Post on 21-Jun-2021
ARBEITSVORLAGE
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V.
Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen
Kurzleitfaden & Quickcheck Stand: September 2019
Bitte beachten Sie, dass das Kopieren und/oder die Weitergabe dieses Papieres an Personen
außerhalb Ihres Unternehmens sowie die Veröffentlichung nur nach Rücksprache mit dem
Verband Deutsches Reisemanagement e.V. zulässig sind. Bei Zuwiderhandlung behält sich der
Verband rechtliche Schritte vor.
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 2
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
Vorwort
Arbeitsvertragliche Fürsorgepflichten von Arbeitgebern gegenüber ihren
Mitarbeitern gibt es seit jeher, spielten aber in der Vergangenheit im
Bewusstsein von Travel Managern oder Personalverantwortlichen
allenfalls eine geringe Rolle. Spätestens seit dem Auftreten von
Terroranschlägen in Europa und neuartiger Viren stellen sich jedoch
viele Unternehmen vermehrt Fragen nach Inhalt und Umfang dieser
Pflichten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter.
In Erweiterung der bereits vom VDR angebotenen Seminare und Webinare zu den Themen
Reisesicherheit und Fürsorgepflichten liefert Ihnen der folgende Kurzleitfaden verständlich
zusammengefasst die relevanten rechtlichen Grundlagen zu diesem komplexen Themenfeld,
erläutert die aus Sicht des Verfassers wichtigsten zu beachtenden Punkte und ermöglicht
Ihnen, mit einer Checkliste in kurzer Zeit zu prüfen, ob Ihr Unternehmen die wichtigsten
Bereiche der Fürsorgepflichten beachtet und an welchen Stellen noch Handlungsbedarf
besteht.
Aufgrund der Vielfalt des Themas und aus Praktikabilitätsgründen kann nicht jeder einzelne
Aspekt im Detail und unter Beachtung aller Facetten beleuchtet werden. Insoweit soll dieser
Kurzleitfaden auch dazu dienen, gewisse Themen zumindest in Ihr Bewusstsein zu rufen.
Für inhaltliche Anregungen bin ich jederzeit dankbar und wünsche Ihnen nun eine spannende
Lektüre und allzeit gute und sichere Reisen!
Dr. Tobias Ehlen
Professor für Wirtschaftsrecht | Hochschule Worms | Fachbereich Touristik / Verkehrswesen
Inhaltsverzeichnis
Vorwort ..................................................................................................................................... 2
Einleitung .................................................................................................................................. 3
1. Rechtslage rund um Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen............................................... 3
2. Inhalt der Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen im Einzelnen .............................................. 5
2.1. Pflichten im Vorfeld der Reise ..................................................................................... 6
2.2. Pflichten während der Reise ....................................................................................... 8
2.3. Pflichten nach der Reise ............................................................................................. 9
3. Verankerung der Fürsorgepflichten im Unternehmen ......................................................... 9
4. Kurzempfehlungen ............................................................................................................10
5. 50 Fragen Quickcheck ......................................................................................................11
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 3
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
Einleitung
Geschäftsreisen und Auslandsaufenthalte sind in den allermeisten Unternehmen mittlerweile
an der Tagesordnung. Das Spektrum ist dabei groß und reicht von Tagesreisen über mehrere
Monate dauernde Projekteinsätze bis zu mehrjährigen Entsendungen von Mitarbeitern.
Solche Geschäftsreisen und Auslandsaufenthalte bergen für die reisenden Arbeitnehmer
vielfältige Risiken: So können Mitarbeiter im Ausland erkranken, sie sind in Unfälle verwickelt,
werden Opfer von Kriminalität oder gar terroristischer Anschläge.
Obwohl insbesondere die Häufung von Terroranschlägen in Europa und neuartige Viren,Inhalt
und Umfang von „Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen“ in das Blickfeld vieler Travelmanager
gebracht haben, zeigen Praxisstudien, dass sich viele Arbeitnehmer auf Reisen noch immer
„alleine gelassen“ fühlen. Dies überrascht insofern, als die Arbeitgeber bei Verstößen gegen
Fürsorgepflichten den betroffenen Mitarbeitern gegenüber zum Schadensersatz verpflichtet
sind. Mindestens genauso schwer wiegen in Zeiten des „war for talents“ die sich aus
Fürsorgepflichtverletzungen ergebenden Imageschäden und negative Auswirkungen auf das
Betriebsklima.
Dieser „Quickcheck“ ist inhaltlich dreigeteilt: Nach Darstellung der wichtigsten
Rechtsgrundlagen folgen eine Darstellung und Erläuterung von Maßnahmen, die Unternehmen
vor, während und nach einer Geschäftsreise beachten sollten. Zum Abschluss findet sich eine
kurze und übersichtliche Checkliste, anhand der eine Selbstprüfung stattfinden kann.
1. Rechtslage rund um Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen
Im deutschen Recht existiert leider keine alles umfassende Norm, die Fürsorgepflichten bei
Geschäftsreisen zum Inhalt hätte. Stattdessen findet sich eine Vielzahl privat- und öffentlich-
rechtlicher Vorschriften, die genau diese zum Gegenstand haben.
Warum darf ein Arbeitgeber Mitarbeiter überhaupt auf eine Geschäftsreise schicken?
Arbeitgeber sind aufgrund des sogenannten Weisungsrechts befugt, Geschäftsreisen
anzuordnen. In Anlehnung an §106 GewO versteht man hierunter allgemein das Recht eines
Arbeitgebers, die arbeitsvertraglichen Rechte und Pflichten im Einzelnen festzulegen.
Es handelt sich hierbei um ein einseitiges Recht, d.h. der Arbeitgeber muss bei der Anordnung
einer Geschäftsreise nicht die Zustimmung des Mitarbeiters einholen. Seine Grenze findet das
Weisungsrecht in höherrangigen Rechtsquellen und hier insbesondere im Arbeitsvertrag,
geltenden Tarifverträgen oder einschlägigen Gesetzen. Wäre dort also eine Regelung über
Reisen getroffen bzw. einschlägig, würde das Weisungsrecht hierdurch eingeschränkt.
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 4
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
Woraus ergeben sich die Fürsorgepflichten des Arbeitgebers gegenüber Mitarbeitern?
Zunächst unterscheidet man sogenannte Haupt- und Nebenpflichten eines Arbeitsvertrags. Zu
den Hauptpflichten der Arbeitnehmer zählt das Leisten der vereinbarten Dienste und auf Seiten
der Arbeitgeber das Zahlen des vertraglich zugesagten Lohnes. Daneben existieren für beide
Seiten zusätzlich Nebenpflichten. Hierunter fallen auf Seiten der Arbeitgeber die Fürsorge- und
Schutzpflichten und auf Seiten der Arbeitnehmer deren Treuepflichten.
Gesetzliche Regelungen, wodurch die Fürsorgepflichten mit Leben gefüllt werden, finden sich
zunächst an verschiedenen Stellen im BGB. So legt beispielsweise § 618 BGB konkrete Inhalte
fest, indem er Arbeitgeber verpflichtet, Räume und Gerätschaften so einzurichten, dass
Arbeitnehmer möglichst hieraus keinen Schaden nehmen. Daneben ist im BGB insbesondere
§ 241 Abs. 2 BGB von Bedeutung, da er den Vertragsparteien allgemein die Pflicht auferlegt,
auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Vertragspartners Rücksicht zu nehmen.
Der wenig konkrete Begriff der „Rücksichtnahme“ in der Generalklausel des § 241 Abs. 2 BGB
wird durch zahlreiche öffentlich-rechtliche Vorschriften des Arbeitsschutzes mit Leben gefüllt,
d.h. die öffentlich-rechtlichen Normen definieren, was Arbeitgeber zum Schutz ihrer Mitarbeiter
zu unternehmen haben. Zu nennen sind in diesem Zusammenhang insbesondere Normen des
Arbeitsschutzgesetzes (ASchG), der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge
(ArbmedVV), des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) und des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG).
Darf ein Arbeitgeber Fürsorgepflichten Mitarbeitern gegenüber gänzlich ausschließen?
Fürsorgepflichten können nicht vollständig durch den Arbeitgeber ausgeschlossen werden.
Gleichwohl kann es zulässig sein, für einzelne Aspekte mit dem Mitarbeiter eine abweichende
Regelung zu vereinbaren.
Falls eine abweichende Regelung beabsichtigt und diese vom Arbeitgeber vorgefertigt wird, ist
im Vorfeld zunächst zu prüfen, ob dies AGB-konform geschieht. Hier ist insbesondere darauf
zu achten, dass keine unangemessene Benachteiligung des Mitarbeiters gemäß § 307 BGB
vorliegt. Daneben dürfen die Abweichungen nicht gegen die öffentlich-rechtlichen Vorschriften
des Arbeitsschutzes verstoßen.
Welche Konsequenzen hat es für den Arbeitgeber, wenn er gegen die Fürsorgepflichten
verstößt?
Arbeitgeber müssen die Fürsorgepflichten immer beachten. Kommt es zu einer Verletzung
dieser Pflichten durch den Arbeitgeber, stehen dem Mitarbeiter bei Vorliegen der jeweiligen
Voraussetzungen verschiedene Rechte zu.
Ein betroffener Mitarbeiter kann bei einer Verletzung der Fürsorgepflicht zunächst ein
sogenanntes Zurückbehaltungsrecht an seiner Arbeitsleistung gemäß § 273 BGB geltend
machen, d.h. er muss nicht zur Arbeit erscheinen und hat weiterhin Anspruch auf Fortzahlung
seines Lohnes.
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 5
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
Ist ihm daneben ein Schaden entstanden, kann er Ersatz des Schadens gemäß § 280 Abs. 1
BGB verlangen. Der Arbeitgeber kann dabei den Geschädigten nicht unter Hinweis auf das
Fehlverhalten einzelner Kollegen an diese verweisen, da ihm deren Verschulden nach § 278
Abs. 1 BGB zugerechnet wird. Auch Ansprüche nach dem Recht der unerlaubten Handlung
gemäß § 823 BGB sind in diesem Zusammenhang möglich.
Besonders schwere Verletzungen von Fürsorgepflichten können eine außerordentliche
Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch den Mitarbeiter rechtfertigen.
Unter Umständen kann die Fürsorgepflichtverletzung auch strafrechtliche Konsequenzen nach
sich ziehen. In solchen Fällen ist genau zu prüfen, gegen wen sich die Konsequenzen richten.
Üblicherweise sind dies die Personen, die für die Einhaltung der Pflichten verantwortlich sind
und ggfs. die Geschäftsführung bzw. der Vorstand der Gesellschaft oder die Gesellschafter
einer Personengesellschaft wie z.B. einer OHG oder KG.
Wo endet die Verantwortlichkeit des Arbeitgebers?
Die Verantwortung von Arbeitgebern und Mitarbeitern ist geteilt. Die Verantwortlichkeit des
Arbeitgebers ergibt sich aus seiner Möglichkeit, Geschäftsreisen durch sein Weisungsrecht
anzuordnen und die des Arbeitnehmers resultiert aus der Verantwortung für die eigene
Sicherheit und Unversehrtheit vor Ort.
So kann der Umfang der Fürsorgepflichten nur solche Interessen des Arbeitnehmers
umfassen, die für das Arbeitsverhältnis und den Auslandseinsatz relevant sind. Die
Fürsorgepflicht ist also keine „allgemeine Hängematte“ für den Mitarbeiter. Sie erstreckt sich
also z.B. nicht auf private Freizeitaktivitäten vor Ort.
Auch Vorfälle, die unter das sogenannte „allgemeine Lebensrisiko“ fallen, werden nicht von der
Fürsorgepflicht umfasst. Wird der Mitarbeiter also vor Ort auf dem Nachhauseweg Opfer eines
Taschendiebstahls, zieht dies nicht automatisch eine Haftung des Arbeitgebers nach sich, da
dies auch in Deutschland passieren kann.
Schließlich entfällt eine Haftung des Arbeitgebers dann, wenn der Mitarbeiter ein Verhalten an
den Tag legt, das gegen den „common sense“ verstößt, er also z.B. mit schwerem
Goldschmuck ärmere Gegenden im Ausland aufsucht und dort Opfer eines Raubüberfalls wird.
Da dies einzig dem Verantwortungsbereich des Mitarbeiters zuzurechnen ist, ist eine Haftung
des Arbeitgebers ausgeschlossen.
2. Inhalt der Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen im Einzelnen
Eine detaillierte Darstellung aller zu beachtenden Merkmale würde den Rahmen dieses
Leitfadens sprengen und nicht alle Maßnahmen sind abhängig vom Reiseziel angezeigt. Im
Folgenden werden daher die wichtigsten Punkte der Fürsorgepflicht dargestellt. Es hat sich
bewährt, diese in die relevanten Pflichten vor, während und nach der Geschäftsreise zu
unterteilen.
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 6
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
2.1. Pflichten im Vorfeld der Reise
Ist der Mitarbeiter gesundheitlich in der Lage, die Reise anzutreten?
Bei Reisen von Mitarbeitern ist grundsätzlich eine gesundheitliche Eignungsprüfung
vorzunehmen und auf den ggfs. erforderlichen Impfschutz hinzuweisen. Bei Reisen in Länder
„mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen“ ist nach der
ArbmedVV eine arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung zu veranlassen. Als Länder mit
besonderen klimatischen Belastungen gelten jene, die geografisch zwischen dem 30. Grad
nördlicher und südlicher Breite liegen.
Den Mitarbeiter trifft in diesem Zusammenhang eine Offenbarungspflicht in Bezug auf
Krankheiten, die eine Tätigkeit in dem betroffenen Land unmöglich erscheinen lassen, z.B. eine
Unverträglichkeit mit der erforderlichen Malariaprophylaxe bei einem geplanten Einsatz in
Zentralafrika.
Benötigt der Mitarbeiter Sicherheitsinformationen oder ein Sicherheitstraining?
Abhängig vom Reiseland umfasst die Fürsorgepflicht das Bereitstellen von sicherheits-
relevanten Informationen für den Mitarbeiter. Neben Geschäftspartnern vor Ort, TMCs und
speziellen Sicherheitsdienstleistern kann hier insbesondere das Auswärtige Amt als Quelle
herangezogen werden. Die vom Auswärtigen Amt zur Verfügung gestellten Informationen
lassen sich in die folgenden drei Gruppen einteilen:
Neben der Onlineversion stellt das Auswärtige Amt sämtliche Informationen auch über die
eigens entwickelte App „Sicher Reisen“ zur Verfügung.
Bei Reisen in Länder mit Sicherheitsrisiken und/oder längeren Auslandsaufenthalten sollten
Mitarbeiter auch in den von den Botschaften zur Verfügung gestellten „Ausländerlisten“
registriert werden. Dies erleichtert im Krisenfall die Kommunikation.
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 7
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
Ebenfalls kann abhängig von der Gefährdungslage im Reiseland ein Sicherheitstraining oder
gar ein Personenschutz vor Ort ratsam sein. Spätestens mit einer vom Auswärtigen Amt
ausgesprochenen Reisewarnung sollten jedoch keine Mitarbeiter mehr in das entsprechende
Land reisen.
Darf ein Mitarbeiter in privaten Wohnungen übernachten und private
Mitfahrgelegenheiten nutzen?
Insbesondere Vielreisende haben z.T. spezielle Wünsche was Unterbringungsarten oder
Transportmittel anbetrifft. So wünschen beispielsweise vermehrt Geschäftsreisende die
Unterbringung in Privatwohnungen oder den Transport über privat vermittelte Fahrer, z.B. via
Uber. Während diese Wünsche aus Sicht der Mitarbeiter durchaus verständlich erscheinen,
stellen sich aus Fürsorgepflichtaspekten dabei Fragen, die es im Vorfeld zu beantworten gilt.
So müssen Geschäftshotels beispielsweise vor ihrer Eröffnung zahlreiche Tests in Bereichen
wie Brandschutz oder Hygiene bestehen, während private Vermieter dies nicht tun müssen und
eine Taxilizenz erfordert in nahezu allen Ländern einen speziellen Fähigkeitsnachweis, den
private Fahrer in der Regel nicht besitzen.
Insofern sollten Arbeitgeber destinationsbezogen eine Risikogegenüberstellung von
„althergebrachten“ Unterkunfts- und Transportarten zu solchen der Sharing Economy
vornehmen und im Anschluss Regelungen über die Nutzung von Diensten der Sharing
Economy erlassen und in ihren Reiserichtlinien niederlegen.
Ist ein spezielles Kulturtraining vonnöten?
Neben den wirtschaftlichen Vorzügen durch ein besseres Verständnis kultureller
Besonderheiten kann ein Kulturtraining auch helfen, Straftaten im Reiseland zu vermeiden.
Insbesondere in Ländern mit unterschiedlicher religiöser Tradition sind mitunter Gesetze in
Kraft, die unserem aufgeklärten Verständnis zuwiderlaufen. So kann z.B. der öffentliche
Genuss von Alkohol oder der Besitz bereits geringster Mengen von Cannabis in manchen
Ländern drakonische Strafen nach sich ziehen und Berichte über Verhaftungen von
Homosexuellen sind regelmäßig der Presse zu entnehmen.
Steht das Unternehmen dem Mitarbeiter mit „Rat und Tat“ bei der Vorbereitung zur Seite
und ist die Familie bei der Planung zu berücksichtigen?
Der Arbeitgeber ist bei Geschäftsreisen verpflichtet, den Mitarbeiter bei der Beschaffung eines
Visums soweit wie möglich zu unterstützen und die erforderlichen Kosten zu tragen. Bei
längeren Auslandsaufenthalten oder Entsendungen ist an Unterstützung in Form von
Erkundungsreisen und Hilfe bei der Wohnungssuche zu denken. Daneben ist bei Bedarf eine
Rechts- und Steuerberatung anzubieten, z.B. wenn der Mitarbeiter ein selbstgenutztes
Eigenheim finanziert hat und dieses nun während seines Auslandsaufenthaltes vermieten
möchte. Falls der Mitarbeiter Familie hat, muss diese in die Planungen miteinbezogen werden
und Unterstützung bei der Kindergarten- oder Schulsuche ist zu gewähren.
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 8
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
Im Reise- bzw. Entsendeland ist daneben praktische Unterstützung beim Aufbau einer
Infrastruktur, also z.B. bei der Eröffnung eines Bankkontos oder dem Abschluss eines
Mobilfunkvertrags, zu leisten.
Gelten für Führungskräfte Besonderheiten?
Durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) werden
Unternehmensleitungen verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um den Fortbestand des
Unternehmens sicherzustellen.
In Bezug auf Geschäftsreisen heißt dies, dass somit Regelungen erlassen werden sollten, die
festlegen, welche Führungskräfte zusammen und welche nur getrennt einen Flug antreten
dürfen. Unternehmen, die in Krisengebieten tätig sind, sollten darüber hinaus Regeln erlassen,
welche Führungskräfte zusammen in solche Länder reisen dürfen und welche nicht.
Ergänzend sind hierbei auch die Vorgaben einer eventuell bestehenden Unfallversicherung für
Führungskräfte zu berücksichtigen.
2.2. Pflichten während der Reise
Besteht ausreichender Versicherungsschutz?
Der Arbeitgeber muss für die gesamte Reisedauer einen den inländischen Verhältnissen
entsprechenden Versicherungsschutz gewährleisten. Kranken-, Unfall- und
Haftpflichtversicherung sind somit empfehlenswert. Allgemeingültige Aussagen über den
genauen Inhalt der erforderlichen Versicherungen sind sehr schwierig, da dieser stark vom
Reiseland und möglichen Rechtsabkommen der Länder untereinander abhängt. So können für
bestimmte Reiseländer wie z.B. die USA erhöhte Haftpflichtsummen ratsam sein, da hier
andere und weitaus großzügigere Schadensersatzregelungen gelten als in Deutschland.
Privat abgeschlossene Versicherungen des Arbeitnehmers werden regelmäßig nicht zu einer
Freistellung des Arbeitgebers führen, da die Versicherungsgesellschaften aufgrund der
beruflichen Veranlassung der Reise den Arbeitgeber regelmäßig in Regress nehmen werden.
Aufgrund der Komplexität der Materie und zahlreicher nationaler Gesetze, EU-Rechtsakte
sowie internationaler Abkommen ist das Einschalten spezialisierter Versicherungsberater
empfehlenswert.
Ist eine ausreichende Notfallhilfe gewährleistet?
Der Arbeitgeber muss während der Reise eine ausreichende Notfallhilfe gewährleisten. Diese
kann er selbst oder durch spezialisierte Dienstleister sicherstellen.
So sollte der Arbeitgeber zunächst eine rund um die Uhr besetzte Notfalltelefonnummer
bereithalten, unter der reisende Mitarbeiter bei Bedarf Hilfe anfordern können. Die hierfür in der
Praxis häufig verwendeten Telefonnummern der Personalabteilung, des Empfangs oder der
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 9
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
„Chefsekretärin“ genügen spätestens dann nicht mehr den Anforderungen, wenn es sich um
Reisen in andere Zeitzonen handelt und hier bürobedingt Unerreichbarkeiten auftreten können.
Daneben gibt es mittlerweile einfach zu handhabende Programme und Apps, um Mitarbeiter im
Ausland zu orten. Diese geben Arbeitgebern die Möglichkeit, unmittelbar nach Bekanntwerden
eines Unglücks oder eines Terroranschlags zu überprüfen, wo sich ein reisender Mitarbeiter
befindet und ob dieser unversehrt geblieben ist. Arbeitgeber, die über die Einführung solcher
Technologien nachdenken, müssen – sofern vorhanden – den Betriebsrat involvieren, da es
sich hierbei gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG um technische Einrichtungen handelt, mit denen
das Verhalten von Mitarbeitern überwacht werden kann. Daneben ist bei solchen
Anwendungen immer auch geltendes Datenschutzrecht zu beachten, sodass auch der
betriebliche Datenschutzbeauftragte vor der Einführung eines solchen „Tracking-Systems“ mit
einzubeziehen ist.
Neben der bloßen Erreichbarkeit für reisende Mitarbeiter und ggfs. deren Ortung sind darüber
hinaus Prozesse und klare Verantwortlichkeiten zu definieren, die bei Problemen oder Notfällen
zum Tragen kommen. Wer informiert die Familie? Wer nimmt ggfs. Kontakt mit den Behörden
im In- und Ausland (Auswärtiges Amt) auf? Wer kümmert sich um versicherungsrechtliche
Fragen und wer organisiert eine eventuell medizinisch erforderliche Rückführung des
Mitarbeiters? Wer koordiniert die verschiedenen Aktivitäten? Dies sind nur einige Punkte, die in
diesem Zusammenhang einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen werden müssen.
2.3. Pflichten nach der Reise
Die Fürsorgepflichten enden nicht notwendigerweise mit dem Abschluss der Rückreise. So
müssen sich Mitarbeiter, die sich über einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten in Ländern „mit
besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen“ aufgehalten haben, nach
der ArbmedVV einer vom Arbeitgeber zu zahlenden Nachsorgeuntersuchung unterziehen,
worauf dieser auch hinzuwirken hat.
Daneben umfassen die Fürsorgepflichten nach längeren Auslandsaufenthalten oder
Entsendungen auch die Unterstützung bei der Wiedereingliederung der Mitarbeiter in das
Unternehmen. So muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass der Mitarbeiter von in der
Zwischenzeit in Kraft getretenen Betriebsvereinbarungen und Änderungen in
Unternehmensabläufen Kenntnis erhält.
3. Verankerung der Fürsorgepflichten im Unternehmen
Es empfiehlt sich, die Maßnahmen zur Umsetzung der Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen in
den Reiserichtlinien schriftlich festzuhalten. Hierdurch finden sich alle eine Geschäftsreise
betreffenden Regularien von der Planung, Beschaffung, Abwicklung und Abrechnung an einer
Stelle.
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 10
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
Welche Gremien hierbei einzuschalten sind, hängt von der rechtlichen Konstruktion der
Reiserichtlinien ab. Spezielle Regularien in Bezug auf Führungskräfte finden sich häufig in den
Geschäftsordnungen des Vorstandes oder der Geschäftsführung.
4. Kurzempfehlungen
Die unten stehenden Kurzempfehlungen sollen dabei helfen, die erforderlichen Schritte zu
strukturieren. Einzelheiten zu diesen Punkten finden sich im „Quickcheck“.
Strategische und prozessuale Überlegungen oder „Wie gehe ich vor?“
Aufnehmen und Dokumentieren des IST-Zustandes als Startpunkt weiterer
Überlegungen
Analyse und Bewerten der für das Unternehmen relevanten Reiseländer
Analyse und Bewerten relevanter Risiken für Mitarbeiter des eigenen Unternehmens in
diesen Ländern
GAP Analyse, um Lücken beim Erfüllen der Fürsorgepflichten zu identifizieren
Erstellen eines konkreten Maßnahmenplans, um Fürsorgepflichten zu erfüllen
Einbeziehen des Betriebsrates und des Datenschutzbeauftragten sowie anderer
Abteilungen, z.B. Personal, Recht, Revision, Travel Management, Kommunikation/PR
Änderung, Ergänzung der Reiserichtlinien
Inhaltliche Überlegungen oder „Was ist zu tun?“
Einführen eines Risikomanagementsystems
o mit einem professionellen Informationsmanagement zu gesundheitlichen und
sicherheitsrelevanten Fragen der Mitarbeiter
o mit klaren Verantwortlichkeiten und Prozessen
Prüfen des Bedarfs von weltweit agierenden Fachdienstleistern aus den Bereichen
Traveller-Security und Medical Assistance inklusive technischer Hilfsmittel
Prüfen des weltweiten Versicherungsschutzes durch spezialisierte Experten; bei Bedarf
Anpassen der Deckungshöhen
Hinweis
Den nachfolgenden Quickcheck können Sie auch als ausfüllbares Word-Dokument
herunterladen.
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 11
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
5. 50 Fragen Quickcheck
I. Fürsorgepflichten vor der Reise
1. Gesundheitliche Eignungsprüfung Ja Nein
1.1 Ist Ihnen der Inhalt der ArbmedVV bekannt? ☐ ☐
1.2 Reisen Mitarbeiter Ihres Unternehmens in Gegenden „mit besonderen
klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen“? ☐ ☐
1.3 Falls ja, kennen Sie die Verpflichtung, Mitarbeiter in solchen Fällen einer
arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung zu unterziehen? ☐ ☐
1.4 Hat Ihr Unternehmen Kontakt zu einem Arbeitsmediziner? ☐ ☐
1.5 Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor Reisen über ggfs. erforderliche
Impfungen? ☐ ☐
1.6 Verfügen Sie über die Kontaktdaten eines Tropenmediziners oder eines
tropenmedizinischen Instituts? ☐ ☐
1.7 Fragen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv nach Erkrankungen, die einer
Geschäftsreise entgegenstehen? ☐ ☐
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 12
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
2. Sicherheitsinformationen Ja Nein
2.1 Reisen Mitarbeiter Ihres Unternehmens in Gegenden mit erhöhtem
Sicherheitsrisiko? ☐ ☐
2.2 Falls ja, stellen Sie diesen Mitarbeitern Informationen über die
Sicherheitslage zur Verfügung? ☐ ☐
2.3 Beziehen Sie Ihre Informationen aus aktuellen und zuverlässigen Quellen
(z.B. Auswärtiges Amt, spezielle Dienstleister)? ☐ ☐
2.4 Überprüfen Sie regelmäßig, ob Informationen zu diesen Ländern
aktualisiert wurden? ☐ ☐
2.5 Kennen Sie die Unterschiede zwischen Reisehinweis, Sicherheitshinweis
und Reisewarnung? ☐ ☐
2.6 Empfehlen Sie Ihren Mitarbeitern die App „Sicher Reisen“ des Auswärtigen
Amtes? ☐ ☐
2.7 Bieten Sie bei Bedarf Mitarbeitern, die in Krisengebiete reisen müssen, ein
Sicherheitstraining an? ☐ ☐
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 13
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
3. Spezielle Kulturinformationen Ja Nein
3.1 Reisen Mitarbeiter Ihres Unternehmens regelmäßig in Regionen mit
unterschiedlichem kulturellen/religiösen Hintergrund? ☐ ☐
3.2 Falls ja, haben Sie bereits einmal ein spezielles „Kulturtraining“ für diese
Region in Erwägung gezogen? ☐ ☐
3.3 Stellen Sie bestimmte Informationen über besondere kulturelle
Hintergründe und daraus resultierende Regeln zur Verfügung? ☐ ☐
3.4 Ist Ihnen bewusst, dass ein Kulturtraining Straftaten eines Mitarbeiters in
dem Reiseland verhindern kann? ☐ ☐
4. Auswahl der Leistungsträger Ja Nein
4.1 Spielen Sicherheitsaspekte bei den von Ihnen unter Vertrag genommenen
Leistungsträgern (Hotels, Transfers) eine Rolle? ☐ ☐
4.2 Äußern Mitarbeiter den Wunsch, Wohnungen über z.B. Airbnb oder private
Fahrdienste wie z.B. Uber zu buchen? ☐ ☐
4.3 Falls ja, ist dies nach den geltenden Reiserichtlinien Ihres Unternehmens
zulässig? ☐ ☐
4.4 Falls ja, haben Sie mögliche Risiken bei der Entscheidung über die
Zulässigkeit von Sharing-Economy-Diensten mit einbezogen? ☐ ☐
4.5
Falls nein, haben Sie die Risiken bei der Nutzung von Sharing-Economy-
Diensten denen der herkömmlichen Leistungsträger (Hotel, Taxi)
gegenübergestellt und bewertet?
☐ ☐
4.6 Haben Sie den Datenschutzbeauftragten vor der Nutzung solcher Dienste
zu Rate gezogen? ☐ ☐
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 14
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
5. Besonderheiten für Führungskräfte Ja Nein
5.1 Gibt es in Ihrem Unternehmen spezielle Reiserichtlinien für Führungskräfte? ☐ ☐
5.2 Gibt es Nachfolgeregelungen für die wichtigsten leitenden Funktionen in
Ihrem Unternehmen? ☐ ☐
5.3 Gibt es Regelungen darüber, wer mit wem gemeinsam einen Flug antreten
darf? ☐ ☐
5.4 Gibt es Regelungen darüber, wer mit wem gemeinsam in ein Gebiet mit
Sicherheitsrisiken reisen darf? ☐ ☐
6. Administrative Hilfe Ja Nein
6.1 Stellen Sie Mitarbeitern vor längeren Auslandsaufenthalten oder
Entsendungen spezielle, länderspezifische Informationen bereit? ☐ ☐
6.2 Bietet Ihr Unternehmen in solchen Fällen „Erkundungsreisen“, ggfs.
zusammen mit der Familie des Mitarbeiters an? ☐ ☐
6.3 Gewährt Ihr Unternehmen bei Bedarf (z.B. Wohneigentum des Mitarbeiters)
eine Rechts- und Steuerberatung? ☐ ☐
6.4 Bietet Ihr Unternehmen Unterstützung bei der Wohnungssuche, dem
Einrichten eines Bankkontos z.B. durch eine Relocation-Agentur an? ☐ ☐
6.5 Erstreckt sich diese Hilfe auch auf die Suche nach einer Schule/einem
Kindergarten für die Kinder des Mitarbeiters? ☐ ☐
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 15
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
II. Fürsorgepflichten während der Reise
1. Informationen über reisenden Mitarbeiter Ja Nein
1.1 Können Sie zu jeder Zeit den Reiseplan des Mitarbeiters abrufen und
erkennen, wo er sich hiernach aufhalten sollte? ☐ ☐
1.2 Haben Sie zu jeder Zeit Zugriff auf die wesentlichen Kontaktmöglichkeiten
des reisenden Mitarbeiters? ☐ ☐
1.3 Denkt Ihr Unternehmen über die Einführung eines „Trackingsystems“ nach,
um den aktuellen Aufenthalt von Mitarbeitern sofort ermitteln zu können? ☐ ☐
1.4 Falls ja, haben Sie an das Einbeziehen des Betriebsrates und des
betrieblichen Datenschutzbeauftragten gedacht? ☐ ☐
2. Versicherungsschutz Ja Nein
2.1 Hat Ihr Unternehmen spezielle Versicherungen, z.B. Unfall-, Kranken- und
Haftpflichtversicherungen, für reisende Mitarbeiter abgeschlossen? ☐ ☐
2.2 Falls ja, lassen Sie regelmäßig die Versicherungspolicen von spezialisierten
Experten überprüfen? ☐ ☐
2.3 Passen Sie den Umfang der Versicherungen bei besonderen Gefahrenlagen
entsprechend an? ☐ ☐
2.4
Stehen Ihre Reiserichtlinien im Einklang mit den Bedingungen speziell
abgeschlossener Versicherungen, z.B. der Führungskräfte-
Unfallversicherung?
☐ ☐
2.5 Erstrecken sich die Policen auch auf etwaig mitreisende Ehepartner und
Kinder? ☐ ☐
VDR-Arbeitsvorlage © Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 16
VDR-Kurzleitfaden und Quickcheck Fürsorgepflichten
3. Rat und Tat Ja Nein
3.1 Kann der reisende Mitarbeiter bei Problemen jederzeit mit Ihnen Kontakt
aufnehmen? ☐ ☐
3.2 Steht diese Kontaktmöglichkeit auch außerhalb der bei uns geltenden
Bürozeiten und am Wochenende zur Verfügung? ☐ ☐
3.3 Haben Sie verantwortliche Personen für gemeldete Notfälle im Unternehmen
definiert? ☐ ☐
3.4 Haben Sie genaue Prozesse in Ihrem Unternehmen definiert, die bei
gemeldeten Notfällen zum Tragen kommen? ☐ ☐
III. Fürsorgepflichten nach der Reise
1. Wiedereingliederung Ja Nein
1.1
Werden Mitarbeiter Ihres Unternehmens nach längerem Aufenthalt in
Regionen „mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektions-
gefährdungen“ der nach ArbmedVV vorgeschriebenen Nachsorge-
untersuchung unterzogen?
☐ ☐
1.2
Unterstützt Ihr Unternehmen bei längeren Aufenthalten den Mitarbeiter bei
der Wiedereinreise (Auflösung des Hausstandes im Ausland und
Rücktransport nach Deutschland)?
☐ ☐
1.3 Informiert Ihr Unternehmen den „Rückkehrer“ über veränderte Abläufe im
Unternehmen? ☐ ☐
1.4 Informiert Ihr Unternehmen den „Rückkehrer“ über veränderte
Betriebsvereinbarungen im Unternehmen? ☐ ☐
Bitte beachten Sie, dass das Kopieren und/oder die Weitergabe dieses Papieres an Personen außerhalb Ihres Unternehmens sowie die Veröffentlichung nur nach Rücksprache mit dem Verband Deutsches Reisemanagement e.V. zulässig sind. Bei Zuwiderhandlung behält sich der Verband rechtliche Schritte vor.