Wolfram Klein

Rechtsanwalt

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Prozessorientiertes

Projektmanagement

in dienstleistungsorientierten

Kammern und Verbänden

von Rechtsanwalt Wolfram Klein, IHK - Hauptgeschäftsführer a.D.

01.07.2014

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Projektmanagement in Kammern und Verbänden

• Was müssen wir für unsere Kunden und Mitglieder leisten, um unsere

strategischen und operativen Ziele zu verwirklichen?

• Wie müssen wir uns und unsere Organisation entwickeln, um unsere

Ziele zu erreichen?

• Wie müssen wir unsere Prozesse organisieren, um unsere Kunden

effizient zufrieden zu stellen?

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Ausgangsfragen

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Projektmanagement in Kammern und Verbänden

1.0 Grundsätzliches zum Projektmanagement

2.0 Projektorganisation

3.0 Projektablauf

4.0 Implementierung

5.0 Projekterfahrungen…

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Inhaltsübersicht

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1.0 Grundsätzliches zum Projektmanagement

1.1 Begriffsdefinition: Projektmanagement – was ist das?

1.2 Inhalt: Projekt – aus welchen Bausteinen besteht es?

1.3 Bedeutung: Projektmanagement – warum?

1.4 Ziele: Projektmanagement – wozu?

1.5 Nutzen: Projektmanagement – wem nützt es?

1.6 Projektmanagement Dreieck: Projektmanagement – wie funktioniert das?

1.7 Einflüsse: Projektmanagement – wie wirkt es?

1.8 Zusammenhang: Projektmanagement – Kernfunktionen und Schnittstellen

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Inhaltsübersicht

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1.1 Projektmanagement - Was ist das?

Begriffsdefinition Projektmanagement ist ein in der Unternehmensorganisation ebenso anerkannter wie weit verbreiteter Begriff.

Dennoch werden darunter in der Praxis ganz unterschiedliche Dinge verstanden.

Definition des Projektes nach DIN 69901:

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer

Gesamtheit gekennzeichnet ist. Diese Bedingungen können die Ziele, die zeitlichen, finanziellen und personellen

Bedingungen der Projektabwicklung, die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben sowie eineprojektspezifische Organisationsform sein”

Daraus folgt:

• Projektmanagement ist eine unternehmensindividuelle Form der Arbeitsorganisation zur Lösung spezifischer,einmaliger und komplexer Aufgaben und Probleme, die mit den traditionellen, Organisationsformen funktionalerund input-orientierter Produktion oder Administration nicht gelöst werden können.

• Die individuelle Ausgestaltung des Projektmanagements ist Ausdruck des Leitbildes, der Unternehmenskulturund des Führungsverständnisses eines Unternehmens.

• Projektmanagement ist die kontinuierliche, bewusste und an den individuellen Anforderungen undBedingungen orientierte Selbstorganisation eines Unternehmens .

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Wie die Menschen sind, so arbeiten sie. – Wie die Menschen arbeiten, so sind sie.

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Inhalt

Spezielle Form der Arbeits-

organisation

Komplexe, einmalige Aufgaben-stellung

Fachbereichs-übergreifende Zusammenarb.

Begrenzte Ressourcen

Eindeutige Zielsetzung

Begrenzte Laufzeit

Spezielle Form der Arbeitsorganisation:

� Projektstruktur

� Projektorganisation

� Projektphasen

� Planungs- und Steuerungsmethoden

Komplexe, einmalige Aufgabenstellung:

� Komplex, d.h. fachgebiets-übergreifende Aufgabe

� Einzigartige Lösung

Begrenzter Zeitraum:

� Definierter Anfangs- und Endtermin

� Begrenzte Durchlaufzeit

Fachübergreifende Zusammenarbeit:

� Unterschiedliche Kompetenzen

� Kontinuität und Verfügbarkeit

� Spielregeln der Zusammenarbeit

� Organisationsentwicklung

� Reproduzierbare Ergebnisse

� Gemeinsame Methoden

1.2 Projekt – aus welchen Bausteinen besteht es?

Eindeutige Zielsetzung:

� Sachziel: - Kundenzufriedenheit- Lösung der Probleme

- Qualitative Ergebnisse

� Formalziele: - Erledigung der Aufgaben

- Termintreue

- Budgeteinhaltung

Begrenzte Ressourcen:

� Begrenztes Budget

� Begrenzte Personalressourcen

� Begrenzter Aufwand

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Bedeutung

Ein einheitlich gestaltetes, prozessorientiertes Projektmanagement

� steigert den Organisationsgrad des Unternehmens

� erhöht die Dienstleistungs- und Produktqualität

� verbessert die Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Projektabwicklung

� erhöht die Geschwindigkeit der Projektumsetzung

� ersetzt die klassische Orientierung auf interne Hierarchien durch markt- und kundenorientierte Organisationsperspektiven wie

� Prozesse: bezüglich Leistungserbringung und Servicegrad

� Projekte: bezüglich Produktentwicklung und -management

� Produkte: bezüglich Kosten und Qualität

Produkte

ProjekteProzesse

Kunden-

zufriedenheit

1.3 Projektmanagement - warum ?

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Entscheidend für den Markterfolg ist nicht das im Unternehmen absolut vorhandene Wissen undKönnen, sondern die Fähigkeit, es schnell, gezielt und kostengünstig zur Mehrung von Nutzen undZufriedenheit des Kunden einzusetzen.

Voraussetzung dafür sind einheitlich definierte, durchgängig organisierte und praxisorientierte Verfahren,Methoden und Instrumente.

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Ziele Das Projektmanagement

� erweitert das vorhandene Führungsinstrumentarium,

� steigert die Produktivität von Führungskräften und Mitarbeitern

� befähigt Mitarbeiter und Führungskräfte zu mehr Ergebnis-, Leistungs- und Kostenverantwortung

durch:

Einheitliche Regeln zur Leistungserstellung

Klare Rollen-, Aufgaben- und Kompetenzverteilung

Höhere Transparenz und Wirtschaftlichkeit

Methodische Sicherung der Prozessqualität

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1.4 Projektmanagement - wozu ?

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Nutzen

…aus der Sicht der Kunden, Mitglieder und Projektpartner:

� Verbesserte Produkt- und Dienstleistungsqualität

� Erhöhte Termintreue und Planungssicherheit

� Bedarfs- und anforderungsgerechtere Betreuung

� Erhöhte Zufriedenheit und Akzeptanz der Zusammenarbeit

…aus der Sicht der Mitarbeiter:

� Erhöhte fachliche und methodische Qualifikation

� Erhöhte Motivation und Zufriedenheit

� Verbesserte Karrierechancen

…aus der Sicht der Organisation:

� Erhöhter Organisationsgrad und zeitgemäßes Führungsinstrumentarium

� Abgesicherte strategische und operative Ziele

� Größere Transparenz und Wirtschaftlichkeit bei der Leistungserstellung

� Effizientere Entscheidungsprozesse

� Erhöhte Planungssicherheit und Steuerungsgenauigkeit

� Förderung der Prozess-, Projekt- und Produktorientierung in der Organisation

1.5 Projektmanagement – wem nützt es?

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Das Projektmanagement gewährleistet die erfolgreiche Leistungserstellung durch :

Projektmanagement Dreieck� Einheitlichkeit:

� einheitlich verstandene Definitionen und Begriffe

� einheitlich angewendete Methoden und Instrumente

� einheitlich geregelte und angewandte Planungs- und Steuerungsverfahren

� Zielorientierung:

� sorgfältige Aufnahme und Dokumentation der Erwartungen und Anforderungen

� eindeutige Zielvereinbarungen

� präzise Aufgabendefinition

� Ausrichtung am wirtschaftlichen Nutzen

� Organisationsgrad:

� vollständige Projektorganisation

� klare Verteilung der Rollen, Aufgaben und Kompetenzen

� wirtschaftliches Ressourcenmanagement

� Zusammenarbeit:

� erfolgreiche Teambildung und Konfliktbehandlung

� reibungsloses Schnittstellenmanagement

� lückenlose Kommunikation mit Teammitgliedern und Kunden

1.6 Projektmanagement – wie funktioniert das ?

Kostenniveau TermineRessourcen

Projekt Ziel

Ergebnis

Aufgaben

Ausgangs-situation

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Sachebene: Einflüsse der sachlogischen, bewussten Ebene:

� fachliche Inhalte und Ziele

� Verfügbarkeit von Ressourcen

� Anwendung von Methoden und Instrumenten

� operative Aufgabendurchführung

Emotionale Ebene: Einflüsse der emotionalen, unterbewußten Ebene:

� Unterschiedliche persönliche Interessen

� Angenehme und unangenehme Gefühle

� Offene und verdeckte Konflikte

Einflüsse Die Leistungserstellung wird sowohl von sachlichen wie von emotionalen Faktoren beeinflusst. Das Projektmanagement integriert beide Einflussebenen.

1.7 Projektmanagement – wie wirkt es?

Prozessführung

Fachliche Leitung

Inte

nsitä

t

Prozess

Gleichgewicht

Das Projektmanagement bringt Inhalt und Prozess der Leistungserstellung ins Gleichgewicht.Durch eine sorgfältige und transparente Prozessorganisation werden Energien für den inhaltlichenProjektfortschritt freigesetzt und nutzbar gemacht.

Das Gleichgewicht zwischen Fach- und Prozeßorientierung erhöht die Produktivität.

Inhalte

Sachebene

Beziehungs-ebene

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1.8 Projektmanagement - Kernfunktionen und Schnittstellen

Zusammenhang

Organisation Prozesse

KalkulationMethoden

InstrumenteDokumentation

TeamarbeitQualitäts-

management

StrategieundZiele

Auftrags-portfolio

Führungs-grundsätze

Controlling

Organisationund Prozesse

Dienstleistung-portfolio

PersonelleRessourcen

Bewertete Gesamtheit desProdukt- und Dienstleistungsangebotes

Bewertete Gesamtheit aller aktuellen Aufträge

Aktuelle Organisationsstruktur und Kerngeschäftsprozesse

Quantitativer Bestand an Mitarbeitern und deren Qualifikationen

Methodenunterstützung, Informations- und Datenlieferant für das Projektmanagement

Bedingungen für die Gestal-tung der Kernfunktionen des Projektmanagements

Bedingungen für die Führung von Mitarbeitern, Projektteams und externen Dienstleistern

Orientierung auf lang- und mittelfristige Sicht bezüglich Organisationszielen, Rahmenbedingungen, Entwicklungen, Budgets, Ressourcen und Investitionen

Kernfunktionendes Projektmanagements

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2.0 Projektorganisation

2.1 Der Projektmanagementprozeß

2.2 Definition spezifischer Projekttypen

2.3 Struktur der Projektorganisation

2.4 Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

Inhaltsübersicht

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FinanzwesenFinanzwesen

ControllingControlling

Kalkula-tion

Spezifika-tion

Projekt-plan

Status-bericht

Nach-kalkulation

Abschluß-bericht

Projekt-referenz

PMBerichte

Buch-haltung

VertragAngebot

PMDatenbank

Kunden-daten

Akquise AngebotProjektNach-

betreuung

Projekt-durch-

führungVertrag

Planung ProjektmanagementKundenService

operativePlanung

Jahr

Unter-nehmens-Strategie

Auftragsbuch

Faktura/Zahlungsplan

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2.1 Der Projektmanagementprozeß

Projektorganisation

Das Projektmanagement (PM) ist in den Gesamtprozess der Organisation eingebunden. Über die PM-Dokumente und -Datenbasen wird der Informationsfluss mit Controlling und Finanzwesen sichergestellt. Das „Auftragsbuch“ ist die zentrale Informationsquelle des PM.

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2.2 Definition spezifischer Projekttypen

Projektorganisation

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Projektkriterien Komplexes Projekt Standard-Projekt Dienstleistung Produkt

Arbeitsorganisation • komplexe Organisation

• aufwändige Projekt-planung & -steuerung

• Teamarbeit

• einfache Organisation

• standardisierte Planung

• definierte Prozesse

• zuständiger MA

• einfache Organisation

• standardisierte Planung

• definierte Prozesse

• zuständiger MA

• definierte Prozesse

• zuständiger MA

Ergebnis • vertragliche Leistung

• Hohe Wertschöpfung

• Kundenzufriedenheit

• vertragliche Leistung

• Kundenutzen

• Kundenzufriedenheit

• vertragliche Leistung

• Kundenutzen

• Kundenzufriedenheit

• definierte Produktkriterien

• Marktakzeptanz

Aufgabenstellung • komplex

• Interdisziplinär

• Intern/extern

• standardisiert

• unternehmensintern• standardisiert

• Wiederholbar

• Auftragsbezogen

• definiert

• Wiederkehrend

Laufzeit/Termine • definierte Laufzeit

• definierte Meilensteine• definierte Laufzeit • nicht termingebunden

• kurze Durchlaufzeit• wiederkehrend

• z.T. termingebunden

Kooperationsbedarf • Auftraggeber

• externe Partner

• externe Dienstleister

• Team

• Auftraggeber

• externe Dienstleister

• Team

• Auftraggeber

• externe Partner

• Team

• Team

• externe Partner

Personalbedarf • hoch

• alle Ebenen

• externe Dienstleister

• Projektleiter

• mehrere Mitarbeiter

• externe Dienstleister

• zuständiger Mitarbeiter

• externe Dienstleister• zuständiger Mitarbeiter

• externe Dienstleister

Zeitaufwand • ≥ 10 PT • definierter Aufwand

• Standardplanung• im Rahmen verfügbarer

Kapazitäten• definierter Aufwand

• Standardplanung

Dokumentation • Aufwändige Projekt- & Ergebnisdokumentation

• Standardprojektdoku.

• Einfache Ergebnisdoku.• Standardergebnisdoku

Budget • aufwändige Erlös- und Kostenkalkulation

• Hoher Auftragswert

• Standardkalkulation

• Mittlerer Auftragswert• definierte Preise

• Auftragswert nach Liste• fixe Preise

• Produktkalkulation

• feste Budgets

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Projektorganisation

� Entscheidungsebene (Unternehmensleitung):

� trifft die grundlegenden Projektentscheidungen (Vertrag, Budgets, Ressourcen etc.)

� Steuerungsebene (Projektleitung):

� übernimmt die operative Projektleitung (Termin-, Ressourcen-, Kostensteuerung)

� ist Ansprechpartner des Kunden

� steuert Projektteam und externe Dienstleister

� sichert den fachlichen Projektfortschritt und die Projektergebnisse

� Ausführungsebene:

� Ausführung der Projektaufgaben

2.3 Projektstrukturen

Steuerungsebene

Entscheidungsebene

Ausführungsebene

EG

PL

PTMA

MAMA

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3.0 Projektablauf

3.1 Project Circle

3.2 Projektvorbereitung und –planung

3.3 Projektdurchführung und -abschluss

Inhaltsübersicht

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3.1 Project Circle

Projektablauf

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Projektablauf

Projektvorbereitung:

1. Anforderungen: Ermittlung und Dokumentation der Kundenanforderungen

2. Leistungsumfang: Bestimmung des inhaltlichen Leistungsumfanges und der Projektziele

3. Projektspezifikation: Erstellen des inhaltlichen, formalen, methodischen und wirtschaftlichen Projekt-lay-out (einschl. Mengengerüst und Angebotskalkulation)

Auf der Grundlage der Projektspezifikation wird über die Abgabe eines Angebots entschieden und das Angebot an den Kunden erstellt. Das Angebot ist Grundlage des Projektvertrages.

Projektplanung:

1. Aufgabenplanung: erstellen eines detaillierten Phasen-, Aufgaben-, Termin- und Meilensteinplanes

2. Projektorganisation: Festlegung der Projektverantwortlichen auf Auftraggeber und Auftragnehmerseite, Aufgabenabstimmen im Projektteam und mit externe Dienstleistern, ggf. Erteilung von Unteraufträgen

3. Projektstart: Start der Projektdurchführung

3.2 Projektvorbereitung und -planung

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Projektdurchführung:

:

1. Phasenplanung: Detailplanung und -festlegung der Aktivitäten und Termine für die einzelnen Projektphasen

2. Phasensteuerung: Koordination und Überwachung der fachlichen Umsetzungsschritte. Überwachung der Zeitplanung und des Projektfortschritts. Reaktion auf Planabweichungen, Einleitung von Korrekturen

3. Phasenabschluß: Am Ende jeder Phase werden die Ergebnisse festgestellt, abgestimmt und abgenommen. Die nächste Projektphase wird freigegeben

Projektabschluß:

1. Projektabnahme: Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber, Abnahme, Sicherung des im Projekt entstandenen Know-hows.

2. Projektabrechnung: Abrechnung der in Anspruch genommenen Ressourcen, Nachkalkulation, Projektabrechnung mit Auftraggeber und externen Dienstleistern

3. Projektbewertung: Durchführen der Projektbewertung, Erstellen des Abschlussberichts und ggf. Auflösung des Projektteams

3.3 Projektdurchführung und -abschluss

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Projektablauf

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ProjektablaufProjektspezifikation: Definition von Leistungsumfang, Vorgehen und Organisation

Projektziele: Formulierung, Abstimmung und Vereinbarung der Projektziele

Nutzenaspekte: Ermittlung der Nutzenaspekte

Aufwandsschätzung: Schätzung des Leistungs- und Kapazitätsbedarfs (Mengengerüst)

Methoden in der Projektvorbereitung:

Projektplan: Phasen-, Aktivitäten-, Meilenstein- und Terminplanung

Vorkalkulation: Kalkulation der Ressourcen, Kapazitäten und Kosten

Methoden in der Projektplanung:

Projektbewertung: Fachliche und methodische Bewertung der Projektergebnisse

Nachkalkulation: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des durchgeführten Projektes

Methoden beim Projektabschluss:

Projektreview: Statusanalyse und -bewertung

Projektstatusbericht: Erfassung von Projektfortschritt, Planabweichungen, Teilergebnissen

Abnahme der Ergebnisse: Abnahme der Projektergebnisse durch Auftraggeber

Externe Dienstleister: Einbeziehung und Steuerung externer Dienstleister

Methoden in der Projektdurchführung:

3.4 Methoden im Projektmanagement

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3.5 Methodenanwendung im Projektmanagement

Projektablauf

Obligatorisch:

Methode muss angewendet werden.

Standard:

Methode wird formularmäßig angewendet.

Spezifisch:

Methode wird projektspezifisch nach Bedarf angewendet.

Projektmanagement-

methodeKomplexes Projekt Standard-Projekt Dienstleistung Produkt

Projektspezifikation obligatorisch standard spezifisch

Projektziele obligatorisch obligatorisch

Nutzenaspekte obligatorisch standard

Aufwandsschätzung obligatorisch standard standard spezifisch

Projektplan obligatorisch standard

Vorkalkulation obligatorisch standard standard spezifisch

Projektreview /

Statusberichtobligatorisch standard

Besprechungsprotokoll standard standard standard obligatorisch

Abnahme der Ergebnisse obligatorisch standard obligatorisch

Externe Dienstleister spezifisch spezifisch spezifisch spezifisch

Projektbewertung obligatorisch standard

Abrechnung /

Nachkalkulationobligatorisch standard spezifisch

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4.0 Implementierung

4.1 Implementierung

4.2 Beispiele für EDV-basierte Tools & Instrumente

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4.0 Implementierung

Implementierung

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Schritt Inhalt / Ergebnis

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a) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Dienstleistungen / Produkte

b) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Prozesse

c) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Instrumente u. Hilfsmittel

2a) Kategorisierung der vorhandenen Dienstleistungen/Produkte

b) Definition / Beschreibung von Projekttypen

3Überprüfung der bestehenden Prozesse anhand der einzelnen Projekttypen und Projektmanagement-Grundsätze

4 Beschreibung der Projektorganisation und -prozesse nach Projekttypen (Workflow)

5Erstellung von prozess- und methodenbasierten EDV-Tools & Instrumenten

(Muster, Formulare, Kalkulationsschemata etc.)

6 Zusammenstellung des Projektmanagement-Handbuchs

7 Mitarbeiterschulung / Begleitung bei der Einführung

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4.2 Beispiele für EDV-basierte Tools & Instrumente

A EDV-FormulareA1 Projektauftrag /ProjektspezifikationA2 ProjektkalkulationenA3 BeschaffungsauftragA4 ProjektstatusberichtA5 BesprechungsprotokollA6 ProjektabschlussberichtA7 Projektreferenz

B KalkulationsschemataSP_A Standardprojekt DirektKP_B Komplexes Projekt DirektKP_C Komplexes Projekt DritteSP_D Standardprojekt Dritte

C AngebotsmusterC1 Angebot/Vertrag Komplexes Projekt

D Beschreibung der ProjektprozesseSP_A Standardprojekt DirektKP_B Komplexes Projekt DirektKP_C Komplexes Projekt DritteSP_D Standardprojekt Dritte

E OrganisationsanweisungenE1 UnterschriftenregelungE2 Beschaffungsordnung

Implementierung

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5.0 Zum Abschluß

Gesammelte Projekterfahrungen…

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Inhaltsübersicht

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Gesammelte Projekterfahrungen…

„Zeig mir, wie das Projekt startet –

und ich sage Dir, wie es enden wird“

„Erfolg ist Zielerreichung“

Nur wer den Blick für das Ganze hat, wird auch das Ganze erkennen“

Projekt = System

„Vordenken beginnt mit Nachdenken“

„Als wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“

„Wer das Ziel nicht kennt, dem ist jeder Weg recht“

„So manches Vorhaben beginnt diffus – und endet auch so“

„Chef, wir sind fertig – es gibt nur ein Problem mit dem Plan“

„Abweichungen sind Lernerfahrung – und keine Schuldbeweise!“

„So wie Du startest, so liegst Du im Rennen!“

„Egal, wann wir anfangen – Hauptsache wir erreichen das Ziel pünktlich!“

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