© Zentrale Planungsgruppe Netze am Kultusministerium Baden-Württemberg Musterlösung Stand:...

Stand: 07.02.2004

Musterlösung

IT – Struktur an Schulen

Dokumentenmanagement

Stand: 07.02.2004

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Dokumentenmanagement

• Beim gewöhnlichen Dateimanagement werden die Dateien in Ordnern auf lokalen oder zentralen Laufwerken gespeichert.

• Beim Dokumentenmanagement werden alle Dokumente in einer Datenbank abgelegt, die sich an einem zentralen Ort auf dem Netzwerk befindet.

• Die Dateien des Dokumentenmanagements können mit anderen Benutzern geteilt werden und stehen je nach Einstellung auch in der Remote-Box zur Verfügung.

• Die Office-Anwendungen werden von Groupwise direkt unterstützt. Dateien anderer Anwendungen müssen erst in die Bibliothek kopiert werden.

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GroupWise - Dokumentenmanagement

Szenario:

Die Lehrerin Brigitte Adler plant ein Klassenfest. Zur Planung entwirft sie in Excel eine Liste.

Die Schüler/Schülerinnen sollen sich in diese Liste eintragen. Da sie die Schüler/Schülerinnen nicht mehr trifft, regelt sie es über das Dokumentenmanagement von GroupWise

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Vorbereitung

Kontrolle 1: Verfügen die

betreffenden Schüler/-innen

über einen E-Mailaccount?

• Anmelden als Benutzer

• ConsoleOne starten

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Vorbereitung

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Vorbereitung

Kontrolle 2: Verfügen die

betreffenden Lehrer/-innen

über einen E-Mailaccount?

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Vorbereitung

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Übung

Lehrerin Brigitte Adler

• Anmelden als AdlerB

• Ordner im Aktenschrank freigeben

• Dokument importieren

• Dokument freigeben

Schüler Hans Sperling

• Anmelden als SperlingH

• Zugriff auf freigegebenen Ordner einrichten

• Dokument bearbeiten

• Bearbeitungsstatus abfragen

Lehrerin Brigitte Adler

• Anmelden als AdlerB

• Dokument prüfen

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Neuen Ordner im Aktenschrank freigeben (AdlerB)

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• Hier wird entschieden, welche Rechte weitere GroupWise-Benutzer am Ordner erhalten.

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Dokument importieren (AdlerB)

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Dokument freigeben (AdlerB)

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Zugriff auf freigegebenen Ordner einrichten (SperlingH)

Erst muss der Ordner bei H. Sperling durch Doppelklicken auf die Nachricht eingerichtet werden.

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Zugriff auf freigegebenen Ordner einrichten (SperlingH)

Der Ordner kann noch umbenannt und verschoben werden.

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Dokument bearbeiten (SperlingH)

Kurz nachdem der Ordner eingerichtet wurde, wird das Dokument angezeigt.

Über einen Doppelklick wird die Datei geöffnet

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Dokument bearbeiten (SperlingH)

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Bearbeitungsstatus abfragen (SperlingH)

Eigenschaften des Dokuments Klassenfest.xls anzeigen

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Bearbeitungsstatus abfragen (SperlingH)

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Dokument prüfen (AdlerB)

Datei überDoppelklick öffnen

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Eigenschaften des Dokuments Klassenfest.xls anzeigen

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