06 Terminmanagement - Planungsprozesse€¦ · © Dr. Olaf Boczan, FK07 –Fakultät für...

Projektmanagement

Kostenmanagement

Version: 4.1

Stand: 15.04.2018

Autor: Dr. Olaf Boczan

© Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München

Lernziel

Sie können die Ziele des Kostenmanagements in Projekten

erläutern!

Sie können erklären, wie ein Projekt im genehmigten

Budget abgeschlossen wird!

Sie können erklären wie Kosten in Projekten ermittelt

werden!

Sie können zeigen, wie das Gesamtbudget eines Projektes

berechnet wird!

Sie können das erläutern, wie Kosten berichtet, überwacht

und gesteuert werden!

Vorlesung Projektmanagement - Kostenmanagement

2

15.04.2018


Kostenmanagement

Zum Kostenmanagement in Projekten gehören die Prozesse

zur:

Kostenschätzung,

Budgetfestlegung und

Kostensteuerung,

damit das Projekt unter Einhaltung des genehmigten Budgets

abgeschlossen werden kann.


3

Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe

15.04.2018


Kostenmanagement

Aufgaben


4

Initiierungs-prozesse

Abschluss-prozesse

Ausführungs-prozesse

Planungs-prozesse

Überwachung- & Steuerungs-

prozesse

Planung

• Kostenmanagement planen

• Kosten schätzen

• Budget festlegen

Ausführung

•

Überwachung und Steuerung

• Kosten steuern

15.04.2018


Kostenmanagement planen(Planungsprozessgruppe)


5

15.04.2018


Kostenmanagement planenwichtige Arbeitsergebnisse

Kostenmanagementplan

Inhalt:

Maß an Genauigkeit

Verknüpfungen mit Organisationverfahren

Kontrollgrenzwerte

Regeln der Leistungsmessung

Methoden wie die Fertigstellung gemessen wird

Berechnungsmethode zur Ermittlung der Prognosewerte

Definition von Messpunkte

Berichtsformate

Prozessbeschreibungen


6


15.04.2018


7.1 Kosten-

management

planen

Kostenmanagement planen

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6.Ausgabe, S.235

Projektmanagementplan

• Terminmanagementplan

• Risikomanagementplan

4.1 Projektauftrag

entwickeln

• Projektauftrag

• Faktoren der

Unternehmensumwelt

• Prozessvermögen der

Organisation

Projekt-

managementplan• Kostenmanagementplan

15.04.2018Vorlesung Projektmanagement - Kostenmanagement

7


Kosten schätzen(Planungsprozessgruppe)


8

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Kostenmanagement

Aufgaben


9


Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung




Ausführung

•


• Kosten steuern

15.04.2018


Kosten schätzen

Einleitung

Kosten schätzen ist der Prozess zur Schätzung der

finanziellen Ressourcen, die zum Abschluss der

Projektvorgänge benötigt werden.

Kostenschätzungen sind Vorhersagen, die auf

Informationen basieren, welche zu einem bestimmten

Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Kostenschätzung werden in Form von Währungseinheiten

aber auch Einheiten wie Personalstunden angegeben.

Es ist ein iterativer Prozess !



10

15.04.2018


Kosten schätzen

Methoden

Fachurteil

Analoge Schätzung

Parametrische Schätzung

Bottom-up-Schätzung

Drei-Punkt-Schätzung

Analyse der Reserven

Projektmanagementsoftware

Analyse von Angeboten

Methoden zur Entscheidungsfindung in der Gruppe


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15.04.2018


Kosten schätzen

wichtige Arbeitsergebnisse

Kostenschätzung

Ausgangsbasis für Schätzungen

Annahmenprotokoll

Aktualisierung des Risikoregisters


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15.04.2018


7.2 Kosten

schätzenProjekt-

dokumente

Kosten schätzen

Aktualisierung der Projektdokumente

• Annahmenprotokoll

• Register der gesammelten Erfahrungen

• Risikoregister

Projektdokumenten

• Register der gesammelten

Erfahrungen

• Projektterminplan

• Ressourcenanforderungen

• Risikoregister

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6.Ausgabe, S. 240


• Kostenmanagementplan

• Qualitätsmanagementplan

• Inhalts- und Umfangsbasisplan

• Kostenschätzung

• Ausgangsbasis für Schätzungen


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Budget festlegen(Planungsprozessgruppe)


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Kostenmanagement

Aufgaben


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung




Ausführung

•


• Kosten steuern

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Budget festlegen

Einleitung

Budget festlegen ist der Prozess zur:

Summierung der geschätzten Kosten für einzelne

Vorgänge oder Arbeitspakete, um einen genehmigten

Kostenbasisplan aufzustellen.



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15.04.2018


Budget festlegen

Methoden

Fachurteil

Kostenzusammenfassung

Datenanalyse

– Analyse der Reserven

Überprüfen historischer Informationen

Abgleich von Finanzierungsobergrenzen

Kreditaufnahme



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15.04.2018


Budget festlegen


Kostenbasisplan

Finanzierungsbedarf in Projekten

Anforderungen an die Finanzierung

Aktualisierung der

– Kostenschätzung

– Projektterminplane

– Risikoregister



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15.04.2018


Budget festlegen

Zusammensetzung des Projektbudget



19

Vo

rga

ng

skoste

n-

schätz

ung

Arb

eitsp

ake

tko

ste

n-

sch

ätz

un

g

Risikozuschlag für

Vorgänge

Risikozuschlag

Pro

jektk

oste

nste

llen

Ko

ste

nb

asis

pla

n

Management-

reserveP

roje

ktb

ud

ge

t

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7.3 Budget

festlegen

Projekt-

dokumente

Budget festlegen


• Kostenschätzung


• Risikoregister

Projektdokumenten


• Kostenschätzungen


• Risikoregister

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S. 249



• Ressourcenmanagementplan

• Inhalts- und Umfangsbasisplan7.4 Kosten steuern

Kostenbasisplan

Finanzierungsbedarf in Projekten

Projekt-

managementplan

• Faktoren der

Unternehmensumwelt


Organisation

Geschäftsdokumente

• Business Case

• Nutzenmanagementplan

12.2 Beschaffungen

durchführen

• Vereinbarungen


20


Kosten steuern(Überwachungs- und

Steuerungsprozessgruppe)


21

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Kostenmanagement

Aufgaben


22


Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung




Ausführung

•


• Kosten steuern

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Kosten steuern

Einleitung

ist der Prozess

zur Überwachung der Projektbudget

zur Aktualisierung des Projektbudget

Änderungen des Kostenbasisplans


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Kosten steuern

Methoden & Werkzeuge

Fachurteil

Datenanalyse

– Analyse des Fertigstellungswertes

– Abweichungsanalyse

– Trendanalyse

– Reserveanalyse

zu erbringender Leistungsindex (TCPI)

Leistungsbeurteilungen

Projektmanagementsoftware


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15.04.2018


Kosten steuern


Kostenprognose - Earned Value Analyse (EVA / EVM)

Arbeitsleistungsinformationen

Änderungsanträge


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15.04.2018


7.4 Kosten

steuern

Projekt-

dokumente

7.4 Kosten steuern


• Abnahmeprotokolle



• Register der gesammelten

Erfahrungen

• Risikoregister

Projektdokumenten




• Risikoregister

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S. 258



• Ressourcenmanagementplan

• Inhalts- und Umfangsbasisplan 4.6 Integrierte

Änderungssteuerung

durchführen

Kostenbasisplan

Änderungsanträge

Projekt-

managementplan

• Faktoren der

Unternehmensumwelt


Organisation

4.3 Projektdurchführung

lenken und managen

• Arbeitsleistungsdaten

7.3 Budget festlegen

• Finanzierungsbedarf in Projekten

Aktualisierung des Projektmanagementplans


• Kostenbasisplan

• Fortschrittmessungsplan

4.5 Projektarbeit

überwachen und steuernArbeitsleistungs-

informationen


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Earned Value Analyse (EVA / EVM)

Earned Schedule Analyse (ESA)


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15.04.2018




Die Steuerung der Kosten erfolgt nach dem internationalen

Standard der Earned Value Analyse (EVA/EVM).

Die Methode ist im deutschsprachigen Raum noch nicht so

verbreitet, gewinnt aber immer mehr an Bedeutung.

Über die Earned Schedule Methode besteht noch keine

Einigung ist aber seit 2017 Bestandteil der EVA in der

Methode des PMI (siehe auch PMBoK Guide, PMI, 2017, 6.Ausgabe, S.233)


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15.04.2018

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6.Ausgabe, S.134




Allgemein

Die Earned Value-Methode wurde vom US Department of

Defense zur Steuerung großer Projekte oder Programme

entwickelt und wird seit etwa Anfang der 1960er Jahre

angewandt.

EVA ist heute eine Best Practice Methode und wird in vielen

Bereichen und Industriezweigen angewendet.

ES gibt es seit 2003 und soll die Prognosegenauigkeit für

das Terminmanagement in Projekten verbessern.


29

15.04.2018




Allgemein

Die Earned Value Analyse (EVA) / Earned Schedule Analyse

(ESA) führt zu einem einheitlichen Verständnis über den

Zustand des Projektes, da es sich quasi einer einheitlichen

„Sprache“ bedient.

Jeder der diese Methode („Sprache“) kennt, kann die Zahlen

interpretieren und verstehen und kann den Zustand des

Projektes bewerten.


30

15.04.2018




Problem

Sie sind Projektleiter eines Projektes mit einem Budget von

100.000 EUR. Nach der Hälfte der Zeit haben Sie 50.000 EUR

ausgegeben.

Wird Ihr Projekt in Time und in Budget

abgeschlossen sein ?


31

15.04.2018



Das Prinzip

Die Earned Value-Methode funktioniert auf der Basis von 3

Grundwerten. Diese sind:

Der Planwert zum gegenwertigen Zeitpunkt.

(PV-Plan Value oder BCWS - Budget Cost of Work Scheduled)

Der Wert zum Stichtag (Istkosten).

(AC Actual Cost oder ACWP – Actual Cost Work Performed)

Fertigstellungswert

(EV Earned Value oder BCWP - Budegt Cost Work Performed)


Grundgedanke ist die Bewertung der fertiggestellten Arbeit in Bezug auf die tatsächlich angefallenen Kosten zu den ursprünglich geplanten Kosten.

32

15.04.2018



Das Prinzip

Die Earned Schedule Analyse funktioniert auf der Basis von 2

Grundwerten und hat als Grundlage die EVA. Diese sind:

Dies ist die Dauer vom Projektbeginn bis zum Statusdatum.

(AT- Actual Time)

Diese Zeitspanne vom Beginn des Projekts bis zu dem

Datum, an dem der PV dem aktuellen Wert von EV

entsprechen sollte

(ES Earned Schedule)


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15.04.2018


Earned Value / Earned Schedule

Ausgangssituation

Sie sind Projektleiter eines IT-Projektes mit folgenden

Randbedingungen:

Projektlaufzeit (BTC / SAC) : 8 Monat

Projektkosten (BAC) : 600 Personenstunden zu je

100€ (=60.000 €)

BTC = Budget Time at Completion

SAC = Schedule at Completion

BAC = Budget at Completion


34

15.04.2018




35

t8 Monate

60.000 €BAC

15.04.2018

BTC / SAC



Statusinformation


Randbedingungen:



100€ (=60.000 €)

Von der Projektlaufzeit (AT) sind nun 5 Monate vergangen.

AT= Actual Time


36

15.04.2018




37

5 Monatet

8 Monate

60.000 €

37.500 €

BAC

PV

15.04.2018

BTC / SACAT



Statusinformation


Randbedingungen:



100€ (=60.000 €)

Von der Projektlaufzeit (AT) sind nun 5 Monate vergangen und

sie haben 500 Personenstunden (AC) verbraucht.

AC= Actual Cost


38

15.04.2018




39

5 Monatet

8 Monate

50.000 €

60.000 €

37.500 €

ACBAC

PV

15.04.2018

BTC / SACAT



Statusinformation


Randbedingungen:

Projektlaufzeit: 8 Monat

Projektkosten: 600 Personenstunden zu je 100€

(=60.000 €)

Von der Projektlaufzeit sind nun 5 Monate vergangen und sie

haben 500 Personenstunden verbraucht. Ihr Team hat Arbeit

von 300h erledigt.


40

15.04.2018



Statusinformation


Randbedingungen:



100€ (=60.000 €)


sie haben 500 Personenstunden (AC) verbraucht. Ihr Team

hat Arbeit (EV) von 300h erledigt.

EV = Earned Value


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15.04.2018




42

5 Monatet

8 Monate

50.000 €

60.000 €

37.500 €

PV

ACBAC

EV

30.000 €

15.04.2018

BTC / SACAT



Anfragestatus


Randbedingungen:



100€ (=60.000 €)


sie haben 500 Personenstunden (AC) verbraucht. Ihr Team

hat Arbeit (EV) von 300h erledigt.

Wann ist Ihr Projekt fertig und wie teuer wird es, wenn Sie so

weiterarbeiten?


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15.04.2018




44

5 Monatet

8 Monate

50.000 €

60.000 €

37.500 €

PV

ACBAC

EV

30.000 €

15.04.2018

BTC / SACATES

ES = Earned Schedule

4 Monate




45

t8 Monate

50.000 €

60.000 €

37.500 €

PV

ACBAC

EV

30.000 €

10 Monate

15.04.2018

BTC / SACATES

5 Monate4 Monate




46

t8 Monate

50.000 €

60.000 €

37.500 €

PV

ACBAC

EV

30.000 €

100.000 €EAC

10 Monate

15.04.2018

EAC = Estimate at Completion

TEAC = Time Estimate at Completion

ATES

5 Monate4 Monate

BTC / SAC TEAC




47

t8 Monate

CV = Cost Variance

SV = Schedule Variance

TV = Time Variance

50.000 €

60.000 €

37.500 €

PV

ACBAC

EV

30.000 €

100.000 €EAC

10 Monate

CV

SV

15.04.2018

ATES BTC / SAC

TV

TEAC

5 Monate4 Monate



Rechnung - Eingangsdaten

BAC = 60.000 € (600h in 8 Monaten)

PV = 37.500 € (Plan nach 5 Monaten)

AC = 50.000 € (Ausgaben nach 5 Monaten)

EV = 30.000€ (abgeschl. Arbeit nach 5 Monaten)

SAC = 8 Monate (geplantes Projektende)

AT = 5 Monate (Berichtsdatum)

ES = 4 Monate (Eaerned Schedule)

ES(ber) = AT * EV / PV = 5 Monate *30.000€ / 37.500€ = 4

Monate


48

15.04.2018



Rechnung - Variances

Schedule Varaiance

SV = EV – PV = 30.000€ - 37.500€ = -7.500€

Cost Variance

CV = EV – AC = 30.000€ - 50.000€ = - 20.000€

Time Variance

TV = ES – AT = 4 Monate – 5 Monate = -1 Monat


49

15.04.2018



Rechnung – Variance Percentages

Schedule Varaiance Percentages

SV% = SV / PV = -7.500€ / 37.500€ = -20%

Cost Variance Percentages

CV% = CV/ EV = -20.000€ / 50.000€ = -40%

Time Variance Percentages

TV% = TV / ES = 1 Monate / 4 Monate = 25%


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15.04.2018



Rechnung - Indikatoren

Schedule Performance Index

SPI = EV / PV = 30.000€ / 37.500€ = 0.8

Cost Performance Index

CPI = EV / AC = 30.000€ / 50.000€ = 0.6

Time Performance Index

TPI = ES / AT= 4 Monat / 5 Monate = 0.8


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15.04.2018



Indikatoren

Alle Indikatoren geben einen Überblick über den Zustand des

Projektes. Dabei bedeutet eine Wert:


= 1 Zeit bzw. Kosten im Plan

>1 das Projekt ist schneller bzw. kostengünstiger

<1 das Projekt ist langsamer bzw. teurer

52

15.04.2018



Forcasting

Es gibt 2 Varianten zur Erstellung einer Prognose

Variante 1:

Die restlichen Arbeiten werden nach dem ursprünglichen Plan

ausgeführt.

Variante 2:

Die verbleibenden Arbeiten werden genau so gut oder

schlecht ausgeführt, wie bis zum aktuellen Zeitpunkt.

Wir nutzen die Variante 2 in unseren Rechnungen !


53

15.04.2018



Forcasting – Variante 1

Projektende

(TEAC = Time Estimate at Completion)

TEAC = SAC - TV = 8 Monate + 1 Monat = 9 Monate

Gesamtkosten am Ende des Projektes

(EAC = Estimate at Completion)

EAC = BAC - CV = 60.000€ - (-20.000€) = 80.000€

Kosten bis zum Ende des Projektes

(ETC = Estimate to Completion)

ETC = BAC - EV = 60.000€ - 30.000€ = 30.000€


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15.04.2018



Forcasting – Variante 2a

Projektende


TEAC(tpi) = SAC/ TPI = 8 Monate / 0.8 = 10 Monate

TEAC(spi) = SAC/ SPI = 8 Monate / 0.8 = 10 Monate

Gesamtkosten am Ende des Projektes

(EAC = Estimate at Completion)

EAC = BAC / CPI = 60.000€ / 0.6 = 100.000€

Kosten bis zum Ende des Projektes

(ETC = Estimate to Completion)

ETC = (BAC – EV) / CPI = (60.000€ - 30.000€) / 0.6 = 50.000€


55

15.04.2018



Forcasting – Variante 2b

Um die Berechnung des Projektendes zu verbessern wird die

Ausführungsrate (EAR = Expected Accomplishment Rate)(Wieviel Arbeit EV wurde pro Zeiteinheit geleistet)

eingeführt.

EAR = EV / AT = 30.000€ / 5 Monate = 6.000€/Monat


56

15.04.2018

Ausführungsrate



Forcasting – Variante 2b

Projektende


TEAC = AT + (BAC – EV) ÷ EAR

TEAC = 5 Monate + (60.000€- 30.000€) ÷ 6.000€/Monat

TEAC = 5 Monate + 5 Monate = 10 Monate


57

15.04.2018

Ausführungsrate



Kostenindex

Sie wollen das Projekt doch noch im Budget abschließen!

Wie muss der Kostenindex sein?

Kostenindex

(TCPI = To Complete Performance Index)

TCPI= (BAC-EV)/(BAC-AC) = 30.000 / 10.000 = 3

Wenn Sie es schaffen den CPI auf 3 zu verbessern, dann werden Sie

im Budget fertig.


58

15.04.2018



Steigerung der Ausführungsrate

Sie wollen das Projekt doch noch in Time und Budget

abschließen!

Wie muss die Ausführungsrate sein?

Ausführungsrate

(TEAR = To Complete Expected Accomplishment Rate)

TEAR = (BAC-EV)/(SAC-AT) = 30.000€ / 3 Monate = 10.000€/Monat

Wenn Sie es schaffen die Ausführungsrate von 6.000€/Monat auf

10.000€/Monat zu verbessern, dann werden Sie in Time und Budget

fertig. (Das ist eine Steigerung von 66%)


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15.04.2018



Ermittlung des

Fertigstellungsgrades

Der Fertigstellunggrad ist ein wichtiges Maß damit die EVA

funktioniert. Je besser Ihre Fertigstellungsgradbestimmung ist,

um so aussagekräftiger ist Ihre EVA.

Folgende 7 Verfahren finden in der Praxis Anwendung:

Messen nach Statusschritten

Mengenproportionalität

Zeitproportionalität

Schätzung

0/100 ; 20/80; 50/50


60

15.04.2018

Übersicht Begriffe EVA



Begriffe in der Übersicht I


62

15.04.2018

Begriff Bedeutung Beschreibung

AC Actual Cost aktuelle Kosten am Stichtag

AT Actual Time aktuelle Projektlaufzeit

BAC Budget at Completion geplantes Gesamtbudget

BTC (=SAC) Budget Time at Completion geplantes Ende des Projektes

CPI Cost Performance Index Kostenabweichungsindex

CPI = EV/AC

CV Cost Variance Kostenabweichung

CV = EV-AC

CV% Cost Variance Percentages prozentuale Kostenabweichung

CV% = CV/EV



Begriffe in der Übersicht II


63

15.04.2018


EAC Estimate at Completion geschätzte Gesamtaufwand

EAR Expected Accomplishment

Rate

erwartete Erreichungsrate

EAR = EV/AT

ES Earned Schedule Diese Zeitspanne vom Beginn

des Projekts bis zu dem Datum,

an dem der PV dem aktuellen

Wert von EV entsprechen sollte.

ETC Estimate to Completion geschätzte Restkosten

ETC = (BAC-EV) / CPI

EV Earned Value Fertigstellungsgrad am Stichtag

PV Planned Value Planwert der Kosten am Stichtag



Begriffe in der Übersicht III


64

15.04.2018


SAC (=BTC) Schedule at Completion geplantes Ende des Projektes

SPI Schedule Performance Index Terminabweichungsindex

SPI = EV/PV

SV Schedule Variance Terminabweichung

SV = EV-PV

SV% Schedule Variance

Percentages

prozentuale Terminabweichung

SV% = SV/PV

TEAC Time Estimate at Completion geschätzte Restzeit bis zum

Beenden des Projekts

TEAC = SAC / SPI oder

SAC/TPI



Begriffe in der Übersicht IV


65

15.04.2018


TEAR To Complete Expected

Accomplishment Rate

geschätzte notwendige

Erreichungsrate

TEAR = (BAC-EV) / (SAC-AT)

TPI Time Performance Index Zeitabweichungsindex

TPI = ES/AT

TV Time Variance Zeitabweichung

TV = ES – AT

TV% Time Variance Percentages prozentuale Zeitabweichung

TV% = TV / ES


Copyright

Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative Commons

Namensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz.

Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in

der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.

Die Vorlesung beruht auf den Büchern :

Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 4. Ausg. (2008), 5.

Ausg. (2013) und 6. Ausg. (2017) . Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und

Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael

Gessler ; spm swiss project management association

Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate

nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich

dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI)

und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind.

"PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the

United States of America and in other nations.


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