Warum ein PMO wirklich wichtig ist - The Project Group · Life Science Anlagen-/Apparatebau...

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Warum ein PMO wirklich wichtig ist

TPG Webinar-Serie 2016 zum „PPM Paradise“ – Thema 2.0

Mit Johann Strasser


Agenda

Kurze Firmenvorstellung


Welche Arten von PMO gibt es

Mögliche Aufgaben eines PMO

Welche Prozesse Sinn machen

Wie kann die Zukunft des PMO aussehen

Ihre Fragen


Kurze Firmenvorstellung


TPG The Project Group

Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf Basis

von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP Systemen

wie SAP und Microsoft Dynamics

PPM Methodik und

Prozesse

Microsoft PPM und

SharePoint

PPM Integration

BERATUNG PRODUKTELÖSUNGEN TRAINING

PPM Einführung und

Erweiterung

PPM Integration

PPM Support

AddIns und Apps für

Microsoft PPM und

SharePoint

PPM Integration

Offene und

kundenspezifische

Seminare

Coaching

Deutschland – Österreich – Schweiz – Spanien – UK – USA – AfrikaPPM Partner in 10 Ländern


Einige TPG Kunden verschiedener Branchen

Öffentlicher Sektor

Automotive

Konsumartikel

Anlagen-/Apparatebau

Energie-/Grundstoffe

IT/Telekommunikation

Aerospace/Verteidigung

Finanzdienstleistung

Dienstleistungen

Life ScienceAnlagen-/Apparatebau Automotive Life Science Finanzdienstleistung

Konsumartikel Öffentlicher Sektor Dienstleistungen Aerospace/Verteidigung

IT/Telekommunikation

Energie/Grundstoffe

http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:Br-logo-alt-ohne-arddachmarke.svg

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http://www.lonza.ch/group/en.html

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Projektliste

PPM Paradise

Pipeline RessourcenStatus Portfolio KostenRisiko Strategie

Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt C

Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d

Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu

ProjektePROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

Kommentar

TeamsControlling

Budget 10000 10000 10000 10000

Work

Internal

4000 4000 4000 4000

Work

External

3000 3000 3000 3000

Others

External

3000 3000 3000 3000

Ressourcenpool

Firma

Abteilung A

Team A.1

Team A.2

Abteilung B

Team B.1

Team B.2

Team B.3

Abteilung C

Team C.1

Team C.2

Abteilung D

Team 4.1

Abteilung E

Team 5.1

Team 5.2

Abteilung F

Team 6.1


PPM Anforderungen

Viele Projekte müssen gesteuert werden

Projekte in verschiedenen Unternehmensbereichen

Projekte sind untereinander abhängig

Umgebung für Projekte ist international

Schnelle Entscheidungen sind gefragt

Berichtsanforderungen sind umfangreich

Präzise Projektinformationen werden vorausgesetzt

Projektkosten gewinnen an Bedeutung

Priorität und Strategiebeitrag der Projekte müssen bekannt sein

Ressourcen aus verschiedenen Bereichen müssen koordiniert werden

...


PPM Organisation und Information

Projektleiter

Teamleiter

PMO

Mitarbeiter

GF


PMO stiftet Nutzen

Das PMO …

unterstützt die beteiligten Rollen

regelt die Initiierung von Projekten

koordiniert Ressourcenanforderungen

sichert die Aktualität, Vollständigkeit und Plausibilität von Berichten

etabliert Prozesse und Methoden

bildet Projektleiter aus

übernimmt die PPM Tooleinführung

…

Und erreicht …

Einsparung von Zeit durch Routine und Ausbildung

Reduktion von Projektverzögerungen, Kosten- und Aufwandsüberschreitungen

Verbesserung der Profitabilität in Kundenprojekten

Verringerung der Ressourcenkonflikte

Verbesserung der strategischen Ausrichtung der Projekte

…


PMO ist zentraler Koordinator

Controller

Entscheider

Abteilungsleiter

Projektleiter

PMO


Erwartungen der Entscheider

Steering board meetings mit verlässlichen Daten

Kleinere Ressourcenkonflikte sollen direkt gelöst werden

Größere Budget – und Ressourcenkonflikte müssen mit geeigneten

Optionen zur Entscheidung vorbereitet sein

Sichtbarkeit von bewerteten Risiken

Vergleich des verbleibenden Aufwands mit den offenen Ergebnissen

Review von allen Projekten im Laufe der Zeit nicht nur die wichtigen


Erwartungen der Projektleiter

Klarer Projektauftrag

Planungsunterstützung mit Best Practice aus Lessons Learned

Rechtzeitige Genehmigung von Änderungen

Zusicherung von Ressourcen und Budgets

Unterstützung bei Abhängigkeiten zu anderen Projekten

Passende Tools für verschiedene Projekte

Training zu den Prozessen, Methoden und Tools

Coaching in schwierigen Situationen


Erwartungen der Abteilungsleiter

Prozess zur Steuerung von Ressourcenanfragen und Zusicherung

Kommunikation der tatsächlichen Projektverfügbarkeit statt Kapazität

Projektpriorisierung entsprechend der Unternehmensziele um die besten

Ressourcen in den wichtigsten Projekte einzusetzen

Information zur Pipeline / Roadmap um die mittel- und langfristige

Bereitstellung bzw. Ausbildung von Ressourcen zu steuern


Erwartungen von Controlling / Accounting

Prozess zur Anfrage und Zusicherung von Budgets

Zugang zu aktuellen Planungsinformationen für die Hochrechnung

(Zahlungsmeilensteine, Abnahmen, …)

Projektpriorisierung entsprechend der Unternehmensziele um das meiste

Budget für die wichtigsten Projekte zu reservieren

Information zur Pipeline / Roadmap um die mittel- und langfristige

Bereitstellung von Budgets zu steuern


Welche Arten von PMO gibt es


PMO Varianten

Unternehmensweites

strategisches Projekt-

portfoliomanagement

(S)PMO

Bereichs-/Abteilungsweite

Koordination

von ProjektenPMO

Steuerung

eines (Groß-)ProjektesPO

GF / Vorstand

Produktion Finanz IT

Applikation Support Systeme

Projekte


Mögliche Aufgaben eines PMO


PMO Aufgabenfelder

...Aufgabenfelder

Methoden und

Prozesse

Strategisches

Projektmanagement

Projektportfolio-

controlling

Training und

Coaching

Aufsetzen und

Durchführen von Projekt-

auswahl- und Priorisierungs-

verfahren; Durchführen von

Nutzwertanalysen; Festlegen von

PM-Rahmenbedingungen

Definition und Pflege von

Prozessen, PM-Methoden

und Tools

Durchführen von

Personalentwicklungs-

maßnahmen für Projektleiter

und Teams

Operatives Unterstützen in Projekten

bei der Durchführung von PM-Aufgaben

(z.B.: Workshop-Moderation, temporäre

Stellung eines Projektcontrollers

Überwachen

von Projektfortschritt

und Umsetzen von Steuerungs-

maßnahmen; Sammeln und

Aufbereiten von Projektinformationen

für Entscheidungsgremien

Projekt Services


Umfrage

PMO Aufgaben in Ihrem Unternehmen


Welche Prozesse Sinn machen


PPM Prozess

Projekt anlegen

PM

OP

roje

ktle

ite

rT

ea

mle

ite

r

Priorisieren &

auswählen

PPM-Meeting

Grobplanung Detailplanung Anforderung

Fähigkeiten

Planung

Restaufwand

Statusbericht

Zusicherung

Personen

Bereitstellung

Kapazitäten

Initiierung Planung & Steuerung

Project A

Project B

Project C

Project A 1

Project B 2

Project C 3

Mita

rbe

ite

r Erhebung Ist-Daten


Einzel - Projektsteuerung

Projektarbeit

Ergebnisse …

Berichte

Zustände ?

Statusmeeting

Abweichungen ?

Entscheidungen !+Auftrag

Änderungen Störungen

Lieferung


Multi - Projektsteuerung

Projektarbeit:

Ergebnisse …

Berichte:

Zustände ?

Portfoliomeeting

Abweichungen ?

Entscheidungen !+Anträge

Änderungen

Störungen

LieferungenProjektarbeit:

Ergebnisse …Projektarbeit

Ergebnisse …

Berichte:

Zustände ?Berichte

Zustände ?

PMOVorbereitung

Portfoliomeeting

PMOSicherstellung der

Datenqualität


PPM Taktung

Rolle Aktion Takt ...

GFStrategiemeeting

(Quartalsweise)

PMOPortfoliomeeting

(monatlich)

TeamleiterRessourcenabstimmung

(2-wöchentlich)

Projektleiter

Statusmeldung

(monatlich)

Statusmeeting

(wöchentlich)

MitarbeiterIst-Erfassung

(täglich / wöchentlich)


PPM Prozesse

Projektinitiierung

Ressourcenanfrage und Zusicherung

Budgetanfrage und Zusicherung

Wochenabschluss innerhalb der Projektes und Teams

Monatsabschluss mit Statusbericht und Rechnungslegung

Projektabschluss

Rolling Forecast 3-4 mal pro Jahr


PPM Automatisierung

Reduktion von Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung

Jan Feb Mar


Wie kann die Zukunft des PMO aussehen


Entwicklung der PMOs

2000 2006 2010 2012 2014

48%

77%84% 87%

Fast alle Unternehmen haben ein PMO, es muss aber Nutzen stiften !

Quelle: PM Solutions, The State of the PMO 2012 / 2014 (www.pmsolutions.com)

Anmerkung: Rückgang 2014 hauptsächlich in kleinen Unternehmen

80%


Herausforderungen und Konsequenzen

Mehr Kostentransparenz

Höhere PM-Reife

Anpassung der PMO –

Organisation

Veränderung der PMO -

Aufgaben

Stärkere Abhängigkeiten

Knappere Ressourcen

Höhere Anzahl von Projekten

Zunehmende Internationalität

„Management des

Projektgeschäfts“

Optimierung der Tool -

Unterstützung


Veränderung der PMO - Aufgaben

Koordination Regulierung

Beratung

Schnittstelle zwischen

Projekten

Operative Unterstützung

Erstellung von Berichten

Standardisierung

Training, Coaching

Unterstützung

MPM-Prozesse

Priorisierung von Projekten

Portfolio-

management

Strategie-

abgleich

Zentrale Drehscheibe im Unternehmen

Ressourcen-

management

Komm-

unikation

BeratungTraining, Coaching

mehr Bereiche im UnternehmenUnterstützung

Unterstützung

(Stärkere Automatisierung)


Anpassung der PMO - Organisation

Controlling

Entscheider

Abteilungsleiter

Projektleiter

PMO


Anpassung der PMO – Organisation

Entscheider

Mehr Kompetenzen für die Priorisierung

(Entscheider als Mitglieder des PMO ?)

Abteilungsleiter

PMO ordnet Mitarbeiter / Skills den Projekten zu

(Teamleiter bilden Mitarbeiter nur noch aus ?)

Projektleiter

Hauptamtliche Projektleiter, die dem PMO zugeordnet sind für Projekte, der oberen Kategorien.

Kleinere Projekte werden nach wie vor von temporären PLs geleitet.

Controlling

Projektbudget - Planung und - Steuerung



Unternehmen

Sales, Marketing,

HR, ...R&D ITPMO PMO

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

Projekt 1 Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 5



Unternehmen

Sales, Marketing,

HR,….R&D IT

PMO

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

PMO

R&D

PMO

Andere

Projekt 5 Projekt 5

PROGRAMM 1

Projekt 5

Projekt 6

Projekt 7P6 P7 P8

PMO

IT


Optimierung der Toolkette

Capacity

Budget

Work

Cost

Projects

New Projects

Projects

Strategische

Planung

Team- & Budget-

Planung

Projekt-

Planung

Work JAN FEB MAR APR MAI

TEAM A 220 250 210 270 220

TEAM B 100 190 185 220 200

TEAM C 120 120 120 120 120

Cost JAN FEB MAR APR MAI

Projekt A 100 150 80 120 40

Projekt B 190 250 240 180 150

Projekt C 220 230 180 90 50

ERP

SAP

...

PPM - Microsoft Project & SharePoint TPG


Zusammenfassung der neuen Herausforderungen

Zusammenführung der gewünschten Anforderungen aus der

Unternehmensstrategie mit den tatsächlichen Möglichkeiten Ergebnisse

liefern zu können (Portfoliomanagement)

Aussteuern der Budgets und Ressourcen zwischen den Linientätigkeiten für

den Betrieb des Geschäftes und der Projekte zur Änderung des Geschäftes

entsprechend der gegebenen Prioritäten (Ressourcenmanagement)

Agiler Ansatz gewinnt an Bedeutung auch außerhalb der

Softwareentwicklung


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