Projekt stratos
Strategische und operative SteuerungStrategische und operative Steuerungdurch Balanced-Scorecard-basierte durch Balanced-Scorecard-basierte FührungsinformationssystemeFührungsinformationssysteme
Stratos Stratos
Ministerium für Umwelt und Naturschutz,
Landwirtschaft und Verbraucher-
schutz
Ministerium fürSchule,Jugend
und Kinder
Ministerium für Gesundheit,
Soziales, Frauenund Familie
Ministerium fürWirtschaftund Arbeit
Innen-ministerium
Justiz-ministerium
Ministerium fürWissenschaft
und Forschung
Finanz-ministerium
Ministerium fürVerkehr, Energie
und Landes-planung
Ministerpräsident
Chef der Staatskanzlei
BezirksregierungMünster
StaatlichesUmweltamt
Herten
Staatliches Umweltamt
Münster
ChemischesLandes- undStaatliches
Veterinärunter-suchungsamt*
Nordrhein-Westfälisches
LandgestütWarendorf*
Prüfungsamt fürdie Erste
StaatsprüfungMünster*
Staatliches Amt für Arbeitsschutz
Coesfeld
3 kreisfreie Städte:Bottrop
GelsenkirchenMünster
Studienseminarefür die Lehrämter
an Schulen*
Staatliches Amtfür ArbeitsschutzRecklinghausen
Landräte:- Borken- Coesfeld- Recklinghausen- Steinfurt- Warendorf
Kreispolizei-behörden:PolizeipräsidienGelsenkirchenMünsterRecklinghausen
Studienfonds-RentamtMünster*
Ämter für Agrarordnung:- Bielefeld- Coesfeld- Euskirchen- Mönchengladbach- Siegburg- Siegen- Soest- WarburgLandräte als
Kreispolizei-behörden (außer Kreis Reckling-
hausen)
Kurklinik:- Bad Driburg
Schulämter für die kreisfreien
Städte
Landräte alsuntere Staatliche
Verwaltungs-behörden
75kreisangehörige
Gemeinden
Landesstelle für Aussiedler,
Zuwanderer und ausländischeFlüchtlinge
Schulämter fürdie Kreise Versorgungs-
ämter:- Aachen- Bielefeld- Dortmund- Duisburg- Düsseldorf- Essen- Gelsenkirchen- Köln- Münster- Soest- Wuppertal
* Einrichtung (§ 14 LOG)
Ministerium für Städtebau und Wohnen, Kultur
und Sport
Projekt stratosSeite 3
Agenda
1. Zielsetzung des Projektes
2. Projektorganisation
3. Vorgehensweise und Ergebnisse
4. Technische Umsetzung mit mySAP ERP
Projekt stratosSeite 4
Zielsetzung des Projektes
Einführung eines zentralen Führungsinformationssystems für die strategische und operative Steuerung
auf Basis von Balanced Scorecards für die Versorgungsverwaltung in NRW zuerst im Gesetzesbereich „Schwerbehindertenrecht“
Pilotierung in der Bezirksregierung und den elf Versorgungsämtern
Technische Realisierung mit SAP-SEM und SAP-BW
Projekt stratosSeite 5
ProjektorganisationDas Team
ProjektleitungBR MS
Frau GerhardtT-SystemsHr. Grashoff
TechnikBR MS
Frau Jalowy-PetersT-SystemsHr. Dr. Kielb
BSC BR MS
Frau Jalowy-PetersT-SystemsHr. Grashoff
SchnittstellenBR MS
Frau Jalowy-PetersT-Systems
Hr. Thomschke
Frau StrubeHr. Hoffmann
Hr. HilkmanGGRZ MS GGRZ MS Hr. LochHr. HöselHr. SchlerkmannHr. SaurbierHr. OhtersHr. SchneiderHr. Meyer-HesseHr. SoikaHr. RuheBPR, BVdS, GB
Projekt stratosSeite 6
18.06.04 18.10.0422.03.04 02.12.04 01.01.05
Projekt-vorbereitung
BlueprintSystem-realisation
Produktiv-vorbereitung
Produktiv-start
ProjektorganisationDie Zeitschiene
Projekt stratosSeite 7
Agenda
1. Zielsetzung des Projektes
2. Projektorganisation
3. Vorgehensweise und Ergebnisse
4. Technische Umsetzung mit mySAP ERP
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Vorgehensmodell zur Definition der Balanced Scorecard.
Vision, Kernaufgaben, Strategie,Perspektiven festlegen
Strategische Ziele definieren
Ursache-Wirkungsketten bestimmen
Messgrößen und Zielwerte festlegen
Strategische Aktionen planen
Welchen Beitrag leistet das Ziel Welchen Beitrag leistet das Ziel zur Erreichung der Strategie?zur Erreichung der Strategie?
Mit welchen Maßnahmen Mit welchen Maßnahmen werden die Ziele erreicht?werden die Ziele erreicht?
Wo wollen wir hin?Wo wollen wir hin?
Wie wollen wir diesen Wie wollen wir diesen Zustand erreichen?Zustand erreichen?
Womit wird die Erreichung Womit wird die Erreichung eines Zieles gemessen?eines Zieles gemessen?
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Perfekte Organisation
Perfekte OrganisationQualitätQualität
Bekanntheits-grad
Bekanntheits-grad
Die Versorgungsverwaltung NRW ist eine auf fachlich hohem Qualitätsniveau arbeitende,
serviceorientierte, flexible und schlanke sowie mit hohem Ansehen arbeitende Institution, die in der Lage
ist, neue Aufgaben zu übernehmen.
Wachstum/ neue Aufgaben
Wachstum/ neue Aufgaben
StratosVision und Strategie
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Strategieklärung
Ermittlung von Stärken und Schwächen des Fachbereichs im Hinblick auf unsere Vision“Wie sind wir aufgestellt?”
Formulierung von Vision und Kernaufgaben “Wo wollen wir hin ?”
Erarbeitung von Chancen und Risiken des Fachbereichs im Hinblick auf unsere Vision
“Was sagt das Umfeld ?”
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Checkliste Stärken
Welche Stärken erkennen Sie in Ihrer Organisation?
Wodurch zeichnen sich Ihre Mitarbeiter besonders aus? Wo sehen Sie Stärken bei der Führung und Zusammenarbeit Ihrer
Mitarbeiter? Wie nimmt der Bürger Sie wahr? Wie richten Sie Ihre Organisation und Leistungen an den
Bedürfnissen der Bürger aus? Welche organisatorischen Rahmenbedingungen verschaffen Ihnen
Wettbewerbsvorteile? Welche Prozesse beherrschen Sie besonders gut? Welche sind die herausragenden Merkmale in Ihrer Organisation?
Projekt stratosSeite 12
Checkliste Schwächen
Welche Schwächen können Sie identifizieren?
Welche ungenutzten Potenziale haben Sie in der Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Mitarbeitern?
Welche organisatorischen Rahmenbedingungen begrenzen die Entwicklungs- und Zukunftsfähigkeit Ihrer Organisation?
Wie sind die Prozesse und Produkte Ihrer Organisation im Vergleich zu Wettbewerbern (bzw. anderen Bundesländern) positioniert?
Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf in Ihrer Organisation? Wie können Anforderungsprofile und Qualifikationen der
Mitarbeiter besser aufeinander abgestimmt werden? Wird die geforderte Qualität Ihrer Produkte sichergestellt?
Gewich-tung
Stärken
1 2 3 4 5
Berücksichtigungfür unsere BSC Kommentare
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Notieren von Stärken und Schwächen auf Metaplankarten. Diese werden dann diskutiert und entsprechend bewertet.
Gewichtung: Welchen Einfluß hat diese Stärke / Schwäche auf unser Organisation / unsere Kernaufgaben, die wir betreiben?
Berücksichtigung BSC:Ob und wie stark diese Stärke / Schwäche in der FB-BSC berücksichtigt werden soll, hängt von ihrer strategischen Relevanz, dem Handlungsbedarf sowie der Beeinflussbarkeit durch den Fachbereich ab ?
Anm: 5 -sehr hoch; 4 - hoch; 3 - durchschnittlich; 2 - gering; 1 - gar nicht
Vorgehensweise zur Bewertung der Stärken / Schwächen
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Checkliste Chancen
Welche Chancen können sich für Ihren Bereich Ihrer Meinung nach ergeben?
Welche Chancen können sich aus Veränderungen im politischen Raum ergeben?
Welche Möglichkeiten bieten sich durch eine veränderte Zusammenarbeit mit unseren „Lieferanten“?
Welche neuen Leistungen sollten wir erbringen bzw. welche bestehenden Leistungen sollten dringend weiterentwickelt werden?
Welche Möglichkeiten bieten sich durch eine veränderte Zusammenarbeit mit unseren „Kunden“?
Welche Möglichkeiten können sich aus einer eventuellen Zusammenarbeit mit Dritten ergeben?
Projekt stratosSeite 15
Checkliste Risiken
Welche Risiken sehen Sie zukünftig auf Ihren Bereich zukommen?
Welche gesellschaftlichen Entwicklungen und Bürgeranforderungen können sich zu einem Risiko entwickeln?
Welche Entwicklungen in der Politik können ein Risiko darstellen?
Welche Schwierigkeiten können uns durch Entwicklungen bei Organisationen entstehen, die Ihnen zuarbeiten („Lieferanten“)?
Können sich alternative Leistungsangebote zu einem Problem entwickeln?
Welche Entwicklungen auf der Seite der Nachfrager von Ihren Leistungen werden Ihnen Probleme bereiten, wenn Sie nicht darauf reagieren?
Gewich-tung
Chancen
1 2 3 4 5
Berücksichtigungfür unsere BSC Kommentare
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Notieren von Chancen und Risiken auf Metaplankarten. Diese werden dann diskutiert und entsprechend bewertet.
Anm: 5 -sehr hoch; 4 - hoch; 3 - durchschnittlich; 2 - gering; 1 - gar nicht
Vorgehensweise zur Bewertungder Chancen / Risiken
Gewichtung: Welchen Einfluß hat diese Chance / Risiko auf unser Organisation / unsere Kernaufgaben, die wir betreiben?
Berücksichtigung BSC:Ob und wie stark diese Chance / Risiko in der FB-BSC berücksichtigt werden soll, hängt von ihrer strategischen Relevanz, dem Handlungsbedarf, der Beeinflussbarkeit sowie den zeitnahe Reaktionsmöglichkeiten durch den Fachbereich ab ?
Inhalte strategischer Ziele:
Niedrige Priorität
(z.B. Verbesserung der Zusammenarbeit mit XY)
Punktuelle Aufmerksamkeit
(z.B. Gesetzesänderung)
Nur bei Abweichung wichtig(Ausnahmebericht,diagnostisches Element)
(z.B. Qualitätsverlust)
Jene wenigen entschei-denden Ziele, von denender Erfolg der Strategie abhängt(z.B. Wahrnehmung in der Öffentlichkeit stärken)
Würde die Umsetzungdes Zieles wirklich einen
entscheidenden Schrittbei der Durchführung der
Strategie bedeuten?
Strategische Relevanz
Sind überdurchschnittliche Anstrengungen notwendig, um das Ziel gegen Widerstände durchzusetzen bzw. zu verteidigen?
Strategischer Handlungsbedarf
Strategische Relevanz und strategischer Handlungsbedarf
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StratosVision und Strategie
Serviceorientierung
Erhöhen des Bekanntheitsgrades durch verbesserte interne und externe Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Weiterentwickeln kommunikativer und fachlicher Fähigkeiten der Beschäftigten, verbunden mit sozialer Kompetenz und Selbstbewusstsein.
Deutliches Weiterentwickeln von leistungsorientierten Anreizsystemen.
Kontinuierliche Steigerung der Qualität
Anstreben einer perfekten Organisation und Ausbau der IT- Führerschaft
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StratosPerspektiven
Strategische Ziele
Vision, Kernaufgaben &
Strategische Stoßrichtungen
Leistungsauftrags-Perspektive:
Wie erfüllen wir unseren politischen und gesetzlichen Auftrag?
Wie erzielen wir diebeabsichtigten Wirkungen?Bürgerperspektive:
Wie erfüllen wirdie Erwartungen
der Bürger?
Wirtschaftlichkeits-perspektive:
Wie können wirunseren Handlungs-
spielraumbewahren?
Prozessperspektive:
Wie können wir unsereAbläufe effizient
und kundenorientiertorganisieren? Mitarbeiterperspektive:
Wie können wir die Motivation unserer
Mitarbeiter stärken?
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Mita
rbei
ter-
orie
ntie
rung
Inte
rne
Pro
zess
eLe
istu
ngs-
auft
rag
Wirt
scha
ft-
lichk
eit
Bür
ger
-or
ient
ieru
ng
Einsparungen erzielen
Einsparungen erzielen
NRW-weite einheitliche
Rechtsanwendung
NRW-weite einheitliche
Rechtsanwendung
Laufzeit halten
Laufzeit halten
Mitarbeiter-zufriedenheit
erhöhen
Mitarbeiter-zufriedenheit
erhöhen
Bürgerportal einrichten
Bürgerportal einrichten
Positive Außenpräsenz
erhöhen
Positive Außenpräsenz
erhöhen
Ämterübergreifenden Austausch –über
Öffentlichkeitsarbeit- organisieren
Ämterübergreifenden Austausch –über
Öffentlichkeitsarbeit- organisieren
Einheitlicher und aktueller
Qualifikationsstand durch interne Schulungen
Einheitlicher und aktueller
Qualifikationsstand durch interne Schulungen
Sichern Qualität durch
Stichproben vor Bescheidertlg.
Sichern Qualität durch
Stichproben vor Bescheidertlg.
Amtsinterner und ämterübergreif.
Informationsaus-tausch „best
practice“
Amtsinterner und ämterübergreif.
Informationsaus-tausch „best
practice“
Ideen- mgmt.
Ideen- mgmt.
Steigern Beschäftigtenmoti-
vation - Modellprojekt
Steigern Beschäftigtenmoti-
vation - Modellprojekt
Kommunikation und Informationsstand
verbessern (amtsintern und
ämterübergreifend)
Kommunikation und Informationsstand
verbessern (amtsintern und
ämterübergreifend)
Pressearbeit verbessern
Pressearbeit verbessern
Steigern TN- Quoten an
zentralen FB- Veranstaltungen
(Kaiserau)
Steigern TN- Quoten an
zentralen FB- Veranstaltungen
(Kaiserau)
Steigern Qualität und Attraktivität an
zentralen FB- Maßnahmen (Kaiserau)
Steigern Qualität und Attraktivität an
zentralen FB- Maßnahmen (Kaiserau)
StratosStrategische Ziele
Stückkosten optimieren
Stückkosten optimieren
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Mita
rbei
ter-
orie
ntie
rung
Inte
rne
Pro
zess
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ngs-
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rag
Wirt
scha
ft-
lichk
eit
Bür
ger
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ient
ieru
ng
Einsparungen erzielen
Einsparungen erzielen
NRW-weite einheitliche
Rechtsanwendung
NRW-weite einheitliche
Rechtsanwendung
Mitarbeiter-zufriedenheit
erhöhen
Mitarbeiter-zufriedenheit
erhöhen
Positive Außenpräsenz
erhöhen
Positive Außenpräsenz
erhöhen
Einheitlicher und aktueller
Qualifikationsstand durch interne Schulungen
Einheitlicher und aktueller
Qualifikationsstand durch interne Schulungen
Sichern Qualität durch
Stichproben vor Bescheidertlg.
Sichern Qualität durch
Stichproben vor Bescheidertlg.
Ideen- mgmt.
Ideen- mgmt.
Steigern Beschäftigtenmoti-
vation - Modellprojekt
Steigern Beschäftigtenmoti-
vation - Modellprojekt
Stückkosten optimieren
Stückkosten optimieren
Pressearbeit verbessern
Pressearbeit verbessern
Bürgerportal einrichten
Bürgerportal einrichten
Laufzeit halten
Laufzeit halten
Ämterübergreifenden Austausch –über
Öffentlichkeitsarbeit- organisieren
Ämterübergreifenden Austausch –über
Öffentlichkeitsarbeit- organisieren
Amtsinterner und ämterübergreif.
Informationsaus-tausch „best
practice“
Amtsinterner und ämterübergreif.
Informationsaus-tausch „best
practice“
Kommunikation und Informationsstand
verbessern (amtsintern und
ämterübergreifend)
Kommunikation und Informationsstand
verbessern (amtsintern und
ämterübergreifend)
Steigern TN- Quoten an
zentralen FB- Veranstaltungen
(Kaiserau)
Steigern TN- Quoten an
zentralen FB- Veranstaltungen
(Kaiserau)
Steigern Qualität und Attraktivität an
zentralen FB- Maßnahmen (Kaiserau)
Steigern Qualität und Attraktivität an
zentralen FB- Maßnahmen (Kaiserau)
StratosUrsache-Wirkungsketten
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Erläuterung:Aktion: Durchführung Stichproben initiieren
Ziel: Sichern der Qualität durch Stichproben vor Bescheiderteilung
Zielkoordinator:IP06
Messgrößen Frequenz Gewichtung Datenquelle
Zielwert
Widerspruchsquote
Anteil der Widersprüche zu den Gesamtbescheiden
monatlich 10 SAP- Fachverfahren
Grün: ≤ 20%, gelb: 20,01 bis 22%, rot: > 22,01%
Abhilfequote
Anteil Abhilfebescheide zu Widersprüchen
monatlich 40 SAP- Fachverfahren
Grün: ≤ 25%, gelb: 25,01 bis 28%, rot: > 28%
Nachbearbeitungsquote bei 3% Stichproben
Berechnung: Anzahl nachbearbeiteter Bescheide vor Versendung *100/ [(3% * Menge Feststellungsverfahren)/100]
monatlich 50 SAP – Fachverfahren
Grün: <5%, gelb: 6-15%, rot: >16%
StratosMeßgrößen und Zielwerte
Projekt stratosSeite 23
Kaskadierung der BSC
BSC 1. Ebene:Abteilungsleiter 10BR Münster
BSCs 2. Ebene:Hauptdezernent 102BR Münster
GrundsätzlicheKaskadierungs-richtung
VertikaleAusdehnung
Horizontale Ausdehnung
BSCs 6. Ebene:Gruppenleiter Versorgungsämter
M
Po
F K
Pr
M
Po
F K
PrM
Po
F K
Pr M
Po
F K
Pr
M
Po
F K
PrM
Po
F K
Pr
M
Po
F K
Pr
BSCs 4. Ebene:AmtsleiterVersorgungsämter
BSCs 3. Ebene:Dezernent 102.4BR Münster
BSCs 5. Ebene:Abteilungsleiter 3 Versorgungsämter
Projekt stratosSeite 24
Gestrafftes Vorgehen, um schnell Ergebnisse zu erzielen 80/20-Regel (keine zu detaillierten Diskussionen, z.B. über Definitionen) Brainstorming-Modus, danach Plausibilitätschecks Methodik ggf. während der Workshops anpassen Feintuning im Team, dann Vorstellung der Ergebnisse im nächsten
Workshop
Pragmatische Projektorganisation: schlanke Projektorganisation mit klar definierten, effizienten Eskalationspfaden ermöglicht schnelle und erfolgreiche Implementierung
Verankerung in der Organisationen: um die Mitarbeiter und Führungskräfte zu motivieren, muss die BSC kommuniziert und in die Zielsysteme integriert werden
Veränderungsbereitschaft: schnelle Einführung eines Piloten, um Motivation zu erhalten, danach flexible Anpassung für optimale Ergebnisse
StratosErfolgsfaktoren bei der Implementierung
Projekt stratosSeite 25
Agenda
1. Zielsetzung des Projektes
2. Projektorganisation
3. Vorgehensweise und Ergebnisse
4. Technische Umsetzung mit mySAP ERP
Projekt stratosSeite 26
Technische UmsetzungmySAP.ERP
Projekt stratosSeite 27
Technische UmsetzungDie BSC für den Anwender
Projekt stratosSeite 28
Technische UmsetzungSystemaufbau
Data WarehouseData Warehouse
Führungsinformationssystem
Balanced Scorecard
KLRFach-
verfahren Excel
Wirtschaftlich-keit
Mitarbeiter-orientierung
Interne Prozesse
Leistungs-auftrag
Bürger-orientierung
BSBSCC
Projekt stratosSeite 29
SEM-CPMCorporate
PerformanceMonitor
SEM-CPMCorporate
PerformanceMonitor
SEM-BICBusiness
InformationCollection
SEM-BICBusiness
InformationCollection
SEM-SRMStakeholderRelationshipManagement
SEM-SRMStakeholderRelationshipManagement
SEM-BCSBusiness
Consolidation
SEM-BCSBusiness
Consolidation
SEM-BPSBusiness
Planning andSimulation
SEM-BPSBusiness
Planning andSimulation
SEM-Datenbank
SAP BW
Technische UmsetzungBW und SEM
Projekt stratos
Vielen Dank.
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