03. Februar 2016

Prozessmanagement

Nutzen von Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung

Zukunftskongress Bayern, 03.02.2016

Alexander BierlLandeshauptstadt MünchenPOR – P3 Organisation

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Landeshauptstadt München

ca. 33.000 Mitarbeiter/-innen (Hoheitsbereich) 12 Referate inkl. Direktorium Über 1,5 Mio. Einwohner → 2030: > 1,7 Mio. Einwohner geschätzt

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Vorstellung Person und Rolle

Organigramm POR - P3

Die Organisationsberatung,

unterstützt die Referate der LHM

sowie deren Eigenbetriebe

als interner Dienstleister bei ihren

Veränderungsvorhaben mit dem

Ziel die Leistungsfähigkeit

der Organisation im Sinne einer

modernen Stadtverwaltung zu

verbessern und dabei die

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

nicht aus den Augen zu verlieren.

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Nutzen von Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung

Lessons learned

Gliederung des Vortrags

Verständnis, Rahmenbedingungen und Begrifflichkeiten Prozessmanagement bei der Landeshauptstadt München

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Nutzen von Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung

Lessons learned

Gliederung des Vortrags

Verständnis, Rahmenbedingungen und Begrifflichkeiten Prozessmanagement bei der Landeshauptstadt München

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Prozessmanagement – Verständnis und Begrifflichkeiten

Das Prozessmanagement beschäftigt sich mit dem systematischen Identifizieren, Gestalten, Dokumentieren, Kontrollieren, Steuern und Verbessern von (Geschäfts-) Prozessen. Das Prozessmanagement umfasst somit den gesamten „Prozess-Lebenszyklus“ der Phasen Analyse, Planung und Design, Implementierung, Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung. Ein Prozess ist eine Struktur,

deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Darüber hinaus werden zeitliche, räumliche und mengenmäßige Dimensionen konkretisiert. Ein Prozess hat ein definiertes Startereignis (Input) und Ergebnis (Output) und dient dazu,

einen Wert für Kunden zu schaffen.

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Definition der Rollen und Aufgaben im Prozessmanagement

Ist Produktverantwortliche(r), trägt unternehmerische Verantwortung

Ist verantwortlich, dass strategische Ziele im Prozess umgesetzt werden

Verantwortlich für die Prozessoptimierung, entscheidet über

Optimierungsmaßnahmen zum Prozess (Kosten, Qualität, Zeit)

Benennt für jeden Prozess eine(n) Prozessverantwortliche(n)

etc.

Verantwortlich für die operative Umsetzung der strategischen Ziele

sowie für Information und Kommunikation zum Prozess

Hat den Prozess laufend im Blick (lfd. Evaluation)

Verantwortlich für die Aufbereitung von Optimierungsmaßnahmen

Verantwortliche(r) Ansprechpartner(in) für Prozesseigner(in) und /-beteiligte, etc.

Übernehmen im Rahmen ihrer Fachlichkeit aktiv (einzelne)

Bearbeitungsschritte im Prozess

Können/Sollen Verbesserungen im Prozess vorschlagen

Müssen bei Prozessstörungen und Ressourcenkonflikten an

den/die Prozessverantwortliche(n) eskalieren

Ausführende Rollen - In Prozessen geregelt

Prozess- verantwortliche(r)

Prozess-eigner(in)

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Nutzen von Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung

Lessons learned

Gliederung des Vortrags

Verständnis, Rahmenbedingungen und Begrifflichkeiten Prozessmanagement bei der Landeshauptstadt München

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Warum Prozessmanagement?

Die klassische Organisationslehre gliedert eine Organisation hierarchisch nach Funktionen, Kundensegmenten oder Regionen. Durch die Arbeitsteilung und die Spezialisierung von einzelnen Tätigkeiten soll die Produktivität erhöht werden. Die Gestaltung der Ablauforganisation erfolgt erst in zweiter Linie. Demzufolge werden stellenübergreifende Abläufe vom klassischen Organisationsansatz nicht ausreichend berücksichtigt. Die Prozesse werden sozusagen erst nachträglich in die bestehende Aufbaustruktur „hineinorganisiert“. Dies begünstigt Abstimmungsschwierigkeiten, beispielsweise durch mangelhafte Weitergabe von Informationen oder durch die gegenseitige Abschottung der beteiligten Abteilungen. Dieses Ressortdenken und die Intransparenz der betrieblichen Abläufe führen zu »operativen Inseln«. Sie verursachen unnötige Schnittstellen, Doppelarbeiten und Redundanzen und verringern so die Effizienz der Organisation.

+ =

Funktionsbarrieren Hierarchiebarrieren Operative Inseln

Funktionale Abschottung Informationsfilterung

Koordinierungsprobleme Steuerungsprobleme

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Warum nicht nur einmalig?

Warum ist kontinuierliche Prozessoptimierung und -management von großer Bedeutung?

1. aufgrund Kontextveränderungen § (Gesetzliche Veränderungen) Technologische/personelle Veränderungen Wettbewerber

2. aufgrund Planungsfehler (im Prozess)

3. aufgrund Umsetzungsfehler Prozess wird nicht gelebt / kann nicht gelebt werden Prozess wird anders verstanden

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Mögliche Nutzungsszenarien des Prozessmanagements

UnterstützungUnternehmens-entwicklung

Strategisches Management

Kernkompetenzmanagement

Wertschöpfungs-management

Unterstüzung IT

Auswahl SoftwareSoftwareentwicklungCustomizingE-GovernmentDMSWorkflowmanagement

Unterstützung Controlling

Prozesskostenrechnung

Balanced Scorecard

Performance Management

UnterstützungQualitätsmanagement

Zertifizierung, z.B. nach ISO 9000 ff.

Six Sigma

Benchmarking

UnterstützungOrganisation

Reorganisation

Einarbeitung

Arbeitsanweisung

Rechtssicherheit

Stellenwirtschaft

Wissensmanagement

>> Priorisierung ist erforderlich, nicht alle Zwecke sind gleichzeitig erfüllbar

Ziel- und Kunden-orientierung

ZielorientierungErhöhung der Wirtschaftlichkeit

Kundenorientierung- Qualitätserfüllung u -sicherung- Terminerfüllung u. -sicherung- Transparenz erhöhen

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Nutzungsszenarien des Prozessmanagements bei der Landeshauptstadt München

UnterstützungUnternehmens-entwicklung

Strategisches Management

Kernkompetenzmanagement

Wertschöpfungs-management

Unterstüzung IT

Unterstützung Controlling

Prozesskostenrechnung

Balanced Scorecard

Performance Management

UnterstützungQualitätsmanagement

Zertifizierung, z.B. nach ISO 9000 ff.

Six Sigma

Benchmarking

UnterstützungOrganisation

Reorganisation

Einarbeitung

Arbeitsanweisung

Rechtssicherheit

Stellenwirtschaft

Wissensmanagement

Ziel- und Kunden-orientierung

ZielorientierungErhöhung der Wirtschaftlichkeit

Kundenorientierung- Qualitätserfüllung u -sicherung- Terminerfüllung u. -sicherung- Transparenz erhöhen

= die in der LH-München regelmäßig relevanten Zielsetzungen

Auswahl SoftwareSoftwareentwicklungCustomizingE-GovernmentDMSWorkflowmanagement

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Performance ManagementProzesssteuerung und -controlling - Beispiel

Prozesskennzahlen:

„Verbessern kann man

nur das, was man kennt“

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Qualitätsmanagement (QM) - Beispiele

ISO – Zertifizierung Münchner Stadtentwässerung (MSE) Großmarkthalle Abfallwirtschaftsbetrieb Krankenhäuser

Erarbeitung eines Qualitätshandbuches für den Rettungszweckverband Qualitätssicherung und –entwicklung im RBS

Berufliche Schulen Kita's

Ideen- u. Beschwerdemanagement stadtweit QM bei der Feuerwehr inkl. Dienstvereinbarung

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Wissensmanagement – in allen Bereichen der LHM

Auslöser Demografischer Wandel Personalwechsel innerhalb der Organisation Revision

Ziel Wissenssicherung Wissenstransfer

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E-Government - Roadmap

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Dokumentenmanagementsystem(e)

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Dokumentation von IT-Anforderungen – IT Workflowmodellierung

Im Fachkonzept werden die fachlichen Anforderungen an das IT-Vorhaben dokumentiert (WAS). Ein Fachkonzept besteht u.a. aus einer Beschreibung der funktionalen Anforderungen in Bezug zu

den definierten Zielen, Prozessen und/oder Anwendungsfällen (use cases).

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Stellenbeschreibung und Stellenbemessung

Leitfaden Stellenbemessung: „...auf Basis optimierter Prozesse.“

Prozessorientierte Stellenbemessung

Stadtweite Prozesse Rechnungswesen

Neben den etablierten Methoden zur Stellenbemessung können auch anhand von Prozessmodellen Aussagen zum Stellenbedarf getroffen werden. Änderungen der Abläufe oder auch Veränderungen der Fallzahlen lassen sich in bestehenden Prozessmodellen leicht dokumentieren und ermöglicht dabei auch die Fortschreibung des Stellenbedarfs.

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Stellenbeschreibung

Stadtweites Projekt Facility Management Überführung der Aktivitäten in die rollenbasierten Arbeitsvorgänge

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Interkommunale Zusammenarbeit - Benchmarking

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Nutzen von Prozessmanagement - Zusammenfassung

- Entlastung durch Delegation der Prozesssteuerung an Nicht- Führungskräfte- Entlastung der Organisation durch Wegfall von (überflüssigen) Aktivitäten im Organisationsbereich - Delegation von Verantwortlichkeiten an die Prozessmitarbeiter- Steuerung über Prozesskennzahlen; Anschluss an bestehende Management- Systeme (z.B. BSC, LOB, etc.) möglich

- Mehr Effizienz (und dadurch Kosteneinsparungen ) für bestehende Prozesse- Erhöhte Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger durch einheitliche und transparente Bearbeitung- Unterstützung der Strategie / Strategie- Volle Transparenz aller Aktivitäten in der gesamten Organisation- Bessere Vergleichbarkeit durch Benchmarks; Möglichkeit der behördenübergreifenden Zusammenarbeit- Grundlage für kontinuierliche Verbesserung

- Klare Vorgaben für die Standardbearbeitung im Prozess- Klare Kompetenzen und Verantwortlichkeiten im Prozess- Verbesserung der Zusammenarbeit und Best Practices- Gleichbleibende Qualität bei der Leistungserbringung

Organisation

Führungskräfte

- Klarheit über die Aktivitäten im Prozess (Was kommt wann?)- Klare Kompetenzen und Verantwortlichkeiten im Prozess (Klare Ansprechartner)- Verbesserung der Zusammenarbeit - Gleichbleibende Qualität bei der Leistungserbringung - Steigende Kundenzufriedenheit

Kunden

Mitarbeiter

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Nutzen von Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung

Lessons learned

Gliederung des Vortrags

Verständnis, Rahmenbedingungen und Begrifflichkeiten Prozessmanagement bei der Landeshauptstadt München

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Lessons learned (1/2)

Die Steuerung von Prozessen muss (und kann!) in das bestehende Steuerungssystem integriert werden Der Reifegrad bestehender Steuerungsinstrumente ist der Implementierung neuer Instrumente vorzuziehen Kompetenzen der Prozessmanagement-Rollen können zu Konflikten mit der Linie führen (Wer steuert was?). Die richtige Zuordnung dieser Rollen zu Personen aus der Linie ist hier von entscheidender Bedeutung! Prozessmodelle allein schaffen keine Nachhaltigkeit und keinen Mehrwert → Verankerung in die Organisation Ein gewisser, permanenter Aufwand entsteht bei den Prozessmanagement-Rollen bei laufenden Aktualisierung der (Prozess-)Modelle.

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Lessons learned (2/2) - projektbezogen

Breite Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (sowohl in der Projektarbeit als auch Linie) trägt wesentlich zum Erfolg und zur Akzeptanz der Ergebnisse / Prozessmanagement bei Prozessverantwortung auf Ebene der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – dies unterstützt eine nachhaltige Verankerung der Prozesse in der Organisation und erhöht die Identifikation mit dem Thema Prozessmanagement Einführung von Standards (z.B. Modellierungsrichtlinien) über die gesamte Organisation Sicherstellung der technischen Anpassung der Prozesse im System (z.B. in Adonis) hat wesentlichen Einfluss auf die Nachhaltigkeit der Prozesspflege

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Alexander Bierl

+49 (89) 233 – 92204Fax +49 (89) 233 – 989 92204

E-mail: alexander.bierl@muenchen.de

Landeshauptstadt MünchenPersonal-und OrganisationsreferatP 3 - OrganisationKustermannparkRosenheimer Straße 11881669 München

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