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Wer gewinnt das Ressourcen Ping – Pongzwischen Projekten und Linie?Johann Strasser


TPG The Project Group

Kompetenz in Microsoft Enterprise Project Management (EPM)Firmengründung 1998, Erfahrung mit Microsoft Project seit 1989Full Service Anbieter für unternehmensweites Projektmanagement Beratung / Konzepte

Lösungen / Hosting / Schulung / Wartung / Support

Größtes Produktportfolio zu Microsoft Project ServerWeltweit führende SAP Integration (von SAP zertifiziert)Einer der führenden Microsoft EPM Partner in EuropaMicrosoft Gold Certified Partner (PPM + ISV)

Offene Seminare für verschiedenen ZielgruppenMicrosoft Project und Project Server für Anwender Vorbereitung auf die PMP Zertifizierung


Standorte und Partner


Auszug unserer Kunden aus vielen Branchen


Organisation

Dedizierter RessourceneinsatzKlare Trennung von Ressourcen für Linientätigkeiten und ProjekteTeuer, weil auf beiden Seiten genügend Ressourcen vorgehalten werdenDas wäre eigentlich die Lösung, wenn die Auslastung kostant wäre

Gemischter RessourceneinsatzBedarfsweise Zuordnung derselben Ressourcen für Linientätigkeiten und ProjekteKostengünstiger, weil Einsatz flexibel gestaltet werden kannFührt immer zu Konflikten, weil sich die Dringlichkeiten ändernErfordert entsprechende Kultur für den Umgang mit den Konflikten


Unterscheidung Linientätigkeit / Projekt

ProjektwürdigkeitsanalyseKriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl

1 Unternehmensumfeld- Bedeutung für alle Bereiche Nein Ja/Nein Ja Ja

2 Soziale Komplexität- Anzahl der involvierten Bereiche 1 Bereich bis zu 3 Bereiche mehr als 3 Bereiche bis zu 3 Bereiche

- Größe des gesamten Projektteams 2-5 Personen ≥ 6 Personen ≥ 12 Personen ≥ 6 Personen

3 Personaleinsatz 10 PT - 30 PT 30 PT - 100 PT > 100 PT 30 PT - 100 PT

4 Ausgabewirksame Kosten <10.000 € 10.000 –50.000 € > 50.000 € 10.000 - 50.000 €

5 Dauer 1 Monat - 3 Monate 4 Monate - 10 Monate > 10 Monate 4 Monate - 10 Monate

6 Risiken im Projekt auf die Qualität des Projektergebnisses gering mittel hoch mittel

- inhaltliche / technische Komplexität gering mittel hoch hoch

- Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering

- rechtliche Aspekte gering mittel hoch mittel

7 Risiken aufgrund geringer Qualität des Projektergebnisses

- wirtschaftliches Risiko, wenn das Projektergebnis nicht den Anforderungen entspricht

gering mittel hoch mittel

- Außenwirkung (außerhalb des Unternehmens) gering mittel hoch gering

Empfehlung laut PWA Kleinprojekt


Steuerung Linientätigkeit / Projekt

ProjektAuftrag wird formuliert und unterschriebenAuftraggeber und Projektleiter werden definiertRisikoanalyseStakeholderanalyseDetaillierter Projektplan (Termine, Ressourcen, Ergebnisse)Projektmeetings (Team, Auftraggeber, ...)SatusberichteAbschlussbericht

LinientätigkeitWiederkehrende Themen (Support, Wartung, kleiner Neuerungen, ...)Grobe Ressourcenplanung durch AbteilungsleitungFortschritt im Rahmen von Abteilungsmeetings


Kapazitätsplanung

Einlastung neuer Projekte

Kapazitätsgrenze

Neue Projekte Laufende Projekte


TPG PortfolioPlanner

Portfoliomanagement nach Ressourcenverfügbarkeit in Microsoft Project ClientAggregation laufender Projekte auf Projekt- und AbteilungsebeneNeue Projekte aus verschiedenen Quellen oder direkte Eingabe ins PortfolioManuelle Verschiebung „bis es passt“Speichern beliebiger Szenarien

Consultants

Developer

neue Projekte

Project Server & SQL – Quellen

Laufende Projekte Neue Projekte

laufende Projekte


TPG PortfolioPlanner – Ressourcenhistogramm

Laufende und neue Projekte zeigen diverse Überlasungen in den Abteilungen ...


Ressourcenplanung in Projekten und Linie

AusgangslageAbteilungsleiter verplanen Ressourcen für eigene LinientätigkeitenProjektleiter verplanen Ressourcen aus verschiedenen AbteilungenDie Summe der beiden Planungen ergibt die Gesamtauslastung

ProblemAbteilungsleiter sind von der Planung der Projektleiter abhängig bezüglich der Vollständigkeit der AbteilungsauslastungÄnderungen wirken sich gegenseitig sofort aus und erzeugen Konflikte

LösungProjektleiter und Abteilungsleiter haben eigene Datenbestände, die für Ihre Perspektive vollständig und unabhängig sindProjektleiter melden den Ressourcenbedarf und Abteilungsleiter reservierenÄnderungen erzeugen Differenzen die analysiert und abgestimmt werden


Zusammenarbeit Projektleiter und Abteilungsleiter

MatrixorganisationReservierung von Ressourcenaus den AbteilungenGrobplanung in der AbteilungDetailplanung im Projekt

Abteilung AP1P2P3

Berger, GruberRes...Res...

Abteilung BPXP1PY

Res ...Meier, MüllerRes...

Abteilung CPAPBP1

Res...Res...Gruber, Fischer

Projekt 1

Abteilung AAbteilung A

Abteilung A

Abteilung AAbteilung A

P 1

P X

P X

P 1

P 1

P X

Linien-Planung

Abteilung A Abteilung B Abteilung C

P 1Abteilung A

Abteilung B

Abteilung C

Müller

Meier

Projekt-Planung

LinienorganisationLieferung von Ergebnissenaus den AbteilungenGrobplanung im ProjektDetailplanung in der Linie


Matrixorganisation: Projektreservierung in der Linie

Brückenschlag zwischen Projekt- und Abteilungsleitern mit einem Vergleich zwischen Anfragen und Zusicherungen

Project A (Tasks)

Task 1 Department A

Task 2 Department B

Task 3 Department A

Task 4 Department A

Task 5 Department C

Task 6 Department C

Task 7 Department A

Project A (Resources) Jan Feb Mar Apr May

Department A 200h 450h 500h 350h 180h

Department B 20h 250h 30h

Department C 40h 180h 160h

Department A Jan Feb Mar Apr May

Project A Demand 200h 450h 500h 350h 180h

Commit

Project X,Y,Z, ...

Department B Jan Feb Mar Apr May

Project A Demand 20h 250h 30h

Commit

Project X,Y,Z, ...

Department C Jan Feb Mar Apr May

Project A Demand 40h 180h 160h

Commit

Project X,Y,Z, ...

Project A Jan Feb Mar Apr May

Department A Demand 200h 450h 500h 350h 180h

Commit 200h 400h 400h 340h 200h

Department B Demand 20h 250h 30h

Commit 40h 240h 30h

Department C Demand 40h 180h 160h

Commit 40h 160h 160h

200h 400h 400h 340h 200h

40h 200h 30h

40h 160h 160h


Matrixorganisation: Reservierung in der Linie

Projektleiter plant mit Microsoft ProjectAbteilungsleiter plant mit TPG TeamManager

Verglichen wird in TPG TeamManager bzw. mit TPG TeamLink

Project A Jan Feb Mar Apr Mai

ConsultingAnfrage 200h 450h 500h 350h 180h

Zusicherung 200h 400h 400h 340h 200h

DevelopmentAnfrage 20h 250h 30h

Zusicherung 40h 240h 30h

DeploymentAnfrage 40h 180h 160h

Zusicherung 40h 160h 160h


TPG TeamManager (Abteilungsleiter)

Ressourcenplanung und Zusicherung in der Abteilung



Komplette Planung der Personen in einer Abteilung



Laden von Anfragen aus Microsoft Project Server auf Abteilungsebene und aufteilen / zusichern auf Personenebene


TPG TeamLink (Projektleiter)

Der Abteilungsleiter hat nicht alle Anfragen voll zugesichert ...


Linienorganisation: Detailplanung in der Linie

Projektleiter plant den Rahmen mit generischen RessourcenAbteilungsleiter plant die Projektdetails und Linienaufgaben in einem eigenen Plan mit persönlichen Ressourcen

P 1

P X

P X

P 1

P 1

P X

Linien-Planung

Abteilung A Abteilung B Abteilung C

P 1Abteilung A

Abteilung BAbteilung C

MüllerMeier

Projekt-Planung


80 h

Linienorganisation: Detailplanung in der Linie

Projekt(Grobplanung)

Abteilung(Detailplanung)

Antwort aus derAbteilung

140 h

140 h

80 h

Anfrage aus demProjekt


TPG ProjectLink – Verbindung zwischen Projekt und Team

Links mit Anfang/Ende und der geplanten Arbeit sind hergestellt und zeigen Differenzen zwischen den beiden Planungsansätzen ...


TPG The Project Group – Adressen weltweit

Zentrale MünchenDestouchesstr. 68D-80796 MünchenTel: +49 (89) [email protected]

Zweigstelle MainzGonsenheimer Höhe 12D-55122 MainzTel: +49 (6131) 92 09 [email protected]

Zweigstelle DortmundWülferichstraße 20D-44339 DortmundTel: +49 (231) 494 08 [email protected]

Niederlassung ÖsterreichMooslackengasse 17A-1190 WienÖsterreichTel.: +43 (1) 23060 [email protected]

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www.theprojectgroup.com

Niederlassung SchweizChristoph Merian-Ring 11CH-4153 Reinach/BaselSchweizTel.: +41 61 711 33 11 [email protected]

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