November 2014 1 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

Einführung eines

Facility Management Systems (CAFM*)

bei der

Landeshauptstadt Stuttgart

*CAFM = Computer aided facility management

Vortrag beim Kundenforum 2014 der DZBW in Mainz

November 2014 2 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

Agenda

• Situation Immobilienmanagement bei der Landeshauptstadt Stuttgart

• Das Immobilienprojekt

• Details rund um das Projekt

Organisation

Bestandsaufnahme

Anforderungen

Umsetzung

• Screenshots aus der Anwendung

• Hindernisse bei der Umsetzung

• Die CAFM-AG

• Ausblick

November 2014 3 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

CO Controlling

PSCD Kasse, Einnahmen,

Mahnungen

FI Ausgabenrechnung

PM (Plant Maintenance)

z.B. Instandhaltung von Gebäuden

Störungen,

Reparaturen,

Wartung

RE-FX Immobilienmanagement

-Verwaltung und Vermietung

von Gebäuden und Flächen

der Stadt.

AA Anlagenrechnung

Einordnung von RE-FX in die SAP-Landschaft der Landeshauptstadt Stuttgart

November 2014 4 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

GEOLiNE.pro

GIS

Kopplung

SAPERION

Archiv-System

SAP

RE-FX

Architektonische

Sicht

RE-FX

Nutzungssicht

Wirtschafts-

einheit

Gebäude

Mietobjekt

Vertrag

Flurstück

PM

Instandhaltung

PM

Instandhaltung

Störungsmanagement

mit Gebäudekatalog

Finanzwesen

Controlling

Situation Immobilienmanagement bis Mitte 2013

RE-FX

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 5

Der Sachbearbeiter in der neuen DV-Landschaft „CAFM“

Situation Immobilienmanagement ab Herbst 2013

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Was ist passiert ?

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Immobilienprojekt

Prüfung und Weiterentwicklung des Immobilienmanagements

der Landeshauptstadt Stuttgart

Projektauftrag hierzu beinhaltet:

Noch nicht genutzte Funktionalitäten als gemeinsame Grundlage erarbeiten

und bei weiteren Ämtern produktiv einsetzen.

Klärung: bestehende IuK-Verfahren im Bereich Immobilienmanagement

ganz oder teilweise durch SAP-Funktionalitäten abzulösen oder in SAP einzubinden.

Anbindung an das Finanzwesen

Produktive RE-FX-Funktionalitäten bei weiteren Ämtern einführen

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 8

Details rund um das Projekt - Organisation

Projektmitglieder und beteiligte Ämter

Amt für Liegenschaften und Wohnen (23)

Schulverwaltungsamt (40)

Hochbauamt (65)

Projektleitung: SAP Competence Center (SAP CCS)

Stadtmessungsamt (62)

Tiefbauamt (66)

Amt für Sport und Bewegung (52)

Garten-/Friedhof-/Forstamt (67)

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Details rund um das Projekt - Organisation

Zeitplan

Kick-Off

Sitzung Offizielles

Projektende

Regelmäßig

Wöchentliche

Projektsitzungen

Produktivsetzung:

- Grafische Anbindung

- Architektonische Sicht

- Bereitstellung aller

weiteren

CAFM-Komponenten

03.11.2010 01.02.2011 12.09.2012 17.09.2013 31.01.2014

Start:

Teilprojekt

Grafische Anbindung

15.08.2014

CAFM AG

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 10

RE-FX Nutzungssicht

Wirtschafts-

einheit

Gebäude

Mietobjekt

Vertrag

Flurstück

PM

Instandhaltung Gebäude

Technische

Plätze

Equipments

Finanzwesen

Controlling

IHD

Instandhaltungsdatei

ACCESS-DB

SAM

Sanierungs- und

Maßnahmendatei

PostgreSQL-DB

Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme

Der Sachbearbeiter in der (DV)-Landschaft

SAP Module

Bauabrechnungsbuch zur

Abwicklung Bauprojekte,

Sanierungen

(Oracle-DB)

BAB

GIS

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 11

Datenmenge

Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme

12 Betriebshöfe mit ca. 122 Gebäuden des Tiefbauamts

1.300 Gebäude des Liegenschaftsamts

170 Schulen mit insgesamt 570 Gebäuden des Schulverwaltungsamts

150 Anlagen des Sportamts

272 Gebäude des Garten-/Friedhofs-/Forstamts

27.000 Flurstücke der Landeshauptstadt Stuttgart

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 12

Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme

Bis dato vorhandene Prozesse

Anlage von Gebäudestammdaten in RE-FX oder anderen IuK-Verfahren

Vermietungs-/Verpachtungsprozesse

Abwicklung von Störungen

Instandhaltungsprozesse

Reinigungsmanagement

Grafisches Datenmanagement

Berichtswesen und Controlling

November 2014 13 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

„Wunschliste“ der beteiligten Ämter Welche Prozesse sollen im Rahmen des Immobilienprojekts angegangen und umgesetzt werden ?

Raumbelegung

Reinigungs-

management

CAD-Plan

Integration

RE-FX

Stammdaten-

verwaltung

PM

Stammdaten-

verwaltung

Störungs-

management

Energie-

management

Vermietung

Auswertungen/

Berichts-

wesen

- auch stadtweit

Instandhaltungs- und

Sanierungsmaßnahmen

Verpachtung

Wartungs-

management

Anmietung

Schlüssel-

verwaltung

Stadtweites

Immocontroling

Kennzahlen zur

Vergleichbarkeit

mit anderen

Stadtverwaltungen

Schadensabwicklung

Flächen-

management Abfallmanagement

Mülltonnenverwaltung

Gebäudekosten-

controling

Nebenkostenabrechnung

Raumreservierung

Stadtweit

einheitliche

Standards Synergie-

effekte

Details rund um das Projekt - Anforderungen

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 14

Festlegungen:

• Aufbau der Architektonischen Sicht in RE-FX

• Anbindung SAP-Modul PM an RE-FX

• Darstellung der CAD-Pläne aus dem Grafiksystem in RE-FX

• Bereitstellung der weiteren CAFM-Komponenten

Informationsgewinnung:

• Besuch bei Verwaltungen zum Erfahrungsaustausch

• Externe Beratung zu Möglichkeiten und Aufbau der Architektonischen Sicht

• Besuch des SAP-Immobilienkongresses

Details rund um das Projekt - Umsetzung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 15

Laufende Tätigkeiten

• Abstimmung mit allen tangierten Ämtern

• Prozessfestlegung und Umsetzung der Prozesse in den Ämtern

• Information der Amtsleitungen aber auch der Kollegen in den tangierten Ämtern

• Ausarbeiten der einzelnen Komponenten der Gesamtkonzeption

Internes während dem Projekt

• Diskussion über Begriffsdefinitionen und CAD-Standards

• Prozesse

• Betreiberhaftung

• Reporting

• Kontierungskonzeption

Details rund um das Projekt - Umsetzung

Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 16 9.10.2014

CAFM-System

mit

Screenshots

aus den Komponenten

Das Ergebnis

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 17

Grafisches System – AutoCad Plan

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 18

Grafisches System - Raumnutzer

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 19

Grafisches System - Bodenbeläge

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 20

Wechsel von grafischem System zu SAP in Echtzeit

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 21

RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Allgemeines

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 22

RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Partner

In SAP dargestellte Partner entsprechen den im grafischen System zugeordneten Partnern

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 23

RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Bemessungen

Verschiedene Bemessungsarten auf einem Raum

u.a. Raumgröße (Fläche) nach DIN 276 NF5, Bildung, Kultur und Unterricht

Reinigungsfläche Boden lt. Aufmaß im Originalplan

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 24

RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Reinigung

Reiterkarte mit detaillierten Reinigungsangaben

- Maße, Bodenbelag aus Originalplan

- Reinigungsintervall aus grafischem System

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 25

RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – CAD

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 26

RE-FX Architektonische Sicht: Bemessungen auf dem Gebäude

= Summierte Flächenangaben aller Räume im Gebäude

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 27

RE-FX Architektonische Sicht: Bemessungen auf der Liegenschaft

Alle Flächen der darunterliegenden Gebäude bzw. Räume INKLUSIVE der Außenflächen (Winterdienst)

auf einer Reiterkarte.

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 28

Zuordnung: Architektonisches Objekt

– Gebäude Nutzungssicht und Technische Sicht

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 29

RE-FX Nutzungssicht: Übersicht im Objektbaum

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 30

SAP PM (Instandhaltung): Objektbaum Technische Plätze

Gebäudestruktur nach DIN 276

Screenshots aus der Anwendung

November 2014 31 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

Hindernisse bei der Umsetzung

• Verteilte Datenhaltung durch verteilte Zuständigkeiten –

KEIN alleinzuständiges Immobilienmanagement bei der LHS

In SAP können unzählige Daten jeglicher Art und Güte hinterlegt werden. -

GEFAHR! Die Daten müssen auch aktuell gehalten werden !

Weniger ist mehr !

Schwierigkeiten/Schwachstellen/Gefahren im Projekt

• Umsetzung der Prozesse in den Ämtern

• Projekt lief bei den Projektmitarbeitern quasi „nebenher“.

Unterstützung/Verständnis der Mitarbeiter und Amtsleitungen in den Ämtern unterschiedlich ausgeprägt

• Durch die verteilten Zuständigkeiten bei der Stadtverwaltung: sehr viele Projektbeteiligte

• Andere an Immobilienprozessen beteiligte Ämter müssen mit eingebunden werden,

wie z.B. Hochbauamt, Stadtmessungsamt

• Unterschiedlicher Fokus der einzelnen gebäudeverwaltenden Ämter

9.10.2014 Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 32

Nach dem Projekt…

Regelung

für ein einheitliches Vorgehen

zur Umsetzung und Weiterentwicklung

eines CAFM-Systems

innerhalb der Landeshauptstadt Stuttgart

Bildung einer ämterübergreifenden Arbeitsgruppe

(CAFM-AG)

zur Sicherstellung des laufenden Betriebs

und der Weiterentwicklung

des CAFM-Systems

CAFM-AG

9.10.2014 Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 33

Die CAFM-AG befasst sich mit allen Daten und Abläufen, die für Facility Management

Aufgaben benötigt und stadtweit im CAFM-System bereitgestellt werden sollen.

Aufgaben der CAFM-AG

Die CAFM-AG soll einheitliche Stammdatenstrukturen sicherstellen

und den laufenden Betrieb aller Komponenten

des CAFM-Systems gewährleisten.

Die Fachaufgaben der beteiligten Ämter bleiben unangetastet.

In der ämterübergreifenden Arbeitsgruppe soll der Know-how Austausch und die

fachliche Kommunikation unter allen Mitgliedern gepflegt und gefördert werden.

Die CAFM-AG soll unter IT-Gesichtspunkten die einheitliche Anwendung und

Vorgehensweise bei der Nutzung des CAFM-Systems gewährleisten.

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Ausblick

Laufender Betrieb und Weiterentwicklung des CAFM-Systems

Ablage eingescannter Verträge und sonstiger Unterlagen auf einem

externen Archivsystem

Bereitstellen von gezielten Auswertemöglichkeiten und Reports

Einführung der Nutzungssicht – sofern noch nicht im Einsatz

Abbilden der Daten für Betreiberhaftung

Ausbau des Störungsmanagements in Verbindung mit SAP/PM

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Haben Sie noch Fragen ?

November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 36

Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit

Elke Mergenthaler

Landeshauptstadt Stuttgart

SAP Competence Center Stuttgart

Kontakt:

e-Mail: elke.mergenthaler@stuttgart.de

Tel.: 0711/216-88 609