruf stellt sicher, dass Informationen frühzeitig und gleichzeitig bei allen Kollegen ankommen.“ Das Unternehmenshandbuch eignet sich für kommunale Wohnungsunternehmen, -Genossenschaften und Wirtschaftsunter-nehmen jeder Größenordnung.als internes Informationsmedium und zugleich operati-ves Steuerungs- und Controllinginstrument.

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