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Workflow – gestützte elektronische Eingangs- Rechnungsverarbeitung bei der Flughafen Gruppe SAP AK Franken am 18.06.2015

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Agenda

• Darstellung der Flughafen Gruppe • Darstellung der Abläufe im Rechnungswesen • Notwendigkeit für die Einführung des Workflow • Situation zur Entscheidungsfindung • Übersicht System / Prozesse • Einführungsprozess • Situation nach Einführung des Workflow • Ausblick

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Konzernstruktur

Flughafen Nürnberg GmbH

Flughafen Nürnberg Service GmbH

100 % Tochter Bewirtschaftung von Läden, des Duty-Free-Verkaufs und der drei terminalnahen Parkhäuser

AirPart GmbH 100 % Tochter

Bodenabfertigungsdienste aus einer Hand:

Flugzeugabfertigung, Transportdienste,

Passagierabfertigung, die Frachtabfertigung und mehr

Flughafen Nürnberg Energie GmbH

100 % Tochter Betrieb der Energie-

erzeugungsanlagen sowie für den Energiehandel zuständig

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Darstellung der Flughafen Gruppe - Finanzkennzahlen • Umsatzerlöse im Jahre 2014 Konzern: 89 Mio. €

• Bilanzsumme: 194 Mio. € • Mitarbeiter im FNG Konzern 2014: 889 Mitarbeiter (incl. Praktikanten,

Azubis) • Mitarbeiter Rechnungswesen: 9 (incl. Teilzeitkräfte) • Anzahl Gesellschaften: 3 Tochtergesellschaften und 1

Muttergesellschaft • Gesellschafter: Stadt Nürnberg und Land Bayern je zur Hälfte • Nach Abzug des AirBerlin Drehkreuzes schwierige Situation • Talsohle jetzt durchschritten und wieder moderat steigende

Passagierzahlen in den kommenden Jahren erwartet

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Darstellung der Abläufe im Rechnungswesen vorher • Gliederung der Fibu in zwei organisatorische Einheiten

Debitoren und Kreditoren • Einbuchen durch andere Abteilungen auf FIBU via

Schnittstelle mittels Vorsystemen (z.B. SKYBASE) insbesondere im Debitorenbereich

• Rechnungen mit „Grünem Stempel“ bedrucken und in Fachabteilungen geben

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Darstellung der Abläufe im Rechnungswesen vorher • Warten bis Rechnung durch Fachabteilung bearbeitet wird • Klassisches Einbuchen der Rechnung nach Prüfung Kostenstelle

und Kostenstellenverantwortlicher • Kreditorenbelege (Eingangsrechnungen) in der Gruppe insgesamt:

ca. 17.000 im Jahr 2014

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Notwendigkeit für die Einführung des Workflows • Rechnungen gehen verloren • Vermeidung von Skontoverlust • Verringerung der Rechnungsprüfungsdauer durch Verringerung der

Laufzeiten einer Rechnung (8-10 Tage) • Verringerung des Suchaufwandes für eine Rechnung • Erhöhung der Transparenz • Einheitliche Arbeitsumgebung/-ablauf für alle Rechnungen • Erhöhung der Prozesssicherheit durch Einhaltung vorgegebener

Prüfungsschritte • Messbarkeit des Prozesses, damit Grundlage für Verbesserungen

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Notwendigkeit für die Einführung des Workflows • Intransparenz des Bearbeitungszustandes von Rechnungen • Rechnungen werden erst nach Buchungsschluss (Monats-

/Jahresabschluss) bekannt (periodengerechte Zuordnung nicht immer gewährleistet)

• Erfassungsaufwände reduzieren

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Notwendigkeit für die Einführung des Workflows Weitere benannte Projektziele: • 50 % Dunkelverbuchungsquote nach Optimierung der Prozesse • Erhöhung des Anteils von SAP Bestellungen (MM) • kontinuierliche Erhöhung der Lieferantenrechnungen-per-PDF um den Scan-Aufwand zu reduzieren

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Situation zur Entscheidungsfindung Begutachtung mehrerer Anbieter aus dem Bereich digitale Rechnungseingangsbearbeitung

Anbieter Produkt FIS GmbH Grafenrheinfeld FIS edc AFOR GmbH Hamburg Invoce-at-Work Softgate Erlangen Kofax Capture automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung CTO Balzuweit GmbH Stuttgart clarc xControl Invoice for SAP Causa Gunzenhausen expand CFT Bobingen CFT invoiceLINE AFI München Direct Invoice Control Henrichsen INVOICE4SAP (Hersteller: WMD)

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Situation zur Entscheidungsfindung Rahmenbedingungen neben der Wirtschaftlichkeit (Kosten):

• Fertige, funktionierende SAP nahe Standard-Lösung • Einbindung unseres Archivsystems DocuWare • Know-how, Referenzen, erfolgte Installationen • zeitliche Vorgabe: Einführung noch in 2014

• keine Testphase • freie Ressourcen • zeitnahe Einführung

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Übersicht Systemlandschaft

Papier

Archivsystem

Scan- Arbeitsplatz

SAP System

Extraktions-Server (mit OCR)

Henrichsen Unimig

*.pdf per mail

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Übersicht Gesamtprozess

Scannen Validieren Beleger- kennung Archivieren Workflow

Findet automatisch im Hintergrund statt

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Prozess Eingangsrechnung / MM Beleg Scannen Buchen Zahlen Validieren Extraktion Archivieren

MM-Belege: MB (keine Abweichung)

MM-Belege: MB (Preisabweichung, Mengenabweichung, ungeplante Nebenkosten)

Vervoll- ständigen Freigabe Prüfen

MM-Belege: MB (Baurechnungen – EKGrp 031, 032, 033) > 5 TEURO

• MB = Rechnungen mit Bestellbezug

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Prozess Eingangsrechnung / FI Belege

Scannen Bearbeiten Zahlen Validieren Extraktion Archivieren Prüfen

FI-Belege: OB, AN, OG

Freigabe

vorerfassen vervoll- ständigen

Buchen

• OB = Rechnungen ohne Bestellbezug • OG = Gutschrift • AN = Anlagenrechnungen

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Situation nach Einführung des Workflows in Zahlen

50%

41%

0% 9%

Anteil der Rechnungsbelege

MB= mit Bestellbezug

OB = ohne Bestellbezug

AN = Anlagen-rechnungen

OS = OrgaSoft (Drittsystem)

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Situation nach Einführung des Workflows aus Sicht der Fibu • Elektronischer Rechnungseingang im pdf. Format direkt in Outlook ca. 30-

35% aller Rechnungen - Entlastung bei der Postbearbeitung und dem Einscannen

• keine verschwundenen Rechnungen mehr • Direkte Vorerfassung der eingescannten Rechnungen möglich, kein

manuelles Vorerfassen mehr • Vermeidung von Skontoverlusten - jetzt schon deutlich spürbar • Absolut transparenter Prozess und Rechnungsweg • Erleichterte Rechnungsrücksendung bei Fehler in der Rechnungsstellung • Messbarkeit des Prozesses, damit Grundlage für Verbesserungen • Arbeiten nach einem einheitlichen dokumentierten Prozess

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Situation nach Einführung des Workflows aus Sicht des Einkaufs • komplette Dokumentation des tatsächlichen Rechnungsdurchlaufes und aller

Kommentare -> erheblich verbesserte Nachvollziehbarkeit • deutlich weniger Papier im internen Umlauf • zeitnahe Bearbeitung (Postwege entfallen) • Fibu hat Hoheit und Zugriff auf alle Rechnungen im System (Haus) • praktische Email Weiterleitung (intern / extern) • Anzahl der Belege nimmt zu (Abschaffung von Sammelrechnungen etc.) • Anfangs hohe Arbeitsbelastung • erhoffte Entlastung durch die Dunkelverbuchungsquote setzt erst langsam ein • weitere, interne Abstimmungen um den Prozess zu optimieren (insbesondere

Einkauf und Rechnungswesen)

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Lessons learned • keine Einführung zum Jahresende bzw. vor dem Jahresabschluss • ausreichende Testphase notwendig und sinnvoll • in den ersten Monaten nimmt der Aufwand zur Rechnungsbearbeitung erst

einmal zu - danach Gewöhnungseffekt der Mitarbeiter • Lieferanten und Dienstleister frühzeitig informieren und einbinden • gegebenenfalls sukzessive Abbildung der hauseigenen Prozesse • saubere Stammdatenpflege gewährleisten

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Ausblick • Weiterentwicklung

• Offene Probleme (z.B. Eingangsrechnungen Innenumsatz werden nicht

gedruckt, fehlen komplett im WF und Invoice-Monitor)

• Ergänzungen in der Pipeline (Weiterverrechnung usw.)

• Nächster Workflow in Vorbereitung: Elektronische Bestellanforderung

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Stefan Klier / Leiter Rechnungswesen Christian Bollwein / Leiter Einkauf