Mit xft HCM Lösungen wird SAP HCM zur Steuerungszentrale für das Perso-nalmanagement. Vordefi nierbare Standardprozesse und Checklisten, situa-tive Ad-hoc-Workfl ows und automatisierte Freigabeumläufe für Dokumente ermöglichen eine vollständige Abbildung der Personalprozesse im System. Eine leistungsfähige Prozesssteuerung sowie zahlreiche Funktionen zur In-tegration der Arbeitsumgebung sorgen für eine effi ziente Abwicklung aller Prozesse.

xft HCM LösungenErweitertes Personal-prozessmanagement

für SAP HCM

Integrating your business processes

Beispiel: Einstellungsprozess

Neben der Checkliste für den Prozessablauf stellt die Prozessakte Ordner zur Ablage der im Prozess benötigten Dokumente bereit. Damit stehen diese allen Beteiligten standortüber-greifend und zeitunabhängig zur Verfügung. Dokumente können als Personalakten-relevant gekennzeichnet werden, so dass sie nach Ab-schluss des Prozesses automatisch in die digita-le Personalakte übernommen werden.

Zusätzlich zu den globalen Personalprozessen können Workfl ows und Freigabeumläufe defi -niert werden, entweder mit festen Zuständig-keiten oder auch als fl exibles Freigabetemplate, in das der Benutzer beim Start des Workfl ows die (entsprechend berechtigten) Genehmiger einsetzt. Außerdem kann er ad-hoc zusätzli-che Genehmiger hinzufügen sowie zu jedem Element in der Prozessakte einen eigenen, frei defi nierbaren Umlauf starten. Alle Workfl ows werden in der Prozessakte unter dem jeweiligen Prozessschritt sowie in einer Gesamt-Prozess-übersicht angezeigt.

Die Prozessakte: Prozesse effi zient steuernPersonalprozesse in SAP abzubilden und zu au-tomatisieren muss nicht kompliziert sein! Die xft add-on suite liefert einen leistungsfähigen Werkzeugkasten für ein ebenso fl exibles wie zu-verlässiges Personalprozessmanagement. Um-fassende Dokumentenmanagement-Funktionen führen alle relevanten Informationen zentral in SAP HCM zusammen. Dank der nahtlosen Integ-ration stehen dabei sämtliche Daten und Trans-aktionen von SAP HCM im direkten Zugriff.

Das Ablaufschema für die einzelnen Prozesse kann SAP-Transaktionen enthalten, Abfragefor-mulare, Freigabeumläufe, automatisch zu gene-rierende Dokumente und vieles mehr. Auch rein organisatorische Maßnahmen können erfasst und nachgehalten werden.

Für jeden gestarteten Prozess wird automa-tisch eine Prozessakte erstellt, in der der zu-vor defi nierte Prozessablauf als übersichtliche Checkliste angezeigt wird. Diese zeigt zu jedem Prozessschritt den aktuellen Status, den zustän-digen Bearbeiter sowie Termine und Fristen. Eine Statusampel weist auf nahende oder über-zogene Fälligkeitstermine hin.

Personalprozessmanagement mit xft

1. Objekt-Navigator

2. Historie

3. Dokument zur

Übernahme in die

Personalakte

4. Notiz

5. Link zu

SAP-Transaktion

6. Workfl ow/

Subprozess

7. Organisatorische

Maßnahme

Der xft hcm organizer + xft task manager: Alle Prozesse im BlickDer xft hcm organizer ist das zentrale Cockpit für das Prozessmanagement. Er bietet einen Ob-jektnavigator für den schnellen Zugriff auf die Personalprozesse, direkten Zugriff auf Dateisys-tem, E-Mail-Postfach und Zwischenablage sowie eine benutzerspezifi sche Historie und Favoriten.

Über den Objektnavigator können laufende und abgeschlossene Personalprozesse gesucht und aufgerufen werden - entweder spezifi sch je Prozesstyp oder auch übergreifend über alle Prozesstypen. Die Suche kann anhand diverser SAP-Merkmale erfolgen, z.B. der Personalnum-mer, Name, Abteilung, Status u.v.m.

Funktionen » 100% SAP-basiert, keine Installation von Zweit- oder

Fremdsystemen notwendig » Zugriff überall und jederzeit per SAP GUI, Webbrowser

(WebDynpro) und Mobile Device (SAP Gateway + SAPUI5) » Standardworkfl ows für eigene HR-Prozesse im zentralen

Customizing konfi gurierbar » Ausprägung beliebiger Prozesse möglich (Customizing) » Zustellung von Aufgaben per SAP Business Workplace, Universal

Worklist und E-Mail » Anzeige von Aufgaben, Unteraufgaben, zuständigem Bearbeiter,

Status und Fristen » Terminüberwachung und Statusanzeige für alle Aufgaben, inkl.

Erinnerungsfunktion » Direkter Aufruf von Systemtätigkeiten (SAP-Transaktionen,

Subprozesse/Workfl ows etc.) aus der Checkliste heraus » Ad-hoc-Funktionalität für Workfl ows für individuelle, situative

Umläufe (z.B. Freigaben) » Rollenbasierte Workfl ows für Standardumläufe » Einfacher Dokumentenimport aus E-Mail-Postfach und Windows

Filesystem per Drag&Drop » Übergreifende Suche nach Prozessakten/Checklisten » Freigaben für einzelne Prozessschritte oder Workfl ows auf Wunsch

mit digitaler Signatur » Integrierte Dokumenterstellung auf Basis von MS Word (mit xft

document composer) » Arbeitszeugniserstellung auf Basis von MS Word (mit dem xft

Zeugnismanager) » Vollständige Protokollierung aller Aktivitäten im Prozess

Einbettung in die ProzessketteEin Prozess soll automatisch starten, beispiels-weise wenn ein Personalstamm angelegt wur-de oder ein bestimmtes Dokument in die Per-sonalakte eingegangen ist? Mit der xft add-on suite kein Problem. Umgekehrt kann auch ein abgeschlossener Personalprozess automatisch Folgeprozesse auslösen – z.B. dass im Prozess gesammelte Dokumente automatisch in die di-gitale Personalakte übertragen werden.

Integrierte Dokument- und Zeugnis- erstellung in MS WordMit dem xft document composer lassen sich aus den Prozessen heraus Personaldokumente und Korrespondenzen automatisch erzeugen, z.B. ein Bestätigungsschreiben zum erfolgreichen Abschluss einer Personalmaßnahme. Auch die rechtssichere Erstellung von Arbeitszeugnis-sen ist mit dem xft Zeugnismanager möglich. Die jeweilige Dokumenterstellung erfolgt da-bei vollständig in SAP; die Ausgabe erfolgt im docx-Format, so dass alle erzeugten Dokumen-te anschließend in MS Word angesehen und ggf. nachbearbeitet werden können.

Vollständige Integration in den Arbeitskontext

Zugriff auf E-Mail und DateiablageDer xft hcm organizer bietet direkten Zugriff auf Dokumente im Windows-Dateisystem und das persönliche E-Mail-Postfach. Von dort lassen sich Dokumente einfach per Drag&Drop in die Akte ziehen. Zur Klassifi zierung kann ein kurzer Abfragedialog eingerichtet werden.

Integration mit SAP HCM und der digitalen PersonalakteAuf Wunsch können die Personalprozesse so-wohl mit den Standardtransaktionen der Per-sonaladministration als auch mit der digitalen Personalakte integriert werden. In den HR-Stan-dardtransaktionen lässt sich z.B. unter „Dienste zum Objekt“ ein Direktaufruf des xft hcm orga-nizers platzieren. In der digitalen Personalakte xft personnel fi le können sämtliche Prozesse zu einer Person über einen Funktionsleistenknopf erreicht werden. Damit entsteht eine voll inte-grierte, einheitliche Arbeitsumgebung für die Personalarbeit in SAP.

Drag&Drop im xft hcm organizer aus dem Filesystem in die Prozessakte

Dokumenterzeugung aus dem Prozess heraus (mit xft document composer)

xft HCM Lösungen: Erweitertes Personalprozessmanagement für SAP HCM

Über xft

Wer sind wir?Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, E-Mails oder elektronische Be-lege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubin-den. Dazu entwickeln wir eigene Software-produkte auf Basis von SAP  NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezi-fi sche Anwendungen.

Was tun wir?Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digi-talen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-Basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An-bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus na-hezu allen Wirtschaftszweigen.

Was zeichnet uns aus?xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhalt-lich wie räumlich und personell. Die xft-Unter-nehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwick-lung des Walldorfer Software-Anbieters gear-beitet. Als offi zieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbie-ten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungs-partner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-Produkte.

Entlastung der PersonalarbeitDas Personalprozessmanagement mit xft senkt den Aufwand für admi-nistrative Unterstützungsprozesse erheblich. Zum einen können Rou-tineaufgaben zu einem großen Teil automatisiert werden. Zum anderen ist bei allen noch manuell zu erledigenden Aufgaben jederzeit klar, was wann von wem noch zu tun ist. Statusampeln und Erinnerungsfunktio-nen sorgen zusätzlich dafür, dass kein Prozess ins Stocken gerät. Damit wird HR von administrativen Aufgaben entlastet und hat mehr Zeit für die HR-Kernprozesse.

Passgenaue und sichere ProzesseDie Tools der xft add-on suite sind so leistungsfähig und fl exibel, dass die Prozesse perfekt auf bewährte und vertraute Vorgehensweisen abge-stimmt werden können. Die Software passt sich den Prozessen an, nicht umgekehrt! Im Arbeitsalltag sorgen die in der Prozessdefi nition hinterleg-ten Checklisten und die Aufgabensteuerung dafür, dass alle notwendigen Prozessschritte auf jeden Fall eingehalten werden.

Einheitliche Arbeitsumgebung für alle HR-AufgabenMit dem Personalprozessmanagement von xft werden alle HR-Aufgaben unter dem Dach von SAP HCM zusammengeführt. So haben die HR-Mitar-beiter im zentralen HR-System direkten Zugriff auf alles, was sie für ihre Arbeit brauchen, von den Prozess-Checklisten über die benötigten Daten und Dokumente bis hin zu weiterführenden SAP-Transaktionen.

Perfekter DatenschutzDank der nahtlosen Integration von xft mit SAP lässt sich das SAP-Be-rechtigungskonzept in vollem Umfang sowohl für die Personalprozesse als auch für den Zugriff auf Daten und Dokumente nutzen. Abstimmungen und Freigaben zu Dokumenten können ebenfalls vollständig im System erfolgen. Offen herumliegende oder unkontrolliert weitergeleitete ver-trauliche Dokumente gehören damit der Vergangenheit an

xft HCM LösungenHighlights

xft GmbHSAP Partner-Port | Altrottstr. 31 | 69190 WalldorfTel. (06227) 54 555 0 | Fax (06227) 54 555 44info@xft.com | www.xft.com

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