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Herzlich willkommen zur Veranstaltung

Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin

Information zum neuen IT-Begleitsystem


TagesordnungTOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche

- was ist neu

- Login-Seite

- Einstieg

- allgemeine Funktionen

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung

- Antrag

- Änderungsantrag

- Abrechnung

TOP 3 Modul Monitoring und Controlling

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Was ist neu ?

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Anwendungsbereich

Dashboard: bei Programmeröffnung erscheint eine Anzeige über alle wichtigen Aktivitäten und Termine

Antragstellung: K-Hilfen sind jetzt druckbar

Bewilligung erfolgt mit Bescheiderstellung/ -erfassung;der Prozess der Bewilligung wurde auch statusseitig erweitert auf „bewilligt“, „zurückgezogen“, „widerrufen“, „Änderungsantragsverfahren“, „Änderungsmitteilung“

Auswertung: ist verbessert worden, es gibt jetzt feste Auswertungen, parametrisierbare Auswertungen und individuell gestaltbare Auswertungen

Planungsmodul für VB und TH

es wurde eine Budgetkontrolle eingerichtet, die den Planansatz bis auf Instrumentenebene überwacht und Überschreitungen meldet

Technologie EurekaPlus basiert auf einer völlig neuen Technologie und ist damit wieder aktuell

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Was ist neu ?

Anwendungsbereich

Projektdoku-mentenakte:

wurde in Rubriken und Dokumententypen gegliedert;es kann festgelegt werden, wer Rechte für das Hochladen hat und welche Dokumente obligatorisch im Rahmen des Prozesses enthalten sein müssen

Projektübersicht: auf einer Seite werden die relevanten Eckdaten SOLL/IST zum Projekt angezeigt und dynamisch bzw. chronologisch angepasst

Kontrollablauf/ Prüfungen:

in EurekaPlus kann die ZGS bzw. eine Prüfinstanz zu jedem abgerechneten Beleg einen Prüfbeleg erstellen und das Prüfergebnis umsetzen und finanziell wirksam werden lassen

Beleglisteehem. VWN:

Kosten und Einnahmen werden übersichtlicher auf einer Seite gegenübergestellt;Kosten können vom Begünstigten zu definierten Teil-projekten zugeordnet werden;für abgerechnete Belege wird der zugehörige ZB deutlich ausgewiesen

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Was ist neu ?

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Anwendungsbereich

Rollen und Nutzerrechte:

wurden flexibler gestaltet und können jetzt besser den Bedürfnissen der Nutzer bis auf Feldebene angepasst werden

Vertretungs-regelung:

durch zweite Kontaktperson im Antrag möglich

Verfahren auf Aktionsebene:

es können unterschiedliche Verfahren/ Prozesse bis auf Instrumenten-Ebene festgelegt werden;auch die Datenerhebung kann auf dieser Ebene variiert werden, so dass einzelne Förderinstrumente (nach entspr. Information) maßgeschneidert eingerichtet werden können

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Was ist neu ?

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Browser: EurekaPlus ist browserunabhängig

barrierefrei/Sicherheit:

zur Realisierung dieser Anforderung wurden umfangreiche Neuprogrammierungen vorgenommen; der Hauptpersonalrat, die Behindertenvertretung und der Datenschutzbeauftragte des Landes Berlin haben dem Probebetrieb bis November 2010 zugestimmt

ein externes Ergonomiegutachten liegt vor und wurde umgesetzt


TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Login

LoginLogin

Login in das IT-Begleitsystem EurekaPlusLogin in das IT-Begleitsystem EurekaPlus

Eingabe „Benutzername“ und „Passwort“Eingabe „Benutzername“ und „Passwort“

Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! Wenn das Passwort

vergessen wurdeWenn das Passwort vergessen wurde


RegistrierungRegistrierung

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Registrierung

die Registrierung dient der ERSTANMELDUNG noch nicht registrierter Begünstigter als INSTITUTION in EurekaPlus

Alle Begünstigten mit laufenden Projekten der neuen Förderperiode wurden übernommen

Die Registrierung von Personen als Nutzer bei den Begünstigten erfolgt in der Nutzerverwaltung, die mit der Registrierung den Begünstigten selbst zur Verfügung gestellt wird


TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Einstieg

EinstiegEinstieg VersionsnummerVersionsnummer Login-BereichLogin-Bereich

Module und TeilmoduleModule und Teilmodule

Seiteninhalte des gewählten ModulsSeiteninhalte des gewählten Moduls

NEU: Dashboard auf der Einstiegsseite


TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen

Dashboard ist ein Auszug aus dem Mailsystem

zeigt standardmäßig immer die 5 aktuellsten (neuesten) Nachrichten für die eingeloggte Person an

Anzeige kann gewechselt werden: Aktuell, letzte Woche, letzer Monat

Nachrichten sind projektbezogen oder projektunabhängig z.B. zur Wartung oder E-Mail-Service

können archiviert und damit abgelegt werden

bei Archivierung einer Nachricht rückt die nächste Nachricht aus dem Mailsystem in das Dashboard nach

einmal archivierte Nachrichten können nicht wieder im Dashboard angezeigt werden, nur noch über das Mailsystem

DashboardDashboard


MailsystemMailsystem

Im Mailsystem werden alle prozessbegleitenden automatischen Mails (zum Statuswechsel) erfasst und verwaltet

NEU: es können auch prozessunabhängige Mails versendet und verwaltet werden

Die Verwaltung der Mails erfolgt getrennt nach Posteingang, Postausgang und Archiv

Mails können aufwärts oder abwärts nach <Priorität>, <Absender>, <Betreff>, <erhalten> und <gelesen/ungelesen> sortiert werden


im Login-Bereich


MailsystemMailsystem



Einstellungen/ ZugangsdatenEinstellungen/ Zugangsdaten




Einstellungen/ ZugangsdatenEinstellungen/ Zugangsdaten

Passwörter werden zukünftig jeweils nur noch 3 Monate gültig sein

Die 3 Monate beziehen sich individuell auf jedes Login und dessen Nutzung von 3 Monaten

Bei der Vergabe eines neuen Passwortes ist zu beachten: Mindestens 8 Zeichen ein Buchstabe eine Zahl und ein Sonderzeichen, z.B. *oder # Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten

Alte Passwörter können nicht wieder benutzt werden

Ist ein Passwort zeitliche abgelaufen wird dieses aber noch benutzt, um beim Einloggen ein neues Passwort festzulegen, mit dem dann weiter gearbeitet werden kann


Einstellungen/ NutzerverwaltungEinstellungen/ Nutzerverwaltung

Die Nutzerverwaltung obliegt allein den Begünstigten bzw. deren Administratoren, jedem in der Nutzerverwaltung erfassten Nutzer können Administratoren-Rechte vergeben werden

Es können Rechte getrennt vergeben werden für :Antrag/ÄnderungsantragTRSURSBeleglisteBericht

Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen:Keine RechteLesenBearbeitenNEU: Weiterleiten (Statuswechsel vornehmen)NEU: Stornieren



Projektauswahl Projektauswahl

Modul Projektdaten und VerwaltungModul Projektdaten und Verwaltung





XXXXXXXXXXX

Möglichkeit A Möglichkeit B




Suchmöglichkeiten

Auswahl durch anklicken der Projektnummer oder des Antragsnamens

Blätterfunktion




Individuell verfügbare Funktionen nach Status und Bearbeitungsrechten (hier Status 50A bewilligt)


ProjekthistorieProjekthistorie

Die Anzeige kann gestaltet werden nach Art der Einträge oder Datum und den Vorgängen zum Projekt:



NEU: ProjektdokumentenakteNEU: Projektdokumentenakte

In der Projektdokumentenakte werden alle relevanten Projektdokumente und weitere ergänzende Dokumente der Antragstellung, dem Änderungsantrag und der Abrechnung verwaltet

Dokumente müssen im -.pdf- oder .jpg-Format gespeichert werden

Es wird in drei Rubriken unterschieden, denen Dokumente zugeordnet werden können:Antragstellung und Bewilligung (Unterlagen zum Antrag, Bescheide der Kofinanzierung, Dokumente der Trägermappe u.ä.)Änderung der Förderzusage (formlose Anträge auf Änderungsbescheid, Excel-Tabellen, Erläuterungen)Berichterstattung (Erläuterungen zur abgerechneten Kosten, Belegkopien, Sachberichte)



NEU: ProjektdokumentenakteNEU: Projektdokumentenakte



Antrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus


TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Ablauf Antrag

ehemalig: Status 8NEU: ZGS bewilligt durch Bescheiderteilung und Statuswechsel Nicht mehr die TH !

ehemalig: Status 01

ehemalig: Status 02

ehemalig: Status 1

ehemalig: Status 2


Antrag Zustand 10 (in Bearbeitung beim Begünstigten Status 01)Voraussetzung: ein ausgewähltes Projekt

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Antragsfunktionen

=Fehler-check

=Lese-modus

=Bearbeiten

=Status-wechsel


NEU: Nach Eingang eines Antrages bei der ZGS kann die ZGS eine zusätzliche Kontaktperson im ESF-Antrag erfassen, als die, die bereits vom Träger ausgewählt wurde



Kalkulationshilfen



TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen

NEU: PR-Würdigkeit kann projektbezogen festgelegt werden


NEU: Querschnittsziele (ehem. Scoring) wird jetzt vom Begünstigten selbst auf drei Masken ausgefüllt

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen



xxxxxxx


Änderungsantrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus


TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Änderungsantrag

Mit einem Änderungsantrag können die Projekt- und Finanzdaten (aktuelle Bewilligung) eines Projektes durch den Begünstigten geändert werden

Diese Änderung muss in jedem Fall durch die ZGS und die TH geprüft und durch die ZGS entschieden werden

Ein Änderungsantrag kann durch einen Begünstigten erstellt werden, wenn:eine Aufstockungeine Umwidmungeine Reduzierung der Fördermitteldie Änderung der Projektlaufzeiteine Änderung der Kosten und/oder Finanzierung

beantragt werden soll

AllgemeinesAllgemeines


Für ein Projekt kann sich immer nur ein Änderungsantrag im Prozess befinden. Erst nach Abschluss (Bewilligung des Änderungsantrages) kann ein weiterer Änderungsantrag durch den Begünstigten angestoßen werden

Mit der Bewilligung eines Änderungsantrages gelten die geänderten Angaben als neue aktuelle Bewilligung für das Projekt

Ein Änderungsantrag kann von der ZGS storniert werden

Ein noch nicht bewilligter Änderungsantrag wird automatisch storniert, wenn die aktuelle Bewilligung des Projektes widerrufen wurde

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag



NEU: die aktuelle Bewilligung und ein offener Änderungsantrag werden in der Projektübersicht unter der aktuellen Projektnummer angezeigt und können getrennt ausgewählt werden


NEU: Geänderte Kostenpositionen werden im Änderungsantrag rot markiert angezeigt




Im Weiteren durchläuft der Änderungsantrag den gleichen Ablauf bzw. Statuswechsel wie ein Erstantrag

Im Rahmen eines Änderungsantrages sind keine Kalkulationshilfen auszufüllen

Erläuterungen zum Änderungsantrag sind in den Anlagen einzufügen

Bitte bedenken Sie, dass der Änderungsantrag nach Bewilligung an Stelle des bisherigen Antrages unter der gleichen Projektnummer in EurekaPlus weiterläuft.

Der ungültig gewordene Erst- bzw. Vorantrag kann jederzeit wieder über die Projekthistorie eingesehen werden


Abrechnung (ehem. Berichterstattung)

mit EurekaPlus

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Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die EKOM ist die Erfassung aller Projektdaten (Teilnehmer, Stunden) und Finanzdaten

Ausgaben und Einnahmen werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst

Projektdaten werden im Teilnehmerregisteratursystem (TRS) und im Unternehmensregistratursystem (URS) erfasst

Daraus ergeben sich:

Zwischenbericht quartalsweise

Jahresbericht

Endbericht

Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes bzw. Zustandes gekennzeichnet

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AllgemeinesAllgemeines

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung

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TRS/

URS

Bericht per 31.03.

Bericht per 30.06.

Bericht per 30.09.

Bericht per 30.09.

Bericht per 30.06.

Bericht per 31.03.

EndberichtJahr 1 +Jahr 2

Jahres-berichtJahr 2

Jahres-berichtJahr 1

Einnahmen Ausgaben

Belegliste(Einnahmen und Ausgaben)

Bericht per 31.12.

Bericht per 31.12.


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TRSTRS




Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)


Es werden folgende Belegarten unterschieden:

EinnahmebelegAusgabebelegKorrekturbeleg NEU: Prüfbeleg (ZGS oder Prüfinstanz)

Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde

Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden

Ein Beleg wird über sein Zahldatum einem Zwischenbericht zugeordnet




Eingabe erfolgt je Kostenposition





Liste der erfassten Belege pro Kostenposition



Belegliste - neuer AusgabebelegBelegliste - neuer Ausgabebeleg



Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt

Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste

Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung

Prüfbelege werden immer in den aktuellen Zwischenbericht einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt

PrüfbelegPrüfbeleg





Für einen Begünstigten nur zur Ansicht !


Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst)

Wurde ein Beleg im System mit falschem Betrag gespeichert und bereits mit einem Zwischenbericht abgerechnet, so muss der falsche Betrag vom Begünstigten mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Zwischenberichts korrigiert werden

Falscher Beleg verbleibt unverändert im System

Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden

Korrekturbeleg muss erläutert werden

Wird mit „Kbu“ gekennzeichnet





Ein Korrekturbeleg kann aus der Übersicht der Belege zu einer Kostenposition heraus erzeugt werden

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Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt

Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden

Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich

Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen

Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen

Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekennzeichnet

Zwischenbericht erstellen/ bearbeitenZwischenbericht erstellen/ bearbeiten


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Ablauf AbrechnungAblauf Abrechnung ehemalig: Status 01

ehemalig: Status 02

ehemalig: Status 1

ehemalig: Status 2


Zwischenbericht erstellen/bearbeitenZwischenbericht erstellen/bearbeiten

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Berichterstattung



Das Modul „Monitoring und Controlling“ ermöglicht es, über hinterlegte Auswertungsroutinen direkt aus EurekaPlus heraus verschiedene Auswertungsübersichten zu generieren

Übersichten werden für verschiedene Adressaten mit unterschiedlichen Auswertungszielen bereitgestellt

Vorgegebene Auswertungen sind parametrisierbar nach:

SOLL (Plan-/Antragsdaten)IST (Berichtsdaten)

Die Auswertung kann eingeschränkt werden nach der Qualität der Daten entsprechend dem Status vom Antrag (geprüft/ungeprüft) oder Bericht (geprüft/ungeprüft)

StichtagZeitraum


www.ecg.eu GmbHBernburger Str. 2710963 BerlinFon: 030/31 86 50 -0Fax: 030/31 86 50 -22E-Mail: [email protected]: www.ecg.de

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