Nutzen einer strategischen SharePoint Plattform

Orbit Zoom Days Konferenz 2009 Philippe Trinchan (SNF), André Schmid (Unic AG) / Zürich 12. Mai 2009

Ihre ReferentenEinleitung

Philippe Trinchan

Leiter Presse + Kommunikation,

Schweizerischer Nationalfonds

André Schmid

Director Sales and

Consulting, Unic AG

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Was sind die Lernziele dieser Präsentation?

› Mehrwert einer zentralen MOSS Plattform am Praxisbeispiel des SNF

› Kulturelle und organisatorische Herausforderungen einordnen können

› Projektvorgehen und Erfolgsfaktoren die eine Plattform erfolgreich machen

› Langfristige Strategie in Einklang mit kurzfristigen Bedürfnissen bringen

Einleitung

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Agenda

› Der Schweizerische Nationalfonds P. Trinchan

› Die Webstrategie des SNF und ihre Ziele P. Trinchan

› Die SharePoint Plattform A. Schmid

› Weitere Bedürfnisse und geplante Ausbauten A. Schmid

› Herausforderungen, Erfolgsfaktoren, Nutzen P. Trinchan & A. Schmid

› Fragen und Diskussion

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„Eine Strategie ist eine in sich stimmige

Anordnung von Aktivitäten, die ein

Unternehmen von seinen Konkurrenten

unterscheidet.“

Porter, 1999

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Der Schweizerische Nationalfonds Die Webstrategie und ihre Ziele

Der Schweizerische Nationalfonds

› Grösste öffentliche Schweizer Institution für Forschungsförderung

› Selbstverwaltungsorgan der Wissenschaft (Privatrechtliche Stiftung)

› Im Auftrag des Bundes (Budget 2009: 620 Mio. CHF)

Über den SNF

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Forschungsförderungspolitik

Der SNF

› fördert die wissenschaftliche Forschung

› investiert in den Nachwuchs

› ermöglicht Forschungsaufenthalte im Ausland

› fördert die internationale Zusammenarbeit

› stärkt die Stellung der Frau in der Forschung

Über den SNF

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Förderungsinstrumente

› Freie Forschung: Projektförderung + Personenförderung

› Orientierte Forschung: Forschungsprogramme (14 NFP, 20 NFS)

› Internationale Zusammenarbeit

› Wissenschaftliche Tagungen

› Publikationsbeiträge

Über den SNF

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Einordnung der WebstrategieWebstrategie SNF und ihre Ziele

SNF Gesamtstrategie

StrategieÖffentlichkeitsarbeit

Webstrategie

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Öffentlichkeitsarbeit: Strategie

› Gesellschaftliche und politische Legitimation der Institution und Positionierung

› Eine nachhaltige Entwicklung der Wissenschaft stützt sich auf eine kritische

Öffentlichkeit

› Rasante Entwicklung der Forschung sowie deren soziale, wirtschaftliche und

ethische Auswirkungen verständlich machen

› eine kohärente Kommunikationspolitik in einem dynamischen Umfeld ausüben

Webstrategie SNF und ihre Ziele

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Öffentlichkeitsarbeit: Ziele / Botschaften

› Gesellschaftliche Legitimation: gesellschaftliche Auseinandersetzung mit der

Forschung

› Politische Legitimation: die Interessen der Forschung vertreten

› Institutionelle Legitimation: SNF als kompetente, transparente Institution

positionieren

› «Kundenbeziehung»: den SNF als kompetenten, effizienten und unparteiischen

Dienstleister für verschiedene Zielgruppen innerhalb der Forschungsgemeinschaft

positionieren

Webstrategie SNF und ihre Ziele

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Öffentlichkeitsarbeit: Dialoggruppen

› Bildungs-, Forschungs- und Innovationsbereiche

› Forschende

› Medien

› Politik/Behörden

› Forschungsinteressierte Teile der Öffentlichkeit

› Breite Öffentlichkeit

› Interne Ebene (Miliz)

Webstrategie SNF und ihre Ziele

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Öffentlichkeitsarbeit: Leitlinien

› Qualitätsstandards, wie: fachlich, seriös, dialogbereit, usw.

› Kontinuität & Aktualität

› Soweit wie möglich zielgruppengerecht und interaktiv

› usw.

Webstrategie SNF und ihre Ziele

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Öffentlichkeitsarbeit: Portfolio

› Integrierte Kommunikation: (interne/externe)

› 3-sprachig de, fr, en

› Printmedien: Horizonte, Jahresbericht, Porträt

› Medienarbeit

› Events, Projekte, Umsetzungsaktivitäten, usw.

› Webbasierte Öffentlichkeitsarbeit

Webstrategie SNF und ihre Ziele

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Webstrategie: eine webbasierte Öffentlichkeitarbeit

› Verbesserung der Kommunikation mit den Zielgruppen (insb. Forschenden, BFI-

Interessierten) und des Informationsaustausches (Interaktion, Transaktion,...)

› Web als wichtige Komponente einer integrierten und integrativen Kommunikation

(Medienarbeit, „Crossmedia“, Ausschreibungen, usw.)

› Internetspezifische Kommunikation: Newsmanagement (News, pull/push,

Newsletter/Service), Service für Forschende, Dossiers

› Kohärenz, Kongruenz, Synergien (zB Multisite), Wirkungs- und Effizienzsteigerung

› Richtung Crossmedia ? E-Communities / Social & Interest Networks ?

Webstrategie SNF und ihre Ziele

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Ziele Webprojekt

› Alle webbasierten Anwendungen sind einer Gesamtstrategie untergeordnet und

einheitlich umgesetzt

› Die Geschäftsprozesse sind online unterstützt und deren Applikationen optimal

integriert

› CMS: zentrales Tool, dezentrale Bedienung, zeitunabhängig, Qualitätssicherung

› Schnell optisch und strukturell veränderbar

› Einheitlichkeit der Kommunikationsstrategie

› Einheitlichkeit im Auftritt (Design, Navigationskonzept, „Multisite“)

› Einheitlichkeit in der Technologie (CMS)

Webstrategie SNF und ihre Ziele

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Die SharePoint PlattformGestern – Heute – Morgen

SNF WeblandschaftDie SharePoint Plattform

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Internet

Applikationen

- Gesuchs Administration

- Projekt Datenbank

IntranetExtranet (NFP / NFS)

für Milizorgane

Presse

Forscher Experte

Privat

Zielgruppen, Bedürfnisträger, AnsprücheDie SharePoint Plattform

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Instant Messaging

Blogs

Wikis

Communities

Collaboration

Management IT

Forschende, Stipendiaten

Presse, Private

Autoren, Redaktoren

- Einfach

- Projektarbeit

- Selbständig

- Informativ

- Intuitiv

- Aktuell

- Bekanntheit

- Kommunikation

- Erscheinung

- Einfach

- 1x erfassen

- Prozesse

- Integration

- Wartung, Support

- Standard

„Eine Strategie ist ein längerfristig

ausgerichtetes planvolles Anstreben einer

vorteilhaften Lage oder eines Ziels.“

Wikipedia

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Rollende Strategie mit Abgleich und Rückschluss UmsetzungDie SharePoint Plattform

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Umsetzung

• Kosten / Nutzen

• Priorisierung

• Planung

(kurz-, mittel-, langfristig)

Instant Messaging

Blogs

Wikis

Communities

Collaboration

Management IT

Forschende, Stipendiaten

Presse, Private

Autoren, Redaktoren

- Einfach

- Projektarbeit

- Selbständig

- Informativ

- Intuitiv

- Aktuell

- Bekanntheit

- Kommunikation

- Erscheinung

- Einfach

- 1x erfassen

- Prozesse

- Integration

- Wartung, Support

- Standard

Webstrategie

Aufbau der PlattformDie SharePoint Plattform

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Infr

a-

stt

ruktu

rA

pplik

ation

Fro

nte

nd

SharePoint

Basisdienste mit Customizing

80%

SharePoint Grundinstallation, Datenbank,

Backup, Deployment, Test-Stage-Produktion

SharePoint mit

individuellen

Erweiterungen

20%

NFPSNF.ch News-

letter

WeitereSpeziell

Vergleich Früher – Jetzt Die SharePoint Plattform

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Früher

› www.snf.ch

› eigenes Design, eigenes System,

kein CMS, Anpassungen aufwendig

› Weitere Sites (NFP, NFS)

› keine Design- und Systemvorgaben

› keine Austauschmöglichkeiten für

Forschungsgruppen

› aufwendig in Erstellung und Unterhalt

› Integrierte Kommunikation

› kein integrierter Newsletter-Service

Vergleich Früher – Jetzt Die SharePoint Plattform

Jetzt

› www.snf.ch

› zentrales CMS auf SharePoint

› Weitere Sites (NFP, NFS)

› bauen auf snf.ch auf (Multisite-

Konzept)

› haben Zusammenarbeitsbereiche für

Forschende (Extranet)

› Integrierte Kommunikation

› Newsletter in Erscheinung und

Sprache integriert

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Newspool – Anforderungen

› Ausgangslage

› Newsletter monatlich mit vorgegeben Themen, redaktionell aufbereitet

› Neu

› jeder Artikel kann als “News” abonniert werden

› Kategorisierung nach Themen

› Automatisch aus CMS erstellt

› Redaktion

› Übersicht aller publizierter News

› Unabhängig vom Kanal / von der Site

› Intuitiv (einfache Bedienung, einfache Übersicht)

› Benutzer

› Intuitiv (einfache Anmeldung, klare Struktur)

Laufende Ausbauten

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Newspool – Benutzerfreundlich für Redaktion und BenutzerLaufende Ausbauten

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Weitere Projekte

› Horizonte Online

› Printprodukt SNF. Ziel: Konvergenz Off-Online, Erhöhung Bekanntheit

und Reichweite

› Italienische Website

› Intranet

› Collaboration

› Dokumenten-Management

Geplante Ausbauten

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Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Stellen Sie den Nutzen Ihrer Plattform sicher

Kultur und Change Management

› Eine Strategie und die Umsetzung der Strategie mit IT-Tools muss der Kultur und

dem Tempo des Unternehmens (der Organisation) angepasst sein.

› Wie wird heute gearbeitet?

› Wie wollen/können die Mitarbeitenden in Zukunft arbeiten?

› Welche Affinität haben die Mitarbeitenden zur Technologie?

› Erfolgsfaktor: Unternehmen im Ganzen und Einzelnen (Organismus) verstehen

› Langfristige Strategie, schrittweise Umsetzung, laufende Erfolgskontrolle. Gewährt:

› Qualität

› Rückschlüsse der Umsetzung in die rollende Strategie

› Quick Wins sicherstellen

› Akzeptanz (Kontinuität, Aufbau auf Bekanntem)

› Erfolgsfaktoren: langsam und stetig, Kontrolle (Kosten/Nutzen)

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

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Worauf ist speziell zu achten

› Gemeinsames Verständnis, gemeinsame Sprache

› „Der Teufel liegt im Detail“, Annahmen können unangenehme Folgen haben.

› Erfolgsfaktor: es gibt keine Annahmen

› Gegenseitige Erwartungshaltungen abgleichen

› Wenn ich nicht weiss, was Du von mir erwartest, kann ich Dir nicht sagen, ob ich

Deine Erwartung erfüllen kann.

› Erfolgsfaktor: Jährlicher Projekt-Workshop (Review und Outlook Projekte, Soft

Skills) mit externem nicht IT affinem Coach.

› Erfolgsfaktor: Gegenseitige Erarbeitung und Unterzeichnung von Projekt- und

Zusammenarbeitsregeln. Zum Beispiel: Rollen und Zuständigkeiten,

Kommunikation (Mittel, Reaktion, Verfügbarkeiten), Eskalationsregeln.

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

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Und die Technologie

› Anforderungen an die Technologie

› Standardisiertes Basis-Framework

› 80% Basis Customizing, 20% individuell

› Zusammenarbeit, Content Management, Auffindbarkeit, Integration

› Weit verbreitet

› Ist für den Hersteller strategisch wichtig

› Transparente und sinnvolle Roadmap

› Zukunftsorientiert

› Erfolgsfaktoren: Erfüllung 80/20, weit verbreitetet, Know How kurzfristig

verfügbar

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

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Nutzen

› Effiziente Content Pflege durch strukturierte Prozesse

› Zentrale Basis steht allen zur Verfügung

› Standardisierte Infrastruktur

› Sicherstellung Wartbarkeit

› Weiterentwicklung

› Betriebs- und Support-Kosten

› Ausbaubarkeit

› Effiziente Integration von NFP und anderen neuen Auftritten.

› 0.5 – 1.5 Arbeitstage

› Einhaltung von Design und Struktur

› Zentrale Verwaltung

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

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„ Gemeinsam mit Unic schaffen wir eine

strategische und zukunftsfähige

Infrastruktur für die Forschungsförderung.“

Philippe Trinchan, SNF

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Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

Unternehmen

› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet

› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich

› Inhabergeführte Aktiengesellschaft

› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Marktleistung

Enterprise Content Management & E-Business

Referenzen

Unic auf einen Blick

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Hohlstrasse 536

CH-8048 Zürich

Tel +41 44 560 12 12

Fax +41 44 560 12 13

info@unic.com

www.unic.com

Unic AG Philippe Trinchan

Head Communications

Schweizerischer Nationalfonds

André Schmid

Director Sales Consulting

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Hohlstrasse 536

CH-8048 Zürich

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Unic AG

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Quellen

Bildquellen

› Bilder Seiten 1, 5, 16 und 27 : © SNF

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