Workflow Engine · Workflow Engine ... In dieser Anleitung und in easyjob-Beispielen werden...
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Workflow Engine Benutzerhandbuch
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Workflow EngineBenutzerhandbuch
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Workflow Engine - Inhaltsverzeichnis
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Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr. Die protonic software GmbHgeht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die in diesem Handbuch beschriebene Software wirdauf Basis eines Lizenzvertrages geliefert.
Die einzelnen Funktionen werden anhand von Screenshots erklärt. Je nachdem über welcheeasyjob Lizenz, Betriebssystem oder Office Version Sie verfügen, können sich Funktionen undScreenshots in Ihrer Umgebung zu dieser Anleitung unterscheiden oder erst in späteren Versionenverfügbar sein.
Dieses Handbuch oder Ausschnitte aus diesem Handbuch dürfen ohne schriftliche Genehmigungder protonic software GmbH nicht kopiert oder in irgendeiner anderen (z.B. digitaler) Formvervielfältigt werden.
protonic und easyjob sind eingetragene Warenzeichen der protonic software GmbH inDeutschland und anderen Ländern.
Microsoft Windows, SQL und Office sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. in denUSA und anderen Ländern, List & Label ist ein eingetragenes Warenzeichen der Combit SoftwareGmbH.
Handbuch Version April 2018
Dokumentation auf Grundlage der easyjob® Version 6.8.1.25
Copyright © 2018protonic® software GmbHFrankfurter Landstr. 5263452 HanauDeutschland
www.protonic-software.com
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Workflow Engine - Inhaltsverzeichnis
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Einleitung .......................................................................................................................................................... 5
Wichtiger Hinweis .......................................................................................................................................................... 6
Hauptgeschäftsstelle ...................................................................................................................................................... 6
Support .......................................................................................................................................................................... 6
Training ......................................................................................................................................................................... 6
Über diese Anleitung ................................................................................................................................................. 6
Schreibkonventionen ...................................................................................................................................................... 7
Weitere Dokumentation ................................................................................................................................................. 9
Workflow Engine ............................................................................................................................................. 10
Installation und Aktivierung .......................................................................................................................................... 12
Benutzereinstellungen ............................................................................................................................................. 13
Workflow Lizenzierung ............................................................................................................................................ 14
Shortcuts ................................................................................................................................................................. 15
Workflowart ................................................................................................................................................................. 16
Automatisch ............................................................................................................................................................ 16
Manuell................................................................................................................................................................... 16
Validierung .............................................................................................................................................................. 17
Auslöseereignis ....................................................................................................................................................... 17
Workflow Definition ..................................................................................................................................................... 18
Workflow Instanz ......................................................................................................................................................... 18
Auslösemodus ......................................................................................................................................................... 18
Workflow Manager ...................................................................................................................................................... 19
Workflow im Navigator und in easyjob Heute ............................................................................................................... 20
Workflow in easyjob Vorgängen ................................................................................................................................... 20
Projekt/Job .............................................................................................................................................................. 20
Bestellung ............................................................................................................................................................... 21
Eingangsbeleg ......................................................................................................................................................... 21
Fakturierung - Rechnung ......................................................................................................................................... 22
Workflow Definitionen ................................................................................................................................................. 23
Workflow importieren .............................................................................................................................................. 24
Workflow Designer....................................................................................................................................................... 25
Bausteine ................................................................................................................................................................ 26
Variablen für Textbausteine ..................................................................................................................................... 29
Glossar Workflow .................................................................................................................................................... 30
Beispiel Workflow mit Parameterabfrage (Dialog) ..................................................................................................... 31
Standard Workflows ..................................................................................................................................................... 34
Workflow Job: Um Jobangebot zu Drucken Freigabe einholen .................................................................................. 34
Workflow Bestellung: Freigabe Bestellstatusänderung bei Vorgesetzten anfragen ..................................................... 35
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Workflow Engine - Inhaltsverzeichnis
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Workflow Eingangsbelegpositionsfreigabe ............................................................................................................... 36
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Workflow Engine - Wichtiger Hinweis
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Hier finden Sie alle Informationenzum Aufbau und den Inhaltendieses Dokumentes.
EINLEITUNG
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Workflow Engine - Wichtiger Hinweis
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Wichtiger HinweisDiese Anleitung gibt eine Einführung in das Modul easyjob Workflow Engine derVermietsoftware easyjob 6.
Die Entwicklung sowie die Dokumentation der easyjob Vermietsoftware haben wir mit großerSorgfalt durchgeführt. Die einzelnen Programmfunktionen unterliegen unseren kontinuierlichenQualitätssicherungsprozessen. Wir können jedoch Fehler nicht ausschließen.
Hauptgeschäftsstelleprotonic software GmbHFrankfurter Landstr. 5263452 HanauDeutschland
http://www.protonic-software.com
SupportNähere Informationen zu den Supportoptionen finden Sie im Internet unterhttp://www.protonic-software.com/de/easyjob/corporate/support/.
Zusätzlich steht ein Supportforum zum Austausch mit anderen Anwendern bereit. Sie findendas Supportforum unter http://forum.protonic-software.com
TrainingWir bieten zu dem umfangreichen Thema speziell angepasste Trainings an.
Nähere Informationen hierzu erhalten Sie über unsere Internetseite unter
http://www.protonic-software.com/de/service/training/ und über unseren Vertrieb unter
Über diese AnleitungDie einzelnen Funktionen werden anhand von Screenshots easyjob Lizenz 6 erklärt. Je nachdemüber welche easyjob Lizenz Sie verfügen, können sich Formulare in Ihrer Umgebung zu denScreenshots der Anleitung unterscheiden.
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Workflow Engine - Schreibkonventionen
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SchreibkonventionenDie folgenden Schreibkonventionen werden in diesem Dokument verwendet.
Lizenzabhängige FunktionenEinzelne Programmfunktionen sind je nach Lizenz in Ihrer easyjob Umgebung verfügbar. Daskann einzelne Programmfunktionen oder auch ganze Module betreffen.
Die nur in einzelnen Modulen verfügbare Funktionen sind mit den Mindest-Editionssymbolens, m, l oder x gekennzeichnet. easyjob S ist in einigen Funktionen eingeschränkt.Hierfür erfolgt kein Hinweis. Die Limitierungen entnehmen Sie der Versions-Vergleichs-Matrixauf unserer Webseite.
Funktionen, die nur in Verbindung mit einer Subscription verfügbar sind, sind mit dem Symbol\ gekennzeichnet.
Beispiel:
l Die Funktion ist nur in easyjob L und easyjobXL verfügbar
l\ Die Funktion ist nur in easyjob L und XL miteiner aktuell laufenden Subscriptionverfügbar.
easyjob spezifische Fachbegriffe (Terminologie)Um in einzelnen Fällen die Verständlichkeit einer Beschreibung zu verbessern, werden easyjobspezifischen Fachbegriffe (Terminologie) farblich hervorgehoben.
Beispiel: Bei den Gruppen Projekt und Job haben Sie zusätzlich die Möglichkeit eine Vorlageauszuwählen.
Arbeitsschritte, Schaltflächen Aktionen und MenüpfadeEinzelne Arbeitsschritte, Aktionen, Menüpfade oder Klicks werden durch das Symbol „p“voneinander getrennt bzw. eingeleitet.
Im Kontext verwendete Schaltflächen, Menüs, Reiter, Karteikarten usw. werden farblichhervorgehoben.
Beispiel 1: Hierfür setzen Sie den Haken in das Feld Listeneditor aktivieren.
Beispiel 2: easyjob Menü p Ansicht p Monatsübersicht
Beispiel 3: p Hilfe
Beispiel 4: p Ok
Verweise auf andere KapitelVerweise auf andere Kapitel und Abschnitte sind mit einem Handbuch-Icon versehen und amBildschirm farbig dargestellt.
Beispiel: Siehe Abschnitt f Wichtige Informationen.
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Workflow Engine - Schreibkonventionen
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Wichtige InformationenWichtige Informationen werden mit orangefarbenen Hintergrund und mit einer Lampedargestellt.
Beispiel:
Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. DieseInformation ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. DieseInformation ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. DieseInformation ist wichtig. Diese Information ist wichtig. Diese Information ist wichtig. DieseInformation ist wichtig.
SondertastenSondertasten werden mit folgenden Symbolen dargestellt:
FormulierungIn dieser Anleitung und in easyjob-Beispielen werden Begriffe wie z. B. Mitarbeiter, Helfer,Techniker oder Schreiner sowohl für männliche als auch für weibliche Personen verwendet.
Sondertaste Erklärung
Windows Taste
Tabulator Taste
Pfeiltasten
Return Taste
Kontextmenütaste
Escape Taste
Funktionstaste 1
+ A Steuerungstaste. Halten Sie die Steuerungstaste ge-drückt und drücken zusätzlich die Taste A
+ H Alttaste. Halten Sie die Alttaste gedrückt und drückenzusätzlich die Taste H
Entfernen Taste
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Workflow Engine - Weitere Dokumentation
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Erläuterungen zu ScreenshotsErläuterungen zu Screenshots werden mit Nummern !"§ und Pfeilen markiert.
Hervorhebungen in Screenshots werden durch orange Rahmen dargestellt.
Weitere DokumentationUm Ihnen das Einarbeiten und Nachschlagen zu vereinfachen, haben wir die easyjobDokumentation in mehrere Teile gegliedert.
Eine Übersicht aller Dokumentationen finden Sie auf folgender Internetseite:
http://www.protonic-software.com/de/service/downloads/
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Workflow Engine - Weitere Dokumentation
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Mit dem Workflow Engine Modulerreichen Sie eine völlig neue Ebenein Ihren Arbeitsprozessen. KreierenSie Ihre eigenen Workflows undwerden so effektiver denn je.
WORKFLOWENGINE
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Workflow Engine - Weitere Dokumentation
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Mit dem easyjob Modul Workflow Engine können Sie durch das Anpassen oder Erstellen vonWorkflows Ihre eigenen Arbeitsabläufe optimal mit easyjob verbinden. Mit dem Integrieren vonWorkflows vereinheitlichen Sie Arbeitsschritte aus den unterschiedlichsten Bereichen und schaf-fen so eine neue Welt der Prozessoptimierung für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden.
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Workflow Engine - Installation und Aktivierung
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Installation und AktivierungDas Modul easyjob Workflow Engine aktivieren Sie in den easyjob Programmeinstellungen. Esist keine zusätzliche Installation erforderlich.
Workflow Engine Modul aktivieren
1. easyjob Menü p Extras p Optionen2. p Karteikarte Funktionen3. Workflow Engine auswählen
4. p Ok
Zum Aktivieren der Einstellungen ist ein easyjob Neustart erforderlich.
Bitte beachten Sie, dass nach dem Aktivieren des Workflow Engine Moduls der Freigabeprozessim Eingangsbeleg nicht mehr zur Verfügung steht und bei Bedarf durch einen Workflow ersetztwerden muss. Eine entsprechende Warnmeldung wird Ihnen vor der Aktivierung angezeigt.
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Workflow Engine - Installation und Aktivierung
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BenutzereinstellungenDas Recht um die Workflow Engine zu nutzen, legen Sie in den Benutzereinstellungen fest.
Benutzerrecht vergeben:
1. easyjob Menü p Extras p Benutzermanager2. p Wählen Sie einen Benutzer aus3. p Bearbeiten4. p Karteikarte Rechte5. p Workflow Engine6. Vergeben Sie die gewünschte Berechtigung
7. p Speichern8. p Ok
Sobald Sie das Modul Workflow Engine aktiviert haben, können Sie die in Vorgängenzugeordnete Workflows auslösen und im Navigator und easyjob Heute Ihre ausgelöstenWorkflows und Ihre offenen Workflowfreigaben einsehen. Das Recht Workflow Enginebenötigen Sie dann, wenn Sie Workflows erstellen und verwalten möchten.
Workflow AdministratorAls Workflow Administrator haben Sie Zugriff auf den f Workflow Manager, die f WorkflowDefinitionen und damit den f Workflow Designer. Im Navigator und in easyjob Heute könnenSie alle offenen Workflowfreigaben sehen.
Sperrkennzeichen ignorierenWorkflowbedingt können Vorgänge über Sperrkennzeichen (z. B. Drucken zulassen oderStatusänderungen erlauben) blockiert werden. Mit dem Recht Sperrkennzeichen ignorierenkönnen Sie die Sperre umgehen auch wenn die Bedingung workflowseitig nicht erfüllt wurde.
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Workflow Engine - Installation und Aktivierung
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Workflow LizenzierungJe nach Art der Lizenzierung unterscheidet sich die Funktionalität des easyjob Worflow EngineModuls. Ohne Lizenz können Parameter von bestehenden Workflows bearbeitet werden.Individuell von protonic software erstellte Workflows können eingespielt werden.
Zur vollen Verwendung des Workflowdesigners ist eine Lizenz notwendig.
Individuelle WorkflowsUnabhängig von der Workflowlizenz bieten wir an, individuelle Workflows nach Ihren Vorgabenzu erstellen oder kundenspezifische Aktionen an bereits bestehende Workflows anzupassen.Kontaktieren Sie hierfür gerne unseren Support.
Funktionalität OhneLizenz
WorkflowEngine
WorkflowEngineAdvanced
Ausführung von Workflows(Standard Workflows oder von protonic softwareindividuell designt)
X X X
Import von durch protonic software individuelldesignte Workflows
X X X
Workflowdesignerfunktionalität
Anpassung von Parametern in Workflows X X X
Erstellen und designen bestehender Workflows X X
Basisaktionen (Bedingungen, Operatoren,...) X X
Aktion Email und Nachricht X X
Aktion Freigabe und Sperrkennzeichen X X
Aktion CRM Aktivität erstellen X X
Aktion Jobkosten erstellen X X
Aktion Ressourcen buchen X
Aktion Material buchen X
Parameterabfrage (Dialog) X
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Workflow Engine - Installation und Aktivierung
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ShortcutsBeim Erstellen und Bearbeiten eines Workflows stehen Ihnen im f Workflow Designerverschieden Shortcut-Funktionen zur Verfügung.
Shortcut Erklärung
Gewählte Aktion löschen
+ C Kopieren (wenn genau eine Aktion angewählt ist)
+ V Einfügen
+ plus Zoom in
+ minus Zoom out
+ A Alles außer Start Aktion markieren, um es zu ver-schieben
+ Pos1 Zoom
+ Mousewheel Zoom 100%
+ Z Undo (Rückgängig machen) von
- Hinzufügen/Löschen einer Verbindung- Hinzufügen/Löschen einer Aktion- Ändern von Parametern
Rechte Maustaste + Maus be-wegen
Scrollen
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Workflow Engine - Workflowart
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WorkflowartDie Art des Workflows wird durch eine automatische, manuelle oder Validierungs Aktion,welche den Start des Workflows bedingt, definiert. Das jeweilige Auslöseereignis für deneigentlichen Workflow ist in der f Auslöseereignis aufgeführt.
AutomatischWorkflows können (z.B. beim Projekt oder Job erstellen, der Änderung des Projektes oder desJobstatus, beim Erstellen, Ändern, Speichern oder Abschließen von Eingangsbelegen,Bestellungen oder Rechnungen oder beim Ein- oder Auschecken von Jobs, etc.) automatischausgelöst werden.
ManuellEin manueller Workflow muss per Mausklick vom Nutzer aktiv ausgelöst werden. In denBereichen Projekt, Job, Kostenplan, Bestellung, Eingangsbelege und Rechnung ist neben derLogansicht das Workflowsymbol bei aktivem Workflow sichtbar. Beim Anklicken werden dieaktiven Workflows die zur Auswahl stehen und per Mausklick gestartet werden könnenangezeigt.
Material WorkflowMaterial Workflows werden auch manuell ausgelöst und dienen innerhalb der Materiallistedazu, das Material des ganzen Jobs oder das Material einer Materialgruppe gezielt zu steuern.
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Workflow Engine - Workflowart
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Hier können Sie unter anderem Abfragedialoge erstellen (z. B. Größe der Bühnenfläche) unddann dazu passende Artikel (Bühnenelemente die genau diese Fläche ausfüllen) automatisch ineine bestimmte Gruppe buchen lassen.
ValidierungBeim Anlegen von Leads, Adressen, Kontakten, Artikeln wird beim Versuch den Eintrag zuSpeichern ein Workflow zur Form-Validierung ausgelöst. Hier können Sie das Speichern einerAdresse verhindern, wenn dort z. B. die PLZ, die Telefonnummer oder andere zwingendeEintragungen fehlen. Ebenfalls beim Versuch eine Bestellung, ein Projekt, einen Job oder eineRechnung zu Drucken kann der Validierungs Workflow aktiviert werden, wenn Sie z. B. denDruck eines Jobs an eine bestimmte Bedingung knüpfen möchten.
AuslöseereignisÜbersichtstabelle
Workflowart Auslöseereignis Objekt
Automatisch Erstellen Projekt, Job, Bestellung, Eingangsbeleg,
Speichern Bestellung, Eingangsbeleg, Rechnung,Ressourcenstatus (Urlaub, krank, etc.)
Ändern Projektstatus, Jobstatus, Bestellungs-status
Abschließen Eingangsbeleg
Auschecken, Einchecken Job
Manuell Projekt
Job
Rechnung
Bestellung
Eingangsbeleg
Eingangsbelegposition
Eingangsbelegzuordnung
Material-Workflow (Job)
Material-Workflow (Materialgruppe)
Validierung Form Lead, Adresse, Kontakt, Artikel
Druck Projekt, Job, Rechnung, Bestellung
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Workflow Engine - Workflow Definition
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Workflow DefinitionIn einer Workflow Definition wird festgelegt, wie der Workflow ablaufen soll. Alle Aktionen,Variablen, Abfragen, Rechenoperationen, Sperrkennzeichen, etc. werden im f WorkflowDesigner zusammengefügt.
Workflow InstanzSobald ein Workflow gestartet wird, füllt sich der Workflow (dessen Variablen, Abfragen, etc.)mit Daten und der Workflow führt eine sogenannte Instanz durch, indem er die Aktionen nachder spezifischen Workflow-Definition abarbeitet. In der einzelnen Instanz werden alle zurAusführung relevanten Informationen gespeichert.
AuslösemodusMit dem Auslösemodus legen Sie die Art und Weise fest, in der die Workflow Instanzdurchgeführt werden soll.
Mit dem Auslösemodus Client-Site starten Sie eine Aktion direkt auf dem Client des Users(Parameter Dialog). Hier läuft der Workflow im Vordergrund (auf dem Client). Workflows mitdem Auslösemodus Einmalig, Mehrfache Instanz oder eine aktive Instanz laufen im Hintergrund(auf dem Server).
Ein Workflow mit einer aktiven Instanz (z. B. Warten auf Freigabe eines anderen Users), kannauch mehrere Tage laufen bzw. warten. Bei einem aktiven Workflow mit Client-Site muss derUser zunächst die vom Workflow vorgegebene Aktion (z. B. Eintrag einer PLZ ins Adressfeld,Eingabe der Bühnengröße in der Materialbuchung) durchführen, um weiter im Programmarbeiten zu können.
Auslösemodus Beschreibung
Einmalig Der Workflow läuft nur ein einziges Mal,danach nie wieder. Auch wenn das Auslö-seereignis (z. B. Projekt speichern) nocheinmal eintritt
Mehrfache Instanz Der Workflow startet immer wieder neu,sobald das Auslöseereignis (z. B. Projektspeichern) wieder eintritt
Eine aktive Instanz Der Workflow wartet immer erst auf eineFreigabe, bevor er ein zweites Mal losläuft
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Workflow Engine - Workflow Manager
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Workflow ManagerMit dem Workflow Manager sehen Sie alle Workflows auf einen Blick. Filter nach Zeitraum !,Priorität (Hoch, Niedrig, Normal) ", dem Vorgang § indem der Workflow (z. B. Job: 18-0010.02 Tagung) zugeordnet ist, dem Workflow selbst $, dem Auslöseereignis % und demStatus (Abgebrochen, Abgeschlossen, Fehler, Initialisiert, Warten, Wird ausgeführt) & erleich-tern Ihnen die Suche. Auch lassen sich die Workflows nach Ausgelöst durch / oder Wartet auf( eingrenzen.
Workflow Manager öffnen
1. easyjob Menü p Ansicht2. p Workflow Manager
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Workflow Engine - Workflow im Navigator und in easyjob Heute
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Workflow im Navigator und in easyjob HeuteIm Navigator und in easyjob Heute können Sie sich unter Persönlich z.B. Alle offenenWorkflowangaben anzeigen lassen und diese entsprechen filtern (z. B. nach Priorität).
Workflow in easyjob VorgängenIn allen easyjob Vorgängen in denen Workflows Anwendung finden werden diese unter einerseparaten Karteikarte gelistet.
Projekt/JobUnter der Karteikarte Workflow !, finden Sie Detailinformationen zu Workflowvorgängen indiesem Projekt/Job. Sie können sich den Workflow für das Projekt oder für einzelne Jobsanzeigen lassen ". Die Workflows werden mit verschiedenen Informationen § gelistet. Gibtes zu einem Workflow noch mehrt relevante Informationen (z. B. bei Benutzerabfragen) werdendiese ebenfalls aufgeführt $. Zur besseren Übersicht können Sie die Liste nachSperrkennzeichen % filtern.
Workflows im Projekt/Job anzeigen
1. easyjob Menü p Projekte p Projekt bearbeiten2. p Projekt auswählen p Ok3. Projekt oder Job auswählen4. p Karteikarte Workflow
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Workflow Engine - Workflow in easyjob Vorgängen
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BestellungDie Workflows werden mit verschiedenen Informationen " gelistet. Gibt es zu einemWorkflow noch mehr relevante Informationen (z. B. bei Benutzerabfragen) werden dieseebenfalls aufgeführt §. Zur besseren Übersicht können Sie die Liste nach Sperrkennzeichen $
filtern.
Workflows in der Bestellung anzeigen
1. easyjob Menü p Bestellung p Bestellung bearbeiten2. p Bestellung auswählen p Ok3. p Karteikarte Workflow
EingangsbelegAnalog zu Bestellung.
Workflows im Eingangsbeleg anzeigen
1. easyjob Menü p Controlling p Eingangsbeleg bearbeiten2. p Eingangsbeleg auswählen p Ok3. p Karteikarte Workflow
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Workflow Engine - Workflow in easyjob Vorgängen
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Fakturierung - RechnungAnalog zu Bestellung.
Workflows in der Rechnung anzeigen
1. easyjob Menü p Fakturierung p Rechnung bearbeiten2. p Rechnung auswählen p Ok3. p Reiter Workflow
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Workflow Engine - Workflow Definitionen
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Workflow DefinitionenIn den Stammdaten können die zur Verfügung stehenden Workflows bearbeiten. Zum Filternbestehender Workflows steht ein Suchtextfeld !, und/oder die Eingrenzung nach den f
Workflowart (Automatisch, Manuell, Validierung) und dem f Auslöseereignis " (z. B. Joberstellt, etc.) zur Verfügung. Mit einem Doppelklick § oder einem Klick auf Bearbeiten (,öffnen Sie die Workflow-Engine. In einer sortierbaren Spalte $ wird angezeigt, ob derWorkflow gerade aktiv ist. Ein Workflow kann exportiert % und importiert & werden. Siekönnen Workflows hinzufügen / indem Sie Bestehende kopieren, einen Workflow aus einerVorlage nutzen oder ihn komplett neu erstellen.
Workflow neu erstellen
1. easyjob Menü p Stammdaten p Workflow Definitionen2. p Hinzufügen p Neu erstellen
Sobald Sie eine Workflow Definition bearbeiten oder eine Neue erstellen möchten, öffnet sichder f Workflow Designer.
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Workflow Engine - Workflow Definitionen
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Workflow importierenWorkflow Definitionen haben das Dateiformat .ejwd.
Vorhanden Workflow importieren:
1. easyjob Menü p Stammdaten p Workflow Definitionen2. p Importieren3. p Workflow auswählen
4. p Öffnen5. Vorschau wird angezeigt, ggf. Bezeichnung ändern
6. p Ok
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Workflow Engine - Workflow Designer
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Workflow DesignerUm einen neuen Workflow im Workflow Designer zu erstellen, vergeben Sie zunächst eineBezeichnung !. Definieren Sie die f Workflowart " und das f Auslöseereignis. Mit demHaken § aktivieren Sie den Workflow. Legen Sie den f Auslösemodus fest. Laufen mehrereWorkflows parallel, nehmen Sie über die Priorität % (Normal, Hoch oder Niedrig) Einflussdarauf, welcher Workflow Vorrang hat. In der linken Spalte & sehen Sie die Auswahl anAktionen (z. B. Start, Bedingung, Sperrkennzeichen setzen, etc.) die Sie in der jeweiligenWorkflowart einbauen können.
Per Drag&Drop ziehen Sie den Baustein z. B. Bedingung / in den Design-Bereich (. BeimAnklicken des jeweiligen Bausteins ), sehen Sie in der rechten Spalte ¥ die möglichenParameter oder Operationen die Ihnen für diese Aktion zur Verfügung stehen. Zur besserenÜbersicht können Sie die Bausteine umbenennen.
Indem Sie mit der Maus auf das graue Dreieck eines Bausteins klicken, die Maustaste gedrückthalten und die Linie auf das graue Dreieck des nächsten Bausteines ziehen, verbinden Sie dieeinzelnen Bausteine untereinander. Zum Löschen einer Verbindung klicken Sie auf das graueDreieck einer Verbindung, dieses wird rot markiert und kann mit gelöscht werden. Sieheauch f Shortcuts.
Sie haben außerdem die Möglichkeit sich beliebig viele Globale Variablen ¡ zu erzeugen unddiese in Ihren Workflows zu verwenden. Programmierkenntnisse sind hier von Vorteil. DieGrafik des Workflows können Sie als Bild speichern¢ und weiterverwenden.
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Workflow Engine - Workflow Designer
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BausteineJe nachdem, welchen Baustein Sie im Designer auswählen, stehen Ihnen verschiedeneEinstellmöglichkeiten, Parameter oder Operationen für diese Aktion zur Verfügung. NachdemSie den Baustein per Drag&Drop auf den Design-Bereich gezogen haben, klicken Sie auf dieAktion und die Einstellmöglichkeiten werden auf der rechten Seite angezeigt.
Viele Aktionen wie Und, Oder, Verteilung, Ende, E-Mail senden, Report drucken, etc. sindselbsterklärend. Eine Auswahl sehen Sie in nachfolgender Tabelle.
Aktion Parameter/Operator undVariablen
Erklärung
Bedingung Der Parameter A wirdmit dem Parameter Bdurch den Operatorverglichen. Ist dasErgebnis wahr, erfolgtder nächste Schrittnach Ja.
Berechnung Das Ergebnis derOperation ausParameter A und Bkann im nächstenSchritt weiterverwendet werden
Globale Variable setzen Das Ergebnis derOperation aus einerGlobalen Variable undeinem Parameter wirdin die Variable gesetzt
Zähler Der Zähler zählt wie oftder Workflow einebestimmte Aktiondurchläuft (FürWorkflows mit Loops)
Kommentar An jeder Stelle imWorkflow kann einKommentar gesetztwerden
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Workflow Engine - Workflow Designer
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*Zusätzlich können (analog zu den easyjob Programmfunktion) Jobkosten erzeugt, Gruppenerstellt, Materiallistenpositionen gelesen, Artikel, Freie Zeilen und/oder Ressourcen hinzugefügtwerden.
Es stehen außerdem die Aktionen SQL-Scalar (Führt einen SQL Befehl aus und gibt denselektierten Wert zurück) und Execute Script (Führt ein VB-Script aus) zur Verfügung.
Aktion Parameter/Operator undVariablen
Erklärung
Benutzerberechtigung abfra-gen
Es wird geprüft ob dergewählte Benutzer einbestimmtesBenutzerrecht besitzt.Ist das Ergebnis wahr(Berechtigungvorhanden), erfolgt dernächste Schritt nach Ja
Sperrkennzeichen lesen Der StatusSperrkennzeichen desgewählten Objektes/Vorgangs wirdausgelesen. Ist esgesetzt, geht es imWorkflow mit Ja weiter
Sperrkennzeichen setzen Das Sperrkennzeichenwird in dem gewähltenObjekt/Vorgang gesetzt
Freigabestatus setzen Der Freigabestatus derEingangsbelegpositionwird gesetzt
CRM Aktivität erstellen* Mit diesem Bausteinkönnen CRMAktivitäten (analog zureasjobProgrammfunktionCRM Aktivitäten)erzeugt werden
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Workflow Engine - Workflow Designer
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Aktion Parameter/Operator undVariablen
Erklärung
Workflow auslösen Ein anderer Workflowkann aus dembestehenden Workflowheraus gestartetwerden
Warten auf Freigabe Der Workflow wartetbis die entsprechendeFreigabe vomgewählten Benutzerbearbeitet wurde, erstdann läuft er weiter.Nach einer gewissenZeit (Timeout) kanneine weitere Aktiongestartet werden
Nachricht an Benutzer Es wird eine Nachrichtfür den BenutzerOffenen Workflow-Freigaben angezeigtangezeigt (imNavigator und ineasyjob Heute)
Warten auf Ereignis Der Workflow wirdnach Eintreten einesEreignisses fortgesetzt.Nach einer gewissenZeit (Timeout) kanneine weitere Aktiongestartet werden
Pause Der Workflow wird erstnach einer definiertenZeit fortgesetzt
Status setzen Es wird einbenutzerdefinierterStatustext im Workflowgesetzt
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Workflow Engine - Workflow Designer
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*Nur mit dem Auslösemodus Client-Site möglich
Bitte beachten Sie, dass gewisse Bausteine nur abhängig von der Workflow Lizenz zurVerfügung stehen. Siehe auch f Workflow Lizenzierung.
Variablen für TextbausteineÜberall im Workflow wo Sie das Symbol mit den drei Punkten finden, haben Sie die Mög-lichkeit Text mit individuellen Variablen (welche dann bei der Ausführung entsprechend gefülltwerden) zu erstellen. Nachdem das Fenster geöffnet wurde, können Sie die zur Verfügung ste-hende Variable aus der Auswahl anwählen ! und per Drag&Drop " in das Textfenster zie-hen. Zusätzlich können Sie freie Texte in dem Fenster § erstellen und Ihre gewünschten Vari-ablen (z. B. Projektname, etc.) entsprechend in den Text einbauen. Zur komfortableren Bearbei-tung steht ein Filter $ für die Variablen zur Verfügung.
Aktion Parameter/Operator undVariablen
Erklärung
Meldung* Zeigt einMeldungsfenster an
Parameter Dialog* Öffnet einen Dialogbeim Benutzer zurInformation,Bestätigung oderEingabe vonParametern. MitVorschau wird dasErgebnis angezeigt
Objekt selektieren* Öffnet einen Dialogbeim User zur Auswahleines easyjob Objektes
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Workflow Engine - Workflow Designer
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Glossar Workflow
Bezeichnung Beschreibung
Aktion Ein Baustein, der im Workflow ausgeführtwird. (Muss als Parameter gewählt wer-den, wenn sich die nachfolgende Opera-tion auf eine bestimmte, im Workflow ent-haltene Aktion beziehen soll)
Aktueller Benutzer Der Benutzer der den Workflow ausgelöstoder aktuell die Freigabe/Anforderung er-teilt hat
Auslösender Benutzer Der Nutzer der den Workflow ursprünglichausgelöst hat (einmalig)
Basisobjekt Das Objekt, welches das Auslöseereignisbeinhaltet, also wodurch der Workflowausgestartet wurde (z. B. Eingangsbeleg,Job, Projekt, etc.)
Globale Variablen Globale Variablen können Sie sich vom Da-tentyp Boolean, String, Int32, Int64, Deci-mal, DateTime oder TimeSpan selbst erstel-len
Konstante Ist ein fixer Wert der mit einem anderenParameter verglichen wird
Operator z. B. Addieren, Subtrahieren, Multiplizie-ren, Dividieren, Zeichenketten aneinanderhängen, Vergleichen größer/kleiner als o-der gleich
Parameter A oder B Sind Basisobjekt, Aktion, Konstante Glo-bale Variable, Auslösender Benutzer oderAktueller Benutzer
Parameterabfrage (Dialog) Der Benutzer wird bei der Parameterab-frage direkt auf seiner Oberfläche ange-sprochen und muss z. B. eine Eingabedurchführen oder mit Ja/Nein/Ok bestäti-gen
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Workflow Engine - Workflow Designer
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Beispiel Workflow mit Parameterabfrage (Dialog)Beschreibung: Beim Anlegen einer neuen Adresse kann der Eintrag nur gespeichert werden,wenn eine Emailadresse eingegeben wurde.
Workflowdefinition ‚Adresse nur mit Emailadresse speichern‘ Schritt für Schritt
1. easyjob Menü p Stammdaten p Workflow Definitionen2. p Hinzufügen p Neu erstellen3. Vergeben Sie eine Bezeichnung ‚Adresse nur mit Emailadresse speichern‘ !4. Definieren Sie das Auslöseereignis p Validierung p Adress-Form-Validierung "
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Workflow Engine - Workflow Designer
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5. Der Auslösemodus ist bei Validierungs-Workflows automatisch Client-Site §6. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Aktion Bedingung $ und ziehen Sie
diese per Drag&Drop in den Design-Bereich7. Fügen Sie zwei Mal die Aktion Globale Variable setzen % hinzu8. Ziehen Sie die Aktion Meldung & in den Design-Bereich9. Ziehen Sie die Aktion Ende / auf den Design-Bereich10. Verbinden Sie alle Bausteine untereinander, indem Sie auf das graue Dreieck klicken
(verfärbt sich orange) und es auf das Dreieck des nächsten Bausteines ziehen
11. Klicken Sie auf den Baustein Bedingung ( um die Parameter ) einzustellen
12. Ändern Sie den Namen der Bedingung in ‚Email vorhanden‘ ¥13. Wählen Sie als Parameter A Basisobjekt ¡ und wählen das Feld Formular.Email ¢
Als Basisobjekt können Sie im DropDown-Menü Felder aus Adresse oder Formular auswählen.Adresse beinhaltet die Felder, die bereits in der Datenbank stehen. Formular sind die Felder, diein einem neuen Formular eingetragen werden und noch nicht gespeichert, also auch noch nichtin der Datenbank vorhanden sind. Da beim Anlegen einer neuen Adresse nur mit Emailgespeichert werden darf, wird hier die Variable Formular.Email gewählt.
14. Setzen Sie den Operator ungleich ƒ
15. Setzen Sie als Parameter B Konstante †16. Lassen Sie das Feld für die Konstante leer ‡ (bedeutet, dass geprüft wird, ob in dem
Formular Feld Email etwas eingetragen wurde)
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Workflow Engine - Workflow Designer
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17. Klicken Sie auf den Baustein Globale Variable setzen ‰ um die Parameter ˇ einzu-stellen
18. Wählen Sie den Operator Y=A Wählen Sie ª19. Wählen Sie als Parameter Konstante Ł20. Tragen Sie den Wert 1 Ì (für wahr) ein21. Setzen Sie analog die Parameter für den zweiten Baustein Globale Variable setzen,
tragen Sie hier für die Konstante den Wert 0 (unwahr) ein
Eine zusätzliche Globale Variable ist hier notwendig, da das Ergebnis der Bedingung direkt ausdem Formular abgefragt werden muss. Käme das Ergebnis der Bedingung aus der Datenbank,wären keine Globalen Variablen zur Auswertung nötig.
22. Wählen Sie die Aktion Meldung und tragen Sie den gewünschten Text ein
23. Setzen Sie die Workflow Definition auf Aktiv24. p Speichern
Der Workflow ist nun aktiv.
25. easyjob Menü p Stammdaten p Adressen26. p Hinzufügen p Adresse27. Geben Sie einen Namen ein und versuchen das Formular ohne Emailadresse zu spei-
chern28. Der Workflow wird ausgelöst, Speichern wird nicht ausgeführt und die definierte Mel-
dung erscheint
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Workflow Engine - Standard Workflows
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Standard WorkflowsStandardmäßig werden drei Workflows (Workflow Job, Workflow Bestellung und WorkflowEingangsbelegpositionsfreigabe) ausgeliefert. Auch ohne Lizenz können Sie das WorkflowModul aktivieren, Parameter verändern und die drei Standard Workflows nutzen.
Workflow Job: Um Jobangebot zu Drucken Freigabe einholenBeschreibung: Beim Anlegen eines Jobs ist das Drucken von Reports gesperrt, wenn derBenutzer nicht zu einer bestimmten Benutzergruppe (hier: Sales-Team) gehört. Der betreffendeBenutzer hat die Möglichkeit eine Druckfreigabe einzuholen.
Dieser Workflow besteht aus zwei Workflow Definitionen.
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Workflow Engine - Standard Workflows
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Workflow Bestellung: Freigabe Bestellstatusänderung beiVorgesetzten anfragenBeschreibung: Beim Anlegen einer Bestellung wird das Ändern in Status bestellt gesperrt. DerBenutzer kann eine Freigabe für die Statusänderung vom Vorgesetzten einholen. Zusatz: Liegtder Bestellbetrag unter einer bestimmten Summe (frei definierbar) kann der Status bestelltdennoch gesetzt werden.
Dieser Workflow besteht aus zwei Workflow Definitionen.
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Workflow Engine - Standard Workflows
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Workflow EingangsbelegpositionsfreigabeZur Sicherstellung der Rechnungseingangsprüfung wird bei der Zuordnung von Eingangs-belegen zu Projekten ein Freigabeprozess gestartet. Dieser Workflow bildet die Rechnungs-eingangsprüfung wie im f easyjob Controlling Center Handbuch unter Workflowprozessbeschrieben ab. Um diesen Workflow zu nutzen, aktivieren Sie ihn im f Workflow Designer.
