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FORUM 2007 - NewGL

Vor- und Nachteile des Neuen Hauptbuches

in SAP

Andreas MaltigGelsenkirchen, 23.08.2007

30.08.2007 SBI Ruhr Folie 2

Parallele Ledger

Überblick NewGL

Reporting

Vor- und Nachteile

Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda


Parallele Ledger

Überblick NewGL

Reporting

Vor- und Nachteile

Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda


Bilanzierung auf internenUnternehmensbereichen, z.B.Segmentberichterstattung

Abgestimmtes internes undexternes Rechnungswesen

Abschlusserstellung nachunterschiedlichen Rechnungs-legungsvorschriften

Fast Close

Abbildung von Gesamtkosten-und Umsatzkostenverfahren

Vernetzte Ökonomie undGlobalisierung stellen neueHerausforderungen für dasRechnungswesen dar !

Anforderungen an ein flexibles Rechnungswesen


Zersplitterte Welt

Das Neue Hauptbuch unterstützt:

Externe Rechnungslegung Management- und Segmentberichterstattung Erweiterbar für Industrielösungen Erweiterbar durch Kunden Bilanzen unterhalb Buchungskreis Parallele Rechnungslegung für

z.B. IFRS / US-GAAP GuV nach GKV und UKV Fast Close TCO-Reduktion Compliance & Transparenz

Eine Komponente – Viele Funktionalitäten


Kons.Vorbereiten

EC-PCA

RW-Funktionen

Neues HBin mySAP

ERP

FI-SL CO-OM

CO-PA

Segmentebestimmen

UKV-Ledger

Währungs-umrechnung

Verrechnungs-kontenOnline-Splitt

Abstimm-ledger

Bilanz unterhalb Buchungskreis

Architektur des Neuen Hauptbuches


Profit Center, Konsolidierungsvorbereitung,GKV und UKV gemeinsam im Hauptbuch,Integration von Legalem und ManagementReporting

Mehrdimensionaltiät des Hauptbuches

Parallele Bilanzierung nach unterschied-lichen Rechnungslegungsvorschriften

Parallele Ledger

Erweiterbarkeit um kundeneigeneKontierungenAuswertungen nach eigenen Kriterienmöglich, z.B. Region

Flexibilität durch kundeneigene Felder

Fast CloseEchtzeit-Integration CO FI

Bilanz unterhalb Buchungskreis,Segment-Konsolidierung, Saldo Null,Vererbung von Kontierungsmerkmalen,Fast Close

Belegaufteilung

Bilanz unterhalb Buchungskreis möglich,Segment-Konsolidierung

Objekttyp Segment

AnwendungNeue Funktionalität

Was ist Neu?


Die neue Summentabelle FAGLFLEXT spiegelt dieMehrdimensionalität des Neuen Hauptbuches wider

Neu

Neue Summentabelle FAGLFLEXT


Parallele Ledger

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Reporting

Vor- und Nachteile

Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda


Nur die Werte des führenden Ledgers werden standardmäßig ins CO gebucht !

IFRS HGB US-GAAP

Mehrere Ledger – Mehrere Bewertungen


Beispiel: Bilanzauswertung für unterschiedliche Bewertungen

Das Ledger als zentrales Selektionsmerkmal


Ein Buchungsbeleg, der mit den Standardbuchungstransaktionen gebucht wird,wird mit gleichen Wertansätzen in allen Ledgern fortgeschrieben.Zur Fortschreibung einzelner Ledger existieren neue Buchungstransaktionen.

Neue Buchungstransaktionen


Über Szenarien wird je Ledger festgelegt, welche Felder im Hauptbuchfortgeschrieben werden sollen.

Analog kann die Fortschreibung für kundenindividuelle Felder festgelegt werden !

Definition der Wertfortschreibung im Hauptbuch


Parallele Ledger

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Reporting

Vor- und Nachteile

Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda


Anforderung: Erstellung von Segmentbilanzen

• Das Feld Segment gehört standardmäßig zur Summentabelle FAGLFLEXT des Neuen Hauptbuches• Neue FI-Recherchen ermöglichen den Aufruf einer Segmentbilanz

Buchung mit unterschiedlicher Segmentzuordnung notwendig

Lösung: Die neue Funktion Belegaufteilung / Online Split

Belegaufteilung - Motivation


Belegaufteilung: Prämissen


Belegaufteilungsregeln:• Auslieferung von Standardregeln durch die SAP• Individuelle Regeln können angelegt werden

Belegaufteilung: Regeln und Merkmale


Belegaufteilung: Zahlenbeispiel - Vererbung


Belegaufteilung: Zahlenbeispiel - Aufteilung


Parallele Ledger

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Reporting

Vor- und Nachteile

Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda


Das Neue Hauptbuch unterstützt den Fast Close

Online Buchungen, anstatt Periodenabschlussaktivitäten Belegaufteilung (Nachbelastung entfällt) Online CO-FI-Buchungen (Abstimmledger entfällt)

Keine Datenredundanz Abschlussaktivitäten werden weniger

Aufwand für Abstimmarbeiten wird geringer kein Abstimmledger mehr integriertes UKV-Ledger integriertes Konsolidierungsvorbereitungsledger

Periodenabschluss: Fast Close


Fast Close: Echtzeit-Integration CO -> FI


(1) Buchen Kreditorenrechnung– mit automatischer Aufteilung der

Verbindlichkeiten und Steuer

(2) Maschinelles Zahlen– mit Online-Verteilung der

Nachlauf-Kosten (Skonto,Kursdifferenzen)

– automatische Aufteilung derSteuerrückrechnung

(3) MonatsabschlussarbeitenKeine Aktivitäten notwendig !

Klassisches Hauptbuch vs Neues Hauptbuch

(1) Buchen Kreditorenrechnung

(2) Maschinelles Zahlen

(3) Monatsabschlussarbeiten– Nachbelastung Bilanz

durchführen (SAPF180):Verteilung der Verbindlichkeitenund Steuern auf operativeKontierungen (z.B. Geschäfts-bereich)

– Nachbelastung GuV durchführen(SAPF181): Verteilung Skonto,Kursdifferenzen auf operativeKontierungen

Fast Close am Beispiel Kreditorenprozess


Parallele Ledger

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Vor- und Nachteile

Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda


Max. 5 interaktiveMerkmale hinter-

legbar(Customizing)

Saldenanzeige mit flexiblen Merkmalen


Neue Rechercheberichte: Ford./Verb.

OP- oder Einzelposten Listen ausHauptbuchsicht mit KontierungsmerkmalProfitcenter und Segment


Bilanzierende Entitätenüber FreieAbgrenzungen wählbar:- Profitcenter- Segment- Funktionsbereich

Selektion eines Ledgersmöglich

Klassischer Bilanzbericht überarbeitet


Umsatzkostenverfahren: Auswertungen

Neuen Bilanzreportstarten

GuV nach UKVauswerten


Parallele Ledger

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Reporting

Vor- und Nachteile

Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda


Erfahrungen mit dem Neuen Hauptbuch

Das Neue Hauptbuch ist bei drei Kunden erfolgreichimplementiert worden

Erfahrungen seit 2005 mit dem Neuen Hauptbuch

Unterschiedliche Lösungen

Parallele Ledger vs. Kontenlösung

Kundeneigene Felder

Segmentberichterstattung

Umsatzkostenverfahren

Belegaufteilung

Zusatzreporting für das Neue Hauptbuch


Allgemeines

SAP Trend eindeutig für das Neue Hauptbuch

Die Einstellungen zum Neuen Hauptbuch sind nachProduktivsetzung kaum änderbar

Genauer Konzeptionsbedarf

Alle Prozesse müssen analysiert und detailliert getestet werden

Es gibt im Standard kein Zurück zum klassischen Hauptbuch

Einmalkosten zur Konzeption, Implementierung und evtl.Migration



Parallele Ledger

Identische Oberfläche und fast identische Funktionalitätenvereinfachen die Handhabung und Transparenz

Zusammenfassen von Ledgern zu Gruppen kann Zeit imAbschlussprozess ersparen

Darstellung im FI-AA durch Delta-Bewertungsbereicheunglücklich gelöst

Hohe Laufzeiten bei Bilanzauswertungen, wenn mehrereLedger einer Summentabelle zugeordnet werden

Keine Buchung in nicht-führende Ledger auf OP geführteSachkonten



CO Echtzeitintegration

Kein Abstimmaufwand mehr zwischen FI und CO notwendig

Die Anreicherung der Summentabelle um CO Objekte ersetztnicht die Aktivierung einzelner CO Module

CO Berichtswesen kann nicht durch das HauptbuchBerichtswesen abgelöst werden



Belegaufteilung

Vererbung und Belegsplitt sichern realtime Genauigkeithinsichtlich der Saldo-Null Bilanzauswertungen

Die Kontierungsvererbung beim Belegausgleich erhöht dieKontierungsqualität

Automatische Buchungen erfordern oft den Einsatz einerSubstitution zur Versorgung der Bilanzierungsmerkmale



Kundeneigene Felder

Ohne Modifikation erweiterbar

In den Buchungen erfaßbar und in vielen Reports auswertbar

Gute Abstimmmöglichkeit zu Vorsystemen

Erhöhen automatisch die Anzahl der Datensätze in derSummentabelle und können entsprechend zu hohenLaufzeiten bei Bilanzauswertungen führen

Felder deaktivierbar, nachträglich aber nicht entfernbar



Berichtswesen

Standard Auswertungsmöglichkeiten am Anfang unter ERP5.0 eher schlecht, mittlerweile ganz gut und stetig wachsend

Segmentberichterstattung im Standard durch eigene Felderabbildbar und auswertbar

Flexible Auswertungsmöglichkeiten im Report Painter undReport Writer

GuV nach UKV nur über einen Recherchebericht zur Bilanzauswertbar, nicht aus der klassischen Bilanz (RFBILA00)



Empfehlungen zum Neuen Hauptbuch

Ohne Zwang nicht sofort auf das Neue Hauptbuchwechseln

Sofern Releasewechsel auf ERP 6.0 eingeplant, sollte einFolgeprojekt zur Einführung des Neuen Hauptbuchesgeprüft werden

Detailliertes Kontierungshandbuch ist für eine Umstellungerforderlich (runtergebrochen auf Konto/Belegart)

So wenig kundeneigene Felder und Ledger wie möglich

Belegaufteilung nur nutzen, sofern eine Segment- oderProfitcenterberichterstattung mit Bilanzqualität dieserfordert


Parallele Ledger

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Reporting

Vor- und Nachteile

Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda


Neue Möglichkeiten


IntegrierteSegmentberichterstattung

Weniger Abstimmarbeitenzwischen externem und internemRechnungswesen

Parallele Rechnungslegung durchWerthaltung in parallelen Büchern

Flexibilität durch unternehmens-spezifisches Reporting

Nutzen


• Begleitendes Coaching der IT-Abteilungin der Realisierungsphase

• Administratorenschulung undAnwenderschulung

• Betreuung und Basisunterstützung

Consulting

Training & Betreuung

• Analyse der Anforderungen und Geschäftsprozesse mit Aufzeigen vonVerbesserungspotenzialen (Analyse- und Prozessworkshop)

• Grobkonzept im Rahmen der Gesamt-IT-Strategie des Unternehmens

Design & Implementierung• Feinkonzeption

• Einrichten der notwendigen Strukturen und der relevanten Funktionen

• Integration der Lösung in die vorhandene Systemlandschaft

Projekt-management

Programm-management

Consult

DesignMaintain

BuildOperate

Lösungsangebot


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Services for Business IT Ruhr GmbH

Andreas MaltigSenior Consultant Business Intelligence

Bruchstr. 545883 Gelsenkirchen

Tel.: +49 209 9456-7027Fax: +49 209 9456-67027E-Mail: [email protected]: http://www.sbi-ruhr.de

A Siemens Company


Parallele Ledger

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Belegaufteilung

Zusammenfassung

Periodenabschluss

Agenda

Backup zur Migration


Analyse der Rechnungswesenprozesse:

– Welche betriebswirtschaftlichen Anforderungen müssenabgebildet werden ?

• Welche parallelen Bewertungen / Bücher werden benötigt ?• Soll eine Segmentberichterstattung möglich sein ?• Für welche Entitäten wird ein Reporting benötigt ?

– Welche technischen Funktionalitäten sind zur Abbildung derbetriebswirtschaftlichen Anforderungen notwendig ?

• Einführung von neuen, evtl. kundenindividuellen Kontierungen• Definition von parallelen Ledgern• Einstellung der Belegaufteilung• Festlegung des Migrationsszenarios

Implementierung des Neuen Hauptbuches


Neukunden:

Die Daten werden aus dem Fremdsystem über eine Altdatenübernahme ins SAP-System mit aktiviertem Neuen Hauptbuch übernommen!

Bestandskunden:

Die Daten werden durch SAP-Standard-Migrationstools aus dem klassischen Hauptbuchins Neue Hauptbuch übergeleitet!

Datenübernahme ⇔ Migration


Migrationsprinzipien: Migration nur zum Geschäftsjahresbeginn (Stichtag) Das alte Geschäftsjahr muss abgeschlossen sein vor

Aktivierung des Neuen Hauptbuches

Voraussetzung:Erfolgreicher Upgrade des R/3 Systems auf ERP 6.0.

Die Migration ist ein eigenständiges Projekt

Projektplanung, Meilensteine, Testumsetzung undProduktivumsetzung

Komplexe Migrationstools Siehe auch OSS-Hinweis 812919

Migrationsprojekt für das Neue Hauptbuch


• Konzeption der neuenHauptbuchhaltung

• Customizing der neuenHauptbuchhaltung

• Planung und Konzeptionder Migration

• Analyse derGeschäftsprozesseinsbesondere beiEinsatz derBelegaufteilung

• Ggf. Customizing derBelegaufteilung

• Abschluss des altenGeschäftsjahres

• Customizing der neuenHauptbuchhaltung

• Customizing derMigration

• Einsatz der Validierungzur Verprobung derBeleg-aufteilung

• Durchführung derMigration:- Übertrag der Belege indie neuen Tabellen- Durchführung desSaldovortrages

• Aktivierung desNeuenHauptbuches

Ablauf Migrationsprojekt


ERP 5.0 Kunden:– In Q4/2005 hat die Pilotierung der Migrationstools gestartet– Die Auslieferung ist mit Verfügbarkeit von Support

Package 10 erfolgt– Eingeschränkte Nutzung der Migrationstools

ERP 6.0 Kunden:– Die Auslieferung des Migrationscustomizings und der

dazugehörigen Tools ist Standard– In den Anweisungen des Global Active Supports werden

Ihnen u.a. Fragen zu Ihrer aktuellen und für die Zukunftgewünschten Hauptbuchorganisation gestellt

Migration NewGL: SAP-Unterstützung/-tools

SAP empfiehlt die SAP als Unterstützung/Beratung im Migrationsprojekt mit einzubinden

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