Post on 12-May-2015
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ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Prozessoptimierung auf Basis IBM Notes Domino und IBM Connections - Formular- & Prozessmanagement -
Matthias FriedrichGeschäftsführer
(E-Mail: matthias.friedrich@ulc.de)
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ULC – Kurzvorstellung
Leistungsportfolio:
Fachthemen: Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, DMS/ECM, Social Busness, Web 2.0, Software-Individualentwicklung
Infrastrukturthemen: Lotus Notes Domino, Datenarchivierung, -verschlüsselung, -sicherung und -sicherheit, Mobile Device Management
Fakten:
Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Lotus Notes Domino
Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants
"Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!"
Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen
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Einführung
Ziele:
Sensibilisierung für das Thema „Formular- und Prozessmanagement“ im Unternehmen
Erkennen von Zusammenhängen zwischen Prozess-Management und Social Collaboration
Kurzvorstellung ULC.Formular- & Prozessmanager - Nutzung in IBM Notes Domino und IBM Connections
Wege:
Dieser Vortrag kann nur einen allgemeinen Einblick geben, da das Thema im Detail sehr umfangreich ist.
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Elektronische Formulare im Unternehmen
Differenzierung:
Formulare aus Kernprozessen
vollständige Abbildung in ERP, etc. i.d.R. kein Handlungsbedarf
Formulare aus Organisationsprozessen
vielfach noch als Papierformular bzw. Druckvorlageteilweise elektronisch umgesetzt (meist auf Basis von Lotus Notes / Domino)
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Elektronische Formulare im Unternehmen
Formulare aus Organisationsprozessen (Beispiele)
Laufzettel „neuer Mitarbeiter“
Dienstwagenbuchung
Dienstreiseantrag
Reisekostenabrechnung
Überstundenverwaltung
Programmeinsatzverfahren
…
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Elektronische Formulare im Unternehmen
Was spricht für eine Umsetzung als elektronisches Formular ?
Häufige Nutzung und/oder viele Nutzer
klassischer Genehmigungsprozess (auch mehrstufig: Wasserfall-Prinzip)
häufige Änderungen im Formular und/oder Prozess
einzuhaltende Zeitvorgaben (z.B. Laufzettel neuer Mitarbeiter)
verteilte Organisationsstruktur (Filialen...)
komplexe Zusammenhänge mit viel Erklärungsbedarf
…
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Der Weg zum elektronischen Formular / Prozessmanagement
Ein elektronisches Formular ohne einen definierten Bearbeitungsprozess ist nicht (wesentlich) besser als
eine Druckvorlage !
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Der Weg zum elektronischen Formular / Prozessmanagement
Definition
Modell
(Simulation)
Bereitstellung
Nutzung
Überwachung
Analyse
Optimierung
Business Process Management (BPM)
ein stetiger Kreislauf
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Erstellung elektronischer Formulare „ohne“ Programmierung
Übertragung von inhaltlichen Aufgaben zum Formular- & Prozessmanagement an Mitarbeiter außerhalb der EDV-Abteilung
Aber: Gradwanderung
Komfort und Vorteile elektronischer Formulare steigen mit steigender Komplexität der Formulare (und Prozesse)dadurch: einfache „Programmierung“ i.S.v. Logik wird schnell notwendigAus Erfahrung: Dieser Aufgabenbereich ist für interessierte Mitarbeiter nach Schulung und Einarbeitung leistbar !
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Plattform und Werkzeug für Formular- & Prozessmanagement
ULC.Formular- & Prozessmanager
Formulare erstellen / bereitstellen
Prozesse konfigurieren / abarbeiten
Ohne Programmierkenntnisse
Nutzer: Notes, Browser, Connections
Trigger / automatische Aktionen
Rollen / Rechte je Prozess individuell oder gemäß Orgastruktur
Benachrichtigungen / Eskalation
Generische Schnittstelle: Zugriff auf und Integration in Fremdanwendungen
Prozesshistorie (Audittrail)
Archivierung
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Was hat Prozessmanagement mit Social Collaboration zu tun?
20% der Arbeit sind strukturierte,wiederkehrende Aktivitäten
80% der Arbeit sind unstrukturierte, einmalige bzw. Ad-Hoc Tätigkeiten
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Usecases: Unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit → Intranet 2.0 für alle ...
Informationsplattform
Kommunikationsplattform
Kollaborationsplattform
Integrationsplattform
Prozessplattform
Formularwesen
Wissensmanagement
Dokumentenmanagement
Aufgabenmanagement
Verbesserungswesen
Projektmanagement
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Module und Komponenten von Social Software am Beispiel von IBM Connections 4.5
HomepageÜberblick über alle relevanten Aktivitäten im eigenen Netzwerk
BlogsIdeen sammeln, eigene Ideen darstellen und von Anderen lernen
CommunitysZusammenarbeit mit Kollegen, welche die gleiche Rolle oder Expertise teilen
DateienBereitstellen, teilen und entdecken von Dokumenten, Präsentationen und mehr
Micro-bloggingIm Netzwerk mit Statusaktualisierungenum Hilfe bitten oder Neuigkeiten mitteilen.
ProfilePersonen suchen und entdecken
WikisInhalte gemeinsam erarbeiten und pflegen
EmpfehlungenMit Social Analytics entdecken,wen und was man noch kennen sollte
AktivitätenArbeiten organisieren und das eigene Netzwerk einspannen
LesezeichenSpeichern, teilen und entdecken von Lesezeichen
ForenIdeen austauschen oder Fragen stellen, um vom Wissen Anderer zu profitieren
Mobile EndgeräteAuf IBM Connections zu jeder Zeit, von überall mit Smartphones und Tablet-PC zugreifen
MetricsPrüfen Sie Ihre Communities
auf Vitalität
Email & KalenderEmails und Kalender Einträge direkt inConnections bearbeiten
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Social Collaboration + Business Prozess = Social Business Process Collaboration
Prozesse
Projekte
Aufgaben /TätigkeitenAnalyse
Reports /Empfehlungen
Menschen
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Beispiel: ULC.Formular- & Prozessmanager