Von der Vision zum Integrierten Management System · Single-Source-of-Truth-Prinzip Passende...

Von der Vision zum Integrierten Management System

Erfolgsfaktoren für die Einführung eines Integrierten Managementsystems mit

ARIS Connect in der öffentlichen Verwaltung

V 1.0

Seite 212.09.2019

hspthinking in models

Die Herausforderung

Von der Vision zum IMS – Business Transformation Days, Berlin 2019

Seite 312.09.2019


Das Hirn-Schädel-Schädel-Hirn-Problem


Sender EmpfängerVerbindung?ARIS connect

Seite 412.09.2019


Das Hirn-Schädel-Schädel-Hirn-Problem


Sender EmpfängerARIS connect

Zielverantwortliche

Prozessverantwortliche

Prozessexpert*innen

Entscheider*innen

Prozessbeteiligte

Beschäftigte

Seite 512.09.2019


DIE ERFOLGSFAKTORENWas sind die Grundlagen für eine Einführung von ARIS connect?


Seite 612.09.2019


Die Erfolgsfaktoren für ARIS connect (Auswahl)

� Gemeinsames Methodenverständnis

� Single-Source-of-Truth -Prinzip

� Passende Modellarchitektur

� Intuitive Modellierungs- und Darstellungs-methoden

� Community Management (Kollaboration)


Seite 712.09.2019


METHODISCHE GRUNDLAGEN UND DIDAKTIK

Wie sag ich‘s den Entscheider*innen…


Seite 812.09.2019


Je höher die Position der Entscheidungsträger*innen

desto geringer das methodische Verständnis

(Ausnahmen bestätigten die Regel)

Binsenweisheit


Seite 912.09.2019


P r o z e s s

Was heißt Prozess-orientiert?

Prozess-

dokumentation

Organisation

P r o z e s s -

management

Quelle: Poser, II 2 A; Spiegel, II 21 4; 2016


Seite 1012.09.2019


Was ist ein Modell?


Modell

� Prozesse & Abläufe

dokumentieren

� Prozesse steuern

� Prozessqualität messen

� Prozesskosten berechnen

� Prozesse simulieren

� Prozesse optimieren

� Prozesse automatisieren

� Workflow-Management-

Systeme einführen

ZielsetzungBehördliche

Realität

Reduziertes

Abbild der Realität

Das Modell verhält sich wie die Realität!

Seite 1112.09.2019


Beispiele für Modelle


Einsatzbereich: Prototypentwicklung – AutoindustrieZielsetzung: Darstellung des ästhetischen Gesamteindrucks

Einsatzbereich: Virtuelle Crashtests– AutoindustrieZielsetzung: Simulative Überprüfung der Einhaltung von

Sicherheitsnormen für neue Automodelle

Einsatzbereich: Virtuelle Bauwerkgestaltung - ArchitekturZielsetzung: „Begehbare“ Simulation des zukünftigen Hauses

Seite 1212.09.2019


Die Prozesslandkarte


Die Prozesslandkarte (nach Schmelzer, Sesselmann (2010)) stellt die Hauptprozesse eines Geschäftssystems

und deren Kunden-Lieferanten-Beziehungen sowie die Ein- und Auswirkung der Außenwelt dar.

Seite 1312.09.2019


Die Erweiterte Wertschöpfungskette©

Prozess Ergebnis ProzessEingabeProzess

„Kunde“Zulieferer

Anforderungen anArt und Qualität

Anforderungen anArt und Qualität

Rück-meldung

Rück-meldung

§§

Prozess-verantwortliche*r

PVKundenprozess

PVZulieferprozess

Übergabe-vereinbarung

Übergabe-vereinbarung

Übergabevereinbarungen ermöglichen eine scharfe Abgrenzung der Prozessverantwortungs-bereiche und stellen die Ende-zu-Ende-Qualität der gesamten Prozesskette sicher!

Ergebnis/Eingabe

Ergebnis/Eingabe


Seite 1412.09.2019


DIE MODELLARCHITEKTUROrdnung muss sein…


Seite 1512.09.2019


Beispiel einer Modellarchitektur (1)

Leitungsebene (1)

Prozessübersicht

Prozesslandkarte

Hauptprozess

Prozessbereich

Hauptgeschäftsobjekt

Objekt- und Datensicht

GeschäftsobjektFachbegriffsmodell

Geschäftsprozess-Ebene (2)

Erweiterte Wert-schöpfungskette

(Geschäftsprozesse)

Geschäftsprozess

Übergabeobjekt

Prozess-Anwendung-Unterstützungs-

übersicht

Anwendungssystem-typ


Seite 1612.09.2019


Beispiel einer Modellarchitektur (2)

Arbeitsvorgangsebene (5)

Ereignis-gesteuerteProzesskette

Vorgang

Übergabeobjekt,Funktion

Geschäftsprozess-Ebene (2)

Erweiterte Wert-schöpfungskette

(Geschäftsprozesse)

Geschäftsprozess

Übergabeobjekt

Teilprozess-Ebene (4)

Erweiterte Wert-schöpfungskette(Teilprozesse)

Teilprozess

Übergabeobjekt,Teilprozess


Seite 1712.09.2019


DIE MODELLTYPENOrdnung muss sein…


Seite 1812.09.2019


Die Modelltypen zur Definition von Zielen

1.3 Das ITZBund erfüllt bis spätestens zum 31.12.2019 die für die Zertifizierung nach ISO 27001 erforderlichen Voraussetzungen

Abteilung IIT-Steuerung

Internes Projekt zur Vorbereitung der Zertifizierung nach ISO 27001 einrichten

Kennzahl Projektauftrag für Vorbereitung auf Zertifizierung nach ISO 27001 liegt vor?

Leitung

Projektfortschritt Projekt "Vorbereitung zur Zertifizierung nach ISO 27001"

Referat I 5IT-Sicherheitsmanagement

E

M

Internes Projekt "Vorbereitung der Zertifizierung nach ISO 27001"

Status Projekt "Vorbereitung zur Zertifizierung nach ISO 27001"

Ab 2018,...

Vision des ITZBund „ITZBund: Impulsgeber für die IT der Zukunft des Bu ndes“

1 IT-Sicherheit und Datenschutz

2 Innovationsfähigkeit

3 IT-Betrieb

4 Attraktiver Arbeitgeber

5 Führung und Steuerung

6 Standardisierung

7 Full Service Provider

1 IT-Sicherheit und Datenschutz

1.1 Die IT-Sicherheitsorganisation des ITZBund entspricht (jederzeit) den Anforderungen des BSI

1.2 Die IT-Sicherheitsorganisation des ITZBund unterliegt einer kontinuierlichen Überprüfung

1.3 Das ITZBund erfüllt bis spätestens zum 31.12.2019 die für die Zertifizierung nach ISO 27001 erforderlichen Voraussetzungen

1.4 Das ITZBund bietet lösungsorientierte Architekturumgebungen für unterschiedliche, behördenspezifische Sicherheitsanforderungen an

„Die IT-Sicherheit ist vor dem Hintergrund steigend er Komplexität gewährleistet.Die Daten der Bundesverwaltung sind umfassend gesch ützt und gegen Missbrauch abgesichert.“


Seite 1912.09.2019


Das Domänenmodell

Operatives Geschäft (Kerngeschäft)

Kunden-management

Angebots-und

Auftrags-management

Leistungsbereiche

Verfahrensentwicklung und -pflege

Unterstützung Kerngeschäft

Betrieb Anwendungen

Betrieb Infrastruktur

Produkt-portfolio IT-Sicherheit Test

Lizenz-management

Service-management

Projekt-management

Anforderungs-management

Architektur-beratung

Steuerung / Business Intelligence

IT-Controlling Qualitäts- undRisikomgt.

Management &Unterstützungsprozesse

Unternehmens-steuerung

Architektur-management

IT-Planung Haushalt

Finanzen Controlling

Personal Organisation

Beschaffung Liegenschaften &Innerer Dienst

Basis

Termine Aufgaben Kommunikation Dokumente Archiv

= Domäne ist steuerungsrelevant

Operatives Geschäft (Kerngeschäft)

Kunden-management

Angebots-und

Auftrags-management

Leistungsbereiche

Verfahrensentwicklung und -pflege

Unterstützung Kerngeschäft

Betrieb Anwendungen

Betrieb Infrastruktur

Produkt-portfolio IT-Sicherheit Test

Lizenz-management

Service-management

Projekt-management

Anforderungs-management

Architektur-beratung

Steuerung / Business Intelligence

IT-Controlling Qualitäts- undRisikomgt.

Management &Unterstützungsprozesse

Unternehmens-steuerung


IT-Planung Haushalt

Finanzen Controlling

Personal Organisation

Beschaffung Liegenschaften &Innerer Dienst

Basis

Termine Aufgaben Kommunikation Dokumente Archiv

= Domäne ist steuerungsrelevant

Kunden-management

Key Account Management

Behandlung von allgemeinen Anfragen (nicht Angebotsanfragen)

Management von Kundenfeedback

HP14

Kundenmanagement

§ GGB, Kapitel 2.4

Auftraggeber-schnittstelle

AGS

Fach-AGS

Ressort-AGS

Kunde

SAP CRM

MS Dynamics CRM

Geschäftspartner

Angebotsanfrage

Bedarfsträger

Opportunity

ITZBund Mitarbeiter

Kundenmitarbeiter

Mike Rösler

EDomänenansprechpartner*in

Lothar Obermann

E


Seite 2012.09.2019


Die Prozesslandkarte nach Schmelzer/Sesselmann

SteuerndeInstanzen

SP_03

Strategiemanagement

SteuerndeInstanzen

SP_09

Service- u. Produkt-portfoliomanagement

ITZBundOrganisation Personal Haushalt

ITZBund

Ergebnisse aus StrategiemanagementIT-Rats-Beschlüsse

Sollbebauungsplan

Jahres-/Rahmen-planungslisten

Vorgaben fürPortfolio-

management

Fachstrategie und Facharchitektur

Haushaltsplan (Budget)

Gremien-kommunikation

Berichte für Steuernde Instanzen

Produkt- undService-Katalog

ORG_02

Beschaffung undVertragsmanagement

Änderungs-management

Capacity Management

Kunden Kunden

Service-Anforderungen

SP_04

Kunden- undAuftragsmanagement

FO_06, u.a.

Service Operation

Kundenanfragen

Kundenanforderungen

Kunden-auftrag

IT-Services

FO_04

IT-Leistungsbereit-stellung

IT-Produkte

AuftragsabschlussberichtKunden-Feedback

Service DeskProzesse

Anwender-Ereignis-Meldungen

Anwender-Ereignis-Lösungen

Serviceberichte

Anwender Anwender

Nachrichten an Kunden

SP_03, SP_13

Controlling

Strategie ITZBund

Einflussfaktoren fürGeschäftsstrategie

SP_02

Qualtitäts-, Risiko-und Reifegrad-

managementZielvereinbarungen,

operationalisiert

Jahresbericht (Zielerreichung)

Verbesserungsziel-vorschläge

Qualitäts-anforderungen

SP_08

Ressourcen-management

Planungserlasse

Verbesserungsmaßnahmen

Verbesserungs-umsetzungsaufträge

Leistungskennzahlen

Betriebskenn-zahlen

SP_05


Architektur-anforderungen

Architekturvor-gaben

Kunden- undEntwickler-

beirat

Verbund derIT-

Dienstleister

Anbieterbeirat

Ressorts /Gremien

Ressorts /Gremien

Nachfrage-management-organisation

NMO

Markt

Kunden- undEntwickler-

beirat

Ressorts /Gremien

Markt

Verbund derIT-

Dienstleister

Anbieterbeirat

Nachfrage-management-organisation

NMO

Ergebnisse aus Architekturmanagement

Produktkatalog

Kunden-wünsche

Nachrichten von Kunden

Service- undProduktstrategie

FO_05

Service Transition

Hard-/Software u.Dokumentation


Seite 2112.09.2019


Die Erweiterte Wertschöpfungskette©


VertragsmanagementQualitätssicherung der

RVP-Übersicht

VertragsmanagementD

MS Excel

RVP-Übersicht[aktuell]

Kontextwissen,Vertrags-

management

Sachbearbeiter*in,Vertrags-

management

Datenstand der RVP-Übersichtentspricht nicht immer dergeschäftlichen Realität

Kein explizites Regelwerk zurQS von RVP-Übersichten

Generierung derRVP-Übersicht

Rahmenvertrags-stammdaten, aktuell

Auswahlparameter,RVP-Übersichts-

generierung

Sachbearbeiter*in,Vertrags-

management

Vertragsmanagement

SAP CU ContractHAVEL

MS Excel

MS SharePoint

D

Seite 2212.09.2019


Quality Gate als Entscheidungsprozess

SchraubenleiferungSchraube

[eingegangen] Materialverwaltung

QGSchraubentoleranz-prüfung

Schraube[DIN-konform] Material Lagerverwaltung

Eingangsprüfung des

Prozesses Materialverwaltung

„Nur DIN-konforme Schrauben

dürfen in das Lager…“Quality Gate „Schraubentoleranzprüfung“

Trifft die Entscheidung, ob eine eingegangene

Schraube die geeignete Größe hat und

DIN-konform ist.

Ergebnis:

Entweder die Schraube ist DIN-konform oder

sie wird abgewiesen.


Seite 2312.09.2019


Das Prozessumfeld-Diagramm


BeschaffungBeschaffungs-

bedarfs-meldende/r

Beschaffungsbedarf

Formular,Bedarfsanzeige

RahmenverträgeVertragsmanagement

Ressourcen-beschaffungsbedarf,

zugewiesen

Einkaufswagen[abgelehnt] Einkaufswagenablage

Cornelia Hofmann-Peterka

EProzessverantwortliche*r

N. N.

Prozessexpert*inM

Rahmenvertragsüberbuchung

ELBE (SRM)

ELBE (MM)

Lucom FormsForWeb

Bund

VergaberechtlicheBestimmungenEU

VertragsvorlagenBeauftragte/rfür IT

Einkaufswagenerfassungsdaten unvorllständig

TechnischeBeschaffungs-

steuerung

Bedarfserhebung

Beschaffungs-übernahme-bestätigung

Beschaffungs-übernahme-ablehnung

BeschA desBMI (ZiB)

Beschaffungsauftrag BeschA desBMI (ZiB)

ELBE-Katalog

Beschaffungs-bedarfs-

meldende/r

Rechnungsausgleich

Rechnungen,Lieferung,

eingegangen

Zahlungsfreigabe-nachricht,

Einkaufswagen

Beschaffungs-abschlussnachricht,

Reservierung[angelegt]

Lagermaterial-bereitstellung

Lieferungen,sachlich richtig

Seite 2412.09.2019


Der Prozess-Steckbrief


Seite 2512.09.2019


Das Fachbegriffsmodell (2.0)


Telefon

Kommunikations-geräte [0..*]

Meta-Ebenen-Wechsel

IP-Telefon

Telefonhörer[1][1]

MAC-AdresseMobiltelefon

Hörertyp

Headset, draht-gebunden Headset, draht los

Telefonanschluss

[0..1]

[0..1]

Handy

Wähltastatur

Telefonanzeige

Telefaxgerät

[0..1]

Anmerkungzu einemFachbegriff

Anmerkungzu einer Gruppe

Telefonnummer[1]

Seite 2612.09.2019


Das Objekt-Lebenslauf-Diagramm


Dokumentenversion[vorbereitet]

Dokumentenversion[in Bearbeitung]

~s-Bearbeitungveranlassen Dokumentenversion

[bearbeitet]

~s-Bearbeitungabschließen

Dokumentenversion[in Prüfung]

~s-Prüfungveranlassen

~s-Nachbearbeitungveranlassen

Dokumentenversion[geprüft]

~ prüfen~s-Prüfungsbericht

auswerten

DokVers ist imKontext des DokVerkorrekt.

~ bearbeiten

Dokumentenversion[gelöscht]

~ löschen

Dokumenteninhalt ist"eingefroren" - darf nichtmehr verändert werden.

~ löschen

~ prüfen

Seite 2712.09.2019


BPMN-Diagramme für Arbeitsvorgänge


Seite 2812.09.2019


EIN IMS-PORTAL MIT ARIS CONNECTSingle Source of Truth…


Seite 2912.09.2019


Das IMS-Portal mit ARIS Connect


Seite 3012.09.2019


Dezentrales Prozessmanagement mit Eigenverantwortung

Zentrales Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozess-system-

verantwortliche*r

Prozesssponsor/in

Geschäftsprozess-management-Büro

Dezentrales Geschäftsprozessmanagement

Prozessteam


Prozessexpert*in

Prozessbeteiligte*r

Prozessberater*in

Prozesscontroller*in

Prozessberatungsteam

Zielverantwortliche*rIn der Regel dieAbteilungsleitung

Prozessteam

für jeden Hauptprozess


Prozessexpert*in

Prozessbeteiligte*r


Seite 3112.09.2019


Dezentrales Prozessmanagement mit Eigenverantwortung

ITZBund Geschäftsprozesssystem

Geschäftsprozess

Process

Ergebnisse

Output

Eingaben

Input

Übergabeprozess(Geschäftsprozess)

Supplier

Übernahmeprozess(Geschäftsprozess)

Consumer

Geschäftsprozess-system-

verantwortliche*rE

ist verantwortlich für Prozess-verantwortliche*r

E

Prozessbeteiligte*r

D

Prozessexpert*inunterstützt

unterstützt

Mmodelliert

Prozesscontroller*in

M

erhebt/aggregiert Daten

M

erhebt/aggregiert Daten

Prozessberater*inunterstützt

M

wirkt mit bei Verbesserungen

unterstützt methodisch

liefert fachlichen Input

liefert Daten zurProzessverbesserung

M

mitbestimmt Art undQualität

E

unterstützt methodischZielverantwortliche*r

vereinbartProzessziele


Seite 3212.09.2019


Der Prozessmanagement-Lebenslauf

Prozessstrategie-entwicklung

Prozessanalyse und-dokumentation

Prozessoptimierung

ProzessimplementierungProzessausführung

Prozesscontrolling

Verbesserungs-management

Geschäftsprozess-management


Seite 3312.09.2019


Der Prozessmanagement-Prozess

StrategiemanagementITZBund

IT-Strategie ITZBund

Prozessstrategie-entwicklung



Prozessgestaltungs-richtlinien,

Prozessinitiative

Prozessoptimierung

Prozessdokumente,Prozessinitiative,

freigegeben

Prozessdokumente,freigegeben, Prozess-optimierungsprojekte

Prozessimplementierung

Aufbauorganisation,ITZBund

HP04

Governance

HP02

Architektur-management IT-Architektur,

ITZBund

Arbeitsablauf-dokumente, Prozess-

verb.-Inititiative

Prozessausführungs-organisation, Proz.-

verb.-Initiative

ProzessausführungProzesskennzahlen-

instanzen

Prozessproblem-lösungsberichte


ProzesscontrollingProzessziel-

erreichungsanalyse-berichte

Prozessassessment-berichte

Prozess-entwicklungs-

initiativen

Jahres- und Rahmen-planung

Prozess-verbesserungs-

initiativen

Jahres- und Rahmen-planung

1..*


Prozessdokumente,Prozessinitiative

Zielebaum,strategisch,

BMF-ITZBund

Prozessstrategie-dokumente,

Prozessinitiative

Verbesserungsziel-vorschläge, GPM-

relevant

1..*

Prozessdokumente,Prozessinitiative,

publiziert

IMS-Nutzer*innen

Controlling

Fachinformationen,Prozessinitiative

Fachinformant*innen,Prozessinitiative

ProzessoptimierungProzessdokumente,freigegeben, Prozess-optimierungsprojekte

ProzessoptimierungProzessdokumente,

freigegeben, Prozess-optimierungsprojekte

Prozess-beteiligte*r

Prozess-verantwortliche

*r

Prozessergebnis-informationen

Prozessausführung

ProzesscontrollingProzessziel-

erreichungsanalyse-berichte


Seite 3412.09.2019


PROZESSMANAGEMENTBETEILIGTE VERBINDEN MIT ARIS CONNECT COLLABORATION

Der Name ist Programm…


Seite 3512.09.2019


Das ARIS Connect Community Management

� Soziale Interaktion zwischen den Prozessmanage-mentbeteiligten läuft nicht „von selbst“

� Die Einführung eines Community Managements ist ein kritischer Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche Kommunikation der Beschäftigten im Rahmen ihrer Kollaboration:– Anleitung– Anregung zu Austausch und Diskussion– Schlichtung von Konflikten– Management der Kollaborationsgruppen


Seite 3612.09.2019


IHRE FRAGENWas vergessen…?


Vielen Dank…

Harald [email protected]

+49 176 99 25 12 25

Seite 3812.09.2019


BACKUPSicher ist sicher…


Seite 3912.09.2019


ARIS – Architektur integrierter Informationssysteme


Funktion

Vertriebs-abwicklung

Auftrags-verfolgung

Auftrags-bestätigung

Organisation

Geschäfts-leitung

Produktion

SachbearbeiterVertrieb

Produktions-planer

Vertrieb

Daten

KundendatenFB

VertriebsdatenFB

AuftragsdatenFB

Prozess


erstellt

Vertrieb

Kunden-auftrag

eingegangen


Sachbearbeiter

AuftragsdatenFB

KundendatenFB


Seite 4012.09.2019


Nutzen einer vollständigen Prozessdokumentation


Funktion

Vertriebs-abwicklung

Auftrags-verfolgung


Organisation

Geschäfts-leitung

Produktion

SachbearbeiterVertrieb

Produktions-planer

Vertrieb

Daten

KundendatenFB

VertriebsdatenFB

AuftragsdatenFB

Prozess


erstellt

Vertrieb

Kunden-auftrag

eingegangen


Sachbearbeiter

AuftragsdatenFB

KundendatenFB

Was

Wozu

Womit

Wann

Wie

WerWo

Verlässliche

Aussage darüber, . . .

. . . tut oder tun wird!

Wonach


Von der Vision zum Integrierten Management System · Single-Source-of-Truth-Prinzip Passende...

Documents

Transcript of Von der Vision zum Integrierten Management System · Single-Source-of-Truth-Prinzip Passende...