Verband Luzerner Gemeinden Fachgruppe Prozesse und …€¦ · -Grundlagen - Vorbehalt - Gegenstand...

Verband Luzerner GemeindenFachgruppe Prozesse und Informatik

Informationsveranstaltung vom 3. September 2015, 11.00 – 13.00 Uhr

zum Thema „Zentrale Schuladministrationssoftware für die Luzerner

Gemeinden“

Ursi Burkart, Armin Hartmann, Charles Vincent, René Brun, Stefan Hermann, René Müller, Gérald Strub

3. September 2015VLG - Fachgruppe Prozesse und Informatik Folie 1

1. Begrüssung, Zielsetzung und Einleitung Burkart

2. Übersicht der Projektarbeit Vincent

3. Konzept Schuladministrationssoftware (SAS) Hermann

4. Betrieb und Support Schuladministrationssoftware Strub

5. Finanzen und Verträge Strub

6. Positionen des VLG, VSL LU und Kanton Burkart, Brun,

Vincent, Hartmann

7. VLG Konsultation und weiteres Vorgehen Strub, Burkart

8. Fragen und Raum für offene Themen alle

9. Abschluss mit anschliessendem Stehlunch Burkart

Agenda

- Die Gemeinden erhalten einen umfassende Überblick zum Projekt „Zentrale

Schuladministrationssoftware für die Luzerner Gemeinden“

- Der Inhalt und die Frist für die Konsultation bei den Luzerner Gemeinden ist

bekannt

- Offene Fragen sind beantwortet

Zielsetzung

- Ein gemeinsames Projekt Gemeinden und Kanton: SAS

Einigung unter folgenden Gelingensbedingungen:

- 80 % der Gemeinden machen mit

- 85 % der Lernenden sind beteiligt, ca. 34‘000

- Der Kostenteiler Kanton und Gemeinden ist 50/50

- Wenn die 80/85 – Vorgabe erreicht ist, ist eine Verankerung im

Volksschulbildungsgesetz vorgesehen, dass die Teilnahme an diesem

Projekt verpflichtend ist für die Gemeinden

Einleitung

VLG - Fachgruppe Prozesse und Informatik 3. September 2015 Folie 4

- René Brun, Schulleiter Eschenbach und Mitglied Vorstand VSL LU und Mitglied

Steuergruppe Projekt Schuladministrationssoftware

- Ursi Burkart, Gemeindepräsidentin Adligenswil und Leiterin VLG Bereich Bildung

- Armin Hartmann, Gemeindeammann Schlierbach und Leiter VLG Bereich

Finanzen

- Stefan Hermann, Geschäftsführer Base-Net Informatik AG

- René Müller, Gemeindeschreiber Hildisrieden und Präsident Fachgruppe

Prozesse und Informatik

- Gérald Strub, E-Government Beauftragter der Luzerner Gemeinden und Mitglied

- Charles Vincent, Leiter Dienststelle Volksschulbildung Kanton Luzern und Leiter

Vorstellung der Referenten

3. Konzept Schuladministrationssoftware Hermann

Vincent, Hartmann

Agenda

Die Entwicklung des Vorhabens

12. April 2011: Projektauftrag von VLG und DVS

Einsetzung einer Projektorganisation

Steuergruppe

Projektgruppe 1nichtfunktionale Anforderungen

Projektgruppe 2funktionale Anforderungen

Ende 2012

Anforderungen sind definiert

Ausschreibung ist vorbereitet

Lösungsansatz:

Software wird ausgeschrieben;

Einführung und Betrieb Dienststelle Informatik

Kanton Luzern

Februar 2013

Ausschreibung ist erfolgt

Mai 2014

Regierungsrat entscheidet über Zuschlagsver-

fügung

Lösung: Firma Base-Net erhält Zuschlag für

Softwareentwicklung

Juni 2014

Einladung von drei öffentlichen Informatikstellen

zur Offertstellung für Umsetzung, Betrieb und

Support

September 2014

Offerteingabe Dienststelle Informatik (DIIN):

überraschend hohe Offerte

ab November 2014

Prüfung einer alternativen Lösung für diese drei

Aufgaben durch VLG

Februar 2015

alternative Lösung durch Firma Base-Net liegt vor

Juni 2015

Regierungsrat beschliesst Eckwerte für kantonale

Beteiligung am Vorhaben ohne Einbezug der

Dienststelle Informatik:

> Gesamtlösung mit Firma Base-Net, Sursee

> Umsetzung der Lösung, wenn 80 Prozent der

Gemeinden mit 85 Prozent der Lernenden

mitwirken

> Verankerung der Lösung im Gesetz über die

Volksschulbildung zur Anwendung für alle

Gemeinden

> Kanton übernimmt kosten für Lizenzen und

Wartung; Gemeinden übernehmen Kosten für

Einführungsprojekt, Betrieb und Support

> Kostenteilung: ca. 50:50

Vincent, Hartmann

Agenda

Begrüssung

Unternehmen / Partnerschaften / Referenzen

Vorstellen Produktephilosophie / Vision

Screenshots / Look & Feel der Software Educase

Fragen / Antworten

Base-Net Informatik Inhalt / Ablauf

03.09.2015 Seite 14Base-Net Informatik AG www.basenet.ch

Base-Net InformatikUnternehmen & Lösungen

Banken Versicherungen SchulenÖffentliche

Verwaltung

Smarx Plattform

Educase

Portal

Base-Net InformatikReferenzen

03.09.2015 Seite 16Base-Net Informatik AG www.basenet.ch 03.09.2015 Seite 16Base-Net Informatik AG www.basenet.ch

Banken

Versicherungen

E-Government

Berufsfachschulen

Volksschulen

Partner für Konzeption, Fachfragen und

Implementation:

Zeugnisse und Beurteilung

Partner für Konzeption und Fachfragen:

Stundenplanung

Ressourcenplanung

Förderplanung

Unterrichts- und Schulentwicklung

PartnerfirmenZusammenarbeit im Schulbereich

Kompetenzraster Netzwerk

kompetenzorientiertes Lernen

Kompetenzraster

Lehrplan 21

Verband der Mosaik-Sekundarschulen

individualisiertes Lernen

personalisierte Lernwege

PartnerfirmenZusammenarbeit im Schulbereich

EducaseUnsere Schule hat jetzt noch mehr Klasse!

VisionGesamtsystem - Schule der Zukunft - Lifelong Learning

Base-Net Informatik AG www.basenet.ch Seite 2003.09.2015

03.09.2015 Seite 21Base-Net Informatik AG www.basenet.chBase-Net Informatik AG www.basenet.ch 03.09.2015 Seite 21

Schulleitung

Verwaltung

Sekretariat

Lehrperson

Lernende / Eltern

Schulleitung

Verwaltung

Sekretariat

Lehrperson

Lernende / Eltern

Educase ist das innovative und vernetzte

Gesamtsystem für die Schule der Zukunft.

Die Educase Portalfunktion verbindet alle

Beteiligten und unterstützt den Lernenden

für ein lebenslanges Lernen.

Unsere Vision ist eine praxistaugliche Software …

als umfassende Werkzeugpalette für modernen

Unterricht und administrativen Schulalltag

für dezentrale und interdisziplinäre

Zusammenarbeit und Kommunikation

für offene Strukturen und heterogene Gruppen

für personalisierte Unterrichts- und Lernformen

und individuelle Bedürfnisse von Lernenden

für traditionelle Anforderungen, Neuerungen und

eine innovative Arbeitsweise

Educase PortalÜbersicht

Schulleitung

Verwaltung

Lehrpersonen

Educase

Educase Portal Lernende / Kursteilnehmer

Eltern und Familie

Alumni (Ehemalige)

Weitere Beteiligte

Weiterentwicklung / ProduktphilosophieÜbersicht

Kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung an

Bedürfnisse der Zukunft

Philosophie der Standard-Software

Modularer Aufbau

Parametrierung der individuellen Bedürfnisse

Einfache und intuitive Bedienung

Desktop

Kommunikation

Aufgaben

Stundenplan

Kalender

Dokumente

Gruppen

Oberfläche

übersichtlich

intuitiv

individuell

Netzwerk

Lernende

stehen im

Zentrum

Navigation

durch die

Adresskartei

Information

erhalten

Information

senden

Prozesse

Benutzer-

führung mittels

Wizard

Einfache

Navigation

Online Hilfetexte

Prozesse

Durchführung

Adressänderung

mit Histori-

sierung der

aktuellen und

bisherigen

Kontaktdaten

Prozesse

Visualisierung

der bisherigen

und aktuellen

Kontaktdaten

Dokumentation

der Arbeits-

schritte und

Protokollierung

der Aktivitäten

der User

Informations-

verteilung

Prüfungen /

Beurteilung

erfassen

bearbeiten

visualisieren

Informations-

verteilung

Noten und

Zeugnisse

zusammen-

führen

aufbereiten

erstellen

verteilen

archivieren

Lernwege /

Lernschritte

Übersichtlich:

erfassen

bearbeiten

definieren

unterteilen

kontrollieren

auswerten

kommunizieren

Kompetenzen /

Kompetenzraster

Lernfortschritte:

definieren

kontrollieren

visualisieren

auswerten

kommunizieren

Vincent, Hartmann

Agenda

- Betrieb der zentralen Schuladministrationssoftware erfolgt im GU Modell

durch den Hersteller der Software (Base-Net Informatik AG)

- Rechenzentrum in der Schweiz

- Generelle Betriebszeit: 7 x 24h (best möglich)

- Generelle Nutzungszeit: Mo – Fr: 07.00 – 17.30 Uhr

- Verfügbarkeit während Nutzungszeit: 99%, max. 28h «down time»

- Verfügbarkeit ausserhalb Nutzungszeit: best möglich

- Der maximale Datenverlust im Schadenfall beträgt 12 Stunden

- Die maximale Dauer des Systemausfalls im Schadenfall beträgt 24 Stunden

Betrieb Schuladministrationssoftware

Support Schuladministrationssoftware

- 1st Level Support wird durch “Super User” in der Schule geleistet

- Aufgaben

- Einführung von neuen Benutzern

- Schulung von Neuerungen

- Vergeben/entfernen von Berechtigungen

- Koordination der Supportanfragen auf Seite der Schule

- Schulinterne Anfragen entgegennehmen und falls möglich direkt beantworten

- Beurteilung der Anfragen bezüglich Relevanz und Adressierung

- Ggf. Weiterleitung der Anfrage an 2nd Level Support falls Beantwortung nicht möglich

- Anforderungen

- Gute Kenntnisse der Administrations-/Verwaltungsprozesse

- Gute Kenntnisse der Bedienung und Funktionsweise der SAS (mittels Schulung)

1st Level Support

- 2nd Level Support wird durch Base-Net Informatik AG erbracht

- Supportzeiten 2nd Level: Mo – Fr: 07.00 – 17.30 Uhr (Ausser an

gesetzlichen Feiertagen)

- Reaktionszeiten 2nd Level: Innerhalb 4 Stunden (gilt während

Supportzeiten)

2nd Level Support

- In der Wartung der Software inbegriffene Leistungen

- Bearbeitung von programm- und anwendungsspezifischen Fragen und Problemen (sofern nicht durch 2nd Level gelöst)

- Behebung von technischen Problemen in der Software

- Anpassung der Software aufgrund Änderungen von Gesetzen und Verordnungen

- Zur Verfügung stellen von neuen Software-Releases und –Versionen

- Fachliche und technische Weiterentwicklung (Standard-Software)

- In Hosting und Betrieb inbegriffenen Leistungen (SaaS)

- Behebung von technischen Problemen in der Betriebsinfrastruktur (Server, Betriebssysteme, Middleware, Netzwerk, Sicherheitskomponenten)

- Proaktive Wartung der Betriebsinfrastruktur (Server, Betriebssysteme, Middleware, Netzwerk)

- Überwachung der Ressourcen und Betriebsstati

- Gewährleistung der garantierten Nutzungszeiten sowie der vereinbarten Verfügbarkeit

3rd Level Support

Vincent, Hartmann

Agenda

Übersicht Vertragssituation

- Educase Vertrag; Systemintegration, Support, Hosting, Betrieb

- Anhang A: Educase Basis-Regelungen; Systemintegration, Support,

Hosting, Betrieb

- Anhang B: System-Anforderungen

- Anhang C; AGB SIK (Ausgabe Januar 2015)

Verträge Gemeinden – BNI

8 seitiger Vertrag im wesentlichen mit Inhalten

- Ausgangslage und Grundlagen

- Vorbehalt

- Vertragsgegenstand

- Vertragsbestandteile und Rangfolge

- Funktionsumfang Educase

- Einführungsprojekt

- Support für die Software

- Betrieb und Hosting für die Software

- Dauer und Beendigung des Vertrags

- Schlussbemerkung und Unterschrift

Educase Vertrag Systemintegration, Support, Hosting, Betrieb

15 seitiger Anhang Basis-Regelungenim wesentlichen mit Inhalten

- Ausgangslage

- Grundlagen

- Vorbehalt

- Gegenstand der Basis-Regelungen

- Einführungsprojekt

- Support für die Software

- Betrieb / Hosting

- Softwarelizenzen und Softwarewartung

- Vergütungen / Rechnungsstellung

Anhang A: Educase Basis-Regelungen Systemintegration, Support, Hosting, Betrieb

- Urheberrecht

- Gewährleistung

- Haftung

- Informationssicherheit, Geheimhaltung und Datenschutz

- Mediation

- Änderungen

- Teilnichtigkeit

- Anwendbares Recht und Gerichtsstand

- Schlussbestimmungen

3 seitiger Anhang mit dem Inhalten

- Systemanforderungen Basis

- Internet-Anbindung

- Arbeitsplatz (Client)

- Hardware

- Software

- Betriebssystem

- Browser

- Office

Anhang B: System-Anforderungen

Anhang C; AGB SIK (Ausgabe Januar 2015)

- Die gesamten Projektkosten konnten von CHF 14.6 Mio auf heute

CHF 7.6 Mio reduziert werden

- Optimierung in den Bereichen Support, Hosting, Applikations- & Lifecycle

Management und dem Einführungsprojekt

Entwicklung Kostenberechnung

8.77.6

2013 9.2014 11.2014 9.2015

In Mio CHF

Kosten zentrale Schuladministrationssoftware

Art Kosten Total

Lizenzen (einmalig) 820'000.00

Wartung (10 Jahre) 1'800'000.00

Support (10 Jahre) 1'440'000.00

Hosting (10 Jahre) 1'060'000.00

Applikations- & Lifecycle Management 1'130'000.00

Einführungsprojekt 550'000.00

Reserve 800'000.00

Totale in CHF 7'600'000.00

- Die Gemeinden haben ab dem Budgetjahr 2017 Kosten von CHF 11.70 pro

Lernende und Jahr zu tragen

- Nach Abzug des zeitversetzten Pro-Kopf-Beitrags reduzieren sich die

Kosten zudem auf CHF 8.80 pro Lernende und Jahr

- Ohne Projektreserven liegen die Kosten pro Lernende und Jahr bei

CHF 10.70, respektive nach Abzug des zeitversetzten Pro-Kopf-Beitrags

bei CHF 8.00

Kosten für Gemeinden

Vincent, Hartmann

Agenda

- Ersatz Rektoratsprogramm unbestritten

- Gesamtlösung Schuladministrationssoftware (SAS) mit Base-Net

- Kosten und Kostenteiler stimmen (Anfang für generell 50/50 in Bildung ; -))

- Möglichst alle Gemeinden, bzw. Schulen sollen mitmachen

Position des VLG

- Projekt zentrale Schuladministrationssoftware aus operativer Sicht von

höchster Bedeutung und Wichtigkeit für die Volksschulen im Kanton Luzern

- Administration: Kernprozess für jede Unternehmung/Institution

- ICT-Infrastruktur muss fehlerfrei funktionieren und jederzeit verfügbar sein

- viele Veränderungen und Angebotserweiterungen im Volksschulbereich

mit bisherigen Administrationstools nicht mehr abbildbar

Position des VSL LU

Die Volksschulen im Kanton Luzern brauchen dringend eine zentrale Schuladministrationssoftware, weil

- die meisten Volksschulen ihr bisheriges Programm demnächst ablösen müssen richtiger Zeitpunkt für eine gemeinsame Lösung!

- eine kantonsweite zentrale Datenhaltung für höhere Datenqualität und weniger Doppelspurigkeiten sorgt Synergien/Entlastung!

- damit alle aktuellen sowie absehbaren schul- und personenbezogenen Abläufe auf einer einheitlichen Plattform bearbeitet werden können Vereinfachung!

- neben den Schulen auch diverse Verwaltungsstellen und schulnahe Organisationen von der Vernetzung der Personendaten und Schülerlauf-bahnen für gezielte Abfragen und Zugriffe profitieren Effizienz und Effektivität!

Position des VSL LU

VLG - Fachgruppe Prozesse und Informatik 3. September 2015 Folie 583. September 2015VLG - Fachgruppe Prozesse und Informatik Folie 58

Die Verwendung einer einzigen

Schuladministrationssoftware im Kanton

Luzern wird vom Kanton unterstützt weil:

> sie Prozesse und Anwendungen vereinfacht

> sie aktuelle Auswertungen ermöglicht

> sie kostengünstig ist

> sie die Qualität der Daten verbessert

> sie die Schulleitungen wirkungsvoll in ihrer

Arbeit unterstützt.

- Bedürfnis ist ausgewiesen

- Gemeinsame Lösung mit Kanton oder eigene Lösung

- Partnerschaft mit erheblicher Mitfinanzierung durch Kanton

- Kosten tiefer als bei eigener Lösung

- Zwangsklausel kann als Eingriff in Gemeindeautonomie aufgefasst werden

- Standardisierung und Mengenausweitung bringt betriebliche Vorteile und

Kostensenkung

- notwendig, kostengünstig, zukunftsgerichtet, klare Spielregeln

Projekt unterstützt die Beschaffung ohne Vorbehalte

Politische Würdigung des VLG

Vincent, Hartmann

Agenda

- Einleitungstext

- Ausgangslage

- Luzerner „zentrale Schuladministrationssoftware“

- Konsequenzen beim Nicht-Zustande-Kommen des Projektes

- Zielsetzung der Umfrage

- Das Projekt „zentrale Schuladministrationssoftware“ soll nicht schon in allen

Details bewertet werden. Vielmehr geht es darum, von den Gemeinden

eine Grundsatzaussage zu erhalten.

- Wir bitten Sie die nachfolgenden Fragen bis am 23. Oktober 2015 zu

beantworten und an den VLG zu senden.

VLG Konsultation

1. Besteht in Ihrer Gemeinde in den nächsten 5 Jahren Handlungsbedarf in

Sachen Schulverwaltungssoftware?

2. Erachten Sie die Notwendigkeit einer zentralen

Schuladministrationssoftware als gegeben?

3. Sind Sie mit dem Grundsatz einverstanden, dass bei einer neuen

zentralen Schuladministrationssoftware alle 83 Gemeinden mitmachen

müssen?

4. Sind Sie mit dem Kostenteiler (50:50) einverstanden?

VLG Konsultation; Fragen

5. Damit das Projekt realisiert werden kann, ist es nötig, dass 80 % der

Gemeinden mit 85 % der Lernenden am Projekt teilnehmen. Sind Sie

bereit, an diesem Projekt teilzunehmen mit der Folge, dass für Ihre

Gemeinde ab dem Budgetjahr 2017 Kosten von CHF 11.70 pro Lernende

und Jahr entstehen (nach Abzug des zeitversetzten Pro-Kopf-Beitrags

reduzieren sich die Kosten zudem auf CHF 8.80 pro Lernende und Jahr.)?

6. Ist Ihre Gemeinde bereit, sich als Pilotgemeinden ab Sommer 2017 zur

Verfügung zu stellen?

VLG Konsultation; Fragen

- Konsultation der Gemeinden inkl. Luzern durch VLG 23.10.2015

- Erarbeitung der Botschaft an den KR 15.12.2015

- Beschlussfassung durch RR 31.01.2016

- Behandlung im KR 30.06.2016

- Start der Projektarbeiten September 2016

- Start mit Pilotgemeinden Sommer 2017

- Konsultation bei den Parteien und Verbänden findet zeitgleich statt

Weiteres Vorgehen

Vincent, Hartmann

Agenda

- Welche Fragen dürfen wir Ihnen beantworten?

Diskussion und Fragen

Vincent, Hartmann

Agenda

Abschluss

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Mitwirken.

Einladung zum Stehlunch.

Ursi Burkart

Gemeindepräsidentin Adligenswil, Leiterin VLG Bereich Bildung

ursi.burkart@adligenswil.ch, 041 375 77 77

René Müller

Präsident Fachgruppe Prozesse und Informatik, Gemeindeschreiber Hildisrieden,

rene.mueller@hildisrieden.ch, 041 462 60 70

Gérald Strub

Beauftragter für E-Government der Luzerner Gemeinden,

gerald.strub@strubpartner.ch, 079 622 73 55

Abschluss

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