© Heinrich Schmid® 2014 Folie 2

Wissen, Kommunikation und Prozesse in dezentralen Strukturen –SharePoint 2013 und Nintex

SharePoint Solution Day 201528. Januar 2015Stuttgart

© Heinrich Schmid® 2014 Folie 3

Heinrich Schmid – Wer ist das?

© Heinrich Schmid® 2014 Folie 4

Heinrich Schmid – Wer ist das?

© Heinrich Schmid® 2014 Folie 5

Heinrich Schmid – Wer ist das?

© Heinrich Schmid® 2014 Folie 6

Heinrich Schmid – Wer ist das?

© Heinrich Schmid® 2014 Folie 7

Heinrich Schmid – Wer ist das?

© Heinrich Schmid® 2014 Folie 8

Heinrich Schmid – Wer ist das?

© Heinrich Schmid® 2014 Folie 9

© Heinrich Schmid® 2014 Folie 10

Heinrich Schmid – Wer ist das?

© Heinrich Schmid® 2014Folie 11

Zusammenarbeit – Wo ist das Problem?Workshop zur Problemfindung:

Ø Suchen statt Finden / Informationsflut / E-Mail-Flut

Ø Falsches, doppeltes, veraltetes, irrelevantes Wissen

Ø Abarbeiten statt Verstehen / Fehlendes Prozessdenken

Ø Abhängigkeit statt Selbstständigkeit

Ø Kritik / Unzufriedenheit statt Verbesserungsvorschläge

Effizienz, Sicherheit, Kommunikation, Motivation, Zugang durch:

Ø ein Portal, von überall, von allen Endgeräte, optimales FindenØ Ein Verantwortlicher je Thema, Zusammenarbeit in ArbeitsräumenØ Verständnis für Gesamtprozess, Automatisierung

© Heinrich Schmid® 2014Folie 12

System / Partner – Mit was? Mit wem?Systemsuche:

Ø Systemlandschaft: Microsoft, SAP, Eigenentwicklung in Ablösung

Partnersuche:

Ø Ein Berater je Systemlösung, drei für SharePoint

Ø Vier Systemlösungen, Besuch ReferenzunternehmenØ SharePoint 2013 + Nintex

Ø Inhaltliche, organisatorische VorgehensweiseØ Einfache, übersichtliche, wenig komplexe Lösung mit klarem Nutzen im

Arbeitsalltag – Zug statt DruckØ „IT zufriedenstellen, Führung überzeugen, Anwender begeistern“ (O-Ton

Communardo)

© Heinrich Schmid® 2014Folie 13

Projekt – Wer macht was?Konzeption:

Ø Was wollen wir im Detail? Reihenfolge? Was ist Pflicht? Was ist Kür?

Ø Zeitplan / Budget

Ø Vorschläge für Struktur, Design und FunktionalitätenAbstimmung Portal:

Ø Name – Diskussion!Ø Startseite mit Suchcenter

Ø Arbeitsräume mit Arbeitsraumübersicht – Diskussion!

Ø MySiteØ Inhalte: Grüne Wiese, keine Migration

© Heinrich Schmid® 2014Folie 14

© Heinrich Schmid® 2014Folie 15

© Heinrich Schmid® 2014Folie 16

© Heinrich Schmid® 2014Folie 17

© Heinrich Schmid® 2014Folie 18

© Heinrich Schmid® 2014Folie 19

Projektalltag – Wie geht es weiter?

Beteiligte:

Ø Administratoren je Arbeitsraum: Personal, Rechnungswesen, Finanzen, Controlling, Kommunikation, Einkauf, IT, Führungsakademie, Immobilien

Funktionen:

Ø Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit in Arbeitsräumen (Teams, Projekte, Themen), Expertenprofile

Überführung SharePoint in Office 365

Ø Arbeitsräume: Bereiche, Führungskreis, Assistenzen, PilotstandorteØ Arbeitsräume: Steuerkreise, Boards, ProjekteØ Arbeitsräume dezentral nach Wunsch: Gebiet, Region, Standort

Ø Genehmigungsprozesse, Formulare, WorkflowsØ Externe Partner: Berater, Lieferanten, Kunden? …

© Heinrich Schmid® 2014Folie 20

Projektalltag – Wie geht es weiter?

Groß denken, klein handeln, fragen, zuhören, Fehler erkennen, flexibel sein

Kultur durch und für Intrapreneure - Kreativität der Mitarbeiter nutzen:

Ø Weiterentwicklung des Portals

Beispiele für Workflows:

Ø Kfz-Bestellung Einkauf, neue Hardware IT, Anzeige Kommunikation

Ø Neuer Mitarbeiter Personal, Kursanmeldung Führungsakademie

Ø Bürgschaftsantrag Rechnungswesen, Strukturänderung Controlling

Ø Compliance, Auslandsbaustelle, Versicherungsfall Finanzen

Ø Integration / Wachstumsereignis übergreifend

Ø Optimierung der ArbeitsabläufeØ HS Turbo = prämierte Lösungen für Baustellenabläufe

Danke für Ihre Aufmerksamkeit.

IhrStephan Schaufler