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© 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH
Compliance konforme EDI Archivierung - Chance und kein
Risiko - ein Beispiel
MHP Business Solution EDI Compliant
Archive
Stefan Westhäußer und Carsten Weber | MHPBoxenstopp: 07.10.2014
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14.10.2014 2. Markt & Technik Summit Industrie 4.0 München
Einleitung
MHPBoxenstopp: MHP Business Solution EDI Compliant Archive
www.youtube.de/MHPProzesslieferant
TelKo Einwahlnummer Einwahlnummer Schweiz: +41 44 583 1925
Einwahlnummer Deutschland: +49 711 96 59 96 13
Teilnehmer PIN- Code: 42538759 mit Raute- Taste bestätigen
Weitere MHPBoxenstopps
Agenda
Wo Sie uns in 2014 auch finden können…
www.mhp.de/Events
www.mhp.com/de/events
Zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten.
14.10.2014 Customer Experience Design im Social CRM Die Relevanz des Einsatzes für den Customer Journey Prozess.
21.10.2014 SAP BW7.4 on HANA Beleuchtung der Integrationsmöglichkeiten in künftigen HANA
Strategien
21.10.2014 Ganzheitliche Modellierung Einsatz von Enterprise Architect in IT Projekten
www.mhp.com/de/events
13.00 – 13.10 Uhr Begrüßung Carsten Weber
13.10 – 13.45 Uhr Vortrag Stefan Westhäußer
13.45 – 14.00 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über Chatfunktion
im rechten Fenster Fragen einreichen.
www.slideshare.net/MHPInsights
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Ihre Gesprächspartner
Stefan Westhäußer
Manager
Business IT - Enterprise
Integr. & Proc. Orchestration
Carsten Weber
Associated Partner
Leitung Business Solutions
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Prozesse verbessern kann nur, wer sich im Detail auskennt.
Genauso wie im Großen und Ganzen.
Wir wissen aus Erfahrung,
wie man Ziele erreicht und dabei vorneweg fährt.
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Mieschke Hofmann und Partner (MHP)
A Porsche Company
Die Leistung
Management Consulting
System Integration
Application Management
Business Solutions
Business Solutions
Der Unterschied
Symbiose aus Prozess- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden
Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette
Technology
Services
Application
Mgmt.
Services
Product
Lifecycle
Mgmt.
Supply
Chain
Mgmt.
Production
& Opera-
tions Mgmt.
Customer
Relations
Mgmt.
Finance &
Controlling
Business
Intelligence
After
Sales
Retail
Mgmt.
Human
Resources
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MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen
Technology
Services
Application
Mgmt.
Services
Product
Lifecycle
Mgmt.
Supply
Chain
Mgmt.
Production
& Opera-
tions Mgmt.
Customer
Relations
Mgmt.
Finance &
Controlling
Business
Intelligence
After
Sales
Retail
Mgmt.
Human
Resources
BIOpS
BI Optimization
Solution
VisS
Visualization
Solution
TPS
Tailored Planning
Solution
TM P2E
Complaint
Management
PLM ERP
Integration
Freight Costs
Management
Inventory
Management
Supplier
Management
Orders on Hand/
Incoming Orders
CARBON HR Solution Accounting
Solution
BI Management
Solution
Translation
Management
EDI Solution FI/CO Template for
Automotive Dealer
Transportation
Management
for Automotive
Dealer
Performance
Management
Manufacturing
Solution
Lean Solution
Sales
Integration
Solution
SupM CompM
InvM OoH
FCM TRM
MFS
LeanS
SIS CARBON
FI/CO
DPM
HR
Correspondence
Solution
CorS
Talent
Management
TalM
AccS BIMS
EDIS GVM
Global VAT
Management
FCR
Factory Result
Calculation
SerS
Service-
management
Solution
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MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen
Technology
Services
Application
Mgmt.
Services
Product
Lifecycle
Mgmt.
Supply
Chain
Mgmt.
Production
& Opera-
tions Mgmt.
Customer
Relations
Mgmt.
Finance &
Controlling
Business
Intelligence
After
Sales
Retail
Mgmt.
Human
Resources
Prozessübergreifend
ContM
Contract
Management
ArchS
EDI Archiving
Solution
InMS
Interface
Monitoring
Solution
EDQ
Enterprise
Data Quality
BSC
Balanced
Scorecard
MobS
Mobile
Business
Solution
HANA
Real-time
Business
Solution
TestM
Test
Management
AutS
Automotive
Supplier
FMS
Fleet
Management
S&C
Security &
Compliance
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1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
4 Eine ambivalente Antwort
5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
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1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
4 Eine ambivalente Antwort
5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
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8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
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Mehrwert für den Nervenstrang im Lieferprozess und Verbindung
zwischen Management, Fachbereich und IT - nachhaltig
Business
Organisation
Anwendung
Infrastruktur & Betrieb
Ein Beratungspaket
basierend auf
Erfahrungen löst
Unsicherheiten und
zeigt Verbesserungs-
potenziale in Prozess
und IT
EDI
Compliance & Value
Assessment
Die System
übergreifende
Archivierung aller
Dokumente an
derselben Stelle wie
Ihre Papierbelege
EDI
Compliant Message
Archive EDI-Enabling Ihrer
Schnittstellen für die
Business Organisation
- benutzerfreundlich
und fokussiert auf
schnelle Reaktion
EDI
Business
Interface Monitor
Die 24/7 Betreuung
des EDI-Betriebs in
enger Zusammen-
arbeit mit der
Business/IT-Funktion
durch den Auto-
motive-Spezialisten
EDI
Application
Management
Ein erfahrenes Team
liefert die zukunfts-
fähige Gesamtlösung
für ihre Prozesse und
EDI-Kommunikation
mit ihren Geschäfts-
partnern
EDI
Total Process Delivery
1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
Visualisiertes
Geschäftsprozess-
management - für
den Fachbereich für
regelbasierende
Transparenz bis zum
Geschäftspartner
EDI
Business Process
Visualizer
NEU - INNOVATIV
Global EDI – eine
neuer Standard ver-
ändert Prozesse und
Organisation, führt
zu mehr Sicherheit
und reduziert die
Dokumentenvielfalt
EDI
Global EDI
Accelerator
CHANCE
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1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
4 Eine ambivalente Antwort
5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
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12
Issues in Data Quality,
Consistancy
Missing Guiding Procedure
„why does it take
so long “
Reaction mode „often, too late“
Uncertainty concerning
requirements „are we really compliant“
Fragmented resource/role
allocation on process
„insufficent
time for my
job“
Status for selected
control points only
available
„blindness“
„I have no idea“
Ein
gesc
hätz
te
Wic
hti
gkeit
Häufigkeit der Nennung
Modelling & Execution
disconnected
„media
discontinuity“
Identifizierte Pain Points
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
Ranking nach Wichtigkeit / Einschätzung
Gewichtung nach Häufigkeit der
Nennung innerhalb der Assessments
können wir tun? Was
Identifizierte Pain Points
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Issues in Data Quality,
Consistancy
Missing Guiding Procedure
„why does it take
so long“
Reaction mode „often, too late“
Uncertainty concerning
requirements
„are we really
compliant“
Fragmented resource/role
allocation on process
„insufficent time
for my job“
Status for selected
control points only
available
„blindness“
„I have no idea“
Modelling & Execution
disconnected „media discontinuity“
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
unserer Websession Im
Fokus
Ist dies ein Risiko für mein Unternehmen?
Oder vielleicht eine Chance?
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1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
4 Eine ambivalente Antwort
5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
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3 Eine provokative These
EDI kippt Gewinn und Verlustrechnung bei Mustermann AG – Steuerschätzung durchgeführt.
So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung ebenfalls lauten. Viele Steuerprüfer machen
inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001 geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln
nicht nachkommen und elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) nicht konform der
neuen Gesetzgebung archivieren. Die Schonfrist sei nun endgültig vorbei, wird häufig als Begründung für
das harte Vorgehen angeführt*).
*) Hinweis: MHP darf keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne durchführen.
Steuerschätzung?
Verwerfung der Buchführung?
Strafen und Bußgelder?
Droht unseren Unternehmen wirklich eine ernsthafte Gefahr?
ist in der Tat vorhanden Ein
Risiko
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3 Eine provokative These
Droht unseren Unternehmen wirklich eine ernsthafte Gefahr?
steigt sicherlich an Das
Risiko
Die Verschuldung der Staaten steigt an.
Der Druck auf die Finanzverwaltung
wächst.
Eine der Maßnahmen könnte die
Ausnutzung der rechtlichen
Möglichkeiten darstellen.
EDI kippt Gewinn und Verlustrechnung bei Mustermann AG – Steuerschätzung durchgeführt.
So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung ebenfalls lauten. Viele Steuerprüfer machen
inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001 geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln
nicht nachkommen und elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) nicht konform der
neuen Gesetzgebung archivieren. Die Schonfrist sei nun endgültig vorbei, wird häufig als Begründung für
das harte Vorgehen angeführt*).
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1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
4 Eine ambivalente Antwort
5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
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Fit für interne oder externe Revisionen
Optimierungspotentiale in der
Organisation finden und umsetzen
Einsparpotentiale erkennen; zum
Beispiel: wo kann Papier nun entfallen?
4 Eine ambivalente Antwort
Die Gefahr ist durchaus vorhanden. Mehrwert Potentiale auch!
es ist gleichzeitig eine
große Chance! Aber
Panik zu verbreiten wäre unseriös.
Daher möchten wir den Fokus auf die Möglichkeiten, die sich in einem Projekt ergeben, lenken.
Beleuchten Sie das Umfeld Ihrer EDI Organisation bei dieser Gelegenheit hinsichtlich „Compliance“
und dokumentieren Sie dies.
Stimmen Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer Ihre „Arbeits- und Vorgehensweise ab“. Prüfen Sie Ihre
Sicherheit im Umgang mit den sensiblen EDI Daten.
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1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
4 Eine ambivalente Antwort
5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
© 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 21
Mustermann AG führt Archivierung der EDI Belege und stellt auf elektronische Rechnungen um –
450.000 Rechnungsdokumente eingespart.
So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung aber auch lauten. Unternehmen erfüllen inzwischen,
die seit 2001 geltenden Aufbewahrungsregeln und archivieren konform zu der neuen Gesetzgebung
elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen
und Gutschriften.
Jährliche Einsparung im aktuellen Projekt:
313.000 € durch Wegfall von Papier
Mehr Transparenz und Schnelligkeit
Break Even bereits bei unter 1 Jahr!
Mehrwertpotentiale heben und gleichzeitig „Compliance“ erzielen!
Er-
gebnis
5 Key Innovationen für Prozess und IT
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Mustermann AG führt Archivierung der EDI Belege und stellt auf elektronische Rechnungen um –
450.000 Rechnungsdokumente eingespart.
So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung aber auch lauten. Unternehmen erfüllen inzwischen,
die seit 2001 geltenden Aufbewahrungsregeln und archivieren konform zu der neuen Gesetzgebung
elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen
und Gutschriften.
Die richtige und leistungsfähige
Archivierungslösung für Ihre EDI Belege
ermöglicht Ihnen sehr viel Papier
einzusparen und damit Kosten zu senken!
Die Organisation wurde vereinfacht
Es wurde eine Dokumentation geschaffen!
Er-
gebnis
Mehrwertpotentiale heben und gleichzeitig „Compliance“ erzielen!
5 Key Innovationen für Prozess und IT
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1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
4 Eine ambivalente Antwort
5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
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Welche Ausgangsituation finden wir in den Unternehmen vor?
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
Unternehmen tauschen mit Geschäftspartnern aus der Sicht der
Finanzverwaltung sensible elektronische Dokumente aus.
Das Volumen steigt im Zuge der Optimierung der Prozesse.
Vom Gesetzgeber wurde 2001 festgelegt, dass elektronisch ausgetauschte
Daten (EDI Nachrichten) analog zur schriftlichen Kommunikation mit
Geschäftspartnern archiviert werden müssen.
Häufig werden EDI Nachrichten getrennt von Papierbelegen archiviert. Die
Folge ist ein für Prüfer unzumutbarer Mehraufwand für das Heraussuchen von
Belegen. Mehraufwand, der das Wohlwollen des Prüfers und damit das
Prüfungsergebnis negativ beeinflussen kann.
Sie provozieren Reaktionen der Steuerbehörden, die bis zu einer
Steuerschätzung führen können. Schlanke und wirtschaftliche Lösungen in
Verbindung mit SAP und keine weiteren Insellösungen sind gefragt.
Spannungsfeld zwischen gesetzlichen Anforderungen und Realität
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Welche Daten sind archivierungspflichtig?
Wer die Anforderungen des Gesetzgeber erfüllen will, muss die EDI Dokumente in
einem Archivsystem revisionssicher speichern.
Generell gilt: Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn Sie für die
Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Dazu zählen Dokumente,
die bisher in Papierform revisionssicher aufbewahrt werden.
Aber auch elektronisch ausgetauschte Dokumente wie Geschäftsbriefe, E-Mails und
auch EDI Nachrichten können steuerrelevante Informationen enthalten, und sind
somit zu archivieren und ebenfalls für die elektronische Prüfung vorzuhalten.
Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen (Auszug)
Einfache Regel:
Vergleichen Sie die
Anforderungen an
Papierbelege. Diese
sind meist bekannt.
Vorschriften der
GDPdU
Vorschriften der
GoBS, UStG Welche gesetzlichen Rahmenbedingen gelten hier (u.a.)?
GDPdU – Speicherung und Überlassung von Daten
GoBS, UStG – « Art und Weise » wie Dokumente abgelegt werden müssen
Welche Ausgangsituation finden wir in den Unternehmen vor?
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
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Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen?
Wo liegen die Unterschiede
Der Hauptunterschied liegt in der Eigenschaft: „elektronische …“
Papierbelege enthalten viele Informationen, die für eine
Überprüfung herangezogen werden können. In die
Überlegungen zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen ist
zwingend auch das verwendete Nachrichtenformat mit
einzubeziehen.
Papierbelege werden auf einem bekannten, nachvollziehbaren
Weg ausgetauscht (Post, Fax). Es ist die Echtheit zu
garantieren.
Elektronische Dokumente können einfach manipuliert werden.
Daher muss auch der Weg der „Entstehung“ dokumentiert
werden.
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
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Warum nutzen bisher so wenige Unternehmen EDI - Archivlösungen?
Gründe warum Unternehmen dies bisher nicht tun…
Kosten
Zeit
Akzeptanz
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
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Warum nutzen bisher so wenige Unternehmen Archivlösungen?
Sieben Gründe warum Unternehmen dies bisher nicht tun
„klassische“ EDI Anbieter implementieren ein zusätzliches Archiv => Kosten, Zeit
Es herrscht Unsicherheit, was zu tun ist => Aufschieben
Der „was ich tue, ist ausreichend“-Gedanke – wir archivieren auf Festplatte und
Band => vermeintliche Kosten und Zeitersparnis
Es gab am Markt keine Standard-Lösung => Beim Wechsel der EDI Plattform
erneute Kosten und anschließende Implementierungsphase
Bei den bisherigen Lösungsansätzen ist zusätzlich meist teure Hardware notwendig
=> Budget
Hoher Schulungsaufwand bei den Mitarbeitern für die Bedienung zusätzlicher
Softwarelösungen => Akzeptanzprobleme, eingeschränkter Nutzungskreis für zu
schlechtem Return on Invest (ROI)
Lange Projektlaufzeiten durch die notwendige Anpassungen => Kosten, Zeit
Kosten
Zeit
Akzeptanz
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
© 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 31
1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
4 Eine ambivalente Antwort
5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
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Besonderheiten – die MHP Lösung
EDI Nachrichten
EDI System
(Axway TSIM, Seeburger, SAP PI)
MHP Lösung
Zielarchitektur: Archivierung aller Belege über ein System
Lieferscheine
Gutschriften
Bestellungen
Beliebiges DMS System
z.B. Ixos oder Easy
…Scannersysteme
erfassen die
Papierbelege
In der Regel
vorhanden
Archiv:
z.B. Optisches
Archiv Easy,
Ixos
Fachabteilung
EDI Abteilung
Prüfer
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
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Besonderheiten – die MHP Lösung
Worin unterscheidet sich das Konzept der MHP Lösung?
Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
(Wiederherstellungsmöglichkeit ist durch Speicherung der dafür
notwendigen Komponenten und Dokumente gegeben)
Ein Archivierungsort für Papier und EDI
„Freundliches, positives“ Klima bei der Betriebsprüfung, da der
Prüfer nur an einer Stelle suchen muss
(keine Unterscheidung zwischen Papier und EDI Belege)
Sehr geringe Schulungskosten für die Anwender durch
die Verwendung der bekannten Benutzerumgebung
und Dialoge
Es fallen lediglich Hardwarekosten für eventuell
zusätzliche Speicherkapazität an
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
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Architekturbild der Lösung
Herkömmliche, meist im
Unternehmen vorhandene
Archivierung für Papierdokumente
MHP Lösung
Business-EDI Compliant Archive
Cockpit
…sucht das zugehörige
EDI Original-IDoc, das SAP
Businessobjekt und verknüpft die
Informationen und Dateien
• z.B. mit der SAP Rechnung
Lieferscheine
Gutschriften
Bestellungen
Beliebiges DMS System
z.B. Ixos oder Easy
…Scannersysteme
erfassen die
Papierbelege
PDF Datei
Dokumentenmanagement System
...verknüpft das PDF mit dem SAP
Businessobjekt
• z.B. mit der SAP Rechnung
SAP ArchiveLink
Download
Anzeige
Restart
Betriebs-
Prüfung
Recherchen
Monitoring
Eine professionelle GUI
Einfache Handhabung
Gewohnte Umgebung
EDI Nachrichten
EDI System
z.B. Axway TSIM, Seeburger, SAP PI
MHP Lösung
Business-EDI Compliant Archive
Connector
…sammelt Informationen:
• Logbuch – Einträge
• Verwendete Mappings
• Versionen
• Protokolle z.B.
Kommunikation… MHP MA IDoc
Papierdokumente
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
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Ihr Nutzen – Ihr Mehrwert
eine Integration der EDI Nachrichten in ein einheitliches Archiv (z.B. Easy)
die mögliche Verwendung bereits vorhandener optischer Speicherlösungen
eine hohe Wirtschaftlichkeit durch ein kurze Einführungszeit
eine Integration über die SAP Standard Schnittstelle ArchiveLink
eine gemeinsame Lösung für Papier und EDI Nachrichten
hohe Effektivität durch die Abwicklung und den Zugriff über SAP, eine einheitliche, gewohnte GUI für
den Sachbearbeiter und Prüfer(!)
dieselben Suchfunktionen wie bei in Schriftform vorliegenden Dokumenten
Unabhängigkeit für Änderungen der EDI Softwarelandschaft
Archivierung von Einzel- oder Sammelbelegen
optionale Integration in den MHP Business Partner Monitor
keine zusätzliche, redundante Datenhaltung auf den EDI Systemen
durch kürzere Speicherdauer der Nachrichten eine Verringerung der Datenbankgröße auf den EDI
Systemen und damit schnelleren Zugriff und geringere Hardwarekosten
Die MHP Lösung für Ihr EDI System bietet:
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
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Sie finden weitere Informationen auf unserer MHP Homepage (www.mhp.de) oder
auf www.apps4erp.de .
Das Business Message Archive – live
www.youtube.de/MHPProzesslieferant
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
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1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive
2 Herausforderungen, Risiken und Themen
3 Eine provokative These
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5 Key Innovationen für Prozess und IT
6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
Agenda
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NEXT-GENERATION eColloboration auf Basis von SAP Technologien
8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends
SAP Operational Process
Intelligence =
eCollaboration „BW“ =
KPI, Frühwarnung, Überblick
SAP BPM =
KPI, Alerting, Prozess
Measuring
SAP PI
= Execution
Andere Systeme und
Kompnenten Andere Systeme und
Kompnenten Andere Systeme und
Komponenten
SAP Integration Visibility
SAP Solution
Manager = Technical
& Business
Monitoring
(High Level)
Mögliche Lösungskomponenten
In verschiedenen Ausbaustufen
MHP Lösung
EDI Compliant
Archive
= Compliance
MHP Lösung – EDI Business Interface Monitor
= Ressourcen Effektivität
EDI
“Intelligent Business Process
Management” mit einer auf
KPI’s basierenden “EDI
Process Traffic HD View”
sowie einer klar fokussierten
EDI Governance
Supercharge
SAP PI (AEX)
= Execution = Technical
Monitoring (Low Level)
3
2
1
Potential für eine
strategische Harmonisierung
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Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
Verwendung eines MetaIdoc zur
Übermittlung der gesammelten
Informationen an SAP
Auswertung in einem
Funktionsbaustein und Einlesen der
Originaldateien
Suchen und Verlinkung mit dem
Original SAP Beleg z.B. der
Rechnung
9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
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Für die Fachabteilung sind die
archivierten Dokumente und
Protokolle über die
Anlagenliste - generische
Objektdienste - abrufbar.
Es ist keine zusätzliche
Schulung notwendig, da an
derselben Stelle auch die
eingescannten Papierbelege
abgerufen werden.
Beliebig viele EDI Belege sind
archivierbar.
Im „Standard“ werden bereits
alle gesetzlich geforderten EDI
Belege und Protokolle
archiviert.
9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
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Für die IT-Abteilung wird ein
eigenes Cockpit zur Verfügung
gestellt.
Dort wird das Customizing
durchgeführt und alle Daten
der Archivierungsvorgänge
können eingesehen werden.
9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
© 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 45
Alle wichtigen Eckdaten aus den EDI Workflows werden hier zusammengefasst.
Archivierungsvorgänge können im EDI System nachvollzogen werden.
Alle Originaldokumente werden typisiert und an das Cockpit übergeben.
9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
© 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 46
Zur Widerherstellung notwendige Informationen werden dokumentiert und die
dazu notwendigen Bestandteile (wie z.B. Originalbelege, Mapping/
Konvertierungsanweisungen und Konverter) archiviert.
Hierdurch werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
© 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 47
Neben den Originalbelegen können auch zusätzliche Textinhalte archiviert
werden.
9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
© 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 48
Die für das Customizing notwendigen Transaktionen können direkt vom
Lösung Cockpit aus aufgerufen werden.
Eine Einbindung in die MHP Lösung Business Interface Monitor ist möglich.
9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
© 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 49
Wie sieht Ihre Preisliste und die Preisgestaltung aus?
Kundenfragen und Antworten
Beschreibung Modul je produktivem System1)
Modul Message Archive
Cockpit (SAP)MHP-MA-CP1 6.000,00 €
Modul Message Archive
Connector (Middleware) -
Axway TSIM 3.x
MHP-MA-CNT 3.000,00 €
Modul Message Archive
Connector (Middleware) -
Seeburger Bis 7.x
MHP-MA-CNS 3.000,00 €
Modul Message Archive
Connector (Middleware) -
SAP PI 7.x
MHP-MA-CNP 3.000,00 €
1) Je höher die Anzahl der angebundenen Systeme ist, je größer ist der Nutzen
Lizenzen (Systemabhängig)
Anzahl Nachrichten
pro JahrKategorie nach Kategorie
< 10.000 V1 1.000,00 €
< 100.000 V2 4.000,00 €
< 250.000 V3 8.000,00 €
< 500.000 V4 16.000,00 €
< 750.000 V5 22.000,00 €
< 1.500.000 V6 40.000,00 €
unbeschränkt V7 auf Anfrage
2) Je höher die Anzahl der archivierten Nachrichten ist, je größer ist der Nutzen
Lizenzen (Volumenabhängig)
Für die Lösung liegt eine MHP Preisliste vor. Die Lizenzierung richtet sich am Nutzengedanken
und hat daher zwei Komponenten:
Anzahl an angebundenen, produktiven Systemen (SAP und EDI Systeme)
Nachrichtenvolumen, das im Jahr archiviert wird. Dort gibt es eine Staffel.
9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
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Ist es echte Software mit
Softwarepflege?
Im Gegensatz zu sogenannten
Projektlösungen handelt es sich um
Software mit einem Lizenzvertrag,
welche von einem eigenen
Entwicklungsteam betreut wird.
Ein Softwarepflegevertrag stellt
nicht nur sicher, dass Sie neue
Versionen incl. Updates und
Upgrades, sondern auch einen
professionellen Support mit
definierten Service Level
Agreements durch uns erhalten.
Im Rahmen unserer Excellence
Verpflichtung beziehen wir
Kundenanforderungen in neue
Versionen mit ein.
Fragen und Antworten
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Wie läuft die Einführung ab und wie lange dauert die Einführung?
Die Standardeinführung benötigt ca. 3 Tage.
Im ersten Schritt wird eine Fit/Gap Analyse empfohlen.
Hier werden die vorhandenen Rahmenbedingungen für die Lizenzierung und die
Einführung ermittelt.
Die Implementierung erfolgt in der Regel (abhängig von den Ergebnissen der
Fit/Gap Analyse) Remote und besteht aus dem Einspielen der SAP Transporte für das
Business Message Archive Cockpit und Installation des EDI Connectors.
Abschließend erfolgt auf Wunsch eine kurzes Training, welche die Möglichkeiten
zum Customizing der Lösung im SAP System umfasst.
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Fragen und Antworten
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Wie sieht die Release Fähigkeit und Support aus?
Aktuell werden lediglich Standard Bausteine von SAP oder Eigenentwicklungen
verwendet, die eine volle Release Fähigkeit ermöglichen.
Es befindet sich alles im MHP eigenen Namensraum.
Ab dem SAP Release 4.7 verwendbar.
Der ITIL zertifizierte Support wird über unseren 1st Level Support (Service Desk)
sowie den weiteren Supportebenen sichergestellt. Die Eingabe von Tickets erfolgt
über unser eigenes Ticket Tool womit alle Betroffenen immer den aktuellen Stand
der Bearbeitung ersehen können.
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Fragen und Antworten
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Ist eine bildhafte Darstellung eines EDI-Beleges möglich ?
Eine bildhafte Darstellung ist im Rahmen der Anzeige eines Texteditors im Standard möglich. Belege
müssen im Originalformat dargestellt werden.
Die Finanzverwaltung ist angehalten ihre Prüfer in dem Umgang mit den gängigen EDIFACT Formaten
auszubilden. Dies in den letzten Jahren erfolgt. Daher sind in dieser Richtung keine Probleme zu
erwarten.
Eine Anzeige ähnlich dem PDF – also als bildliche Rechnung – ist im Rahmen eines Mappings (EDI -
>PDF/XML) möglich. Die Archivierung erfolgt dann automatisch im Rahmen des Standard
Archivvorgangs als zusätzliches Attachment. Wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot. Der Umfang
orientiert sich an einem normalen XML Mapping
Fragen und Antworten aus dem letzten Boxenstopp
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Funktioniert das Lösung auch für andere SAP Module?
Die Lösung verwendet SAP Standard Schnittstellen –ArchiveLink, sowie SAP IDocs zur Übertragung der
Informationen. Die einzelnen Business Prozesse z.B. Rechnungen sind jedoch nicht „fest verdrahtet“,
sondern können konfiguriert werden.
Eine Anpassung an andere Systeme ist individuell möglich (z.B. andere Formate als IDoc und
Übertragung per XML). Die installierten Programme können in diesem Fall verwendet werden, es würde
die Übertragung der Informationen angepasst werden. Die zu archivierenden Dateien sind in jedem Fall
binäre Dateien, so dass die egal welcher Herkunft archiviert werden können.
Wir würden in diesem Fall eine Fit-Gap-Workshop empfehlen.
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Fragen und Antworten aus dem letzten Boxenstopp
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Wie reagieren die EDI-Anbieter selber auf den Einsatz dieser "Fremdkomponente" - insbes. bzgl.
direkter Konkurrenzsituation zu deren Eigenprodukten ?
Selbstverständlich sind Hersteller von Softwaresystemen interessiert die eigenen Produkte zu verkaufen.
Der Lösungsansatz von MHP geht jedoch einen anderen Weg als der traditionelle Ansatz der Hersteller.
MHP archiviert über das SAP System in existierenden Archivsystemen. Die meisten Anbieter haben hier
im Vergleich bei den Projektkosten ein großes Defizit. Dessen sind diese sich durchaus bewusst. Da es
sich aber in allen Fällen um professionell agierende Unternehmen handelt und MHP mit anderen
Projektbereichen ebenfalls partnerschaftlich zusammen arbeitet, gibt es dort keine Reibungspunkte und
eine hohe Akzeptanz.
Unsere Entwicklungen sind durch eigene Namensräume und Benennungen exakt „abgetrennt“ und es
kann daher im Support einfach unterschieden werden.
Meist ist auch bei den Anbietern wenig oder kein SAP KnowHow in dieser Tiefe vorhanden.
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Fragen und Antworten aus dem letzten Boxenstopp
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Kontinuierliche Weiterentwicklung - Aktuelles Release
Key Figures
Integration der EDI Nachrichten in ein
einheitliches Archiv (z.B. Easy)
eine hohe Wirtschaftlichkeit durch ein
kurze Einführungszeit
eine Integration über die SAP Standard
Schnittstelle ArchiveLink
Automatisch Analyse der im EDI
Workflow verwendeten Objekte
Abwicklung und den Zugriff über SAP,
eine einheitliche, gewohnte GUI für den
Sachbearbeiter und Prüfer(!)
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Neues Release V2
Zusätzliche Key Figures
Noch mehr Performance für sehr große EDI
Systemlandschaften
Automatisch Analyse der im EDI Workflow
verwendeten Objekte innerhalb SAP (konfigurierbar)
Weiterentwickelte GUI für die EDI Administration
(Optik und Funktionen)
Integration in den MHP Business Interface Monitor
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Stefan Westhäußer
Manager
Enterprise Integr. & Proc. Orchestration
Mobil: +49 (0)151 2030-1260
E-Mail: Stefan.Westhaeusser@mhp.com
Ihre Ansprechpartner
Carsten Weber
Associated Partner
Leitung MHP Business Solutions
Mobil: +49 (0)151 2030-1264
E-Mail: Carsten.Weber@mhp.com
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9.30 Uhr | 13/14.11.14
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13-14 Uhr | 21.10.14