Orbit Zoom Days - Sharepoint als zentrale Plattform für Content Management und Collaboration

Nutzen einer strategischen SharePoint Plattform

Orbit Zoom Days Konferenz 2009 Philippe Trinchan (SNF), André Schmid (Unic AG) / Zürich 12. Mai 2009

Ihre ReferentenEinleitung

Philippe Trinchan

Leiter Presse + Kommunikation,

Schweizerischer Nationalfonds

André Schmid

Director Sales and

Consulting, Unic AG

© Unic AG | Seite 2

Was sind die Lernziele dieser Präsentation?

› Mehrwert einer zentralen MOSS Plattform am Praxisbeispiel des SNF

› Kulturelle und organisatorische Herausforderungen einordnen können

› Projektvorgehen und Erfolgsfaktoren die eine Plattform erfolgreich machen

› Langfristige Strategie in Einklang mit kurzfristigen Bedürfnissen bringen

Einleitung


Agenda

› Der Schweizerische Nationalfonds P. Trinchan

› Die Webstrategie des SNF und ihre Ziele P. Trinchan

› Die SharePoint Plattform A. Schmid

› Weitere Bedürfnisse und geplante Ausbauten A. Schmid

› Herausforderungen, Erfolgsfaktoren, Nutzen P. Trinchan & A. Schmid

› Fragen und Diskussion


„Eine Strategie ist eine in sich stimmige

Anordnung von Aktivitäten, die ein

Unternehmen von seinen Konkurrenten

unterscheidet.“

Porter, 1999


Der Schweizerische Nationalfonds Die Webstrategie und ihre Ziele

Der Schweizerische Nationalfonds

› Grösste öffentliche Schweizer Institution für Forschungsförderung

› Selbstverwaltungsorgan der Wissenschaft (Privatrechtliche Stiftung)

› Im Auftrag des Bundes (Budget 2009: 620 Mio. CHF)

Über den SNF


Forschungsförderungspolitik

Der SNF

› fördert die wissenschaftliche Forschung

› investiert in den Nachwuchs

› ermöglicht Forschungsaufenthalte im Ausland

› fördert die internationale Zusammenarbeit

› stärkt die Stellung der Frau in der Forschung

Über den SNF


Förderungsinstrumente

› Freie Forschung: Projektförderung + Personenförderung

› Orientierte Forschung: Forschungsprogramme (14 NFP, 20 NFS)

› Internationale Zusammenarbeit

› Wissenschaftliche Tagungen

› Publikationsbeiträge

Über den SNF


Einordnung der WebstrategieWebstrategie SNF und ihre Ziele

SNF Gesamtstrategie

StrategieÖffentlichkeitsarbeit

Webstrategie


Öffentlichkeitsarbeit: Strategie

› Gesellschaftliche und politische Legitimation der Institution und Positionierung

› Eine nachhaltige Entwicklung der Wissenschaft stützt sich auf eine kritische

Öffentlichkeit

› Rasante Entwicklung der Forschung sowie deren soziale, wirtschaftliche und

ethische Auswirkungen verständlich machen

› eine kohärente Kommunikationspolitik in einem dynamischen Umfeld ausüben

Webstrategie SNF und ihre Ziele


Öffentlichkeitsarbeit: Ziele / Botschaften

› Gesellschaftliche Legitimation: gesellschaftliche Auseinandersetzung mit der

Forschung

› Politische Legitimation: die Interessen der Forschung vertreten

› Institutionelle Legitimation: SNF als kompetente, transparente Institution

positionieren

› «Kundenbeziehung»: den SNF als kompetenten, effizienten und unparteiischen

Dienstleister für verschiedene Zielgruppen innerhalb der Forschungsgemeinschaft

positionieren



Öffentlichkeitsarbeit: Dialoggruppen

› Bildungs-, Forschungs- und Innovationsbereiche

› Forschende

› Medien

› Politik/Behörden

› Forschungsinteressierte Teile der Öffentlichkeit

› Breite Öffentlichkeit

› Interne Ebene (Miliz)



Öffentlichkeitsarbeit: Leitlinien

› Qualitätsstandards, wie: fachlich, seriös, dialogbereit, usw.

› Kontinuität & Aktualität

› Soweit wie möglich zielgruppengerecht und interaktiv

› usw.



Öffentlichkeitsarbeit: Portfolio

› Integrierte Kommunikation: (interne/externe)

› 3-sprachig de, fr, en

› Printmedien: Horizonte, Jahresbericht, Porträt

› Medienarbeit

› Events, Projekte, Umsetzungsaktivitäten, usw.

› Webbasierte Öffentlichkeitsarbeit



Webstrategie: eine webbasierte Öffentlichkeitarbeit

› Verbesserung der Kommunikation mit den Zielgruppen (insb. Forschenden, BFI-

Interessierten) und des Informationsaustausches (Interaktion, Transaktion,...)

› Web als wichtige Komponente einer integrierten und integrativen Kommunikation

(Medienarbeit, „Crossmedia“, Ausschreibungen, usw.)

› Internetspezifische Kommunikation: Newsmanagement (News, pull/push,

Newsletter/Service), Service für Forschende, Dossiers

› Kohärenz, Kongruenz, Synergien (zB Multisite), Wirkungs- und Effizienzsteigerung

› Richtung Crossmedia ? E-Communities / Social & Interest Networks ?



Ziele Webprojekt

› Alle webbasierten Anwendungen sind einer Gesamtstrategie untergeordnet und

einheitlich umgesetzt

› Die Geschäftsprozesse sind online unterstützt und deren Applikationen optimal

integriert

› CMS: zentrales Tool, dezentrale Bedienung, zeitunabhängig, Qualitätssicherung

› Schnell optisch und strukturell veränderbar

› Einheitlichkeit der Kommunikationsstrategie

› Einheitlichkeit im Auftritt (Design, Navigationskonzept, „Multisite“)

› Einheitlichkeit in der Technologie (CMS)



Die SharePoint PlattformGestern – Heute – Morgen

SNF WeblandschaftDie SharePoint Plattform


Internet

Applikationen

- Gesuchs Administration

- Projekt Datenbank

IntranetExtranet (NFP / NFS)

für Milizorgane

Presse

Forscher Experte

Privat

Zielgruppen, Bedürfnisträger, AnsprücheDie SharePoint Plattform


Instant Messaging

Blogs

Wikis

Communities

Collaboration

Management IT

Forschende, Stipendiaten

Presse, Private

Autoren, Redaktoren

- Einfach

- Projektarbeit

- Selbständig

- Informativ

- Intuitiv

- Aktuell

- Bekanntheit

- Kommunikation

- Erscheinung

- Einfach

- 1x erfassen

- Prozesse

- Integration

- Wartung, Support

- Standard

„Eine Strategie ist ein längerfristig

ausgerichtetes planvolles Anstreben einer

vorteilhaften Lage oder eines Ziels.“

Wikipedia


Rollende Strategie mit Abgleich und Rückschluss UmsetzungDie SharePoint Plattform


Umsetzung

• Kosten / Nutzen

• Priorisierung

• Planung

(kurz-, mittel-, langfristig)

Instant Messaging

Blogs

Wikis

Communities

Collaboration

Management IT

Forschende, Stipendiaten

Presse, Private

Autoren, Redaktoren

- Einfach

- Projektarbeit

- Selbständig

- Informativ

- Intuitiv

- Aktuell

- Bekanntheit

- Kommunikation

- Erscheinung

- Einfach

- 1x erfassen

- Prozesse

- Integration

- Wartung, Support

- Standard

Webstrategie

Aufbau der PlattformDie SharePoint Plattform


Infr

a-

stt

ruktu

rA

pplik

ation

Fro

nte

nd

SharePoint

Basisdienste mit Customizing

80%

SharePoint Grundinstallation, Datenbank,

Backup, Deployment, Test-Stage-Produktion

SharePoint mit

individuellen

Erweiterungen

20%

NFPSNF.ch News-

letter

WeitereSpeziell

Vergleich Früher – Jetzt Die SharePoint Plattform


Früher

› www.snf.ch

› eigenes Design, eigenes System,

kein CMS, Anpassungen aufwendig

› Weitere Sites (NFP, NFS)

› keine Design- und Systemvorgaben

› keine Austauschmöglichkeiten für

Forschungsgruppen

› aufwendig in Erstellung und Unterhalt

› Integrierte Kommunikation

› kein integrierter Newsletter-Service

Vergleich Früher – Jetzt Die SharePoint Plattform

Jetzt

› www.snf.ch

› zentrales CMS auf SharePoint

› Weitere Sites (NFP, NFS)

› bauen auf snf.ch auf (Multisite-

Konzept)

› haben Zusammenarbeitsbereiche für

Forschende (Extranet)

› Integrierte Kommunikation

› Newsletter in Erscheinung und

Sprache integriert


Newspool – Anforderungen

› Ausgangslage

› Newsletter monatlich mit vorgegeben Themen, redaktionell aufbereitet

› Neu

› jeder Artikel kann als “News” abonniert werden

› Kategorisierung nach Themen

› Automatisch aus CMS erstellt

› Redaktion

› Übersicht aller publizierter News

› Unabhängig vom Kanal / von der Site

› Intuitiv (einfache Bedienung, einfache Übersicht)

› Benutzer

› Intuitiv (einfache Anmeldung, klare Struktur)

Laufende Ausbauten


Newspool – Benutzerfreundlich für Redaktion und BenutzerLaufende Ausbauten


Weitere Projekte

› Horizonte Online

› Printprodukt SNF. Ziel: Konvergenz Off-Online, Erhöhung Bekanntheit

und Reichweite

› Italienische Website

› Intranet

› Collaboration

› Dokumenten-Management

Geplante Ausbauten


Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Stellen Sie den Nutzen Ihrer Plattform sicher

Kultur und Change Management

› Eine Strategie und die Umsetzung der Strategie mit IT-Tools muss der Kultur und

dem Tempo des Unternehmens (der Organisation) angepasst sein.

› Wie wird heute gearbeitet?

› Wie wollen/können die Mitarbeitenden in Zukunft arbeiten?

› Welche Affinität haben die Mitarbeitenden zur Technologie?

› Erfolgsfaktor: Unternehmen im Ganzen und Einzelnen (Organismus) verstehen

› Langfristige Strategie, schrittweise Umsetzung, laufende Erfolgskontrolle. Gewährt:

› Qualität

› Rückschlüsse der Umsetzung in die rollende Strategie

› Quick Wins sicherstellen

› Akzeptanz (Kontinuität, Aufbau auf Bekanntem)

› Erfolgsfaktoren: langsam und stetig, Kontrolle (Kosten/Nutzen)

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren


Worauf ist speziell zu achten

› Gemeinsames Verständnis, gemeinsame Sprache

› „Der Teufel liegt im Detail“, Annahmen können unangenehme Folgen haben.

› Erfolgsfaktor: es gibt keine Annahmen

› Gegenseitige Erwartungshaltungen abgleichen

› Wenn ich nicht weiss, was Du von mir erwartest, kann ich Dir nicht sagen, ob ich

Deine Erwartung erfüllen kann.

› Erfolgsfaktor: Jährlicher Projekt-Workshop (Review und Outlook Projekte, Soft

Skills) mit externem nicht IT affinem Coach.

› Erfolgsfaktor: Gegenseitige Erarbeitung und Unterzeichnung von Projekt- und

Zusammenarbeitsregeln. Zum Beispiel: Rollen und Zuständigkeiten,

Kommunikation (Mittel, Reaktion, Verfügbarkeiten), Eskalationsregeln.



Und die Technologie

› Anforderungen an die Technologie

› Standardisiertes Basis-Framework

› 80% Basis Customizing, 20% individuell

› Zusammenarbeit, Content Management, Auffindbarkeit, Integration

› Weit verbreitet

› Ist für den Hersteller strategisch wichtig

› Transparente und sinnvolle Roadmap

› Zukunftsorientiert

› Erfolgsfaktoren: Erfüllung 80/20, weit verbreitetet, Know How kurzfristig

verfügbar



Nutzen

› Effiziente Content Pflege durch strukturierte Prozesse

› Zentrale Basis steht allen zur Verfügung

› Standardisierte Infrastruktur

› Sicherstellung Wartbarkeit

› Weiterentwicklung

› Betriebs- und Support-Kosten

› Ausbaubarkeit

› Effiziente Integration von NFP und anderen neuen Auftritten.

› 0.5 – 1.5 Arbeitstage

› Einhaltung von Design und Struktur

› Zentrale Verwaltung



„ Gemeinsam mit Unic schaffen wir eine

strategische und zukunftsfähige

Infrastruktur für die Forschungsförderung.“

Philippe Trinchan, SNF


Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

Unternehmen

› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet

› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich

› Inhabergeführte Aktiengesellschaft

› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Marktleistung

Enterprise Content Management & E-Business

Referenzen

Unic auf einen Blick


Hohlstrasse 536

CH-8048 Zürich

Tel +41 44 560 12 12

Fax +41 44 560 12 13

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www.unic.com

Unic AG Philippe Trinchan

Head Communications

Schweizerischer Nationalfonds

André Schmid

Director Sales Consulting


mailto:[email protected]


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