Post on 05-Apr-2015
Schatzmeister
Rollen, Verantwortungen und Aufgaben
Was werde ich in diesem Kurs lernen?
• identifizieren können, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Clubschatzmeister zu unterstützen
– die Verantwortungen des Amts kennen –die für den Clubschatzmeister anfallenden Aufgaben erledigen können
Nach Abschluss dieses Kurses werden Sie…
• die Verantwortungen des Clubschatzmeisters laut den Richtlinien von Lions Clubs International kennen
• die Führungserwartungen des Clubsekretäramts besser verstehen
• über notwendige Berichte bescheid wissen
Themen
Die Rolle des Schatzmeisters
Internationaler Vorstand
Clubtreffen
Die Finanzen verwalten
Finanziellen Verpflichtungen nachkommen
Unterlagen aufbewahren und Berichte einreichen
Ende der Amtszeit
Führung
Ressourcen
Hier sehen Sie die Tehmen jedes einzelnen Abschnitts. Sie können am Anfang beginnen und sich bis zum Ende durch arbeiten, oder Sie können auch ein bestimmtes Thema bearbeiten, indem Sie auf den jeweiligen Titel klicken.
* Die vollständige Dauer dieses Kurses beträgt ca. 1 Stunde.
Wie lautet dieRolle des Clubschatzmeisters?
Die Rolle des Clubschatzmeisters
Der Clubschatzmeister ist für die finanziellen Belange des Clubs verantwortlich– Verwaltet akkurate Finanzunterlagen und
Clubkonten– Ist ein Mitglied des Clubvorstandes
Wer gehört zum Vorstand?
• Zum Vorstand gehören die folgenden Mitglieder:
• Clubpräsident, • Letztjähriger Präsident,
• Vizepräsident(en), • Sekretär,
• Schatzmeister, • Lion Tamer,
• Tail Twister, • Mitgliedschaftsdirektor,
• Koordinator des Zweigclubs
• und alle anderen gewählten Direktoren
Clubtreffen
Der Schatzmeister sollte an allen Vorstandsversammlungen und Clubtreffen teilnehmen
Die Rolle des Schatzmeisters(Versammlungen)
• Vorstandsversammlung:– Gewährleistet, dass alle Zahlungen vom
Vorstand genehmigt und in das Protokol aufgenommen werden
– Bei Versammlungen über abgeglichene Kontostände berichten und eine kurze Übersicht über Ein- und Ausnahmen bereitstellen
Die Rolle des Schatzmeisters(Versammlungen)
• Clubtreffen:– Mitglieder auf dem Laufenden halten
– Darauf vorbereitet sein, während des Treffens finanzielle Informationen bereitzustellen
• Mündliche Berichte (kurzgefasst, sachlich und auf den Punkt gebracht)
– Seien Sie vorbereitet, Geld einzusammeln und Belege auszustellen
Finanzielle Informationen zu präsentieren
Geld einzusammeln
Protokol zu führen
Belege auszustellen
Für Mahlzeiten zu zahlen
Quiz zu Clubtreffen
Beim Clubtreffen sollte der Schatzmeister auf folgendes vorbereitet sein:
Quiz zu Clubtreffen
Der Schatzmeister ist hauptsächlich für folgendes zuständig:
Das Wohl des Clubs
Den Präsidenten
Finanzielle Angelegenheiten
Präsentationen während der Clubtreffen
Die Finanzen verwalten
Der Schatzmeister des Clubs ist damit beauftragt, die Finanzen des Clubs zu verwalten
• Erhält alle clubbezogenen Gelder (für gewöhnlich durch den Sekretär)
• Arbeitet mit dem Sekretär zusammen, um ca. 10 Tage bevor die regulären Gebühren gezahlt werden müssen, eine Rechnung zu verschicken
• Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um die Organisation der Gelder festzulegen
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um:– Budgets vorzubereiten
• Verwaltungsbudget– Regelmäßige Einsammlung der Gebühren (jährliche, halb
jährliche) festlegen
– Höhe der Gebühren festlegen - Clubgebühren müssen folgendes decken:
» Distrikt-, Multidistrikt- und internationale Gebühren
» Alle anderen erwartete administrativen Ausgaben
[Administration und Aktivitäten]
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
• Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um:– Budgets vorzubereiten
• Verwaltungsbudget
• Aktivitätenbudget– Erwartete Einnahmen und Ausgaben für jedes geplante Projekt
* Vollständige Budgets müssen bis spätestens Mai vor Beginn Ihrer Amtszeit fertig gestellt sein
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
• Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um:– Überprüfung der gegenwärtigen Finanzinstitute
• Finanzen für die Administration und Aktivitäten mussen durch Buchhaltung oder zwei unterschiedliche Konten, voneinander getrennt werden
1. Administration – Gelder aus Gebühren, Strafen und interne Gelder– Geldern können von diesem Konto in das Aktivitätenkonto überwiesen
werden
2. Aktivitäten – Gelder die von der Öffentlichkeit gespendet wurden– Die Gelder im Aktivitätenkonto, dürfen nicht für administrative Zwecke
verwendet werden. – Alle, von der Öffentlichkeit gespendeten Gelder, gehen an die
Öffentlichkeit zurück
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
• Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um:– Überprüfung der gegenwärtigen Finanzinstitute
• Vergewissern Sie sich, dass Ihr Club zwei separate Konten besitzt
• Empfehlen und wählen Sie Amtsträger, um Schecks zu unterschreiben.
– Aktualisieren Sie die Unterschriften bei der Bank
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
• Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um:– Überprüfung der gegenwärtigen Finanzinstitute– Begrenzen Sie die Höhe des Bargeldes, dass
der Club vorrätig hat• Jegliche vorhandenen Gelder, die diese Begrenzung
überschreiten, sollten sofort auf das Clubkonto eingezahlt werden
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
• Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um:– Überprüfung der gegenwärtigen Finanzinstitute– Begrenzen Sie die Höhe des Bargeldes, dass der
Club vorrätig hat– Erstellen Sie ein System zur Kostenrückerstattung
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
• Allen eingehenden Geldern muss ein Beleg beiliegen – Bereiten Sie vor dem Treffen Belege vor, um das
Verfahren schneller abzuschließen
• Bitten Sie wann auch immer möglich, um Schecks– Bargeld kann verwirren und unter Umständen zu einer
unverständlichen Buchführung führen
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
• Zahlen Sie die Gelder in vorbestimmte Konten ein– Die Banken schreiben die eingezahlten Gelder am
nächsten Geschäftstag oder innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt gut
– Unmittelbare Buchführung und Geldeinzahlung vermindern das Potential für Fehler
Die Rolle des Schatzmeisters(In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen)
• Entwickeln und überwachen Sie das administrative und Aktivitätenbudget des Clubs
– Überwachen - informieren Sie die Clubamtsträger, wenn die Ausgaben das Budget überschreiten
– Entwickeln - setzen Sie die Clubgebühren fest • Setzen Sie gemeinsam mit dem Finanzausschuss, und nach
Genehmigung des Clubvorstandes und der Clubmitgliedern, den Betrag für die jährlichen Clubgebühren fest
Der Clubschatzmeister unterstützt den Präsidenten beim Einrichten von zwei separaten Bankkonten für den Club.
Der Schatzmeister richtet zwei Konten ein, eines für adminstrative Zwecke und das andere für Clubaktivitäten.
Clubamtsträger-Quiz
FALSCHWAHR
Quiz zur Finanzverwaltung
Spendensammelaktionen des ClubsGebührenStrafgebührenKommunale AktivitätenSpenden
Geben Sie an, ob die folgenden Finanzen in das adminstrative oder das Aktivitätenkonto eingezahlt werden sollten.
Administrative Kosten
Projekte
Quiz zur Finanzverwaltung
Der Clubschatzmeister kann zu jederzeit soviel Bargeld wie notwendig
bei sich tragen.
WAHR FALSCH
Der Clubschatzmeister wird mit dem Präsidenten zusammen arbeiten, um
vorhandene Bargeldbeträge zu begrenzen und Jegliche zusätzlichen Gelder
unmittelbar in das Clubkonto einzuzahlen.
Finanziellen Verpflichtungen nachkommen
Der Schatzmeister des Clubs gewährleistet, dass
alle finanziellen Verpflichtungen bezahlt
und schriftlich belegt sind.
Rolle des Schatzmeisters(auf finanzielle Verpflichtungen bezogen)
• Alle Zahlungen müssen vom Clubvorstand genehmigt werden – Laufende Zahlungen sind zulässig
• Beispiel: – Falls Ihr Club regelmäßig einen Raum mietet, um
dort Clubversammlungen abzuhalten, kann der Clubvorstand dem Schatzmeister die Erlaubnis erteilen, laufende Zahlungen zu leisten
* Vergewissern Sie sich, dass die Genehmigung des Vorstandes im Protokol festgehalten wird
Rolle des Schatzmeisters(auf finanzielle Verpflichtungen bezogen)
• Zahlen Sie Lions Rechnungen rechtzeitig– Schecks und Belege müssen vom Schatzmeister
und einem Amtsträger, dessen Unterschrift bei der Bank hinterlegt ist, unterschrieben sein
– Zahlen Sie für Artikel die der Club erworben hat, sowie für Distrikt-, Multidistrikt und internationale Gebühren
Denken Sie an die folgenden zwei Punkte, wenn Sie
finanziellen Verpflichtungen nachkommen.
Quiz zu finanziellen Verpflichtungen
Zahlen Sie alle eingehenden Rechnungen
Der Clubvorstand muss Zahlungen
genehmigen
Zahlen Sie Rechnungen
rechtzeitig
Belege sind nicht notwendig
Wählen Sie die Elemente zur Vervollständigung des Satzes:
Der Clubvorstand muss Zahlungen
genehmigen
Zahlen Sie Rechnungen
rechtzeitig
Unterlagen aufbewahren und Berichte einreichen
Organisierte und akkurate Unterlagen und das angemessene Einreichen von Berichten sind Prioritäten für den Clubschatzmeister.
Rolle des Schatzmeisters(auf die Unterlagenführung bezogen)
• Führen Sie allgemeine Unterlagen in Bezug auf Club-Einnahmen und Ausgaben – Gleichen Sie Kontoauszüge ab – Monatliche Einnahmen und Ausgaben sofort
protokollieren– Prüfen Sie die monatlichen Kontenauszüge die
vom internationalen Hauptsitz bereitgestellt werden und leiten Sie sie zur Genehmigung an den Clubvorstand weiter
Rolle des Schatzmeisters(auf die Unterlagenführung bezogen)
• Benutzen Sie ein Kontenbuch oder ein Tabellenkalkulationsprogramm
• Erfassen Sie gezahlte Gebühren
* Die beste Möglichkeit, um zu gewährleisten, dass Ihre Unterlagen immer akkurat sind, ist die unmittelbare. Erfassung von erhaltenen und ausgezahlten Geldern.
Rolle des Schatzmeisters(auf Berichte bezogen)
• Vorbereitung und Einreichen von monatlichen und halbjährlichen finanziellen Berichten
• Berichte sollten kurz, sachlich und informativ sein
• Monatliche Berichte enthalten eine kurze Übersicht über Einnahmen und Aussgaben - Woher Gelder kamen und wohin sie geflossen sind
• Stellen Sie die Clubkonten in Form einer schriftlichen Liste, mit einer Kopie an den Clubsekretär für das Protokol, zur Verfügung
Prüfen von Gutschriften
und Belastungen
Belege verwalten
Quiz zur Aufbewahrung von Unterlagen und zu Berichte n
Erfasst bezahlte
Gebühren
Gleichen Sie Kontoauszüge ab
Wählen Sie die Verpflichtungen des Schatzmeisters aus.
Verwaltung der Anwesenheitsliste
Gleicht Kontoauszüge ab
Erfasst bezahlte Gebühren
Clubaktivitäten
Belege verwalten
Prüfen von Gutschriften und Belastungen
Der Schatzmeister muss monatliche und halbjährliche finanzielle Berichte einreichen.
Akkurate Unterlagen helfen dem Schatzmeister dabei, mündliche, jährliche und schriftliche Berichte zu jeder Zeit fertig zu stellen.
Quiz zur Aufbewahrung von Unterlagen und zu Berichte n
FALSCHWAHR
Vorbereitung auf das Ende der Amtszeit
• Die Amtszeit des Schatzmeisters beträgt ein Jahr. • Am Ende des Amtsjahres sollten alle
Informationen und Unterlagen geordnet an den nachfolgenden Schatzmeister übergeben werden.
Die Rolle des Schatzmeisters(in Bezug auf das Ende der Amtszeit)
• So bereiten Sie sich auf das Ende Ihrer Amtszeit vor: – Schließen Sie vor dem Ende Ihres Jahres alle
Bankangelegenheiten ab (Ein- und Auszahlungen)– Bereiten Sie Jahresabschlussübersichten
unverzüglich vor und stellen Sie sie bis Mitte Juli zur Verfügung
Die Rolle des Schatzmeisters(in Bezug auf das Ende der Amtszeit)
• Prüfungsbericht/Unterlagen– Um Unterlagen sowohl administrativ, wie auch
öffentlich abzusichern, werden die Unterlagen zum Ende des Geschäftsjahres für gewöhnlich geprüft.
– Angesehene ehemalige Clubamtsträger können ernannt werden, um diese Prüfung durchzuführen
Die Rolle des Schatzmeisters(in Bezug auf das Ende der Amtszeit)
• Übergabe an den neuen Schatzmeister:– Sparkassenbuch, Scheckbuch, sowie abgestimmte
Jahresabschlussbeträge aller Konten– Kontenblätter– Kopien des Einkommensnachweises und der
Ausgabenabrechnung
Quiz - Ende der AmtszeitWählen Sie die Aufgaben die erledigt werden müssen,
während der Schatzmeister sich auf sein Amtsende vorbereitet.
Die bei der Bank vorliegende Unterschriftenkarte ändern
Unterlagen an den neuen Schatzmeister übergeben
Prüfungsbericht/Unterlagen
Alle Finanzen auf das Aktivitätenkonto überweisen
Jahresabschlussberichte vorbereiten
Führung
Clubmitglieder sehen den Schatzmeister als eine Führungskraft des Clubs an.
Rolle des Schatzmeisters(in Bezug auf Führung)
• Machen Sie aufgrund Ihrer Erfahrung und der verfügbaren Ressourcen das Meiste aus Ihrem Führungspotenzial. – Drt online Lions-Lernzentrumskurs “Führung”, dient
zur Weiterbildung von Führungskräften
– Gehen Sie mit gutem Beispiel voran • Befolgen Sie die ethischen Grundsätze der Lions (online
erhältlich)
Ressourcen
Ressourcen
– Lions-Clubmitglieder• Ehemalige Clubschatzmeister oder andere
Clubschatzmeister
• Clubamtsträger
Einige, dem Clubsekretär zur Verfügung stehende Ressourcen sind:
Ressourcen
Publikationen die Sie sich ansehen sollten:• Internationale Satzung und Zusatzbestimmungen
(LA-1)• Einheitliche Fassung der Lions Club-Satzung und
-Zusatzbestimmungen (LA-2)• Handbuch für Clubamtsträger
• Identifizieren können, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Clubschatzmeister zu unterstützen
– die Verantwortungen des Amts kennen – die für den Clubschatzmeister anfallenden Aufgaben erledigen können
Haben Sie Ihre Ziele erfüllt?
• Die Verantwortungen des Clubschatzmeisters laut den Richtlinien von Lions Clubs International kennen
• Die Führungserwartungen des Clubsekretäramts besser verstehen
• Über notwendige Berichte bescheid wissen
InhaltsverzeichnisKlicken Sie auf den Titel des Abschnitts, den Sie sich
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Die Rolle des Schatzmeisters
Der Clubvorstand
Clubtreffen
Die Finanzen verwalten
Finanziellen Verpflichtungen nachkommen
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Ende der Amtszeit
Führung
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