ZGP ABENDFORUM 5. NOVEMBER 2013 PETER ZURFLUH ZURFLUHHRCONSULTING.CH.

ZGP

ABENDFORUM

5. NOVEMBER 2

013

P E T E R Z

UR

F LUH

ZU

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SU

LTI N

G. C

H

AGENDA

1. Begrüssung durch Barbara Aeschlimann, Leiterin HR E&Y, Vorstandsmitglied ZGP

2. Vorstellung Zurfluh HR Consulting Wie komme ich dazu am Forum eine Meinung zu vertreten 2 Min.

Forumsinhalt

3. Präsentation 45 Min.Wie aus Aschenputtel eine Managerin wird

4. Fragen 8 Min.

5.11.2013 Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G 2

Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G

INFORMATIONEN ZUM REFERENTEN

5.11.2013 3

Peter Zurfluh, Inhaber

Fast 30 Jahre im HR Umfeld tätigFilialleiter Stellenvermittlung, Unternehmensberater SAP HR, Leiter Personaladministration

Seit 2013 selbständiger UnternehmerBeratung Personaladministration, HR Projektleitung, Interim Management

FORUMSIN

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5.11.2013 4Z U R F LU H H R C O N S U LT I N G

Ist die Aschenputtel-Karriere auch etwas für Sie!


Quelle: http://erlebnisseminare.wordpress.com/marchentherapie/

Es gibt noch mehr Wertschöpfer und Werterhalter im Unternehmen

Wir gehen auf diese Fälle nicht ein!


WICHTIG, ABER NICHT HIER….


UM WAS GEHT’S

5.11.2013 7

GehaltSpesen

Information

StatistikKennzahlenInformation

Steuern Sozialversicherung

Information

Mita

rbei

ter

Managem

ent

Externe


WAS WÄRE WENN….

… es keine Personaladministration gäbe?

5.11.2013 8


WAS WÄRE WENN….

E X T E R N E S I C H T

Keine Quellensteuer

Keine Lohnbuchhaltung

Keine Statistiken

Keinen Geschäftsbericht

Keine AHV Kontrolle

Keine Bestätigungen für Ausbildungen

I N T E R N E S I C H T

Keine Lohnzahlung

Kein Bonus, Überzeitzahlung, ….

keine Anfragen für Dokumente

Keine Unfallversicherung, KTG

Keine Sozialversicherung / PK

Keine …..

5.11.2013 9

Daraus folgt…..


WAS WÄRE WENN….

E X T E R N E S I C H T

Keine Quellensteuer

Keine Lohnbuchhaltung

Keine Statistiken

Keinen Geschäftsbericht

Keine AHV Kontrolle

Keine Bestätigungen für Ausbildungen

L Ö S U N G S M Ö G L I C H K E I T

Elektronisches Lohnmeldeverfahren ELM

Outsourcing, Treuhänder

Automatisieren, Delegieren

Outsourcen, Verbinden Treuhänder

Macht Extern Beauftragte Lohnbuchhaltung

Employee Self Service ESS

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….. eine Personaladministration ist nötig, aber bitte optimiert!


WAS WÄRE WENN….

I N T E R N E S I C H T

Keine Lohnzahlung

Kein Bonus, Überzeitzahlung

Keine Anfragen für Dokumente

Keine Unfallversicherung, KTG

Keine Sozialversicherung / PK

Keine …..

L Ö S U N G S M Ö G L I C H K E I T

Freiwilligenarbeit

Abschaffen

ESS, Outsourcing, Treuhänder

Privatisieren, alles

Halt wie früher vor der AHV

5.11.2013 11

Daraus folgt aber auch….. Alles hat seine Grenzen!


WAS WÄRE WENN….

5.11.2013 12

MIS,Data

WarehouseGehaltSpesen

Information

StatistikKennzahlenInformation

Steuern Sozialversicherung

Information

Mita

rbei

ter

Managem

entExterne

Outsourcing

Treuhand

ELM Managen der Aufgaben


WAS WÄRE WENN….

5.11.2013 13

Fazit: HR Administration muss sich dem Wettbewerb stellen und ggfls. in drei Teile

gesplittet werden.

Primäradministration: strategisch, relevant, zeitkritisch, intern.

On-siteSekundäradministratio

n: bedeutend, komplex,

abgeschlossen, extern Outsourcing, Nearshore

Terziäradministration: unbedeutend, einfach,

zeitlich unkritisch, extern, Offshore /

Farshore

WAS WÄRE WENN…..


Wer es am besten, günstigsten macht, soll es tun!

STRAT

EGIE

W I K I . . . . . . . .

S o m i t g i b t e s i n U n t e r n e h m e n f ü r j e d e s

s e i n e r G e s c h ä f t s f e l d e r e i n e e i g e n e

S t r a t e g i e , d i e d u r c h d i e G e s a m t s t r a t e g i e

( U n t e r n e h m e n s s t r a t e g i e )

z u s a m m e n g e h a l t e n w i r d



BRAUCHT DIE ADMINISTRATION EINE STRATEGIE?

Beispiele für die Strategieausrichtung der HR Administration

Wir stellen die Qualität sicher

Wir arbeiten Wertschöpfend

Wir optimieren unsere Tätigkeiten dauernd

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HR ADMIN STRATEGIE

Fazit aus vorherigem Beispiel

• Qualität geht vor Kosten

• Tätigkeiten werden wo immer möglich und sinnvoll automatisiert

• Es werden nur verlangte Dienstleistungen erbracht

• Alle Arbeiten unterliegen einer Priorisierung (Gesetz, Massenverarbeitung, Einzelgeschäfte,…. oder Wichtig / Dringlich nach Eisenhower)

• Arbeiten werden auf der tiefsten Stufe erledigt

• Arbeit wird dort erledigt wo sie erstmals anfällt oder wo sie am günstigsten abgearbeitet werden kann

5.11.2013 17


DIE ADMINISTRATION BRAUCHT EINE STRATEGIE!

Wie sieht Ihre Strategie für die HR Administration aus?

Und kennen Ihre (HR) Mitarbeitenden diese auch?

5.11.2013 18

GROSSE UND KLEINE STRATEGEN…


http://www.google.ch/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=yMvn8Otc3QwYaM&tbnid=EnNchLe3ihNyUM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.faz.net/aktuell/sport/fussball/bundesliga/bayern-trainer-guardiola-katalane-stratege-welttrainer-12027927.html&ei=EEdVUvPDFKza0QWjm4DgAQ&bvm=bv.53760139,d.bGE&psig=AFQjCNGc8AsoHNJDL6diYj06XDIX9PXm9g&ust=1381406789106733

http://www.google.ch/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=3BBKOpGC3U3b5M&tbnid=XeVE4HQ8YaYNnM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.scinexx.de/diaschau-106.html&ei=dEdVUum1E-Km0QWC2oHwBA&bvm=bv.53760139,d.bGE&psig=AFQjCNGc8AsoHNJDL6diYj06XDIX9PXm9g&ust=1381406789106733

http://www.google.ch/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=qCR9Zv6K_sHUCM&tbnid=TUmmlfsu8SXg1M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.reuters.com/article/2007/08/20/us-nestle-alcon-idUSL2056907420070820&ei=V0hVUvqeHujt0gW6lYHoAw&bvm=bv.53760139,d.bGE&psig=AFQjCNERn5wwhUC7TBNpSwRWNtLpfkJCuw&ust=1381406996101984

http://www.google.ch/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=QsAO65hC3sMLqM&tbnid=X8mDkodGfhwkAM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.faz.net/aktuell/politik/norman-schwarzkopf-gestorben-der-stratege-des-wuestensturms-12007860.html&ei=MUdVUsfxG4eS0QWTjICwCA&bvm=bv.53760139,d.bGE&psig=AFQjCNGc8AsoHNJDL6diYj06XDIX9PXm9g&ust=1381406789106733

ZEIT U

ND GELD

ODER

ZEIT IS

T GELD



ZEIT UND GELD

«Machen Sie ihren Laden schneller, effizienter mit höherer Qualität und weniger Personal. Und natürlich auch tieferen Kosten!»

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Gesagt: «Ja, Chef.»

Gedacht: «Wie fange ich das bloss an?»


ZEIT UND GELD

Erster Schritt

5.11.2013 22

Übersicht der DienstleistungserbringungDL Organisation Nr. Task Beschreibung Kunde /

AnfordererDL Erbringer

wie oft System Monat Quartal Jahr

HR Services 1 2 level support für HC BP Steht für Fragestellungen zur Verfügung HR BP HR SC Team auf Anfrage SAP HR 10 30 120HR BP 2 Stellenbeschreibung

erstellen In Zusammenarbeit mit Com&Ben erstellen einer neuen Stellenbeschreibung für die Erweiterung einer Abteilung.

Linie HR Generalist / HR Specialist

auf Anfrage Word 8 24 96

HR Rekruting 3 Inserat erstellen Texten und platzieren von Stelleninserat je Vakanz Linie HR Rekrutierer

monatlich Job Add 50 150 600

HR Services 4 Planung Lohnrunde Erstellen der Terminpläne, abstimmen derselben mit der HC BP Leitung, reservieren der Spezialisten und präsentieren des Ablaufplanes im Gremium.

HR Management

HR SC Leiter einmal im Jahr

SAP HR 6 18 72

5 weitere Tasks und deren Erklärungen 150 450 18006 60 180 7207 ggfls aufteilen und durch Teamleiter erstellen lassen 80 240 9608 120 360 14409 5 15 60

10 20 60 24099 17 51 204

6312Anzahl FTE's Total Std. / Anzahl Arbeitsleistung pro Jahr 3.7

hours /5000 employees


ZEIT UND GELD

Zweiter Schritt

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Übersicht der DienstleistungserbringungNr. Task Kunde /

AnfordererDL Erbringer

Kriterium Begründung Entscheid

1 2 level support für HC BP HR BP HR SC Team muss Das interne Wissen kann nicht zu vernünftigen Kosten extern beschafft werden. Die Abläufe sind zu komplex.

Bleibt

2 Stellenbeschreibung erstellen

Linie HR Generalist / HR Specialist

kann Externe Anbieter sind zu prüfen. Der Aufwand ist jedoch minimal, so dass ein Outsourcen nicht rentiert.

Vertrag mit Text AG machen

3 Inserat erstellen Linie HR Rekrutierer

wünschbar Kann ohne Vorbehalte extern vergeben werden.

Vertrag mit Publitext AG machen.

4 Planung Lohnrunde HR Management

HR SC Leiter muss Kerngeschäft von HR und hat viele Abhängigkeiten, so dass dieses nicht aufgehoben, verlagert werden kann.

Bleibt bis Geschäftsleitung am 30.4.20xx entscheidet.

5 weitere Tasks


ZEIT UND GELD

Was sind nun die Optimierungsmöglichkeiten?

Callcenter HR

Mehr Computertechnik

besser ausgebildetes Personal

einfachere Strukturen

eingehaltene Reglemente

zentralisieren von Verarbeitungen

Outsourcing

……

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Ziel

Res-source

n

GeldZeit


ZEIT UND GELD

Was sind nun die Optimierungsmöglichkeiten?

Ein Beispiel:

Sie erhalten jeden Tag dutzende von E-Mails.

E-Mails nur einmal im Tag lesen!

Triage anwenden:

Delegieren, sofort antworten, in Kalender schieben, löschen (Ordner Ablage)

5.11.2013 25


ZEIT UND GELD

Wie sieht das in einem einfachen Prozessablauf aus?

5.11.2013 26

Werbung, Spam

Wichtig und kurz

Delegation

Später planen

Info ablegen

Löschen

Sofort antworten

In Ordner schieben

Weiterleiten

In Kalender schieben


ZEIT UND GELD

Wie sieht optimiert aus?

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Werbung, Spam

Wichtig und kurz

Delegation

Später planen

Info ablegen

LöschenSofort antworten

In Ordner schieben

WeiterleitenIn Kalender

schieben

Action Archiv

• Bewerberprozess zeitnah

• Dokumentenerstellung idealerweise webbasiert

• Kennzahlen und Statistiken standardisiert

• «Was ist der Name wert?»

Diese Liste kann man fast beliebig verlängern….


BEISPIELE WERTSCHÖPFUNG

• Gehaltsabrechnungen via e-Mail

• Absenzmanagementsysteme

• Nice to have wird abgestellt

• AHV Revisionen zeigen Fehler rückwirkend, besser vorausschauend handeln

Auch diese Liste kann man fast beliebig verlängern….


BEISPIELE KOSTENEINSPARUNGEN

ELEKT

RONISCHE T

OOLS



ELEKTRONISCHE TOOLS

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Personal-akte

Mensch oder Maschine?


TECHNISCHER SUPPORT

5.11.2013 32

Personaldaten

PK

Buch-haltung

Zeit und Spesen

Talent-managem

ent

Performance Mgt.

Kurs-anbiet

er

Hotel, Reise

Versicher-ungen

Webbasierte Rentenberechnung für Mitarbeitende

Audittools zur Validierung von SchnittstellendatenKreditkartendaten einlesen

SBB Billette

Grafische Aufbereitung Organigramm

Leistungsmessung mit Parametern und Zielabgleich monatlich

Scann Center

Personalakte, Versand, KPI, ….

Bewerber Tool

Office Test, Schnittstellen


TECHNISCHER SUPPORT

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Personaldaten

PK

Buch-haltung

Zeit und Spesen

Talent-managem

ent

Performance Mgt. Bewerber

Tool

Kurs-anbiet

er

Hotel, Reise

Versicher-ungen

Scann Center


Aber muss es denn immer gleich so komplex sein?

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TECHNISCHER SUPPORT


4 Beispiele:

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TECHNISCHER SUPPORT

Gehaltsabrechnungvia E-Mail

KTG Check

Anz. MA Durchschnittslohn JAZ% Krankheits-abwesenheit

Anz. Std. Krank

Lohn-kostenSparpotential

8%~Einsparung

pro Monat

500 70000 2132 2.5% 26'650 875'000 70'000 5'833 Anzahl FTE

13

J ahreslohn in Mt. Lohn Die Gesamteinsparung in % beträgt ca. 16%*Jahr 70'000 Die Versicherungslösung kostet aber ca. 8%Monat 13 5'385 Somit verbleiben bei der Firma 8%.Monat 12 5'833

*(AHV, ALV, IV, NBU, Nettoaufrechnung)Excel / P

ivot

MS SharePoint


TECHNISCHER SUPPORT

Zusammenfassung

Elektronische Helfer steigern die Qualität und Verarbeitungsgeschwindigkeit

Gefahr: Kosten Nutzen stimmt nicht mit dem Verkaufsgespräch / Erwartungen überein

Die Reihenfolge der Optimierung ist wichtig. Arbeitsplatz und menschliche Fähigkeiten, Prozesse und Abläufe der Organisation und dann erst die Systeme.

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ELEKTRONISCHE HELFER, SO NICHT…


Quelle: Die Drei ??? Kids und du, 8, Angriff der Roboter

NUTZEN F

ÜR ANDERE



NUTZEN FÜR ANDERE

Viele interne und externe Stellen profitieren von der Personaladministration!

Wichtig ist jetzt aber zu bestimmen, welche Tätigkeiten Wertschöpfend oder zumindest Werterhaltend sind!

Von der Betrachtung ausgenommen sind gesetzliche Vorgaben.

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NUTZEN FÜR ANDERE

I N T E R N

GL, Zahlen für Entscheide

Buchhaltung , Detailinformationen SV

Marketing, Kennzahlen

Vorgesetzte, Statistiken

Eventmanagement, Regionale Verteilung

Case Management, Details zur Person

HR BP, Jubiläen und ähnliches

Sicherheit, geprüfte Daten für Ein-Austritt

……

E X T E R N

Steueramt, Lohnausweis und QSt.

Ausgleichskasse / FAK, Prämieninkasse

BfS, Lohn und Quartalsstatistik

Versicherungen, UVG und KTG

Kreditkartenunternehmen, Stammdaten CC

Journalisten, Kennzahlen, und Sachverhalte

Gerichte und Polizei, Personendaten

Universitäten und Praktikanten, Umfragen

Verbände, Mitgliederwerbung

…….

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Beides ist nicht abschliessend und sehr Firmenspezifisch….

«Tue Gutes und sprich darüber….»



EINSTIEG OUTSOURCING

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EINSTIEG OUTSOURCING

So nicht, oder?

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Befürchtungen


+

Kostenersparnis

Qualitäts- und

Effizienzsteigerung

Steuerliche Vorteile

Strategische Partnerschaften

Risikoverlagerung

-

Abhängigkeiten (Risiko)

Betriebsklima

Austritt key player / Know how Verlust

Restaufwand Management und Fehlerhandling

Datenschutz

5.11.2013 44

VOR UND NACHTEILE OUTSOURCING


FORMEN VON OUTSOURCING

I N L A N D

Outsourcing

Onshoring

Homesourcing

BPO und BAO

Insourcing /

Backsourcing

A U S L A N D

Nearshoring

Offshoring /

Farshoring

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Begriffsvielfalt

Zusätzlich gibt es weitere Begriffe von Firmen wie Accenture, Cap Gemini, EDS, Deutsche BankUnd Sonderformen wie Out of Life Outsourcing oder On Site Management


BEACHTEN BEIM OUTSOURCING

W A S I S T W I C H T I G

Nur ab Sekundärfunktionen auslagern

Stabile Prozesse

Outsourcing Strategie muss vorliegen

Risikoanalyse Prozesse, Anbieter und Intern

Vertragsform und Inhalte geklärt (SLA bereit)

Vertrauensvolle Partnerschaften

Es muss günstiger werden, oder mehr bringen

5.11.2013 46


BEREITSCHAFT ZU OUTSOURCING

W I E W E I S S I C H O B I C H F Ü R O U T S O U R C I N G B E R E I T B I N ?V O N « B R I D G E G L O B A L I T »

1. Habe ich ein wirkliches Problem, welches ich durch Outsourcing lösen kann?

2. Habe ich dokumentierte Abläufe?

3. Habe ich das richtige Management im Einsatz?

4. Ist mein Unternehmen stabil und ehrgeizig?

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GRUNDLAGEN OUTSOURCING

W A S D A R F ’ S D E N N K O S T E N ? ( U L R I C H S C H Ö N E N B E R G E R , P R O Z E S S E X C E L L E N Z I M H R M A N A G E M E N T )

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100 %

8%5%

80%67%

Istkosten Max. Servicepreisnach Optimierung

OutsourcingManagement

Projektkosten

20%Bündelung, Standard, Zentralisierung, Automatisierung,….


OUTSOURCING AUS SICHT ANBIETER

B E I S P I E L V O N

PAY R O L L O U T S O U R C I N G

Modell / Typ

CHF / Mitarbeiter / Mt.

Details

Application 10.- Kunde macht alles selber, HR-C stellt System zur Verfügung

Business 20.- Kunde erfasst selber, HR-C macht Payroll

Full Service 35.- Kunde sendet Informationen, HR-C macht den Rest

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«Kosten sind gleich, aber man hat weniger Sorgen!»Marek Dutkiewicz, CEO HR Campus


INFORMATIONEN OUTSOURCING

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Internet Wikipedia

ebooks

APELL AN SIE

Ermitteln Sie was sie überhaupt tun! (HR Compliance Check)

Reduzieren sie alles, was nicht der Strategie folgt

Das was bleibt prüfen Sie eingehend, ob sie es selber machen oder weggeben

Betreiben Sie Marketing über ihre Dienstleistungen

«Reduce to the Max Optimum!«


DAS ENDE VOM MÄRCHEN

…. Die Personalchefin und die Leiterinnen Talentmanagement und Gesundheits-management gehen an einen HR Kongress. Aschenputtel (Personaladmini-stration) muss auf Geheiss der Personalchefin die Gehaltsabrechnungen einpacken, da sie ja am Kongress nichts vorzuweisen habe. Da kommt ein Berater «angeflogen» und zeigt ihr wie man die Abrechnungen per E-Mail versenden kann.

Aschenputtel geht auf den Kongress und nimmt ihr Handbuch Personalakte mit. Ein CEO einer Outsourcingfirma sieht Aschenputtel und kann den Wert des Handbuches erkennen. Sie geht früher, weil sie die E-Mailrückläufer per Post versenden möchte und verliert aber dabei das Handbuch auf der Treppe.

Der CEO kann sie nicht vergessen und sucht Aschenputtel via Inserat im Alpha. Er will von den Bewerberinnen wissen, was im Buch zu «Personalakte» drin steht! Gesundheitsmanagement möchte unbedingt zum Outsourcer und schwafelt irgendwas von Aktfotos von Personen, und wird dabei so rot im Gesicht, als hätte sie sich den Zeh abgeschnitten.

Erst Aschenputtel kann ihm den Inhalt im Detail nennen, sowie die Vorteile einer Personalakte. Er beschliesst Aschenputtel in seine Firma aufzunehmen und ihre Dienstleistungen auch anderen Kunden anzubieten.

Sie waren erfolgreich und gingen bald an die Börse…


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