Post on 05-Apr-2015
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Wir heißen Sie recht herzlich willkommen!
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Kein Dokumentenmanagement-System?
Übertrieben???
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Wirklich keine Archivierungssoftware?
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Warum Dokumentenmanagement?
Beschleunigte Dokumentensuche
Optimierung von Arbeitsabläufen
Verbesserte Nachvollziehbarkeit
Reduktion von Papierarchiven
Senkung der Verwaltungskosten
Dokumentenmanagement hilft dabei, Ihr
Unternehmen im Wettbewerb zu stärken.
Vorteile eines DMS-Systems:
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Gründe für Dokumentenmanagement
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Gründe, die für Dokumentenmanagment sprechen
gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Gesetzliche Gründe für Archivierungspflicht
Zu Archivieren sind gemäß § 257 HGB unter anderem Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie insbesondere Handelsbriefe.
Handelsbriefe sind alle Dokumente, die ein Handelsgeschäft betreffen, dies beinhaltet auch E-Mails. Archivierungspflicht besteht somit also nicht für jede Art von E-Mails.
Als Unternehmer sind Sie dafür verantwortlich, dass alle per Gesetz zu archivierenden E-Mails auch tatsächlich archiviert werden.
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Mail Archivierung
E-Mails müssen nicht wegen ihres Charakters als Transportmedium, sondern auf Grund ihres Inhalts gespeichert werden.
E-Mails dokumentieren Geschäftstätigkeiten. Sie stehen in einem Zusammenhang mit Geschäftspartnern
und Geschäftsprozessen.
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Buchhaltungs- oder Archivsysteme GdPdU-konform?
GDPdU-Konformität von DV-Systemen kann nicht generell zertifiziert werden – nur Abnahme im Einzelfall ist möglich
Keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Gesetzeskonformität der verwendeten Hard- und Software
Ordnungsmäßigkeit von Verfahren im Rechnungswesen hängt von der Durchführung im Einzelfall ab
Quelle: BMF Referat IV A 7 Stand: 1. Februar 2005; Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung
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Weshalb archivieren?
gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Ausufernde Datenströme
Datenstrom 1997 Datenstrom 2007
Untergang von wichtigen und geschäftsrelevanten Daten
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Weshalb archivieren?
gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Überhandnehmende Kosten
3% aller Akten gehen verloren. Im Durchschnitt kostet es € 100,- eine verlorene Akte wieder herzustellen.Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide (ISBN: 0-471-15325-7 / Publisher: JohnWiley & Sons)
Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert.Quelle: IDC (Feb 2006 / Doc #34822 / Customer Needs and Strategies)
Dokumenten-Missmanagement kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit, 20 bis 45 % der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des Unternehmensumsatzes.Quelle: Gartner (13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience)
Seit den 70er Jahren… hat sich die Produktivität im Büro um 7 % verringert ist die Papierflut um 300 % angestiegen
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Was kosten Suchzeiten
Kosten von Suchzeiten:Büro mit 5 Mitarbeitern, angesetzter Lohn 15 Euro / StundeDurchschnittliche Suchzeit: 20% Ihrer ArbeitszeitKosten pro Arbeitstag: 20 % von 8 Stunden:
1,6 Stunden / Mitarbeiter mal 5 Mitarbeiter = 8 Stunden15 Euro / Stunde mal 8 Such-Stunden = 120 Euro / Tag
Kosten pro Monat: 120 Euro mal 20 Arbeitstage = 2.400 Euro
Kosten pro Jahr:2.400 Euro mal 12 Monate = 28.800 Euro
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Weshalb archivieren?
gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Art der Korrespondenz
Herkömmliche Post
Organisiert
Nichtorganisiert
90%
10%
Organisationsgrad Email-Ablage
• 80 % der heutigen Korrespondenz geschieht über Email• 10 % der Email-Ablage ist organisiert.
Wachsende Email-Korrespondenz
70 – 80 %
20 – 30 %
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Fehlende Organisation bei Email-Archivierung
Email-Ablage Email-Aufbewahrung
Email-Archivierung
Erfassung korrekt? Kontrolle möglich?
Keine Anweisung, wer Emails, die an mehrere Empfänger gehen, ablegt.Keine Kontrolle, ob Emails aufbewahrt werden oder nicht.Keine strukturierten Ablageordner.
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Weshalb archivieren?
gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten, zentrale Datenhaltung bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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docuvita compact bringt Ordnung in Ihr Ablagesystem
docuvita compact Lösung
MS Officelokaler PC
Scan-Prozess
Zentraler Fax-
Server
Faxversand lokal
MS Officezentr.Server
Lokale Postfächer
Sonstige Datenquelle
n
ERP-System
Fachan-wendungen
Traditionelle Lösungen
Die elektronische Daten-Ablage muss dringend organisiert werden.Zentrale Verwaltung der einzelnen Datentöpfe.
Daten werden oft mehrfach gespeichert.Zentrale Datenhaltung vereinfacht die Datensicherung.
ERP-System
Zentraler Fax-Server
MS Office
zentr.
Server
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Faxversan
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Scan-Prozess
Lokale Postfächer
Sonstige Datenquellen
Fach-An-
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Weshalb archivieren?
gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Änderung der Investitionsziele
Investitionen bisher meist in strukturierte Datenhaltung, z.B. ERP, CRM, Warenwirtschaft
20 % der Daten sind strukturiert, z.B. Datenbanken, Warenwirtschaft
80 % der Daten sind unstrukturiert, z.B. MS Office, Mail strukturierte Daten sind im Griff größter Unternehmenswert in unstrukturierten
Informationssystemen, MS Office, Mails, Web
Business ValueDenn, so IDC, der größte Unternehmenswert liegt in unstrukturierten Informationssystemen, z.B. Office Dokumente, E-Mails, Web, Server, Groupware, Content Management.
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Weshalb archivieren?
gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
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Integration in Ihre bestehende EDV Landschaft Ihr Haupt EDV-Programm bleibt das führende System docuvita stellt Verbindungen (Verknüpfungen) zwischen
den einzelnen Programmen her Integration in Office Programme, Word, Excel, Outlook
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Weshalb archivieren?
gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor
25IKT: Informations- und Kommunikationstechnologie
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Explizierbarkeit und Übertragung menschlichen Wissens
• Unterscheidung zwischen impliziten und explizitem Wissen
– Implizites Wissen: Erfahrungswissen – nicht artikuliert/artikulierbar; kontextspezifisch Beispiel: Wissen, wie man Verkaufsgespräche führt
– Explizites Wissen: Artikulierbar in Sätzen Beispiel: Beschreibung technischer Systeme, Wegbeschreibung,
Wissensdokumentation erfolgt durch Umwandlung von implizitem Wissen in explizites Wissen.
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Anforderungen an Wissensmanagement Vorhandenes Wissen verfügbar machen
Erhöhung der (Wissens-) Transparenz im Unternehmen
Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation
Bessere Entscheidungsfundierung
Steigerung der Kundenbindung
Verbesserte Produktentwicklung
Verkürzung der Markteinführung
Steigerung der Produktivität
Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
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Wissen wächst
GesellschaftWissen verdoppelt sich zur Zeit alle fünf Jahre, während
die Hälfte davon in ca. drei Jahren wieder veraltet Forschung/Wissenschaft
Jede Minute entsteht eine neue chemische Formel, alle drei Minuten ein neuer physikalischer Zusammenhang, alle fünf Minuten eine neue medizinische Erkenntnis.
BeschäftigungIm Jahre 2002 arbeiteten vermutlich 85 % aller
Arbeitnehmer in den USA und rund 80 % aller Beschäftigten in Europa an wissensintensiven Arbeitsplätzen*.
WirtschaftDer Faktor Wissen macht heute durchschnittlich mehr als
60 % der Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens aus. Es werden aber nur zwischen 20 % und 40 % des vorhandenen Wissenspotentials ausgeschöpft.
Quelle: TU München / Institut für Informatik, Prof. Dr. Donald, 2003
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Integrationsmöglichkeiten
Digitale Signatur
Nachweis für Unverfälschtheit von Dokumenten (Revisionssicherheit bei Abnahme durch Wirtschafts-prüfer)
Einzelsignatur
Scannen und manuelles Signieren von Dokumenten
Einbettung der Signatur in PDF
Massensignatur
Belegdruck aus ERP-System
in Zusammenarbeit mit
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GDPdU
Vorgeschichte: GDPdU und mehr ... Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
AusgangslageWirtschaft fordert Anerkennung papierloser elektronischer RechnungenFinanzverwaltung will dann elektronische Rechnungen und Buchhaltung auch elektronisch prüfen können
Resultate (Gesetze / Verordnungen)Änderung AO (Datenzugriff für die Finanzverwaltung)GDPdU und Fragenkatalog (Umsetzung AO-Änderung)Änderung UStG (elektronische Rechnungen)BMF-Schreiben vom 29.1.04 (u.a.: elektronische Rechnungen, Fax)
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digitale Signatur
Motive der Finanzbehörden Sicht der Behörden
Die „Papierwelt“ ist bekannt und wird beherrschtElektronische Daten / IT-Abläufe sind schwer zu durchschauen und zu kontrollierenElektronische Dokumente sind prinzipiell leicht und massenhaft manipulierbarNeuralgischer Punkt: Betrug beim VorsteuerabzugSchätzung: zweistellige Milliardenbeträge
FazitHöhere Anforderungen an elektronische Lösungen als an papierbasierte ProzesseNochmals höhere Anforderungen beim Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen
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digitale Signatur
Elektronische Rechnung: Gesetz Gesetzesformulierung (§ 14 UStG): „auf elektronischem
Weg übermittelten Rechnung“Zulässige Variante 1: mit Signaturqualifizierte elektronischer Signatur im Sinne des SigGd. H im Sinne des SigG: qualifizierte Signatur mit Anbieter-AkkreditierungZulässige Variante 2: EDI (Hier nicht behandelt)
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digitale Signatur
Rechnung per Fax: BMF-SchreibenQuelle: BMF-Schreiben vom 29.01.04 (Randziffer 23 und 24)
Zulässig:Standard-Telefax -> Standard-TelefaxAussteller muss Ausdruck in Papierform aufbewahrenEmpfänger muss Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahren
Bei allen anderen FormenStandard-Telefax -> Computer-Telefax / Fax-ServerComputer-Telefax / Fax-Server ->Standard-TelefaxComputer-Telefax / Fax-Server -> Computer-Telefax / Fax-Server
ist eine qualifizierte elektronische Signatur zwingend erforderlich!
Andernfalls wird die Rechnung nicht für den Vorsteuerabzug anerkannt!
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digitale Signatur
Ablauf der digitalen Signatur
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digitale Signatur
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Dokumentenmanagement
Word-Dokumente
Excel-Tabellen
Outlook-e-Mails
Powerpoint-Präsentationen
Digitale Fotos
Gescannte Dokumente(z.B. Eingangspost)
PDF-DateienNotepad-
Textdateien
Beliebige andere Anwendungen integrierbar
Automatisch importierte Dokumente (z.B. Rech-nungskopien direkt aus dem Warenwirtschafts-
Programm)
Was kann verwaltet werden?
Fax-Nachrichten
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docuvita compact
Benutzeroberfläche
Einfache Benutzerführung
Angelehnt an bekannte Benutzeroberflächen (Microsoft Outlook und Explorer), dadurch schnelle Akzeptanz
Die meisten Funktionen sind über das Hauptfenster zu erreichen.
Mehrsprachigkeit (DE, EN, FR, SP)
Weitere Sprachen durch Bereitstellung von Ressourcen-Dateien jederzeit integrierbar.
Deutsches Produkt, komplett in Deutschland entwickelt.
docuvita compact – die Anwendung
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docuvita compact
Benutzerverwaltung
Eigene Benutzerverwaltung
Benutzerauthentifizierung an NT-Domäne / Active Directory möglich
Benutzerauthentifizierung an
Fremdsystem mittels Daten-
provider möglich
Umfangreichere Sicherheits-funktionen wie Betriebssystem
Integration in bestehende Systeme
docuvita compact – die Anwendung
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docuvita compact
docuvita compact – die Anwendung
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Architektur
DatenbankPostgreSQL, MS SQL, Oracle
Dokumente und VolltextdatenWindows-Freigabe, Linux (Samba)
Date
n
Client-SchnittstellenMS Office, Scanner,
individuelle Schnittstellen
Client-AnwendungMS Windows-Plattform
(.NET-Framework)
Drittanbieter-Software ERP-Systeme, etc.
ImportprogrammMassenimport von
Daten und Dokumenten
Clie
nt
ApplikationsserverWindows (.NET)
Linux (mono)
ServicesLöschdienst,Volltextindex
Datenaustausch-API.NET Remoting,
ASP.NET Web Service
Serv
er
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Recht herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit