Prozessdarstellung und –optimierung im Bereich Prüfungsanerkennung an der WU WienGruppe 4

Karin EnglhartMagdalena Kutis Philip Tüttö

Folie 2

Arbeitsumgebungsmodell I

Folie 3

Arbeitsumgebungsmodell II

Folie 4

Universitätsverwaltung

Untergliederung der Abteilung „Recht und Organisation“

in 5 Prozesse:

• Zulassung zum Studium

• Notenverwaltung- und Veröffentlichung

• Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen

• Anerkennung von Prüfungsleistungen

• Administration des Studienabschlusses

Folie 5

Anerkennung von Prüfungen:

Der Prozess Anerkennung von Prüfungen besteht

aus 3 Subprozessen:

• Anerkennungsantrag prüfen

• Anerkennungsbescheid erstellen

• Bescheid übermitteln

Folie 6

1. Subprozess: Anerkennungsantrag prüfen

Antragstellung:

• Papierformular oder Online?

• Vollständigkeitsüberprüfung

• „Akt“ anlegen

Rolle: Sachbearbeiter 3

Folie 7

2. Subprozess: Anerkennungsbescheid erstellen

• Unterteilung in WU - intern oder extern

• Wenn extern: genauere Überprüfung

• Bei Gleichwertigkeit der Prüfung Empfehlung zur

Anerkennung an die Studienkommission

• Anderenfalls negative Empfehlung

• Bescheid erstellen

Rollen: Sachbearbeiter 1 und Abteilungsleiterin 1

Folie 8

3. Subprozess: Bescheid übermitteln

• Überprüfung der Bescheidinhalte

• Benachrichtigung des Studenten

• Bescheid „Zustellung“

• Eintragung der Note

Rolle: Sachbearbeiter 2

Folie 9

Analyse des IST- Zustandes

• Pfadanalyse:

• Anzahl der Simulationen: 1000

• Arbeitstage pro Jahr: 170

• Arbeitsstunden pro Tag: 8

• Ergebnis:

• Execution time 2:11:55

• Waiting time: 3:01:28:35

• Resting time: 5:04:00:00

• Cycle time: 8:07:37:30

Folie 10

Analyse des IST- Zustandes

• Belastungsanalyse:

Folie 11

Analyse der „Problemaktivitäten“

Activity Execution time Waiting time Resting time

Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:001:00:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid kopieren 00:000:00:02:00 00:000:04:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Schultyp prüfen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Antrag prüfen 00:000:00:20:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 00:001:00:00:00 00:000:04:00:00

Bescheidinhalte prüfen 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Benachrichtigung vorbereiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 00:000:01:00:00 00:000:00:00:00

Bescheidinhalte vervollständigen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Mail versenden 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

zur Poststelle bringen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Benachrichtigungsdatum im System vermerken 00:000:00:02:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid bereitlegen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:005:00:00:00

Folie 12

Verbesserungsvorschläge

Maßnahmen:

• 1.) Reduktion der Anzahl der Aktivitäten in einem Subprozess durch Konzentration auf elektronisch unterstützte Antragserfassung

• 2.) Verringerung der Durchlaufzeiten durch Reduzierung von waiting und resting times

Folie 13

1. Subprozess: Anerkennungsantrag prüfen

Antragstellung:

• Papierformular oder Online?

• Vollständigkeitsüberprüfung

• „Akt“ anlegen

Folie 14

Darstellung und Auswirkung von Maßnahme 1

• Einsparung von 3-4 Aktivitäten

Folie 15

Analyse nach Maßnahme 1

• Pfadanalyse:

• Ergebnis:

• Execution time: -8 min.

• Waiting time: -8 min.

• Resting time: =

• Cycle time: -16 min.

Folie 16

Analyse nach Maßnahme 1

• Belastungsanalyse:

Verringerung der Bearbeitungszeit bei Sachbearbeiter 3 um 8 Minuten.

Verringerung der Personalkosten bei Sachbearbeiter 3 um ca. 50%

Folie 17

Analyse der „Problemaktivitäten“

Activity Execution time Waiting time Resting time

Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:001:00:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid kopieren 00:000:00:02:00 00:000:04:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Schultyp prüfen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Antrag prüfen 00:000:00:20:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 00:001:00:00:00 00:000:04:00:00

Bescheidinhalte prüfen 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Benachrichtigung vorbereiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 00:000:01:00:00 00:000:00:00:00

Bescheidinhalte vervollständigen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Mail versenden 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

zur Poststelle bringen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Benachrichtigungsdatum im System vermerken 00:000:00:02:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid bereitlegen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:005:00:00:00

Folie 18

Analyse nach Maßnahme 2

Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:000:04:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid kopieren 00:000:00:02:00 00:000:01:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Schultyp prüfen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Antrag prüfen 00:000:00:20:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 00:000:04:00:00 00:000:01:00:00

Bescheidinhalte prüfen 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Benachrichtigung vorbereiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 00:000:01:00:00 00:000:00:00:00

Bescheidinhalte vervollständigen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Mail versenden 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

zur Poststelle bringen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Benachrichtigungsdatum im System vermerken 00:000:00:02:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00

Bescheid bereitlegen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:005:00:00:00

Activity Execution time Waiting time Resting time

Folie 19

Analyse nach Maßnahme 2

• Pfadanalyse

• Ergebnis:

• Execution time: =

• Waiting time: - 1 Tag und 3 Stunden

• Resting time: - 3 Stunden

• Cycle time: - 1 Tag und 6 Stunden

Folie 20

Analyse nach Maßnahme 2

• Belastungsanalyse:

• Abteilungsleiterin:

• Waiting time: - 1 Tag

• Resting time: - 3 Stunden

• Sachbearbeiter 1:

• Waiting time: - 3 Stunden

Folie 21

Conclusio

Maßnahme 1 effektiver in Bezug auf Personalkosten

Maßnahme 2 effektiver in Bezug auf Durchlaufzeit

Folie 22

Analyse Maßnahmen 1 + 2

• Zur Überprüfung noch einmal

eine Pfadanalyse:

• Ergebnis:

• Cycle time: -1 Tag 6 Stunden und

ca. 16 Minuten