November 2014 1 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler
Einführung eines
Facility Management Systems (CAFM*)
bei der
Landeshauptstadt Stuttgart
*CAFM = Computer aided facility management
Vortrag beim Kundenforum 2014 der DZBW in Mainz
November 2014 2 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler
Agenda
• Situation Immobilienmanagement bei der Landeshauptstadt Stuttgart
• Das Immobilienprojekt
• Details rund um das Projekt
Organisation
Bestandsaufnahme
Anforderungen
Umsetzung
• Screenshots aus der Anwendung
• Hindernisse bei der Umsetzung
• Die CAFM-AG
• Ausblick
November 2014 3 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler
CO Controlling
PSCD Kasse, Einnahmen,
Mahnungen
FI Ausgabenrechnung
PM (Plant Maintenance)
z.B. Instandhaltung von Gebäuden
Störungen,
Reparaturen,
Wartung
RE-FX Immobilienmanagement
-Verwaltung und Vermietung
von Gebäuden und Flächen
der Stadt.
AA Anlagenrechnung
Einordnung von RE-FX in die SAP-Landschaft der Landeshauptstadt Stuttgart
November 2014 4 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler
GEOLiNE.pro
GIS
Kopplung
SAPERION
Archiv-System
SAP
RE-FX
Architektonische
Sicht
RE-FX
Nutzungssicht
Wirtschafts-
einheit
Gebäude
Mietobjekt
Vertrag
Flurstück
PM
Instandhaltung
PM
Instandhaltung
Störungsmanagement
mit Gebäudekatalog
Finanzwesen
Controlling
Situation Immobilienmanagement bis Mitte 2013
RE-FX
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 5
Der Sachbearbeiter in der neuen DV-Landschaft „CAFM“
Situation Immobilienmanagement ab Herbst 2013
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Was ist passiert ?
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Immobilienprojekt
Prüfung und Weiterentwicklung des Immobilienmanagements
der Landeshauptstadt Stuttgart
Projektauftrag hierzu beinhaltet:
Noch nicht genutzte Funktionalitäten als gemeinsame Grundlage erarbeiten
und bei weiteren Ämtern produktiv einsetzen.
Klärung: bestehende IuK-Verfahren im Bereich Immobilienmanagement
ganz oder teilweise durch SAP-Funktionalitäten abzulösen oder in SAP einzubinden.
Anbindung an das Finanzwesen
Produktive RE-FX-Funktionalitäten bei weiteren Ämtern einführen
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 8
Details rund um das Projekt - Organisation
Projektmitglieder und beteiligte Ämter
Amt für Liegenschaften und Wohnen (23)
Schulverwaltungsamt (40)
Hochbauamt (65)
Projektleitung: SAP Competence Center (SAP CCS)
Stadtmessungsamt (62)
Tiefbauamt (66)
Amt für Sport und Bewegung (52)
Garten-/Friedhof-/Forstamt (67)
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Details rund um das Projekt - Organisation
Zeitplan
Kick-Off
Sitzung Offizielles
Projektende
Regelmäßig
Wöchentliche
Projektsitzungen
Produktivsetzung:
- Grafische Anbindung
- Architektonische Sicht
- Bereitstellung aller
weiteren
CAFM-Komponenten
03.11.2010 01.02.2011 12.09.2012 17.09.2013 31.01.2014
Start:
Teilprojekt
Grafische Anbindung
15.08.2014
CAFM AG
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 10
RE-FX Nutzungssicht
Wirtschafts-
einheit
Gebäude
Mietobjekt
Vertrag
Flurstück
PM
Instandhaltung Gebäude
Technische
Plätze
Equipments
Finanzwesen
Controlling
IHD
Instandhaltungsdatei
ACCESS-DB
SAM
Sanierungs- und
Maßnahmendatei
PostgreSQL-DB
Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme
Der Sachbearbeiter in der (DV)-Landschaft
SAP Module
Bauabrechnungsbuch zur
Abwicklung Bauprojekte,
Sanierungen
(Oracle-DB)
BAB
GIS
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Datenmenge
Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme
12 Betriebshöfe mit ca. 122 Gebäuden des Tiefbauamts
1.300 Gebäude des Liegenschaftsamts
170 Schulen mit insgesamt 570 Gebäuden des Schulverwaltungsamts
150 Anlagen des Sportamts
272 Gebäude des Garten-/Friedhofs-/Forstamts
27.000 Flurstücke der Landeshauptstadt Stuttgart
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 12
Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme
Bis dato vorhandene Prozesse
Anlage von Gebäudestammdaten in RE-FX oder anderen IuK-Verfahren
Vermietungs-/Verpachtungsprozesse
Abwicklung von Störungen
Instandhaltungsprozesse
Reinigungsmanagement
Grafisches Datenmanagement
Berichtswesen und Controlling
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„Wunschliste“ der beteiligten Ämter Welche Prozesse sollen im Rahmen des Immobilienprojekts angegangen und umgesetzt werden ?
Raumbelegung
Reinigungs-
management
CAD-Plan
Integration
RE-FX
Stammdaten-
verwaltung
PM
Stammdaten-
verwaltung
Störungs-
management
Energie-
management
Vermietung
Auswertungen/
Berichts-
wesen
- auch stadtweit
Instandhaltungs- und
Sanierungsmaßnahmen
Verpachtung
Wartungs-
management
Anmietung
Schlüssel-
verwaltung
Stadtweites
Immocontroling
Kennzahlen zur
Vergleichbarkeit
mit anderen
Stadtverwaltungen
Schadensabwicklung
Flächen-
management Abfallmanagement
Mülltonnenverwaltung
Gebäudekosten-
controling
Nebenkostenabrechnung
Raumreservierung
Stadtweit
einheitliche
Standards Synergie-
effekte
Details rund um das Projekt - Anforderungen
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Festlegungen:
• Aufbau der Architektonischen Sicht in RE-FX
• Anbindung SAP-Modul PM an RE-FX
• Darstellung der CAD-Pläne aus dem Grafiksystem in RE-FX
• Bereitstellung der weiteren CAFM-Komponenten
Informationsgewinnung:
• Besuch bei Verwaltungen zum Erfahrungsaustausch
• Externe Beratung zu Möglichkeiten und Aufbau der Architektonischen Sicht
• Besuch des SAP-Immobilienkongresses
Details rund um das Projekt - Umsetzung
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Laufende Tätigkeiten
• Abstimmung mit allen tangierten Ämtern
• Prozessfestlegung und Umsetzung der Prozesse in den Ämtern
• Information der Amtsleitungen aber auch der Kollegen in den tangierten Ämtern
• Ausarbeiten der einzelnen Komponenten der Gesamtkonzeption
Internes während dem Projekt
• Diskussion über Begriffsdefinitionen und CAD-Standards
• Prozesse
• Betreiberhaftung
• Reporting
• Kontierungskonzeption
Details rund um das Projekt - Umsetzung
Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 16 9.10.2014
CAFM-System
mit
Screenshots
aus den Komponenten
Das Ergebnis
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 17
Grafisches System – AutoCad Plan
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 18
Grafisches System - Raumnutzer
Screenshots aus der Anwendung
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Grafisches System - Bodenbeläge
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 20
Wechsel von grafischem System zu SAP in Echtzeit
Screenshots aus der Anwendung
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RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Allgemeines
Screenshots aus der Anwendung
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RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Partner
In SAP dargestellte Partner entsprechen den im grafischen System zugeordneten Partnern
Screenshots aus der Anwendung
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RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Bemessungen
Verschiedene Bemessungsarten auf einem Raum
u.a. Raumgröße (Fläche) nach DIN 276 NF5, Bildung, Kultur und Unterricht
Reinigungsfläche Boden lt. Aufmaß im Originalplan
Screenshots aus der Anwendung
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RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Reinigung
Reiterkarte mit detaillierten Reinigungsangaben
- Maße, Bodenbelag aus Originalplan
- Reinigungsintervall aus grafischem System
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 25
RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – CAD
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 26
RE-FX Architektonische Sicht: Bemessungen auf dem Gebäude
= Summierte Flächenangaben aller Räume im Gebäude
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 27
RE-FX Architektonische Sicht: Bemessungen auf der Liegenschaft
Alle Flächen der darunterliegenden Gebäude bzw. Räume INKLUSIVE der Außenflächen (Winterdienst)
auf einer Reiterkarte.
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 28
Zuordnung: Architektonisches Objekt
– Gebäude Nutzungssicht und Technische Sicht
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 29
RE-FX Nutzungssicht: Übersicht im Objektbaum
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 30
SAP PM (Instandhaltung): Objektbaum Technische Plätze
Gebäudestruktur nach DIN 276
Screenshots aus der Anwendung
November 2014 31 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler
Hindernisse bei der Umsetzung
• Verteilte Datenhaltung durch verteilte Zuständigkeiten –
KEIN alleinzuständiges Immobilienmanagement bei der LHS
In SAP können unzählige Daten jeglicher Art und Güte hinterlegt werden. -
GEFAHR! Die Daten müssen auch aktuell gehalten werden !
Weniger ist mehr !
Schwierigkeiten/Schwachstellen/Gefahren im Projekt
• Umsetzung der Prozesse in den Ämtern
• Projekt lief bei den Projektmitarbeitern quasi „nebenher“.
Unterstützung/Verständnis der Mitarbeiter und Amtsleitungen in den Ämtern unterschiedlich ausgeprägt
• Durch die verteilten Zuständigkeiten bei der Stadtverwaltung: sehr viele Projektbeteiligte
• Andere an Immobilienprozessen beteiligte Ämter müssen mit eingebunden werden,
wie z.B. Hochbauamt, Stadtmessungsamt
• Unterschiedlicher Fokus der einzelnen gebäudeverwaltenden Ämter
9.10.2014 Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 32
Nach dem Projekt…
Regelung
für ein einheitliches Vorgehen
zur Umsetzung und Weiterentwicklung
eines CAFM-Systems
innerhalb der Landeshauptstadt Stuttgart
Bildung einer ämterübergreifenden Arbeitsgruppe
(CAFM-AG)
zur Sicherstellung des laufenden Betriebs
und der Weiterentwicklung
des CAFM-Systems
CAFM-AG
9.10.2014 Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 33
Die CAFM-AG befasst sich mit allen Daten und Abläufen, die für Facility Management
Aufgaben benötigt und stadtweit im CAFM-System bereitgestellt werden sollen.
Aufgaben der CAFM-AG
Die CAFM-AG soll einheitliche Stammdatenstrukturen sicherstellen
und den laufenden Betrieb aller Komponenten
des CAFM-Systems gewährleisten.
Die Fachaufgaben der beteiligten Ämter bleiben unangetastet.
In der ämterübergreifenden Arbeitsgruppe soll der Know-how Austausch und die
fachliche Kommunikation unter allen Mitgliedern gepflegt und gefördert werden.
Die CAFM-AG soll unter IT-Gesichtspunkten die einheitliche Anwendung und
Vorgehensweise bei der Nutzung des CAFM-Systems gewährleisten.
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 34
Ausblick
Laufender Betrieb und Weiterentwicklung des CAFM-Systems
Ablage eingescannter Verträge und sonstiger Unterlagen auf einem
externen Archivsystem
Bereitstellen von gezielten Auswertemöglichkeiten und Reports
Einführung der Nutzungssicht – sofern noch nicht im Einsatz
Abbilden der Daten für Betreiberhaftung
Ausbau des Störungsmanagements in Verbindung mit SAP/PM
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 35
Haben Sie noch Fragen ?
November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 36
Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit
Elke Mergenthaler
Landeshauptstadt Stuttgart
SAP Competence Center Stuttgart
Kontakt:
e-Mail: [email protected]
Tel.: 0711/216-88 609
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