Prof. Dr. Martin Michelson

Dokumenten-Management und Enterprise Content Management

1. Charakteristika, Aufgaben, Ziele

2. Funktionen / Dokumentzyklus

3. Standards und Rechtliches

4. Der Markt

5. Workflow-Management

6. Einführung eines DMS / ECM-Systems

Übersicht

Charakteristika, Ziele, Aufgaben

Dokumenten-Management und Enterprise Content Management

Es geht im Prinzip um das Gleiche

Enterprise Content Management erweitert die Sicht: Es steht für ein umfassendes Konzept der Zusammenführung, Verwaltung und Bereitstellung aller relevanten Informationen im Unternehmen zur Einbindung in Geschäftsprozesse

ECM integriert Anwendungen des Dokumenten- und Workflowmanagement, der Archivierung, des Content- Management

ECM dient letztlich einem umfassenden Wissensmanagement

Enterprise Content Management

Content Management

Workflow- Management

Archivierung

Dokumenten- Management

Wissens- management

umfasst

Dokumente…

Bildquelle: Adruni Ishan Pentadoc AG

Ablagekosten- und platzintensive Speicherung

viele Kopien (Originale gehen verloren)

Informationsaustauschlange Transport- und Liegezeiten

Bearbeitungsequentiell, fehleranfällig, zeitintensivMitarbeiter verwenden zuviel Zeit auf Suchen

Managementkeine Laufweg- und Zeitüberwachungniedrige Informationsverfügbarkeit

Ausgangssituation

wichtige Dokumente und Unterlagen verteilen sich in Unternehmen auf eine Vielzahl von Ablagen:

• Zentralarchiv mit Papierakten• Archiv-Lösungen verschiedener Abteilungen• Dateiablagen auf PCs• E-Mail-Systeme• Content Management Systeme• ERP Systeme• Vielzahl an unterschiedlichen Benutzeroberflächen und Funktionen• Problem der Archivierung von aufbewahrungswürdigen und

gesetzeskonform aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

Ausgangssituation

Alle computergestützte Verfahren und Instrumente zum Verwalten, Steuern und elektronischen Austausch von dokumentenbasierten Informationen

Umfaßt den gesamten Prozeß der Erstellung, Bearbeitung, Archivierung, Distribution und des Retrievals von Dokumenten als Informationsträger

Dokumenten-Management/Enterprise Content Management: Charakteristika

Zielt auf Steigerung von Produktivität vernetzter betrieblicher Abläufe und der gezielteren Informationsversorgung der Mitarbeiter

Unterstützung von Geschäftsprozessen: Automatisierung von Standardabläufen

===> Informationen sollen einfacher und flexibler generiert, organisiert, verteilt und archiviert werden können.

Dokumenten-Management/Enterprise Content Management: Charakteristika

Elektronisches Verwalten, Speichern, Suchen, Verteilen von strukturierter und unstrukturierter Informationen, Vermeidung von Medienbrüchen

Integration unterschiedlicher Informationstypen (Text, Daten, Grafik, Video, Audio, HTML) und Trägermedien (Papierdokumente, Mikroformen, digitale Datenbestände) aus unterschiedlichen Quellen und Softwareapplikationen unter einem Zugriffsmodus

Integration interner und externer Informationen in eine einheitliche Anwendungsumgebung

datenbankgestützte Metadatenverwaltung

Anforderungen

Reduzierung der Suchzeiten, Beschleunigung der Entscheidungs- und Arbeitsprozesse

Dezentralisierung der Arbeitsabläufe, Entwicklung neuer Kooperationsformen

Raumeinsparung, Zeiteinsparung ===> Kosteneinsparung

Transparenz der Prozesse

Anforderungen

Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten

Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)

Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten

Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagen)

Anforderungen

Anforderungen

Quelle: BARC ECM Survey

Das Umfeld von Dokumenten-Management

Götzer u.a.: Dokumenten-Management

Drucker

Viewer

LAN/WAN

FaxFax

Optische Jukebox Scanner

Retrieval

Arbeitsplätze/ClientsOutput-Server

ErfassungsplatzDokumenten-ServerDatenbank-Server

Web-Server

Komponenten eines DMS

Nutzerschnittstellen

Nutzerschnittstellen

65%

61%

33%

25%

21%

16%

66%

52%

38%

37%

32%

20%

Bestehende ECM-Projekte

Geplante ECM-Projekte

Web-Client

Desktop-Client

Explorer-Integration

Portal

Über das führende Fremdsystem

(ERP, CRM, PPS)

Office-Client Quelle: BARC GmbH

DMS als Basis / integriert in unternehmensweite(r) Informationssysteme

Web-basierte Lösungen auf Nutzer- und auf Bearbeitungsebene

E-Business: Einbindung von Kunden und Partnern in Prozesse, Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen

Verfügbarkeit und Austausch aller Informationen über das Unternehmensnetzwerk

DMS auch als Content-Management- und Portallösungen

Integration / Austausch Office-Anwendungen, ERP Systeme, ECM-Systeme

DMS /ECM als Basis / integriert in unternehmensweite(r) Informationssysteme

Kundenanfrage

ArchivzugriffStatuszugriffÄnderung eingebenAntwort gebenNotiz anbringen

Adresse erfassenWünsche erfassen

neu?

Termin?

WiedervorlagGespräch beenden

nein ja

janein

Formular vorausfüllenProspekt verschicken

Brief

Beispiel: Unterstützung des Kundenbetreuungsprozesses

Funktionen / Dokumentzyklus

AIIM Modell

(Association for Information and Image Management)

Funktionen / Dokumentenzyklus

Administration

Bereitstellung Retrieval

Dokument

ArchivierungErfassung Indexieren

Erfassung

Faxe

Multimedia-Dateien

Webseiten

E-Mails

DMS / ECMS

Papierdokumente

Office-Dateien

Quellen (Beispiele)

Übernahmen aus Anwendungen (Office, ERP, FiBu, XML etc.)

Erfassung

OCR Optical Character Recognition

Barcode

QR Code

Erkennen von Informationen auf Papier

ICR Intelligent Character Recognition

HCR Handprint Character Recognition

OMR Optical Mark Recognition

Indexieren

Aufbau einer separaten Datenbank mit den Metadaten der Dokumente

Hinterlegen von Klassifikationen, Thesauri, Schlagwortlisten

Manuelle Indexierung, Automatische Indexierung, Metadaten durch Benutzer vergeben und/oder automatisch erzeugt

Volltextindex

Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten

Herausforderung für das Indexieren und das Retrieval: Beispiel Bilddokument

Archivierung

SicherheitDatensicherheit (redundante Speicherung)Datenschutz / Zugriffsschutz (unbefugten Zugriff verhindern)Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, Revisionsschutz, Aufbewahrungspflicht/-fristBesondere Herausforderung: E-Mail Archivierung

Archivierung

Speichermedien

CDDVDUDO (Ultra Density Optical)RAID (Redundant Array of independant Discs)WORM (Write once, read multible)FestplatteJukeboxNAS (Network Attached Storage)

Archivierung

OriginalformateHTMLXMLPDFDOCRTFTIFFGIFJPGMPEGMP3WAVEML…….

Archivierung

Speicherformate

OriginalformateTIFFJPEG 2000PDFPDF/X PDF/A….

PDF 1.7, PDF/X und PDF/A sind ISO-zertifiziert (ISO 32000, ISO 19005).

PDF/X dient zum Austausch von Druckvorlagen in der graph. Industrie

Empfohlener Standard für revisonssichere Langzeitarchivierung ist PDF/A

Retrieval / Navigation / Enterprise Search

Quelle: xfriend.de

Retrieval / Navigation / Enterprise Search

Suche in der Metadatenbank,

Suche mit Hilfe von vorgegebenen Suchbegriffen (Klassifikation, Thesaurus, Schlagwortliste

Freie Suche im Volltext

Quellen: Unterschiedlichste Datenquellen und Anwendungen, strukturierte und nicht strukturierte Inhalte

Suche über alle Systeme im Unternehmen (DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)

Intelligente Wörterbücher, Fuzzy Techniken

Klare Unterschiede zu öffentlichen Suchmaschinen

Retrieval / Navigation / Enterprise Search

Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten

Zugriff: I.d.R: Zugriff auf Dokumente entsprechend Berechtigung

Suchtreffer: Ranking wird nach eigen zu definierenden Kriterien bestimmt (Index, Metadaten, Profil des Nutzers)

Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge, semantische Ansätze

Durch Benutzer erstellbare Profile

Verweise auf mögliche andere Themenbereiche

Retrieval / Navigation / Enterprise Search

Hakia Enterprise Search

IntraFind

xfriend

Beispiele

Google Search Appliance

Bereitstellung

Nutzeroberfläche: Proprietär und Web-Browser

Bearbeitung

Weiterleitung, z.B. per E-Mail

Export, z.B. in CMS

Druck

Administration

Rechte- / Zugriffsverwaltung

Benutzereinstellungen, Anpassung der Oberfläche

Statistische Auswertungen

- Datenträgerbelegung - Zugriffshäufigkeit auf Datenträger, Dokumente,

Dokumentarten, Schlagworte etc.

Weiterleitung

Bearbeitungszuordnung

Standards und Rechtliches

Records Management

Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufeund Transaktionen in Form von Akten.

ISO 15489

Was ist Records Management?

Bild: whitefoot-forward.com

Records Management

Viele Dokumente

Einige Records

Wenige Archiv- Objekte

Quelle: U. Kampffmeyer

Records Management

Besondere Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung….

Beachtung gesetzlicher Vorschriften

Erstellung, Verwaltung und Archivierung von geschäftsrelevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen Dokumenten

Damit hat es vor allem ein Organisationskomponente

…sowie an die geordnete und nachweisbare Löschung von Informationen

Moreq – (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records):

Rechtliche Vorschriften und Standards

Europäischer De Facto Standard zur elektronischen Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung.

Regelmäßige Weiterentwicklung im IDA-Programm der Europäischen Union (Interchange of Data Between Administrations)

Derzeit Moreq 2010

Rechtliche Vorschriften und Standards

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit(Domea-neu) (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang):

Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" unterstützt Behörden dabei, aus dem großen Angebot die für sie passenden Verfahren auszuwählen und erfolgreich in die Praxis umzusetzen. Elektronische Verwaltungsarbeit im Sinne dieses Konzepts umfasst die elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung sowie die elektronische Prozessunterstützung durch:

- elektronische Vorgangsbearbeitung,- elektronische Zusammenarbeit und- Fachverfahren.

In Deutschland gültige Richtlinien elektronischen Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung. Löste 2012 das bisherige DOMEA-Konzept (DOkumentenManagement

und Elektronische Archivierung ab

Nestor Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung:

Entwicklung von Standards für die digitale Langzeitarchivierung für öffentliche Kultur- und Bildungseinrichtungen wie Bibliotheken, Museen, Archive, Hochschulen

Rechtliche Vorschriften und Standards

Datensicherheit

Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden

Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können

Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein

Bei Veränderungen muss der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden können

Elektronische Archive sind so anzulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist

Merksätze des VOI:

revisions- und fälschungssicher gespeichert werden

mit den Originalen inhaltlich und ggf. bildlich übereinstimmen

Digital geführte Daten müssen…

während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein

innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden

bei datenschutzrechtlichen Daten gesperrt bzw. nach Sperrzeit gelöscht werden

Rechtliche Vorschriften

HGB – Handelsgesetzbuch

§ 238 ff.: Anforderungen an das Führen von Handelsbüchern

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

unter anderem…

Rechtliche Vorschriften

Rechtliche Vorschriften und Standards

HGB – Handelsgesetzbuch

§ 257: Anforderungen an Aufbewahrung der Geschäfts- und Handelskorrespondenz (auch E-Mails).

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).[…] Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren.

HGB – Handelsgesetzbuch

Rechtliche Vorschriften und Standards

§ 261: Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern

„Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; soweit erforderlich, hat er die Unterlagen auf seine Kosten auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen.“

Rechtliche Vorschriften und Standards

GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

Regelungen und Konkretisierung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches bezüglich elektronischer Dokumente

„Die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977 (A0) auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht. […]“

„Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die einer manuell erstellten Buchführung.“

Rechtliche Vorschriften und Standards

GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Verwaltungsanweisung des BundesfinanzministeriumsKonkretisierung bestimmter Steuergesetze (z.B. Umsatzsteuer zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen)„Nach § 147 Abs. 6 AO (Abgabenordnung) ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung. [….]“„Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten).Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten.Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten.“

Rechtliche Vorschriften und Standards

Sarbanes-Oxley Act (US-Bundesgesetz 2002)

Dieses Gesetz ist relevant für Firmen, die den Kapitalmarkt in der USA in Anspruch nehmen / deren Wertpapiere an amerikanischen Börsen gehandelt werden. Es regelt die Verlässlichkeit der Berichterstattung, insbesondere der veröffentlichten Finanzdaten

Beispiel E-Mails

Rechtliche Vorschriften und Standards

E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35%

Seit 2007: HGB regelt Umgang mit Geschäftsbriefen „gleichviel in welcher Form“

Seit 2002: GDPdU verlangt Aufbewahrung steurrelevanter -Mails

87% der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen per E- Mail - Angebote (82%) - Bestellungen (60%) - Rechnungen (43%) - Verträge (43%) Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management“, BearingPoint

E-Mail-Management notwendig

Der Markt

Verwirrende Vielfalt

Anbieter DMS / ECM-Systeme

Unterschiedliche Begrifflichkeiten

Unübersichtlichkeit des Marktes

Wichtige MarktakteureGrößere Anbieter DMS / ECM-Systeme

Microsoft (Sharepoint) (sharepoint.microsoft.com/de-de

Open Text ECM Suite (opentext.com/2/global/solutions.htm)

IBM / Filenet (ibm.com/software/data/content-management/)

EMC / Documentum (emc.com)

Saperion (saperion.com)

Oracle (Stellent) (oracle.com/de)

Wichtige MarktakteureKleinere Anbieter DMS / ECM-Systeme

Windream (windream.de)

ELO (elo.com)

SER (ser.de)

Dr. Doc (drdoc.de)

d.velop (d.3) (d-velop.de)

Easy (easy.de/)

Optimal Systems (optimal-Systems.de)

Saperion (Saperion.com)

Gartner Magic Quadrant ECM

Beispiel: d.velop d3

Quelle: d.velop.de

Beispiel ELO Office

Open Source Angebote

Marktuntersuchungen

Kundenzufriedenheitsmonitor

Quelle: Pentadoc AG

d.velop

Sieben deutsche Hersteller von ECM haben 2009 die „ECM Allianz Deutschland“ gegründet und als Interessengemeinschaft „ECM jetzt!“eine gemeinsame Dachkampagne gestartet. Ziel ist, Bedeutung von Enterprise Content Management Software für Unternehmen und Organisationen aller Branchen bewusster zu machen und auf ihre strategische Bedeutung hinzuweisen.

Dazu gehören:

ELO

Easy

Saperion

SER

Optimal Systems

Windream

ECM Allianz Deutschland

Workflow-Management

Funktionsorientierte SichtFokus auf funktionale BereicheVertrieb Produktion Entwicklung Controlling

Rechnungs-wesen

Unternehmen

Prozessorientierte Sicht

Fokus auf Geschäftsprozesse

Erwerb

Objekte sindgeliefert

Vertrieb Produktion Entwicklung Controlling Rechnungs-wesen

Unternehmen

Funktions- vs. Prozessorientierte Sicht

Workflow-Management: Definition

Automatisierung von Prozessen oder Arbeitsabläufen, in denen Dokumente, Informationen oder Aufgaben unter der Verwendung von bestimmten Regeln oder Verfahren von einem Teilnehmer zum anderen geleitet werden..Workflow Management Coalition (WfMC)

d.h.:

Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses

Aktive Steuerung entlang der Prozesskette

Aktive Überwachung der einzelnen Schritte

Workflow Management wird häufig auch als

Business Prozess Management bezeichnet

Workflow-Management-System: Definition

Workflow Arbeitsfluß

Management Organisieren, Planen

System a) Zusammenspiel

System b) IT-Werkzeug

Prozessmanagement

Workflow Management Coalition (WfMC)

• Internationale non-profit-Organisation

• Gründung durch führende Unternehmen der Info.-Technologie

• Entwicklung einer Standard-Terminologie

• Entwicklung eines einheitlichen Ansatzes zur Definition von

Workflow Systemen

• Entwicklung eines Standard Referenz Modells für die

modulare Architektur

• Agieren als Schnittstelle zwischen Herstellern und Anwendern

Aufgaben von Workflow-Management

Geschäftsprozesse systematisieren

Aufgaben auf Arbeitsträger eindeutig zuordnen

Arbeitsschritte steuern

Transparenz der Geschäftsprozesse

Bereitstellung von Informationenüber den Abwicklungsstand

Arbeitslasten erkennen, MAKapazitäten optimieren

Prozesslaufzeiten beschleunigen

Aufzeichnung betriebsrelevanter Daten zur Prozessverbesserung

Vermeidung von Fehlleitung oderVerlorengehen von Vorgängen

Verringerung der Durchlaufzeiten

Erhöhung der Produktivität

Entlastung der MA von Nachforschungen, Recherche, Kontrolltätigkeiten, Status

Verbesserung der Fehlerquote, Qualitätssteigerung, Qualitätssicherung

Entlastung der Mitarbeiter vonRoutinetätigkeiten

Verringerung der Durchlaufzeiten

Erhöhung der Reaktionsfähigkeitder MA durch Wissen

Vorgangstypen

FormalisierbarkeitFormalisierbarkeit AuftretensartAuftretensart AuftretenshäufigkeitAuftretenshäufigkeit

Fest strukturierte Vorgänge

Fest strukturierte Vorgänge

Teilstrukturierte Vorgänge

Teilstrukturierte Vorgänge

Unstrukturierte Vorgänge

Unstrukturierte Vorgänge

Regelmäßig/ZyklischRegelmäßig/Zyklisch

Häufiges Auftreten,Start nicht Strukturierbar

Häufiges Auftreten,Start nicht Strukturierbar

einmalige Workflowseinmalige Workflows

RegelmäßigRegelmäßig

ÖfterÖfter

EinmaligEinmalig

Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend für fest- und teilstrukturierten Vorgänge Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend fDer Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend füür festr fest-- und teilstrukturierten und teilstrukturierten VorgVorgäängenge

Fest strukturierte Vorgänge

Fest strukturierte Vorgänge

Teilstrukturierte Vorgänge

Teilstrukturierte Vorgänge

Unstrukturierte Vorgänge

Unstrukturierte Vorgänge

UrlaubsanträgeUrlaubsanträge

KreditvergabeKreditvergabe

MarketingstrategienMarketingstrategien

ReisekostenabrechnungReisekostenabrechnung

SchadensabwicklungSchadensabwicklung

Komplexe DokumenteKomplexe Dokumente

…..…..

…..…..

…..…..

…..…..

…..…..

…..…..

Weiteres….

Beispiele

Funktionen von Workflow-Systemen

Modellierung der Vorgänge, Abläufe und Zuständigkeiten auf Basis der hinterlegten Organisations- und Ressourcedaten

Workflow-Systeme speichern die Prozessinformationen als eigene Objekte

Automatisierte Steuerung von Abläufen, Informationen und Dokumenten, Unterstützung der Vorgangsbearbeitung

Information und Kontrolle über laufende oder abgeschlossene Vorgänge

Wiedervorlage nicht abgeschlossener Vorgänge

Bestimmung der Elemente zur Abwicklung von Geschäftsprozessen

Aufgaben und Aufgabenabläufe

Rollen (z.B. Befragungskoordinator) und Personen

Werkzeuge (z.B. Formulare, Anwendungssoftware)

Daten, Dokumente, Informationsquellen

zeitlicher Rahmen des Prozesses oder einzelner Vorgänge

Fachliche Abhängigkeiten (z.B. Freigabe ab 5.000 €)

Automatisierte Unterstützung

Ablageverwaltung

Erstellung und Verwaltung von Verteilerlisten

Vertretungs- und Zuständigkeitsregelungen

Termin- und Fristüberwachung

Weiterleitung von Dokumenten

dem Überblick über den Bearbeitungsstatus und der Historie der Arbeitsschritte von dokumentenbasierten Vorgängen

z.B.

Bestellungen mit oder ohne Genehmigung

Beispiel Bestellung eines Laptops

Workflow-Schema und Workflow-Instanz

Komponenten von Workflow-Systemen

WorkflowWorkflowSystemSystem

Modellierungswerkzeug Graphischer Designer zur Visualisierung der Prozesse

Modellierungswerkzeug Graphischer Designer zur Visualisierung der Prozesse

Runtime/Ausführungssystem Benutzersystem zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle

Runtime/Ausführungssystem Benutzersystem zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle

Datenbank/Informationssystem Bereitstellung der im Geschäftsprozess benötigten Informationen

Datenbank/Informationssystem Bereitstellung der im Geschäftsprozess benötigten Informationen

Überwachung/Steuerung Kontrolle und Steuerung des Systems und der Prozesse im Produktivbetrieb

Überwachung/Steuerung Kontrolle und Steuerung des Systems und der Prozesse im Produktivbetrieb

Schnittstellen Schnittstellen zum Aufrufen von Anwendungsprogrammen

Schnittstellen Schnittstellen zum Aufrufen von Anwendungsprogrammen

Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines (vordefinierten) Ablaufs steuern

Start Stop

Prozeß

Mitarbeiter

Anwendungen Dokumente

DatenInformationsquellen

Ebenen

Grafischer Designer: Beispiel WorkflowXpert.net

Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines (vordefinierten) Ablaufs steuern

Start Stop

Prozeß

Mitarbeiter

Anwendungen Dokumente

DatenInformationsquellen

Ebenen

Entwicklungs-umgebung

Entwicklungs-umgebung

LaufzeitumgebungLaufzeitumgebung

Organisator

AufbauorganisationProzeßdesignAktivitätendesignIntegrationOptimierung

Mitarbeiter

Aktivitätenmanagement• Auswahl• Unterbrechen• Wiederaufnehmen• Weitergabe• dyn. Redefinition

Supervisor

PriorisierungTrackingMonitoringWarnungen

EngineVerwaltung/KontrolleServices

NetzwerkSchnittstellenSynchronisierung

Aufgabenbereiche

EPK – Ereignisgesteuerte Prozessketten

Ereignis

Funktion

und, oder, verknüpfen, auslösen

Kontrollfluss

Organisatorische Einheit

Informations-, Material- oder Ressourcenobjekt

Informations-und Materialfluss

Ressourcen- / organisatorische Einheitenzuordnung

Prozesskette

EPK-Objekte: Verknüpfungen

Funktion

Input 1

Input 2

Output

Org. Einheit

XOR

Ereignis 4Ereignis 2 Ereignis 3

Ereignis1

EPK-Objekte: Beispiel Wareneingangsbearbeitung

Ware prüfen

Bestellung

Lieferschein

Prüfergebnis

Wareneingangs-stelle

XOR

Ware wurde abgelehnt

Ware ist freigegeben

Ware ist gesperrt

Ware ist eingetroffen

FertigungFertigung Qualitäts-sicherung

Qualitäts-sicherung

Beispiel: Lieferantenrechnung

Quelle: Karl Gemünden Bauunternehmung

Quelle: Karl Gemünden Bauunternehmung

Beispiel: Graphical Workflow Designer bei RJS

Nutzen und Vorteile von Workflow-Systemen

Vernetzung von Prozessen, an denen mehrere Personen beteiligt sind

Verkürzung von Dokumentdurchlauf- und Liegezeiten

Dynamische Verwaltung von Dokumenten

Transparenz, Verantwortlichkeit, Nachvollziehbarkeit bei Prozessen

Überblick für alle Beteiligten über Stand und Fortgang

Unterstützung der Zusammenarbeit der Mitarbeiter

Besserer Kundenservice

Nachteile von Workflow-Systemen

Reduktion informeller und persönlicher Kontakte

Verlagerung von MA-Wissen in Systeme

Vernachlässigung der Personen zugunsten der Prozesse

Überwachung der Mitarbeiter

Hohe Abhängigkeit von Technologie und Netzwerk

Hoher Aufwand, Komplexität der Organisation

Beispiele Workflow-Systeme

IBM MQSeries Workflow

SAP Business Workflow

COI-BusinessFlow

MS Sharepoint (Workflow-Modul)

Process Maker

IBM Lotus Domino Workflow (Domino Erweiterung)

Einführung eines DMS /ECM-Systems

Gründe für die Beschaffung von DMS-Lösungen

Reaktion auf Mitbewerber ca. 2%

Regelmäßige Arbeitsüberlastung ca. 4%Steigerung des Umsatzes ca. 7%

Ersatzbeschaffung ca. 9%Raumkostenreduktion ca. 9%

Höhere Sicherheit für Dokumente ca. 11%Vorteile im Wettbewerb ca. 13%

Verbesserte Kontrolle und Führung ca. 18%Personalkostenreduktion ca. 24%

Höhere Produktivität ca. 42%

Technologie - Test ca. 4%

Verbesserter Zugriff ca. 44%

Prozent der Nennungen10 20 30 40 50

Quelle: U. Kampffmeyer

Quelle: BARC ECM Survey

Anforderungen an DMS / ECM

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Definition der Ziele und der zu erreichenden Ergebnisse Platzersparnis, zentrale/dezentrale Archivierung, Kostenreduktion, besserer Zugriff auf benötigte Information, Optimierung der Infrastruktur etc.

Welche organisatorischen Verbesserungen sind zu erreichen?

Wie sieht das zu erwartende Nutzenpotential aus?

Untersuchung der organisat. und techn. Machbarkeit

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Feststellen der betroffenen Unternehmensbereiche

Ermittlung der zu erwartenden Investitionssumme

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Projektplanung und -initialisierung

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Einsatz einer Projektgruppe verschiedene Bereiche (IT , Organisation, Fachbereiche)

Festlegung der Projektorganisation Verteilung der Zuständigkeiten, Termin- und Aktivitätenplanung, Definition der Projektphasen, Ressourcenplanung

Definition der Randbedingungen DV-Infrastruktur, organistaorische Abläufe

Projektplanung und -initialisierung

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Projektplanung und -initialisierung

Ist-Analyse

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Dokumentenbestände, Dokumententypen, Dokumentenflüsse

Mengengerüst

Ermittlung bisheriger Ablage- und Indexierverfahren

Geschäftsprozesse / Wertschöpfungsprozesse

Ist-Analyse

Kommunikationsformen

Technische Infrastruktur

Schwachstellenanalyse Ermittlung von Schwachstellen in der Ablauforganisation

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Projektplanung und -initialisierung

Ist-Analyse

Sollkonzept

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend der Zielsetzung

Feststellen der durch einen DMS-Einsatz wegfallenden und hinzukommenden Aufgaben

Soll-Konzept

Organisatorische und technische Konzeption des Systems

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Kosten- und Nutzen-Vergleich

Einschätzung des ROI

Aufstellen eines Kriterienkataloges

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Projektplanung und -initialisierung

Ist-Analyse

Sollkonzept

Systemauswahl

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Markterhebung

Ausschreibung (Longlist)

Systemauswahl

Prüfung der Angebote, Vergleich mit Kriterienkatalog

Eingrenzung der geeigneten Anbieter(Shortlist)

Systemdemonstration und -test

Nutzwertanalyse auch der nicht quantifizierbaren Aspekte

Anbieterauswahl

Erstellung eines Feinpflichtenheftes Beschreibung des Systems unter organisatorischen techn. und fachl. Aspekten

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Projektplanung und -initialisierung

Ist-Analyse

Sollkonzept

Systemauswahl

Pilotprojekt

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Implementierung in geeigneter Abteilung, deren Aufgaben repräsentativ für das Unternehmen sind

Pilotprojekt

Durchführung von Tests in organisatorischer und technischer Hinsicht

Erstellung der Feinkonzeption, Adjustierung des Systems

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Projektplanung und -initialisierung

Ist-Analyse

Sollkonzept

Systemauswahl

Pilotprojekt

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Schrittweise Einführung

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Umsetzung der in der Pilotphase gemachten Erfahrungen

Installation des DMS, ggf. Integration in bestehende Anwendungslandschaft

Schrittweise Einführung

Anpassung auf unterschiedliche Unternehmensbereiche und -bedürfnisse

Schulung der Mitarbeiter

Systemabnahme

Ständige Erfolgskontrollen

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Projektplanung und -initialisierung

Ist-Analyse

Sollkonzept

Systemauswahl

Pilotprojekt

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Schrittweise EinführungUnternehmens- weiter Betrieb

Einführung eines DMS / ECM-Systems

Phasen bei der Auswahl und Einführung

Projektplanung und -initialisierung

Ist-Analyse

Sollkonzept

Systemauswahl

Pilotprojekt

Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

Schrittweise EinführungUnternehmens- weiter Betrieb

Einführung eines DMS / ECM-Systems