Kontoauszüge/HÜL

Allgemeine Erläuterungen Konkrete Musterbuchungen

Einzelfragen

I. Allgemeine Erläuterungen

• 1. Buchungsarten als Buchungssprache • 2. Haushaltsgrundsätze/Grundsätze ordnungsgem.

Buchführung • 3. Teil des Staatshaushaltes • 4. Bewirtschaftungsbefugnis • 5. Staatliche Mittel/Drittmittel • 6. Aufbau des Staatshaushaltes • 7. Interne Buchungssystematik, Abbildung der Gliederung der Universität • 8. Wie kommt eine Buchung zustande? • 9. Buchungsarten innerhalb der Kameralistik • 10. Buchungskurzbezeichnungen im fsv • 11. Aufbau Kontenauszüge zu Kostenstellen (HH)

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II. Konkrete Einzelfallbetrachtungen zu Musterkostenstellen

• Allgemeine Lehrstuhlkostenstelle 51 79 00 73 „Lehrstuhlkonto“ zur Abwicklung von Staatl. Haushaltsmitteln durch Universitäts- bzw. Fakultätszuweisung • Drittmittelkostenstelle 51 79 00 72

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I. Allgemeine Erläuterungen 1. Buchungsarten als „Buchungssprache“

• Doppik Kaufmännische Buchführung Industrielles Rechnungs- wesen Abbildung des wirtschaftl. Erfolges Zeitl. Abgrenzung Buchungssysteme z.B. SAP, Lexware, Datev

• Kameralistik Staats- und Körper- schafts(rechnungs-) wesen (öffentl. Recht) Erfüllungsrechnung Anfall Buchungssystem der UA HIS fsv – mbs (Mittelbewirtschaftungssystem)

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I. Allgemeine Erläuterungen 2. Haushaltsgrundsätze/Grundsätze ordnungsgem. Buchführung (Auszüge)

Klarheit, Wahrheit und Übersichtlichkeit Bruttoprinzip Keine Verrechnung zwischen Einnahmen und Ausgaben Ordnungsgem. Erfassung der Vorgänge – fortlaufend, vollständig, richtig Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden

Keine Buchung ohne Beleg Ein Sachverständiger Dritter kann anhand der Buchungsunterlage mit ihren Ausführungen und Erläuterungen die Buchung nachvollziehen

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I. Allgemeine Erläuterungen 3. Teil des Staatshaushaltes

Staatshaushalt Freistaat Bayern

Einzelplan 15 Bayerisches Staatsministerium für

Wissenschaft, Forschung und Kunst

Kapitel 15 23 Universität Augsburg

Sonstige, eigenständige Haushalte (öffentl. Recht) der Universität : - Körperschaftshaushalt (z.B. ehem.Studienbeiträge) - Stiftung der Universität Sonstige eigenständige Einrich- tungen zu Gunsten der Univer- sität (privatrechtl.): z.B. GdF

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I. Allgemeine Erläuterungen 4. Bewirtschaftungsbefungis

• Allgemeine Bewirtschaftungsbefugnis zum Kapitel 1523 durch sogen. „Kassenanschlag“

• Bis zum „Kassenanschlag“ ggfls. „Vorläufige Haushaltsführung“ mit eingeschränkter Bewirtschaftungsbefugnis auf Grundlage der Daten des Vorjahres

• (Einzelfallbezogene) Zuweisungen zur Bewirtschaftung des Haushalts aus anderen Kapiteln als 1523

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I. Allgemeine Erläuterungen 5. Staatl. Mittel /Drittmittel

• Staatliche Mittel Im Haushaltsplan veranschlagte Mittel, die aus Einnahmen (Steuern, Vermögensverwaltung, sonstige Einnahmen, Kredite) des Staates finanziert sind Kein Bank- oder Bartransfer

• Drittmittel Zuführung /Eigentumsübergang von anderen Rechtspersonen an die Universität (an den Freistaat Bayern) z.B. Stadt/Gemeinde, Bund, andere (Bundes-)Länder, EU, Privat, sonstige eigenständige Rechtspersonen z.B. Firmen, Vereine oder Stiftungen Immer Bank- oder Bartransfer an Staatsoberkasse oder sonstige Übergabe

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I. Allgemeine Erläuterungen 6. Aufbau des Staatshaushaltes

• Haushaltsplan als Teil des Haushaltsgesetzes (2-jährig) • Einzelpläne z.B. 01 Landtag, 04 Justiz, 05 Unterricht u. Kultus, 15 Wissenschaft Forschung und Kunst • Kapitel z.B. 15 01 BKWKM (ehem. WFKM), 15 23 Universität Augsburg, 15 17 Univ. Würzburg • Titel: Einnahmen und Ausgaben nach ihrem Entstehungsgrund Aufbau: ABC DE F Definition zu A (Hauptgruppe)(Auszug) 1 Verwaltungseinnahmen 2 Einnahmen aus Zuweisungen und Zuschüssen 4 Personalausgabe 5 Sächl. Verwaltungsausgaben 6 Ausgaben für Zuweisungen u. Zuschüsse 7 Baumaßnahmen 8 Sonstige Ausgaben für Investitionen BC und DE weitere Untergliederungen; F Kontrollziffer • Titelgruppe: Zusammenfassende Vereinnahmung oder Verausgabung zu versch. Titeln und ihren

jeweiligen Ansätzen. Aufbau: ABC DE F jedoch DE immer > 49

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I. Allgemeine Erläuterungen 6. Aufbau des Staatshaushaltes

Titelgruppen (Auszug): 51 Kapitalisierungserlöse 71 Zuweisungen des Bundes (Drittmittel) 72 Ausgaben aus Zuschüssen von Sonstigen (Drittmittel) 73 Lehre und Forschung 74 Forschungsverbund EKM 75 Erstmalige Einrichtung und Ausstattung 77 Betriebsausgaben der Fachbereiche und Laboratorien 79 Zentrum für Musik und Musikpädagogikzentrum 80 Ausgaben für Weiterbildung 81 Ausgaben zur Durchführung von Forschungs- und Entwicklungsaufträgen staatlicher Dienststellen außerhalb des Hochschulbereiches 91 Ausgaben für Sonderforschungsbereiche (Drittmittel) 92 Ausgaben sonstige Zuschüsse DFG (Drittmittel) 93 Ausgaben aus Zuschüssen der EU (Drittmittel) 96 Abwicklung der Studienzuschüsse (ehem. Studienbeiträge)

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I. Allgemeine Erläuterungen 7. Interne Buchungssystematik/Abbildung der Gliederung der Universität

• Fachbereiche und zentrale Betriebseinheiten 10 KTF 20 MNF 21 Physik 22 EKM 23 FAI 24 MRM 30 WiWi 40 Jura 50 PhilSoz 51 PhilHist 55 LMZ 8X versch. Zentr. Betriebseinheiten • Kostenstellen Haushalt Aufbau: AB CD EF GH (8-stellig) Definition: AB - Fachbereich bzw. Zentrale Betriebseinheit CD - laufende Nr. für Lehrstühle; Professuren oder sonstige weitere Unterteilung wobei 00 = Fachbereichsebene EF - weitere Untergliederungsmöglichkeit (insbes. bei weiteren Drittmittelprojekten GH - Titelgruppe zu der die Kst. zugeordnet ist

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I. Allgemeine Erläuterungen 8. Wie kommt eine Buchung zustande?

a) Bestätigung der Richtigkeit einer Rechnung Der oder die Begünstigte einer Lieferung oder Leistung zu der eine Rechnung eingegangen ist oder entspr. Beauftragte/r bestätigt die Richtigkeit der Lieferung oder Leistung und Rech- nung mit seiner/ihrer Unterschrift neben dem Stempel und füllt die Felder Kst. HH, Kostenart, Kst. KLR bzw. Kostenträger und ggfls. USt aus. Alle anderen Felder bleiben frei. Sie werden durch den formal zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Befug- ten vervollständigt. Die Unterlage wird an die zuständige Stelle (z.B. Beschaffung Investition Ref. III/2, lfd. Güter oder Sonstiges Ref. III/5 weitergeleitet. Bitte beachten Sie: Für Überweisungen ist die Angabe von BIC und IBAN (in Deutschland 22-stellig) zwingend erforderlich.

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I. Allgemeine Erläuterungen 8. Wie kommt eine Buchung zustande?

b) Feststellungsbefugnis Die sachliche und rechnerische Feststellung der Richtigkeit der für die Zahlung maßgeblichen Angaben, ihrer Anlagen und den begründenden Unterlagen erfolgt durch die zuständige Stelle und wird an Ref. III/3, Buchhaltung, weitergeleitet. Nur eine entsprechend festgestellte Anweisung wird verbucht, andere werden zurückgereicht. c) Buchung im fsv - mbs mit - automatisiertem Verfahren - per Muster EDVBK

d) Weitergabe der digitalen Daten (sogen. „DTA“ ) online und der Muster EDVBK per Post an die Staatsoberkasse Bayern in Landshut e) Einspielung der bzw. Verarbeitung der Muster im Kassensystem des Freistaats Bayern – Banktechn. Vollzug/Überweisung. Der Banktechnische Vollzug erfolgt nach (ca. 2 Tage) der Buchung im mbs

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I. Allgemeine Erläuterungen 8. Wie kommt eine Buchung zustande?

• f) abweichende Abwicklung von Personalkostenverbuchungen Personalkosten werden im mbs nur dann verbucht, wenn sie für eine Mittelbewirtschaftung benötigt werden. („Mittelbeschäftigte“ – z.B. Drittmittelbeschäftigte, (stud.) Hilfskräfte, teilw. befristet Beschäftigte) Unabhängig davon gilt für alle Besoldungs- oder Gehaltszahlungen der Universität Augsburg : Die Zahlung/der Banktransfer wird aufgrund der Anweisung der Personalabteilung durch das Landesamt für Finanzen abgewickelt. Die Gehalts- und Verbuchungsdaten werden Ref. III/3 vom Landesamt für Finanzen zur Verfügung gestellt. Die Zahlung erfolgt i.d.R. vor der Ver- buchung im mbs

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I. Allgemeine Erläuterungen 9. Buchungsarten innerhalb der Kameralistik

• Mittelverwaltungs-Buchungen („Sollbuchungen“)

- In welcher Höhe stehen Mittel zur Leistung von Ausgaben zur Verfügung?

- Keine Außenwirkung, kein kassen- und banktechnischer Vollzug

- Mittelverteilungsbuchungen innerhalb der Universität/Fakultäten

- Nur innerhalb einer Titelgruppe, nicht titelgruppenübergreifend

- Sollerhöhung/Mittelverstärkung -> zu Gunsten

• Ist-Buchungen - Einnahme- oder Ausgabebuchung

mit Außenwirkung (Ausnahme: Interne Umbuchung)

- Konkreter Titelbezug, nicht möglich auf Titelgruppenebene

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I. Allgemeine Erläuterungen 9. Buchungsarten

Einnahmetitel Ausgabetitel(1,2,3) (4,5,6,7,8,9)

Einnahme Ausgabe Einnahme AusgabeIst-Erhöhung Ist-Verringerung Ist-Verringerung Ist-Erhöhung

(Rotabsetzung) (Rotabsetzung)+ Buchung - Buchung - Buchung + Buchungzu Gunsten zu Lasten zu Gunsten zu Lasten

Ist-Buchungen

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I. Allgemeine Erläuterungen 9. Buchungsarten

• Interne Buchungen - Keine Abbildung in der

Staatshaushaltsrechnungslegung - Können nur universitätsintern

nachvollzogen werden Beispiele: Mittelverteilungsbuchungen aller Art, Interne Ist-Umbuchungen

• Externe Buchungen - Abbildung in der

Staatshaushaltsrechnungslegung - Übereinstimmung Staatshaushalt

und universitäre Buchungen Beispiele: Alle Ist-Einnahme und Ist-Ausgabebuchungen Externe Umbuchungen (Anmerkung: Externe Umbuchungen sind immer Ist-Buchungen)

vorrangige Bearbeitung

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I. Allgemeine Erläuterungen 10. Buchungskurzbezeichnungen im fsv

Jede Buchung enthält - auf den Titel bzw. die Titelgruppe bezogene

fortlaufenden Nummer (Hül-Nr.) - Verwendungszweck/ Grund - Buchungsbetrag - Buchungstag - Sachbearbeiterkürzel - Buchungskurzbezeichnung („Buch.-Art“) 18

I. Allgemeine Erläuterungen 10. Buchungskurzbezeichnungen im fsv

Buchungskurzbezeichnungen und ihr Bedeutung (in alphabetischer Reihenfolge) F Festlegung; Vormerkung/Reservierung für eine künftige Zahlung. Auflösung i.d.R. durch H-Buchung FA (Teil-)Auflösung einer Festlegung durch (Teil-)Wegfall einer Zahlungsverpflichtung FF Auslandszahlungsfestlegung FS Storno einer Festlegung G Geldeingangsbuchung GV Geldverteilungsbuchung; zu einem Einnahmetitel vereinnahmte Gelder werden zu einer Ausgabetitelgruppe/ zu einem Ausgabetitel weitergereicht und führen dort zu einer Ausgabeberechtigung H Ist-Buchung zu einer Einnahme (Sollstellung) oder Ausgabe HA Ist-Buchung zu einer Einnahme (Sollstellungsänderung) HE Erste Abschlagsbuchung HF H-Buchung zu einer direkten Auslandszahlung HFS Storno zu HF HG Ist-Buchung zu einer Einnahme mit gleichzeitigem Geldeingang HL Letzte Abschlagszahlung HS Storno einer H-Buchung HW Weiterer Abschlag MV Mittelverteilungsbuchung (höhere Buchungsebene gibt Mittel an untergliederte Buchungsebene weiter ( z.B. Fakultätsverteilung an die einzelnen Fak. –Kst.) SH Bereitstellung der Haushaltsansätze (z.B. Fakultätsjahreszuweisung) SR Ausgaberestebuchung; Guthabenbuchung des Vorjahres SUZ Soll-Umbuchung; Umschichtung von Guthaben einer Kostenstelle der selben Titelgruppe/des selben Titels (selten) SZ Sollzuweisung; Guthabenbuchung durch Einnahme-GV-Buchung oder Sonstige Zuweisung UA0/UA1 Umbuchungen; Entlastung einer Buchungsstelle bei gleichzeitiger entspr. Belastung einer anderen Buchungsstelle

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• Buchungskurzbezeichnungen und ihre Bedeutung- Darstellung nach Aufgabengruppen

• F Festlegung; Vormerkung/Reservierung für eine künftige Zahlung. Auflösung i.d.R. durch H-Buchung • FA Teilauflösung einer Festlegung durch (teilw.)Wegfall einer Zahlungsverpflichtung • FS Storno einer Festlegung • FF Auslandszahlungsfestlegung

• H Ist-Buchung zu einer Einnahme ohne gleichzeitigem Geldeingang (Sollstellung) oder Ausgabe • HA Ist-Buchung zu einer Einnahme (Sollstellungsänderung) • G Geldeingangsbuchung • HG Ist-Buchung zu einer Einnahme mit gleichzeitigem Geldeingang • GV Geldverteilungsbuchung; zu einem Einnahmetitel vereinnahmte Gelder werden zu einer

Ausgabetitelgruppe/zu einem Ausgabetitel weitergereicht und führen dort zu einer Ausgabeberechtigung • H Ist-Buchung einer Ausgabe oder zu einer Einnahme ohne gleichzeitigem Geldeingang (Sollstellung) • HS Storno einer H-Buchung • HE Erste Abschlagszahlung • HW Weitere Abschlagszahlung • HL Letzte Abschlagszahlung • HF Ist-Buchung zu einer direkten Auslandszahlung • HFS Storno zu HF

• UA0/ Umbuchungen; Entlastung einer Buchungsstelle bei gleichzeitig entspr. • UA1 Belastung einer anderen Buchungsstell

• SZ Sollzuweisung; Guthabenbuchung durch Einnahme-GV-Buchung oder Sonstige Zuweisung • SH Bereitstellung der Haushaltsansätze (z.B. Fakultätsjahreszuweisung) • SR Ausgaberestbuchung; Guthabenbuchung des Vorjahres • SUZ Soll-Umbuchung; Umschichtg. V. Guthaben von Kostenst. zu Kostenst. derselben Titelgruppe/desselben Titels

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I. Allgemeine Erläuterungen 11. Aufbau Kontenauszüge zu Kostenstellen

Gliederung:

a) Einnahmetitel (sofern vorhanden) b) Titelgruppe c) Einzeltitel der Titelgruppe Mitteleinstellung:

Immer auf Titelgruppenebene Zeitraum: Einzelbuchungen beschränken sich auf den in der Kopfspalte bezeichneten Zeitraum. Summenbildungen der Einzel- oder Titelgruppenkopfzeilen (eingerahmt – „Kontostand vom XX.XX.XXXX“) beziehen sich immer auf das gesamte Haushaltsjahr Beziehungen im Anzeigefeld „Kontostand vom XX.XX.XXXX“: Ansatz – Sperre + Sonstige Zuweisung = Aktuelles Soll Aktuelles Soll – Ausgabe – Festgelegt = Verfügbar Aktuelles Soll – Ausgabe = Verfügbar o.F.

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II. Konkrete Einzelfallbetrachtungen zu Musterkostenstellen

• Allgemeine Lehrstuhlkostenstelle 51 79 00 73 „Lehrstuhlkonto“ zur Abwicklung von Staatl. Haushaltsmitteln durch Universitäts- bzw. Fakultätszuweisung • Drittmittelkostenstelle 51 79 00 72 ------------------------------------------------------------- Die folgenden Seiten enthalten beispielhafte Darstellungen von - fsv-Auszügen zu Kostenstellen (HH) - QIS-fsv-Abfragen (www.zv.uni-augsburg.de/selbstbedienung -> Nr. 7 „QIS-Portal“)

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Diese Präsentation finden Sie unter www.zv.uni-augsburg.de/de/abt/abt3/ dort s. ->„Referat III/3“ -> „Anlage ….“ G.Landsbeck Ref. III/3 Universität Augsburg

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