myfactory.Phone myfactory.Phone Version 2 - Installation ......3.2) in einer Index-Tabelle...

Installationsanleitung

myfactory.Phone

ecomize AG Telefon +41 (0)44 826 04 40 Credit Suisse Industriestrasse 6 Telefax +41 (0)44 826 04 41 Kto.Nr.: 05 48 - 51 56 41 -71 CH-8305 Dietlikon MwSt. Nr. 620 026 Clearing Nr.:45 48 http://www.ecomize.ch [email protected] IBAN: CH24 0054 8051 5641 7100 0

myfactory.Phone Version 2 - Installation & Nutzung Das myfactory.Phone ist eine Telefonie-ERP-Integration in die myfactory.BusinessWorld.

Der Vertrieb des myfactory.Phones findet über die ecomize AG statt:

ecomize AG Industriestrasse 6 CH-8305 Dietlikon www.ecomize.ch

Die Entwicklung des myfactory.Phones wird von der B+L Consulting durchgeführt:

B+L Consulting Haggenstrasse 44 CH-9014 St. Gallen www.blconsulting.ch

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................ 1 1) Voraussetzungen........................................................................................................................ 2

Software ............................................................................................................................................. 2 Voraussetzungen für den Einsatz der myfactory.Phone (Version 2): ....................................................... 2 Demo-Installation ................................................................................................................................ 2

2) Installation myfactory.Phone-Server ............................................................................................. 3 3) Konfiguration myfactory.Phone-Server ......................................................................................... 3

Anpassung der Application Settings im Konfigurator .............................................................................. 3 4) Starten des myfactory.Phone-Servers .......................................................................................... 4 5) Einrichten des myfactory.Phone-Modul ab myfactory 3.1............................................................... 5

Verwaltung.......................................................................................................................................... 5 myfactory.BusinessWorld Verwaltung ................................................................................................... 6 Grundeinstellungen ............................................................................................................................. 7 User-Einstellungen .............................................................................................................................. 7 Standard-Funktionen ........................................................................................................................... 8 Telefonnummer-Index-Report ............................................................................................................... 9

6) Betrieb des myfactory.Phone ......................................................................................................10 Funktionen-Button ..............................................................................................................................10 Gesprächsliste ...................................................................................................................................11


myfactory.Phone

ecomize AG B+L Consulting Version 2007 Q2/II http://www.ecomize.ch http://www.blconsulting.ch - 2 -

1) Voraussetzungen

Software

Die benötigte Software kann bei ecomize AG oder B+L Consulting bezogen werden.

Alle Archive sind komprimiert und müssen mit geeigneten Programmen entpackt werden.

Zur Server-Installation benötigen Sie folgende Datei:

à myfactoryPhone.zip

Die jeweils aktuelle Installationsdatei können Sie über www.ecomize.ch anfordern.

Nach dem extrahieren stehen die benötigten Installationsdateien zur Verfügung.

Voraussetzungen für den Einsatz der myfactory.Phone (Version 2):

à myfactory (V3.1 oder höher) muss installiert sein

à myfactory Datenbankname muss bekannt sein

à Tapi-Events aller eingesetzten Linien müssen auf dem Server (evt. 3rd-Party-Treiber für Telefonanlage)

verfügbar sein

Demo-Installation

Demo oder Test-Installationen können auch mit Hilfe eines Software-Telefons mit TAPI-Schnittstelle (zum

Beispiel dem kostenfreien XTapi Client von sipcall (http://www.ecomize.ch/info-portal/voip/sipcall-

produkte.html) vorgenommen werden.


myfactory.Phone


2) Installation myfactory.Phone-Server

Der myfactory.Phone-Server muss auf einem Server installiert werden, welcher mit der Telefonanlage

verbunden ist und die Tapi-Signale aller Linien zur Verfügung stellt.

Die Installation des Zusatzmoduls „myfactory.Phone“ wird über den myfactory Administrator vorgenommen.

Die einzelnen Schritte sind selbsterklärend.

3) Konfiguration myfactory.Phone-Server

Nach der Installation müssen diverse Telefon-Konfiguration eingetragen werden. Der Konfigurator der

myfactory.Phone, welcher über das Startmenü aufgerufen wird, dient als animierte Eingabemaske und

erklärt die benötigten Informationen.

Screenshot: myfactory.Phone Startmenü

Anpassung an die Telefonanlage im Konfigurator

Die anzupassenden Werte werden in der rechten Hälfte des Fensters via Mouse-Over erklärt.

Screenshot: myfactory.Phone Konfigurator

Einige der benötigten Werte können Sie aus dem sich öffnenden Fenster herauslesen, wenn Sie die „Server

starten.bat“ Datei im myfactory.Phone Startmenü gestartet haben.


myfactory.Phone


4) Starten des myfactory.Phone-Servers

Nach der Konfiguration wird der myfactory.Phone-Server im Startmenü über „Server starten.bat“ gestartet.

Im Anschluss werden diverse Informationen ausgegeben, anhand welcher die ordnungsgemässe Installation

überprüft werden kann. Nach Auflistung der verfügbaren Leitungen ist der Server betriebsbereit. Bei der

Konfiguration in der myfactory werden einzelne dieser Werte wieder benötigt.

Screenshot: myfactory.Phone “Server starten.bat” Datei

-> Tip: Der myfactory.Phone Server wird nicht automatisch mit dem Starten der myfactory.BusinessWorld

aktiviert, sondern muss manuell angestossen werden, um die Telephonielösung zu aktivieren.


myfactory.Phone


5) Einrichten des myfactory.Phone-Modul ab myfactory 3.1

Für den Betrieb von myfactory.Phone muss der myfactory.Phone-View auf dem myfactory Arbeitsplatz

eingerichtet werden.

Screenshot: myfactory.Phone Arbeitsplatzfenster(erweiterte Infoview Darstellung)

Das Arbeitsplatzfenster zeigt die entgangenen Anrufe an und gibt verschiedene Aktivitätsmöglichkeiten an:

Über das Options-Menu stehen diverse Funktionen zum Rückruf oder zur Aufgabenstellung zur Verfügung.

Verwaltung

Über den Link „Verwaltung“ auf dem Arbeitsplatz kann einerseits die Darstellungsart des Arbeitsplatzfensters

definiert werden.

Screenshot: myfactory.Phone: Verwaltungseinstellungen über

Arbeitsplatzfenster (InfoView Darstellung)

Screenshot: myfactory.Phone Arbeitsplatzfenster(minimierte

Infoview Darstellung)


myfactory.Phone


Über die „Funktions-Verwaltung“ werden anderseits arbeitsplatzspezifisch die gewünschten Funktionen

aktiviert.

Screenshot: myfactory.Phone: Verwaltungseinstellungen über Arbeitsplatzfenster (Funktionsverwaltung)

myfactory.BusinessWorld Verwaltung

Die Administration des myfactory.Phones wird über einen neuen Menü-Eintrag auf dem myfactory

Arbeitsplatz vorgenommen.

Screenshot: myfactory.Phone: Integration in myfactory.BusinessWorld Verzeichnisstamm


myfactory.Phone


Grundeinstellungen

In den Grundeinstellungen müssen Einstellungen für die Nummernverarbeitung definiert werden.

Screenshot: myfactory.Phone: Grundeinstellungen

Stand. Länderkennzahl: Wenn bei der Telefonnummer keine Länderkennzahl (Deutschland

0049; Schweiz 0041) eingegeben wird, wird diese Nummer vor die

Telefonnummer gesetzt, wenn die Telefonnummer im definierten

Längenbereich liegt.

Nummernlänge(min/max): Die Stand. Länderkennzahl wird nur genutzt, wenn die Nummer (nach

Entfernen von Leerzeichen etc.) in dem definierten Bereich der

Nummernlänge (Deutschland: 12, Schweiz: 10) liegt.

Amtskennzahl: Die Zahl, welche für einen externen Anruf vor die Nummer gesetzt

werden muss. Ohne Eintragung, wird keine Amtkennzahl genutzt.

User-Einstellungen

Screenshot: myfactory.Phone: User Einstellungen


myfactory.Phone


Auf dieser Seite kann pro Gruppe/User die Einstellung für den myfactory.Phone-Server und die

Telefonanlage vorgenommen werden. Wenn mehrere User auf den gleichen Server zugreifen sollen, ist die

Erzeugung einer Gruppe empfehlenswert.

So kann IP und Port des Servers (zufinden in der Ausgabe des gestarteten myfactory.Phone-Servers) auf

die Gruppe definiert werden und an die User vererbt werden. Pro User muss der Name der Telefonlinie

definiert werden. Beim Starten des myfactory.Phone-Servers werden alle verfügbaren Namen mit deren ID

angezeigt. Hier muss der Name eingetragen werden (ohne Anführungszeichen). Diese Linie entspricht dem

Telefonapparat, welcher beim User steht. Nach einer Änderung des Telefon-Device-Namen muss der

myfactory.Phone-Server neu gestartet werden. Beim Start des myfactory.Phone-Servers werden nur jene

Linien geöffnet, welche Usern zugeordnet sind.

Standard-Funktionen

Bei den Standard-Funktionen kann definiert werden, welche Funktionen ein User nach dem Erzeugen

automatisch aktiviert haben soll. Über den Button können diese Einstellungen allen bereits definierten Usern

zugewiesen werden.

Screenshot: myfactory.Phone: Berechtigungen / Funktionalitäten


myfactory.Phone


Telefonnummer-Index-Report

Die Telefonnummern werden beim Speichern in den verschiedenen Eingabefeldern automatisch (ab Version

3.2) in einer Index-Tabelle gespeichert. Die Indizierung von neu eingegebenen Telefonnummern muss bis

myfactory Version 3.1 manuell angestossen werden.

-> Tip: Nach der Erstinstallation und für die Überbrückung für 3.1er-Versionen kann den Index automatisch erzeugen.

Screenshot: myfactory.Phone: Telefonnummern Index

Auf diesem Indexierungs-Report sind die indizierten Adressen/Kunden/Ansprechpartner, die Ursprungs-

nummer und die indizierte Nummer zu finden. Über „Index neu erstellen“ wird der Index aufgebaut.

-> Tip: nach der Erst-Installation sollte geprüft werden, ob Nummern vorhanden sind, welche nicht korrekt

indiziert werden konnte (weil z.B. ins Telefonfeld zwei Nummern eingetragen wurden,…)


myfactory.Phone


6) Betrieb des myfactory.Phone

Über den InfoView auf dem Arbeitsplatz stehen dem Benutzer verschiedene Informationen / Funktionen zur

Verfügung.

Screenshot: myfactory.Phone: myfactory.BusinessWorld Arbeitsplatz mit myfactory.Phone relevanten Funktionen

Funktionen-Button

Über den Funktionsbutton können die wesentlichen Anruffunktionen bedient werden.

Screenshot: myfactory.Phone: Funktionen


myfactory.Phone


Gesprächsliste

Im Gegensatz zum InfoView auf dem Arbeitsplatz, welcher die verpassten Anrufe anzeigt, zeigt die

Gesprächsliste sämtliche aus- und eingehenden Anrufe an. Aus der Gesprächsliste können Rückrufe

getätigt werden bzw. eingesehen werden, ob ein Rückruf bspw. von einem anderen Apparat durchgeführt

wurde.

Screenshot: myfactory.Phone: Gesprächsliste (Muster)

Die Dialoganzeige unterscheidet nach folgenden Gesprächskriterien:

Verpasster Anruf

Nicht angenommener Anruf

Erfolgreich eingegangener Anruf

Erfolgreich ausgegangener Anruf

Noch andauernder Anruf

Verpasster Anruf, der aus der myfactory.Phone bereits zurückgerufen wurde

Aus der Gesprächsliste heraus lassen sich alle, dem User zur Verfügung stehenden, Aktivitäten starten:

Screenshot: myfactory.Phone Anrufer spezifische Funktionen

Screenshot: myfactory.Phone: Anruf spezifische Funktionen

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Freude beim Einsatz des myfactory.Phones.

Anregungen und Feedback sind uns willkommen. Ihr Feedback oder eventuell anfällige Supportanfragen

senden Sie bitte schriftlich an unser Support-Mailpostfach:

Support Supportanfragen stellen Sie bitte via Mail an unsere myfactory.Phone Hotline: [email protected]

Ihr myfactory.Phone Team

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