Effizienterer Zahlungsverkehr dank SAP-Integration

Benjamin Scheu

Finanz- und Rechnungswesen

Gühring KG

Wie sich Zahlungsverkehr,

Treasury & Co. durch eine

SAP-Integration effizienter

gestalten lassen

• Die Gühring-Gruppe – ein schneller Einblick

• Ausgangssituation und Ziele im Treasury bzw.

Zahlungsverkehr

• Lösung und neue Strukturen im Treasury bzw.

Zahlungsverkehr bei Gühring

• Die Erfolgsfaktoren des Projekts, Fazit und

Ausblick

Agenda

Die Gühring-Gruppe

46 Ländergesellschaften

25 Vertriebspartner

61 Produktions- und

Servicezentren

Umsatz 800 Mio. € - 60% im Ausland

Mitarbeiter 6.000 - davon 3.000 im Inland

Produkte Kernsegment Werkzeuge

eigene Hartstoffe

eigener Maschinenbau

Dienstleistungen

Kunden Automotive, Luftfahrt

Maschinenbau

Chemie, Stahlbau, Handel

Die Gühring-Gruppe

Die Ausgangssituation

FI HR

db direct

internet Internet

Banken

Bank

Auslands-

Banken

Auslands-

Banken N

etz

lau

fwe

rk

Treasury-

Programm

db direct mc

F24

Commerzbank

Mailand

Internet

Bank

Global

Payment Plus

Banken

Netzlaufwerk

Zahlungen

Kontoinformationen

Kontoinformationen

(nicht operativ)

EBICS EBICS

SAP

Wie viele Medienbrüche haben

Sie?

Vote Trigger

Vote Now

1. Keinen, wir sind vollständig in SAP integriert 12,5%

2. Einen 45,8%

3. Mehrere 41,7%

• Einheitliche technische Plattform für

Zahlungsverkehr und Bankenkommunikation

sowie Cash und Treasury Management

• integriert in die SAP-Systemlandschaft

• ohne Medienbruch

• transparent

• unabhängig von einer Bank

• SEPA-fähig

Unsere Ziele

Die Netzlaufwerke sollen künftig nicht mehr im

(technischen) Mittelpunkt stehen – „Alles in SAP!“

• Die Applikation soll ausbaufähig sein für

zukünftige Erweiterungen und

Prozessoptimierungen

• Weitere Gesellschaften sollen integriert werden

können (auch im Ausland)

• Software-Anbieter soll tiefe fachliche und technische

Kenntnisse haben und das Produkt kontinuierlich und

proaktiv an neue Gegebenheiten anpassen

Unsere Ziele

• Hanse Orgas FinanceSuite – Implementierung

in drei Schritten

• FinanceSuite-Module Payment, Cash und Treasury

• Zeitraum: 9 Monate (mit geplanten Unterbrechungen)

• Insbesondere Zahlungen werden ohne Medienbrüche

oder Schnittstellen erstellt, geprüft, freigegeben

(fachliche und Bankfreigabe), versendet und bestätigt

• Verwendung „neuer“ Formate (z. B. RFT/MT101)

• Module FI, HR, SD, MM und die drei Komponenten

von Hanse Orga sind hinsichtlich Cashflow und

Zahlungsverkehr miteinander verbunden

Die Lösung für Gühring

Die neuen Strukturen

db direct

internet Internet

Banken

Bank

Auslands-

Banken

F24

Commerzbank

Mailand

Internet

Bank

Verbliebene

Sonderlösung

FI HR SD MM

Payment Cash Treasury

Server

EBC/CEC RFC

Upload

Zahlungen

Kontoinformationen

Kontoinformationen

(nicht operativ)

EBICS

SAP

Hanse Orgas FinanceSuite

Über welchen Weg kommunizieren

Sie derzeit mit Ihren Banken?

Vote Trigger

Vote Now

1. Standardisiertes Protokoll (EBICS, FTX, …) 92%

2. Host2Host 0%

3. SWIFT Alliance Light 0%

4. SWIFT Service Büro 0%

5. Mischform/Sonstige 8%

Cash-Management

• Konsequente Integration von Cash-Management

und Zahlungsverkehr

• Automatische Datenübernahme

• Kontoinformationen aus Hanse Orgas

FinanceSuite Payment Management

• Dispositionen (z. B. Ableitung aus offenen Posten

oder Salden in SAP-FI)

• Manuelle Dispositionen können ergänzt werden

• Clearing-Überträge werden automatisch erstellt, bei

Bedarf manuell geändert oder ergänzt und direkt an

die FinanceSuite Payment Management übergeben

Beispiel: Leasing – vorher

• Mehrmalige Erfassung jedes Vertrags

• SAP-Dauerbeleg für die monatliche Verbuchung

• Anlage als „Darlehen“ im Treasury-System für die

Disposition

• Abbildung in Excel durch das Investitionscontrolling

für das Reporting und die Ermittlung des Obligos

• Abbildung in der Anlagenbuchhaltung (statistisch)

• Konventionelle Archivierung sowie Ablage von Kopien

Hauptaufgabe war oft eine Abstimmung der

bestehenden Datenquellen untereinander

Beispiel: Leasing – nachher

• Einmalige Erfassung des Vertrags • Erfassung unter der Geschäftsart Leasing

in Hanse Orgas FinanceSuite Treasury Management incl. elektronischer Archivierung

• Monatliche Dispositionen werden automatisch erstellt, vom Hanse Orga Cash Management automatisiert abgedeckt, notwendige Überträge direkt an die Hanse Orgas Payment Management übermittelt

• Durch die ausgelieferte Buchungslogik wird der monatliche Buchungsbeleg erstellt

• Integrierte Verbindung zur Anlagenbuchhaltung

• Integriertes Reporting auf Knopfdruck

• Darstellung der Mithaft für die Obergesellschaft

• Sofortige Beteiligung aller betroffenen

Fachbereiche (IT, Controlling, …)

• Frühzeitige Kontaktaufnahme mit den

Hausbanken (zusätzlicher EBICS-Zugang für die

Implementierungsphase)

• Maximale Beteiligung der Key User, Knowhow-

Transfer „on the job“

• Proaktives Change Management – „Mut zu

Veränderungen“

• Geplante Pausen zwischen den Schritten

Erfolgsfaktoren

• Der Zahlungsverkehr ist mit nur einer zu

vernachlässigenden Ausnahme integriert

• Cash und Treasury können alle bestenden

Prozesse bzw. Geschäfte abbilden

• Durch Integration und Automatisierung werden

zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag eingespart

• Beispiel: Wenn der erste Treasury-Mitarbeiter

morgens zur Arbeit erscheint, sind unsere

Kontoauszüge bereits verbucht

Fazit

• Endgültige Abschaltung der „alten“ Systeme

• Erstellung einer rollierenden kurzfristigen

Liquiditätsvorschau unter Einbeziehung der

Daten aus SD und MM

• Abbildung zusätzlicher Geschäftsarten

• Kontinuierliche Erweiterung der Automatisierung

• Das Potenzial der eingesetzten Software-Lösung ist

noch nicht vollständig ausgeschöpft!

Ausblick

Aufgrund der neuen (technischen) Möglichkeiten

wurden bereits weitere Ideen und Ziele entwickelt