Wenn ein Multimedia-Archiv für höhere Behandlungsqualität ......Einer der Treiber für die...
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Wenn ein Multimedia-Archiv für höhere Behandlungsqualität sorgt Kreiskliniken Reutlingen GmbH forciert seine Digitalisierungsstrategie mit Allgeier.mDMAS als Universalarchiv Die Kreiskliniken Reutlingen GmbH betreibt das Klinikum am Stei- nenberg in Reutlingen, die Ermstalklinik in Bad Urach und die Alb- klinik in Münsingen. Mit insgesamt rund 770 Betten, rund 2.000 Beschäftigten, circa 36.000 stationären und 80.000 ambulanten Patienten pro Jahr sind die Kreiskliniken Reutlingen der größte kommunale Arbeitgeber der Region. Der Landkreis Reutlingen be- treibt als alleiniger Gesellschafter das Unternehmen. Die Kliniken sind in der Lage, bis auf wenige Ausnahmen, das komplette medizinische Leistungsspektrum abzudecken. Sie sind modern ausgestattet und verfügen über 13 Kompetenz-Zentren, in denen interdisziplinäre Expertenteams Diagnostik und Therapie bestimmter Krankheitsbilder eng miteinander abstimmen. „Unsere Vision ist ein rein digitales Krankenhaus, in dem allen Mitarbeitern sämtliche Dokumente digital zur Verfügung stehen und in dem für den internen Gebrauch kein Papier notwendig ist“, sagt Norbert Finke, Vorsitzender der Geschäftsführung der Kreis- kliniken. „Zentraler Baustein dieses Masterplans ist die digitale Patientenakte, die wir derzeit Zug um Zug mit Allgeier.mDMAS einführen.“ Einer der Treiber für die Einführung der digitalen Patientenakte bei den Kreiskliniken Reutlingen: Die Räume für die Archivierung von Aktenordnern mit Patientendaten platzten aus allen Nähten. Kein Wunder: Das Bürgerliche Gesetzbuch verlangt, dass ärztliche Dokumentationen zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf- bewahrt werden müssen. Zum Teil sind Aufbewahrungsfristen von mehr als 30 Jahren gefordert – etwa, wenn es sich um Unterlagen von Patienten mit chronischen Erkrankungen handelt. „Doch auch mit dem Auslagern abgelaufener Jahrgänge, die also älter als 30 Jahre sind, konnten wir nicht viel Platz schaffen“, er- läutert Stefan Schramm, Abteilungsleiter EDV/Organisation. „So- bald ein Patient wieder in eines unserer Häuser kam, wurden die alten Patientendaten den neuen hinzugefügt. Dadurch wurden die alten Jahrgänge immer dünner und die neuen immer dicker.“ Zur akuten Raumnot kam hinzu, dass es in der Vergangenheit keine durchgängige Patientenakte gab, in der alle Informatio- nen konsolidiert vorlagen. „Seit der Einführung des KIS-Systems wurden viele Dokumentationsinhalte nicht mehr für die Papier- akte ausgedruckt. Das heißt, wir hatten zum Teil unterschiedliche Aufbewahrungsorte für Patientendaten“, erinnert sich Schramm. „Dies war insbesondere für die Rechtsabteilung und für das Medizin-Controlling nachteilig.“ Für die Juristen war es in einem Haftpflichtfall notwendig, auf sämtliche Patientendaten zugreifen zu können. Dies war sehr aufwändig in der Vergangenheit. Das gleiche galt für die Mitarbeiter im Bereich Medizin-Controlling: Bei Krankenhausrechnungen, die der Medizinische Dienst der Kran- kenversicherungen (MDK) als auffällig eingestuft hat, war es für ihn oft aufwändig, schnell Einblick in alle notwendigen Patienten- dokumentationen zu bekommen, um dem MDK zeitnah antwor- ten zu können. Ein umfassendes Archiv für alle digitalen Formate Schramm schaute sich am Markt nach einer Lösung für die digitale Patientenakte um. „Mein Ziel war es, ein umfassendes System für die Archivierung verschiedener digitale Formate zu bekom- men. Sowohl PDF-Dokumente als auch Bilder, DICOM-Objekte und Filme wie etwa vom Herzkatheter oder aus dem Diagnostikbe- reich sollten darin Platz finden“, so der IT-Leiter. „Es sollte möglich sein, alle diagnostischen Geräte über Schnittstellen anzubinden. Letztlich wollte ich ein Multimediaarchiv.“ Der Hersteller des KIS- Systems, das die Kreiskliniken Reutlingen nutzen, konnte diese multimedialen Fähigkeiten nicht zur Verfügung stellen. Deshalb kam ein Besuch eines Spezialisten von Allgeier Medical IT wie gerufen: „Allgeier.mDMAS hat uns von Anfang an mit seiner Multimediafähigkeit überzeugt“, sagt Schramm. „Wichtig war für uns auch, dass die Software im Grunde aus einer PACS-Entwick- lung heraus entstanden ist und über entsprechende DICOM-Fä- higkeiten verfügt, sodass wir eine Verbindung zwischen Allgeier. mDMAS und unserem PACS-System herstellen können.“ Das PACS- System soll bei den Kreiskliniken Reutlingen in Zukunft nur noch als Kurzzeitarchiv verwendet werden. mDMAS übernimmt dann die Rolle des Langzeitarchivs für medizinische Bilder und Daten. Im ersten Schritt nach der Einführung von mDMAS haben die Kreiskliniken Reutlingen begonnen, Altakten bis zum Jahrgang Medical IT ALLGEIER
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Wenn ein Multimedia-Archiv für höhere Behandlungsqualität sorgt
Kreiskliniken Reutlingen GmbH
forciert seine Digitalisierungsstrategie mit
Allgeier.mDMAS als Universalarchiv
Die Kreiskliniken Reutlingen GmbH betreibt das Klinikum am Stei-nenberg in Reutlingen, die Ermstalklinik in Bad Urach und die Alb-klinik in Münsingen. Mit insgesamt rund 770 Betten, rund 2.000 Beschäftigten, circa 36.000 stationären und 80.000 ambulanten Patienten pro Jahr sind die Kreiskliniken Reutlingen der größte kommunale Arbeitgeber der Region. Der Landkreis Reutlingen be-treibt als alleiniger Gesellschafter das Unternehmen.
Die Kliniken sind in der Lage, bis auf wenige Ausnahmen, das komplette medizinische Leistungsspektrum abzudecken. Sie sind modern ausgestattet und verfügen über 13 Kompetenz-Zentren, in denen interdisziplinäre Expertenteams Diagnostik und Therapie bestimmter Krankheitsbilder eng miteinander abstimmen.
„Unsere Vision ist ein rein digitales Krankenhaus, in dem allen Mitarbeitern sämtliche Dokumente digital zur Verfügung stehen und in dem für den internen Gebrauch kein Papier notwendig ist“, sagt Norbert Finke, Vorsitzender der Geschäftsführung der Kreis-kliniken. „Zentraler Baustein dieses Masterplans ist die digitale Patientenakte, die wir derzeit Zug um Zug mit Allgeier.mDMAS einführen.“
Einer der Treiber für die Einführung der digitalen Patientenakte bei den Kreiskliniken Reutlingen: Die Räume für die Archivierung von Aktenordnern mit Patientendaten platzten aus allen Nähten. Kein Wunder: Das Bürgerliche Gesetzbuch verlangt, dass ärztliche Dokumentationen zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf-bewahrt werden müssen. Zum Teil sind Aufbewahrungsfristen von mehr als 30 Jahren gefordert – etwa, wenn es sich um Unterlagen von Patienten mit chronischen Erkrankungen handelt.
„Doch auch mit dem Auslagern abgelaufener Jahrgänge, die also älter als 30 Jahre sind, konnten wir nicht viel Platz schaffen“, er-läutert Stefan Schramm, Abteilungsleiter EDV/Organisation. „So-bald ein Patient wieder in eines unserer Häuser kam, wurden die alten Patientendaten den neuen hinzugefügt. Dadurch wurden die alten Jahrgänge immer dünner und die neuen immer dicker.“
Zur akuten Raumnot kam hinzu, dass es in der Vergangenheit keine durchgängige Patientenakte gab, in der alle Informatio-
nen konsolidiert vorlagen. „Seit der Einführung des KIS-Systems wurden viele Dokumentationsinhalte nicht mehr für die Papier-akte ausgedruckt. Das heißt, wir hatten zum Teil unterschiedliche Aufbewahrungsorte für Patientendaten“, erinnert sich Schramm. „Dies war insbesondere für die Rechtsabteilung und für das Medizin-Controlling nachteilig.“ Für die Juristen war es in einem Haftpfl ichtfall notwendig, auf sämtliche Patientendaten zugreifen zu können. Dies war sehr aufwändig in der Vergangenheit. Das gleiche galt für die Mitarbeiter im Bereich Medizin-Controlling: Bei Krankenhausrechnungen, die der Medizinische Dienst der Kran-kenversicherungen (MDK) als auffällig eingestuft hat, war es für ihn oft aufwändig, schnell Einblick in alle notwendigen Patienten-dokumentationen zu bekommen, um dem MDK zeitnah antwor-ten zu können.
Ein umfassendes Archiv für alle digitalen Formate
Schramm schaute sich am Markt nach einer Lösung für die digitale Patientenakte um. „Mein Ziel war es, ein umfassendes System für die Archivierung verschiedener digitale Formate zu bekom-men. Sowohl PDF-Dokumente als auch Bilder, DICOM-Objekte und Filme wie etwa vom Herzkatheter oder aus dem Diagnostikbe-reich sollten darin Platz fi nden“, so der IT-Leiter. „Es sollte möglich sein, alle diagnostischen Geräte über Schnittstellen anzubinden. Letztlich wollte ich ein Multimediaarchiv.“ Der Hersteller des KIS-Systems, das die Kreiskliniken Reutlingen nutzen, konnte diese multimedialen Fähigkeiten nicht zur Verfügung stellen.
Deshalb kam ein Besuch eines Spezialisten von Allgeier Medical IT wie gerufen: „Allgeier.mDMAS hat uns von Anfang an mit seiner Multimediafähigkeit überzeugt“, sagt Schramm. „Wichtig war für uns auch, dass die Software im Grunde aus einer PACS-Entwick-lung heraus entstanden ist und über entsprechende DICOM-Fä-higkeiten verfügt, sodass wir eine Verbindung zwischen Allgeier.mDMAS und unserem PACS-System herstellen können.“ Das PACS-System soll bei den Kreiskliniken Reutlingen in Zukunft nur noch als Kurzzeitarchiv verwendet werden. mDMAS übernimmt dann die Rolle des Langzeitarchivs für medizinische Bilder und Daten.Im ersten Schritt nach der Einführung von mDMAS haben die Kreiskliniken Reutlingen begonnen, Altakten bis zum Jahrgang
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2011 einscannen lassen. Ein Jahrgang umfasst rund 14 000 Pa-tientenakten mit durchschnittlich 115 Blättern pro Akte, teilwei-se beidseitig und mit unterschiedlichen Formaten. Das ergibt in Summe rund 1,77 Millionen Seiten pro Jahrgang. Parallel dazu werden neue digitale Patienenakten angelegt, sodass keine neu-en Akten im Papierformat mehr entstehen.
Teil dieses ersten Schritts war auch die Implementierung des digi-talen Signaturprozesses. Er sorgt heute dafür, dass ein in mDMAS gespeichertes Dokument auch ohne Unterschrift gültig ist. Mit Hil-fe der elektronischen Signaturen lässt sich nachweisen, dass ein Dokument seit dem Aufbringen der Signatur nicht mehr verändert worden ist.
Damit kann demnächst auch der Arztbrief medienbruchfrei in das Multimediaarchiv eingestellt werden, ohne dass er zuvor ausge-druckt, per Hand unterschrieben und anschließend wieder einge-scannt werden muss.
Digitale Fieberkurve reduziert den Papierausstoß weiterDer Abschied von der Papierakte rückt auch durch die Einführung der digitalen Fieberkurve näher: Die Fieberkurve jedes Patienten im Krankenhaus ist zentrales Arbeitsmittel für die Ärzte und Pfle-ger. Sie gibt Auskunft unter anderem über Blutdruck, Puls- und Temperaturwerte, Medikation und Behandlungsstatus des Pati-enten. „Wenn wir die Fieberkurve elektronisch in mDMAS abbil-den können, entfällt ein Großteil des Papiers“, freut sich Schramm.Parallel dazu schafft die EDV-Abteilung Schnittstellen von vorhan-denen diagnostischen Geräten wie beispielsweise Herzkatheter, Endoskopie oder CT zu mDMAS, sodass künftig auch diese Patien-tendaten direkt im Multimediaarchiv gespeichert werden.
„Die Vorteile der digitalen Patientenakte liegen klar auf der Hand: Akten von Patienten, die früher bereits bei uns behandelt wurden, müssen nicht mehr im Zentralarchiv angefordert werden, sondern können heute bequem von jedem Arztarbeitsplatz aufgerufen werden“, betont Finke. „mDMAS ist ein ganz wichtiger Baustein
in unserer digitalen Transformation.“ Wenn bis Mitte kommenden Jahres auch auf allen Stationen die mobile Visite eingeführt ist, können Ärzte und Pfleger sogar von den mobilen Rechnern aus Patientendaten einsehen.
„mDMAS ist zwar erst seit wenigen Wochen produktiv geschaltet. Aber wird haben durch die Einführung viele Prozesse wesentlich effizienter gestalten können“, bestätigt Schramm. Er rechnet da-mit, dass die großen Vorteile in den kommenden ein bis zwei Jahren zum Tragen kommen werden, wenn sowohl Juristen als auch Medizin-Controller nicht mehr Papierakten erst kopieren und dann mühsam durchforsten müssen. „Ich bin mir sicher, dass wir in fünf Jahren für den Behandlungsprozess im Krankenhaus kein Papier mehr benötigen werden. Innerhalb des Hauses wird dank des Multimedia-Archivs vieles ausschließlich digital stattfinden können. Papier wird nur noch eine Ausgabeform sein, um even-tuell dem Patienten oder einem niedergelassenen Arzt ein Doku-ment mitzugeben beziehungsweise zu schicken“, sagt Schramm.
Hintergrund: Aus Platz- und Effizienzgründen digitalisieren die Kreiskliniken Reutlingen die Patientenakte. In Allgeier.mDMAS werden alle Altakten ab dem Jahrgang 2011 digital abgelegt. Gleichzeitig werden alle Diagnostik-Systeme und die digitale Fie-berkurve darin eingebunden, sodass hier künftig alle Patienten-daten einschließlich Bild- und Filmdaten zu finden sind.
Herausforderung: Ein multimediale Lösung war gefordert.
Lösung: Allgeier.mDMAS
Erfolg: � Umsetzung der elektronischen Patientenakte durch die künftige Anbindung aller medizinischen Systeme
� Schneller Zugriff auf alle Patientendaten und Dokumente für Ärzte, Pfleger und Verwaltung über Allgeier.mDMAS
� Einheitliche Benutzeroberfläche für Ärzte und Pfleger durch Integration von Allgeier.mDMAS in das vorhandene KIS-System
� Zeitnahe Antworten auf Anfragen des MDK bezüglich auffäl-liger Rechnungen durch das schnellere Scannen und Archi-vieren von Dokumenten
� Es wird kein Archivplatz für neue Akten mehr benötigt
„Durch den Digitalisierungspro-zess können wir letztlich wieder mehr Qualität und auch Wärme in die Behandlungsprozesse hineinbringen, so dass am Ende in erster Linie der Patient davon profitieren wird. Zum einen, weil der Arzt oder Pfleger alle Infor-mationen zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort zur Verfügung hat und nicht lange suchen muss. Und zum anderen kann er diese Zeit dafür aufwenden, sich stärker dem Patienten zu widmen.“
Stefan Schramm, Abteilungsleiter EDV/Organisation, Kreiskliniken Reutlingen
